Es un documento de carcter oficial que se utiliza para establecer comunicacin entr e las instituciones estatales y particulares.

El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de ms alta jerarqua. Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir inform acin, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de traba jos administrativos. Su finalidad Informar, Invitar, Pedir, Remitir. rea de Difusin El oficio de define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de una instit ucin; y Nivel Interno, dentro de ella. A nivel externo, establece comunicacin con personas ajenas a la entidad, especial mente con aquellos que ocupan cargaos directivos. A nivel interno, enlazan a los que desempea funciones de direccin dentro de una en tidad o institucin. Facultad para Firmar Oficios Los oficios de circulacin externa, son firmadas solamente por la mxime autoridad d e la institucin o por quien hace sus reces. Sin embargo en caso de existir la nec esidad de enviar oficios fuera de la institucin, abandonando asuntos especficos de l trabajo, peden los que dirigen los rganos internos hacerlos redactar a nombre s uyo y firmarlos, pero eso s, sin comprometer la responsabilidad de la referente a utoridad. Los oficios de circulacin interna, confirmados por quien desempean cargos directiv os en la institucin. Partes de un Oficio Membrete: Nombre de la institucin. Lugar y fecha Numero del oficio Datos del destinatario: Tratamiento o cargo Vocativo Asunto Texto: Se redacta en primera persona y en plural. El lenguaje ser directo, sencil lo y se evitara el tuteo. Despedida Firma y cargo del que remite el oficio Y los complementarios: Nombre del ao ( obligatorio nicamente en los casos de circulacin externa) Referencia Anexo MEMORANDO (Memorando = Cosa que debe tenerse en memoria) Es un documento de comunicacin donde la autoridad superior hace alguna advertenci a, da rdenes y tambin rememora hechos que se deben tener en cuenta. Es un documento simplificado de uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y en las entidades del sector privado. Es flexible y prctico, breve y directo. Se difunde en todos los niveles o escalones de la administracin. Los documentos ms usados en la administracin pblica son el oficio y el memorando. H ay instituciones que incluso han delimitado el rea de difusin de estos documentos: emplean el oficio para su comunicacin externa y el memorando para su comunicacin interna. Lo mismo que muchas empresas, usan la carta para lo primero, y el memor ando, para lo segundo. rea de Difusin El memorando es un documento de carcter interno, porque solamente se difunde dent ro de una institucin o empresa. Establece comunicacin entre todos los trabajadores de una institucin o empresa, al

margen de su nivel o jerarqua, por la aplicacin de los principios de simplificacin administrativa y racionalizacin de recursos. Por ejemplo, entre el gerente y su secretaria, y viceversa; entre el director de un colegio y un profesor de aula, y viceversa o entre gerentes o jefes del mismo nivel. Facultad para firmar memorandos La tienen todos los servidores o miembros de una institucin o empresa, sin distin cin alguna. Partes del memorando El memorando tiene las siguientes partes obligatorias: Lugar y fecha Cdigo Destinatario Asunto Cuerpo Despedida o antefirma Firma y posfirma "con copia" Pie de pgina. Y las siguientes complementarias: Membrete Nombre del ao Referencia Sello Anexo Redaccin del texto El texto del memorando comprende dos secciones: Frmula de apertura: que viene a ser una frase directa, concisa con la que se inic ia la redaccin del texto del memorando. Por ejemplo, la frase "srvase..." "Srvase comunicar a esta direccin el record de... " Existen muchas formulas de apertura. Los memorandos dirigidos al subalterno gene ralmente empiezan la redaccin del texto con las formulas: "srvase..." (como en el caso anterior) y "comunico a Ud. ..." como en el siguiente: "Comunico a Ud. que esta jefatura ha visto por conveniente disponer..." Mientras que los memorandos que se envan al superior o a servidores del mismo niv el, comienzan con las frases: "Por el presente..." "Por el presente, me dirijo a Ud. a fin de solicitarle permiso..." "Me dirijo a Ud. ..." "Me dirijo a Ud. con el objeto de comunicarle... " Exposicin: que se desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve, pr ecisa y directa, sin eufemismos ni rodeos. IMPORTANTE: El texto del memorando no tiene "prrafo de cierre" Clases Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y Mltiple Memorando simple Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos ; dar a conocer la realizacin de actividades o la ejecucin de tareas y, en general , para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario. Caractersticas Comparte las mismas caractersticas con el oficio simple, pero con la diferencia q ue en el cdigo lleva la palabra "memorando" como nombre del documento. Memorando mltiple Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra informacin, en forma sim ultanea, a varios destinatarios. Caractersticas Tiene las mismas caractersticas que posee el oficio mltiple, con la diferencia que emplea "memorando mltiple" como nombre del documento. En algunas entidades lo co nocen como el nombre de "memorando circular". Es un documento por medio del cual se pide el goce de un derecho, beneficio o se

