UNIVERSIDAD ESAN

MAESTRA EN ADMINISTRACION A TIEMPO PARCIAL 54-2

ASIGNATURA:

GERENCIA DE TECNOLOGIA DE INFORMACION

PROFESOR:

MARTIN SANTANA

TTULO TRABAJO:

ESTUDIO PARA DETERMINAR LA FACTIBILIDAD DEL REEMPLAZO DEL ERP MICROSIP POR EL ERP SAP BUSINESS ONE

El presente trabajo ha sido realizado de acuerdo a los reglamentos De la Universidad ESAN por:

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Alvaro Reyes Guerrero Marco Antonio Paredes Salazar Andrs Herrera Salazar Miguel Bez Vargas

Surco, 27 de Noviembre del 2013

Resumen Ejecutivo:
Debido a la alta competencia actual entre los mercados, las empresas de los sectores productivos y comerciales se enfrentan a nuevos competidores nacionales y extranjeros. Esto hace necesario que las empresas busquen la consolidacin de ventajas competitivas que les permitan, en una primera instancia, permanecer en el mercado y posteriormente incrementar su participacin dentro de l. Las empresas de multiservicios automotrices, no se escapan a estas situaciones de alta competencia en el mercado, por lo que deben buscar alternativas que les permitan mejorar su eficiencia operativa, e incrementar la satisfaccin de sus clientes. En el caso especfico de Grupo Ursua, organizacin que se ha caracterizado como un grupo con alto sentido de innovacin en el servicio al cliente; hoy en da, tambin estn en la bsqueda de optimizar sus procesos de manejo de informacin, que les permita mejorar su competitividad, a travs de una mayor eficiencia operativa y una eficaz toma de decisiones financieras. La lectura trata y explica los nuevos requerimientos de informacin por parte del Grupo Ursua y evala la factibilidad de remplazar el sistema ERP Microsip por el SAP BO para la generacin de informacin oportuna para la toma de decisiones financieras en forma oportuna y asertiva, buscando con ello el incremento de la competitividad de la empresa.

1. Explique las razones que llevaron al Grupo Ursua a reemplazar su sistema Microsip.
El Grupo Ursua, una empresa que pertenece a la industria llantera, que comercializa productos y servicios en este rubro opera con el sistema ERP Microsip. Este sistema, debido al crecimiento de la empresa en los ltimos dos aos, ya no cumple con la funcin de integrar la informacin generada en sus diferentes reas. Esto ha dificultado de los administradores cuenten con informacin oportuna y confiable para la toma de decisiones financieras. Este sistema ERP Microsip presenta problemas estructurales para soportar los nuevos requerimientos de almacenamiento y manejo de informacin de la empresa. Esto ha provocado que la empresa invierta costosas sumas de dinero para la adecuacin parcial del sistema. A pesar de haber realizado dichas inversiones, el sistema contina con baja confiabilidad, dejando de operar en forma repetitiva. Segn menciona el caso, las principales razones por las que Grupo Usrua busca remplazar este ERP (y lo dice su misma rea de Sistemas), son las siguientes: El sistema Microsip requiere mayor estabilidad en su manejador de base de datos para que no est presentando fallas a los usuarios. Actualmente este sistema deja de operar, en promedio, una vez al da, y hasta cuatro veces por da en los cierre de mes, que comprenden los das 29 al 3 de cada mes.

La razn por la cual falla el sistema es porque se satura el manejador de base de datos, o el manejador de licencias, ya que por cada movimiento que

