2011

Manual de Usuario SisGeDo 2.0

Sistema de Gestin Documentario

SisGedo v2.0 Programa de capacitacin en nuevas tecnologas

OFICINA REGIONAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Y TECNOLOGA DE LA INFORMACIN

Gobierno Regional Junn/ORDITI

GRJ/ORDITI 1 29/12/2011

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MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE GESTION DOCUMENTARIA SisGeDo 2.0

Introduccin
El Sistema de Gestin Documentaria - SisGeDo 2.0 es una aplicacin WEB implementado por el Gobierno Regional Junn para efectuar el registro, control y seguimiento detallado y estricto de todos los expedientes que se procesan en la Institucin, tanto externos como internos. El presente documento constituye una gua prctica para que los usuarios accedan a los servicios del SisGeDo en las mejores condiciones, que les permita navegar y acceder a los registros para almacenarlos o consultarlos con facilidad. El sistema est diseado en un entorno grfico web permitiendo un manejo fcil y amigable al usuario, as como la posibilidad de ser accedido desde cualquier PC con acceso a internet.

Concepcin Del Sistema

La operatividad del sistema ha sido estructurada de la siguiente manera: Expedientes en Proceso.- Todos aquellos expedientes que se encuentran registrados o recibidos en una dependencia u oficina y estn a la espera de ser atendidos. Expedientes por Recepcionar.- Todos aquellos expedientes que han sido derivados de una oficina a otra y se encuentran pendientes de ser recepcionados o recibidos por esta ltima. Una vez recibidos estos expedientes, pasan a estar en el estado de Expedientes en Proceso. Expedientes Archivados/Procesados.- Todos los expedientes que ya se han atendido y por tanto han pasado a ser archivados. Esta estructura es controlada por el sistema tanto a nivel de oficina como de usuario. Es decir controla cuales y cuntos son los expedientes que un usuario u oficina tiene en proceso, por recepcionar y archivados.

Opciones Generales
Los diversos mdulos y pantallas del sistema se componen de objetos y pginas WEB cuyas caractersticas de operacin son las mismas, por lo tanto, a continuacin detallamos algunos controles y formas de operacin que se aplicarn para cualquier mdulo donde estos se presenten.

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Men Principal:
PESTAA O SOLAPA PRINCIPAL. Haga click sobre esto para ver el sub men, cada solapa tiene su propio sub men.

SUB MEN. WEB INICIO. Desde donde se encuentra haga click sobre l para ir a la pgina principal. Identificacin del usuario en el sistema, si es un visitante se le identifica como ANONIMO.

Pantalla y Operadores de Bsqueda: Aparecen en las ventanas de bsquedas y son los que acompaan a los criterios de bsqueda.

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Grilla y Componentes Principales: La grilla es un objeto del sistema que se carga para mostrar registros de datos. Esta aparece en todas las opciones del sistema, permitiendo efectuar bsquedas y dar mantenimiento a los datos. La siguiente imagen muestra una grilla:

Botones de Control. Para efectuar operaciones con registros de la grilla.

Campo check de seleccin de registro, haga click para seleccionar. Cuando un registro est seleccionado, este cambia de color. Click sobre el check seleccionado para quitar la seleccin.

Ttulo de los campos. Usted puede ordenar la columna que desea al dar click en el ttulo del campo que desea ordenar. El primer click ordena de forma ascendente, el segundo en forma descendente.

Leyenda de Datos Intermitente: Para las grillas en las que aparece Leyenda, en la parte inferior izquierda. Ubique el mouse sobre el link y aparecer la leyenda de datos en el centro de la grilla brindando informacin importante, tal como se muestra en la siguiente imagen: Calendario: Este elemento se muestra en los campos tipo fecha de los formularios de registro. Usted lo identifica con el siguiente icono:

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Haga click sobre este icono para mostrar el calendario tal como se muestra en la siguiente pantalla: Este calendario permite la seleccin de un dato de tipo fecha, solo haga click sobre el da y el sistema seleccionar la fecha. Tambin puede cambiar el mes y ao, solo haga click sobre el campo correspondiente.

