Dpv

InterPARES 2 Project
International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems*

Informaes para contato

Diretrizes do preservador

Projeto InterPARES

School of Library, Archival and Information Studies

University of British Columbia
Vancouver, BC V6T 1Z3 Canad
Tel: +1 (604) 822-2694
Fax: +1 (604) 822-1200

Dr. Luciana Duranti, Diretora do Projeto

+1 (604) 822-2587
luciana.duranti@ubc.ca

Migrao

Visibilidade

Elementos de preservao

99

10

11

12

13

Preservao

Acurcia

Armazenamento

Autenticidade

16

17

18

Mg Vb
8

Rr Id Pr Ac Ar Au
Requisitos
de referncia

Identificao
Identificao

Para mais informaes, acesse nosso site: www.interpares.org

Descrio
25

26

Gesto
27

Cc Sa Rb

Custdia Confivel

Sada

Requisitos de base
34

Traduo e reviso: Arquivo Nacional e Cmara dos Deputados

Editorao: Cmara dos Deputados
* [NT] Pesquisa Internacional sobre Documentos Arquivsticos Autnticos Permanentes em Sistemas Eletrnicos.

20

De Ge Ob

Randy Preston, Coordenador do Projeto

+1 (604) 822-2694
interpares.project@ubc.ca
A maior parte do financiamento para o Projeto InterPARES foi fornecida
pelo Social Sciences and Humanities Research Council, do Canad, e
pelas National Historical Publications and Records Commission e National
Science Foundation, dos Estados Unidos. O financiamento complementar
foi fornecido pela Hampton Fund Research Grant, pelo Vice President
Research Development Fund, pela Decania de Artes e pela Escola de
Biblioteconomia, Arquivologia e Cincia da Informao da Universidade
de British Columbia.

A PRESERVAO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS

DIGITAIS: DIRETRIZES PARA ORGANIZAES

Re

Recebimento

Mo

Obsolescncia

Monitoramento

29

30

Av Tr

Avaliao

Transferncia
37

Do

Documentao

01010110001010100010111010010101010010010111110100101010000101010100010101010010100010100101010001010101010010101010000101101010101011100110111000101010101001010101010100101010101010100100100101010100101011
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In

Introduo

Definies

stas diretrizes foram desenvolvidas com o propsito de fornecer recomendaes concretas a vrios grupos responsveis pela preservao a
longo prazo de documentos arquivsticos digitais. O objetivo no ser abrangente, mas sim enfatizar algumas reas especialmente importantes para a
preservao de documentos arquivsticos digitais autnticos, e que a prtica
j demonstrou serem muitas vezes negligenciadas na pressa de incluir documentos arquivsticos digitais em repositrios de arquivo.

Introduo

Como j amplamente conhecido, os documentos digitais devem ser geridos cuidadosamente durante
toda a sua existncia, a fim de garantir sua acessibilidade e legibilidade ao longo do tempo, mantendo
intactos sua forma, seu contedo e suas relaes at quando for necessrio para a continuidade de
sua credibilidade como documentos de arquivo. Tambm j se sabe bem que a gesto de documentos
arquivsticos digitais deve ser realizada a partir de uma vasta compreenso de todas as fases ou estgios da existncia desses documentos, desde quando so gerados, passando pela sua manuteno
por parte do produtor e pela sua avaliao, destinao e preservao a longo prazo como registros
autnticos das aes e assuntos que integram. Do ponto de vista da preservao a longo prazo, todas
as atividades para gerenciar os documentos, no curso de sua existncia, esto ligadas, como em uma
cadeia, e so interdependentes. Se um elo se rompe, a cadeia no pode executar sua funo. Se certas
atividades e aes no so realizadas com os documentos, sua integridade (ou seja, suas confiabilidade e autenticidade) e sua preservao esto em risco.
Estas diretrizes enfocam o elo de preservao da cadeia de preservao e esto organizadas de
acordo com a sequncia de atividades apresentadas no modelo1 da Cadeia de Preservao (CP)2 do
InterPARES, que mostra os vrios passos sequenciais para a produo, manuteno e preservao
de documentos autnticos. O cdigo alfanumrico, que aparece entre parnteses ao lado do ttulo de
cada seo destas diretrizes, constitui uma referncia cruzada respectiva atividade de preservao
apresentada no modelo CP.
As diretrizes foram elaboradas de forma a responder s necessidades de preservao de organizaes
ou de programas cujos documentos arquivsticos tm que ser guardados e consultados durante longos
perodos, bem como s necessidades das instituies arquivsticas responsveis pela preservao a
longo prazo de documentos arquivsticos de terceiros e pela continuidade de sua acessibilidade ao
pblico-alvo. Nos dois casos, de organizaes e de instituies arquivsticas, tanto os recursos humanos e financeiros como o conhecimento tcnico especializado so frequentemente limitados.
Instituies, organizaes e programas com atribuies de preservao devem tambm consultar o
Arcabouo de Princpios para o Desenvolvimento de Polticas, Estratgias e Padres para a
Preservao a Longo Prazo de Documentos Arquivsticos Digitais (Framework of Principles for the
Development of Policies, Strategies and Standards for the Long-term Preservation of Digital Records,
tambm conhecido como Arcabouo de polticas)3, desenvolvido pelo Domnio Transversal de
Polticas do InterPARES 24, que complementa estas diretrizes. Muitas recomendaes contidas aqui
tambm podem ser aplicadas preservao de entidades digitais que no sejam documentos arquivsticos, como publicaes, dados ou documentos no arquivsticos.

ntes de apresentar as recomendaes para orientar o leitor na preservao de documentos digitais, ser necessrio, e de grande ajuda, esclarecer o significado de alguns termos usados neste documento.

De
Definies

Para fins destas diretrizes, um documento arquivstico definido como

sendo qualquer documento produzido (isto , elaborado ou recebido e salvo
para referncia ou aes posteriores) por pessoa fsica ou jurdica no curso de uma atividade prtica
como instrumento e subproduto dessa atividade. Uma publicao definida como um documento
destinado disseminao ou distribuio para o pblico em geral. Todos os documentos arquivsticos
e publicaes so documentos e contm dados. Um documento constitui informao afixada em um
meio sob uma forma fixa; informao um conjunto de dados destinados comunicao no tempo ou
no espao; e dados so as menores partes significativas e indivisveis da informao.
Estas diretrizes tm como objetivo fornecer recomendaes para a manuteno e preservao, de
forma acurada e autntica, dos documentos arquivsticos digitais ao longo do tempo. Para facilitar a
sua aplicao, contudo, os termos acurcia, autenticidade e autenticao precisam ser definidos.
Para os propsitos destas diretrizes, acurcia o grau de preciso, correo, verdade e ausncia
de erros e distores existente nos dados contidos nos materiais. Para assegurar a acurcia, devese exercer controle sobre os processos de produo, transmisso, manuteno e preservao dos
materiais. Com o tempo, a responsabilidade pela acurcia passada do autor para o responsvel pela
manuteno (keeper) e, mais tarde, para o preservador em longo prazo dos documentos arquivsticos
(se for aplicvel). Autenticidade refere-se ao fato de que os documentos arquivsticos so o que eles
dizem ser e que no foram adulterados ou corrompidos de qualquer outra forma. Assim, com relao
aos documentos arquivsticos em particular, a autenticidade refere-se confiabilidade dos documentos
enquanto tais. Para assegurar que a autenticidade possa ser presumida e mantida ao longo do tempo,
deve-se definir e conservar a identidade dos documentos arquivsticos e proteger sua integridade. A
autenticidade colocada em risco sempre que os documentos arquivsticos so transmitidos atravs
do tempo e do espao. Ao longo do tempo, a responsabilidade pela autenticidade passada do responsvel pela manuteno (keeper) para o preservador em longo prazo dos documentos arquivsticos.
Autenticao a declarao da autenticidade, resultante da insero ou da adio de elementos ou
afirmaes nos documentos arquivsticos em questo, e as normas que a regulam so estabelecidas
pela legislao. Ou seja, um meio de assegurar que os documentos arquivsticos sejam o que eles se
propem a ser em um dado momento. Medidas de autenticao digital, como o uso de assinaturas digitais, garantem que os documentos arquivsticos so autnticos apenas quando recebidos e no podem
ser repudiados; porm, tais medidas no asseguram que eles permanecero autnticos depois disto.

0101011000101010001011101001010101001001011111010010101000010101010001010101001010001010010101000101010101001010101000010110101010101110011011100010101010100101010101010010101010101010010010010101010010101100101010010101010101000010111111010101010100
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Ge
Gesto

1.

Gerencie a estrutura da cadeia de preservao (A1)

ste aspecto envolve a definio dos requisitos estruturais,

bem como o desenho, a implementao e a manuteno de uma estrutura de cadeia de preservao. Uma
Estrutura de Cadeia de Preservao inclui todos os elementos de poltica, estratgia, metodologia, entre outros
necessrios para o gerenciamento de documentos digitais.

