AL HONORABLE CONGRESO DEL ESTADO DE SONORA LX LEGISLATURA. PRESENTE.

El Suscrito Matas Alejandro Luna Navarro; con fundamento en lo dispuesto por los artculos 16 fraccin V de la Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de Sonora, as como el diverso 39 y dems relativos del Reglamento para el Funcionamiento y Gobierno Interior del Congreso del Estado de Sonora, me permito someter a la consideracin de esta Honorable Legislatura LX, iniciativa para la creacin de la Ley General de Archivos del Estado de Sonora, al tenor de la siguiente:

EXPOSICIN DE MOTIVOS
Como historiador se tiene la aspiracin de desentraar y ser capaz de poner de manifiesto que el desarrollo institucional de nuestro estado ha sido consciente de la necesidad de conservar, preservar, mantener y promover la memoria histrica de la entidad mediante el cuidado, promocin e impulso los archivos institucionales del estado. Sin embargo, las condiciones a las cuales se han enfrentado las autoridades administrativas, han forzado a dar prioridad a otros aspectos, que podramos calificar de ms pragmticas. No podemos negar que las condiciones geogrficas y los procesos polticos no han sido benvolos con nuestra entidad; sin embargo, desde mi muy personal perspectiva, ya es momento de pagar la deuda que se tiene con el cuidado que debemos tener con el patrimonio histrico de nuestro estado. Para este objetivo, es necesario iniciar un rescate, tanto de los espacios fsicos destinados al resguardo, como del documento mismo, como materia prima y elemento vivo de la memoria histrica del estado de Sonora; y para lograr esto, resulta primordial, en un ejercicio de congruencia con el marco poltico, social, econmico y hasta filosfico que da sustento al Estado Moderno, entregar esta tarea a quienes el propio estado, a travs de sus instituciones educativas ha preparado para llevar a cabo esta tarea. En este sentido, resulta de elemental justicia hacer una modificacin a la Ley de Profesiones del Estado de Sonora, para incluir en este ordenamiento, de manera expresa a la Historia, como la XXVI profesin que requiera ttulo para su ejercicio. As mismo, profesionalizar el manejo de archivos y documentos, para que quienes estn a cargo de estos sean personas capacitadas y preparadas en la materia: Archivonoma, Biblioteconoma e Historia; para dar as un tratamiento integral al manejo de libros, mapas, fotografas y documentos en general, fundamentales en la historia del estado de Sonora. En este contexto, no es sino hasta la expedicin de la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora, el 31 de enero de 1957, y publicada en el Boletn Oficial del Gobierno

Constitucional del Estado de Sonora1, que se incluye dentro de las atribuciones de la Oficiala Mayor del Gobierno, el dirigir, tanto el Archivo de Gobierno como el Archivo General de Notaras. Esta es la primera mencin oficial de un archivo de Gobierno, ms all de que se haya tenido un archivo y resguardo de los documentos oficiales emitidos por el Gobierno del Estado anteriormente a este ordenamiento. Es hasta el ocaso del siglo XX que la legislacin sonorense comienza a tomar acciones reales respecto a los archivos estatales. As, el Congreso del Estado decret la Ley que Regula la Administracin de Documentos Administrativos e Histricos del Estado de Sonora; misma que fue publicada en el Boletn Oficial del Estado de Sonora en Edicin Especial No. 1 de fecha 25 de abril de 1996. Esta ley se mantiene vigente sin una sola modificacin en sus 17 aos de existencia, compuesta de 45 artculos distribuidos en cuatro Ttulos y siete captulos. El Primer Ttulo y su nico captulo se avocan a definir su objeto, conceptos bsicos, sujetos obligados por la misma, y aspectos generales de la propia legislacin. El Segundo Ttulo, compuesto por dos Captulos, se refiere a la administracin de los documentos. El primer captulo define los lineamientos para la integracin y organizacin de los archivos, mientras que el segundo se refiere de forma general a la forma en que se podrn consultar los archivos. El Tercer Ttulo, en tres captulos define el Sistema Estatal de Archivos Pblicos. Por ltimo, el Cuarto Ttulo establece un sencillo sistema de infracciones para castigar a quienes atenten contra la preservacin de documentos y los archivos en conjunto. Un segundo ordenamiento, derivado e ntimamente relacionado con el precedente, es el Reglamento Interior de la Coordinacin del Sistema Estatal de Archivos Pblicos, aprobado el 24 de abril de 1997, y publicado en el Boletn Oficial del Estado de Sonora, Edicin Especial No. 5 el da 25 de abril de 1997; que distribuye 25 artculos en cuatro captulos, para definir en ellos el objeto del reglamento, los conceptos bsicos; la integracin y atribuciones de la Coordinacin; los protocolos bsicos de los Servicios Documentales y del acceso a los Documentos Pblicos. Por ltimo, en el Boletn Oficial nmero 28, Seccin I, de 06 de abril de 1998, se publica el Reglamento Interior del Archivo General del Gobierno del Estado de Sonora; un documento sencillo, compuesto de 22 artculos distribuidos en cuatro captulos. Este documento define los objetivos de la institucin, define los conceptos bsicos, sus atribuciones y organizacin; los lineamientos generales para la integracin de acervos

Boletn Oficial Nmero 14, Tomo LXXIX, de fecha 16 de febrero de 1957, pginas 4-7

documentales del propio archivo; y por ltimo la definicin de las polticas para el manejo de los acervos del Archivo y la prestacin del servicio al pblico. Estos tres ordenamientos constituyen el marco jurdico de los Archivos en el estado de Sonora. En este sentido, el esfuerzo y preocupacin por legislar en materia de archivos parte del hecho innegable de que, durante muchos aos, nuestro Estado ha contado con una deficiente organizacin de archivos que impide una localizacin rpida de los documentos, y de manera muy importante, carece en muchos casos, de estndares para su conservacin. La ausencia de una regulacin moderna sobre la materia de archivos, ha propiciado frecuentemente la prdida, destruccin y opacidad de informacin relevante. La relevancia de la expedicin de una ley de archivos, radica en la necesidad de evitar que el patrimonio documental se mutile, censure, manipule, destruya, extraiga o falsifique, con el propsito de garantizar la conservacin de la memoria histrica bsica de la entidad, a travs de este cmulo de registros y memorias de la administracin pblica; que si bien es slo una parte de esta historia, ya que el discurso histrico puede construirse a partir de una gran variedad de fuentes y elementos, no podemos soslayar la centralidad de la administracin pblica en la historia de nuestra entidad, y de cualquier sociedad moderna. En fecha 25 de febrero de 2005, el Ejecutivo del Estado public en el Boletn Oficial del Estado de Sonora nmero 16, seccin II, la Ley de Acceso a la Informacin Pblica del Estado de Sonora, la cual en su Ttulo Quinto aborda el tema de los archivos desde la perspectiva de la obligatoriedad de las instituciones a contar con los sistemas organizacionales que permitan prestar el servicio de manera rpida y cmoda para el usuario que requiere la informacin, pero nada ms, dejando de lado el aspecto de la preservacin de la documentacin desde el punto de vista de su importancia histrica. De hecho limita la obligacin de la autoridad de preservar la documentacin por un trmino de 40 aos; y en vez de tomar la preservacin del documento como la norma fundamental, es la destruccin de los mismos el protocolo normal establecido por esta ley. Si bien es cierto la ley seala que los documentos histricos no podrn destruirse en ningn tiempo y bajo ninguna circunstancia, no menos real es que omite sealar los elementos, caractersticas y condiciones objetivas que permiten identificar y calificar un documento como histrico, dejando al libre albedro de la autoridad decidir al respecto Nuestra Constitucin estatal de hecho, no contempla la preservacin de los documentos en archivos administrativos organizados, limitndose a sealar, en su artculo 64, entre las facultades del Congreso:

XLIII BIS-A.- Para promover y difundir en el Estado la cultura de la apertura informativa y del ejercicio del derecho de acceso a la informacin pblica y establecer criterios generales para la catalogacin y conservacin de documentos. Es primordial que se elaboren los instrumentos legales necesarios para que se normalice la prctica archivstica en el Estado de Sonora, lo cual conlleva el compromiso de todos los Servidores Pblicos Estatales para que se proceda de inmediato a clasificar, ordenar y archivar adecuadamente los acervos documentales que tienen bajo su resguardo, lo que a la larga redundar en beneficios para ellos mismos toda vez que tendrn los elementos de juicio necesarios para tomar las decisiones en tiempo y forma al momento de realizar sus actividades; recordemos que todo lo que deciden impacta directamente en el acontecer diario de la ciudadana. La propuesta fundamental de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, es que las personas puedan obtener la informacin a travs de revisar y analizar documentos. Para que esto pueda suceder los documentos, deben, primero, existir, y en segundo, estar organizados de tal manera que sean fcilmente examinados. Es decir, se requieren archivos. Para el ejercicio del derecho de acceso a la informacin es indispensable que los documentos estn organizados y conservados bajo criterios uniformes de tal manera que permitan su localizacin expedita, disponibilidad e integridad, por lo que la correcta organizacin archivstica contribuir a sentar las bases para la modernizacin y eficiencia de las actividades de la administracin pblica del estado y de los municipios, incluyendo a los organismos descentralizados. La gestin y ejecucin de las competencias de la Direccin General de Archivo del Estado recogidas en esta iniciativa de Ley de Archivos se ha fundamentado en la creacin de instrumentos y herramientas que mejorarn la calidad de los servicios prestados por su administracin a los ciudadanos, siempre desde el punto de vista de la implantacin de criterios de eficacia, publicidad y transparencia. El papel de los archivos en la gestin administrativa es imprescindible para dotar a las administraciones pblicas de un instrumento que facilite la toma de decisiones de sus rganos y, de esta forma, mejorar el servicio que prestan. Los archivos justifican las actuaciones y actividades de los organismos, testimonian los derechos y deberes de las instituciones y de la ciudadana, garantizan la transparencia y legalidad de las actuaciones de las administraciones pblicas en el ejercicio de sus competencias y apoyan las medidas necesarias para la simplificacin y racionalizacin de los procedimientos administrativos. El propsito de esta iniciativa es el actualizar y modernizar las normas en materia de archivos y documentacin en concordancia con las disposiciones establecidas en la Ley de Acceso a la Informacin para el Estado de Sonora.

La generacin de la informacin en el ejercicio de la funcin pblica y su apertura sin un sistema de archivos para todos los sujetos obligados en trminos de la Ley de Acceso a la Informacin del Estado de Sonora resultan insuficientes para garantizar el derecho a la informacin en virtud de que la finalidad de la transparencia es hacer visible la informacin pblica, y el rol de la archivstica, y de los profesionales de la misma, es organizar y sistematizar la informacin para hacerla efectivamente visible. Sin un sistema, y el personal capacitado para implementarlo y operarlo, que organice la informacin pblica, no slo se dificulta la bsqueda y localizacin de sta, sino tambin se dificulta la posibilidad de incorporar herramientas para mejorar el desempeo institucional, al no satisfacerse la finalidad primaria de la archivstica como mecanismo de recuperacin documental. Con este instrumento se pretende coadyuvar con la proteccin del derecho a la informacin al dotarlo de una independencia paralela a los procesos constitucionales de cambio de poder, de conclusin e inicio de funciones de los servidores pblicos, e iniciar una fase de construccin de mecanismos que permitan medir en el mediano plazo la actividad pblica. El acceso restringido a la informacin reservada y confidencial requiere asegurar su conservacin y custodia, por lo cual los archivos se convierten en el instrumento fundamental para evitar que se usen, oculten, destruyan, divulguen o alteren indebidamente los expedientes y documentos, y que los servidores pblicos estn obligados a garantizar la integridad y conservacin de los expedientes y documentos, facilitar y controlar su uso y destino final, as como permitir la adecuada conformacin de la memoria institucional de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica. La toma de decisiones de los servidores pblicos slo puede ser evaluada por el gobernado mediante el acceso a la informacin que obra en los archivos y que documenta el proceso deliberativo correspondiente. Por tanto, aunado al contar con una regulacin para la consulta de documentos gubernamentales, la rendicin de cuentas descansa en la existencia de archivos localizables, organizados y confiables. Un archivo desorganizado no puede asegurar a integridad y disponibilidad de la informacin. A travs de un marco jurdico como el que se propone, se modificarn los programas, proyectos y acciones gubernamentales respecto de la materia en cuestin, siendo que con una adecuada institucionalidad se evitarn prdidas y manipulaciones indebidas del acervo documental y se promover la implantacin y desarrollo de prcticas, tcnicas y polticas que homogenicen y modernicen la tutela del caudal histrico, poltico, cientfico, tecnolgico, econmico y cultural de los mexicanos. La correcta organizacin archivstica contribuir a sentar las bases para la modernizacin, eficacia y eficiencia del Estado; por tanto, cada rea del gobierno, deber consolidar la

