Sistemas de Informacion Administrativo

Sistemas de Informacin Administrativo
Curso Ciclo Tutores
: : :
Procesos de Gestin Administrativa IV Alejandro Palma Riojas Ingeniera de Sistemas
Carrera Profesional :
Alumnos
: :
Augusto Cesar Llerena Espinoza Juan Carlos Curillo Rodrguez
2013
Universidad Privada TELESUP
NDICE
Pg. 1. 2. INTRODUCCIN DEFINICIN DEL SISTEMA DE INFORMACIN ADMINISTRATIVO CARACTERSTICAS DE UN SISTEMA INFORMACIN ADMINISTRATIVO DE 05 06
3.
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4.
COMPONENTES DEL SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVA IMPACTO DEL SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVA EN EL ESTUDIO DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS IMPORTANCIA DE UN SISTEMA INFORMACIN ADMINISTRATIVO DE
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5.
11
6.
12
7.
PLANEACIN DEL SISTEMA DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA OBJETIVOS DE LA PLANEACIN DEL S.I.A TCNICAS DE INSTRUMENTOS DE DESARROLLO DE SISTEMAS DISEO CONCEPTUAL DE UN S.I.A. FORMAS E INFORMES CONCEPTUAL DE UN S.I.A. DEL DISEO
13
8. 9.
18 19
10. 11.
20 23
12. 13. 14. 15.
POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS ANLISIS DE FORMAS DISEO DE FORMAS ESTRUCTURACIN DE UN SISTEMA DE INFORMES PARA EL SISTEMA DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA HACIA LA TEORIA GENERAL DE SISTEMAS TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN SISTEMAS TRANSACCIONALES SISTEMAS DE APOYO A LAS DECISIONES SISTEMAS ESTRATGICOS CONCLUSION WEB GRAFA
25 26 27 29
16. 17. 18. 19. 20. 21. 22.
32 45 46 47 48 52 53
Dedicatoria
Dedicamos este trabajo a nuestros familiares ms cercanos por su apoyo incondicional y su comprensin, por ser ellos esa motivacin que nos impulsan a ser mejores cada da, gracias por entendernos dedicamos en a aquellos nuestros
momentos
que
estudios y dejamos de estar con ellos.
Agradecimiento
Agradecemos a Dios en primer lugar por darnos la vida, por permitirnos ser mejor cada da; a la universidad por darnos la
oportunidad de superarnos en el aspecto profesional y como persona, y un
agradecimiento especial a nuestras familias por cuanto nos brinda en el da a da.
1.
INTRODUCCION
La Alta Direccin empresarial durante muchos aos, han reconocido que la informacin contable tradicional utilizada para el clculo de utilidades ha tenido un valor limitado para el control. Sin embargo existen muchas empresas donde estos son los nicos datos que se recopilan peridicamente. No obstante, la gran mayora de las empresas estn conscientes de que para obtener mejores resultados se necesita adaptarse constantemente a las nuevas condiciones del entorno, un entorno que ha dejado de ser estable para convertirse en turbulento. Los administradores y otras personas que toman decisiones deben tener informacin til sobre los resultados del desempeo para as planear, apoyar y tomar medidas adecuadas. Aqu radica la importancia que los sistemas de informacin tienen para los administradores. El termino sistemas de informacin administrativa (S.I.A) se refiere al desarrollo y al uso de sistemas de informacin eficaces dentro de la organizacin, lo cual no se aplica solo a los niveles gerenciales, sino a todos los estratos y personas que componen su estructura. El S.I.A se refiere a la suma de todos los sistemas de informacin de la empresa. Un sistema es un conjunto de partes interdependientes que actan en forma conjunta para llevar a cabo una funcin determinada, que forma un todo unitario y que tiene un objetivo especfico. En este artculo se presenta en forma simple y concisa: la
historializacin, conceptualizacin, y dems aspectos inherentes a los fundamentos del SI.
2.
DEFINICIN DEL SISTEMA DE INFORMACIN ADMINISTRATIVO

Los administradores y otras personas que toman decisiones deben tener informacin til sobre los resultados del desempeo para as planear, apoyar y tomar medidas adecuadas. Aqu radica la importancia que los sistemas de informacin tienen para los administradores. La informacin tambin es la base de la funcin de control administrativo. Cualquier sistema de control de la comunicacin debe brindar informacin exacta, en el momento oportuno y para las personas adecuadas, si el objetivo de estas es la ejecucin eficaz de la tarea. El termino sistemas de informacin administrativa (S.I.A) se refiere al desarrollo y al uso de sistemas de informacin eficaces dentro de la organizacin, lo cual no se aplica solo a los niveles gerenciales, sino a todos los estratos y personas que componen su estructura. El S.I.A se refiere a la suma de todos los sistemas de informacin de la empresa. Un sistema es un conjunto de partes interdependientes que actan en forma conjunta para llevar a cabo una funcin determinada, que forma un todo unitario y que tiene un objetivo especfico.

Antes de lograr definir que es un S.I.A debemos conocer las siguientes definiciones: Los datos: son los hechos primarios, bsicos, como las figuras y otros smbolos usados para representar a personas, hechos, conceptos, etc. Un dato es un elemento cualquiera, identificado en su forma bruta, que por s solo no conduce a comprender un hecho o situacin determinados. Informacin: es el conjunto de datos ordenados y analizados, lo cual confiere significado y utilidad para tomar decisiones y resolver problemas. Sistema de informacin: recopila, organiza y distribuye datos, de modo que estos adquieren significado como informacin. A continuacin se dan algunas definiciones sobre lo que es un sistema de informacin administrativa. Segn Murdick (1998), un S.I.A es: "El sistema que examina y recupera los datos provenientes del ambiente que captura los datos a partir de las transacciones y operaciones efectuadas dentro de la empresa que filtra, organiza y selecciona los datos y los presenta en forma de informacin a los gerentes, proporcionndoles los medios para generar la informacin" Para Bocehino (1987), un S.I.A es: "Los canales de flujo de transformacin que retroalimentan datos de operaciones para anlisis, decisiones administrativas y aplicaciones, para poder ejercer control, con el fin de que la organizacin alcance sus objetivos"

Para nosotros, sin embargo, un S.I.A es la combinacin de equipos de comunicacin y otros dispositivos diseados para manejar datos. Un sistema de informacin administrativa totalmente automatizado recibe, procesa y almacena los datos; transfiere la informacin conforma la necesita; produce informes y copias segn sea el requerimiento. De acuerdo con las anteriores definiciones, El S.I.A es el proceso de transformar los datos en informacin de calidad, que permite a los administradores tomar decisiones, resolver problemas y cumplir con sus funciones/operaciones en forma eficiente y eficaz.
3.
CARACTERSTICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN ADMINISTRATIVO

Un sistema de informacin administrativo se caracteriza por lo siguiente: Comprensibilidad: Debe ser elaborado en forma correcta y contener trminos y smbolos adecuados para que el receptor lo interprete debidamente. Confiabilidad: es necesario quesea preciso, congruente con el hecho, real y comprobable desde la fuente y todo el proceso de transmisin. Relevancia: debe ser esencial para el rea de responsabilidad de actuacin del administrador. Integridad: Tiene que contener los hechos que el administrador necesita para tomar decisiones y resolver problemas. Concisin: debe omitir materias ajenas al asunto, resumir la informacin clave y dejar a un lado los detalles y los datos que no tienen relacin con el sistema de informacin administrativa.

Oportunidad: Tiene que estar disponible en el momento en quesea necesaria para la actuacin del administrador, pues anticipada podra ser olvidada o mal usada, y retrasada no tiene valor. Calidad: es el grado de precisin con el cual la informacin retrata la realidad, a un costo razonable, para su procesamiento y distribucin.
4.
COMPONENTES DEL SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVA
Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de informacin. Entrada de Informacin: proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere para procesar la informacin, por medio de estaciones de trabajo, teclado, diskettes, cintas magnticas, cdigo de barras, etc. Las entradas pueden ser manuales o automticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automticas son datos o informacin que provienen o son tomados de otros sistemas o mdulos. Esto ltimo se denomina interfaces automticas.

