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ANLISIS DE SISTEMAS

El estudio de factibilidad Qu es un estudio de Factibilidad?

Un estudio de factibilidad es una versin comprimida del proceso total de anlisis y diseo del sistema. El estudio comienza clarificando la definicin del problema. Se confirma o se corrige la definicin inicial de alcances y objetivos, y se identifica cualquier restriccin impuesta sobre el sistema. Una vez que se a generado una definicin aceptable del problema, el analista desarrolla un modelo lgico del sistema. !uego comienza la b"squeda de soluciones alternativas, usando este modelo como referencia. #espu$s se analizan cuidadosamente las alternativas para verificar su factibilidad. %l menos se pueden considerar tres tipos diferentes de factibilidad& '. Tcnica: ()uede implementarse el sistema usando la tecnolog*a actual+ ,. Econmica: (!os beneficios superan los costos+ -. Operacional u organizacional: ()uede implementarse el sistema en esta organizacin+ )ara cada solucin factible, el analista prepara una planificacin preliminar de la implementaron. !os resultados del estudio de factibilidad se presentan al gerente y al usuario. .asi siempre se requiere un informe escrito, y son comunes las presentaciones orales. Una recomendacin posible es /abandone el proyecto0. %sumiendo que el analista a encontrado una solucin factible, el estudio de factibilidad debe proporcionar un sentido de direccin t$cnica para el proyecto1 por ejemplo& un plan de avanzar. (.unto tiempo debe gastarse para el estudio de factibilidad+ !a respuesta depende del alcance del proyecto. )ara un cambio menor, en el formato de un informe e2istente, puede ser adecuada una breve conversacin telefnica. Sobre un proyecto estimado de unos cuantos miles de pesos para desarrollar un nuevo sistema contable, un estudio de factibilidad de algunas semanas es probablemente razonable. )ara el desarrollo de un nuevo soft3are para la compa*a, en un paquete millonario, puede tener sentido gastar seis meses o un ao diseando t probando un prototipo del sistema. El costo del estudio de factibilidad debe ser apro2imadamente del 4 al '56 del costo estimado total del proyecto. En las pr2imas pginas, describimos los pasos involucrados en un estudio t*pico de factibilidad. Utilice esta descripcin como un lineamiento general, pero recuerde que no ay dos sistemas iguales. !os pasos describen un estudio de factibilidad de varios d*as de duracin.

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Los pasos en un estudio tpico de factibilidad

'. efinir los alcances ! ob"eti#os del sistema. #urante la definicin del problema, se prepar una definicin de alcances y objetivos. El analista debe confirmar la definicin del problema, el alcance anticipado del proyecto, y los objetivos del sistema. .ualquier restriccin debe identificarse claramente. Se requerir realizar entrevistas con personal clave y alguna revisin del material escrito. Esencialmente, el analista intenta responder una pregunta muy simple& (Estoy trabajando en el problema correcto+. ,. Estudio del sistema e$istente 7si ay uno8. El sistema e2istente es una fuente de informacin. 9bviamente, si un sistema se usa, debe estar realizando alg"n trabajo "til, y sus funciones bsicas deben incorporarse al nuevo sistema. )or otro lado, si el sistema e2istente ace un trabajo correcto, no tendr*amos necesidad de un nuevo sistema1 as*, cualquier problema identificado en el sistema viejo debe ser corregido. :inalmente, el costo de operacin del sistema e2istente representa un nuevo objetivo econmico1 si el nuevo sistema no proporciona beneficios adicionales y;o reduccin de costos, debe mantenerse el viejo sistema. %nalicemos cuidadosamente los procedimientos y la documentacin escrita. Entendamos tambi$n el sistema informal. Sigamos el flujo de trabajo1 un buen punto de comienzo es la lista de distribucin de los informes generados por el sistema. %prendamos que ace el sistema, y porque lo ace as*. 9btengamos datos de costos1 sepamos el costo de operar el sistema actual. .onsidere necesario entrevistar gente. <ecuerde que la relacin entre un %nalista de Sistemas y un usuario es similar a la que e2iste entre un doctor y un paciente. El usuario frecuentemente describe s*ntomas y no problemas reales, y el analista debe interpretar esa informacin. Un error com"n es gastar muc o tiempo en analizar el sistema e2istente. El objetivo no es documentar lo que se ace, sino entender lo que se ace. El analista no debe interesarse en como trabaja el sistema, debe concentrarse en qu$ es lo que ace. .onstruya un diagrama de flujo de datos y un diccionario de datos del sistema viejo1 otra posibilidad es un diagrama de flujo de datos del sistema de alto nivel. =o gaste muc o tiempo en detalles de implementacin1 por ejemplo, evite dibujar diagramas de lgica de programas a menos que este tratando de definir un algoritmo importante.