adecuada administracin de sus archivos auxilindose de las tecnologas de la informacin en el manejo documental. Se ha tomado en consideracin la conveniencia de que la institucin a cargo de la Transparencia y el acceso a la informacin del Estado de Sonora participe directamente en esta materia, ya que resulta ms que obvio que debe intervenir para garantizar la correcta existencia, organizacin, custodia y fcil consulta documental. De lo contrario continuar el retraso en la atencin de solicitudes de acceso a la informacin o, incluso, persistir la destruccin anticipada de documentacin. De manera preliminar, debemos establecer que la metodologa utilizada en la elaboracin de la presente iniciativa de Ley, es la siguiente: ocho ttulos con veintids captulos, para un total de 102 artculos, con doce transitorios. Contando con las siguientes denominaciones para cada uno de ellos. Primeramente el Ttulo Primero llamado Disposiciones Generales hace referencia al objeto que se busca obtener con la aprobacin de esta ley que a grandes rasgos es la organizacin archivstica en las dependencias en las que recae informacin pblica; de la obligatoriedad que tiene para estas ltimas, as como tambin principios y guas de interpretacin para la misma. Se establece la observancia obligatoria de la presente Ley, para los servidores pblicos en el mbito estatal y municipal, as como para los dems sujetos obligados mencionados en el artculo 4 de la presente norma. Asimismo el Ttulo Segundo llamado de la Administracin de los Archivos, entra a detallar como debe llevarse a cabo la administracin de los mismos, y cules son los instrumentos de control y consulta archivstica que propician la organizacin, administracin, conservacin y localizacin expedita de sus archivos; explicando el manejo de cada uno de ellos. De igual manera puntualiza el procedimiento que se debe llevar para la depuracin y baja de documentos. Por otra parte establece la necesidad de profesionalizar la Administracin de los acervos, definiendo el perfil que debern cubrir quienes estn a cargo de los Archivos del Estado. Adems el Ttulo Tercero, de la Organizacin de Archivos, define particularmente sobre cada uno de los Poderes del Estado (Ejecutivo, Legislativo y Judicial); de los Ayuntamientos y de los Organismos Autnomos, las obligaciones que se les atribuye, es decir, se selala aplicacin para cada uno de ellos. Por lo tanto y en relacin al Ttulo Cuarto, del Acceso a los Archivos Histricos, se detalla la excepcin al procedimiento de acceso previsto por la Ley de Acceso a la Informacin del Estado, tratndose de archivos histricos de los sujetos obligados, as como de los documentos que obran en el Archivo General del Estado, por lo que el acceso a los mismos

ser realizado conforme al procedimiento que se establezca en dichos archivos. En tal virtud, los documentos de los archivos histricos y los denominados histricos confidenciales (aquellos determinados con conservacin permanente por tener valor histrico) no sern susceptibles de clasificacin como reservados en los trminos de la Ley de Acceso a la Informacin del Estado. En el mismo ttulo se alude a los acervos documentales histricos en propiedad o posesin de particulares. Por consiguiente es sumamente importante incluir el Ttulo Quinto, de los Documentos Electrnicos, en el cual se establecen las medidas y procedimientos tcnicos que permitan la administracin, uso y control del archivo de documentos electrnicos, ya que con ello se busca lograr una ley a la vanguardia y adecuada a las necesidades actuales en relacin a las Tics ya que no se puede seguir hablando solamente de los documentos en papel, fsicos, ya que hoy resulta indispensable legislar acerca de los documentos electrnicos, la valoracin que seles dar, los requisitos que deben cumplir para darles tal valoracin, as como las medidas de seguridad que se tendrn que implementar para su salvaguarda. Por otra parte, en relacin al Ttulo Sexto, en el cual se hace referencia al Consejo Estatal de Archivos el cual figurar como rgano colegiado que tiene por objeto establecer una poltica estatal de archivos pblicos y privados, buscando fomentar la modernizacin y homogenizacin de mtodos y tcnicas manejadas por los diferentes sujetos obligados, ya que cada uno de estos por medio de su representante en el Consejo podr ir perfeccionando las lagunas que tuviera esta Ley por medio de lineamientos que este tendr la facultad de emitir. As mismo, en referencia al Ttulo Sptimo, contempla lo relacionado a como a las atribuciones que requiere el Archivo General del Estado para su mejor y debido funcionamiento, el cual se pretende que cuente con un Comit Acadmico Asesor, aportando los conocimientos desarrollados en las instituciones acadmicas especializadas en las disciplinas vinculadas con sus funciones con el fin de alcanzar el mejor desarrollo de sus funciones. El Comit Acadmico Asesor estar integrado por acadmicos y expertos destacados. As mismo seala los requisitos necesarios para poder llegar a ser el Director del Archivo; tambin se agreg en la iniciativa un Registro Estatal de Archivos Histricos cuya finalidad es la de registrar y difundir el patrimonio de la memoria documental del Estado. Finalmente se menciona el Ttulo Octavo, en el cual hace referencia a las Infracciones y Sanciones, en el mencionado Ttulo se sealan las causas de responsabilidad administrativa de los servidores pblicos, por incumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente Ley, as como las medidas de apremio y sanciones que establece la Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado y Municipios de Sonora. Se

impondrn sanciones consistentes en multas y destitucin a los servidores pblicos que infrinjan lo estipulado en el artculo 93 de la presente Ley. Incluso, se tiene a bien agregar el siguiente cuadro comparativo de los Estados de la Repblica Mexicana que tienen Leyes Estatales de Archivos, as como tambin los Estados que no cuentan con dicha Ley de Archivos, siendo uno de ellos nuestro Estado de Sonora, por lo cual consideramos la necesidad de la aprobacin de la presente iniciativa por el H. Congreso del Estado a quien dignamente ustedes representan.
Estado Aguascalientes Baja California Baja California Sur Campeche Chiapas Chihuahua Coahuila Colima Distrito Federal Durango Guanajuato Guerrero Hidalgo Jalisco Mxico Michoacn Morelos Nayarit Nuevo Len Oaxaca Puebla Quertaro Quintana Roo San Lus Potos Sinaloa Sonora Tabasco Tamaulipas Ley Ley del Sistema Estatal de Archivos de Aguascalientes. Ley General de Administracin Documental para el Estado de Baja California. Ley del Sistema Estatal de Archivos del Estado. Ley de Archivos de Campeche. Ley del Sistema Estatal de Archivos de Chiapas. Ley General del Sistema de Documentacin e Informacin Pblica del Estado de Chihuahua. Ley de Archivos Pblicos para el Estado de Coahuila de Zaragoza. Ley de Archivos del Estado de Colima. Ley de Archivos del Distrito Federal. Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato. Ley de Archivos Generales del Estado Libre y Soberano de Guerrero. Ley de Archivos del Estado de Hidalgo. Ley que regula la Administracin de Documentos Pblicos e Histricos del Estado de Jalisco. Ley de Documentos Administrativos e Histricos del Estado de Mxico. Ley de Archivos Administrativos e Histricos del Estado de Michoacn de Ocampo y sus Municipios. Ley Estatal de Documentacin y Archivos de Morelos. Ley de Archivos del Estado de Nayarit. Iniciativa en progreso. Ley de Archivos del Estado de Oaxaca. Ley de Archivos del Estado de Puebla. Ley de Archivos del Estado de Quertaro. Ley del Sistema Documentacin para el de Quintana Roo. Ley de Archivos del Estado de San Luis Potos. Ley que regula la Administracin de Documentos Administrativos e Histricos. Ley de Archivos Pblicos del Estado de Tabasco. Publicacin 12 Julio de 1992 11 de julio de 2003 20 de junio de 1994 6 de mayo de 2010 20 de octubre de 1993 19 de junio de 1997 25 de mayo de 2007 19 de noviembre de 2005 8 de octubre de 2008 15 de junio de 2007 30 ed diciembre de 2008 7 de mayo de 2007 8 de enero de 1998 29 de mayo de 1986 3 de marzo de 2004 16 de septiembre de 2009 5 de mayo de 2012 12 de marzo de 2013 19 de julio de 2008 16 de diciembre de 2010 24 de julio de 2009 28 de diciembre de 2001 20 de octubre de 2012 25 de abril de 1996 9 de diciembre de 2008

Tlaxcala Veracruz Yucatn Zacatecas

Ley de Archivos del Estado de Tlaxcala. Ley de Documentos Administrativos e Histricos del Estado Ubre y Soberano de Veracruz-Llave. Ley del Sistema Estatal Archivos de Yucatn. Ley del Sistema Estatal Archivos de Zacatecas.

17 de diciembre de 2003 27 de diciembre de 1990 22 de agosto de 1986 27 de octubre de 1987

Como puede observarse del cuadro comparativo, 28 (veintiocho) Entidades Federativas de la Repblica Mexicana, cuentan con sus respectivas Leyes de Archivo, y nicamente en el caso de 4 (cuatro) Estados NO CUENTAN con dicha normativa archivstica; es decir, Durango, Sinaloa, Tamaulipas y Nuevo Len. De conformidad con lo anteriormente expuesto y fundado, el suscrito, acudo a esta Honorable Legislatura a fin de que la presente iniciativa sea debidamente analizada para su discusin y aprobacin; ya que considero que es urgente y necesario que el Estado cuente con una Ley de Archivos homologada con la normativa Federal recientemente expedida, para que pueda darse de una manera eficaz la transparencia gubernamental y la rendicin de cuentas por parte de los sujetos obligados.

DECRETO ARTCULO NICO SE EXPIDE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS DELESTADO DE SONORA.

LEY GENERAL DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE SONORA.

TTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES

CAPTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES Artculo 1.- El objeto de la presente Ley es establecer disposiciones que permitan la organizacin de archivos en posesin de los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial del Estado de Sonora; los organismos constitucionales autnomos y los municipios, as como el establecimiento de mecanismos en materia de coordinacin, administracin y conservacin archivstica de toda la documentacin en poder de los sujetos obligados por la Ley, en materia de transparencia. As mismo, se tiene tambin como objeto la implementacin de protocolos sistemticos de los archivos en trmite, de concentracin e histrico, que faciliten el manejo, administracin, traslado, restauracin, preservacin y consulta de los documentos resguardados, en los trminos que marca la Ley. Artculo 2.- La presente ley es de observancia obligatoria para los servidores pblicos estatales, municipales y organismos autnomos a los que se hace referencia en el artculo 143 de la Constitucin Poltica del Estado de Sonora; as como para los sujetos obligados contemplados en el artculo 4 de la presente Ley. Artculo 3.- La interpretacin de esta Ley en el orden administrativo corresponde: I. II. Al Archivo General del Estado, en el mbito del Poder Ejecutivo del Estado; y Al Organismo encargado de Transparencia y Acceso a la Informacin del Estado de Sonora, en relacin a los otros sujetos obligados.

Artculo 4.- Para efectos de la presente Ley y su mbito de aplicacin se entender por:

I.

II.

III.

IV.

V.

VI.

VII.

VIII.