1.1. Defina o escopo e os objetivos. Os responsveis pela preservao devem

definir o escopo e os objetivos do seu programa de preservao digital. No campo das

PRESERVADOR
artes, por exemplo, podem querer preservar o registro da(s) representao(es) de uma
MANUobra, ou podem escolher realizar uma preservao mais complexa dos componentes
TENO
de uma obra de arte que propiciam a sua reproduo ou reexecuo. Nas cincias, o
PRODUTOR
preservador poder optar por preservar apenas o relatrio final dos resultados de uma
experincia ou guardar os dados brutos, normalizados e/ou agregados, a fim de documentar a metodologia usada e o resultado obtido, bem como assegurar a disponibilidade
dos dados para usos futuros. Os responsveis pela preservao devem tambm
levar em considerao a identidade dos usurios eventuais dos arquivos. Usurios
tecnicamente sofisticados normalmente exigem menos assistncia no acesso a
materiais digitais, mesmo os de grande complexidade, ao passo que o pblico em
geral pode exigir mecanismos de acesso mais amigveis para usurios e materiais
transformados em alguns poucos formatos mais simples, porm largamente disponveis. O escopo do programa de preservao ajudar a definir as estratgias (consultar a Seo 4 e o
Apndice C, Seo B) que um preservador possivelmente precisar seguir.
Ao definir o programa de preservao digital, os preservadores devem se basear em experincias
anteriores. A fim de desenvolver polticas e estratgias adequadas, devem consultar o Arcabouo
de Polticas do InterPARES 2 para orientao aplicvel aos nveis organizacional, setorial, nacional,
internacional e supranacional. Com relao s funes do programa de preservao, os responsveis
por ela devem consultar o padro ISO Open Archival Information System (OAIS)5 e seguir o modelo de
Cadeia de Preservao do InterPARES 2 para uma adaptao do padro OAIS especificamente direcionado para documentos arquivsticos digitais. O planejamento deve tambm refletir a Lista de Auditoria
para a Certificao de Repositrios Digitais (Audit Checklist for Certifying Digital Repositories)6, de
autoria da Fora-Tarefa sobre Repositrios Digitais do National Archives and Records Administration
(NARA) e do Research Libraries Group (RLG).

1.2. Adquira recursos. A preservao digital exige recursos substanciais em termos de finan-

ciamento, capacidades tecnolgicas e conhecimento especializado. Uma organizao responsvel

pela preservao digital tem vrias opes, que incluem: a) adquirir novos recursos, b) redistribuir
recursos existentes e/ou c) alavancar outros recursos.
Independentemente da(s) opo(es) escolhida(s), um pr-requisito fundamental que os recursos
sejam sustentveis. Recursos eventuais, como doaes, so mais indicados para tarefas finitas especficas, tais como o estabelecimento do programa de preservao ou processamento de um determinado
conjunto de documentos arquivsticos, mas uma fonte confivel de recursos sustentveis constitui uma
condio sine qua non para qualquer programa de preservao.
A aquisio de novos recursos financeiros exigir um planejamento slido e um plano de comunicao compatvel para convencer as fontes de financiamento e as partes interessadas de que o
programa deve ser financiado. Uma estratgia vivel para um programa novo pode ser comear com

poucos recursos e se planejar a partir dos xitos de curto prazo para tentar convencer as fontes de
financiamento a aumentar gradualmente os recursos para o programa. Uma estratgia de incremento
deve avaliar se as fontes de financiamento podero ser influenciadas mais facilmente pelo sucesso a
curto prazo em metas bsicas do programa ou em reas de maior relevncia para elas. Por exemplo,
as fontes podem ser mais influenciadas por demonstraes de capacidade tecnolgica do que por um
plano slido e abrangente para a avaliao de documentos arquivsticos digitais.
Para a maioria das organizaes, a redistribuio de recursos para a preservao digital pode levar a
escolhas dolorosas. Assim como na procura de novos financiamentos, talvez seja melhor uma abordagem incremental. Alm disso, possvel fazer ajustes ao plano enquanto este se desenvolve, com base
na experincia ganha durante cada fase da implementao. Quando for implantar um programa de
preservao digital numa instituio de grande porte, melhor considerar a preservao digital como
parte de um plano estratgico geral do que coloc-la como uma iniciativa especial.
Mesmo quando um preservador tem xito na captao de recursos ou consegue redirecionar os existentes para a preservao digital, pouco provvel que tenha recursos suficientes para enfrentar todos os
desafios. Portanto, os responsveis pela preservao devem investir em oportunidades para alavancar
recursos externos. H vrios caminhos para se fazer isso. Por exemplo, em vez de tentar contratar
tcnicos especialistas de forma permanente ou treinar pessoal em todos os conhecimentos e habilidades
tcnicas necessrias, os preservadores podem contratar especialistas externos como consultores ou para
realizar tarefas especficas. No se deve descartar a possibilidade de contratao tanto para a realizao
de tarefas bsicas quanto ad hoc. Num nvel bsico, os preservadores devem avaliar a possibilidade de
usar um provedor de servios de informtica em vez de adquirir um sistema de preservao exclusivo. As
opes ad hoc incluem a contratao de empresas especializadas para a realizao de tarefas, tais como
recopiar a partir de mdias digitais obsoletas ou converter formatos raros. Outra opo seria participar
ativa ou passivamente em comunidades de cdigo aberto que desenvolvem tecnologias necessrias
preservao digital (por exemplo, FEDORA7, Global Registry of Digital Formats8).
Finalmente, em uma organizao em que faltam recursos para dar suporte a um programa de preservao
digital, os preservadores devem investigar a possibilidade de estabelecer consrcio ou parcerias colaborativas, com o objetivo de desenvolver e financiar um programa que obedea a um padro mnimo aceitvel.

1.3.Concentre-se nos documentos arquivsticos digitais. Os preservadores devem

<< Cpia oficial >>

Manifestao de um documento arassegurar que os recursos de preservao digital

quivstico considerada pelo produtor
tenham como objetivo principal a proteo de cpias
como sendo o seu documento arquioficiais de documentos digitais, em vez de preservar
vstico oficial e que est comumente
cpias digitalizadas de documentos analgicos
sujeita a controles de procedimentos
que no so exigidos para outras
remanescentes. Tal lgica baseia-se na idia de que
manifestaes.
a maioria dos documentos analgicos sobreviver
sem digitalizao, enquanto que os
documentos arquivsticos digitais
se perdero sem um programa de preservao digital.

1.4. Oferea orientao. Como a cadeia de preservao de documentos

arquivsticos digitais comea na produo, os preservadores devem fornecer

orientaes sobre a produo e manuteno de documentos arquivsticos
digitais. Dependendo do mandato do preservador, isto poder, por exemplo, ser direcionado especificamente para empregados na instituio de
preservao ou, no caso dos arquivos nacionais, para outras instituies
governamentais. Em outros casos, as orientaes devem ser amplamente disseminadas para grupos de
interesses especficos ou o pblico em geral, com o objetivo de atingir a(s) pessoa(s) ou organizao(es)
cujos documentos estejam sob a responsabilidade do preservador.

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1.5. D o bom exemplo. Os preservadores devem estabelecer, dentro da sua organizao, um

ambiente de elaborao e manuteno de documentos de tal forma que os seus prprios documentos
arquivsticos de controle, produzidos no curso da sua funo de preservao, sejam produzidos e mantidos de maneira a satisfazer os padres dos Requisitos de Referncia para Apoiar a Presuno de
Autenticidade de Documentos Arquivsticos Digitais, do InterPARES 1 (consultar o Apndice A para
uma verso mais resumida).9 Alm de se tratar de um requisito essencial para qualquer organizao que
se dedique preservao a longo prazo, o desenvolvimento deste tipo de ambiente interno oferecer:
um treinamento prtico para arquivistas sobre as tecnologias que eles recomendam para os produtores de documentos;
o precioso ponto de vista do usurio a respeito das solues reais de manuteno de documentos arquivsticos e sobre como estas realmente funcionam num ambiente operacional cotidiano;
um campo de testes onde as atualizaes e as inovaes possam ser introduzidas e avaliadas; e
um prottipo de trabalho que possa ser usado em demonstraes.

1.6. Desenvolva procedimentos. Os preserva-

dores devem estabelecer controles sobre a transfern<< Identidade >>

cia, manuteno e reproduo de documentos arquivsConjunto
de caractersticas de um
ticos. Estes controles devem incluir os procedimentos e
documento ou documento arquivssistema(s) usados para a transferncia de documentos
tico que o identifica como nico e o
dentro da prpria organizao ou programa e para a sua
distingue dos demais. Junto com a
integridade, um componente da
manuteno e reproduo, de uma forma que satisfaa
autenticidade.
os Requisitos de Base para Apoiar a Produo de
Cpias Autnticas de Documentos Arquivsticos Digitais,
do InterPARES 1 (consultar o Apndice B para uma
verso resumida).10 Estes procedimentos devem incor<< Integridade >>
porar controles adequados e eficazes para garantir a
Qualidade de ser completo e
identidade e a integridade dos documentos arquivstiinalterado em todos os aspeccos, e devem especificamente:
tos essenciais. Assim como a
manter a custdia ininterrupta dos documenidentidade, um componente da
autenticidade.
tos arquivsticos;
implementar e monitorar procedimentos de
segurana e controle;
garantir que o contedo dos documentos arquivsticos e as anotaes e elementos da forma
documental no sofram alteraes aps a reproduo.