Control Buscar: En algunas pantallas de ingreso y edicin de datos, aparecer este control Buscar.

Control Buscar.

En este control, usted puede registrar directamente el cdigo si lo conoce, puede seleccionar el dato desde el combo o tambin puede dar click en el icono para buscar ms detalladamente. Al dar click en este icono, segn el dato que est ingresado, presentar la siguiente ventana:

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Campo check de seleccin de registros.

Botones de Control, para aceptar el dato seleccionado o cancelar y cerrar la ventana sin devolver ningn dato.

Luego de ubicado el dato registro en esta ventana, se selecciona mediante un click en el campo check, luego al dar click en el botn Aceptar, el cdigo seleccionado es pasado a la pantalla de edicin que llam a la ventana de bsqueda, quedando de la siguiente manera:

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Ingresando Al Sistema
Para ingresar al sistema, luego de iniciar el navegador de internet preferido (usar Mozilla Firefox ), debe digitar la siguiente direccin URL en la barra de direcciones: URL: www.regionjunin.gob.pe Y luego elegir el men Institucional para luego dar click sobre DEMO - SISGEDO.

Usuario Visitante: La primera pantalla que muestra el sistema al ingresar es la siguiente:

Ingreso para usuarios registrados.

Bsqueda por nmero de expediente.

Buscar su expediente aqu.

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A esta pantalla del sistema tiene acceso cualquier usuario visitante de la WEB que desee consultar el estado de su expediente. Si usted conoce el nmero de registro de su expediente, podr digitarlo en el cuadro de texto correspondiente y obtener el trmite y estado actual de su expediente. Si por alguna razn no cuenta con el nmero de registro de su expediente, puede buscar su expediente teniendo en cuenta otros parmetros, para esto ingrese al link Buscar su Expediente Aqu y le presentar la siguiente pantalla.

Aqu podr elegir los parmetros que usted crea conveniente y luego de presionar Buscar el sistema mostrar una lista de los expedientes que se ajusten a sus requerimientos.

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Para ver su trmite

Para seleccionar el registro que desea.

En esta lista de registros usted deber seleccionar el expediente deseado y luego dar click en el botn Ver Trmite y obtendr el trmite de su expediente.

Usuario Registrado: Para ingresar al sistema como usuario registrado, en la primera pantalla principal del sistema debe dar click en el link Ingresar al Sistema, luego de los cual el sistema le pedir sus datos de ingreso correspondiente.

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El escritorio de trabajo para usuarios registrados es el siguiente:

Iconos de Acceso Directo, para ingresar rpidamente a las opciones ms usados en el sistema.

Las opciones ms usadas se encuentran en forma de iconos de acceso directo:

Expedientes En Proceso

Expedientes en Proceso.

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Esta opcin es la misma del Sub. Men En Proceso del men Expedientes. En esta opcin tendr acceso y se mostrar todos los expedientes en proceso que tiene el usuario. Luego de dar click en el icono correspondiente se mostrar la siguiente pantalla de bsqueda de expedientes.

En esta pantalla podr digitar el nmero de registro de expediente que est buscando o puede elegir el usuario del cual desea ver sus expedientes en proceso. El sistema solo le permitir efectuar alguna operacin con estos expedientes siempre y cuando estn en su poder; es decir slo podr visualizar qu expedientes tienen en proceso otros usuarios de su misma oficina, pero no podr efectuar ninguna operacin con estos. Si usted desea procesar un expediente que fue adjuntado a otro, debe colocar el nmero de registro que contiene al expediente deseado y dar click en el check Ver Adjuntados, esto le permitir procesar por separado cualquier expediente adjuntado. Si desea ver todos los expedientes en proceso que se encuentran en su oficina, en el combo debe seleccionar la opcin Todos.