Almacenamiento de informacin: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades ms importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la seccin o proceso anterior. Esta informacin suele ser almacenada en estructuras de informacin denominadas archivos. La unidad tpica de almacenamiento son los discos magnticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM). Procesamiento de Informacin: Es la capacidad del Sistema de Informacin para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos clculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que estn almacenados. Esta caracterstica de los sistemas permite la
transformacin de datos fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un ao base. Salida de Informacin: La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Informacin puede constituir la entrada a salida. Adems de estos componentes bsicos, debemos de considerar los siguientes elementos:
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a) Modelos: combinacin de referencias lgicas, procedimientos y matemticas que manipulan las entradas y almacenan los datos en diversos medios, para producir los resultados. b) Tecnologa: Consiste en reunir datos, orientar modelo, almacenar y acceder a los datos y la produccin y trasmisin de salidas. c) Datos Bsicos (Archivo): Conjunto de textos, nmeros o imgenes que pueden no estar computarizadas, pero que son utilizados por diversos usuarios en diferentes condiciones. Durante los prximos aos, los Sistemas de Informacin cumplirn objetivos bsicos dentro de las organizaciones: Automatizacin de procesos operativos. Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de tomar decisiones.
5.
IMPACTO
DEL
SISTEMA
DE
INFORMACION
ADMINISTRATIVA EN EL ESTUDIO DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

Para llevar a cabo un estudio de sistemas y procedimiento es necesario efectuar las siguientes etapas o pasos: I. II. III. IV. V. VI. Preparacin del estudio. Registro de datos. Anlisis de los hechos. Desarrollo de la mejor solucin. Implantacin del nuevo procedimiento. Mantenimiento de los procedimientos.
El sistema de informacin Administrativa (S.I.A), ha sido de suma importancia para el estudio de sistemas y procedimientos, ya que luego Sistemas de Informacin Administrativo 11

de hacer la preparacin del estudio y saber que se realiza el registro de datos y aqu es donde el S.I.A hace su entrada, ya que permite transformar los datos en informacin de calidad y al mismo tiempo nos permite tomar decisiones acertadas en cuanto se refiere al desarrollo de la mejor solucin encontrada y la implantacin de un nuevo procedimiento con la finalidad de resolver los problemas existentes y cumplir al mismo tiempo con sus funciones de una forma precisa, clara y acertada. Para luego de todo esto realizar el mantenimiento de los procedimientos, lo cual nos permite al mismo modo llevar un control de las actividades realizadas.
6.
IMPORTANCIA DE UN SISTEMA DE INFORMACIN ADMINISTRATIVO

Los Sistemas de Informacin Administrativa se han convertido en el reto estratgico ms importante de la industria de ordenadores en la actualidad. Semejante explosin de inters ha venido dada por los siguientes factores tecnolgicos y econmicos. La presin para operar a escala mundial y para competir con corporaciones globales integradas, en el contexto de una economa recesiva, obliga al ejecutivo a tener que tomar, rpidamente, decisiones importantes. El directivo debe tomar decisiones rpidas y consistentes con resultados rentables. Por tanto, el directivo se ve sometido en el momento a la fuerte presin de tener que contar con una informacin fiable y disponible inmediatamente que facilite las decisiones adecuadas en el momento adecuado. Los avances en la tecnologa de los sistemas de inteligencia artificial estn siendo evaluados en la actualidad como instrumento potencial
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para el desarrollo del tipo de Sistema de Informacin Administrativa que las grandes empresas contemplan para el presente y los prximos aos. Los sistemas de inteligencia artificial proveen una capacidad
automatizada para racionalizar un gran nmero de imponderables complejos, que es perfectamente aplicable a una lgica basada en un rbol de decisin. Los sistemas informativos, as como las partes que lo componen, es primordial para proveer los elementos necesarios para la toma de decisiones. Los sistemas de informacin cumplen con aspectos importantes y determinantes en los diferentes conceptos de sistema y se puede definir como una organizacin compleja que relaciona todo el conjunto de mtodos, de datos, de medios e instrumentos necesarios para satisfacer las necesidades de la direccin de un objeto determinado. La informacin es el resultado del procesamiento y anlisis de los datos, constituyendo as el resultado de los sistemas informativos, los cuales toma como punto de partida conjuntos de datos relacionados entre s.
7.
PLANEACIN DEL SISTEMA DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA

La administracin empieza con la planeacin del sistema de la empresa. Y el desempeo eficiente de las actividades de la empresa depende de ella. Planear es decidir de antemano lo que debe hacerse, cmo ha de hacerse, cundo se har y quin lo har. La planeacin tiende un puente entre el punto de donde nos encontramos y dnde queremos estar en el futuro.
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Todos los que trabajan efectan alguna clase de planeacin, pero la planeacin gerencial es bien definida. Los gerentes planean la distribucin de todos los recursos y el trabajo de las organizaciones; los no gerentes no planean la distribucin de los recursos humanos, sino tan solo sus propias actividades.
La administracin empieza con la planeacin del sistema de la empresa. Y el desempeo eficiente de las actividades de la empresa depende de ella. Planear es decidir de antemano lo que debe hacerse, cmo ha de hacerse, cundo se har y quin lo har. La planeacin tiende un puente entre el punto de donde nos encontramos y dnde queremos estar en el futuro. Todos los que trabajan efectan alguna clase de planeacin, pero la planeacin gerencial es bien definida. Los gerentes planean la distribucin de todos los recursos y el trabajo de las organizaciones; los no gerentes no planean la distribucin de los recursos humanos, sino tan solo sus propias actividades. Sistemas de Informacin Administrativo 14

El plan de S.I.A ha de formar parte del Plan Estratgico Administrativo. Existen 2 enfoques para incorporar el SIA en el plan: el Pasivo y Proactivo: a) Enfoque Pasivo: El plan administrativo se elabora primero y despus el sistema que satisface las necesidades resultantes. b) Enfoque Proactivo: Se busca un buen sistema para lograr una ventaja competitiva ms amplia, una planeacin y mercadotecnia ms eficaces del producto y una mejor utilizacin de los recursos humanos y financieros. Desde este punto de vista, la estrategia del SIA se elabora y se integra con la estrategia global de la empresa. Pasos en la elaboracin del Plan Estratgico del S.I.A. a) Examinar el plan anterior a Largo Plazo y determinar la naturaleza del que Ser elaborado. b) Estudiar el sistema de la empresa y los cambios tecnolgicos que se prevn en los futuros SIA. c) Estudiar la posicin estratgica de la compaa. d) Determinar el entorno en que el SIA cumplir su cometido. e) Definir las restricciones y especificar las polticas que se seguirn en la instalacin del SIA. f) Establecer los objetivos estratgicos del SIA. el actual SIA e identificar provisionalmente los
g) Delinear
subsistemas que necesitan revisin con mayor urgencia. h) Descubrir nuevas aplicaciones e innovaciones que puedan aportar grandes beneficios. i) j) Desarrollar nuevos conceptos alternos al SIA. Establecer los criterios y pesos para evaluar otros conceptos.
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k) Estimar el plazo de las metas que debe alcanzarse (prioridades) y los recursos que se requieren. l) Necesidad de la Planeacin de Sistema
El Sistema de Informacin Administrativa global consta de todas las actividades, equipo, personal e instalaciones que intervienen en generar informacin para dirigir los subsistemas y la compaa en su conjunto. Hay algunas compaas que desarrollan segmentos inconexos de procesamiento de datos mediante proyectos de recuperacin rpida de la inversin. Entre los ejemplos de estos ltimos se cuentan: la automatizacin de nmina y de las funciones administrativas, el pronstico de ventas, el control de inventarios y la introduccin incontrolada de computadoras personales. Este mtodo revela la necesidad de una planeacin general. Esta forma fragmentada de realizar el sistema tiene algunas desventajas como son: La creacin de barreras de la comunicacin entre sistemas, ya que debido a la naturaleza inconexa de los subsistemas, con frecuencia los departamentos y divisiones cuentan con sistemas individualistas que prescinden de la forma en que interactan con los sistemas en otras partes de la organizacin. El hecho de no relacionar los subsistemas es la manera de estructurar la informacin referente al personal. Algunos departamentos conservan a veces archivos de empleados que tienen puntos comunes con otros archivos similares, pero sin facilitar la interconexin entre ellos. El costo del tiempo, los recursos y el dinero. Cuanto ms tiempo se posponga un plan maestro, ms caras resultarn las revisiones que se necesitarn para unificar y estandarizar el modo de aplicar el mtodo al diseo de sistemas integrados. Sistemas de Informacin Administrativo 16