rvicio que se considera que puedes ser atendido. El derecho de peticin de los peruanos esta amparado por el Art. 2 inc. 20 de la a ctual constitucin poltica que manifiesta que toda persona tiene derecho a formular peticiones individual o colectivamente, por escrito ante la autoridad competent e, lo que esta obligado que el interesado una respuesta tambin por escrito dentro del plazo legal, bajo responsabilidad. Los miembros de las Fuerzas Armadas y de la Polica Nacional solo pueden ejercer i ndividual el derecho de peticin. Actualmente las solicitudes se redactan en papel simple y no sellado. Facultad para firmar Solicitudes Esta facultad la tiene toda persona natal capas mayor de 18 aos. Asimismo los rep resentantes legales o nombres de aquellos aquietes representan. Los menores de 18 aos ejercen su derecho de peticin por intermedio de sus padres o apoderados; salvo que algunas instituciones permiten ejercerlo en determinados casos, como los colegios que solicitan sus certificados de estudios al concluir su educacin secundaria. La solicitud puede ser presentada por cualquier miembro de una institucin e inclu so de una persona ajena a ella, dependiendo de la naturaleza del pedido. El que no miembro de una institucin presenta u solicitud por "Mesa de Partes", y el servidor de ella puede hacer por "mesa de Partes", o por intermedio de su jef e inmediato. Si el conducto es este ultimo, el jefe de curso a tu solicitud medi ante provedo "Hoja de Tramite" u otro documento, con su opinin favorable o desfavo rable. Partes de la Solicitud La Sumilla. Texto. Lugar y fecha. Firma y Posfirma. Y los siguientes complementarios: Anexo. "Con Copia. EL DICTAMEN El dictamen es un documento tcnico que contiene la opinin autorizada de un especia lista, rgano de accesoria o comisin especial sobre un asunto concreto que requiere tratamiento especializado, como puede ser un problema legal, contable, medico, de ingeniera o tcnico logstico. Los que emiten el dictamen reciben el nombre de "peritos" quienes vienen a ser p ersonas versadas en una disciplina cientfica, especialidad, arte u oficio. Para s er perito se requiere poseer titulo profesional universitario. Pero si el examen o la pericia a realizar no necesita de tales profesionales, la autoridad puede designar perito a la persona que considera ms idnea. El dictamen se emite a pedido de la autoridad competente; quien al solicitarlo, precisa con claridad, el tema o asunto especifico sobre el cual requiere opinin. El dictamen es un documento ilustrativo, no resolutivo. Esclarece dudas; precisa conceptos; proporciona elementos de juicio para la solucin de problemas y facili ta la toma de decisiones de los rganos de gobierno. Es potestad de la autoridad c en todo o en parte el momento de decidir sobre ompetente tomarlo en cuenta o no lo que se ha emitido opinin. Muchas veces los dictmenes as como los informes sirven de base para los acuerdos de los rganos de gobierno, que luego se hacen conocer como resoluciones. Los servidores pblicos estn obligados a emitir dictamen cuando se lo soliciten con absoluta imparcialidad y objetividad, sin favoritismos ni presiones, en base a pruebas y con sujecin estricta a las normas legales establecidas. Todos los miembros de un cuerpo colegiado o comisin dictaminadora tienen la oblig acin de emitir dictamen en forma conjunta o por separado. El dictamen se puede em itir por unanimidad, por mayora y por minora. El dictamen es por unanimidad cuando todos estn de acuerdo con el contenido del documento y lo firman; es por mayora, cuando la mayor parte de los peritos coincide con lo expresado en el dictamen y lo firman, y es por minora, cuando los que discrepan de la opinin de la mayora emit en su propio dictamen, juntos o cada uno. El dictamen en minora se adjunta al por

mayora y se remiten a la autoridad para que los examine y se forme su propia opi nin. La autoridad puede rechazar u observar el dictamen que, a su juicio, no esta bie n. Al ser observado; es devuelto al que lo emiti para que subsanen las observacio nes o se haga un mejor estudio del asunto tratado. En caso de descubrirse la emisin de un dictamen deliberadamente defectuoso o parc ializado, sus autores podrn ser objeto de sancin administrativa y penal. El dictamen se usa en la administracin publica y se redacta en papel A4. Es remit ido a la autoridad que lo solicito con todos los antecedentes y anexos que lo su stentan, formando un expediente. rea de difusin El dictamen es un documento de carcter interno; vincula al que lo emite con la au toridad que lo solicita. Facultad para elaborar y firmar dictmenes El dictamen es elaborado en forma individual o colectiva. El dictamen emitido po r un rgano de asesoramiento es firmado por su jefe; el emitido por un cuerpo cole giado o una comisin especial es firmado por sus miembros; y el emitido por una so la persona o por minora, lo es por su autor o autores. El servidor que ha delegado a otro u otros la facultad de dictaminar, esta oblig ado a visar el dictamen firmado por el que lo hizo o por los que lo hicieron, as umiendo de esta manera responsabilidad mancomunada por su contenido. Partes del dictamen Presenta las siguientes partes obligatorias: Lugar y