1.7. Implemente estratgias de manuteno. Embora se preste muita ateno ao desenvolvimento de estratgias complexas de preservao de longo prazo, elas no podem ser aplicadas se os
documentos arquivsticos para os quais so previstas no estiverem corretamente mantidos e protegidos
nos sistemas de manuteno e/ou preservao que os contm. Uma verso completa das oito principais
estratgias de manuteno est disponvel no Apndice C, Seo A. De forma resumida, incluem:
A1. Distribuio clara de responsabilidades
A2. Proviso de infraestrutura tcnica adequada
A3. Implementao de um plano para manuteno, suporte e substituio do sistema
A4. Implementao de um plano para a transferncia regular de documentos arquivsticos para novas
mdias de armazenamento
A5. Adeso a condies adequadas de armazenamento e manuseio voltadas para mdias de armazenamento
A6. Redundncia e backup regular das entidades digitais
A7. Estabelecimento de um sistema de segurana
A8. Planejamento para situaes de emergncia

2.

Avalie documentos para preservao permanente (A4.2)

os casos em que, tal como recomendado pelo modelo de Cadeia de

Preservao do InterPARES 2, for adotada uma tabela de temporalidade, as decises sobre a destinao dos documentos arquivsticos sero
tomadas regularmente como parte da gesto de um sistema de manuteno
de documentos. Em alguns casos, avaliaes podero ser conduzidas quando for determinado que documentos arquivsticos em um sistema de longa
durao necessitam alcanar uma destinao.11 A seguir, oito aspectos importantes do processo de avaliao sero discutidos.

Av

Avaliao

2.1. Avalie logo. Dadas as dificulda-

des tcnicas envolvidas na preservao

de documentos digitais, a identificao
de quais documentos precisam ser preservados a longo prazo deve ser feita
o mais cedo possvel. Fazer a avaliao, estabelecer mtodos de transferncia e mesmo identificar
potenciais estratgias de preservao com o produtor dos documentos aumentar a probabilidade de
sucesso. Este processo poder tambm dar ao preservador uma oportunidade de oferecer orientao
sobre a produo e manuteno de documentos (consultar a Seo 1.4).
Preservadores profissionais, como os arquivistas, so frequentemente estimulados
a participar na concepo de aplicativos de computador desenvolvidos pelas organizaes com as quais eles mantm um relacionamento produtor-preservador.
Esta abordagem ajudar a integrar as prticas adequadas de manuteno e
preservao de documentos. Os preservadores que integraram equipes de
desenvolvimento de sistemas aprenderam que esta uma prtica que
consome bastante tempo, e que requer uma compreenso bem
mais detalhada dos fluxos de trabalho e procedimentos internos
da organizao do que aquela que um arquivista normalmente
adquire durante o processo de avaliao. Alm disso, as especificaes do sistema raramente so uma descrio correta do
aplicativo que ser posteriormente implementado. Ainda ter de ser feita uma avaliao logo que o
sistema estiver em operao e satisfizer os requisitos organizacionais. Poder ser mais razovel para
os arquivistas contriburem para o design do sistema como parte da funo de orientao discutida na
Seo 1.4. O compartilhamento de estratgias, princpios e diretrizes de alto nvel desenvolvidos pela
arquivstica pode provar ser uma meta mais realista.12

2.2. Localize mltiplos proprietrios. Nos casos em que

os componentes intelectuais de uma entidade digital tm mltiplos

proprietrios, estes devem ser identificados durante o processo de
avaliao a fim de se estimar as ramificaes de tal situao na preservao a longo prazo. Isto pode ocorrer, por exemplo, nos casos
em que instituies governamentais de vrios nveis contribuem com
recursos de dados e partilham o acesso a eles. Outro exemplo so os sites da Internet que acessam e
usam recursos localizados fora do seu mbito de controle. Embora acordos de acesso sejam negociados com frequncia nestas circunstncias, eles raramente incluem dispositivos relativos preservao
de longo prazo de todos os componentes digitais significativos.

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2.3. Verifique a autenticidade. A verificao de autenticidade sempre fez

parte do processo tradicional de avaliao de arquivos. Na primeira instncia, baseava-se na confirmao da existncia de uma cadeia de custdia ininterrupta desde
o momento da produo do documento at a sua transferncia para a entidade
arquivstica responsvel pela sua preservao a longo prazo. Os perodos em que
os documentos no estiveram submetidos a algum tipo de medida de proteo pelo
seu produtor, ou por uma instituio posterior a ele que tivesse interesse em manter
a acurcia e completeza dos documentos, podem causar muitas dvidas sobre a
autenticidade dos mesmos.
A verificao da autenticidade tambm dependia do conhecimento do arquivista a
respeito das prticas de manuteno de documentos, tanto historicamente quanto em
relao aos tipos de documentos e procedimentos administrativos de um produtor em
particular. O quadro geral para esta verificao foi originalmente codificado pela diplomtica.13 Um terceiro mtodo, usado com menor frequncia para confirmar a identidade e a
integridade dos documentos, baseia-se na comparao. Documentos de um fundo arquivstico so comparados a cpias encaminhadas e mantidas por fontes externas no curso normal do trabalho do produtor.
Os documentos arquivsticos produzidos e mantidos usando tecnologia digital apresentam dificuldades adicionais, e os arquivistas ainda no desenvolveram prticas padronizadas para verificar a autenticidade neste
ambiente. Essas questes relacionam-se ao fato de que as entidades digitais so facilmente duplicadas,
distribudas, renomeadas, reformatadas ou convertidas, como tambm podem ser facilmente falsificadas sem
deixar rastro. Os exemplos seguintes ilustram a extenso da perda para arquivistas, historiadores, juristas e
outros que precisam de documentos arquivsticos autnticos para o seu trabalho:

o suporte fsico em que os documentos digitais so armazenados perdeu muito da sua importncia
para a confirmao da data de um documento ou do seu lugar de elaborao. Qualquer pessoa com
acesso a equipamento obsoleto, ainda em funcionamento, e a mdias de armazenamento tem a capacidade de copiar arquivos digitais para, por exemplo, uma fita magntica de 9 faixas ou disquetes
de 5 1/4;

o carimbo de data em qualquer arquivo digital pode ser modificado se o relgio do sistema for ajustado;
poucas instituies compreenderam o que os seus funcionrios fariam, quando lhes fosse confiado
um software de processamento de texto. Formulrios de documentos tpicos, tais como memorandos
e correspondncia com cabealho, desapareceram sob o massacre de formulrios de documentos
novos e individualizados, que rapidamente acrescentaram cores personalizadas, grficos e mesmo
efeitos sonoros, bem como a atribuio de novos significados a letras maisculas, cores e ao desenvolvimento de emoticons. O grau de eroso das prticas mais comuns de produo de documentos
variou enormemente com relao a tipos e dimenses de organizaes privadas e governamentais;

a introduo de redes de e-mail permitiu que os documentos circulassem entre os funcionrios por
muitos caminhos novos, em vez de seguirem as rotas de distribuio consolidadas, segundo os procedimentos tradicionais da organizao; e

as redues drsticas de pessoal nas atividades de gesto de documentos e arquivos na maioria

das organizaes, alimentadas por uma premissa de que os objetos digitais de alguma forma no
precisavam ser geridos, acabaram com os acervos dos arquivos correntes que deixaram de receber
documentos produzidos e transmitidos em forma digital.
Ao avaliar os documentos produzidos num ambiente digital, a verificao de sua autenticidade deve ser um
processo mais aberto e visvel, realizado e documentado pelo preservador. A cadeia de custdia ininterrupta,
o conhecimento de prticas de manuteno de documentos e a verificao podem ainda oferecer algumas
garantias de autenticidade. Tambm deve ser acrescentada a verificao da conformidade com cada uma das
exigncias dos Requisitos de Referncia para a Autenticidade, listados na Seo 2.4.

2.4. Documente a verificao de autenticidade. O relatrio de avaliao deve documentar os controles estabelecidos pelo produtor para garantir a identidade e a integridade dos documentos arquivsticos, e, consequentemente, a presuno da sua autenticidade. Tais controles incluem cada um dos Requisitos de Referncia
para Apoiar a Presuno de Autenticidade (consultar o Apndice A). Resumindo, essas exigncias incluem:
A.1 Expresso dos atributos de documento arquivstico e da ligao com documento arquivstico (por
exemplo, os metadados de identidade e integridade)
A.2 Privilgios de acesso
A.3 Procedimentos de proteo contra perda e corrupo de documentos arquivsticos
A.4 Procedimentos de proteo contra deteriorao das mdias e mudanas tecnolgicas
A.5 Definio de formas documentais
A.6 Autenticao de documentos arquivsticos
A.7 Identificao de documento arquivstico autoritrio
A.8 Remoo e transferncia de documentao pertinente