IX. X.

ADMINISTRACIN DOCUMENTAL: Es el conjunto de normas, tcnicas y prcticas usadas para administrar el flujo de documentos o expedientes en un rgano, organismo, dependencia o entidad, permitiendo la recuperacin de informacin, determinando el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminando los que ya no son de utilidad y asegurando la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, todo ello aplicando los principios de racionalizacin y economa; ARCHIVSTICA: Disciplina dedicada al estudio y aplicacin de las teoras y tcnicas relativas a la funcin de los archivos, su organizacin, legislacin, reglamentacin, tratamiento y gestin; ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, emitidos y acumulados en un proceso habitual, como consecuencia del continuo cumplimiento de las atribuciones que las leyes respectivas confieren a todas y cada una de las entidades pblicas del Estado de Sonora; ARCHIVO DE TRMITE: Conjunto de documentos generados y/o acumulados, los cuales son utilizados para las funciones cotidianas de una autoridad, rgano, organismo o entidad; ARCHIVO DE CONCENTRACIN: Son los documentos generados por los sujetos obligados que no se encuentran activos, pero que por el contenido de la informacin son consultados de manera ocasional y es necesaria su conservacin por un tiempo determinado hasta que se valore y decida si son eliminados o tienen la importancia suficiente para ser considerados como documentos histricos; ARCHIVO HISTRICO: Es el lugar donde se depositan los documentos cuya vida activa ha concluido y que por el valor de la informacin que contienen los documentos o expedientes son seleccionados para su permanente conservacin; ARCHIVO PRIVADO DE INTERS PBLICO: Documentos o colecciones que se consideren de inters pblico, histrico o cultural y que se encuentren bajo resguardo de particulares; REA COORDINADORA DE ARCHIVOS: La creada para desarrollar criterios en materia de organizacin, administracin y conservacin de archivos; elaborar en coordinacin con las unidades administrativas los instrumentos de control archivstico; coordinar los procedimientos de valoracin y destino final de la documentacin; establecer un programa de capacitacin y asesora archivsticos; coadyuvar con el Comit de informacin en materia de archivos, y coordinar con el rea de tecnologas de la informacin la formalizacin informtica de las actividades arriba sealadas para la creacin, manejo, uso, preservacin y gestin de archivos electrnicos, as como la automatizacin de los archivos; ASUNTO: Tema o materia de que trata el documento; BAJA DOCUMENTAL: Eliminacin de aquella documentacin que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores histricos, de conformidad con los parmetros definidos por esta misma Ley;

XI.

XII.

XIII.

XIV. XV. XVI. XVII.

XVIII.

XIX.

XX.

XXI.

XXII.

XXIII.

XXIV. XXV.

CATLOGO DE DISPOSICIN DOCUMENTAL: Registro general y sistemtico que establece los valores documentales, los plazos de conservacin, la vigencia documental, la clasificacin de reserva o confidencialidad y el destino final; CLASIFICACIN ARCHIVSTICA: Proceso de identificacin y agrupacin de expedientes homogneos con base en la estructura funcional de los sujetos obligados; CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Se refiere a que los documentos pasan por diferentes etapas a lo largo de su vida hasta que se destruyen o llegan a la instancia final de Archivo Histrico; UNIDAD DE ENLACE: Instancia respectiva de cada sujeto obligado, establecida en la Ley de Acceso a la Informacin del Estado de Sonora; INSTITUTO: Instituto de Acceso a la informacin del Estado de Sonora; CONSEJO ACADMICO ASESOR: El integrado por acadmicos y expertos destacados en disciplinas afines a la archivstica; CONSEJO ESTATAL DE ARCHIVOS: El integrado por los representantes de los archivos de los tres niveles de gobierno, de los rganos constitucionales autnomos, de instituciones acadmicas y de archivos privados; CONSERVACIN DE ARCHIVOS: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservacin de alteraciones fsicas de la informacin de los documentos de archivo; CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIN ARCHIVSTICA: Instrumento tcnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado; DEPENDENCIAS Y ENTIDADES: Las sealadas en la Ley Orgnica de la administracin Pblica del Estado, los rganos Administrativos desconcentrados y la Procuradura General del Estado; DESTINO FINAL: Seleccin de los expedientes de los archivos de trmite o concentracin cuyo plazo de conservacin o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histrico; DIGITALIZACIN: Proceso tecnolgico que permite convertir un documento en soporte no electrnico en uno electrnico que contenga la imagen codificada, fiel e ntegra del que se procesa; DOCUMENTO DE ARCHIVO: El que registra un acto administrativo, jurdico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los sujetos obligados, independientemente del soporte en el que se encuentren; DOCUMENTO ELECTRNICO: Aqul que almacena la informacin en un medio que precisa de un dispositivo electrnico para su lectura; DOCUMENTO HISTRICO: Aqul que posee valores secundarios y de preservacin a largo plazo por contener informacin relevante para la institucin generadora

XXVI.

XXVII. XXVIII. XXIX. XXX.

XXXI.

XXXII.

XXXIII. XXXIV.

XXXV.

XXXVI.

XXXVII.

pblica o privada, que integra la memoria colectiva de Sonora y es fundamental para el conocimiento de la historia; EXPEDIENTE: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trmite de los sujetos obligados; EXPEDIENTE ACADMICO: Unidad documental constituida por las actividades referidas a la docencia, investigacin y difusin de la cultura; FECHA DE APERTURA Y CIERRE DE EXPEDIENTE EN EL CASO QUE CORRESPONDA: Fecha de inicio del Documento (da/mes/ao) y la fecha de clausura del documento; FONDO: Conjunto de documentos producidos orgnicamente por un sujeto obligado, que se identifica con el nombre de este ltimo; GUA SIMPLE DE ARCHIVO: Esquema general de descripcin de las series documentales de los archivos de un sujeto obligado, que indica sus caractersticas fundamentales conforme al cuadro general de clasificacin archivstica y sus datos generales; IMAGEN ELECTRNICA: El resultado de aplicar un proceso de digitalizacin aun documento en soporte papel o en otro soporte no electrnico que termita la obtencin fiel e ntegra de dicha imagen; INVENTARIOS DOCUMENTALES: Instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localizaron (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental); LEY: Ley General de Archivos del Estado de Sonora; METADATO: Conjunto de datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos de archivo y su administracin a travs del tiempo, y que sirven para identificarlos, administracin y control de acceso; facilitar su bsqueda, administracin y control de acceso; MIGRACIN DE DATOS: Traslado continuo de la informacin de medios o herramientas de respaldo en proceso de desuso a medios o herramientas de uso actual; RGANOS CONSTITUCIONALES AUTNOMOS: La Comisin Estatal Electoral del Estado de Sonora, el Tribunal Electoral del Estado de Sonora, la Comisin Estatal de Derechos Humanos del Estado de Sonora, el Instituto de Transparencia Informativa del Estado de Sonora, Municipios del Estado de Sonora, las universidades e Instituciones de Educacin Superior dotadas de autonoma, y cualquier otro establecido en la Constitucin Poltica del Estado de Sonora; PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL ESTADO: Documentos de archiv u originales y libros que por su naturaleza no sean fcilmente sustituibles y que dan cuenta de la evolucin del Estado y de las personas e Instituciones que han contribuido en su desarrollo o cuyo valor testimonial, de evidencia o informativo les confiere inters

XXXVIII.

XXXIX. XL. XLI.

XLII.

XLIII.

XLIV.

XLV.

pblico, les asigna la condicin de bienes culturales y les da pertenencia en la memoria colectiva del Estado; PLAZO DE CONSERVACIN: Perodo de guarda de la documentacin en los archivos de trmite, de concentracin e histrico. Consiste en la combinacin de la vigencia documental y, en su caso, el trmino precautorio y perodo de reserva que se establezca de conformidad con la Ley de Acceso a la Informacin del Estado de Sonora; REGLAMENTO: Reglamento de la Ley General de Archivos del Estado de Sonora; SECCIN: Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones legales aplicables; SERIE: Divisin de una seccin que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribucin general y que versan sobre una materia o asunto especfico; SUJETOS OBLIGADOS: a) El Poder Ejecutivo del Estado; b) El Poder Legislativo, la Auditora Superior del Estado y cualquiera de sus rganos; c) El Poder Judicial y el Consejo de la Judicatura del Estado; d) Las Administraciones Pblicas Estatal y Municipales, incluyendo a los organismos desconcentrados y descentralizados, las empresas de participacin estatal y municipal los fideicomisos estatales y municipales, incluyendo los fideicomisos constituidos por los organismos descentralizados y dems entidades del sector paraestatal; e) Los Ayuntamientos; f) Los Tribunales de Justicia Administrativa; g) Los rganos y Organismos Constitucionales Autnomos; y h) Las Universidades e Instituciones de Educacin Superior dotadas de autonoma. TRANSFERENCIA: Traslado controlado y sistemtico de expedientes de consulta espordica de un archivo de trmite al archivo de concentracin (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentracin al archivo histrico (transferencia secundaria), ya sea fsica o electrnica; UNIDAD DOCUMENTAL: Elemento indivisible de una serie documental, que puede estar constituida por un solo documento, o por un conjunto de ellos que forman un expediente; VIGENCIA DOCUMENTAL: Perodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurdicas vigentes y aplicables.

Artculo 5.- Son objetivos de esta Ley:

I.

II.

III.

IV.

V. VI.

VII. VIII. IX. X.

Promover el uso de mtodos y tcnicas que garanticen la localizacin y disposicin expedita de documentos a travs de sistemas modernos de organizacin y conservacin de los archivos, que contribuyan a la eficiencia gubernamental, la correcta gestin gubernamental y el avance institucional; Asegurar el acceso oportuno a la informacin contenida en los archivos y con ello la rendicin de cuentas, mediante la adecuada administracin y custodia de los archivos, que contienen informacin pblica gubernamental; Regular la organizacin y conservacin del sistema institucional de archivos de los sujetos obligados, a fin de que estos se preserven actualizados y permitan la publicacin en medios electrnicos de la informacin relativa a sus indicadores de gestin y el ejercicio de recursos pblicos, as como de aquella que por su contenido tenga un alto valor para la sociedad; Garantizar la correcta conservacin, organizacin y consulta de los archivos de trmite, de concentracin e histricos; para hacer eficiente la funcin pblica y el acceso a la informacin pblica; as como para promover la investigacin histrica documental; Asegurar la disponibilidad, localizacin expedita, integridad y conservacin de los documentos de archivo que poseen los sujetos obligados; Promover el uso y difusin de los archivos histricos generados por los sujetos obligados, favoreciendo la investigacin y resguardo de la memoria institucional del Estado de Sonora; Favorecer la utilizacin de tecnologas de la informacin para mejorar la administracin de los archivos por los sujetos obligados; Establecer mecanismos para la colaboracin entre las autoridades internacionales, federales, estatales y municipales en materia de archivos; Contribuir a la promocin de una cultura de valoracin de los archivos y su reconocimiento como eje de la actividad gubernamental; y Promover la profesionalizacin, especializacin y capacitacin de los encargados del personal que tenga a cargo la administracin de archivo.

Artculo 6. - Los sujetos obligados que refiere esta Ley se regirn por los siguientes principios: I. II. CONSERVACIN: Adoptar las medidas de ndole tcnica, administrativa, ambiental y tecnolgica para la adecuada preservacin de los archivos; PROCEDENCIA: Conservar el orden original de cada fondo documental producido por los sujetos obligados en el desarrollo de su actividad institucional, para distinguirlo de otros fondos semejantes; INTEGRIDAD: Garantizar que los documentos de archivo sean completos y veraces para reflejar con exactitud la informacin contenida; y

III.

IV.

DISPONIBILIDAD: Adoptar medidas pertinentes para la localizacin de los documentos de archivo.

CAPTULO SEGUNDO
DE LAS UNIDADES DOCUMENTALES Artculo 7 - Los sujetos obligados contarn en su estructura orgnica con Unidades Documentales, las cuales llevarn a cabo la sistematizacin de la documentacin e informacin que los mismos generen. Los documentos de inters pblico podrn ser consultados en las Unidades Documentales, las cuales establecern lineamientos a los usuarios para el manejo y cuidado de los documentos.

TTULO SEGUNDO
ADMINISTRACIN DE LOS ARCHIVOS

CAPTULO PRIMERO
DE LA ADMINISTRACIN DE LOS ARCHIVOS Artculo 8.- Todos los documentos de archivo en posesin de los sujetos obligados formarn parte de un sistema institucional de archivos. Dicho sistema incluir al menos los siguientes procesos relativos a documentos de archivos: I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. Registro de entrada y salida correspondiente; Identificacin de documentos de archivo; Uso y seguimiento; Clasificacin archivstica por funciones; Integracin y reordenacin de expedientes; Descripcin a partir de seccin, serie y expediente; Transferencia de archivos; Conservacin de archivos; Pre valoracin de archivos; Criterios de clasificacin de la informacin; y Auditora de archivos.

Artculo 9.- Los sujetos obligados debern elaborar los instrumentos de control y consulta archivstica que propicien la organizacin, administracin, conservacin y localizacin expedita de sus archivos, por lo que debern contar al menos con los siguientes:

I. II. III.

IV.