fecha Cdigo Destinatario Asunto (a veces, opcional) Referencia Texto Antefirma Firma, posfirma y sello "Con copia" Pie de pagina y las siguientes complementarias: Membrete Nombre del ao Anexo EL ACTA El acta es un escrito o modalidad de comunicacin escrita que tiene por objeto dej ar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunin. Se extie nde en hojas o folios sueltos, o bien en libros destinados expresamente para ese propsito. El Acta es documento probatorio de hechos que han sucedido en la realidad y que sirven de sustento para nuevas acciones como puede ser para la expedicin de resol uciones, envo de circulares, oficios, etc. Las sociedades mercantiles, las empresas cooperativas, las juntas de determinado s organismos pblicos o casi-pblicos, las instituciones de diversa naturaleza, tien en la obligacin de llevar los correspondientes libros de actas, en los que quede debida constancia de los acuerdos que se han pactado por los miembros que las re presentan. Clases Acta de Trabajo.- Conocemos con este nombre a las diferentes actas que se elabor an con el fin de dejar constancia de actos o hechos de inters ocurridos en el cum plimiento de nuestras obligaciones cotidianas en nuestro centro laboral. Las Actas de trabajo se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y hora de los acontecimientos. Son elaboradas por el secretario o por quien hace sus vece s, en presencia de la autoridad que preside el acto y con la intervencin de perso nas interesadas. Los que intervienen pueden sugerir a la autoridad la adicin, sus pensin o rectificacin de alguna incidencia que consideren pertinente. Por ejemplo, se redacta esta clase de acta al momento de evaluar a los postulant

es a plazas de trabajo; al evaluar al personal de una institucin con fines de rat ificacin o promocin interna; en la ejecucin de las diferentes etapas de un proceso electoral; al decomisar mercadera ilegal o de dudosa procedencia; al realizar dil igencias judiciales como audiencias, inspeccin ocular o actos de conciliacin entre partes en conflicto; al evaluar visitas de inspeccin administrativa a centros de trabajo, establecimientos comerciales o a lugares devastados por hechos fortuit os como sismos, inundaciones o incendios; al incautar, exterminar, transferir, i nventariar, entregar y depositar bienes; al asumir y dejar cargos; al entregar y recibir obras; al resolver diversos problemas o conflictos internos y al tiempo de cumplir cualquier otra accin administrativa considerada delicada o de respons abilidad: Algunas entidades preparan formularios o dan lineamientos para redacta r este documento. Las actas de trabajo, una vez redactadas, son ledas y firmadas inmediatamente por el funcionario que presidio el acto, el secretario y las personas interesadas q ue han intervenido. Si alguien que esta obligado o ha intervenido se niega a fir mar el acta, la autoridad que dirigi la accin har constar tal negativa en la parte final del documento en presencia de los dems. Las actas de trabajo se envan al superior jerrquico con oficio de remisin o, en su defecto, se conservan en los archivos de las oficinas que tienen inters en el asu nto. Partes del Acta de Trabajo: El acta de trabajo presenta las siguientes partes obligatorias: Titulo (tipifica el acta) Texto Firma y posfirma de los que intervienen en el hecho que consta en el acta. "con copia" Pie de pgina. Y las siguientes complementarias: Membrete Cdigo Anexo OBSERVACIONES a) Si el acta de trabajo comprende varias pginas, las personas firmantes deben ad optar las mismas medidas de seguridad que se toman al firmar directivas, resoluc iones, contratos, etc. que comprenden tambin varias pginas. b) Los renglones que quedan en blanco por la falta de texto o por otra razn, se d eben complementar con guiones o rayas con el fin de prevenir la adicin dolosa de algn dato o texto posteriormente. c) La persona ajena a la institucin que firma el acta como testigo o parte intere sada, al momento de firmar coloca l numero de su DNI y coloca su domicilio. Acta de Sesin.- Es un documento en el que consta el testimonio de los hechos ms im portantes que han sucedido en la sesin de un rgano deliberante. Se denomina "Sesin" a la reunin formal de un grupo de personas, que se convoca o c ita, instala y funciona teniendo en cuenta determinadas leyes, estatus o normas establecidas en cada entidad sea publica o privada. Y se conoce como "rgano delib erante" a aquel grupo de personas que tiene la potestad legal de reunirse, delib erar y tomar acuerdos sobre asuntos relacionados con sus atribuciones o funcione s. Los rganos deliberantes facultados por la ley para celebrar sesiones, en primer l ugar, los rganos de gobierno de las instituciones como la Asamblea Universitaria, el Consejo Universitario y los consejos de facultad en las universidades; la Ju nta General de Accionistas y el Directorio en las empresas de sociedad annima; la junta General de Socios en las empresas de sociedad comercial o industrial de r esponsabilidad limitada; la Asamblea General y el Consejo Directivo, en el caso de asociaciones; el Concejo Municipal en las municipalidades distritales y provi nciales; la Asamblea General y la junta Directiva en el caso de los sindicatos, etc. En segundo lugar, pueden reunirse en sesin los rganos consultivos y de apoyo u otros legalmente autorizados por las normas internas de las entidades, como lo s departamentos acadmicos en las universidades y las comisiones de trabajo que se constituyen, con carcter permanente o eventual, para tratar asuntos de inters ins