2.5. Monitore documentos identificados

para preservao de longo prazo. Uma

vez que a avaliao estiver completa, os documentos

arquivsticos identificados para preservao devem
ser monitorados em intervalos regulares at que sejam
transferidos para o responsvel pela preservao. A monitorao inclui confirmar com o
produtor que nada mudou no que diz respeito a como as classes de documentos identificadas para transferncia ou recolhimento esto sendo criadas ou mantidas; ou confirmar
que, caso tenham ocorrido mudanas, estas no afetaram a natureza e os atributos dos
documentos, alm de seu valor, sua autenticidade ou a viabilidade da sua preservao.
Muitas mudanas dentro de uma organizao podem afetar a sobrevivncia continuada
dos documentos digitais. A possibilidade dos documentos serem destrudos em um instante bem maior do
que no caso dos documentos tradicionais. Este risco , de alguma forma, contrabalanado pela tendncia de
duplicar material de maneira descontrolada. Infelizmente, se a produo de cpias no for controlada, pouco
provvel que se perceba quando a ltima cpia de um documento for destruda.
O cenrio mais simples poderia envolver uma atualizao no sistema, tanto do hardware como do software, que
afetar a capacidade dos arquivos para aceitar os documentos arquivsticos. Uma atualizao pode tambm resultar num redesenho do sistema, mesmo em menor escala, que poderia eliminar a capacidade de separar os documentos temporrios dos que deveriam ser removidos para a transferncia para o responsvel pela preservao.
Um segundo cenrio poderia envolver mudanas no mandato ou nas funes de uma organizao. Isto pode
facilmente levar a mudanas na forma como os aplicativos de computador so utilizados, e na natureza e
quantidade de dados que eles contm. As pessoas responsveis pelo redesenho do sistema podem no
conhecer os requisitos para a transferncia dos documentos existentes para o preservador designado, antes
de o sistema ser modificado. Sem interveno, mesmo a documentao sobre o aplicativo original e as fitas de
backup sero conduzidas inexoravelmente at uma data prevista de eliminao.
Finalmente, o colapso generalizado de prticas adequadas de gesto de documentos na maioria das organizaes significa que os documentos so mal identificados e incorretamente armazenados em locais inseguros.
Administradores e mesmo profissionais de gesto de documentos podem no entender os detalhes da infraestrutura tcnica, enquanto que o pessoal de TI pode no estar familiarizado com a histria da organizao
ou com a importncia relativa de documentos mais antigos em diversos repositrios de dados. Discos rgidos
podem ser apagados, contas de usurios e todos os arquivos que eles contm podem ser removidos, fitas e
discos podem ser reciclados ou destrudos e tecnologias obsoletas de reproduo podem ser eliminadas para
satisfazer exigncias operacionais cotidianas de velocidade e eficincia, desconsiderando o impacto de tais
aes nos documentos de uma organizao ou nos acordos de transferncia pr-existentes, concebidos para
garantir sua preservao a longo prazo.

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1010101010010011111010001010010101010010001000100101011110101010101001001111101000101001010101001000101010010010100101010100001011111101010101010010011111010001010010101010010001010100100101001010101001010010101010100001

2.6. Atualize a avaliao. Os processos de avaliao tambm precisam ser atualizados em intervalos

regulares, embora maiores do que os intervalos em que os documentos identificados para transferncia precisam ser monitorados. As informaes obtidas durante uma visita de monitoramento podem fornecer o primeiro
indcio de que uma nova avaliao necessria. Mudanas dentro das organizaes e dentro dos seus sistemas de produo e manuteno de documentos so inevitveis. Os mandatos e responsabilidades organizacionais podem mudar, bem como a forma como estas responsabilidades so desempenhadas, e os dados
acumulados em sistemas existentes podem ter novos usos, o que pode aumentar seu valor a longo prazo. No
nvel mais simples, os sistemas que inicialmente no continham documentos arquivsticos podem ser atualizados para faz-lo. Isto especialmente verdade durante o perodo de sistemas hbridos de manuteno
de documentos, em que os sistemas de documentos no suporte papel coexistem com os estgios iniciais de
sistemas eletrnicos de informao, de documentos ou de documentos arquivsticos.

3.

(A4.3)

A tecnologia digital desmantelou ainda mais o documento arquivstico numa srie de componentes. Para extrair
com sucesso documentos digitais do sistema em que foram produzidos, ou mesmo de um sistema de manuteno secundrio, o preservador deve garantir que todos os componentes digitais essenciais sejam identificados e
que as relaes implcitas sejam explicitadas nos metadados antes que o todo seja transferido. Um dos exemplos
mais comuns de componente digital a biblioteca de fontes, que podem ser escolhidas pelo produtor, em qualquer quantidade, para serem usadas na apresentao de um documento gerado por um processador de texto.
No Windows, estes dados so armazenados em arquivos .dll (dynamic link library, ou biblioteca de ligao
dinmica). Para que o preservador possa reproduzir o documento arquivstico de forma a refletir as intenes
originais do produtor, tanto o componente digital que contm o texto quanto o que contm a fonte tm que ter sido
preservados, assim como deve ter sido estabelecida a ligao entre eles, de tal maneira que o software que tenta
exibir o contedo do arquivo de texto possa encontrar a biblioteca de fontes correta.14

2.8. Determine a viabilidade da preservao. Embora no faa parte da verificao do valor dos

documentos, o processo de avaliao tem de ser completado por uma investigao cuidadosa dos requisitos tcnicos para a preservao. Diferentes estratgias de preservao (ver Apndice C, Seo B) podem variar bastante
em termos de custo e podem produzir resultados muito diversos. Um documento textual do qual se retirou toda a
formatao pode ser aceitvel numa situao em que o preservador est interessado em veicular apenas o contedo do documento. No entanto, quando o significado expresso pela forma documental e pelas caractersticas de
apresentao do documento arquivstico, uma soluo de preservao mais complexa ser necessria.
A determinao da viabilidade da preservao essencial para a entidade preservadora entender claramente o custo
da entrada e da preservao dos documentos com que est se comprometendo. No se trata de uma nova atividade;
simplesmente a extenso para a esfera digital da identificao dos recursos necessrios para preservar, por exemplo, documentos arquivsticos em papel que tiverem mofo, ou rolos de filme que estiverem retorcidos. A conjuntura
atual da preservao digital significa, contudo, que os custos de preservao devem ser vistos como recorrentes.
Recopiar dados de um suporte fsico para outro ser uma atividade necessria tantas vezes quantas o formato
selecionado se tornar obsoleto. A converso de formatos de arquivo ser necessria quando a obsolescncia lgica
ameaa tornar o contedo ilegvel. Alm disso, os documentos digitais arquivsticos considerados para preservao a
longo prazo podem exigir medidas complexas demais para o ambiente tecnolgico e para o nvel de conhecimento da
organizao preservadora, o que poder implicar num adiamento da transferncia ou recolhimento.

Re

atividade desempenhada pelo preservador de

receber documentos arquivsticos selecionados
e todas as atividades de preservao que se
seguem tm como objetivo a autenticidade e a
acessibilidade contnuas desses documentos
arquivsticos. Este movimento dos documentos arquivsticos que passam
da custdia do produtor (ou do sucessor legtimo) para a custdia do preservador um ponto crtico na cadeia de preservao e tem de ser feito
com muito cuidado, a fim de assegurar que nada de errado acontea no
processo de transferncia ou recolhimento.

2.7. Identifique todos os componentes digitais. Documentos arquivsticos em papel mantidos

em um sistema de manuteno tradicional normalmente se apresentam como um pacote bem amarrado, em

que o contedo do documento est firmemente fixado em
seu suporte, e o prprio documento est arquivado contex<< Componente digital >>
tualmente com os outros documentos a ele relacionados.
Objeto digital que parte de um
Este sistema contnuo comeou a sucumbir com a introduou mais documentos arquivsticos
o da tecnologia quando, por exemplo, os negativos fotodigitais, incluindo quaisquer metagrficos tiveram que ser processados para produzir fotos
dados necessrios para ordenar,
impressas, e quando imagens em movimento surgiram a
estruturar ou manifestar seu conpartir de mltiplas camadas de som e imagem, combinadas
tedo e forma, requerendo uma
determinada ao de preservao.
e recombinadas para produzir a composio final exibida
nos cinemas e na televiso.

Receba os documentos arquivsticos selecionados para preservao permanente

Receber

3.1. Desenvolva um plano compartilhado para a transferncia. Uma transferncia ou

recolhimento realizada com xito, do atual custodiador dos documentos (seja ele o produtor original ou o
sucessor legtimo) para a organizao ou o programa que assume a responsabilidade pela preservao
a longo prazo, exige um plano acordado entre ambas as partes. Tornar a acessar sistemas obsoletos ou
extrair documentos arquivsticos inativos de sistemas operacionais so atividades que iro certamente
envolver gastos com recursos humanos destinados ao processo de cpia e, potencialmente, ao de programao tambm. Alm disso, possvel que softwares e
hardwares especiais sejam necessrios. Os formatos lgico
e fsico (ou virtual) usados para recebimento devem ser acordados por ambas as partes. Em regra, o plano de transferncia ou recolhimento deve ser desenvolvido quando se confirmar
a viabilidade tcnica do recebimento e da preservao. Se as
duas partes no chegarem a um acordo quanto ao processo
de transferncia ou recolhimento, a deciso de avaliao pode
ter que ser revista. Mais uma vez, neste perodo caracterizado pela manuteno hbrida de documentos
arquivsticos, podem ainda existir opes com relao ao suporte papel e ao suporte microfilme. Como
alternativa, o preservador deve encorajar o produtor de documentos arquivsticos a adotar atualizaes
no sistema de arquivos que permitam transferncias ou recolhimentos regulares com mais facilidade.