se realice, el sistema checa si se trata de un usuario valido. Si esto se multiplica por todos los usuarios del sistema, provoca que la capacidad de procesamiento del sistema se vea rebasada. La infraestructura con que cuenta el Microsip para su operacin es bsica. En el servidor: Un procesador Xeon 3.0, memoria RAM de 4 GB, un disco duro de 60 GB, Internet empresarial y Windows Server estndar. En cada sucursal: Procesador Celeron 2.0, memoria Ram de 512 MB, disco duro de 20GB, Internet 1MBPS y Windows XP. En el levantamiento de informacin, se encontr que el 63% manifest que su interaccin con el sistema es diario, el 31% ms de tres veces al da y el 3% sucesivamente 1 a 3 y 4 a 5 veces por semana. Slo el 10% no ha tenido problemas tcnicos en la operacin del Microsip. Del 90% que ha tenido problemas tcnicos el 81% nos indicaron que los problemas que tienen es de lentitud en la operacin y el 19% en acceso lento al Microsip. El 31 % nos expresa que el Microsip No le ofrece toda la informacin que necesita para el desarrollo de su trabajo. Respecto a la flexibilidad del programa para proporcionar informacin de acuerdo a las necesidades especficas de cada rea; el 62% lo considera con la flexibilidad suficiente, mientras que el 38% no lo considera flexible. El 90% de los encuestados consideran que actualmente si pueden hacer uso del sistema Microsip en cualquier momento y con buena velocidad. Actualmente, se tiene que reprocesar la informacin en Excel para cubrir con estas necesidades y algunos otros reportes los tienen que ejecutar a mano. El personal quiere nuevas aplicaciones que le permitan conocer la demanda por lneas de productos, sucursales y hasta por productos especficos.; de igual manera requiere llevar informacin precisa de la rotacin de inventarios, entrega de mercancas y control de inventarios. Coinciden en que los requerimientos de informacin han ido aumentando a la par del crecimiento de la organizacin. Y requieren tener un sistema integrador eficiente, con un reporteador capaz de generar los informes en forma oportuna que cada uno de ellos necesita para una adecuada toma de decisiones. Coinciden tambin, en que el sistema ERP Microsip ya se qued corto para dar cumplimiento a las nuevas exigencias de la organizacin. Adicionalmente, todos ellos invierten tiempo, de manera excesiva, para poder integrar la informacin, la cual la tienen que integrar en forma independiente al sistema Microsip; lo cual se traduce en una ineficiencia organizacional. De acuerdo a su percepcin, el sistema Microsip es funcional para microempresas, sin embargo, en Grupo Ursua, su capacidad ya se vio rebasada debido al incremento de los usuarios del sistema. Todos estos motivos generan que se quiera reemplazar el sistema Microsip.

2. Describa los requerimientos de informacin de los ejecutivos del Grupo Ursua que se espera satisfacer con el nuevo sistema.
En la actualidad, los directores financieros en las empresas toman mayores decisiones, dejando menor tiempo para recolectar informacin. Ahora se enfocan en temas importantes como: el cumplimiento de las regulaciones, el anlisis del desempeo corporativo, el registro de las transacciones y el control de gastos y costos. Los directores financieros deben dedicarse mayor tiempo a la administracin del desempeo corporativo, por lo que ellos hacen uso de los sistemas automatizados de recoleccin, procesamiento e interpretacin de la informacin para poder tomar las mejores decisiones. Es necesario que estos sistemas automatizados faciliten el uso de la informacin a los directores financieros para que ellos puedan realizar mejor sus funciones. Al realizar mejores decisiones, la empresa tiene mejores rentabilidades y la empresa tiene una ventaja competitiva frente a la competencia. La calidad de las decisiones de la gerencia est en funcin de la calidad de la informacin con que cuentan. Por lo que resulta vital para cualquier organizacin contar con informacin suficiente, actualizada y verdica en el momento oportuno, para que la toma de decisiones sea eficaz y poder competir con xito en un mercado cada vez ms competitivo. La importancia de los sistemas de informacin de finanzas y contabilidad es que ayudan a hacer seguimiento a los activos financieros de la empresa y a los flujos de efectivo. Dependiendo en nivel jerrquico de los administradores, estos sistemas cumplen diferentes objetivos: Al nivel administrativo, ayudan a vigilar y controlar los recursos financieros de la empresa. Al nivel operativo, estos sistemas siguen el flujo de fondos de la empresa a travs de las diferentes transacciones de la empresa. El Grupo Ursua opera con el sistema ERP Microsip, el cual, debido al crecimiento experimentado por la empresa durante los ltimos dos aos, ya no cumple con la funcin de integrar la informacin generada en sus diferentes reas, lo que ha dificultado de los administradores cuenten con informacin oportuna y confiable para la toma de decisiones financieras. Los requerimientos de informacin por cada nivel son: La Gerente de Contabilidad, la C. P. Celia Jacobo Castillo necesita un sistema que le emita reportes financieros, que incluyan flujos de efectivo, estados de origen y aplicacin de recursos, as mismo, reportes que sirvan de base para cumplir con las obligaciones fiscales de la empresa. Ella tiene el problema que la informacin la tiene que procesar en excell, lo cual le generar mayor tiempo. La Gerente de Crdito y Cobranza, la Sra. Gloria Luz Meneses Rosales, requiere de generar reportes de recuperacin de cartera por sucursal, que le permita tener la informacin con oportunidad y rapidez. Ella cree que el actual sistema le genera prdida de tiempo debido a que para generar un reporte, ella tiene que consultar varios mdulos del Microsip y reprocesar la informacin en Excel. El Gerente de Compras y Distribucin, el C.P. Aldo Pacheco Trujillo, requiere la obtencin de reportes, con informacin fidedigna, para un mejor manejo