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)ocos sistemas e2isten en el vac*o1 muc os acen interfaz con otros. #efina estas interfaces1 ellas representan restricciones muy importantes para el diseo del nuevo sistema. -. esarrolle un modelo lgico de alto ni#el del sistema propuesto. En este momento, el analista debe tener un buen sentido de las funciones y restricciones del sistema nuevo. Un modelo lgico del sistema nuevo puede construirse usando un diagrama de flujo de datos y tal vez un diccionario de datos. >s adelante, este modelo lgico puede usarse en el diseo del sistema nuevo.

Viejo Lgico 1

Nuevo 3

Fsico

Fig% &: Un buen diseo comienza con el sistema f*sico e2istente, desarrolla un modelo lgico de este sistema, usa el modelo para construir un modelo lgico del sistema propuesto, y luego basa el sistema f*sico nuevo en este modelo lgico. ?. <edefinir el problema a la luz de los nuevos conocimientos. #esarrollando un modelo lgico del sistema propuesto, el analista esta diciendo& /Esto es lo que yo pienso que el sistema debe acer0. (Esta el usuario de acuerdo+ Esto es fcil de descubrir. )regunte. En esta etapa, el analista debe revisar la definicin del problema, el alcance y los objetivos con el personal clave, usando el diagrama de flujo de datos lgico y el diccionario de datos como una base para la discusin. Si el analista no a comprendido, o el usuario a pasado por alto algo, a ora es el momento de descubrirlo. )iense a los primeros cuatro pasos del estudio de factibilidad como un todo. El analista define el problema, lo analiza, desarrolla una solucin tentativa, redefine el problema, lo reanaliza, revisa la solucin, y contin"a este proceso c*clico asta que el modelo lgico re"ne los objetivos del sistema.

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4.

esarrollar ! e#aluar soluciones alternati#as% #ado un modelo lgico del sistema propuesto, el analista puede comenzar a generar alternativas de soluciones f*sicas de alto nivel. (.mo ace un analista para generar estas alternativas+ @al vez la propuesta ms fcil es comenzar con la factibilidad t$cnica, y pensar una variedad de formas en que el problema pueda ser resuelto. )or ejemplo, a trav$s del proceso de identificar fronteras de automatizacin sobre un diagrama de flujo de datos. .ada una de estas fronteras de automatizacin representan una posible solucin f*sica1 el analista puede definir varios conjuntos de fronteras de automatizacin, y luego determinar como puede implementarse el sistema con cada conjunto. 9tra opcin es usar una t$cnica conocida como Arainstorming. #ado el modelo lgico del sistema y una o dos oras de tiempo interrumpido, el analista y unos pocos colegas t$cnicos se re"nen para soar posibles soluciones. !as reglas son simples. @odos contribuyen con posibles soluciones al problema. % nadie se le permite criticar, y no se eval"an las sugerencias. !a cuestin es compilar simplemente una lista de ideas. Una sesin de Arainstorming puede terminar en un tiempo predeterminado, o cuando se a generado un cierto n"mero de alternativas. #espu$s de la sesin, el analista debe evaluar las sugerencias y seleccionar unas pocas que parezcan razonables. >uc os analistas prefieren usar una lista de control. )or ejemplo, se pueden desarrollar diferentes tipos de sistemas sobre diferentes tipos de computadoras1 unos pocos representativos se resumen en la fig. ,. .ada bloque en la matriz es un tipo particular de sistema, un sistema batc sobre un microcomputador, un sistema batc sobre un mainframe, un sistema interactivo sobre un minicomputador, etc. Usando la matriz como gu*a, el analista puede determinar un sistema para cada bloque. Siempre deben considerarse dos alternativas adicionales, el sistema e2istente y un sistema manual.

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Computador
Origen Tipo #atc$ "nteractivo Tiempo rea% #atc$ "nteractivo Tiempo rea% #atc$ "nteractivo Tiempo rea% Microcom- Minicomputaputador dor Main rame !ervicio de computacin !ervicio de Tiempo compartido