3.2. Aplique procedimentos padronizados. Os controles sobre a transferncia ou recolhimento

de documentos arquivsticos digitais, da custdia do produtor para a custdia do preservador, devem incluir:
estabelecimento, implementao e monitoramento de procedimentos para registrar a transferncia ou recolhimento de documentos arquivsticos;
verificao da autoridade para transferncia ou recolhimento;
exame dos documentos arquivsticos para determinar se correspondem aos documentos arquivsticos que foram selecionados para transferncia/recolhimento; e
entrada dos documentos arquivsticos.
Arquivista

Como parte do processo de transferncia ou recolhimento, deve ser verificada

a autenticidade dos documentos arquivsticos do produtor, que foi estimada
durante o processo de avaliao. Isto inclui a verificao de que os metadados
de identidade e integridade foram transferidos junto com seus respectivos
documentos e permanecem vinculados a eles. Tambm se deve verificar se os
documentos esto acompanhados de qualquer documentao relevante sobre o
ambiente tcnico-administrativo em que foram produzidos e mantidos.

0101011000101010001011101001010101001001011111010010101000010101010001010101001010001010010101000101010101001010101000010110101010101110011011100010101010100101010101010010101010101010010010010101010010101100101010010101010101000010111111010101010100
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3.3. Mantenha o formato lgico mais antigo disponvel. O formato lgico no qual os

documentos arquivsticos foram originalmente produzidos, ou no qual eram mantidos pelo produtor
poca da transferncia, deve, quando possvel, ser mantido pelo preservador, juntamente com
quaisquer cpias de referncia ou de preservao geradas aps o recebimento. Caso as estratgias
de preservao escolhidas, tais como uma soluo de converso especfica, venham a falhar com o
tempo, a guarda continuada do formato lgico inicial
ir permitir ao preservador reiniciar essencialmente
<< Formato lgico >>
o processo de preservao com a cpia mais autoArranjo organizado de dados em
ritria dos documentos, devido aplicao de uma
suportes eletrnicos que garante que
estratgia diferenciada de preservao. Durante
as estruturas de controle de arquivos
os longos perodos em que o preservador mantm
e dados sejam reconhecveis e
recuperveis pelo sistema operaos documentos arquivsticos, a experincia pode
cional do computador hospedeiro.
mostrar que outras estratgias de preservao so
Dois formatos lgicos comuns para
mais estveis ao longo do tempo, ou podem ser
arquivos e diretrios so o ISO 9660,
para CD-ROMs, e o Universal Disk
transmitidas com mais facilidade a longo prazo.
Format (UDF), para DVDs.
Alternativamente, novos mtodos de preservao
podero ter sido desenvolvidos aps o recebimento
e o processamento inicial dos documentos.

3.4. Evite duplicatas. Devido facilidade de replicar documentos arquivsticos digitais, os preser-

vadores devem implementar procedimentos que assegurem que os documentos arquivsticos digitais
de uma srie especfica sejam transferidos por um determinado produtor para o preservador apenas
uma vez. Informaes acuradas sobre identidade so um primeiro passo importante para evitar a
duplicao por parte do produtor e do preservador. Alm disso, se o preservador fornecer cpias de
referncia ao produtor, aps a transferncia dos documentos, estas devem ser claramente identificadas
e marcadas como tais, a fim de evitar retransferncias acidentais.

3.5. Documente todo o processamento. Os processos iniciais adotados durante e ime-

diatamente aps o recebimento podem ou no estar relacionados preservao em si. Confirmar

a identidade do material transferido, verificando a existncia de vrus, e confirmar se os arquivos
recebidos esto completos torna mais provvel que estes se mantenham inalterados.
A converso de arquivos, a renomeao de entidades digitais e o encapsulamento
de arquivos so atividades mais invasivas. Nos dois casos, os preservadores devem
documentar todo o processamento dos documentos arquivsticos digitais e seus
efeitos, enquanto estiverem sob a sua custdia (ver Apndice B, Requisito B.2).
Essa documentao deve incluir informaes, tais como:
por que razo certos processos foram aplicados aos documentos;
quais documentos foram processados;
a data em que o processo ocorreu;
os nomes das pessoas que realizaram e documentaram os vrios estgios do(s) processo(s);
o impacto do processo realizado sobre a forma, o contedo, a acessibilidade e o uso do documento; e
a descrio de qualquer dano, perda ou outros problemas enfrentados como resultado do processamento, inclusive de qualquer efeito nos elementos que expressam a identidade e a integridade
dos documentos.
Caso o preservador produza cpias dos documentos recebidos, importante lembrar que, tal como discutido na Seo 1.5, estas cpias devem ser produzidas em um ambiente que satisfaa as exigncias
relevantes15 dos Requisitos de Referncia para Apoiar a Presuno de Autenticidade, do InterPARES 1.

4.

Preserve os documentos arquivsticos

recebidos (A4.4)

Pr

preservador de documentos arquivsticos a entidade responsvel pela

custdia fsica e legal dos documentos do produtor, bem como por sua
preservao (isto , proteger e garantir acesso contnuo aos documentos).
Seja ele uma organizao externa ou uma unidade interna, o papel do preservador designado deve ser o de custodiador confivel dos documentos do
produtor. As cpias autnticas dos documentos arquivsticos do produtor so
mantidas pelo custodiador confivel num sistema confivel de preservao (veja o Apndice C), que
deve incluir na sua concepo um sistema de descrio e de recuperao. Este sistema confivel de
preservao tambm deve ter regras e procedimentos para a produo contnua de cpias autnticas,
medida que o sistema existente se torne obsoleto e a tecnologia se atualize.

Preservao

4.1. Descreva os documentos arquivsticos. As infor-

maes sobre os documentos arquivsticos e seus contextos,

coletadas durante as fases de avaliao e processamento, devem
fazer parte da descrio arquivstica dos fundos ou sries a que os
documentos arquivsticos pertencem (ver Apndice B, Requisito
B.3). Devem tambm incluir informaes sobre direitos de propriedade intelectual ou questes de privacidade.
A descrio arquivstica dos fundos ou sries contendo documentos arquivsticos digitais deve incluir
alm de informaes relativas aos contextos
jurdico-administrativo, de provenincia, de procedimentos e documental informaes sobre as
mudanas sofridas por eles desde a sua produo.
A descrio deve tambm incluir uma viso geral
dos processos de transferncia e preservao,
com base na documentao discutida na Seo
3.5 e na explicao dos relacionamentos entre
componentes digitais discutida na Seo 2.7.

<< Custodiador confivel >>

Preservador que pode demonstrar
que no tem motivos para alterar os
documentos arquivsticos preservados
ou permitir que outros os alterem, e
que capaz de implementar todos os
requisitos para a preservao autntica dos documentos arquivsticos.

4.2. Identifique ramificaes legais das aes de preservao. Quando se escolhe

uma estratgia de preservao, devem-se examinar as suas implicaes legais. Por exemplo, a converso de formato, a partir de um ambiente proprietrio, poder envolver o
preservador em aes ilegais. Nos Estados Unidos, a Lei de Direitos Autorais
do Milnio Digital (Digital Millennium Copyright Act) considera como crime a
produo de mecanismos que possam contornar medidas de proteo de
direitos autorais. Internacionalmente, o Tratado de Direitos Autorais da
Organizao Mundial da Propriedade Intelectual (World Intellectual
Property Organization Copyright Treaty - WIPO WCT) contm disposies que incluem a proteo de direitos autorais sobre softwares,
bem como sobre obras digitais, e que introduzem penalidades criminais pela infrao, que vai desde a cpia no autorizada de material colocado num site da Internet at a
remoo ou alterao de controles de gesto de direitos sobre obras digitais. A maioria dos pacotes de
software inclui tambm algum tipo de restrio semelhante, com as quais os usurios devem concordar
durante o processo de instalao.

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4.3. Confirme a eficcia da estratgia de preservao escolhida. Tal como discutido na Seo 2.8,

existem agora diversas estratgias de preservao disponveis. Teoricamente, a estratgia de preservao selecionada
deve ser testada nos documentos arquivsticos antes da sua
transferncia formal para o preservador, a fim de garantir
que o seu desempenho esteja de acordo com o esperado.
De forma mais realista, a maioria das organizaes ou programas responsveis pela preservao s pode financiar
este tipo de teste excepcionalmente. Assim como os preservadores tradicionais testam cuidadosamente tratamentos propostos antes de aplic-los em larga escala
aos documentos arquivsticos analgicos, os preservadores digitais devem estar constantemente alertas para o impacto que cada processo de preservao possa ter nos documentos, e garantir que ele
seja a escolha apropriada para preservar documentos arquivsticos autnticos. Falhas no aplicativo de
software e variaes no funcionamento das verses ao longo do tempo podem resultar em consequncias inesperadas, quando aplicadas a um novo grupo de documentos.
Parte desse processo inclui uma conscincia constante da necessidade de rastrear a presena e o
desempenho de todos os componentes digitais. Uma mudana num componente pode ter resultados
inesperados num segundo componente ou pode afetar as funes de relacionamento entre dois componentes essenciais do documento arquivstico ou sua capacidade de interagir. Um relacionamento
diferente que pode ser afetado aquele entre os membros de um grupo de documentos, tal como um dossi ou uma srie, e a apresentao desse conjunto na ordem
correta (por exemplo, alfabtica, cronolgica ou hierrquica). Se a ordem original se
perder, medidas corretivas tero que ser tomadas.