El cuadro general de clasificacin archivstica; El catlogo de disposicin documental; Los inventarios documentales; a. General; b. De transferencia; y c. De baja. La gua simple de archivos.

El Archivo General del Estado, para el caso del Poder Ejecutivo Estatal, o bien, las instancias que determine El Instituto de Transparencia Informativa en el caso de los dems sujetos obligados, proporcionarn la asesora tcnica para la elaboracin de los instrumentos de control y consulta archivstica, en los trminos que determine el Reglamento. El Archivo General del Estado podr proporcionar la asesora a la que se refiere el prrafo anterior a los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo del Estado previa suscripcin de los convenios correspondientes. Artculo 10.- Los Sujetos Obligados a travs del rea coordinadora de archivos elaborarn un cuadro general de clasificacin archivstica. Su estructura ser jerrquica, atendiendo a los siguientes niveles: I. II. III. Fondo: Conjunto de documentos producidos por una dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica; Seccin: Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad; y Serie: Divisin de una seccin que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribucin general y versan sobre un asunto especifico.

Artculo 11.- Los expedientes deben formarse con la portada que incluye los datos que identifiquen dichos expedientes segn el Cuadro General de Informacin Archivstica, y debern contener: I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. Fondo; Seccin; Serie; Unidad administrativa; Nmero de expediente; Asunto; Fecha de apertura y cierre de expediente en el caso que corresponda; Vigencia; y Nmero de fojas tiles al cierre del expediente.

En caso de tratarse de documentos reservados o restringidos debern contener, adems de lo anteriormente mencionado, la leyenda de clasificacin. Artculo 12.- El rea coordinadora de archivos elaborar una gua simple de los mismos, de acuerdo con el cuadro general de clasificacin archivstica y la relacin de los archivos de trmite e histrico, con nombre, direccin, telfono, correo electrnico y cargo del responsable. Artculo 13.- Los sujetos obligados debern instrumentar sistemas automatizados para la gestin documental que permitan registrar y controlar los procesos sealados en el artculo 8 de la Ley para documentos de archivos, as como la elaboracin, captura, organizacin y conservacin de los documentos de archivo electrnico procedentes de los diferentes sistemas del sujeto obligado. Esta funcionalidad deber contar, adems, con los instrumentos de control y consulta sealados en el artculo 9, con lo estipulado en el artculo 62 fraccin II y VIII de la presente Ley. En la preservacin de archivos electrnicos en el largo plazo, sea por necesidad del sujeto obligado o por el valor secundario de los documentos, se deber contar con la funcionalidad de un sistema de preservacin en el largo plazo, el cual deber cumplir las especificaciones que para ello se emitan. Cuando los sujetos obligados hayan desarrollado o adquirido herramientas informticas de gestin y control para la organizacin y conservacin de documentos de archivo, debern ser adecuadas a los lineamientos a que se refiere el artculo siguiente. Artculo 14.- El Archivo General del Estado, en coordinacin con El Instituto de Transparencia Informativa, emitir los lineamientos que establezcan las bases para la creacin y uso de sistemas automatizados de gestin y control de documentos, tanto en formato fsico como electrnico, a los que se refiere el tenor, aplicables a las dependencias y entidades, los cuales debern contener como mnimo disposiciones que tengan por objeto: I. II. III. Aplicar invariablemente a los documentos de archivo electrnico los mismos instrumentos tcnicos archivsticos que corresponden a los soportes tradicionales; Mantener y preservar los metadatos que sean creados para el sistema; Incorporar las normas y medidas que garanticen la autenticidad, seguridad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo electrnico, as como su control y administracin archivstica; y Establecer los procedimientos que registren la actualizacin, migracin, respaldo u otro proceso que afecte a los documentos electrnicos y que documenten cambios jurdico-administrativos, tecnolgicos en sistemas y programas o en dispositivos y equipos, que se lleven a cabo e influyan en el contenido de los documentos de archivo electrnico.

IV.

Asimismo, el Archivo General del Estado, en coordinacin con el Instituto de Transparencia Informativa del Estado de Sonora, emitir lineamientos para la creacin y funcionamiento de los sistemas que permitan la organizacin y conservacin de la informacin de los archivos administrativos del Poder Ejecutivo del Estado de forma completa y actualizada, a fin de publicar aqulla relativa a los indicadores de gestin, ejercicio de los recursos pblicos y con alto valor para la sociedad. El Instituto de Transparencia Informativa, establecer las disposiciones secundarias aplicables a los sujetos obligados distintos del Poder Ejecutivo del Estado, quien deber emitir los lineamientos que seala el presente artculo, de conformidad con las directrices que para tal efecto emite el Archivo General del Estado. Artculo 15.- Las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Estatal deber notificar al Archivo General del Estado a ms tardar el 15 de Abril de cada ao, el listado de documentos desclasificados el ao previo y que hayan sido objeto de reserva con fundamento en la Ley de Acceso a la Informacin del Estado de Sonora. Artculo 16.- Los servidores pblicos estatales que deban elaborar un acta de entregarecepcin al separarse de su empleo, cargo o comisin, en trminos del acuerdo que emita el Instituto de Transparencia Informativa o la instancia que corresponda en los sujetos obligados distintos del Poder Ejecutivo del Estado, debern entregar a quienes los sustituyan en sus funciones, los archivos organizados e instrumentos de consulta y control archivstico que se encontraban bajo su custodia. Si a la fecha en que el servidor se separe del empleo, cargo o comisin no existe nombramiento o designacin del servidor pblico que lo sustituir, la entrega del informe se har al servidor pblico que se designe para tal efecto. Artculo 17.- En caso de que alguna dependencia o entidad de la Administracin Pblica del Estado o alguna de sus unidades administrativas desaparezca, se fusione con otro organismo, extinga o cambie de adscripcin, la autoridad correspondiente dispondr lo necesario para que todos los documentos de archivo y los instrumentos de consulta y control archivstico sean trasladados a los archivos que correspondan de conformidad con esta Ley y dems disposiciones aplicables. El instrumento jurdico por el que se determine la desaparicin de una dependencia o una unidad administrativa, o el cambio de adscripcin de esta ltima; o bien, la liquidacin, extincin, fusin, enajenacin o transferencia de una entidad, sealar la dependencia, entidad o instancia a la que se transferirn los archivos respectivos. Tratndose de la liquidacin o extincin de una entidad de la Administracin Pblica Estatal ser obligacin del liquidador remitir al Archivo General del Estado copia del inventario de la documentacin que se resguardar.

CAPTULO SEGUNDO
DEPURACIN Y DESTRUCCIN DE DOCUMENTOS Artculo 18.- Todos los servidores pblicos son responsables de la conservacin, buen estado y custodia de los documentos que se encuentran bajo su responsabilidad, por tanto, procurarn que estos se conserven en lugares y condiciones idneas y evitarn actos que impliquen dao o destruccin. Artculo 19.- Los documentos generados con motivo de la funcin pblica son patrimonio del Estado y de los municipios, por lo cual no se consideran propiedad de quien los elabora. Por esta razn y bajo ninguna excepcin los servidores pblicos podrn sustraer documentos de archivo al concluir su empleo, cargo o comisin. Cuando el servidor concluya su empleo, cargo o comisin entregar a quien corresponda toda la documentacin que obre en su poder por medio del acta de entrega-recepcin correspondiente. Artculo 20.- Para efecto de la depuracin documental los sujetos obligados debern solicitar al Consejo Estatal de Archivos que otorgue el visto bueno al dictamen de depuracin de documentacin, sin el cual no se podr llevar a cabo la misma. Artculo 21.- Ningn documento puede ser destruido a criterio personal del responsable. El rea Coordinadora de Archivo en coordinacin con la Unidad Orgnica que lo gener, son quienes deciden si procede o no la destruccin correspondiente. Pueden ser destruidos los documentos que la unidad orgnica de donde provienen considere inactivos, as como los que hayan cumplido 30 aos de existencia, siempre y cuando se haya determinado que no satisface los requisitos para su integracin al archivo histrico. Deben aprobar la destruccin del documento los responsables de la unidad orgnica que los gener y miembros del rea coordinadora de archivos, quienes darn testimonios del acto; dicha constancia se materializar por medio del acta de baja documental en la cual se incluye el listado de los documentos que fueron destruidos, as como las respectivas firmas y nombres de las personas que intervinieron en la misma.

TTULO TERCERO
DE LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS

CAPTULO PRIMERO
DE LA ORGANIZACIN ARCHIVSTICA DE LOS SUJETOS OBLIGADOS Artculo 22.- Para la administracin y conservacin de sus archivos debern observar lo previsto en esta ley, y los puntos que de forma especfica se refieren a cada uno de ellos. Artculo 23.- Cuando la especialidad de la informacin o la unidad administrativa lo requieran, la coordinacin de archivos de los sujetos obligados propondr al Comit de Informacin o equivalente, del que deber formar parte, los criterios especficos de organizacin y conservacin de archivos, de conformidad con las disposiciones aplicables y los lineamientos que a su efecto expidan el Archivo General del Estado en el mbito del Poder Ejecutivo Estatal, o bien el Instituto de Transparencia Informativa del Estado, que determinar las disposiciones secundarias aplicables en los dems sujetos obligados, de conformidad con las directrices que establezca el Consejo Estatal de Archivos. Las instancias a que se refiere el artculo 80 de la Ley de Acceso a la Informacin del Estado de Sonora observarn las disposiciones en materia de esta Ley. Los titulares de dichas instancias o unidades administrativas podrn determinar los criterios especficos en materia de organizacin y conservacin de sus archivos, de conformidad con los lineamientos expedidos por el Archivo General del Estado y los criterios del Consejo Estatal de Archivos, segn corresponda. Artculo 24.- Los sujetos obligados asegurarn el adecuado funcionamiento de sus archivos, para lo cual debern adoptar las medidas necesarias para la correcta administracin y sistematizacin de la informacin que haya generado o recibido en formato electrnico o cualquier otro garantizando su permanencia e integridad de acuerdo con lo dispuesto en esta Ley, su Reglamento y dems disposiciones aplicables^ as como, en su caso, por los criterios especficos que apruebe su Comit, de Informacin o equivalente. Los rganos internos de control del Poder Ejecutivo del Estado, as como las reas que realicen funciones de contralora interna en los otros sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo del Estado, vigilarn el estricto cumplimiento de la presente Ley, en el mbito de sus respectivas atribuciones. Artculo 25.- Los Sujetos Obligados deben realizar programas de respaldo y migracin de la documentacin esto con la finalidad de garantizar la integridad de la documentacin.

Artculo 26.- Los sujetos obligados contarn con un rea coordinadora de archivos encargada de elaborar y aplicar las normas, criterios y lineamientos archivsticos determinados en el marco de esta Ley, su Reglamento y dems disposiciones aplicables, a efecto de lograr homogeneidad en la materia entre las unidades administrativas. Artculo 27.- El responsable del rea coordinadora de archivos deber cubrir el perfil que se estipule en el Reglamento; ser nombrado por el titular de la dependencia o entidad o por el titular de la instancia u rgano que determinen los otros sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo del Estado, y formar parte del Comit de Informacin o su equivalente como asesor en materia de archivos, con voz y voto. Artculo 28.- El responsable del rea coordinadora de archivos tendr las siguientes funciones: I. Elaborar y someter a autorizacin del Comit de Informacin o su equivalente los procedimientos y mtodos para administrar y mejorar el funcionamiento y operacin de los archivos de los sujetos obligados, con base en la integracin de un Plan Anual de Desarrollo Archivstico y de conformidad con lo establecido en esta Ley, su Reglamento y dems disposiciones aplicables; Elaborar y someter a autorizacin del Comit de Informacin o su equivalente el establecimiento de criterios especficos en materia de organizacin y conservacin de archivos; as como de los expedientes que contengan informacin y documentacin clasificada como reservada y/o confidencial, a fin de asegurar su integridad, de conformidad con lo establecido en esta Ley, su Reglamento y dems disposiciones aplicables; Elaborar, en coordinacin con los responsables de los archivos de trmite, de concentracin y, en su caso, histrico, el cuadro general de Clasificacin archivstica, el catlogo de disposicin documental, el inventario general as como los dems instrumentos descriptivos y de control archivstico; Coordinar normativa y operativamente las acciones d los archivos de trmite, concentracin y, en su caso, histrico; Establecer y desarrollar un programa de capacitacin y asesora archivstica para el sujeto obligado; Elaborar y presentar al Comit de Informacin o equivalente el Plan Anual de Desarrollo Archivstico, en el que contemplen las acciones o emprender a escala institucional para la modernizacin y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivsticos, el cual deber ser publicado en el portal de internet de cada institucin, as como sus respectivos informes anuales de cumplimiento; Coordinar los procedimientos de valoracin y destino final de la documentacin, con bases en la normatividad vigente y las disposiciones establecidas por el Archivo General del Estado, en el caso del Poder Ejecutivo del Estado; o bien,

II.