titucional. Las sesiones de los rganos de gobierno deben constar en libros de actas legalizad os conforme a ley. En las instituciones publicas, sus libros de actas son legali zados por el notario publico o el juez, segn corresponda. Las hojas de los libros de actas que se deterioran o malogran no se arrancan ni destruyen, solamente se anulan. Las actas de las sesiones de las comisiones de trabajo y de rganos efmero s se llevan en hojas A4 o en formularios especiales. El libro de actas permanece en poder del secretario, bajo su entera responsabili dad, y las actas que se llevan en hojas sueltas o formularios se mantienen en po der del presidente de la comisin u rgano efmero respectivos hasta que sern incluidas en los informes que se remitirn a las instancias correspondientes. Partes del acta de sesin Titulo Introduccin Texto Cierre del Acta Firmas de los que la aprueban el acta Estaciones o momentos de la sesion Control de asistencia Llegada la hora para la cual ha sido convocada o citada la sesin, quien ejerce la presidencia ordena al secretario a pasar lista para determinar si se cuenta o n o con el qurum necesario para dar inicio a la sesin. Con la asistencia de miembros que representen el qurum de ley, el presidente decl ara instalada formalmente la sesin, de lo que el secretario deja constancia en el acta. Incluso, si es necesario hace mencin al numero de miembros que conforman l egalmente el rgano que se ha reunido, para deducir con la facilidad que los que e stn asistiendo representan realmente el qurum requerido para la sesin. Despacho o lee el mismo - la correspondencia reci El presidente ordena al secretario leer bida y enviada en el periodo comprendido entre la ultima sesin y aquella que se e sta realizando. La correspondencia que se da lectura es previamente seleccionada, clasificada y ordenada. No es necesario leer toda la comunicacin recepcionada y remitida; basta leer los documentos principales. Cuando hay necesidad, el presidente u otro miembro aclara o comenta la comunicac in que la requiera. Los documentos que necesitan ser debatidos pasan a "orden del da". Informes Los miembros informan sobre las acciones de trascendencia o que segn ellos, son i mportantes que han ejecutado en el ejercicio de sus funciones en el lapso transc urrido desde la ultima sesin hasta la fecha, o sobre los encargos o tareas que le s fueron encomendadas en la sesin anterior. Los informes se proporcionan en el siguiente orden: primero informa el que dirig e la sesin; luego, los miembros con cargo directivo, posteriormente, los presiden tes o responsables de comisiones; y, por ultimo, los dems miembros. Los informes se dan por propia iniciativa o a pedido de los miembros. El informe que se proporciona puede ser ampliado por otros. El informe que requiere debate pasa a "orden del da". OBSERVACIONES: a) En las dos estaciones anteriores, despacho e informes no se genera ni tolera discusin alguna; son etapas en las que solo se proporciona informacin. b) Los documentos e informes que necesitan ser discutidos, por lo general, ya fo rman parte de la agenda. Lectura de la agenda El presidente lee la agenda de la sesin, la misma que se hizo conocer por medio d e la convocatoria o citacin correspondiente. Tambin hace referencia a los document os e informes que pasaron a "orden del da", ya como parte de la agenda. La agenda que se ha ledo no se somete a discusin ni aprobacin de los asistentes, se lee nicamente con el propsito de dar una idea general de los asuntos que sern trat ados en la sesin. Sin embargo, por acuerdo de los presentes, podr alterarse el ord

en del tratamiento de los asuntos considerados, su redaccin o extensin. Cualquier pedido de tratamiento de nuevos temas, se podr solicitar en la estacin siguiente. Pedidos En esta etapa, los miembros que deseen que en la sesin se traten as mismo otros te mas no considerados en la agenda, tienen la oportunidad de proponerlos. Estas pr opuestas reciben el nombre de "pedidos". Los pedidos se formulan en trminos generales y el presidente los recepciona sin o bjecin alguna. Posteriormente, cuando se ha agotado el tratamiento de los puntos de la agenda, sern fundamentados y, por acuerdo de los asistentes, sern admitidos a debate o rechazados. Orden del da Es la estacin ms importante. Aqu se debaten todos los temas de la agenda y los docu mentos e informes que pasaron de las estaciones "despacho" e "informes". El orden que se toma en cuenta en el debate de cada punto de la agenda es el sig uiente: a) Presentacin o exposicin del tema, asunto o problema por el presidente y/o por c ualquier otro miembro. b) Debate o intercambio de opiniones sobre el tema y planteamiento de posibles s oluciones o acuerdos; y Adopcin de acuerdo o desacuerdos por la votacin. Terminado el debate sobre el tema, el presidente somete a votacin las propuestas de posibles soluciones o acuerdos formulados durante el debate. Concluida la votacin, el presidente declara ganadora a la propuesta que ha recibi do mayor nmero de votos, pero