Este enfoque fragmentario se ha dado porque los gerentes no se han dado cuenta, en las primeras etapas de desarrollo de sistemas, del alcance que tienen los sistemas computacionales y de su informacin. Ni tampoco han comprendido la inversin que esto representa, ni el efecto que tiene sobre las operaciones de la empresa. En los ltimos aos las empresas han advertido la necesidad de lograr una integracin realizando un plan maestro que coordine a corto y largo plazo el Sistema de Informacin Administrativa. Es por lo tanto evidente que para lograr esta integracin es necesario definir las polticas de la empresa sobre la informacin y preparar planes estratgicos y a corto plazo. Existen algunas razones fundamentales para planear los Sistemas de Informacin: Integrar los objetivos de los sistemas de informacin en los planes estratgicos a corto plazo. Concentrarse en los objetivos del SIA. Planear la asignacin de recursos destinados a la introduccin del sistema de informacin administrativa. Garantizar un desarrollo eficiente y sistemtico de los sistemas de informacin. Sentar las bases para controlar los proyectos del SIA. Equilibrar los costos y beneficios del SIA. Aumentar la participacin de los usuarios en el diseo de los sistemas, con los cuales se evita una resistencia al cambio. Los objetivos de los sistemas de informacin han de ser incorporados a los planes de la compaa para asegurarse de que los sistemas no sean descuidados ante la presin de las operaciones. Ms aun, al incluir los planes del sistema de informacin administrativa en los estratgicos y a 17

corto plazo, la gerencia har de definir los objetivos de los sistemas futuros de informacin. Al planear la instalacin del SIA, la gerencia debe asignar de antemano los recursos. Y con ello se asegura mejor que ser introducido conforme vaya necesitndose. El costo de disear e instalar un sistema de informacin puede ser muy costoso. Por consiguiente, son indispensables su planeacin y control. La planeacin de los objetivos tcnicos y los presupuestos que sirven de criterios de control. Los beneficios siempre han de ser mayores que los costos, sin importar si se invierte mucho o poco en la instalacin del sistema.
8.
OBJETIVOS DE LA PLANEACIN DEL S.I.A

La planeacin exige buscar y seleccionar, entre diversas alternativas, los cursos de acciones necesarios para alcanzar un objetivo. La planeacin puede ser til y debe comenzar slo cuando los objetivos hayan sido escogidos correctamente. No puede efectuarse el plan maestro a menos que los objetivos globales estn bien detallados y se conozcan bien. La funcin de planeacin de sistemas ha de abarcar el examen de los subsistemas propuestos en funcin de los criterios de planeacin cuyo fin es reducir al mnimo el nmero de sistemas, ampliar su alcance y colocarlos en el orden debido de desarrollo. Algunos de los objetivos de la planeacin de sistemas son: Lograr un buen desarrollo en los principales elementos de los sistemas de gran aplicacin en las lneas organizacionales. Ayudar a asegurar una base uniforme para determinar el orden del desarrollo en trminos del potencial de ganancia, precedencia natural y probabilidad de xito.
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Minimizar el costo de integrar entre s sistemas semejantes. Reducir el nmero total de sistemas pequeos y aislados que es preciso instalar, operar y darles mantenimiento. Asegurar la adaptabilidad de los sistemas al cambio de la empresa y su crecimiento. Poner las bases para el desarrollo coordinado de sistemas de informacin congruentes, generales, nter organizacionales y que abarquen toda la empresa. Dar pautas y direccin para estudios y proyectos constantes del desarrollo de sistemas. Los objetivos centrales de la planeacin del sistema de informacin administrativa son: Que el S.I.A forme parte del plan estratgico de la compaa. Que la asignacin de recursos del sistema figure en el plan estratgico.
9.
TCNICAS DE INSTRUMENTOS DE DESARROLLO DE SISTEMAS

La administracin empieza con la planeacin del sistema de la empresa. Y el desempeo eficiente de las actividades de la empresa depende de ella. Planear es decidir de antemano lo que debe hacerse, cmo ha de hacerse, cundo se har y quin lo har. La planeacin tiende un puente entre el punto de donde nos encontramos y dnde queremos estar en el futuro. Todos los que trabajan efectan alguna clase de planeacin, pero la planeacin gerencial es bien definida. Los gerentes planean la distribucin de todos los recursos y el trabajo de las organizaciones; los no gerentes no planean la distribucin de los recursos humanos, sino tan solo sus propias actividades. 19

El plan de SIA ha de formar parte del Plan Estratgico Administrativo. Existen 2 enfoques para incorporar el SIA en el plan: el Pasivo y Proactivo: Enfoque Pasivo: El plan administrativo se elabora primero y despus el sistema que satisface las necesidades resultantes. Enfoque Proactivo: Se busca un buen sistema para lograr una ventaja competitiva ms amplia, una planeacin y mercadotecnia ms eficaces del producto y una mejor utilizacin de los recursos humanos y financieros. Desde este punto de vista, la estrategia del SIA se elabora y se integra con la estrategia global de la empresa.
10.
DISEO CONCEPTUAL DE UN S.I.A.

El diseo conceptual de un sistema de informacin administrativa es el resultado de un proceso. Es un esbozo del sistema descrito por una relacin verbal, un diagrama de flujo, por esquemas y listas. Es un marco de referencia dentro del cual se desarrollara el Diseo detallado. Por tanto nos permite examinar varios diseos posibles antes de escoger uno para precisarlo. El diseo conceptual es un proceso extremadamente creativo, la presentacin de todas las consideraciones es compleja y larga, consta de cuatro fases:
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Desarrollo de las especificaciones del desempeo. Las especificaciones son una minuciosa descripcin de lo que los usuarios quieren de un sistema. No les interesa cmo se satisfacen sus deseos, sino ms bien lo que obtienen. Anlisis de los sistemas. Se trata de una operacin tendiente o reunir hechos y a analizar la organizacin actual, su proceso de decisin, el sistema de informacin administrativa en uso y las deficiencias del que est emplendose actualmente. Anlisis de factibilidad. Esta parte de la actividad del diseo conceptual se ocupa del desarrollo de otros conceptos factibles para el nuevo sistema de informacin administrativa. Seleccin del diseo conceptual. El informe que incluye el diseo conceptual se convierte despus en la base de la ampliacin detallada del diseo. Adems proporciona a los gerentes un resumen del diseo definitivo y detallado del sistema para someterlo a revisin y aprobacin. Para el diseo conceptual se requiere ante todo, efectuar un estudio del sistema total del negocio u organizacin, investigar las necesidades y restricciones, fijar los objetivos del SIA, y finalmente disear en forma aproximada los principales componentes del SIA. El costo, el desempeo, y los programas de proyecto limitan el diseo definitivo. Algunos ejemplos de SIA que se estn manejando en el rea administrativa: 21

Software de Gestin SAP El software SAP ofrecen una gama de soluciones para los diversos problemas empresariales que pueda tener una organizacin, mas sin embargo enfocados en la informacin administrativa se tienen para: La Gestin de Informacin Empresarial, Integracin y calidad de los datos: SAP BusinessObjects Data Services, SAP BusinessObjects Data Integrator, SAP BusinessObjects Data Insight, SAP BusinessObjects Event Insight. Este conjunto de software ofrece a sus clientes poder Descubrir continuamente el impacto empresarial de los eventos en fuentes de datos relevantes mediante la correlacin de datos de eventos en tiempo real con informacin histrica, de modo que pueda aprovechar las oportunidades y ejecutar la accin correctiva precisa en cada momento. PymePlus Evolucin Es un software que permite visualizar los atributos de los clientes, proveedores, artculos, agentes y documentos permitiendo manejar la informacin para tomar las mejores decisiones para la empresa; debido a que el programa est diseado para presentar informes, razones financieras, tablas dinmicas, indicadores, logrando automatizar el sistema de trabajo mediante el envo de la informacin obtenida por email. Inventario Activo Fijo 3000 Con Inventario activo fijo 3000 se pueden controlar los activos fijos de una empresa y saber en todo momento dnde se encuentran, organizndose as mediante bases de datos fciles de manejar. Su sencilla interfaz permite crear fcilmente listas con nuestros proveedores y artculos. Microsoft Excel Es un programa del paquete de Microsoft Office, para utilizarse en Windows o Macintosh. Permite al usuario realizar hojas de clculo con herramientas como grficos y funciones de clculo que son de muy poca Sistemas de Informacin Administrativo 22

complejidad para el usuario, consiguiendo que en poco tiempo otorgue cifras o grficos de acuerdo a las informacin administrativa que se requiera y as la gerencia tener un soporte para las toma de decisiones.
11.
FORMAS E INFORMES DEL DISEO CONCEPTUAL DE UN S.I.A