III.

IV. V. VI.

VII.

VIII.

por el Instituto de Transparencia Informativa, que determinar las disposiciones secundarias aplicables en los dems sujetos obligados; y Coordinar con el rea de tecnologas de la informacin del sujeto obligado las actividades destinadas a la mejora y la automatizacin de los archivos y a la gestin de documentos electrnicos.

Artculo 29.- Cada sujeto obligado deber nombrar a los responsables de los archivos de trmite, concentracin y, en su caso, histrico respectivamente. Conforme a las condiciones presupustales slo el archivo de concentracin y el histrico pueden concentrarse en una misma unidad administrativa. Artculo 30.- En cada unidad administrativa de los sujetos obligados existir un archivo de trmite, en el que se conservarn los documentos de uso cotidiano necesarios para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas. Los responsables de los archivos de trmite sern nombrados por el titular de cada unidad administrativa, quien deber ser debidamente capacitado para cumplir con las funciones inherentes a sus funciones, las cuales son las siguientes: I. II. Integrar los expedientes de archivo; Conservar la documentacin que se encuentre activa y aquella que ha sido clasificada como reservada de acuerdo con la Ley de Acceso a la Informacin del Estado de Sonora, mientras conserve tal carcter; Coadyuvar con el rea coordinadora de archivos en la elaboracin del cuadro general de clasificacin archivstica, el catlogo de disposicin documental y el inventario general; Asegurar la integridad y debida conservacin de los archivos que contengan documentacin clasificada; y

III.

IV.

V. Las dems que seale el Reglamento, los lineamientos y dems disposiciones aplicables. Artculo 31.- Los documentos deben permanecer en el archivo de trmite un promedio de 5 aos sin descartar la posibilidad de que existan expedientes que por la importancia de su contenido tengan que permanecer por ms tiempo, en este caso se harn las anotaciones correspondientes en el Catlogo de Disposicin Documental. Artculo 32.- Los sujetos obligados contarn con un archivo de concentracin, adscrito al rea coordinadora de archivos, en donde se conservar aquella documentacin de uso espordico que debe mantenerse por razones administrativas, legales, fiscales o contables. El responsable del archivo de concentracin deber cumplir con el perfil que defina el Reglamento y contar con conocimientos y experiencia en archivstica, y ser nombrado por el titular de la dependencia entidad o por el titular de la instancia u rgano que determinen los otros sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo del Estado.

El responsable del archivo de concentracin tendr las siguientes funciones: I. II. III. IV. Conservar precautoriamente la documentacin semiactiva hasta cumplir su vigencia documental conforme al catlogo de disposicin documental; Elaborar los inventarios de baja documental y de transparencia secundaria; III Valorar en coordinacin con el archivo histrico los documentos y expedientes de las series resguardadas conforme al catlogo de disposicin documental; y Las dems que seale el Reglamento, los lineamientos y dems disposiciones aplicables.

Artculo 33.- Los acervos documentales que se resguardan en el archivo de concentracin permanecen en esta instancia en principio el tiempo que las oficinas de trmite asignaron, pudiendo llegar a periodos que van de los 6 hasta los 30 aos. Si los documentos poseen valores secundarios, debern ser transferidos al Archivo Histrico. Artculo 34.- Las dependencias y entidades debern transferir sus documentos con valores histricos al Archivo General del Estado, de conformidad con las disposiciones que para ello establezca este ltimo. Los sujetos obligados distintos del Poder Ejecutivo del Estado podrn convenir con el Archivo General del Estado, las transferencias secundarias correspondientes. En caso contrario, debern contar con un archivo histrico propio. Artculo 35.- El archivo histrico estar adscrito al rea coordinadora de archivos y se constituir como fuente de acceso pblico, encargado de divulgar la memoria documental institucional, estimular el uso y aprovechamiento social de la documentacin, y difundir su acervo e instrumentos de consulta. El Responsable del archivo histrico deber Cumplir con el perfil que se determine el Reglamento de esta Ley y contar con conocimientos y experiencia en historia y archivstica, y ser nombrado por el titular de la dependencia o entidad, o por el titular de la instancia u rgano que determinen los otros sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo del Estado, el cual deber contar con un nivel mnimo de Coordinador de rea. Tendr las siguientes funciones: I. Validar la documentacin que debe conservarse permanentemente por tener valor histrico, para el dictamen del Archivo General del Estado en el caso del Poder Ejecutivo del Estado; o bien, de la autoridad que determine las disposiciones secundarias aplicables en los dems sujetos obligados; Recibir, organizar, conservar, describir y difundir la documentacin con valor histrico; Editar y publicar trabajos sobre la materia archivstica, as como aquellos de investigacin para fomentar la historia y cultura en el estado;

II. III.

IV. V.

Promover que los documentos de inters pblico en posesin de particulares ingresen al patrimonio documental; y Las dems que seale el Reglamento, los lineamientos y dems disposiciones aplicables.

Artculo 36.- Los documentos que previa valoracin ingresen al archivo histrico permanecern en el indefinidamente a menos que por alguna causa se pierdan irremediablemente.

CAPTULO SEGUNDO
EN EL PODER EJECUTIVO Artculo 37.- Se entiende por Poder Ejecutivo todas y cada una de las dependencias que componen la administracin centralizada como la descentralizada del Estado.

CAPTULO TERCERO
EN EL PODER LEGISLATIVO Artculo 38.- Se entiende por Poder Legislativo el Congreso del Estado, todas sus comisiones y rganos internos, la Diputacin Permanente del Congreso del Estado Auditora Superior del Estado y todas las dependencias administrativas del Congreso del Estado. Artculo 39.- La Auditora Superior del Estado deber digitalizar todos y cada uno de los expedientes que contengan auditoras realizadas de acuerdo a sus atribuciones para tener disposicin inmediata y garantizar el derecho de acceso a la informacin pblica. Artculo 40.- Las actas de sesin del Pleno del Congreso, las propuestas de reforma, las iniciativas de ley, las nminas y as como los dems documentos que estn relacionados con el ejercicio de su presupuesto, as como las actas d cualquier rgano interno, debern tener una vigencia documental mnima de 6 aos.

CAPTULO CUARTO
EN EL PODER JUDICIAL Artculo 41.- Se entender por Poder Judicial, al definido por el artculo 112 de la Constitucin Poltica del Estado de Sonora, compuesto por el Supremo Tribunal de Justicia, los Tribunales Regionales de Circuito, los Juzgados de Primera Instancia y los Juzgados Locales; as como el Consejo del Poder Judicial del Estado. Artculo 42.- Para efectos de la presente ley, se consideraran en el Poder Judicial:

I. II. III.

De archivo reciente: Los expedientes concluidos que tengan hasta dos aos, a partir de que se orden su archivo; De archivo medio: Aquellos expedientes concluidos que tengan ms de dos aos y menos de diez aos respecto de la fecha que se orden su archivo; e Histricos: Los que tengan ms de diez aos, a partir de que se orden su archivo.

Artculo 43.- El flujo de los expedientes en el Poder Judicial deber regularse considerando los siguientes criterios: I. II. La documentacin de archivo reciente ser conservada en el archivo del rgano jurisdiccional en que fue elaborada; y La documentacin de archivo de concentracin e histrica deber transferirse a las reas de concentracin o histrica de cada entidad que compone el Poder Judicial y quedara a disposicin del rgano jurisdiccional correspondiente.

Artculo 44.- Por la trascendencia de la informacin contenida en las resoluciones de los expedientes definitivamente concluidos o que han causado estado, todas las resoluciones y los expedientes originales debern trasladarse directamente al archivo histrico de cada entidad que compone el Poder Judicial para su conservacin permanente. Artculo 45.- Para transferir documentos y expedientes al archivo histrico estos debern ir acompaados de los siguientes documentos: I. II. Acta de trasferencia; y Relacin de los expedientes que habrn de ser transferidos y en la que se precisarn datos que el rea coordinadora de archivos seale para su plena identificacin y control dentro del depsito documental.

Cada titular de la entidad pblica o sujeto obligado en el rea coordinadora de archivos diseara los formatos de transferencia respectivos y realizarn las anotaciones correspondientes en los libros de gobierno respectivos.

CAPTULO QUINTO
EN LOS AYUNTAMIENTOS Artculo 46.- Las actas emitidas por el cabildo que contengan acuerdos relacionados con la ejecucin del gasto pblico, modificaciones de estructura organizacional de entidad pblica, o endeudamiento de la misma deben conservarse como archivo de trmite, por lo menos 6 aos a partir de su emisin. Artculo 47.- Para efecto de depuracin documental el rea coordinadora de archivos junto con el archivo histrico deben realizar un catlogo de depuracin documental y el dictamen correspondiente, ambos documentos deben ser aprobados por el Presidente Municipal y

Secretario del Ayuntamiento, al aprobarse dicha documentacin se deber remitir una copia al Sistema Estatal de Archivos este podr opinar as como dar recomendaciones u observaciones, de considerarlo pertinente, estas sern vinculatorias y no podr suprimirse ningn documento hasta que sean cumplidas dichas recomendaciones, siendo cumplidas podr realizarse la destruccin de la documentacin propuesta. La conservacin de archivos histricos municipales debe realizarse de forma concentrada, en lugar adecuado, de no ser as ser falta grave y se proceder a la aplicacin de medidas y sanciones que aseguren la conservacin del patrimonio documental histrico. Para efecto de hacer sustentable el proyecto de establecer Archivos Histricos, aquellos municipios con menos de 10,000 habitantes podrn celebrar convenios otros municipios similares para constituir Archivos Histricos Regionales, que les permitan solventar gastos de forma compartida en los trminos que los convenios y los reglamentos de los Archivos regionales establezcan.

CAPTULO SEXTO
RGANOS AUTNOMOS Artculo 48.- Los rganos Autnomos, en el mbito de sus respectivas competencias, establecern mediante reglamentos o acuerdos de carcter general las autoridades encargadas de aplicar esta Ley y dems disposiciones secundarias a que se refiere dicho ordenamiento. Para la aplicacin de la Ley y emisin de regulacin secundaria, los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo del Estado atendern las directrices y criterios que emita el Instituto de Transparencia Informativa. Artculo 49.- La documentacin referente a los procesos electorales desde el punto de vista financiero deber tener una vigencia documental mnima de 12 aos a partir de su emisin y siendo de relevante inters toda la informacin referente al ejercicio de recursos por parte de los partidos polticos esta informacin deber considerarse como histrica de manera inmediata al finalizar su periodo de documentacin activa Artculo 50.- En el caso de expedientes de orden de procedimiento administrativo estos debern tener una vigencia mnima de 6 aos a partir de que concluya su periodo de reserva, debindose en todo caso, realizarse una copia de respaldo o registro electrnico, para su posterior acceso. Artculo 51.- En el caso de baja de documentos el rea coordinadora de archivos junto con el archivo histrico y el titular de la entidad debern emitir el dictamen as como el catlogo de baja documental y remitir una copia al Consejo Estatal de Archivos para su anlisis y revisin.

Artculo 52.- En el caso de expedientes de orden acadmico, debern tener una vigencia mnima de 6 aos a partir de que concluya su vigencia administrativa, adems el rea coordinadora de archivos correspondiente deber emitir un sistema de resguardo de datos personales que garantice la integridad de stos dentro de la entidad, el cual podr ser de carcter electrnico.