siempre y cuando este nmero sea igual o superior a l a mitad ms uno de los votos de los presentes. La propuesta ganadora se convierte automticamente en uno de los acuerdos de la sesin. Lo que acabamos de ver, es camino que se sigue en el tratamiento de cada punto d e la agenda; exposicin, debate y acuerdo. As, en cada caso. Mientras no se ha tomado acuerdo sobre el tema en debate, no se puede empezar a debatir otro. Tiene que concluir primero con acuerdo. De lo contrario, se genera desorden y caos en la sesin. Tratamiento de pedidos Agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda y de los documentos e in formes que lo hubieren querido, el presidente invita a los autores de los "pedid os" a fundamentarlos. Escuchada la fundamentacin de un pedido, lo somete a consideracin de los asistente s para que lo admitan a debate o lo rechacen. La admisin a debate de un pedido o rechazo se efecta por votacin. El pedido admitido a debate recibe el mismo tratami ento que cualquier punto de la agenda y los acuerdos a los que se llegan son igu almente validos. Aprobacion del acta En cuanto se ha agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda; o en su defecto, luego se debe someter a consideracin de los presentes a la aprobacin del acta que se ha ido redactando en el transcurso de la sesin. En las actuales circunstancias, esta aprobacin del acta es un requisito imprescin dible para que adquiera fuerza legal. Y es una formalidad que solo requiere que el acta sea leda en voz alta y que se vote su aprobacin. Aprobada el acta, se da p or levantada la sesin. NOTA IMPORTANTE: No todas las estaciones o momentos que acabamos de estudiar se cumplen en una se sin. La estacin que no se cumple sencillamente no se considera. Redaccin del acta de sesion ordinaria Se conoce con el nombre de sesin ordinaria a aquella que se realiza, en forma obl igatoria, en cada fecha o periodo fijado en las normas internas de cada instituc in, pudiendo ser cada semana, cada 15 das, cada mes, o cada 6 meses. La sesin ordin aria toma en cuenta todas las estaciones o momentos de la sesin que se ha redacta do. Redaccin del acta de sesion extraordinaria Se denomina sesin extraordinaria a aquella que se lleva a cabo en cualquier fecha del ao, a iniciativa del que dirige el rgano deliberante o a pedido escrito de un

numero determinado de sus miembros (lo que es fijado por las normas internas), cuando consideran que es necesario o urgente para la marcha normal o los interes es de la institucin o del rgano respectivo. Se convoca con la anticipacin que seala la norma y con la especificacin de la agenda a ser tratada. El desarrollo de la sesin extraordinaria toma en cuenta solo cuatro estaciones o momentos de la sesin que son: control de asistencia lectura de la agenda, orden d el da y aprobacin del acta. CARTA, MISIVA O EPSTOLA (Carta: viene del latn CHARTA; Misiva: viene del latn MISSUM, SUPINO DE MITTERE: E nviar; Epstola: del latn ESPITOLA) La Carta es una conversacin escrita que a manera de conversacin o platica es dirig ida a una persona ausente. Las palabras epstola y misiva son sinnimos de CARTA La epstola esta considerada como genero literario y por lo general tiene un carcte r sentimental y potico Partes de una Carta Lugar y fecha Tratamiento y nombre de la persona a quien se escribe Residencia del destinatario Vocativo o expresin de cario Cuerpo o asunto de la misiva Conclusin o despedida Nombre y firma Despus de la despedida y firma podemos darnos cuenta que hemos omitido algo, ento nces mediante los llamados "posdata" o "posscritum" siendo las abreviaturas: (PD . o PS), se escribir al pie de lo que uno se ha olvidado. CARTA COMERCIAL La carta comercial sirve como medio de comunicacin entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser forma l, oficial y/o confidencial. La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas c omerciales. Los ms importantes son: aperturando un negocio, de compraventa, de re clamacin, de ofertas, de solicitud de informacin y de publicidad. A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema ms rgi do y un tono ms objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas. Estructura Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de l a carta y el cierre. Las castas comerciales son las que se emplean en el mundo d e los negocios: ventas, compras, crditos, ofertas, cobranzas, promocin, etc. Trata n asuntos de negocios o de trabajo. Prima en estas cartas un lenguaje directo, p reciso y claro. Partes Membrete: Parte que identifica a la institucin o empresa. Va en la parte superior y central, o sino, al lado superior izquierdo. Lugar y fecha Nombre y direccin del destinatario Asunto o referencia: Lnea que sintetiza el contenido de la carta. Vocativo Cuerpo Despedida Firma Iniciales: Sirven como constancia de los posibles errores o defectos. Se escribe con mayscula las iniciales de la persona que ordena o dicta la carta y con minscu la, de la que escribe. DIRECTIVA Es un documento tcnico-normativo que orienta las acciones de los servidores de la administracin pblica en el cumplimiento de sus funciones o en la ejecucin de tarea s encomendadas. Generalmente la directiva complementa o precisa, en forma minuciosa, disposicion es contenidas en un reglamento o una resolucin.