4.4. Manter um armazenamento adequado. um princpio de preser-

vao arquivstica amplamente aceito que a manuteno de um ambiente de

armazenamento adequado e coerente (umidade relativa e temperatura) para o
material que est sendo armazenado a contribuio mais eficaz, em termos de
custo, para a preservao dos documentos arquivsticos a longo prazo. Os fabricantes de meios de armazenamento magnticos ou pticos geralmente fazem
recomendaes quanto s melhores condies possveis de armazenamento.
O ambiente deve ser constantemente monitorado e as leituras, verificadas com
regularidade. Esta recomendao uma das oito estratgias de manuteno
obrigatrias delineadas na Seo 1.7 e discutidas no Apndice C, Seo A.

5.
C

D acesso aos documentos arquivsticos

(A4.5)

omo j foi observado anteriormente, a acessibilidade contnua (isto , o

uso) uma parte integrante do processo arquivstico. Consequentemente,
oferecer acesso aos documentos arquivsticos preservados um componente
essencial da cadeia de preservao. O acesso deve ser gerenciado pelo
preservador com o mesmo senso de responsabilidade e o mesmo grau de
competncia tcnica e profissional empregados na avaliao, recebimento/
transferncia, descrio e armazenamento dos documentos arquivsticos.

Sa
Sada

5.1. Explique como as cpias de referncia foram feitas. O relacionamento entre os

documentos recebidos do produtor e quaisquer cpias produzidas pelo preservador ter que ser claramente descrito e facilmente acessado pelos usurios (veja o Apndice B, Requisito B.2.b). Tambm
se devem documentar como as medidas de controle do processo de reproduo em vigor foram estabelecidas e implementadas, e como so monitoradas a fim de assegurar que o contedo dos documentos arquivsticos reproduzidos no sofra alteraes no curso da reproduo. Cpias de documentos
arquivsticos no sistema de preservao do preservador podem no ser reconhecidas como autnticas,
caso o preservador as tenha feito para outros fins, alm da preservao; por exemplo, pode-se fazer,
para propsitos de acesso, uma cpia da qual foram removidos os identificadores pessoais.
Documentar o processo de reproduo dos documentos arquivsticos e seus efeitos um meio essencial de comprovar que ele transparente (isto , livre de simulao ou engano). Esta transparncia
necessria para a satisfao efetiva do papel do preservador como custodiador confivel dos documentos arquivsticos. Ela tambm fornece aos usurios dos documentos arquivsticos uma ferramenta
fundamental para a avaliao e interpretao dos mesmos, por meio da demonstrao da autenticidade contnua dos documentos arquivsticos e da apresentao do seu histrico completo, do qual o
histrico de reproduo constitui uma parte vital.

5.2. Explique os requisitos tcnicos para o acesso. Tal como mencionado na Seo 1.1,
os diversos preservadores prestam servios de referncia a diferentes tipos de usurios. Isto afetar
os formatos de referncia e os mecanismos de referncia adotados pela organizao ou programa de
preservao, exigindo mtodos mais simples voltados para o pblico em geral, que podem nem possuir um computador, ou que possuem uma
mquina muito simples com alguns
softwares bsicos. Para satisfazer
as necessidades destes usurios,
o preservador pode ter que realizar processamentos adicionais
ou criar ferramentas especiais
para apoiar os pesquisadores.
Os usurios mais afeitos tecnologia, tais como estatsticos fazendo anlises de dados ou peritos
contbeis conduzindo investigaes
sobre fraudes, so mais capazes de
aplicar seus prprios recursos de software
a cpias de documentos arquivsticos.

0101011000101010001011101001010101001001011111010010101000010101010001010101001010001010010101000101010101001010101000010110101010101110011011100010101010100101010101010010101010101010010010010101010010101100101010010101010101000010111111010101010100
1111010001010010101010010001010100100101001010101001010110001010100010111010010101010010010111110100101010000101010100010101010010100010100101010001010101010010101010000101101010101011100110111000101010101001010101010100
1010101010010010010101010010101100101010010101010101000010111111010101010100100111110100010100101010100100010101001001010010101010000101111110101010101001001111101000101001010101001000101010010010100101010100101001010101
0011010111000101010101001010101010100101010101010100100100101010100101011001010100101010101010000101111110101010101001001111101000101001010101001000101010010010100101010100001011111101010101010010011111010001010010101010
0101010010010100101010100101001010101010000110101110001010101010010101010101001010101010101001001001010101001010110010101001010101010100001011111101010101010010011111010001010010101010010001010100100101001010101000010111
1010101010010011111010001010010101010010001000100101011110101010101001001111101000101001010101001000101010010010100101010100001011111101010101010010011111010001010010101010010001010100100101001010101001010010101010100001
1010101010010011111010001010010101010010001000100101011110101010101001001111101000101001010101001000101010010010100101010100001011111101010101010010011111010001010010101010010001010100100101001010101001010010101010100001

Co

Concluso
E

ste documento apresentou uma srie de diretrizes para instituies,

organizaes e programas responsveis pela preservao de documentos arquivsticos digitais que podem ser presumidos como autnticos e
acurados, enquanto estiverem sob a custdia do preservador. Nos casos de
preservadores individuais e pequenas organizaes dedicadas preservao de documentos, o desafio parece ser grande, mas a alternativa a perda
de documentos arquivsticos ou o surgimento de documentos corrompidos
e falsos seria um problema ainda maior a longo prazo. Pequenas organizaes se beneficiaro
ao fazer uma indicao clara da pessoa ou pessoas responsveis por supervisionar a preservao
dos documentos arquivsticos digitais da organizao. Tenha em mente, contudo, que nem todas as
recomendaes apresentadas neste documento precisam ser aplicadas em todas as circunstncias;
cada preservador deve ser capaz de selecionar e adotar as medidas que respondem a seus problemas
especficos no contexto em que trabalha. Tambm pode haver casos em que sero necessrias medidas adicionais, devido a exigncias legais ou regulamentares, especficas da jurisdio administrativa
ou cultural do preservador. Em tais casos, pode ser preciso consultar especialistas na rea do direito.
Indivduos, empresas e pequenas organizaes responsveis pela preservao no devem hesitar em
contatar esses especialistas para pedir conselhos sobre quaisquer questes relacionadas preservao de documentos arquivsticos digitais sob sua custdia e seu controle.

Concluso

Apndice A

Requisitos de Referncia para Apoiar

a Presuno de Autenticidade dos
Documentos Arquivsticos Digitais*

Rr

Requisitos de
Referncia

s requisitos de referncia so as condies

que servem como base para o preservador
verificar a autenticidade dos documentos arquivsticos digitais do produtor. A satisfao desses requisitos de referncia dar ao
preservador a capacidade de inferir a autenticidade de documentos arquivsticos, com base na forma como eles foram produzidos, utilizados e mantidos
pelo produtor. Dentre os requisitos de referncia, o Requisito A.1 identifica a
informao-chave sobre um documento digital o contexto imediato de sua produo e a maneira como ele foi utilizado e mantido , que estabelece sua identidade e prepara o terreno para
demonstrar sua integridade. Os Requisitos A.2-A.8 identificam os tipos de controles procedimentais sobre
produo, utilizao e manuteno do documento arquivstico, que apoiam a presuno de sua integridade.
<< Conjunto de

Requisitos A >>

A fim de apoiar a presuno de autenticidade, o preservador deve comprovar:

Referncias citadas
1
2
3
4
5
6

Disponvel em: http://www.interpares.org/ip2/ip2_models.cfm

[NT] No original em ingls, COP model (Chain of Preservation model).
Disponvel em: http://www.interpares.org/public_documents/ip2(pub)policy_framework_booklet.pdf
[NT] No original em ingls, Policy Cross-Domain.
ISO 14721: 2003, disponvel em: http://www.iso.org
Disponvel em: http://www.worldcat.org/arcviewer/1/OCC/2007/08/08/0000070511/viewer/file2433.html / O link para o site
do NARA/ RLG Digital Repository Task Force : http://www.oclc.org/programs/ourwork/past/repositorycert.htm. O documento Audit Checklist for Certifying Digital Repositories foi revisado e expandido, e a nova verso foi nomeada como
Trustworthy Repositories Audit & Certification: Criteria and Checklist (TRAC), disponvel em: http://www.crl.edu/content.
asp?l1=13&l2=58&l3=162&l4=91
7 Ver em http://www.fedora-commons.org/
8 Ver em http://hul.harvard.edu/formatregistry
9 Ver: Authenticity Task Force, Appendix 2: Requirements for Assessing and Maintaining the Authenticity of Electronic Records.
In: The Long-term Preservation of Authentic Electronic Records: Findings of the InterPARES Project, Luciana Duranti, ed. (San
Miniato, Itlia: Archilab, 2005), 204-219. Disponvel em: http://www.interpares.org/book/interpares_book_k_app02.pdf.
10 Ibidem.
11 [NT] No Brasil, as tabelas de temporalidade contemplam prazos de guarda e as aes de destinao, diferentemente dos
records schedules, que so aplicados nos pases de lngua inglesa e podem somente prever os prazos de guarda.
12 Muitos aspectos relacionados criao de programas eficazes de preservao digital foram estudados em anos recentes.
Entre os sites de internet que contm informaes teis ou exemplos esto: o Projeto InterPARES, em http://www.interpares.org; Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records (MoReq), em http://www.digitaleduurzaamheid.nl/bibliotheek/docs/moreq.pdf; Metadata Encoding and Transmission Standard (METS), em http://www.
loc.gov/standards/mets/; Electronic Records from Office Systems (EROS), do Arquivo Nacional do Reino Unido, em http://
www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/advice/guidelines.htm; e o manual DIRKS (Designing and Implementing Recordkeeping Systems), da Austrlia, em http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/dirksman/dirks.html
13 Ver a discusso sobre diplomtica na obra de Luciana Duranti e Kenneth Thibodeau (2006), The Concept of Record in
Interactive, Experiential and Dynamic Environments: the View of InterPARES, Archival Science 6(1): 15-21.
14 Uma descrio mais detalhada de componente digital, com mais exemplos ilustrando o conceito, est disponvel em:
Appendix 6: How to Preserve Electronic Records, In: The Long-term Preservation of Authentic Electronic Records, op.
cit., 293-328.
15 O Requisito A.5 (Estabelecimento de formas documentais), em que o produtor estabelece a forma documental do documento arquivstico, normalmente no se aplicaria ao preservador, a no ser que a forma documental original do documento
arquivstico tenha se perdido e o preservador tenha que indicar um substituto para permitir o acesso.