TTULO CUARTO
DEL ACCESO A LOS ARCHIVOS HISTRICOS

CAPTULO NICO
DEL ACCESO A LOS ARCHIVOS HISTRICOS Y AUTORIZACIN DE SALIDA Y ENAJENACIN DE DOCUMENTOS Artculo 53.- Para el acceso a los documentos de los archivos histricos de los sujetos obligados y del Archivo General del Estado no ser aplicable el procedimiento de acceso previsto en la Ley de Acceso a la del Estado de Sonora, por lo que el acceso a los mismos se efectuar conforme al procedimiento que establezcan los propios archivos. Los documentos contenidos en los archivos histricos y los identificados como histricos confidenciales no sern susceptibles de clasificacin como reservados en trminos de la Ley de Acceso a la Informacin del Estado de Sonora. Artculo 54.- Los documentos histricos que contengan datos personales sern considerados como documentos histricos confidenciales. En tal virtud, stos documentos conservarn de manera temporal el carcter de confidenciales, por un trmino de 30 aos, cuando contengan datos personales generales (nivel bsico o medio), o bien, por un trmino de 50 aos, en los siguientes casos: a) cuando contengan datos personales sensibles (nivel alto), que afecten la esfera ms ntima de su titular; b) cuando por su difusin indebida puedan dar origen a discriminacin o desprecio; y c) cuando representen un riesgo grave para sus titulares; establecindose en todo caso, el procedimiento respectivo en el Reglamento de la presente Ley. Los documentos histricos confidenciales permanecern en el archivo de concentracin de los sujetos obligados por el plazo previsto en el prrafo anterior. Una vez cumplido dicho plazo, los documentos debern ser transferidos al Archivo General del Estado o Archivo Histrico correspondiente, y no podrn ser clasificados en trminos de la Ley en materia de transparencia.

Los documentos considerados histricos confidenciales sern susceptibles de acceso a travs de una versin pblica. Artculo 55.- Los sujetos obligados podrn solicitar al Archivo General del Estado, en el caso del Poder Ejecutivo del Estado, o su Archivo Histrico en los dems casos, la custodia de los documentos identificados como histricos confidenciales cuando las condiciones fsicas de su archivo de concentracin no garanticen el debido resguardo de los documentos o pongan en riesgo la conservacin de los mismos durante el plazo que establece el artculo 54 de la presente Ley. Sin perjuicio de lo anterior, el Archivo General del Estado o los archivos histricos, segn corresponda, podrn ordenar la transferencia a sus acervos de los documentos histricos confidenciales de los sujetos obligados para su custodia, cuando determinen que los archivos de concentracin no cuentan con las condicionas ptimas para garantizar la debida organizacin y conservacin de los mismos por el plazo antes sealado. Los documentos histricos confidenciales transferidos al Archivo General del Estado o a los archivos histricos en calidad de custodia no formarn parte del Archivo Histrico de acceso pblico, hasta que concluyan los plazos establecidos en el artculo 54 de la presente Ley. Artculo 56.- El acceso a los documentos considerados como histricos confidenciales deber observar lo dispuesto por la Ley de Acceso a la Informacin del Estado de Sonora y la presente Ley. Guando el Archivo General del Estado o la autoridad equivalente en los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo del Estado reciban una solicitud de acceso a documentos histricos confidenciales que tengan bajo su custodia, debern orientar al solicitante respecto del sujeto obligado responsable de la informacin. Durante el plazo que establece el artculo 54 de la Ley, el titular de la unidad administrativa que realiz la transferencia primaria al archivo de concentracin de los documentos considerados histricos confidenciales, ser el responsable de atender las solicitudes de acceso relacionadas con dichos documentos. Artculo 57.- El Instituto de Transparencia Informativa podr determinar procedente el acceso a la informacin confidencial con valor histrico cuando: I. Se solicite para una investigacin o estudio que se considere relevante para el Estado, siempre que el mismo no se pueda realizar sin el acceso a la informacin confidencial, y el investigador o la persona que realice el estudio quede obligado por escrito a no divulgar la informacin confidencial, ni ninguna que pueda hacer identificable a su titular;

II. III. IV.

El inters pblico en el acceso sea mayor a cualquier invasin a la privacidad que pueda resultar de dicho acceso; El acceso beneficie de manera clara y evidente al titular de la informacin confidencial; y Sea solicitada por un bigrafo autorizado por el titular de la informacin confidencial.

Artculo 58.- No podrn salir del Estado ni hacerse intercambio de documentos que hayan pertenecido o pertenezcan a los archivos de los rganos Estatales, Entidades Estatales, Municipios y Casas Curiales, as como documentos originales relacionados con la historia de Mxico, del Estado y libros que por su naturaleza no sean fcilmente sustituibles, sin la autorizacin previa del Archivo General del Estado. Artculo 59.- Las personas fsicas y morales, que sean propietarias o posean acervos documentales y pretendan donar, transferir y enajenar dichos bienes, de acuerdo al valor histrico y que sean de utilidad pblica, darn preferencia para adquirirlos al Archivo General o al Sistema Estatal de Archivo. Artculo 60.- Los archivos o documentos en poder de los particulares y de entidades pblicas podrn ser recibidos en comodato por el Archivo General del Estado para su estabilizacin. En los casos que posterior a la estabilizacin citada en el prrafo anterior, el Archivo General del Estado compruebe que los archivos privados de inters pblico y sus documentos se encuentran en peligro de destruccin, desaparicin o prdida, stos podrn ser objeto de expropiacin, mediante dictamen emitido por General del Estado, previa opinin tcnica del Consejo Acadmico Asesor, en los trminos de la legislacin aplicable. Artculo 61.- El procedimiento y trminos para la comprobacin citada artculo anterior se establecern en el Reglamento.

TTULO QUINTO
DOCUMENTOS ELECTRNICOS

CAPTULO PRIMERO
LA ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS Artculo 62.- Los sujetos obligados establecern las medidas y procedimientos tcnicos que permitan la administracin, uso y control del archivo de documentos electrnicos, que a su vez garanticen la conservacin de la informacin y la seguridad de sus soportes, obligndose asimismo a:

I.

II.

III.

IV. V.

VI. VII. VIII.

IX.

Acatar las medidas establecidas por el Consejo Estatal de Archivos, para administrar y conservar los documentos electrnicos generados o recibidos, cuyo contenido y estructura permitan identificarlos como documentos de archivo que aseguren la identidad e integridad de su informacin; Aplicar las medidas tcnicas de administracin y conservacin que aseguren la validez, autenticidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos electrnicos de acuerdo con las especificaciones de soportes, medios y aplicaciones que cumplan con las normas nacionales e internacionales de la materia; Incorporar medidas, normas y especificaciones tcnicas nacionales e internacionales, para asegurar la autenticidad, seguridad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo electrnicos y su control archivstico; Realizar programas de respaldo y migracin de los documentos electrnicos, de acuerdo con sus recursos; Incorporar y usar ordenadamente las tecnologas de la informacin en la generacin de documentos electrnicos asociados a los procesos de gestin institucional para su archivo; Establecer programas informticos para la gestin de documentos electrnicos; Garantizar el uso y conservacin de la documentacin electrnica sustantiva como informacin de largo plazo; Propiciar la incorporacin de procesos, instrumentos y nuevas tecnologas para la clasificacin, descripcin, as como para la valoracin y disposicin de documentacin electrnica; y Las dems que determine el Consejo Estatal de Archivos.

Artculo 63.- Los sujetos obligados, con la participacin de las instancias competentes en sus respectivas instituciones y en el marco de su competencia propiciaran el desarrollo ordenado de programas para la automatizacin de archivos, la digitalizacin de imgenes y, en su caso, programas de microfilmacin, auspiciando medidas de racionalidad y eficiencia en la aplicacin y adquisicin de tecnologas incorporadas para la administracin de documentos de archivo, la gestin y; a conservacin de archivos, en los diversos soportes documentales. Artculo 64.- Los sujetos obligados podrn implementar la infraestructura y programas informticos necesarios mediante los cuales administren los archivos electrnicas que se generen por motivo de sus funciones, emitiendo las normas generales o reglamentos que determinen el funcionamiento de los mismos, cuidando siempre lo establecido en el artculo 62 de esta Ley. Los programas a que se refiere el artculo anterior debern establecer y normar los procedimientos de consulta por cualquier particular, as como los archivos electrnicos que deban ser reservados o confidenciales de acuerdo a la Ley de Acceso a la Informacin del Estado de Sonora.

CAPTULO SEGUNDO
DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS Artculo 65.- Podrn almacenarse por medios electrnicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. Los documentos electrnicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares debern conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se origin el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la informacin necesaria para reproducirlo. Se asegurar en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. Los medios o soportes en que se almacenen documentos electrnicos, debern contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, proteccin y conservacin de los documentos almacenados, as como la identificacin de los usuarios y el control de accesos. Artculo 66.- Para su validez los documentos electrnicos debern cumplir los siguientes requisitos: I. II. III. IV. V. Contener informacin de cualquier naturaleza; Estar archivada la informacin en un soporte electrnico segn un formato determinado y susceptible de identificacin y tratamiento diferenciado; Contener todos los elementos diplomticos de actor, accin, tiempo y espacio; Contener los datos que hagan susceptible la identificacin de quien lo gener; y As como las dems caractersticas que determine cada sujeto obligado.

Artculo 67.- Los documentos en soporte electrnico debern contener informacin debidamente ordenada y completa a fin de garantizar su manejo como informacin archivstica y su conservacin a largo plazo como memoria histrica cuando as lo determinen sus valores. Artculo 68.- La reproduccin electrnica de los documentos en soporte papel o en otro soporte susceptible de digitalizacin, realizadas por los sujetos obligados, ya sea que se trate de documentos emitidos por los mismos o documentos privados aportados por los ciudadanos, se realizarn de acuerdo con lo regulado en el presente artculo. Cuando las imgenes electrnicas provengan de la digitalizacin de documentos emitidos directamente por los sujetos obligados, se tendrn cmo copias electrnicas autnticas del documento copiado, ya sea que se obtengan de un original o una copia certificada.

Artculo 69.- Al someterse el documento al proceso de digitalizacin para la obtencin de su imagen digital, deber quedar conservado en un medio de almacenamiento electrnico adecuado que garantice: I. II. III. IV. Que los documentos queden almacenados en forma ntida, ntegra y con absoluta fidelidad; La conservacin del documento original por el tiempo que seale esta Ley, sus reglamentos y las dems que por su naturaleza le sean aplicables al documento; Que pueda determinarse con precisin la fecha y hora en que el documento fue almacenado tecnolgicamente; y La recuperacin del documento electrnico.

La omisin de cualquiera de estos requisitos, as como la alteracin o adulteracin que afecten la integridad del soporte o documento electrnico en el que la informacin ha sido almacenada, harn perder el valor legal que esta Ley otorga a los documentos almacenados electrnicamente. Los sujetos obligados podrn establecer los medios de almacenamiento electrnico adecuados que deban utilizarse para la conservacin de imgenes electrnicas o digitalizadas. Artculo 70.- Cuando alguna disposicin legal requiera que un documento, registro o informacin sea presentado y conservado en su forma original, ese requisito estar cumplido en un documento electrnico, cuando: I. II. III. Exista una garanta confiable que justifique que el documento conserva fielmente la informacin, a partir del momento en que se gener como documento electrnico; Dicha informacin pueda ser presentada ante quien la requiera en su forma original; y Conserve, los datos que permitan determinar el origen, destino, fecha y hora en que el documento electrnico fue enviado o recibido.

Artculo 71.- Las pelculas, reproducciones, microfichas, discos o certificaciones que han resultado de la utilizacin de algn sistema de almacenamiento electrnico permitido por esta Ley, sern autentificados por el jefe del archivo u oficina que ostenta la custodia,

CAPTULO TERCERO
DE LAS COPIAS ELECTRNICAS Artculo 72.- Las copias electrnicas que sean idnticas al documento electrnico original sin sufrir cambios en el formato ni el contenido, tendrn el mismo valor jurdico que el documento electrnico original.