Toda forma es un informe y la mayor parte de los informes son formas. Ms an, unos y otros sirven como entradas y salidas de los sistemas. En un sistema de informacin administrativa computarizado, constituyen la interfaz entre la computadora y el hombre, lo mismos que entre las personas. Por una parte, hacen posibles las operaciones de las empresas modernas. El concepto de sistemas de informacin implica una comunicacin por medio de formas e informes formales. La seleccin del medio, los mtodos de almacenamiento, el formato y el contenido son crticos en dichos sistemas. Por muchas transacciones que una computadora efecte cada minuto, el sistema no estar produciendo informacin si la entrada es lenta e imprecisa y si la salida est desorganizada. Las formas han constituido la base del registro y transmisin de la informacin en las empresas desde hace tanto tiempo que es difcil imaginar una compaa que sea dirigida sin ellas. Objetivos de las formas: Uno de los objetivos ms importantes de la forma consiste en servir de medio para registrar transacciones o eventos en el momento en que ocurren. Si los datos no se anotan en ese momento, su recaptura
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posterior costar mucho ms y aumentar de manera considerable la posibilidad de cometer errores y de que haya inexactitudes. Otros objetivos son: Lograr el control de las operaciones. Facilitar el flujo, procesamiento y anlisis de datos mediante: La organizacin de los datos. La minimizacin del tiempo de registro eliminando los datos constantes. La organizacin de datos en una forma estandarizada facilita su introduccin, su lectura y su verificacin. El uso de su informacin constante posiciona los datos, identifica la informacin variable y permite una introduccin ms rpida de los datos mediante tcnicas como la comprobacin o poner los elementos dentro de un crculo. Las formas como parte integral del diseo de sistemas. La relacin entre un procedimiento particular de un sistema y los procesos de comunicacin que se sirven de formas es tal que ambas cosas resultan inseparables. Tanto el procedimiento como la forma han de ser diseados como una unidad integral. Las formas pueden ser diseadas como entradas para un sistema particular de informacin, como salidas de l o como registros intermedios que permanecen dentro de l. La finalidad de la forma y las necesidades del usuario en estos tres casos tienen sin duda un efecto importante sobre el diseo. En resumen, las formas han de guardar relacin con el diseo de los sistemas de informacin y con las operaciones. El diseo de ellas y de los sistemas deber ser un proceso integrado. Sistemas de Informacin Administrativo 24

Establecimiento de un programa de administracin de formas. Necesidades de la administracin de formas: La elaboracin de formas es parte del diseo y mantenimiento de sistemas. La responsabilidad de esa actividad ha de recaer en un individuo o grupo. Aun cuando haya sido delimitada claramente la responsabilidad, el gerente de sistemas estar alerta ante la posible "proliferacin de formas" en su compaa.
12.
POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS
Una vez delimitada la responsabilidad del puesto, habr que preparar polticas (para el manual) que definan claramente esta tarea. En relacin con esto, el procedimiento con que se inicia o revisa una forma tambin se preparar y se distribuir entre todos los gerentes. Tambin es posible establecer polticas respecto a temas como la numeracin y clasificacin de formas, su obtencin e inventario, su
emisin y conservacin, as como respecto al mantenimiento de archivos de formas. Control del inventario de formas: No es sensato ordenar una dotacin de formas para diez aos ni pedir diariamente nuevas cantidades de cada una. En el primer caso, el dinero y el almacenamiento quedarn inmovilizados largo tiempo. Y otra cosa igualmente importante: las formas pueden volverse obsoletas muy pronto y habr necesidad de destruirlas. En el segundo caso, el costo de ordenar diariamente cantidades pequeas ser excesivo y se requerir mucho tiempo de espera. Archivos y clasificaciones de formas: Sistemas de Informacin Administrativo 25

El primer paso en el control eficaz de las formas consiste en reunir copias de todo documento impreso y de todo formato estndar que se despliegue en el equipo perifrico de la computadora. Por lo regular se necesitan varias copias: una para el archivo numrico, otra para el archivo de ttulos de formas y otro para un archivo de temas, departamentos o funciones en algunos casos se requiere adems un archivo clasificado por medios. Estos archivos son de gran utilidad para estudiar las operaciones actuales. El archivo numrico se basa en el nmero de identificacin que se asigna a cada forma. Ese nmero puede asignarse en secuencia segn el orden en que lleguen las formas al control.
13.
ANLISIS DE FORMAS
El anlisis de formas abarca el diseo de formas y su control. Tiene cuatro objetivos: Determinar la necesidad de informacin: Las formas en uso han de ser analizadas para precisar si son apropiados datos diferentes, un menor o mayor nmero de ellos. Los nicos datos referentes a la forma sern los que resulten absolutamente necesarios. Preparar la informacin: El anlisis de la preparacin del material se propone encontrar el modo ms fcil y econmico de recabar datos. Para ello se requiere estudiar el sistema entero de operacin e informacin. Los datos pueden obtenerse en el tiempo real a medida que se lleven a cabo las transacciones, o en ciertos casos, a partir de las formas preparadas con otros fines. Presentar la informacin: Los datos se convierten en informacin cuando alguien se sirve de ellos para tomar decisiones o
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medidas. La informacin se presentar en una forma que sea fcil de entender y oportuna para el que toma las decisiones. Almacenar los datos: Un estudio de los archivos y registros tambin es parte del anlisis de formas. Qu formas se conservan? Cunto tiempo ha sido conservada cada una? Han sido transformadas en otros medios de comunicacin, como microfilm o cintas de computadora, para guardarlas? Cul es la condicin de los datos almacenados?
14.
DISEO DE FORMAS
El anlisis culmina en el diseo o rediseo de formas. Se comprenden los puntos centrales que deben ser tenidos en consideracin al disear una forma. Los contadores expertos en el diseo sern de gran ayuda a quien lo realiza. Consideraciones generales en el diseo de formas. Con el anlisis de formas se ha probado la necesidad de contar con datos especficos en los sistemas contables y de informacin administrativa. Es decir, primero hay que investigar: La funcin de una forma. Cundo se emplear la forma. Cuantas copias se usan en un solo ciclo para la transaccin, transmisin y almacenamiento. Quien llena la forma y quin la utiliza. Cuntas unidades de la forma se requieren al ao.
Naturaleza de los Informes en los Sistemas de Informacin.

Aunque los informes abarcan desde los comentarios a la hora del caf hasta los informes certificados de auditores que recibe el presidente de la compaa, por lo tanto el estudio se har para los sistemas de informacin. Puesto que stos son sistemas formales, los informes en 27 Sistemas de Informacin Administrativo

los sistemas de informacin son registros planeados y formales de la informacin transmitida a los individuos para que la apliquen a la planeacin, implantacin, control y problemas de decisin. Los informes son transmitidos a los gerentes y a los no gerentes y nos y otros hacen uso de ellos. Por lo tanto todas las formas son informes. Incluso las que se emplean en el nivel ms bajo de operaciones contienes datos, que se transforman en informacin cuando las recibe el usuario. Pero no todos los informes son formas. La semejanza entre unos y otros estriba en el formato y los encabezados estandarizados de muchos informes. La tabla de contenidos tiende a ser Estandarizada, y los encabezados del informe tambin pueden estarlo. Y es precisamente esta caracterstica de informacin fija la que hace la mayor parte de los informes sean formas. En muchos casos, los informes se preparan en formas mucho ms obvias. As, el informe de un supervisor sobre un accidente o un informe de quejas contienen abundante informacin fija. Tambin el informe del costo mensual comparado con el presupuesto incluye informacin fija, como los encabezados de columna y un listado de los cdigos contables en la columna de la izquierda. Los informes especiales, los cuales no suelen ser peridicos, tienen pocas caractersticas de las formas o ninguna de ellas. Un ejemplo de ellos es el informe de mercado preparado por peticin del gerente. As pues los informes pueden ser peridicos con ciclos variables, pueden ser generados de manera irregular (los que se refieren a accidentes) o pueden ser especiales (en respuesta a una pregunta particular) Para el diseador del sistema de informacin administrativa, no es una cuestin trivial la cantidad de informacin fija que debe Sistemas de Informacin Administrativo 28

asignarse a un informe. Cuanto ms informacin de ese tipo contenga, ms pronto se preparara y ms rpidamente ser ledo por el usuario.
15.
ESTRUCTURACIN DE UN SISTEMA DE INFORMES PARA EL SISTEMA DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA

Los sistemas de informes de la generalidad de las empresas no son en realidad sistemas; se trata ms bien del resultado confuso de adiciones y supresiones. Este mtodo no toma en cuenta deficiencias como una excesiva diversidad, frecuencia y redundancia de los contenidos de los informes; tampoco tiene en cuenta la multitud de listas de distribucin, los retrasos, la resistencia a anexar nuevos informes o renunciar a los obsoletos o el hecho de reconocer los que se necesitan. Lo que hace falta es un enfoque de sistemas en la estructuracin de los informes. En el enfoque de sistemas aplicados a la estructuracin de los informes, no basta una sola orientacin en el anlisis. Por el contrario, es preciso analizar muchas necesidades antes de poder sintetizar el sistema. CONCEPTOS DE DISEO Por lo anterior, se requiere de conceptos de diseo que son los siguientes: Necesidades de informacin de los gerentes: La creacin de una estructura de los informes deber comenzar con la investigacin de las exigencias de informacin por parte de los gerentes. El anlisis de las obligaciones de un puesto, se complementa con cuestionarios y con entrevistas personales que realiza el analista de sistemas. Necesidades de informacin La para administrar puede verse subsistemas desde cinco
organizacionales:
organizacin
perspectivas distintas. En cada una la vemos compuesta de una serie de sistemas. Esas cinco perspectivas (o dimensiones) de la empresa son: Sistemas de Informacin Administrativo 29

Unidades estratgicas de negocios Fases Centros de costos Sistemas de recursos y Sistema de la zona geogrfica En cada subsistema de las cinco dimensiones debe haber una persona, un comit o un equipo especial de trabajo que se encargue de ella. Estructuras de Informes Debe establecerse una estructura de informes que satisfaga las necesidades del sistema. Informes sobre el desempeo e incidentes: Estos informes son los que se presentan al jefe de cada unidad organizacional. Son peridicos, abarcan un breve lapso o se centran en variancias de presupuestos y planes. En lo fundamental, deben relacionar el desempeo, costos y tiempo con los planes y presupuestos. Informe sobre el avance: Estos informes suelen ser una caracterstica mensual de los proyectos y programas a largo plazo. Un informe casi siempre cubre las tareas del proyecto. El avance de ste se describe sealando el objetivo del proyecto, el estado actual, los problemas presentes y la evaluacin del avance. Informes orientados al futuro: planeacin y toma de decisiones: Esta clase de informes se ocupa del resultado de la investigacin, del juicio y de las proyecciones a futuro. En las empresas son comunes los planes a largo plazo, los planes anuales de utilidades, as como los pronsticos econmicos, tecnolgicos y de venta.
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Informes pedidos de la investigacin: Aunque no todo informe especial de investigacin que soliciten los gerentes puede identificarse de antemano, la necesidad de ciertos tipos de informacin puede ser proyectada. El diseo del sistema de informacin administrativa deber proponer la estructura organizacional para llevar a cabo tal investigacin. Sistemas computarizados de consulta: Los informes escritos pueden reducirse a la estructura de informe mediante el diseo de sistemas computarizados de consulta a la base de datos. Supongamos que varios gerentes necesitan cierto tipo de informacin varias veces al ao. En vez de proporcionarles informes mensuales que la contengan, podramos guardarla en la base de datos. El almacenamiento de ella y el programa para recuperarla en un formato til se considerar parte de la estructura del informe. Jerarqua de los informes: Aunque los informes sobre el desempeo constituyen una jerarqua, esa estructura se centra en el rendimiento, costo y tiempo. Al usar el enfoque de la jerarqua, primero hemos de interpretar la organizacin en trminos de los niveles especficos de las jerarquas. Necesidades externas de los informes: los organismos pblicos de la legislacin estatal requieren muchos informes externos. El tipo de
informe, su frecuencia, el contenido especfico, los receptores y los registros de respaldo dependen de la naturaleza de la compaa (pblica o privada), del nmero de empleados y de la naturaleza del negocio o industria donde realiza sus operaciones. Distribucin y restricciones: La estructura del sistema de informes y la distribucin interna son interdependientes. Cuanto ms grande sea el alcance de un informe, mayores probabilidades habr de que sirva a ms gerentes. A mayor nmero de resmenes que contengan los Sistemas de Informacin Administrativo 31

informes detallados corresponder una cantidad tambin mayor de niveles gerenciales que lo utilicen.
16.
HACIA LA TEORIA GENERAL DE SISTEMAS

Todos los cambios que se suceden a nuestro alrededor en esta poca contempornea, Rusell L. Ackoff, los explica en trminos de una transicin de una era a otra, la cual involucra dejar una era cultural y tecnolgica y entrar en otra. Se viven las primeras etapas de un cambio en la concepcin del mundo y la manera en que pensamos al respecto, as como un cambio cientfico y tecnolgico con el que tratamos de alcanzar nuestros propsitos. La poca que estamos dejando se le llama la era de las mquinas y la que estamos iniciando es la era de los sistemas. Era de las mquinas: Dos ideas dan la fundamentacin intelectual a la era de las mquinas, estas dos ideas son respecto a la naturaleza del mundo y la manera en que se busca entenderlo. A la primera idea se le llama reduccionismo y consiste en creer que todo en el mundo y toda experiencia al respecto, puede reducirse, descomponerse o partirse en elementos ltimos simples, en partes indivisibles. En fsica estas partes indivisibles ltimas fueron los tomos, en psicologa el id, ego y superego. El reduccionismo hizo surgir un modo de pensar analtico que gui el modo de buscar explicaciones y entender el mundo. Para muchos "analizar" era equivalente a "pensar". Analizar consiste en partir aquello que se desea explicar, descomponer, separar en sus componentes, en
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sus partes, de ser posible, hasta sus partes independientes e indivisibles para as explicar el comportamiento de esas partes y finalmente agregar esas explicaciones parciales para obtener la explicacin del todo. Entender el mundo fue considerado como el obtener la suma o resultante del entendimiento de sus partes, las cuales se
conceptualizaron tan independientes, las unas de las otras, como fuera posible. Esto permiti la divisin del trabajo en la bsqueda del entendimiento del mundo en disciplinas virtualmente independientes. La segunda idea bsica de la era de las mquinas es el mecanicismo. Se crey que todo fenmeno era explicable usando la relacin ltima simple de causa-efecto. Una cosa o evento se consider la causa de otro (su efecto) si era necesario y suficiente para que sucediera el ltimo. Ya que una causa se tomaba como suficiente para sus efectos, ninguna otra cosa, con excepcin de la causa, se requera para explicar los efectos, por lo tanto, la bsqueda de causas se hizo en contextos "libres del ambiente". Las leyes, como la de la cada libre de los cuerpos, se formulaban excluyendo los efectos del ambiente. Se disearon .ambientes especiales, llamados "laboratorios" para usarse, que excluyeron los efectos del ambiente sobre el fenmeno en estudio. Las leyes causales obtenidas en esos contextos libres de ambiente no aceptaban excepciones. Los efectos estaban completamente
determinados por las causas. La visin que prevaleca del mundo era determinstica y mecanicista ya que la ciencia no necesit de conceptos teleolgicos (tales como funcin, fines, propsito) para explicar ningn 33