REQUISITO A.1: Expresso dos atributos do documento arquivstico e sua ligao com
o documento arquivstico
O valor dos seguintes atributos est explicitamente expresso e inextricavelmente ligado a
todos os documentos arquivsticos. Estes atributos podem ser distinguidos em duas categorias: a primeira diz respeito identidade dos documentos arquivsticos, e a segunda integridade dos mesmos.
A.1.a
Identidade do documento arquivstico:
A.1.a.i Nomes das pessoas que participaram da formao do documento arquivstico,
ou seja:
nome do autora
nome do redatorb (se for diferente do autor)
nome do originadorc (se for diferente do autor ou do redator)
nome do destinatriod
A.1.a.ii Nome da ao ou assunto
A.1.a.iii Data(s) de produo e transmisso, ou seja:
data cronolgicae
data de recebimentof
data de arquivamentog
data(s) de transmissoh
A.1.a.iv Expresso de relao orgnicai (por exemplo, cdigo de classificao, identificador de arquivo)
A.1.a.v Indicao de anexos
A.1.b
Integridade do documento arquivstico:
A.1.b.i Nome da unidade responsvel pela execuo da ao contida no documentoj
A.1.b.ii Nome da unidade que tem a responsabilidade principal (se diferente do anterior)k
A.1.b.iii Indicao de tipos de anotao acrescentada ao documento arquivsticol
A.1.b.iv Indicao de modificaes tcnicasm
REQUISITO A.2: Privilgios de acesso
O produtor definiu e efetivamente implementou privilgios de acesso com relao produo,
modificao, anotao, remanejamento e destruio de documentos arquivsticos.

0101011000101010001011101001010101001001011111010010101000010101010001010101001010001010010101000101010101001010101000010110101010101110011011100010101010100101010101010010101010101010010010010101010010101100101010010101010101000010111111010101010100
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1010101010010010010101010010101100101010010101010101000010111111010101010100100111110100010100101010100100010101001001010010101010000101111110101010101001001111101000101001010101001000101010010010100101010100101001010101
0011010111000101010101001010101010100101010101010100100100101010100101011001010100101010101010000101111110101010101001001111101000101001010101001000101010010010100101010100001011111101010101010010011111010001010010101010
0101010010010100101010100101001010101010000110101110001010101010010101010101001010101010101001001001010101001010110010101001010101010100001011111101010101010010011111010001010010101010010001010100100101001010101000010111
1010101010010011111010001010010101010010001000100101011110101010101001001111101000101001010101001000101010010010100101010100001011111101010101010010011111010001010010101010010001010100100101001010101001010010101010100001
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Apndice A (cont.)
<< Conjunto de

Apndice B
Requisitos A (cont.) >>

REQUISITO A.3: Procedimentos de proteo: perda e corrupo de documentos arquivsticos

O produtor estabeleceu e efetivamente implementou procedimentos para evitar, descobrir e corrigir a perda ou corrupo de documentos arquivsticos.
REQUISITO A.4: Procedimentos de proteo: meios e tecnologia
O produtor estabeleceu e efetivamente implementou procedimentos para garantir a identidade
e a integridade contnuas dos documentos arquivsticos, face deteriorao dos meios e das
mudanas tecnolgicas.
REQUISITO A.5: Estabelecimento de formas documentais
O produtor estabeleceu as formas documentais dos documentos arquivsticos associadas a cada
procedimento, de acordo com os requisitos do sistema legal ou os requisitos do produtor.
REQUISITO A.6: Autenticao de documentos arquivsticos
Para o caso de o sistema jurdico ou as necessidades da organizao exigirem autenticao, o
produtor estabeleceu regras especficas com relao a quais documentos arquivsticos devem
ser autenticados, bem como por quem e por que meios a autenticao deve ser feita.
REQUISITO A.7: Identificao do documento arquivstico oficial
Para o caso de existirem cpias mltiplas do mesmo documento arquivstico, o produtor estabeleceu procedimentos que identificam qual documento o oficial.
REQUISITO A.8: Remoo e transferncia de documentao relevante
Para o caso de transferncia de documentos do arquivo corrente para o intermedirio ou recolhimento
do arquivo intermedirio para o permanente, envolvendo sua remoo do sistema eletrnico, o produtor estabeleceu e efetivamente implementou procedimentos para determinar qual documentao
tem que ser removida e transferida para o preservador juntamente com os documentos arquivsticos.

* Extrado de: Authenticity Task Force, Appendix 2: Requirements for Assessing and Maintaining the Authenticity of Electronic
Records. In: The Long-term Preservation of Authentic Electronic Records: Findings of the InterPARES Project, Luciana Duranti, ed. (San Miniato, Itlia: Archilab, 2005), 204-219. Disponvel em: http://www.interpares.org/book/interpares_book_k_
app02.pdf. Nota: este excerto no inclui o comentrio existente na verso integral.
a O nome da pessoa fsica ou jurdica com autoridade e capacidade para emitir o documento arquivstico, ou em cujo nome
ou sob cujo comando ele foi emitido.
b O nome da pessoa fsica ou jurdica com autoridade e capacidade para articular o contedo do documento arquivstico.
c O nome da pessoa fsica ou jurdica a quem foi atribudo o endereo eletrnico no qual o documento foi gerado e/ou do qual
ele foi enviado.
d O nome da(s) pessoa(s) fsica(s) ou jurdica(s) a quem o documento arquivstico dirigido ou para quem ele foi intencionado.
e A data e possivelmente a hora da compilao de um registro includo no documento arquivstico pelo autor ou pelo
sistema eletrnico em nome do autor.
f A data e possivelmente a hora em que o documento arquivstico recebido pelo destinatrio.
g A data e possivelmente a hora em que o documento arquivstico oficialmente incorporado ao arquivo do produtor.
h A data e a hora em que o documento sai do espao em que foi gerado.
i A relao orgnica o relacionamento que vincula cada documento arquivstico, de forma incremental, ao anterior e ao
seguinte e a todos aqueles que participam da mesma atividade. originria (i.e., passa a existir quando um documento
elaborado ou recebido e retido), necessria (i.e., existe para todos os documentos) e determinada (i.e., caracterizada pela
finalidade do documento).
j A unidade administrativa (ou funcionrio) com competncia formal para realizar a ao com que o documento est relacionado ou para o assunto a que o documento diz respeito.
k A unidade administrativa (ou funcionrio) a quem foi dada competncia formal para manter o documento arquivstico autoritrio, ou seja, o documento arquivstico considerado pelo produtor como sendo o seu documento oficial.
l Anotaes so acrscimos feitos a um documento arquivstico depois de concludo. Portanto, no so consideradas elementos de sua forma documental.
m Modificaes tcnicas so quaisquer mudanas nos componentes digitais do documento, tal como definido pela Preservation Task Force. Essas modificaes incluem mudanas na forma como alguns elementos do documento arquivstico so
codificados digitalmente, bem como mudanas nos mtodos (software) utilizados para reproduzir o documento arquivstico,
a partir dos componentes digitais armazenados; isto , quaisquer mudanas que possam levantar dvidas quanto ao fato
de o documento reproduzido ter permanecido como era antes da modificao tcnica. A indicao de modificaes pode se
referir a documentao adicional externa ao documento que explique com mais detalhe a natureza dessas modificaes.

Requisitos de Base para Apoiar a

Produo de Cpias Autnticas dos
Documentos Arquivsticos Digitais*

Rb

Requisitos
de Base

s requisitos de base delineiam as condies mnimas necessrias para possibilitar ao preservador

atestar a autenticidade das cpias de documentos arquivsticos digitais de guarda permanente. Diferentemente
dos requisitos de referncia, todos os requisitos de base devem ser atendidos
antes que o preservador possa atestar a autenticidade das cpias digitais sob sua
custdia. O cumprimento destes requisitos possibilitar ao preservador certificar
que as cpias dos documentos arquivsticos so autnticas. Tradicionalmente, o
preservador oficial dos documentos arquivsticos era a pessoa a quem havia sido confiada a tarefa de emitir
cpias autnticas desses documentos. Para desempenhar tal papel, o preservador precisava simplesmente
atestar que a cpia estava em conformidade com o documento arquivstico reproduzido. Se considerarmos
os documentos arquivsticos digitais e as dificuldades relativas sua preservao, o caminho mais prudente
seria o preservador produzir e manter a documentao relativa maneira como ele manteve os documentos
ao longo do tempo, e tambm como ele os reproduziu para apoiar sua atestao de autenticidade.