Usos Este documento tiene uso diversificado; podemos citar algunos casos en que se us a la directiva. Para establecer como llevar a cabo las actividades o reuniones en una institucin. Para precisar mtodos o formas de realizar un tramite documentario Normar reglamentos de asistencia, permisos, licencias del personal. Dar disposiciones para el cuidado de los enseres de un dependencia Informar sobre el horario del refrigerio, etc. La directiva, es un medio de comunicacin muy importante, su uso y aplicacin har que una institucin marche ordenadamente y logre el xito deseado con el prestigio y la confianza de sus usuarios. rea de Difusin: El mbito de difusin de la directiva puede ser a nivel nacional, regional o institu cional, segn la jerarqua del funcionario que la aprueba. Por ejemplo puede ser por un ministro, presidente regional o director de la USE. Su rea de difusin fija la misma directiva en la seccin de su texto denominada "alca nce". La directiva enlaza a la autoridad con facultad para expedir disposiciones guber namentales con el personal subordinado. Partes de la Directiva Ao Acadmico Numeracin Titulo Finalidad Objetivo Base legal Alcance Disposiciones generales (procedimiento) Disposiciones finales (especificas) Lugar y fecha Firma y cargo Iniciales CERTIFICADO (Del Latn CERTUS, cierto y de FACERE, hacer) Es un documento que contiene la informacin o acreditacin de un hecho real y que ha sido previamente comprobado o verificado por la persona que lo expide. Lo que se dice o afirma del certificado se da por cierto o realizado, que existe , o que es as en la realidad y los hechos. Cualquier certificacin que falte a la verdad constituye delito, y quien la otorga es sancionado por las leyes penales de nuestro pas. El certificado es un testimonio de hecho concluido o constatados, por ejemplo, s e expide certificado de estudios, por los estudios realizados en una institucin e ducativa, certificado de trabajo, por los servicios prestados, certificado de sa lud, luego de haberse examinado el estado de salud de una persona, certificado d e orfandad, despus de haberse comprobado la situacin de desamparo en que se encuen tra un menor de edad, etc. El certificado se emplea tanto en la administracin pblica como privada, y se expid e a pedido de la parte interesada, de la autoridad competente o por mandato de l a ley. Este documento se otorga en papel A4, membretado, o en formularios especi ales diseados para cada tipo de certificado. Facultad para solicitar certificados Tienen facultad para pedir la expedicin de certificados: Los miembros de una entidad sobre el reconocimiento de un derecho o la constatac in de un hecho Las personas naturales capaces mayores de 18 aos, o sus representantes legales, q ue tienen o prueban tener legtimo inters material o moral sobre el hecho cuya cert ificacin solicitan. Las autoridades polticas, judiciales y militares competentes, y el superior jerrqu ico. Tienen facultad para expedir certificados: La autoridad, en forma directa, sobre

asuntos de su competencia Partes del Certificado Membrete Cargo de la autoridad que expide el documento o (En caso de que la expidiera un subalterno) Cargo del servidor subordinado que expide el documento. La palabra "certifica" Texto Lugar y fecha Firma, posfirma y sello del subordinado y sello de la autoridad que lo autoriza (en caso sea expedido por el subalterno) Pie de pgina CONSTANCIA Concepto La constancia es un documento similar al certificado, los dos acreditan la verac idad de hechos o situaciones que se han dado o se dan en la realidad. No existe una diferencia clara y definida entre ambos documentos razn por la cual se utilizan los dos indistintamente. A pesar de ello hay una diferente que podra mos aceptar, en principio y que consiste en considerar al certificado como testi monio de hechos ocurridos o ya concluidos, y a la constancia como testimonio de hechos en realizacin o que acaban de ocurrir. Por ejemplo, se expide constancia de trabajo cuando se esta laborando, constanci a de ingreso cuando uno es admitido a un centro de estudios, constancia de vacan te, cuando en un centro educativo existe vacante para matricular a un alumno, et c. La constancia se usa en las instituciones tanto pblicas como privadas. Se redacta en papel A4 o en formulario preparado, o propsito, para cada caso. (Las constanc ias que se expiden en formularios se suelen enumerar correlativamente). La constancia es un documento similar al certificado. Los dos acreditan la verac idad de hechos o situaciones que se han dado