fenmeno natural. Los conceptos teleolgicos se consideraron
innecesarios, ilusorios, o sin significado. El compromiso con estas ideas produjo una concepcin del mundo como una mquina. El mundo se tom como un reloj hermticamente cerrado, un mecanismo auto-contenido cuyo comportamiento estaba
completamente determinado por su estructura propia. La pregunta principal que surgi de esta concepcin fue: el mundo es un reloj que se da cuerda a si mismo o requiere de que alguien le de cuerda? La mayora consider al mundo como una mquina creada por Dios para sus propsitos, una mquina para hacer el trabajo de Dios y como se crey que el hombre haba sido creado a la imagen de Dios, fue muy natural para el hombre tratar de desarrollar mquinas que sirvieran a sus propsitos, que hicieran su trabajo. La conceptualizacin de trabajo se obtuvo de la conceptualizacin del mundo consistente, de manera ltima, de partculas de materia con dos propiedades intrnsecas: masa y energa, y una propiedad extrnseca: localizacin en el espacio y tiempo. El trabajo se tom como el movimiento de la masa por el espacio o la aplicacin de energa a la materia para transformar la materia o la energa. El trabajo se mecaniz y analiz, tal anlisis se llam "estudio del trabajo"; para ello se descompuso en elementos del trabajo, tareas indivisibles. Se energizaron las mquinas elementales y la energizacin se haca por otras mquinas. Se desarrollaron mquinas para ejecutar cada vez ms tareas elementales. Hombres y mquinas, ejecutando repetitivamente una o pocas tareas elementales, se organizaron en redes de procesamiento, llegaron a hacer la produccin en masa y la lnea de ensamble.
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La revolucin industrial con la mecanizacin trajo la sustitucin del hombre, como fuente del trabajo fsico, por las mquinas. Este proceso afect la naturaleza del trabajo que quedaba para el hombre. Ya no tuvieron que hacer todas las cosas necesarias para producir algo, ms bien tuvieron que ejecutar operaciones simples en el proceso de produccin. Como consecuencia, mientras ms mquinas se usaban para sustituir al hombre en su trabajo, se hizo que los trabajadores se comportaran como mquinas. Se puede entonces decir que lo irnico de la revolucin industrial es que produjo la deshumanizacin del hombre en el trabajo. Era de los sistemas: A pesar de que las eras no tienen un principio o fin preciso, se puede decir que en los aos 40's comienza el fin de la era de las mquinas y el principio de la era de los sistemas. Esta nueva era es el producto de un nuevo marco intelectual en el cual las doctrinas del reduccionismo, el mecanicismo y el modo de pensar analtico se suplen y/o complementan por las doctrinas del expansionismo de lo teleolgico y por un nuevo modo de pensar sinttico (de sistemas). El expansionismo es una doctrina que sostiene que todos los objetos y eventos, as como todas las experiencias al respecto, son partes de "todos mayores", todos ms grandes. No se niega que tengan partes ms bien se cambia la visin enfocndose al "todo" al que pertenecen. El expansionismo nos da un nuevo modo de ver las cosas que difiere, pero es compatible con el reduccionismo. Hace que nuestra visin vuelva su atencin de elementos ltimos a un "todo" mayor con partes interrelacionadas, a sistemas. La preocupacin sobre los sistemas surgi en los aos 40's y slo una revisin rpida de los acontecimientos principales se vern aqu. Sistemas de Informacin Administrativo 35

En 1941 la filsofa Suzzanne Langer argument que en las pasadas dos dcadas la filosofa haba cambiado su atencin de partculas y eventos elementales y sus propiedades, a fijarse en otra clase de elementos: el smbolo. Un smbolo es un elemento cuyas propiedades fsicas no tienen esencialmente importancia. En 1940 Charles W. Morris, otro filsofo, con el trabajo de Langer construy un marco de referencia para el estudio cientfico de los smbolos y los todos a los que pertenecen los primeros: los lenguajes. As, Morris expandi el centro de atencin. En 1949, Claude Shannon, un matemtico, desarroll una teora matemtica volviendo la atencin a fenmenos an mayores: la comunicacin. Otro matemtico famoso, Norbert Wiener en su libro "Ciberntica" publicado en 1948, puso la comunicacin en otro contexto ms amplio: el control. A principios de los aos 50'5 se reconoci que el inters en la comunicacin y el control eran slo aspectos de inters en fenmenos ms grandes los sistemas, para los que el bilogo Ludwing von Bertalanffy predijo que el concepto de sistemas llegara a ser un punto de apoyo en el pensamiento cientfico moderno. Vio al concepto de sistemas como un ariete que podra abrir la vista de la ciencia reduccionista y mecanicista para tratar ms efectivamente los problemas de la biologa, el comportamiento y el fenmeno social. Desde entonces, el concepto de sistemas ha desempeado un papel cada vez ms importante organizando tanto nuestra visin cientfica del mundo, como la no cientfica. El concepto de sistemas, no es nuevo, pero su papel organizador, si lo es.
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Un sistema es un conjunto de elementos, de cualquier clase, interrelacionados. Por ejemplo, los elementos pueden ser conceptos (como el caso de un sistema numrico), pueden ser objetos (como el caso de un sistema telefnico o el cuerpo humano), o pueden ser personas (como una sociedad) El conjunto de elementos tiene las tres propiedades siguientes: Las propiedades o comportamiento de cada elemento del conjunto tiene un efecto en las propiedades o comportamiento del conjunto como un todo. Por ejemplo, todo rgano en el cuerpo de un animal afecta el funcionamiento del cuerpo como un todo. Las propiedades o comportamiento de cada elemento y la manera en que afectan al todo, depende de las propiedades o comportamiento de al menos otro elemento del conjunto. Por lo tanto, ningn elemento tiene un efecto independiente en el todo. Por ejemplo, el efecto del corazn sobre el cuerpo depende del comportamiento de los pulmones Todo subgrupo posible de elementos del conjunto tiene las dos primeras propiedades. Todo agrupamiento de elementos, tiene cada una un efecto en el todo y ninguno es independiente. Por lo tanto, los elementos no se pueden organizar en subgrupos independientes. Por ejemplo, todos los subsistemas en el cuerpo de un animal, como el subsistema nervioso, respiratorio, digestivo y motor, interactan y cada uno afecta el funcionamiento del todo. Por estas tres propiedades, un conjunto que forma un sistema tiene siempre algunas caractersticas, o puede mostrar o realizar algn comportamiento, que no pueden tener algunos de sus elementos o subgrupos. Adems, pertenecer al conjunto incrementa o decrementa las capacidades de cada elemento, no se quedan inafectadas, pero un sistema es ms que la suma de sus partes, por ejemplo, un ser humano puede caminar, escribir y ninguna de sus partes puede hacerlo. Desde el punto de vista estructural, un sistema es un todo divisible, pero visto funcionalmente es un todo indivisible, en el sentido de que algunas de sus propiedades esenciales se pierden al partir el sistema. Sistemas de Informacin Administrativo 37

El expansionismo produce al concepto de sistemas y estos hacen surgir un modo de pensar sinttico (sistmico). Sintetizar es poner las cosas juntas, proceso contrario al analizar que fue poner las cosas separadas. Sntesis y anlisis no son procesos nuevos pero toman un nuevo significado en estas eras. Son procesos que se complementan, no pueden separarse. La diferencia en el modo de pensar entre la era de las mquinas y la de los sistemas no es que en una se analiza y en otra se sintetiza, sino que el modo de pensar sistmico (sinttico) combina los dos de una nueva manera. En el modo de pensar o enfocar sistmico (sinttico) se parte de identificar el "todo" (el sistema) que contiene a la cosa que se quiere explicar, se pasa entonces a explicar el comportamiento o propiedades del "todo" y despus a explicar el comportamiento o propiedades de la cosa por explicar en trminos de su papel o funciones dentro del todo que lo contiene. En este proceso la sntesis precede al anlisis. La sntesis mira hacia afuera y el anlisis hacia adentro. Ninguno niega el valor del otro, pero con el pensamiento sinttico ganamos entendimiento que no podemos obtener a travs del anlisis, particularmente en fenmenos colectivos. En el modo de pensar o enfocar sistmico se cree entonces, que se incrementar la obtencin de entendimiento expandiendo el sistema que se quiere entender. El entendimiento procede del todo y no de sus partes. Si el comportamiento de un sistema se explica refirindose al supra sistema que lo contiene cmo se explica el comportamiento de un supra sistema? La contestacin es simple: haciendo referencia a otro sistema mayor que lo contiene. Ahora, la pregunta fundamental es si este proceso de expansin tiene un fin. Este dilema ahora lo podemos resolver con los conceptos de ideales de EA Singer Jr. El entendimiento completo de cualquier cosa es un ideal al que nos podemos aproximar de manera continua, pero nunca alcanzarlo. Con esto, no se necesita suponer la existencia de un todo ltimo al cual si entendemos, nos dar la ltima respuesta. Se libera uno entonces de creer o no en un todo amplsimo unificador, contenedor de todo, por los que si creen, llamado Dios, un Dios holstico. Sistemas de Informacin Administrativo 38

