Acta de Constitucin de Proyecto

Nombre del Proyecto: Software de Gestin Documental rea de enfoque: 1. Propsito del acta del proyecto: El Acta del proyecto define el alcance, los objetivos y el enfoque general para el trabajo a realizar. Es un elemento crtico para la iniciacin, planificacin, ejecucin, control y evaluacin del proyecto. Debe ser el nico punto de referencia en el proyecto de metas y objetivos del proyecto, alcance, organizacin, presupuestos, plan de trabajo y presupuesto. Adems, sirve como un contrato entre el equipo del proyecto y los patrocinadores del proyecto, indicando lo que ser enviado de acuerdo al presupuesto, la falta de tiempo, riesgos, recursos y estndares acordados para el proyecto. Una vez que se apruebe este documento no es posible de cambio. Los cambios en el proyecto se gestionan a travs de solicitud de cambio. La solicitud de cambio aprobada supone la modificacin del plan de proyecto. Las entradas a estos documentos son el Business Case, Informe de trabajo o contrato que debe ser llenado por el interesado antes de iniciarse el proyecto. 2. Justificacin del Proyecto, propsitos u objetivos: 2.1. Justificacin: Este proyecto implementar un software de gestin documental que permita la integracin e interoperabilidad de la documentacin que genera las diferentes unidades orgnicas de la APCI, as como las diversas entidades del Estado y entidades privadas. 2.2. Propsito General: Lo que se busca lograr con el desarrollo de este proyecto es desarrollar un software que a travs de su uso se optimicen los procesos de documentacin, facilitando y agilizando as la gestin de la misma. 3. Objetivos del proyecto medibles y criterios de xito relacionados: Tiempo de desarrollo(90 das) Personal capacitado para cumplir con sus funciones en el tiempo establecido Posesin de Hardware adecuado para el desarrollo del proyecto Posesin de Software adecuado para el desarrollo del proyecto Fcil acceso a la informacin requerida para el desarrollo del proyecto Disposicin de recursos materiales bsicos para el desarrollo del proyecto Motivacin al personal Esfuerzo(40 horas semanales) Personal comprometido con el desarrollo del proyecto Personal capacitado para realizar las tareas inmersas en el proyecto Deseos de superacin por parte del personal Pagos puntuales al trabajador Material disponible para el trabajador Grato ambiente laboral Buena relacin entre los empleados

 Buena distribucin del presupuesto Experiencia del trabajador en gestin de costos de proyecto 4. Requisitos de Alto Nivel: El SGD debe tener un workflow documental que administrar y controlar los flujos de trabajo y permitir la automatizacin e incorporacin de procesos Debe proveer opciones de consultas y reportes que permitan disponer de informacin en lnea de la ejecucin de cada proceso en el sistema y tener la trazabilidad de trmite de un documento Debe de contar con estadsticas de los documentos creados por rango de fecha, funcionario y dependencia Debe considerar una plantilla configurable de documentos para la creacin de documentos(informe, resoluciones, memorndum, provedos, carta, oficios, etc) El software debe soportar la digitalizacin de documentos para ser gestionadod el SGD deber utilizar una infraestructura impuesta por: Registro de entrada/salida-digitalizado Gestin de expedientes Documento Electrnico Archivo digitalizado Firma Electrnica Generacin de plantillas 5. Descripcin del Proyecto de Alto Nivel:
El proyecto de elaboracin del Software de Gestin Documentaria es una opcin para mejorar eficientemente los procesos aplicados dentro de la Agencia Peruana de Cooperacin Internacional APCI, generando ahorro en los tiempos de respuesta durante la interaccin con el usuario. Mediante la ejecucin de este proyecto la entidad ser beneficiada en una manera aceptable, puesto que por ser una organizacin extensa, sta maneja datos en abundancia, los cuales necesitan ser controlados de la mejor manera posible y el desarrollo de este proyecto es una buena alternativa a elegir porque permitir la manipulacin de estos datos en el mbito documentario.

6. Riesgos de Alto Nivel: Los riesgos que presenta este proyecto son: La desaprobacin del proyecto por parte de APCI Problemas o cambios de cargos en la directiva de APCI Propuestas novedosas de terceros Oposicin y apata de trabajadores del rea de Sistemas de APCI Sabotaje por terceros

7. Resumen cronograma de hitos: Informe (Acta de constitucin del proyecto) Informe de Planes de proyecto Informe de actividades detalladas a realizar Informe de Planificacin Informe de Ejecucin Informe de pruebas realizadas al software Informe de errores presentado por el desarrollo del software Informe de Control

 Informe de Cierre del Proyecto 8. Resumen del Presupuesto: Item 1 Descripcin Software de Gestin Documental Servicio de Soporte Valor Referencial Total Valor Referencial 146,320.00 36,580.00 182,900.00

Financiacin: El proyecto ser financiado por la entidad (APCI) 9. Requisitos de Aprobacin del Proyecto: Para que el proyecto se ponga en marcha necesita ser aprobado por diversas personas inmiscuidas en l en el siguiente orden: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. El autor del proyecto El asesor del proyecto Trabajadores del rea de Sistemas de APCI Trabajadores del rea documentaria de APCI Jefe de tesorera de APCI Jefe Administracin de APCI Jefe de Gerencia de APCI

10. Asignacin de responsabilidad y nivel de autoridad al director del proyecto. Responsabilidad Director de Proyecto Asesor Del Proyecto Analista y Modelador Documentador Programador Expositor del Proyecto Recurso Humano Castaeda Abanto Luis Ing. Johnny Fernndez Chero Llique Saba David Castaeda Abanto Luis Castaeda Abanto Luis, Llique Saba David Llique Saba David Nivel de Disponibilidad Inmediata Mediata Inmediata Inmediata Inmediata Inmediata

11. Nombre y Autoridad del Patrocinador o persona que autoriza la Carta del proyecto Nombre del Jefe del rea 12. Aprobaciones: Jefe del rea documentaria de APCI

Preparado por: _______________________ Fecha: ______________

Aprobado por: _______________________ Fecha: ______________ Protrocinador del proyecto o autorizado por