En caso de cambio del formato original, para que una copia electrnica de un documento electrnico tenga la condicin de copia autntica, deber conservarse el documento electrnico original en poder del sujeto obligado que se trate. Se podrn generar copias electrnicas autnticas a partir de otras copias electrnicas autnticas siempre que se observen los requisitos establecidos en los prrafos anteriores. Los sujetos obligados que emitan documentos administrativos electrnicos o reciban documentos privados electrnicos, o sus archivos, estn obligados a la conservacin de los documentos originales, aunque se hubiere procedido a su copiado conforme a lo establecido en el presente artculo. Artculo 73.- Los documentos pblicos administrativos electrnicos sern susceptibles de ser reproducidos en copias en papel y para que estas se consideren como copias autnticas debern cumplirse los siguientes requisitos: I. Que el documento electrnico copiado sea un documento original o una copia electrnica autntica del documento electrnico o en soporte papel original, emitidos conforme a lo previsto en la presente Ley; II. Que al momento de emitirse la copia impresa en papel se genere e imprima al cuerpo del mismo, un cdigo generado electrnicamente u otro sistema de verificacin que permita contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrnicos del sujeto obligado que emita la reproduccin; III. Que la copia sea obtenida conforme al procedimiento que en cada caso aprueben los sujetos obligados, incluidas las de obtencin automatizada.

CAPTULO CUARTO
DE LA CLASIFICACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS Artculo74.- Los documentos electrnicos y sistemas informticos debern clasificarse y etiquetarse para indicar la necesidad, prioridad y grado de proteccin. La clasificacin de un sistema informtico debe corresponder a la clasificacin ms estricta aplicable al documento electrnico que almacene o procese. A cada sistema informtico, deber asignrsele un responsable quien velar por su debida clasificacin y etiquetado. Artculo 75.- Para cada clasificacin, el encargado de seguridad deber proponer los procedimientos de manipulacin requeridos para cubrir las siguientes actividades de procesamiento de un documento electrnico:

I. II. III. IV.

Copiado; Almacenamiento; Transmisin por correo electrnico y sistemas de transmisin de datos digitales; y Destruccin.

CAPTULO QUINTO
DE LA SEGURIDAD FSICA Y DEL AMBIENTE Artculo 76.- Los equipos debern protegerse fsicamente de las amenazas de riesgos del ambiente externo, prdida o dao, incluyendo las instalaciones de apoyo tales como el suministro elctrico y la infraestructura de cables. En particular, la ubicacin del equipamiento de la institucin deber minimizar el acceso innecesario a las reas de trabajo y disminuir las posibilidades de amenazas de humo y fuego, humedad y agua, inestabilidad en el suministro elctrico, hurto y robo. Artculo 77.- Para los efectos del artculo anterior, cada sujeto obligado deber impartir y publicitar instrucciones relativas a los siguientes aspectos del ambiente externo: I. II. III. Consumo de alimentos, bebidas y tabaco en las cercanas de sistemas informticos; Condiciones climatolgicas y ambientales que pueden afectar sistemas informticos o entornos cercanos; y, Promocin de una prctica de escritorio limpio.

TTULO SEXTO
DEL CONSEJO ESTATAL DE ARCHIVOS

CAPTULO NICO
DE LA INTEGRACIN DEL CONSEJO ESTATAL DE ARCHIVOS. Artculo 78.- Se crea el Consejo Estatal de Archivos como el rgano colegiado que tiene por como las objeto establecer una poltica estatal de archivos pblicos y privados, as directrices estatales para la gestin de documentos y la proteccin de la memoria documental estatal. I. II. El Consejo Estatal de Archivos ser presidido por el Director General del Archivo del Estado; y El funcionamiento del Consejo Estatal de Archivos ser conforme a lo dispuesto en esta Ley y, en su caso, en su Reglamento.

Artculo 79.- Son atribuciones del Consejo Estatal de Archivos las siguientes: I. II. Establecer directrices y criterios para la aplicacin de esta Ley y su Reglamento para los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo del Estado; Establecer las directrices o tomar en cuenta criterios estatales para el funcionamiento de los archivos que integren el Sistema Estatal de Archivos destinadas a la gestin, conservacin y acceso a los documentos de archivo; Promover la interrelacin de los archivos pblicos y privados para el intercambio y la integracin sistmica de las actividades de archivo; Fomentar el desarrollo de archivos administrativos actualizados en los poderes Ejecutivo, Legislativo, Judicial y de los rganos constitucionales autnomos de los tres rdenes de gobierno; Fomentar la modernizacin y homogenizacin metodolgica de la funcin archivstica, propiciando la cooperacin e integracin de los archivos; Establecer criterios para la descripcin de documentos y fuentes de informacin relevantes para el conocimiento y difusin de la historia de Mxico, existentes en archivos y colecciones pblicas y privadas, nacionales; Promover la gestin, preservacin y el acceso a la informacin documental, con base en las mejores prcticas internacionales; Propiciar el uso y desarrollo de nuevas tecnologas de la informacin, la gestin de documentos en entorno electrnico y las medidas para su preservacin; Estimular la formacin profesional de recursos humanos en materia de archivos; Recomendar medidas para la investigacin en los archivos pblicos y privados; Estimular la sensibilizacin de la sociedad acerca de la importancia de los archivos activos como centros de informacin esencial, y de los histricos como parte fundamental de la memoria colectiva; Integrar a los representantes de archivos de instituciones o entidades que no se encuentren previstos en su conformacin y que por su participacin en el Sistema Estatal de Archivos deban incluirse; y Fomentar la organizacin y celebracin de foros, congresos, conferencias; elaboracin de estudios, capacitaciones e intercambios de experiencias en materia de archivos.

III. IV.

V. VI.

VII. VIII. IX. X. XI.

XII.

XIII.

Artculo 80.- El Consejo Estatal de Archivos estar integrado por: I. II. III. IV. El Director General del Archivo General del Estado, quien lo presidir; Un representante de los archivos del Poder Ejecutivo del Estado, designado por el Comit Tcnico de los Archivos del Ejecutivo del Estado; Un representante de los archivos del Poder Judicial del Estado, designado por la Judicatura Estatal; Un representante de los archivos del Poder Legislativo Estatal, designados por el Presidente del H. Congreso del Estado de Sonora;

V. VI. VII. VIII. IX. X.

Un representante de los archivos de la Comisin Estatal de Derechos Humanos; Un representante de la Comisin Estatal Electoral; Un representante de los archivos de los municipios, electo en la Reunin Estatal de Archivos; Un representante del Instituto de Transparencia Informativa; Un representante de la Universidad Autnoma de Sonora; y Un representante de las instituciones de docencia, investigacin, o preservacin de archivos designado por la Seccin Sonora d la Asociacin Nacional de Universidades e Instituciones de Educacin Superior (ANUIES).

Artculo 81.- El Consejo Estatal de Archivos sesionar en la sede del Archivo General del Estado de la siguiente forma: I. II. III. Los integrantes del Consejo Estatal de Archivos que se mencionan en el artculo anterior podrn nombrar un suplente; El Consejo Estatal de Archivos solo sesionar si se rene un quorum de la mitad ms uno de sus miembros; Las decisiones se tomarn por mayora de votos de los miembros presentes en la sesin, y el Director del Archivo General del Estado tendr voto de calidad en caso de empate; y El Consejo Estatal de Archivos contar con un Secretario Tcnico, nombrado por el Archivo General del Estado.

IV.

TTULO SPTIMO
DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO

CAPTULO PRIMERO
DE LA OPERACIN DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO Artculo 82.- El Archivo General del Estado es un organismo descentralizado, especializado, con personalidad jurdica y patrimonio propio, con autonoma presupuestaria, operativa, de decisin y de gestin, rector de la archivstica del Estado y entidad central de consulta del Poder Ejecutivo del Estado en la administracin de los archivos administrativos e histricos de la Administracin Pblica Estatal Tendr su domicilio legal en la ciudad de Hermosillo, Capital del Estado para el cabal cumplimiento de su objeto general, objetivos especficos y metas. Para cumplir con sus nuevas funciones contar con las Direcciones siguientes: Direccin de Archivos Histricos, Direccin de Archivos Contemporneos, Direccin Administrativa,

Direccin de Archivos Electrnicos, Direccin de Capacitacin Profesional, Direccin Jurdica y Direccin de Investigaciones Histricas Artculo 83.- El Archivo General del Estado contar con un Comit Acadmico Asesor que le asesorar con los conocimientos desarrollados en las instituciones acadmicas especializadas en las disciplinas vinculadas con sus funciones con el fin de alcanzar el mejor desarrollo de sus atribuciones. El Comit Acadmico Asesor estar integrado por acadmicos y expertos destacados, de acuerdo con lo que disponga el Reglamento. La Secretara Tcnica del Comit Acadmico Asesor estar a cargo del Archivo General del Estado. Artculo 84.- El Archivo General del Estado tendr las siguientes atribuciones: I. II. Presidir el Consejo Estatal de Archivos, y proponer la adopcin de directrices estatales en materia de archivos; Resguardar el patrimonio documental que custodiar las transferencias secundarias de los documentos con valor histrico generado por el Poder Ejecutivo del Estado y, en su caso, otros sujetos obligados distintos del Poder Ejecutivo del Estado, as como aquellos documentos en posesin de particulares que, en forma voluntaria y previa valoracin, incorpore a sus acervos; Declarar patrimonio documental del Estado a aquellos acervos o documentos que sean de inters pblico y se ajusten a la definicin prevista en esta Ley; Autorizar los permisos para la salida del pas u otros estados de los documentos declarados patrimonio documental del Estado y de aqullos documentos originales relacionados con la historia de Mxico y del Estado y de libros que por su naturaleza no sean fcilmente sustituibles; Reunir, organizar, preservar y difundir el acervo documental grfico, bibliogrfico y hemerogrfico que resguarda, con base en las mejores prcticas internacionales, adecuadas a la realidad nacional y estatal; Establecer los lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentacin de los sujetos obligados del Poder Ejecutivo del Estado; Emitir el dictamen de baja documental para los sujetos obligados del Poder Ejecutivo Estatal; Desarrollar investigaciones en materias histricas y archivsticas encaminadas a la organizacin, conservacin y difusin del patrimonio documental que resguarda y de los archivos de las dependencias y entidades; Gestionar la recuperacin e incorporacin a sus acervos de aquellos archivos que tengan valor histrico;

III. IV.

V.

VI. VII. VIII.

IX.

X. XI.

XII. XIII.

XIV. XV.

XVI.

XVII. XVIII. XIX. XX. XXI.

XXII. XXIII.

XXIV.

Dictar las disposiciones administrativas relacionadas con la conservacin y custodia de los documentos histricos del Poder Ejecutivo Estatal; Preparar, publicar y distribuir, en forma onerosa o gratuita, las obras y colecciones necesarias para apoyar el conocimiento de su acervo, as como promover la cultura archivstica, de consulta y aprovechamiento del patrimonio documental del Estado; Proporcionar los servicios complementarios que determine el Reglamento de esta Ley y otras disposiciones aplicables; Establecer polticas para reunir, organizar y difundir el acervo documental grfico, bibliogrfico y hemerogrfico necesario para apoyar el desarrollo archivstico y la investigacin histrica nacional, con base en las mejores prcticas internacionales adecuadas a la realidad nacional; Integrar un acervo bibliohemerogrfico especializado en materia de archivos y temas afines; Vigilar y, en caso de incumplimiento de esta Ley, hacer las recomendaciones a las dependencias y entidades para asegurar su cumplimiento y el de sus disposiciones reglamentarias, as como hacer del conocimiento del rgano Interno de Control o de las autoridades que correspondan, las afectaciones del patrimonio documental, a efecto de que se establezcan las responsabilidades correspondientes; Fomentar el desarrollo profesional de archivistas a travs de convenios de colaboracin o concentracin con autoridades o instituciones educativas pblicas o privadas; Participar y organizar foros y eventos nacionales e internacionales en la materia; Coadyuvar en los mecanismos para otorgar recursos materiales y econmicos a los archivos en peligro de destruccin o prdida; Promover el registro estatal de archivos histricos pblicos y privados, as como desarrollar actividades relacionadas con este; Realizar convenios con municipios e instituciones, en el marco del cumplimiento de sus objetivos; Cooperar con otros organismos encargados de la poltica del gobierno estatal en la educacin, la cultura, la ciencia, la tecnologa, la informacin y la informtica en materia de archivos; Dictar las disposiciones administrativas relacionadas con la conservacin y custodia de los documentos de archivo del Poder Ejecutivo del Estado; Elaborar en coordinacin con el Instituto de Transparencia Informativa del Estado, los lineamientos generales para la organizacin y conservacin de los archivos del Poder Ejecutivo del Estado; Desarrollar sistemas para la creacin, mantenimiento y preservacin de documentos electrnicos que asegure su autenticidad, integridad y disponibilidad a travs del tiempo;

XXV.