o se dan en la realidad. No existe una diferencia clara y definitiva entre ambos documentos; razn por la c ual se utilizan los dos indistintamente. A pesar de ello hay una diferencia que podramos aceptar, en principio, y que consiste en considerar el certificado como testimonio de hechos ocurridos o ya concluidos, y a la constancia como testimoni o de hechos en realizacin o que acaban de ocurrir. La constancia se utiliza tanto en las instituciones pblicas como privadas. Semejanza entre Certificado y Constancia: Estos dos documentos tienen muchos puntos en comn. Tal es as que se asemejan en lo s siguientes aspectos: En lo que se refiere a las personas que pueden pedir su otorgamiento. En lo que respecta a los documentos con los cuales se solicita su expedicin. En lo referente a las personas con facultad para otorgarlos. En lo que concierne a sus partes, diversidad y formatos que se emplean en su ela boracin. EL INFORME Es un documento por el cual se hace conocer el avance o la culminacin de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerado de inters La autoridad puede pedir que personas particulares informes sobres sus hechos o situaciones que conocen y que considere tiles para esclarecer para solucionar pro blemas. El informe tiene carcter de declaracin jurada, quiere decir que la persona que inf orme debe informa la verdad de lo contrario podr ser sancionado administrativo y penalmente. Segn los casos el informe puede ser breve o pormenorizado por lo tanto, de extens in variable, pudiendo abarca incluso varias paginas. As mismo puede ser elaborado y firmado por mas de una persona e ir acompaada de cu adros, fotografas, videos, grabaciones, testimonios, declaraciones, resmenes, disq uete, separatas, facturas, recibos, u otros documentos. Para sustentar la inform acin que se proporciona. l informe es utilizado por trabajadores del sector publico y privado y se redacta en papel A4.

rea de difucin El informe es un documento que se difunde solamente dentro de una institucin u em presa. Relaciona al subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con otro de su mismo nivel. Facultad para firmar informe Los servidores que no desempean cargos para dirigirse a sus jefes inmediatos. Los que ocupan cargos para que se comunique con sus superiores y con los de igua l jerarqua. Partes del Informe Lugar y remitente N de informe Remitente Destinatario Motivo Cuerpo Conclusin Despedida Firma Clases: Existen diferentes criterios para clasificar los informes. Por ejemplo: en PNP l os divide en administrativos y policiales en base al asunto que trata. Nosotros, tentativamente, lo clasificamos en ordinario, extraordinario y tcnicos teniendo en cuenta las personas que las emplea, la rigidez que observa en su redaccin y re gularidad que se presentan: Informe Ordinario: Usos: Lo usa los que desempea cargos para informar a sus superiores sobre el avance de acciones programadas, sirve para evaluar el desarrollo de acciones previstas, po rque proporciona informacin sobre el avance de periodos determinados en las que s e ejecuta dichas acciones. Adems constituye un verdadero documentos de trabajo por esto su informacin debe se r fra, objetiva e imparcial. Caractersticas: Es regular y rgido. Puede ser diario, semanal, mensual, quincenal, bimestral, trimestral, semestral, y otros. Su remisin es obligatoria. Por lo general es enumerado. La mayora lleva titulo y es enviado con oficio o memorando de remisin. Hay dependencia que usa formulario de acuerdo con la informacin que reporta. Informe Extraordinario.Usos: El informe extraordinario lo usan los que desempean cargos, los responsables o mi embros de comisiones ( tenga o no responsabilidad directiva) o cualquier otro se rvidor para comunicar a sus superiores asuntos diversos de trabajo. Caractersticas.Es irregular y flexible, es decir, nos e fijan periodos estrictos para su remisin y normas rgidas para su redaccin. Los miembros extraordinarios se envan: A pedido de la autoridad, Cuando necesario comunicar sobre el avance o culminacin de una tarea encomendada, haya o no peticin de la superioridad, y Si se presentan casos imprevistos de inters. Pueden ser numerados o no. La numeracin de los informes extraordinarios e obligat orios solo si el remitente desempea cargo administrativos. Son enviados directamente, sin oficio ni memorando de revisin. No llevan titulo. Observaciones Los informes que presentan los servidores que no desempea cargos administrativos no llevan numeracin ni siglas, los mismos que los memorando que remiten.

