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UNIDAD V: SISTEMA PRESUPUESTARIO Y PRESUPUESTOS ESPECIFICOS

Presupuestos Definicin y concepto El presupuesto, conceptualizado en forma amplia, es una herramienta de direccin que tiene como principal objeto prever, coordinar y controlar en cifras monetarias el desarrollo de la actividad futura de una empresa durante un periodo. Los presupuestos han de permitir a los diferentes niveles de toma de decisiones formarse una idea aproximada, pero aun as, lo suficientemente clara y precisa de las posibilidades futuras de lograr el objetivo propuesto, como para confirmar el acierto de la gestin y permitirles en forma oportuna su rectificacin o ajuste a travs de la comparacin continua de los resultados reales con las cifras presupuestadas. Todo esto requerir de un muy eficiente sistema de control presupuestario. En resumen, podemos sealar que los resultados de la gestin de los negocios se muestran en los estados financieros. Entonces, los presupuestos son los estados financieros proyectados, los cuales sern expresiones formales de los planes administrativos que abarcan todas las reas o fases de operaciones de la empresa. Ventajas de los presupuestos Los presupuestos proporcionan a la administracin general, los siguientes beneficios: A.- Obliga a la administracin a fijar los objetivos y metas en forma anticipada. B.- Contiene dispositivos de control que permiten evaluar la gestin administrativa y planear mecanismos que permitan mantener la caracterstica de flexibilidad de los presupuestos. C.- Asegura la coordinacin entre las unidades de la empresa. D.- Establece que exista una estructura organizacional definida y acorde con los objetivos que se quiere lograr. E.- Facilita la asignacin eficiente de los recursos. Limitaciones de los presupuestos A pesar de sus ventajas y los objetivos que tienen los presupuestos, su uso debe ser cuidadoso porque es una herramienta que tiene limitaciones. Estas limitaciones deben conocerse para que el presupuesto sea utilizado en forma adecuada y se obtengan con l los resultados esperados. Estas limitaciones son:

A.- Los presupuestos son una estimacin aproximada de lo que traer el futuro pero no es una medicin exacta. Por lo tanto, no debe pensarse en ellos como algo esttico, sino como un instrumento de planificacin muy flexible. B.- Los resultados no se obtendrn por el solo hecho de presupuestar. Los resultados se obtendrn cuando el presupuesto comience a ejecutarse. C.- El presupuesto es un medio para conseguir fines y no es un fin en s mismo. Por lo tanto, no es un sustituto de la administracin, solo es una herramienta de apoyo. Periodo de los presupuestos El periodo que pueden abarcar los presupuestos depender de la naturaleza de la empresa o bien de las necesidades de informacin que requiera, pero lo mas generalizado es un periodo de un ao, el que pude estar coordinado con el periodo contable. Tambin se puede efectuar la planeacin a corto, mediano o largo plazo. Clasificacin de los presupuestos. 1) PRESUPUESTO DE CAPITAL. Se refiere al establecimiento de los flujos ocasionados por un proyecto especifico de inversin, buscando evaluar la viabilidad y conveniencia financiera del mismo, a travs de la medicin de indicadores tales como la tasa interna de retorno (TIR) o el valor actual neto (VAN). 2) PRESUPUESTOS OPERATIVOS. Se definen como aquellos que tienen relacin con la operacin o giro de la organizacin. Presupuesto de ventas. Presupuesto de Produccin. Presupuesto de Costos. Presupuesto de Gastos. Estado de Resultado Proyectado. 3) PRESUPUESTOS FINANCIEROS. Se refieren a las decisiones financieras. Presupuesto de Caja. Balance General Proyectado. Estado de Cambio en la Posicin Financiera. 4) PRESUPUESTOS PERODICOS. Se llama as a los que se confeccionan por un numero fijo de perodos, que al vencer cada perodo se agrega uno nuevo a los presupuestos. 5) PRESUPUESTOS FLEXIBLES. Buscan dejar establecidas variables que cambian de valor a travs del tiempo, de tal forma que se conozcan los resultados a distintos valores, en este caso es similar al llamado anlisis de sensibilidad. 6) PRESUPUESTOS POR NIVEL.

Determina los presupuestos a distintos niveles de actividad programada, por ejemplo, al 100% de capacidad instalada, al 80%, etc. 7) PRESUPUESTO PARCIAL. Se refiere a que se presupuesta una sola actividad en forma aislada dentro de la organizacin y se administra en forma independiente. 8) PRESUPUESTO BASE CERO. Se basa en el supuesto de que recin se inicien las actividades de la organizacin, desconociendo la validez de lo sucedido en perodos anteriores. 9) PRESUPUESTO DE CONTINUIDAD. Es lo contrario al anterior. 10) PRESUPUESTO MAESTRO. Es el presupuesto hacia el cual confluyen los flujos presupuestados de las distintas actividades de la empresa. 11) PRESUPUESTO DE RESPONSABILIDAD. Divide a la actividad presupuestada anual en trminos de responsabilidad individual. Por ejemplo: metas por vendedor, niveles de produccin, etc.