Hay que recordar que en la era de las mquinas la relacin central en trminos de la cual se buscaban todas las explicaciones fue la relacin causa-efecto. A principios de este siglo Singer distingui que esa relacin no slo era utilizada en los trminos determinsticos de necesidad y suficiencia, sino que tambin se usaba como necesaria pero no suficiente, a este sentido de relacin le llam productor-producto, que se puede pensar como una relacin causa-efecto probabilstica o no determinstica. Como un productor slo es necesario y no suficiente para el producto, l no puede proporcionar una explicacin completa del producto. Siempre hay otras condiciones necesarias, coproductores del producto. La relacin productor-producto requiere del ambiente, el contexto para explicar todo, mientras que en causa-efecto no requera del ambiente para explicar algo. La ciencia basndose en la relacin productorproducto est orientada a considerar un ambiente lleno, pleno y no situaciones libres del ambiente. Singer mostr que el estudio del fenmeno usando la relacin productorproducto era compatible pero ms rico que estudios restringidos al uso de la casualidad determinstica. Mostr adems, que es posible desarrollar una teora de la explicacin, en trminos de productor producto, del estudio objetivo y cientfico del comportamiento con el propsito, funcional o buscador de fines, no necesitaban ms conceptos inapropiados y sin significado para un estudio cientfico. El bilogo G. Sommerhoff lleg a esa misma conclusin y Wiener y Bigelow mostraron el gran valor de conceptualizar las mquinas y los sistemas hombres-mquinas como entidades funcionales, buscadores de fines, con propsito. As en los aos 50's la teleologa, el estudio del comportamiento con propsito, buscador de fines, se introdujo en la ciencia y comenz a dominar nuestra conceptualizacin del mundo. Por ejemplo, con el pensamiento mecanicista el comportamiento se explica identificando lo que lo causa y no sus efectos, mientras que con el pensamiento teleolgico el comportamiento se puede explicar tanto por lo que lo produce, como por lo que intenta producir. Sistemas de Informacin Administrativo 39

Los fines de un sistema, metas, objetivos, ideales, se pueden ahora estudiar y esos sistemas teleolgicos son el inters de los investigadores de sistemas. En la era de las mquinas los mismos hombres fueron considerados corno mquinas, en la era de los sistemas las mquinas mismas se consideran corno partes de sistemas con propsitos, se cree que una mquina no se puede entender, sino refirindola al propsito para el que se usa dentro del propsito del sistema del cual forma parte. Revolucin postindustrial: Para completar la descripcin de este cambio de eras en que estamos, se deben considerar los efectos del pensamiento sistmico en la revolucin industrial. La conversin de la revolucin industrial en lo que se llama la revolucin postindustrial tiene sus orgenes en tres desarrollos tecnolgicos Uno de estos surgi con el telgrafo, el telfono, la radio, la televisin. Estos avances tecnolgicos mecanizaron la comunicacin, la transmisin de smbolos. Como los smbolos no tienen materia su movimiento por el espacio no constituye un trabajo fsico. El segundo desarrollo tecnolgico surgi con los instrumentos que pueden observar y registrar las propiedades de objetos y eventos. Estos instrumentos generan smbolos que llamamos datos y los registran. Odmetros, velocmetros son algunos ejemplos de estos Instrumentos a los que podemos agregar el radar y el sonar. Estos instrumentos que pueden observar y registrar, como las mquinas anteriores de comunicacin, tampoco realizan trabajos fiscos. El tercer desarrollo tecnolgico emergi en los aos 40s, la computadora digital electrnica. Lo que esta mquina puede hacer es la manipulacin lgica de smbolos La computadora electrnica apareci Sistemas de Informacin Administrativo 40

cuando se comenz a poner las cosas juntas (con enfoque de sistemas) y como la tecnologa de observacin, comunicacin, y computacin comprenda el manejo de smbolos, la gente comenz a considerar los sistemas que contengan esas tres funciones y que tales sistemas podan usarse para controlar otros sistemas, para automatizar. Automatizar es fundamentalmente diferente que mecanizar; mecanizar tiene que ver con el reemplazo del trabajo fsico y automatizar, el remplazo del trabajo mental. La automatizacin es para la revolucin postindustrial lo que la mecanizacin fue para revolucin industrial. La tecnologa de la revolucin postindustrial no es ni panacea, ni una plaga; es lo que hagamos de ella; genera un sin fin de posibilidades y de problemas que el pensamiento sistmico puede enfocar. Enfoque de sistemas: La idea bsica de la era de los sistemas, es aceptada generalmente por la mayora de los profesionales, administradores e investigadores, pero muy pocos la consideran en la prctica; recordemos que dicha idea consiste en que la actividad o comportamiento de cualquier parte de un sistema tiene algn efecto en la actividad o comportamiento de cualquier otra parte del mismo. Por lo tanto, para evaluar determinada decisin, accin o comportamiento en alguna parte del sistema con propsito es necesario identificar todas las interacciones importantes (significativas) y evaluar tambin su impacto "combinado" en el funcionamiento del sistema considerado como un todo y no solamente en la parte originalmente involucrada. Este enfoque es contrario a la inclinacin "natural" de algunos investigadores, administradores o profesionales, en el sentido de reducir la magnitud de los problemas y de aislarlos de su medio ambiente o contexto, o bien de eliminar los aspectos que dificultan su solucin, Sistemas de Informacin Administrativo 41

efectuando tales reducciones hasta el punto en el que el manejo de los problemas es posible a travs de tcnicas estndar o juicios basados en la experiencia. El enfoque de sistemas va deliberadamente en la direccin opuesta: extiende y complica el planteamiento del problema hasta que todas las interacciones importantes quedan incluidas. El trmino importante" o "significativo" es capital porque no todas las interacciones en un sistema son significativas ni medibles. As, al estudiarse un sistema, sus componentes deben seleccionarse
considerando su grado de significacin y susceptibilidad de medicin. El problema en una organizacin, vista como sistema, este enfoque trata de cubrir el rea entera bajo el control del administrador o del ejecutivo, sin concentrarse en alguna de sus partes; la investigacin tampoco se Limita a dicha rea y generalmente se examinan los efectos de las polticas tomadas fuera de ella. Esto permite al administrador, en muchos casos, formar las bases para investigaciones a ms altos niveles, involucrando polticas que muchas veces afectan el
funcionamiento de su rea de manera adversa. Al expandirse y complicarse el establecimiento de un problema se podra creer que la investigacin nunca va a terminar. Sin embargo, la
investigacin llega a un fin, ya, sea porque se alcancen los lmites del control responsable del sistema, (2) se alcance el punto en el cual una mayor profundidad en la investigacin no promete suficientes beneficios o porque (3) otra rea de investigacin ms importante requiere la atencin de los investigadores. Problemas organizacionales en la era de los sistemas: Como la era de los sistemas tiene una orientacin teleolgica, se preocupa de sistemas que tienen propsito, es decir, con sistemas que 42 Sistemas de Informacin Administrativo

pueden escoger su comportamiento en lo que respecta a medios, fines o ambos. Se interesa en sistemas mecnicos solamente en tanto que se usan como instrumentos de sistemas con propsitos. El hombre de la era de los sistemas se preocupa de aquellos sistemas con propsitos en los que algunas de sus partes son elementos con propsitos, con grupos sociales, y de esto, el tipo de grupo que considera ms importante, es aquel que contiene partes que ejecutan diferentes funciones, que tienen una divisin del trabajo, las organizaciones. Los grupos sociales y las organizaciones son partes de sistemas mayores con propsito. Todos ellos son sistemas con propsito cuyas partes son sistemas con propsitos y que pertenecen a todos mayores con propsito. Todas las organizaciones e instituciones que forma parte de nuestra sociedad misma, son parte de los sistemas de inters de esta era. En el manejo, administracin y control de sistemas con propsito, surgen tres problemas centrales: Autocontrol: Cmo incrementar la efectividad en la persecucin de sus propios propsitos? Cmo disear y manejar sistemas con propsitos de manera que puedan enfrentarse eficazmente a conjuntos interactuantes de problemas, que crecen con complejidad y surgen rpidamente y cuyo ambiente tambin crece en complejidad y dinamismo? Humanizacin: Cmo incrementar la efectividad persecucin de los propsitos de sus partes? en la
Cmo disear y manejar sistemas con propsito de manera que se puedan alcanzar ms efectivamente los propsitos de sus elementos y se contine persiguiendo, de manera efectiva, el propsito del sistema mismo? 43