de inventarios. El considera que con el actual sistema, se invertirle mucho tiempo para elaborar los reportes que requiere, ya que el sistema Microsip no los genera directamente. Tambin indica que requiere nuevas aplicaciones que le permitan conocer la demanda por lneas de productos, sucursales y hasta por productos especficos. El otro requerimiento que tiene es que debe llevar informacin precisa de la rotacin de inventarios, entrega de mercancas y control de inventarios. El gerente de Operaciones, el Lic. Jos Carlos Comparan, requiere la generacin de reportes que le permitan llevar comparativos de las ventas netas contra las presupuestadas y margen de utilidad. Segn el director Operativo, el C. P. Vctor Ursua, la empresa necesita, adems de un sistema integrador que permita obtener los reportes en forma oportuna y confiable, un sistema ERP con aplicaciones CRM que permitan llevan un seguimiento post venta; que cuente con una base de datos robusta, permitindole a la organizacin, el seguimiento de cerca de cada uno de los clientes, llevando la estadstica en los servicios que se le han ofrecido, y fomentar la venta a travs de la generacin de avisos cuando estn prximos los servicios complementarios para las unidades de cada uno de ellos. El director administrativo y financiero, el Lic. Guillermo Ursua, necesita la informacin financiera de toda la organizacin en forma condensada, y de manera oportuna, como base para una asertiva toma de decisiones; la cual no es proporcionada por el sistema actual Microsip, ya que, primeramente no integra la informacin de manera satisfactoria y en segundo lugar los reportes que genera este sistema ya son obsoletos para las necesidades actuales de la direccin administrativa. Se evidencia que todos ellos coinciden en que los requerimientos de informacin han ido aumentando a la par del crecimiento de la organizacin. Debido a esto, se necesita tener un sistema integrador eficiente, con un reporteador capaz de generar los informes en forma oportuna que cada uno de ellos necesita para una adecuada toma de decisiones. Coinciden tambin, en que el sistema ERP Microsip ya se qued corto para dar cumplimiento a las nuevas exigencias de la organizacin. Adicionalmente, todos ellos invierten tiempo, de manera excesiva, para poder integrar la informacin, la cual la tiene que integrar en forma independiente al sistema Microsip; lo cual se traduce en una ineficiencia organizacional. De acuerdo al gerente/asesor de tecnologas de informacin, el Ing. Jos Andrs Gonzlez Mora, el principal problema del sistema Microsip es su sistema de bases de datos libre FIREBIRD el cual presenta un problema de goteo de memoria, es decir, que cada vez que un usuario abre un mdulo, o utiliza los servicios del manejador, abre un gran nmero de recursos, pero al salir, no cierra todos y esto con el nmero de usuarios que actualmente tiene el grupo, se vuelve un problema, sobre todo los fines de mes, ya que todos, adems de su trabajo ordinario, intentan generar reportes de fin de mes, lo que lo vuelve demasiado lento. El considera que el sistema Microsip es funcional para microempresas, sin embargo, en Grupo Ursua, su capacidad ya se vio rebasada debido al incremento de los usuarios del sistema.