"nterno &'terno (rep%aneado

Sistema E2istente BBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBB Sistema >anual BBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBB Fig% '& Un listado de control de tipos de sistemas. Una vez que se a generado un conjunto de alternativas bsicas, la eleccin inicial puede acerse sobre la base de la factibilidad t$cnica. Si, por ejemplo, un sistema requiere un tiempo de respuesta de entre - y ? segundos, puede desec arse cualquier alternativa batc . Si los programadores no estn entrenados en programacin interactiva, deben descartarse los sistemas interactivos. %l final de este proceso, el analista debe tener un conjunto de alternativas t$cnicas factibles. #espu$s debe considerarse la factibilidad operacional y organizacional. )or ejemplo, el usuario puede oponerse por principio a un servicio computarizado e2terno o un servicio de tiempo compartido. 9tra organizacin puede tener un prejuicio contra un vendedor particular de ard3are, o por un tipo particular de sistema. !a pol*tica de la compa*a puede estar a favor o en contra de una situacin particular. Asicamente, el analista debe controlar cada alternativa remanente contra el modo en que la organizacin ace el trabajo, y eliminar cualquiera que pueda ser operacionalmente inaceptable. .onsideremos despu$s la factibilidad econmica. Estimemos el costo de desarrollo y operacin de cada alternativa remanente. Estimemos los a orros de costos y;o incrementos Solo debemos considerar en mayor profundidad aquellas alternativas que producen un retorno positivo de la inversin. :inalmente, desarrollemos un plan de implementaron, para cada alternativa que pase las pruebas de factibilidad t$cnica, operacional y econmica. Este plan no tiene que ser detallado1 vinc"lelo al ciclo de vida del sistema, y estime la fec a de terminacin para cada fase.

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C. #ecidir sobre un curso de accin a recomendar. !a decisin clave que surge del estudio de factibilidad es si se continua o se abandona el proyecto. Dndique claramente esta recomendacin clave de /seguir ; no seguir0. %sumiendo que la recomendacin es continuar con el proyecto, el analista debe seleccionar la mejor alternativa, y justificar la eleccin. E. Esbozar un plan de desarrollo. %sumiendo que la gerencia acept el curso de accin recomendado, se debe desarrollar un plan de implementacin. Estimar requerimientos de personal, e indicar cuando sern necesarios analistas, programadores y otro personal t$cnico. Estimar el costo de cada etapa en el ciclo de vida del sistema. :inalmente, provea un plan claro y detallado y un conjunto de estimaciones de costo para la pr2ima etapa, el anlisis. F. <edactar el estudio de factibilidad. Un modelo de un estudio de factibilidad t*pico se ilustra en la fig. -. <ecuerde que todos los estudios de factibilidad son diferentes1 este modelo puede usarse solo como una gu*a. G. )resentar los resultados a la gerencia y usuario. !a decisin de asignar fondos al proyecto debe ser tomada por la gerencia, y no por el analista.

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%. )gina del @*tulo. =ombre del proyecto, t*tulo del informe, autor7es8, fec a. A. .ontenidos. Una lista de las secciones del informe con n"meros de pginas. .. #efinicin del problema. Una descripcin del problema clara, concisa y en una pgina. #. <esumen ejecutivo. Un resumen del estudio de factibilidad claro, conciso y en una pgina, los resultados y las recomendaciones. Dncluye autorizaciones necesarias, fuentes claves de informacin, alternativas consideradas, y alternativas rec azadas. <esalta los costos, beneficios, restricciones, y tiempo planificado asociado con la alternativa recomendada. E. >$todo de estudio. Una descripcin razonablemente detallada de la estrategia y procedimientos usados en la conduccin del estudio de factibilidad. >encione sus fuentes y referencias, e identifique al personal clave. #escriba brevemente el sistema e2istente 7si es apropiado8. Hran parte de los detalles estn en el ap$ndice& incluya solo aquellos directamente relevantes al estudio o a sus conclusiones. :. %nlisis. Un anlisis de alto nivel del sistema lgico propuesto. Dncluya una definicin de los objetivos del sistema, restricciones, y alcances1 debe ser mas detallado que el desarrollado durante la definicin del problema. Dncluye un diagrama de flujo de datos lgico y tal vez un diccionario de datos elemental para el sistema propuesto. Ddentifique interrelaciones claves con otros sistemas. H. %lternativas consideradas. )ara cada alternativa seriamente considerada, incluya una definicin de su factibilidad t$cnica, operacional y econmica, una estimacin del plan de implementacin, un diagrama de flujo de sistema de alto nivel u otra descripcin del sistema. Sea completo, pero no e2agere, gran parte del detalle esta en el ap$ndice. I. <ecomendaciones. Establezca claramente el curso de accin recomendado. )rovea material para soportar y justificar sus recomendaciones1 en particular, provea un anlisis de costo;beneficio. D. )lan de desarrollo. Dncluya un plan proyectado y los costos proyectados para cada etapa en el ciclo de vida del sistema, asumiendo que se seguir el curso de accin recomendado. )roporcione estimaciones de tiempo y costo detallados para la pr2ima etapa en el proceso, el anlisis. J. %p$ndice. .uadros, grficos, estad*sticas, listas de entrevistas, res"menes de entrevistas seleccionadas, diagramas, memos, notas, referencias, contactos, etc.1 en resumen, los detalles que soportan el estudio. .onsidere tener el ap$ndice disponible cuando se necesite. Fig% (% )n modelo de un estudio de factibilidad tpico .

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