ASIGNACIN DE PERSONAS A TAREAS EN PROYECTOS INFORMTICOS: ASPECTOS HUMANOS.

Jose Onofre Montesa Andrs , Manuel Rodenes Adam;

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RESUMEN En los proyectos informticos, caracterizados por la poca visibilidad del trabajo realizado y su grado de cumplimiento, se ve con claridad la importancia central que tiene una correcta asignacin de tareas al personal. La asignacin de personas a tareas es un tema tratado en muchos libros de proyectos informticos enfocando aspectos parciales. En este papel nos centramos en las interrelaciones persona-tarea, personagrupo_de_tareas, grupo_de_trabajo-persona y gestin de las emociones en los equipos de trabajo. Como se ve, en este tipo de proyectos, la productividad de las personas implicadas, es de vital importancia, de aqu este enfoque. Como consecuencia de este estudio se propone una serie de cuestiones, procesos de decisin y aceptacin a las que deber atender el director de proyecto antes de dar por definitiva la asignacin de tareas. 1. EL CONTEXTO DE LOS PROYECTOS DE T.I. La dinmica de nuestra sociedad nos lleva a superar constantemente los retos que hace unos aos parecan inalcanzables, bien sea por que tecnolgicamente estamos ms avanzados y son abordables nuevos problemas o por que las empresas necesitan distanciarse de sus competidores con nuevos productos o formas distintas de hacer las cosas (innovacin). Esto nos lleva constantemente a flirtear con los limites de los razonable. Los proyectos de T.I. abordan cada vez mayores niveles de complejidad, dar ejemplos parece hasta superficial, de entornos textuales a Windows, de aplicaciones de texto a sistemas de realidad virtual, etc. En las empresas comenz ha hablarse de gestin de la calidad en un momento dado, hoy estos trminos parecen anticuados, no por haber pasado de moda, sino por que han sido superados y es impensable que empresas de cierta envergadura no dispongan de sistemas para asegurar su calidad. Ya en aquella poca se comentaba la necesidad de utilizar toda la materia gris de la empresa en su cometido, es decir implicar a los trabajadores. Hoy en da estn de moda las tcnicas para gestionar el conocimiento y la organizacin que aprende dando soporte al desarrollo de empresas innovadoras. Es decir, empresas que no simplemente son capaces de hacer siempre lo mismo y bien hecho, sino que hablamos de empresas que han de evolucionar constantemente y obtener productos de calidad.

Este entorno es el ideal, para que la empresa se organice por proyectos, de modo, que es fcil encontrar a los grandes gurus de la administracin fascinados con la gestin por proyectos [Peters, Tom; 1998]. Pero estos proyectos de innovacin tienen una complejidad que no es posible tratarla con las herramientas matemticas clsicas, tales como el PERT. Es necesario mucho ms. De los proyectos informticos, podemos decir, que en algunos estudios se han constatado diferencias de productividad de 1 a 25 [Sackman, H; 1968]. Autores relevantes nos dicen que es habitual una diferencia de productividad de 1 a 5 entre personal de una misma compaa y de 1 a 3 entre equipos de la misma empresa [DeMarco,.1987], al no hacerse las razones de estas diferencias en productividad explicitas, caba pensar que se trataba de niveles de conocimiento o atributos intrnsecos a los trabajadores los que generaban estas diferencias. Algunos autores abordaban los aspectos psicolgicos de los informticos, sin correlacionar estos con los estudios sobre la productividad [Weinberg, 71 y 88]. Hoy en da, dada la evolucin de la ciencia del comportamiento organizativo, podemos enfocar estas cuestiones de una forma estructurada. A continuacin se muestra el enfoque propuesto. 2. LA ASIGNACIN DE TAREAS A PERSONAS EN PROYECTOS DE T.I. En un modelo de gestin de proyectos ideal, una vez utilizadas tcnicas como el WBS, disponemos de un conjunto de tareas, que si se realizan de forma correcta, nos llevarn a alcanzar nuestro objetivo. En los proyectos de T.I., dadas las diferencias de productividad, hay que hacer algunas salvedades [Montesa, 1999]. El tema se puede enfocar desde las vertientes de persona, equipo y tarea, o desde las fases del proyecto: planificacin y control. Los enfoques clsicos se centraban en asignar las personas durante la planificacin y en base a sus conocimientos para realizar la tarea, pero se han desarrollados modelos que contemplan los comportamientos y hasta las emociones de los empleados y su forma de gestionarlas. Dado que lo que nuestro material de partida, adems de las tareas, son las personas de que disponemos, es interesante citar las habilidades que se distinguen en estos [Katz, 1974]:
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Habilidades tcnicas: conocimientos, su aplicacin y la experiencia. Habilidades humanas: capacidad de comprender y motivar a los dems, competencia interpersonal. Habilidades conceptuales: capacidad mental de anlisis y diagnostico en situaciones complejas

Como se ve este tipo de taxonoma no es nuevo, pero se ha refinado y nos permite hablar con mas propiedad, a la hora de asignar recursos humanos.