Sistema Presupuestario. DEFINICION: es un conjunto de presupuestos que se relacionan entre s; sirve para controlar peridicamente los presupuestos y para analizar las desviaciones. Esta destinado a construir a realizar los objetivos de la empresa, constituye una herramienta de planificacin, coordinacin y control. Objetivos del presupuesto como herramienta de planificacin. a) Sirve para estimar los resultados de la empresa para un periodo determinado. b) Sirve para fijar metas y estndares. c) Sirve para asignar responsabilidades mostrando los planes futuros en trminos de las personas respecto de la ejecucin. d) Toma de decisiones y orientar futuras acciones al hacer evaluaciones peridicas de estos. Objetivos del presupuesto como herramienta de coordinacin. a) Coordinar las actividades de la empresa en su conjunto de manera tal que la encausa a conseguir los objetivos finales. b) Hace posible una efectiva accin administrativa. Objetivo del presupuesto como herramienta de control. a) Evaluacin peridica del avance de la operacin. b) Ayuda a sealar el grado de eficiencia al evaluar los resultados obtenidos

Funcionamiento del Sistema Presupuestario. ENTRADA PROCESO RETROALIMENTACION ENTRADA: es la informacin interna y externa, cuantificable o no. PROCESO: es el desglose, registro y orden de la informacin obtenida. SALIDA: son los presupuestos propiamente tal. RETROLALIMENTACION: es la comparacin de los datos y el anlisis de estos para volver a planificar. Etapas para la aplicacin del control presupuestario. a) Fijar estndar de rendimientos basados en la experiencia o en clculos financieros. b) Medir los resultados reales en el perodo presupuestario. c) Comparar los resultados reales obtenidos con los presupuestados. d) Analizar las variaciones producidas y determinar las causas que lo originan. e) Determinar medidas de rectificacin. SALIDA

ESTRUCTURA PRESUPUESTARIA. PRESUPUESTO DE VENTAS

PRESUPUESTO DE PRODUCCION

PRESUPUESTO DE COSTOS

PRESUPUESTO DE GASTOS

PRESUPUESTO DE CAJA

BALANCE GENERAL PROYECTADO

ESTADO DE RESULTADO PROYECTADO

Presupuesto de Ventas. Este es el punto de partida del sistema presupuestario, ya que, sobre la base de las ventas se planifica la produccin, los costos, gastos asociados, etc. Las variables a considerar son los pronsticos de ventas en unidades, la proyeccin de precios, la publicidad, el estudio de mercado, los vendedores, etc. PRONOSTICO DE VENTAS. Existen diversos mtodos para pronosticar las ventas, entre ellos encontramos: a) Mtodos Estadsticos-Matemticos. Mtodo de los mnimos cuadrados: consiste en linealizar el comportamiento de las ventas. Y=bx+a Y = variable dependiente (cantidad, unidades fsicas, etc.) b = pendiente x = variable independiente (tiempo, mes, ao, etc.) a = parmetro de posicin b) Mtodos en Base a Porcentajes. c) Mtodos en Base a la Experiencia. PRESUPUESTO DE VENTAS VALORIZADOS. Ventas proyectadas (unidades) * Precio de venta neto Ventas netas + Iva dbito fiscal Ventas brutas PRESUPUESTO DE INGRESOS POR VENTA. Esta referido a proyectar el ingreso efectivo producto de las ventas del giro; en el se consideran las ventas brutas proyectadas y las polticas de crdito otorgada a los clientes con su respectiva incobrabilidad. Detalle Ventas contado Ventas crdito Perodo 1 Perodo 2 Perodo 3 Total

PRESUPUESTO DE PRODUCCION. Las variables a considerar son: las ventas proyectadas en unidades fsicas y la poltica de inventario final de artculos terminados. PRESUPUESTO DE PRODUCCION. Ventas proyectadas (unidades) + Inventario final en artculos terminados. Inventario Inicial en artculos terminados. Cantidad a producir. PRESUPUESTO DE CONSUMO DE MATERIA PRIMA DIRECTA. Cantidad a producir. * Tasa de uso Consumo de materia prima directa (unidades) * Costo unitario Consumo de materia prima directa valorizado ($)