Los informes ordinarios y extraordinarios llevan en el cdigo la sola denominacin d e "Informe". Informe tcnico Usos: El informe tcnico lo usan los especialistas para informar sobre acciones ejecutad as en el cumplimiento de la emisin. Se redacta solamente cuando lo solicita la autoridad. Es un documento instructivo. Ilustra, suministra elementos de juicio, orienta ac ciones o solucionan problemas u hechos delicados que requieren conocimientos esp ecializados. Es un instrumento valioso para la toma de decisiones. Caractersticas: El cdigo lleva "informe tcnico" como nombre de documento. Uso obligatoriamente "referencia" Es numerado El que firma lo hace con su respectivo sello de colegiatura. Subttulos del texto del informe tcnico: Introduccin.- Que especfica el motivo o las razones que impulsa la redaccin del inf orme. Antecedentes.- Que ofrece una breve historia de cmo se suscitan los actos. Anlisis.- Examinan minuciosamente los hechos, en base antecedentes, argumentos, p ruebas, cargos y descargos y disposiciones legales. Conclusiones.- Que contiene la deduccin lgica del anlisis que realiza, relacin direc to a hechos e ideas expuestas. En las conclusiones todo aquello que fluye se pre senta y expresa en forma directa. Recomendaciones.- Que sugiere posible soluciones con relacin al asunto tratado. L a autoridad es libre de tomar en cuenta en la toma decisiones. RECURSO DE RECONSIDERACIN Es el Recurso impugnativo que se interpone ante el mismo rgano que dict la primera resolucin impugnada, debiendo necesariamente sustentarse en nueva prueba instrum ental. Este recurso es opcional y su no interposicin no impide el ejercicio del R ecurso de Apelacin. RECURSO DE APELACIN Es el Recurso impugnativo que se interpone cuando la impugnacin se sustente en di ferente interpretacin de las pruebas producidas o cuando se trate de cuestiones d e puro derecho, debiendo dirigirse a la misma autoridad que expidi la resolucin pa ra que se eleve lo actuado al superior jerrquico. Es un recurso ordinario y vertical o de alzada, que supone el examen de los resu ltados de la instancia, y no un nuevo juicio, mediante el cual el juez ad quem e xamina la correccin y regularidad de la resolucin dictada por el juez a quo, segn l os motivos de agravio que aduzca el apelante. El recurso de apelacin es el medio que hace tangible el principio de la doble ins tancia (previsto en el artculo X del CPC). Con este recurso lo que se pretende es la eliminacin de la resolucin del juez inferior y su sustitucin por otra que dicte el superior jerrquico. El recurso de apelacin se interpone para corregir los errores eventualmente comet idos en la primera decisin. El mismo nombre de apelacin (de appellare, llamar) alu de al hecho de dirigirse la parte a otro juez a fin de que juzgue mejor que el j uez que ha juzgado en primer trmino. El artculo 364 del CPC indica que el recurso de apelacin tiene por objeto que el rg ano jurisdiccional superior examine, a solicitud de parte o de tercero legitimad o, la resolucin que les produzca agravio, con el propsito de que sea anulada o rev ocada, total o parcialmente. El artculo 382 del mencionado cdigo adjetivo seala que el recurso de apelacin contie ne intrnsecamente el de nulidad, slo en los casos que los vicios estn referidos a l a formalidad de la resolucin impugnada. RECURSO DE REVISIN Recurso impugnativo que se interpone, excepcionalmente, ante una tercera instanc ia si las dos anteriores fueron resueltas por autoridades que no son de competen

cia nacional. EL RECURSO DE QUEJA Segn el artculo 401 del CPC, el recurso de queja tiene por objeto el reexamen de l a resolucin que declara inadmisible o improcedente un recurso de apelacin o de cas acin. Tambin procede contra la resolucin que concede apelacin en efecto distinto al solicitado. La queja se basa en la necesidad de contar con un instrumento procesal que impid a que una resolucin no pueda ser impugnada debido al designio de quien la dict, ad quiriendo irregularmente la calidad de cosa juzgada. Bibliografa ALSINA, Hugo. Juicio ordinario, Serie clsicos del procedimiento civiles, t. 1, Mxi co, Jurdica universitaria, 2002. CARNELUTTI, Francesco. Derecho procesal civil y penal, Biblioteca clsicos del der echo procesal, vol. 2, Mxico, Harla, 1997. CARRIN LUGO, Jorge. Tratado de Derecho Procesal Civil, vol. 2, Lima, Grijley, 200 4. HINOSTROZA MINGUEZ, Alberto: Comentarios al Cdigo Procesal Civil, 2 t, Lima, Gace ta Jurdica, 2004. HINOSTROZA MINGUEZ, Alberto: Comentarios al Cdigo Procesal Civil, 2 t, Lima, Gace ta Jurdica, 2004. MONROY GLVEZ, Juan. La formacin del proceso civil peruano. Escritos reunidos, Lima , Palestra, 2004. PRIORI POSADA, Giovanni F. Comentarios a la Ley del proceso contencioso administ rativo, Lima,Ara, 2002. SAGASTEGUI URTEAGA, Pedro. El proceso contencioso administrativo, Lima, Gaceta J urdica, 2000. Leer ms: http://www.monografias.com/trabajos43/documentos-administrativos/documen tos-administrativos2.shtml#ixzz2mSrObKUW