3. LA ASIGNACIN BASADA EN LOS CONOCIMIENTOS. Dada una tarea, evaluamos los conocimientos, capacidades y experiencias requeridas. Se evalan estas caractersticas en los candidatos disponibles y se asigna aquel que mejor las satisface. Se centran en aspectos cognitivos del individuo. 4. LA ASIGNACIN BASADA EN El CAPITAL RELACIONAL. El capital relacional se basa en la red de conocidos de una empresa o individuo, de modo que al asignar las tareas que necesitan de interaccin con el exterior del proyecto: Clientes, Usuarios y Personal de Staff, se aade una restriccin ms, debemos buscar a personas que ya estn relacionados aceptablemente con el entorno o en todo caso buscar a personas que se adapten fcilmente al entorno y no sean rechazados 5. LA ASIGNACIN BASADA EN LA CONDUCTA. Se trata de evaluar los aspectos conativos de los individuos frente a la tarea a realizar. Es decir La motivacin y voluntad de la persona, el compromiso que asumir, y la seguridad que tiene en si para respecto a la tarea [OConnell 94] cuando clasifica la relacin entre personas y tareas como:
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puede realizar la tarea y quiere realizarla, puede realizar la tarea y la aceptar, puede realizar la tarea pero no quiere, puede ser formado para realizar la tarea, y no puede realizar la tarea.

6. LA ASIGNACIN BASADA EN EL CONJUNTO DE TAREAS ASIGNADAS. Los estudios sobre el factor humano en la empresa, aconseja crear puestos de trabajo que sean variados. Esto tambin es valido para los proyectos, con la diferencia que esta combinacin ser especifica en cada proyecto. La ampliacin de las tareas, el enriquecimiento del trabajo y la participacin directa en el trabajo repercute en la motivacin y fidelidad del empleado. Los trabajos que estudian estos aspectos [Rodrguez, 94] identifican los siguientes atributos motivadores del trabajo: Variedad, Identidad, Trascendencia, Autonoma y Feedback. 7. LA ASIGNACIN BASADA EN LA CANTIDAD DE PERSONAS POR TAREA. La duracin de una tarea no siempre se reduce al asignan ms personas a sta. Esto depende del tipo de tarea, que desde este punto de vista, se han clasificado en cuatro grupos [Brooks, 75]:

Tareas descomponibles de forma perfecta: Hombres y meses son intercambiables, no necesitan comunicarse entre ellos. Tareas indescomponibles: Cuando la tarea aun cuando se asigne a varios trabajadores no se obtendra una duracin menor. Tareas que requieren comunicacin: La tarea puede ser seccionada pero requiere que las personas que realicen cada subtarea se comuniquen para intercambiar informacin y productos. Tareas complejas: La tarea puede descomponerse, pero las interacciones son complejas y todo el esfuerzo aadido se utiliza en la comunicacin.

El hecho de que los implicados en una tarea dispongan de un sistema de comunicacin eficiente, reducir el esfuerzo a realizara para completar un trabajo. 8. LA ASIGNACIN BASADA EN LA INTELIGENCIA EMOCIONAL INDIVIDUAL. Por inteligencia emocional, entendemos [Weisinger, 98] "el uso inteligente de las emociones: de forma intencional". En muchos casos nos encontramos con tareas que pueden resultar frustrantes, por lo que ser una gran ayuda el disponer de personas capaces de perseverar en la tarea. Desde este punto de vista cabe mencionar:
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Autoconciencia desarrollada: Capacidad de observarse mientras se acta, influir en propias acciones para que resulten beneficiosas. Control de la emociones (en lugar de suprimirlas): Capacidad de comprender las emociones Afrontar productivamente las situaciones difciles detectadas. Automotivacin, necesaria para iniciar, perseverar y finalizar las tareas, afrontando los problemas que surjan en el proceso.