3. Aplique la metodologa MSSE para sustentar la seleccin del sistema Business One en el Grupo Ursua

FASE 1.- Seleccin del ERP Actividad 1. Documentacin de la necesidad Anlisis de necesidad El sistema Microsip presenta problemas estructurales para soportar los nuevos requerimientos de almacenamiento y manejo de informacin de la empresa. Actual sistema con baja confiabilidad Poco sentido de innovacin

Determinacin del equipo del proyecto reas funcionales del grupo: Direccin Operativa y Administrativa; Contabilidad; Compras y distribucin; Crdito y cobranza; Ventas y Sistemas. Actividad 2. Primera Seleccin Lista de proveedores: Sypsoft Epicor Forecast Se deber de tener en cuenta las siguientes variables: Infraestructura Soporte tcnico Requerimientos del Sistema Procesamiento de la informacin Facilidad en el manejo de la informacin Generacin de la informacin financiera

Para la seleccin de datos se debe tener en cuenta lo siguiente: Deteccin de las capacidades tcnicas y operativas del Sistema Microsip Identificacin de las reas de oportunidad del sistema Actual Despus de la deteccin de las reas de oportunidad, se proceder a identificar las caractersticas del SAP BO que puedan satisfacer las necesidades de dichas problemticas

Definicin de Sistema: Sap Business One es un sistema ERP desarrollado para solucionar la integracin de la informacin en las pequeas y medianas empresas. Gracias a su completa funcionalidad de negocios, brinda pleno control sobre la informacin y las actividades de la empresa.

FASE 2.- Seleccin del equipo de la Consultora Se entrevist directamente al experto que ejecutara la implementacin del nuevo sistema, el Ing. Salvador Vargas Michel Jefe del departamento en Ingeniera de Sistemas de Ternium, empresa minera del Estado de Colima y que desde 1992 implement el Sistema SAP en sus operaciones. La informacin que se recopilo del consultor estaba orientado a: Sistema ERP de mayor experiencia Principales problemas al implementarlo Ventajas del SAP Beneficio de SAP Desventajas que tuvieron con el SAP Cmo podemos identificar la plataforma tecnolgica que requiere Grupo Ursa para que el SAP funcione adecuadamente En concusin, recomendara a Grupo Ursua implementar el SAP

FASE 3.- Presentacin y planificacin general del proyecto Estrategia de implementacin del sistema: Optimizar el diseo y la operacin de los procesos del negocio que sern controlados y administrados por medio del sistema, para aprovechar al mximo las mejores prcticas de negocio incorporadas en el diseo de este mismo. Establecer los controles necesarios dentro de cada uno de esos procesos administrativos, para garantizar la oportunidad y veracidad de la informacin que genere el Sistema. Crear conciencia dentro del personal de la empresa, de la importancia que tiene la colaboracin Inter-departamental, para la correcta operacin del ERP SAP BO y para un desempeo ms eficaz de sus funciones. Proporcionar a quienes vayan a ser usuarios del Sistema, la capacitacin necesaria, no slo para que puedan operarlo en forma adecuada, sino para que comprendan a fondo qu es lo que tienen que hacer, por qu y cules son las consecuencias de lo que hacen. Para lograr una adecuada administracin del proceso de cambio, es necesaria la participacin de todo el personal involucrado en este proyecto, de forma tal que la implantacin se lleve a cabo.