PRESUPUESTO DE COMPRA DE MATERIA PRIMA DIRECTA. Consumo de materia prima directa + Inventario Final de MPD Inventario Inicial de MPD Cantidad a comprar * Costo unitario ($) Compras netas ($) + Iva crdito fiscal. Compras brutas PRESUPUESTO DE EGRESOS POR COMPRAS. Detalle Compras contado Compras crdito Perodo 1 Perodo 2 Perodo 3 Total

PRESUPUESTO DE CONSUMO DE MANO DE OBRA DIRECTA Cantidad a producir * Tasa de uso Consumo de MOD ( hrs.) * Valor de la hora Consumo de MOD valorizado ($$) PRESUPUESTO DE CONSUMO COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION CIF Base de distribucin * cuota Consumo de CIF valorizado ($) PRESUPUESTO DE COSTO DE PRODUCCION Consumo de MOD + Consumo de MPD + Consumo de CIF Costo Total de Produccin

PRESUPUESTO DE IVA. Iva dbito fiscal Iva crdito fiscal Iva por pagar o recuperar

Presupuesto de caja Representa el comportamiento de los flujos de efectivo para mantener en todo momento la liquidez suficiente para que una empresa pueda hacer frente a todos sus compromisos. En el presupuesto de caja se proyectan las entradas y salidas de dinero. Si ambas corrientes no coinciden, puede suceder dos cosas: Que las salidas de dinero sean mayores que las entradas de dinero. En este caso la empresa no tendr suficiente liquidez, dicho de otra forma tendr un saldo negativo de caja. Que las entradas de dinero sean mayores a las salidas de dinero. En este caso la empresa tendr un saldo positivo de caja. Esto significa que puede hacer frente a todos sus compromisos y aun as tener excedente.

La empresa buscara la manera de financiar su saldo negativo ( va prestamos bancarios por ejemplo) y utilizar en forma adecuada su saldo positivo o excedente (invirtiendo ese excedente en un deposito plazo por ejemplo) El presupuesto de caja es una de las herramientas ms importante para tomar decisiones de corto plazo que involucren la administracin de los recursos financieros (dinero). Desde el presupuesto de caja se obtiene la siguiente informacin: Entradas de dinero y sus fuentes Salidas de dinero y sus usos Saldo de efectivo y su financiamiento o utilizacin

PRESUPUESTO DE CAJA. DETALLE INGRESOS Ventas contado Ventas crdito Otros ingresos TOTAL INGRESOS EGRESOS Compras contado Compras crdito Sueldos por pagar PPM por pagar Iva por pagar Leyes sociales Gastos Otros egresos TOTAL EGRESOS SUPERAVIT O DEFICIT PARCIAL (+) SALDO INICIAL DE CAJA SUPERAVIT O DEFICIT TOTAL DEPOSITOS INTERES GANADO PRESTAMO INTERES PAGADO SALDO FINAL DE CAJA Balance General Proyectado o Balance Proforma El Balance general Proyectado es un estado que basndose en datos de todos los presupuestos realizados con anterioridad, permite tener una visin sobre el estado futuro de los Activos y Pasivos de la Empresa. El Balance General Proyectado es un estado fundamental de la empresa por cuanto nos mostrar en forma anticipada cual ser el patrimonio de sta, a travs de una relacin valorada de sus activos y pasivos., producto de las acciones que lleve a cabo la entidad durante el perodo presupuestado. Adems este estado proyectado nos mostrar cual podr ser la situacin econmica y financiera de la empresa si se cumplieran todos los planes trazados por la empresa para el perodo, a travs de la relacin sistematizada de los recursos econmicos y financieros, debidamente clasificados y valorizados. Perodo Perodo Perodo TOTAL

Activos Activo Circulante Activo Fijo Otros Activos Total Activos

Balance General Proyectado Pasivos Pasivo Circulante Pasivo Largo Plazo Patrimonio Total Pasivos

Estado de Resultados Proyectado Es un estado proyectado que incorporando informacin sintetizada de presupuestos diversos realizados con anterioridad nos permite mostrar como se produce el resultado econmico de la empresa. En trminos generales , este presupuesto permite apreciar cual ser el resultado probable de la gestin empresarial al final del perodo presupuestado y en particular permite conocer los detalles que provocaran este resultado.. Es decir, nos muestra la situacin econmica futura que tendra la empresa producto de la eficiencia en la administracin del negocio durante el ejercicio presupuestado. Estado de Resultados Proyectado Ventas - Costo de Ventas Utilidad Bruta - Gastos de Administracin Y Ventas Resultado Operacional + Otros Ingresos Fuera de operacin - Otros Egresos Fuera De Operacin +- Correccin Monetaria Resultado Antes de Impuestos Impuesto a la Renta Resultado del Ejercicio