Hay tareas que requerirn de una mayor nivel de inteligencia emocional que otras, pero en principio tareas como las de los proyectos informticos son candidatas a demandar un alto nivel. 9. LA ASIGNACIN BASADA EN LA INTELIGENCIA EMOCIONAL EN EL EQUIPO DE TRABAJO. En este punto ya hablamos de la capacidad de relacionarnos con los dems. Sin llegar a utilizar este termino ya se haba puesto de relieve estos aspectos en la literatura de gestin de proyectos informticos [Whitten, 90]. La estructura que nos brinda la inteligencia emocional, nos clasificara las siguientes caractersticas:
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Disponibilidad de una capacidad de comunicacin eficaz (es la base de nuestro sistema de trabajo, es difcil encontrar tareas en las que no se precise de informacin externa o en la que se tenga que comunicar los resultados a otros),

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Experiencia interpersonal desarrollada (contactar con la gente para intercambiar informacin de forma adecuada y significativa) Ayudar a los dems a ayudarse a s mismos (ayudar a los dems a gestionar sus emociones, a comunicarse con eficiencia, a solucionar sus problemas, a resolver sus conflictos y a sentirse motivados)

10. UNA VISIN INTEGRADA DE LA ASIGNACIN DE TAREAS. Al identificar las tareas de un proyecto, debemos disponer de una lista de verificacin, en donde se muestren todos los aspectos mencionados, y no slo los conocimientos requeridos. De modo que tengamos que reflexionar sobre la dificultad intrnseca de la tarea, vislumbrando la necesidad del que la realice en estar motivado y que sea capaz de mantener esta motivacin (voluntad) cuando surjan problemas. la complejidad de la tarea a nivel interno, de modo que si asignamos varias personas, los perfiles de cada uno de ellos, as como su inteligencia emocional, nos muestren que tipo de tarea ser (punto 7) e incluso tratar de incluir en el grupo de personas con el rol de facilitadotes, que si bien no sern muy productivos a nivel tcnico, nos reducirn el coste global de la tarea, por facilitar la comunicacin. Hay que tener en cuenta el grupo de tareas que se asigna a cada persona, una adecuada combinacin resultar ms atractiva y por tanto motivadora. En cuanto a las tareas hay que ver como se interrelacionan con otras de modo que las personas que trabajen en tareas muy interrelacionadas dispongan de un buen nivel de inteligencia emocional. La relacin con el cliente es especialmente importante en este mundo de calidad y servicio, de modo que aquellas tareas que necesiten de comunicacin con los clientes o futuros usuarios, debern disponer de personas emocionalmente maduras, y que sean capaces de manejar sus emociones en las situaciones de conflicto que habitualmente se dan. CONCLUSIONES La asignacin de personas a tareas es una tarea mucho ms complicada de lo que inicialmente parece. La ciencia del comportamiento organizativo nos va dando estructuras mentales para aclarar las necesidades y poder centrar esos sentimientos que suelen decirnos que: "alguien esta capacitado, pero no pienso que tendr problemas", o como dicen los americanos "mi estomago no esta tranquilo". REFERENCIAS

Brooks, F.P., The Mythical man-month essays on software engineering. Addison-Wesley. Reading. Mass. 1975. DeMarco, T., Lister, T. R., Peopleware: productive projects and teams. Dorset House,1987 Katz, R. "Skills of an effective administrator", Harvard Business Review, (septiembre, octubre) 1974, citado en [Robbins, 96]. Montesa Andres, J.O., "La asignacin de personas a tareas en proyectos informticos", XV Congreso Nacional de Ingeniera de Proyectos, 1999. OConnell, F. How to Run Successful Projects, Prentice Hall international, 1994. Peters, Tom; The Circle of innovation, knopf,1997. Robbins, S. Comportamiento Organizacional, Teora y Prctica. Prentice Hall, 1996. Rodrguez Porras, J.M., El factor Humano en la Empresa, Ediciones Deusto, 1994. Sackman, H.; et all, "Exploratory Experimental Studies Comparing Online and Offline Programming Performance", Communications of the ACM, 11, 1(Enero 1968). Weinberg, G.M., The Psychology of computer programming, Van Nostrand Reinhold, 1971. Weinberg, G.M., Unserstanding the professional programmer, Dorset House, 1988. Weisinger, H., La inteligencia Emocional en el Trabajo, Javier Vergara Editor, 1998. Whitten, N., Managing Software Development Projects, John Wiley & Sons, 1990.

CORRESPONDENCIA
Jose Onofre Montesa Andrs p, Manuel Rodenes Adam; Departamento de Organizacin de Empresas Universidad Politcnica de Valencia. 46022 Valencia Correo-e: jomontesa@upvnet.upv.es; mrodenes@omp.upv.es