4- Como lder del proyecto de reemplazo del sistema Microsip, qu hubiese hecho diferente para seleccionar el mejor sistema ERP para el Grupo Ursua?
En el caso expuesto apreciamos que tiene varios puntos faltantes que deberan estar en una evaluacin de productos y ms an si se trata de un ERP. Por ejemplo, se puede apreciar que se ha realizado un levantamiento exhaustivo del software actual Microsip, se ha expuesto las grandes deficiencias que presenta, si bien es bueno lo mostrado creemos que se ha invertido demasiado tiempo para dar a conocer lo que ya se sabe, que el sistema no rinde lo que la organizacin requiere, y debe cambiarse de todas maneras, se aprecia que se ha intentado justificar el cambio con los problemas que existe y no se ha realizado un anlisis financiero de que es lo que la empresa deja de ganar o cuanto est perdiendo por seguir utilizando dicho sistemas, es decir hace falta un anlisis costo beneficio. No apreciamos un benchmarking con otros productos, por que elegir Sap Bo directamente? Hay varias marcas en el mercado tan buenas como SAP BO para empresas medianas y pequeas, porque no realizar un anlisis de ellos y ver casos de xito? Hay que tener en cuenta que existen productos que no estn en primer lugar en el mercado pero que si son muy buenos enfocndose en una sola industria. Tampoco apreciamos un comparativo de las deficiencias que tiene el software Microsip y qu caractersticas tiene SAP BO para solucionarlas, sabemos que no, pero que pasa si hay actividades en Microsip que Sap BO no las realizan y es necesario para la empresa, el usuario final piensa que el nuevo sistema va a solucionar todo los malo que existe actualmente. Asimismo, debi realizase un levantamiento de procesos y compararlo con los procesos SAP BO para saber las brechas que existen y tener la seguridad que SAP BO puede suplir dichas brechas o saber en que la empresa debe cambiar para adecuarse a los procesos SAP. Finalmente, no solo contemplar la capacitacin para el usuario, sino tambin, a un nivel ms especializado a la gente de Tecnologa para que pueda ayudar en el soporte de la herramienta y no estar dependiendo totalmente de una empresa consultora. Claro est que estos puntos mencionados son los que deberan como mnimo presentarse, por otro lado, podran haber utilizado un metodologa como MSSE para guiarse, quizs la metodologa es demasiada amplia para el tamao de la empresa, esto debera evaluarlo el personal encargado de la seleccin, pero podra servir de base para la seleccin, pueden tomar solo los puntos ms relevantes y de esta manera estar seguro de la seleccin.

Conclusiones:
El sistema ERP Microsip, que actualmente emplea Grupo Ursua no tiene la capacidad de procesamiento de informacin que requiere la empresa, debido a cantidad de usuarios que lo operan, y a la infraestructura propia del sistema, por lo que resulta ineficiente para la integracin de las operaciones de la empresa. Adicionalmente, su reporteador no es flexible para generar los reportes que requieren las reas administrativas; y los tomadores de decisiones financieras emplean mucho tiempo para generar los reportes necesarios para la toma de decisiones. Lo anterior pone en desventaja a Grupo Ursua contra su competencia, quienes ya operan sistemas ERP ms eficientes de gestin empresarial, que permitir evaluar en lnea la informacin generada en las diferentes estaciones de servicio, logrando un nivel operacional de alta eficiencia, y permitirle a la organizacin continuar con el ofrecimiento a sus clientes de servicios de alta calidad. La importancia de la implementacin del SAP BO radica en que ofrece una herramienta de gestin empresarial, que permitir evaluar en lnea la informacin generada en las diferentes estaciones de servicio, logrando un nivel operacional de alta eficiencia, y permitirle a la organizacin continuar con el ofrecimiento a sus clientes de servicios de alta calidad. Se concluye que es factible remplazar el ERP Microsip por el ERP SAP Business One en Grupo Ursua, como el Sistema generador de la informacin en las reas administrativas: Direccin, Contabilidad, Compras y Distribucin, Crdito y Cobranza y Ventas; ya que, permite mejorar la toma de decisiones financieras en forma oportuna.