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Por defecto el sistema muestra su NICK o nombre de usuario para que al presionar en el botn Buscar le muestre slo sus expedientes en proceso en la siguiente pantalla.

Los expedientes que se muestran en un fondo de color verde, nos indica que ya han sido derivados y hacen falta que sean recepcionados, los dems los tenemos en proceso y debemos efectuar la operacin correspondiente con ellos. Las operaciones que podemos efectuar con estos registros se efectuarn mediante la siguiente barra de botones:

Editar: Luego de seleccionar un registro mediante la activacin del campo que contiene un check de la parte izquierda, usted podr editar el registro con el fin de corregir algn dato mal ingresado. Esto ser solo posible si y solo si usted ha registrado el expediente, de lo contrario el sistema le impedir efectuar cualquier modificacin. Detalle: Si los datos que se muestran en la grilla no son suficientes, usted podr ver todos los campos y detalles del expediente con este botn, previa seleccin del registro que desea. Buscar: Al dar click en este botn mostrar la misma pantalla inicial de bsqueda que se Gobierno Regional Junn/ORDITI 12

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muestra cuando se ingresa a la opcin de Expedientes en Proceso, que ya ha sido explicada al inicio de este apartado. Derivar: Con esta opcin podr derivar sus expedientes a otras oficinas que crea conveniente. Luego de seleccionado el registro o registros que desea derivar y dar click en este botn, se le mostrar la siguiente pantalla.

En la parte superior de esta pantalla aparecen los datos del expediente que ha seleccionado de manera no editable, con el fin de asegurarse que es el expediente que usted desea derivar. En la parte inferior, el sistema mediante campos y objetos editables le solicita el destino o destinos que tendr este expediente. Usted debe seleccionar la forma del expediente que derivar, si es el original o una copia del expediente; luego de la dependencia a la cual derivar el expediente, est podr seleccionarla directamente del combo o mediante la ventana de bsqueda al presionar el icono de bsqueda. Este objeto con su ventana de bsqueda se explica en el apartado Opciones Generales en el tema objeto de bsqueda. En el campo detalle podr ingresar, si as lo desea, algn detalle del destino al que deriva del expediente. Este campo por lo general deber ingresarse el dato correspondiente cuando usted derive un expediente a la oficina de Gestin Documentaria con el fin de que este expediente sea tramitado fuera de la institucin. En este campo podr detallar el destino de su expediente. Finalmente en el campo Acciones debe indicar las acciones que deber Gobierno Regional Junn/ORDITI 13

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efectuar con el expediente la oficina destino a la cual deriva el expediente. Luego de ingresados los datos antes mencionados, debe dar click en el botn Aadir para que se aada un registro de derivacin al expediente. No obstante estos registros aun no se graban en la Base de Datos.

Grabar Derivaciones, con el que grabar a la base de datos las derivaciones efectuadas al expediente.

Aadir, con este botn va a aadir derivaciones a la pequea lista que se encuentra debajo.

Limpiar, con este botn limpiar o dejar en blanco todos los campos de la lista.

Luego de efectuar las derivaciones correspondientes, presione el botn Grabar Derivaciones para su grabacin en la Base de datos. Se le mostrar la siguiente pantalla:

Terminar derivacin de documento, le devolver a la pantalla de la grilla con sus expedientes en proceso.

Explorar documentos en proceso, se mostrar la pantalla inicial de bsqueda de expedientes en proceso en la cual podr establecer los parmetros correspondientes.