XXVI. XXVII.

XXVIII.

XXIX.

Expedir copias certificadas, transcripciones paleogrficas y dictmenes de autenticidad de los documentos existentes en sus acervos as como determinar las polticas y procedimientos para proporcionar los servicios de consulta y reprografa al pblico usuario, previo pago de los derechos correspondientes; Proponer la adopcin de Normas Oficiales Mexicanas en materia de archivos y coadyuvar en su elaboracin con las autoridades correspondientes; Proponer ante la autoridad competente el rescate de documentos histricos de propiedad pblica estatal que se encuentren indebidamente en posesin de particulares; Elaborar y enviar al titular del Poder Ejecutivo del Estado el presupuesto anual de egresos del Archivo General del Estado, para que lo incluya en el Presupuesto de Egresos del Estado; y Las dems que le confieran otras disposiciones jurdicas aplicables.

Artculo 85,- El Archivo General del Estado podr celebrar convenios de colaboracin o coordinacin, segn corresponda, con los sujetos obligados mencionados en el artculo 4 fraccin XXXIX de la presente Ley, con el propsito de desarrollar acciones que permitan la modernizacin de los servicios archivsticos, el rescate y administracin del patrimonio documental del Estado, en el marco de la normatividad aplicable. Asimismo, podr establecer vnculos con otros Archivos e Instituciones afines.

CAPITULO SEGUNDO
DEL DIRECTOR GENERAL Artculo 86.- El Director General del Archivo General del Estado ser nombrado por el Gobernador del Estado y deber cubrir los siguientes requisitos: I. II. Ser ciudadano mexicano; Tener grado acadmico de Doctor en algunas de las Ciencias Sociales y Humanidades o contar con experiencia mnima de cinco aos en la direccin de un archivo histrico o rea sustantiva del mismo; No haber sido condenado por la comisin del algn delito doloso; Tener cuando menos treinta y cinco aos de edad al da de la designacin; y No haber sido Secretario y/o Subsecretario de alguna dependencia Administrativa, Procurador General del Estado, Diputado Local, dirigente de un partido o miembro de una asociacin poltica, Gobernador del Estado, durante el ao previo al da de su nombramiento.

III. IV. V.

CAPTULO TERCERO
DEL REGISTRO ESTATAL DE ARCHIVOS HISTRICOS

Artculo 87.- El Registro Estatal de Archivos Histricos es un instrumento catastral del Archivo General del Estado para registrar y difundir el patrimonio de la memoria documental del Estado resguardado en los archivos histricos del Poder Ejecutivo del Estado, y de manera potestativa, de otros archivos pblicos y privados. El registro integrar los datos sobre los acervos y la infraestructura de los archivos, as como sobre los documentos declarados patrimonio documental del Estado. Los archivos privados que sean beneficiados con fondos estatales debern de registrarse en el Registro Estatal de Archivos Histricos y sujetarse a las recomendaciones emitidas por el Archivo General del Estado. El Reglamento de la Ley establecer la forma de organizacin y funcionamiento del Registro Estatal de Archivos Histricos. Artculo 88.- Los particulares que por cualquier circunstancia posean documentos de inters pblico o histrico que integren el patrimonio documental del Estado estn obligados a informar tal circunstancia al Archivo General del Estado quien deber hacer el registro correspondiente. Artculo 89.- Los archivos adscritos al Registro Estatal de Archivos Histricos debern incorporar y luego actualizar anualmente los datos sobre sus acervos, conforme p las disposiciones y requisitos que establezca el Archivo General del Estado. Los particulares propietarios de documentos o archivos declarados como patrimonio documental del Estado, inscritos en el Registro Estatal de Archivos Histricos, informarn sobre cualquier cambio que afecte los documentos o acervos, sea en su estado fsico o patrimonial. Artculo 90.- Los archivos privados que por solicitud de sus propietarios se inscriban en el Registro Estatal de Archivos Histricos, contarn con asistencia tcnica por parte del Archivo General del Estado y se estimular su organizacin, conservacin, difusin y consulta.

CAPTULO CUARTO
DE LA SECCIN DE ARCHIVOS GUBERNAMENTALES Artculo 91.- El Archivo General del Estado tendr a su cargo la seccin de archivos gubernamentales. Al trmino de cada mandato, el Gobernador del Estado deber efectuar las transferencias secundarias que conforme a su catlogo de disposicin documental procedan. Artculo 92.- El Archivo General del Estado emitir los lineamientos conforme a los cuales deber efectuarse la transferencia secundaria prevista en el artculo anterior.

TTULO OCTAVO
DE LAS INFRACCIONES Y SANCIONES

CAPTULO NICO
INFRACCIONES Y SANCIONES Artculo 93.- Sin perjuicio de las sanciones penales o civiles que correspondan, son causa de responsabilidad administrativa de los servidores pblicos, por incumplimiento de las obligaciones establecidas en esta Ley, de forma enunciativa ms no limitativa las siguientes: I. Hacer ilegible, extraer, destruir, ocultar, inutilizar, alterar, manchar, raspar, mutilar total o parcialmente y de manera indebida, cualquier documento que se resguarde en un archivo de trmite, de concentracin o histrico; Extraer documentos o archivos pblicos de su recinto para fines distintos al ejercicio de sus fundones y atribuciones; Trasladar fuera del territorio estatal archivos o documentos pblicos declarados patrimonio documental del Estado, sin la anuencia del Archivo General del Estado; Transferir a ttulo oneroso o gratuito la propiedad o posesin de archivos o documentos pblicos; Impedir u obstaculizar la consulta de documentos de los archivos histricos sin causa justificada; Poner en riesgo la integridad y correcta conservacin de documentos histricos; Actuar con negligencia en la adopcin de medidas de ndole tcnica, administrativa, ambiental o tecnolgica para la adecuada conservacin de los archivos; No dar cumplimiento a lo dispuesto por el artculo 19 de la presente Ley; Omitir entregar algn archivo o documento bajo su custodia al separarse de su empleo, cargo o comisin; y Las dems obligaciones establecidas en la presente Ley.

II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X.

Artculo 94,- Los servidores pblicos que contravengan esta Ley y sus disposiciones reglamentarias se harn acreedores a las medidas de apremio y sanciones establecidas en la Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado y Municipios de Sonora. Las responsabilidades administrativas que se generen por el incumplimiento de las obligaciones que se sealan en la presente ley, son independientes de aquellas de orden civil o penal que procedan.

As mismo ser excluyente de responsabilidad administrativa cuando un archivo se destruya o deteriore debido a casos fortuitos o de fuerza mayor se deslindar de la responsabilidad a los encargados de dicho archivo. Artculo 95.- Los usuarios de los archivos pblicos y privados y los particulares que posean archivos privados de inters pblico debern contribuir a la conservacin y buen estado de los documentos. Cualquier mal uso, perjuicio material o sustraccin de documentos realizada por los particulares a los que se refiere el prrafo anterior, ser sancionada de conformidad con la normatividad aplicable. Artculo 96.- Todo sujeto obligado tendr las siguientes obligaciones: custodiar y cuidar la documentacin que por razn de su empleo, cargo o comisin, tenga bajo su responsabilidad e impedir o evitar su mal uso, sustraccin, destruccin, ocultamiento o inutilizacin indebidos. Artculo 97.- Quien incurra en las infracciones a que se refiere el artculo 93, se le impondrn las siguientes sanciones: I. II. Multa de diez a cincuenta cuotas para los casos de las fracciones II, IV, V y VI, VII, VIII y IX; y Destitucin de los servidores pblicos para los casos que infrinjan las fracciones I y III.

Artculo 98.- Las sanciones previstas en el artculo anterior se aplicarn con base en el procedimiento de las sanciones establecidas en la Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos del Estado, sin perjuicio de la responsabilidad penal o civil en que pudieran incurrir. Artculo 99.- Incurrirn en infraccin a la presente ley los particulares que por cualquier motivo alteren, adapten o modifiquen los documentos de archivo, por lo que se harn acreedores a una multa que va desde los cinco hasta las trescientas cuotas, al momento de cometerse la falta, sin perjuicio de la responsabilidad penal o civil en que pudieran incurrir. Artculo 100.- La multa a que se refiere el artculo anterior, ser impuesta por los sujetos obligados, de acuerdo a su normatividad, ante los cuales se haya realizado la conducta. En la imposicin de la multa se considerar: I. II. La gravedad de la falta; y Las circunstancias de la ejecucin de la falta.

Artculo 101.- Previamente a la imposicin de la sancin, el sujeto obligado citar por escrito al infractor para que, dentro del trmino de tres das hbiles siguientes a la citacin,

manifieste lo que a su derecho convenga. Si ofreciere pruebas se le admitirn y se desahogarn dentro de los tres das hbiles siguientes, transcurridos los cuales, se dictar resolucin. En caso de que el infractor subsane las irregularidades en que hubiere incurrido, previo a que el sujeto obligado imponga la sancin, ste deber considerar tal situacin como atenuante de la infraccin cometida. Artculo 102.- Las multas impuestas a los infractores constituyen crditos fiscales conforme al Cdigo Fiscal del Estado de Sonora y su cobro se har efectivo a travs del procedimiento administrativo de ejecucin por la Secretara de Finanzas y Tesorera General del Estado de Sonora.

TRANSITORIOS
Artculo Primero.- La presente Ley entrar en vigor al da siguiente de su publicacin en el Boletn Oficial del Estado. Artculo Segundo.- Los sujetos obligados debern designar a los responsables de los archivos a que se refieren los artculos 27 y 29 de la Ley, as como elaborar los documentos de control y consulta archivsticos establecidos por el artculo 9 de la presente Ley, a ms tardar 24 meses despus de la entrada en vigor de la presente Ley. Artculo Tercero,- El Archivo General del Estado, en coordinacin con el Instituto de Transparencia Informativa, segn sea el caso, expedir los lineamientos a que se refieren los artculos 14 y 84 fraccin XXIII, de la presente Ley, en los 12 meses posteriores a la publicacin de la presente Ley. Artculo Cuarto.- Los documentos con datos personales sensibles que hayan sido transferidos a un archivo histrico o al Archivo General del Estado antes de la entrada en vigor de esta Ley, permanecern en dichos archivos y conservarn su carcter di confidencial hasta que cumplan el plazo que establece el artculo 54 de la presente Ley. Artculo Quinto.- El Archivo General del Estado autorizar la permanencia de los archivos histricos de las dependencias y entidades que hayan sido creados antes de la entrada en vigor de la presente Ley, para lo cual evaluar las condiciones fsicas, materiales y administrativas en que se encuentran los archivos, a fin de verificar li debida conservacin, organizacin y difusin de la documentacin, y determinar la conveniencia de la permanencia de los archivos o la transferencia de sus documentos con valor histrico al acervo del Archivo General del Estado.

Artculo Sexto.- El Archivo General del Estado expedir los lineamientos a que se refieren los artculos 84 fracciones VI y XVII y 92, a ms tardar 2 aos despus de la entrada en vigor de la presente Ley. Artculo Sptimo.- El Archivo General del Estado expedir los lineamientos para la estructura y funcionamiento del Comit Acadmico Asesor en los siguientes 180 das hbiles posteriores al inicio de la vigencia de la presente Ley. Artculo Octavo.- El Ejecutivo del Estado expedir el Reglamento de la Ley General de Archivos del Estado dentro del ao siguiente a su entrada en vigor, tomando en cuenta la opinin del Consejo Estatal de Archivos. Artculo Noveno.- El Archivo General del Estado publicar en su portal electrnico las disposiciones y requisitos para incorporar y actualizar los datos en el Registro Estatal de Archivos Histricos, a ms tardar dentro de los 180 das hbiles posteriores a la publicacin de la presente Ley. Artculo Dcimo.- Los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo del Estado debern establecer las autoridades a las que se refiere el artculo 48 de la presente Ley a ms tardar un ao despus de su entrada en vigor. Artculo Decimoprimero.- Los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo del Estado debern establecer los mecanismos para elegir y nombrar a los representantes del Consejo Estatal de Archivos a las que se refiere el artculo 78 de la presente Ley a ms tardar a seis meses de su entrada en vigor. Artculo Decimosegundo.- Se derogan todas aquellas disposiciones legales o reglamentarias que contravengan la presente Ley.