Ambientalizacin: Cmo incrementar la efectividad en la persecucin de los propsitos de los sistemas de los que forma parte? Cmo disear y manejar sistemas con propsito de manera que se puedan alcanzar ms efectivamente los propsitos de los sistemas contextuales, ambientales, de los que forman parte y se contine persiguiendo de manera efectiva, el propsito del sistema mismo? Ver una organizacin como sistema es tratar de resolver de manera integral los problemas organizacionales. Ver una organizacin como sistema difiere radicalmente del modo de verla que la mayora de las teoras organizacionales clsicas han propuesto. Ver una organizacin como sistema enfatiza verla corno un sistema de problemas a resolver, el cual se aborda llevando a cabo acciones emanadas de un proceso de toma de decisin para resolver el sistema de problemas. Todo proceso de toma de decisiones tiene como uno de sus fundamentos el conocimiento de la situacin, del conocimiento de lo que sucede que se plasma en datos y transforma en informacin til para la toma de decisiones. As al ver a una organizacin como sistemas cobran especial importancia los sistemas para el manejo de datos e informacin sean estos o no computarizados, sin embargo, por las tendencias actuales nos enfocaremos aqu a los sistemas computarizados para el manejo de datos e informacin y los relacionaremos con la evolucin que se est dando en la construccin de sistemas de administracin que enfocan la organizacin como sistema.
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Universidad Privada TELESUP 17. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN

Un sistema de informacin es un grupo de elementos utilizados para la administracin de datos, los cuales se encuentran coordinados entre s para su uso. Estos elementos, adems, fueron concebidos con el objeto de lograr un determinado fin. Desde el punto de vista empresarial, los sistemas de informacin tienen tres objetivos bsicos dentro de las organizaciones: Automatizacin de procesos operativos. Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones. Lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso. Los Sistemas de Informacin que logran automatizacin de procesos operativos dentro de una organizacin, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su funcin primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, plizas, entradas, salidas, etctera. Por otra parte, los Sistemas de Informacin que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones (DSS), Sistemas para la Toma de Decisiones de Grupo (GDSS), Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones (EDSS) y Sistemas de Informacin para Ejecutivos (EIS). El tercer tipo de sistemas, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratgicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a travs del uso de la tecnologa de informacin.
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Universidad Privada TELESUP 18. SISTEMAS TRANSACCIONALES

Es un tipo de sistema de informacin diseado para recolectar,
almacenar, modificar y recuperar todo tipo de informacin que es generada por las transacciones en una organizacin. Una transaccin es un evento o proceso que genera o modifica la informacin que se encuentran eventualmente almacenados en un sistema de informacin. Sus principales caractersticas son: A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organizacin. Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Informacin que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organizacin para continuar con los mandos intermedios y posteriormente con la alta administracin conforme evolucionan. Son intensivos en entrada y salida de informacin; sus clculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. Estos sistemas requieren mucho manejo de datos para poder realizar sus operaciones y como resultado generan tambin grandes
volmenes de informacin. Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, a travs de estos sistemas se cargan las grandes bases de informacin para su explotacin posterior. Estos sistemas son los encargados de integrar gran cantidad de la informacin que se maneja en la organizacin, la cual ser utilizada posteriormente para apoyar a los mandos intermedios y altos. Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son visibles y palpables. El proceso de justificacin Sistemas de Informacin Administrativo 46

puede realizarse enfrentando ingresos y costos. Esto se debe a que en el corto plazo se pueden evaluar los resultados y las ventajas que se derivan del uso de este tipo de sistemas. Entre las ventajas que pueden medirse se encuentra el ahorro de trabajo manual.
Son fcilmente adaptables a paquetes de aplicacin que se

encuentran en el mercado, ya que automatizan los procesos bsicos que por lo general son similares o iguales en otras organizaciones. Ejemplos de este tipo de sistemas son la facturacin, nminas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, contabilidad etctera. general, conciliaciones bancarias, inventarios,
19.
SISTEMAS DE APOYO A LAS DECISIONES

Es un sistema de informacin basado en un computador interactivo, flexible y adaptable, especialmente desarrollado para apoyar la solucin de un problema de gestin no estructurado para mejorar la toma de decisiones. Utiliza datos, proporciona una interfaz amigable y permite la toma de decisiones en el propio anlisis de la situacin. Las principales caractersticas de estos sistemas son las siguientes: Suelen introducirse despus de haber implantado los Sistemas Transaccionales ms relevantes de la empresa, ya que estos ltimos constituyen su plataforma de informacin. La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administracin en el proceso de toma de decisiones. Suelen ser intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de informacin. As, por ejemplo, un modelo de planeacin
financiera requiere poca informacin de entrada, genera poca 47 Sistemas de Informacin Administrativo

informacin como resultado, pero puede realizar muchos clculos durante su proceso. No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificacin econmica para el desarrollo de estos sistema es difcil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversin. Suelen ser Sistemas de Informacin interactivos y amigables, con altos estndares de diseo grfico y visual, ya que estn dirigidos al usuario final. Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivas y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cundo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulacin de Negocios que apoye la decisin de introducir un nuevo producto al mercado. Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participacin operativa de los analistas y programadores del rea de Informtica.
Este tipo de sistemas puede incluir la programacin de la

produccin, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulacin de negocios, modelos de inventarios, etctera.
20.
SISTEMAS ESTRATGICOS
Los sistemas de informacin estratgicos consisten en manejar la informacin procesada de una organizacin de modo que se pueda utilizar para ser competitivos renunciando a algunas cosas para alcanzar el objetivo propuesto. Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y
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proveedores. Los sistemas estratgicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Sus principales caractersticas son: Su funcin primordial no es apoyar la automatizacin de procesos operativos ni proporcionar informacin para apoyar la toma de decisiones. Sin embargo, este tipo de sistemas puede llevar a cabo dichas funciones. Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organizacin, por lo tanto no pueden adaptarse fcilmente a paquetes disponibles en el mercado. Tpicamente su forma de desarrollo es con base a incrementos y a travs de su evolucin dentro de la organizacin. Se inicia con un proceso o funcin en particular y a partir de ah se van agregando nuevas funciones o procesos. Su funcin es lograr ventajas que los, competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistemas
Estratgicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automticos en los bancos es un Sistema Estratgico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al pblico, tendr que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores. Apoyan el proceso de innovacin de productos y procesos dentro de la empresa, debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo es innovando o creando productos y procesos. Los sistemas que se encuentran en las organizaciones estn diseados para asistir a los trabajadores y a los gerentes en cada nivel en las Sistemas de Informacin Administrativo 49

funciones de ventas, marketing, manufactura, finanzas, contabilidad y recursos humanos. Los sistemas a Nivel Operativo proveen informacin que supervisan las actividades elementales y transacciones de la organizacin.
Los sistemas a Nivel Administrativo apoyan las actividades de supervisin, control, de toma de decisiones y administrativas de los gerentes de nivel medio.
Los sistemas a Nivel del Conocimiento proveen a los trabajadores del conocimiento y de datos de una organizacin.
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Los sistemas a Nivel Estratgico apoyan las actividades de planeacin a largo plazo de la direccin general de la empresa.
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21.
CONCLUSION
Para poder entender el enfoque de sistemas y el diseo de sistemas de informacin para la gerencia es bsico el concepto de los sistemas de informacin administrativa y la retroalimentacin. De manera esencial los sistemas de retroalimentacin se ocupan de la forma en que se usa la informacin para fines de control y se aplican no solo a los sistemas de informacin administrativa y de negocios, sino tambin a otras ms. La importancia de los sistemas informativos, as como las partes que lo componen, es primordial para proveer los elementos necesarios para la toma de decisiones. Los sistemas de informacin cumplen con aspectos importantes y determinantes en los diferentes conceptos de sistema y se puede definir como una organizacin compleja que relaciona todo el conjunto de mtodos, de datos, de medios e instrumentos necesarios para satisfacer las necesidades de la direccin de un objeto determinado. La informacin es el resultado del procesamiento y anlisis de los datos, constituyendo as el resultado de los sistemas informativos, los cuales toma como punto de partida conjuntos de datos relacionados entre s.
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22.
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