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Archivar: Esta opcin le servir para archivar sus expedientes que ya los ha atendido. Luego de seleccionar el registro o registros que desea archivar, se le presentar la siguiente pantalla:

En la parte superior se muestra la lista de registros que sern archivados y en la parte inferior, el sistema le solicita el archivador donde archivar el expediente y las ltimas acciones tomadas al archivar. Los archivadores debe crearlos en el men principal Catlogos y sub men Archivadores. Eliminar Derivaciones: Con esta opcin podr eliminar las derivaciones grabadas equivocadas. Luego de seleccionar solo los expedientes derivados, dar click en este botn y mostrar el siguiente mensaje:

Si confirma mediante aceptar que est seguro de la eliminacin de estas derivaciones, el sistema eliminar solo las derivaciones seleccionadas. Adjuntar: Esta opcin le sirve cuando desea adjuntar uno o varios expedientes en otro. Esto se efecta para aquellos expedientes que se relacionan con otros, permitiendo as que se efecten las operaciones solo ya en el expediente contenedor de datos. Luego que ha seleccionado los registros que desea adjuntar y dar click en el botn, el sistema presentar la siguiente pantalla:

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En la parte superior muestra la lista de registros que se van a adjuntar y en la parte inferior el sistema le solicita el registro del expediente hacia el cual sern adjuntados los expedientes; as mismo si lo desea puede registrar las acciones tomadas con los expedientes, luego procede a grabar esta operacin. Nuevo Expediente: Con esta opcin podr ingresar un nuevo expediente al sistema para efectuar el trmite correspondiente.

Nuevo expediente

Al dar click en esta opcin se mostrar la siguiente pantalla solicitndole los datos necesarios para su nuevo expediente.

Algunos datos necesarios entenderlos y a tener en cuanta en esta pantalla son los siguientes: Gobierno Regional Junn/ORDITI 16

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En la seccin ORIGEN DEL EXPEDIENTE debe seleccionar si su expediente es interno o externo; as mismo si es de Tipo Personal. Usted podr notar que segn lo que elija los datos siguientes solicitados son activados, desactivados por Ejm. En la pantalla anterior, el origen del expediente es interno, por tanto los campos DEPENDENCIA, FIRMA y CARGO no son editables ya que el sistema las asigna automticamente segn el usuario que est ingresando los datos. Si no es un expediente personal el sistema coloca el nombre del jefe o representante de la oficina, a asumiendo as que el expediente que se ingresa, es institucional pertenece a la oficina, por lo tanto quien firma es el jefe de la oficina. Por otro lado, si selecciona el check indicando que es un expediente personal, el sistema cambiar los datos de quien Firma y el Cargo, colocando all los datos correspondientes al usuario que ingresa el expediente, tal como se muestra en la siguiente figura:

Es importante que usted se asegure que estos datos, tanto cuando se trata de un expediente personal como un expediente institucional, sean los correctos, de lo contrario comunique al administrador del sistema. En la pantalla que se muestra a continuacin se ha activado el origen del expediente cono Externo.

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Vemos ahora que los datos solicitados por el sistema cambian, ahora el sistema solicita la Dependencia, el Detalle, quien Firma y el Cargo de quien firma. Entonces estos datos ahora ya, cuando el expediente es externo, es necesario ingresar. En el campo Detalle puede digitar algunos datos adicionales o detalles de la dependencia origen del expediente. En la seccin Datos del Expediente, considere tambin que segn el origen que ha elegido, el sistema asignar el nmero correlativo de los expedientes segn su tipo. Es decir, si usted indica que el expediente que est ingresando es de origen interno, el sistema asignar el nmero correlativo en forma automtica segn el tipo de expediente que seleccione, de la misma manera ser si el expediente es de origen externo y a la vez de tipo personal. El sistema controla de forma automtica los nmeros correlativos de los expedientes segn su tipo. La primera vez que seleccione un tipo de expediente, el sistema le asignar el nmero 1, solo en esta ocasin usted podr cambiar este nmero para indicarle al sistema qu nmero le corresponde generar en este tipo; a partir de ese momento el sistema lleva el control de los correlativos de este expediente y ya no se le permite modificar. Por lo tanto asegrese bien del nmero correlativo que le corresponde ingresar la primera vez segn su tipo de expediente elegido. Gobierno Regional Junn/ORDITI 18

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En esta misma pantalla de ingreso de expediente, existe la seccin Destino(s) Derivacin del Expediente donde usted podr, si lo desea, derivar su expediente en el mismo momento que lo est registrando. Por lo tanto al dar por registrado su expediente ya aparecer como derivado.

Expedientes Por Recepcionar

Expedientes por recepcionar

Esta opcin es la misma del sub. Men Por Recepcionar del men Expedientes. Aqu usted podr visualizar y recepcionar los expedientes que han sido derivados a su usuario u oficina. Al dar click en esta opcin se presenta la siguiente pantalla.

Recepcionar, para dar por recibido a los expedientes previamente seleccionados.

Buscar, para buscar un expediente a recepcionar.

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Una vez que ha seleccionado los registros que desea recepcionar, debe dar click en el botn Recepcionar y aparece la siguiente pantalla.

En esta pantalla debe verificar la lista de registros que sern recepcionados, luego de los cual presiona el botn Grabar Recepcin para recibirlos y estos expedientes pasarn a estar en sus expedientes En Proceso. Si desea buscar un expediente por recepcionar en especial, puede dar click para establecer los parmetros apropiados de bsqueda.

Expedientes Archivados / Procesados

Expedientes archivados / procesados

Esta opcin es la misma del sub men Archivados del men Expedientes. Aqu usted podr visualizar los expedientes archivados / procesados por usted y su oficina. Al dar click en esta opcin se presenta la siguiente pantalla.

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En esta pantalla debe seleccionar el usuario y el archivador de los cuales desea visualizar los expedientes archivados. Luego debe dar click en el botn Buscar y aparecer la siguiente pantalla:

Todos los expedientes archivados/procesados (se incluyen aqu los que han sido adjuntados a otro expediente) se muestran en esta lista. Si desea devolver a EN PROCESO algn expediente, debe seleccionarlo y luego dar click en la opcin Devolver a En Proceso y se mostrar la siguiente ventana de confirmacin.

Si usted confirma el proceso, los expedientes seleccionados pasan a estar nuevamente en el estado EN PROCESO.

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Buscar

Seleccione esta opcin para buscar expedientes segn diversos parmetros de bsqueda. Al dar click se mostrar la siguiente pantalla que pertenece al submen Expedientes del men principal Buscar.

Al establecer los parmetros adecuados segn lo que requiera, el sistema efectuar la consulta y mostrar la lista correspondiente de los expedientes que se ajusten a sus requerimientos. En esta pantalla de resultados, podr elegir el expediente que desee visualizar su trmite y situacin actual, al presionar en el botn Ver Trmite. Gobierno Regional Junn/ORDITI 22

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Cambiar Contrasea

Cambiar contrasea

Cada usuario que se registra en el sistema, para su acceso se le asigna una contrasea la cual es usuario. Luego que este usuario nuevo ingresa al sistema, debe cambiar su contrasea de acceso en esta opcin, con el fin de asegurar sus datos y que su cuenta de usuario no pueda ser usada por otras personas. Al dar click en esta opcin se presentar la siguiente pantalla:

En esta pantalla muestra los Datos Personales correspondiente al usuario, los que solo podr visualizar. Como usuario usted debe asegurarse que estos datos se encuentren registrados correctamente, de no ser as comunquese con el Administrador del Sistema. En la seccin Datos de la Cuenta, usted podr modificar su password o contrasea y luego dar click en el botn Actualizar para grabar los cambios afectados.

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Una vez efectuada esta operacin, su prximo ingreso al sistema debe ser con su nueva contrasea.

Men Catlogos
En este men podr registrar y controlar sus Archivadores, Tipos de Expedientes, Formas de Recepcin y Tipos de Prioridad segn las opciones del submen que elija.

El manejo de todos estos sub mens es el mismo. Al dar click en cualquiera de ellos aparece primero la pantalla de la bsqueda. Luego de lo cual, si lo desea establece algunos parmetros de bsqueda o los deja en blanco y presiona Buscar; aparece la pantalla con la lista de todos los registros grabados. En esta lista ya podr editar, eliminar o ingresar nuevos registros. Archivadores: En esta opcin podr crear sus archivadores que son necesarios en la opcin Archivar de los Expedientes en Proceso en los cuales proceder a Archivar sus expedientes ya atendidos o procesados. Al dar click en esta opcin, aparecer la siguiente pantalla:

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Si deseamos agregar un nuevo Archivador, debe dar un click en la opcin Nuevo Archivador, entonces se presentar la siguiente pantalla, donde deber ingresar los datos solicitados.

Como puede notar, debe indicar si el archivador a crear es un archivador personal o institucional, el sistema muestra automticamente la oficina donde se crea el archivador. Usted debe ingresar la Descripcin o nombre del archivador y el periodo al que pertenece. Luego debe presionar en el botn Registrar para que el archivador quede grabado y pueda ser usado al momento de archivar el expediente. Tipos de Expediente: En esta opcin podr registra y controlar todos los tipos de expedientes que se usen en el sistema. Formas de Recepcin: En esta opcin se registran las formas de recepcin de los expedientes. Tipos de Prioridad: En esta opcin controlar los tipos de prioridades que se establecer para cada expediente registrado.

Men Reportes
Debe elegir este men para imprimir o visualizar reportes. Al dar click en esta opcin, el sistema presenta la siguiente pantalla.

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En esta pantalla, en la parte derecha usted debe seleccionar el reporte que desea, luego de lo cual el sistema en la parte derecha le mostrar o solicitar los parmetros para dicho reporte. En estos parmetros, usted debe ingresar los parmetros que desee y luego presionar en el botn Imprimir para obtener su reporte.

Una vez que se encuentra en la ventana previa del reporte, puede dar click en el icono de la Impresora para imprimir su reporte.

Men Administracin
A este men tiene acceso solo quien es el Administrador del Sistema. Los sub mens que contienen son los siguientes: Dependencias Externas: Para efectuar el registro y control de las dependencias externas desde donde proceden expedientes hacia la institucin. Dependencias Internas: Para el registro y control de todas las dependencias internas u oficinas de la institucin. Usuarios: En esta opcin se registra y controla a los usuarios que tienen acceso al sistema. Correlativos: Esta opcin es manejada por el administrador del sistema para el mantenimiento de correlativos. Bloqueos: Esta opcin permite al administrador del sistema bloquear o presentar un mensaje a una dependencia o a un usuario especifico.

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Entidades: Para el registro y control de Entidades.

Salir Del Sistema

Salir del sistema

Para salir del sistema o finalizar sesin, debe dar click en cualquiera de estas opciones.

Comunicacin Con El Administrador Del Sistema Web

Para cualquier sugerencia, duda o crtica constructiva, puede comunicarse directamente con el Administrador del Sistema WEB SisGeDo.

Para comunicarse con el administrador del sistema web.

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Al dar click en el link, el sistema presenta la siguiente pantalla.

Aqu debe ingresar los datos solicitados y presionar el botn Enviar. Su mensaje ser recibido por el Administrador y recibir la respuesta correspondiente.

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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTARIO SISGEDO v2.0

Soporte al SisGeDo v2.0
Telfono: 60200 anexo 1503 Ing. Jos Luis Medina Aliaga Director de la Oficina Regional de Desarrollo Institucional y tecnologa de la Informacin jmedina@regionjunin.gob.pe Anexo: 1500 Ing. Henry D. Alvites Bernardo Desarrollador de Sistemas del Gobierno Regional Junn halvites@regionjunin.gob.pe Anexo: 1503

Huancayo, Diciembre del 2011 29

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