<< Conjunto de

Requisitos B >>

O preservador deve ser capaz de demonstrar:

REQUISITO B.1: Controles sobre a transferncia, manuteno e reproduo de documentos arquivsticos
Os procedimentos e o(s) sistema(s) usado(s) para transferir documentos para o programa de preservao ou instituio arquivstica, bem como os procedimentos e sistemas usados para mant-los
e reproduzi-los, constituem controles adequados e eficazes para garantir a identidade e a integridade dos documentos. Alm disso, esses procedimentos e sistemas asseguram especificamente que:
B.1.a A custdia contnua dos documentos seja mantida;
B.1.b Os procedimentos de segurana e controle sejam implementados e monitorados; e
B.1.c O contedo do documento arquivstico, suas anotaes e seus elementos da forma
documental permaneam imutveis aps a reproduo.
REQUISITO B.2: Documentao do processo de reproduo e seus efeitos
A atividade de reproduo foi documentada, e esta documentao inclui:
B.2.a A data da reproduo dos documentos arquivsticos e o nome da pessoa responsvel;
B.2.b A relao entre os documentos arquivsticos recebidos do produtor e as cpias produzidas pelo preservador;
B.2.c O impacto do processo de reproduo na forma, no contedo, na acessibilidade e no uso
dos documentos arquivsticos; e
B.2.d A informao, documentada pelo preservador, de que uma cpia de um documento
arquivstico no reproduz total e fielmente os elementos que expressam a sua identidade
e integridade; esta documentao deve estar facilmente acessvel ao usurio.
REQUISITO B.3: Descrio arquivstica
A descrio arquivstica dos fundos que contm documentos arquivsticos digitais inclui alm
da informao sobre seus contextos jurdico-administrativo, de provenincia, de procedimentos e
documental informaes sobre mudanas sofridas pelos documentos arquivsticos digitais do
produtor desde quando foi inicialmente produzido.
* Extrado de: Authenticity Task Force, Appendix 2: Requirements for Assessing and Maintaining the Authenticity of Electronic
Records. In: The Long-term Preservation of Authentic Electronic Records: Findings of the InterPARES Project, Luciana Duranti, ed. (San Miniato, Itlia: Archilab, 2005), 204-219. Disponvel em: http://www.interpares.org/book/interpares_book_k_
app02.pdf. Nota: este excerto no inclui o comentrio existente na verso integral.

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Es

Apndice C

Estratgias de preservao e manuteno

dos documentos arquivsticos digitais*

ste apndice inclui uma lista de estratgias de preservao extradas,

em sua maior parte, da obra Diretrizes para a preservao do patrimnio digital, da UNESCO (no original, Guidelines for the Preservation of Digital
Heritage n),
que
oferece um quadro
<< Estratgia de manuteno >>
para a descrio de estratgias de preserConjunto coerente de objetivos e mtodos
vao de documentos arquivsticos digitais,
para a proteo e manuteno da acessibique pode ser utilizado para proteger e manter
lidade de cpias autnticas de documentos
a acessibilidade de cpias autnticas de
arquivsticos digitais ao longo dos estgios
iniciais na cadeia de preservao.
documentos arquivsticos digitais ao longo da
cadeia de preservao.

Estratgias

A lista completa de estratgias possveis

adotadas pelo InterPARES 2 est conceitualmente dividida em duas grandes categorias:
a) estratgias de manuteno, e b) estratgias de preservao.

A. Estratgias de manuteno. As

<< Estratgia de preservao >>

Conjunto coerente de objetivos e mtodos
para a manuteno, ao longo do tempo, dos
componentes digitais e das informaes
a eles relacionadas, e para a reproduo
dos documentos arquivsticos autnticos e/
ou agregaes arquivsticas relacionados a
esses componentes e informaes.

estratgias de manuteno so o requisito

mnimo necessrio para proteger e manter a
acessibilidade de cpias autnticas de documentos arquivsticos digitais. Existem oito estratgias principais de manuteno (ver pgina seguinte).
Todas so necessrias para garantir que os componentes digitais dos documentos existiro por tempo
suficiente para que as estratgias de preservao possam ser aplicadas.

B. Estratgias de preservao. Alm das estratgias de manuteno, todos os preservadores

de documentos arquivsticos so responsveis por estabelecer um sistema de preservao confivel para expressar uma ou mais estratgias de preservao. Doze estratgias de preservao foram
listadas a seguir, na Seo B, divididas em quatro grandes grupos. bem possvel que, na prtica, um
preservador apoie duas ou mais estratgias de preservao, alm das oito estratgias de manuteno
listadas abaixo, na Seo A.
<< Sistema de preservao confivel >>
Sistema que compreende todas as regras e as ferramentas e mecanismos usados para implement-las ,
que orienta a manuteno e o uso intelectual e fsico
permanente dos documentos arquivsticos sob a custdia do preservador, e que oferece uma probabilidade
circunstancial de os documentos que se encontram no
sistema serem autnticos.

* Adaptado de: Kevin Glick, Electronic Records Preservation Strategies (relatrio no publicado, 2006).
n Colin Webb (2003), Guidelines for the Preservation of Digital Heritage. Preparado pela Biblioteca Nacional da Austrlia
para a Diviso de Sociedade de Informao, Unesco, relatrio n. CI-2003/WS/3. Disponvel em: http://unesdoc.unesco.org/
images/0013/001300/130071e.pdf

Apndice C (cont.)

A. Estratgias de manuteno

A1. Atribuio clara de responsabilidades. Deve ser atribuda a

Em
Estratgias de
manuteno

uma pessoa ou unidade administrativa, de forma

no ambgua, a responsabilidade de gerir o
armazenamento e a proteo de documentos
arquivsticos. Trata-se de uma responsabilidade tcnica que exige um conjunto de habilidades especficas, recursos determinados e um plano adequado. Esta estratgia pode
ser realizada por meio da contratao de um funcionrio competente exclusivamente
dedicado a esta tarefa, ou com a designao de um funcionrio ou unidade administrativa j existente para desenvolver tal tarefa durante uma parcela do seu tempo.

A2. Fornecimento da infraestrutura tcnica adequada. Inclui todos os recursos fsicos

e administrativos que possibilitam os processos de manuteno de documentos arquivsticos (edificaes, hardwares, redes de computadores e os funcionrios auxiliares necessrios para mant-los).

A3. Manuteno, suporte e substituio do sistema. A implementao de um plano para

manuteno, atualizao e/ou substituio de hardware e software.

A4. Transferncia regular de dados para novos meios de armazenamento. A implementao de um plano para copiar dados de um meio de armazenamento para outro a fim de evitar
o impacto da deteriorao dos suportes. Estas transferncias devem ser feitas de forma sistemtica.

A5. Adote condies adequadas para meios de armazenamento. A taxa de deteriorao dos meios pode ser dramaticamente reduzida pela adoo de condies ambientais adequadas.
Por exemplo, calor excessivo, umidade e poeira colocam em perigo os meios de armazenamento.

A6. Redundncia e localizao geogrfica. A duplicao

de
entidades digitais e o armazenamento de cpias mltiplas resultantes em
meios fsicos diferentes as protegem de problemas nos suportes. O armazenamento em diferentes locais fsicos tambm as protege de condies
ambientais adversas, fogo, enchentes, entre outros.

A7. Segurana do sistema. Devem ser imple-

mentados controles para assegurar que os componentes digitais dos documentos arquivsticos estejam expostos apenas a usurios e/ou processos
autorizados. Tais controles devem incluir restries de acesso fsico a locais
onde os computadores esto guardados, bem como restries de acesso aos
documentos arquivsticos digitais nos prprios computadores. Esta ltima
restrio poder ser posta em prtica de diversas formas, incluindo o uso de
senhas e/ou autenticao biomtrica para se acessar o sistema.

A8. Planejamento em caso de desastre.

As estratgias descritas
acima so concebidas para minimizar perdas acidentais de dados e maximizar a longevidade dos
suportes, porm, mesmo com condies perfeitas de armazenamento e excelentes protocolos de
utilizao, acidentes ainda podem acontecer. Um plano de recuperao de desastres deve conter procedimentos detalhados para restaurar um sistema danificado e para orientar a recuperao efetiva dos
sistemas de manuteno e/ou preservao de documentos arquivsticos aps um acidente.

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Apndice C (cont.)

Apndice C (cont.)

B1. Uso de padres. O uso de padres amplamente disponveis e utili-

B2. Dependncia tecnolgica.

B. Estratgias de preservao

zados aumenta a probabilidade de estabilidade e de um suporte mais duradouro. Esses padres podem ser de jure, se forem acordados de maneira
formal, ou de facto, se forem adotados em larga escala pela indstria. Os
padres podem ser aplicados a muitos aspectos de um sistema de preservao, incluindo mtodos de codificao, formatos de arquivo, meios fsicos
de armazenamento etc. A obedincia aos padres pode tambm simplificar
a aplicao e/ou maximizar a eficcia de estratgias de preservao posteriores. A padronizao pode
ser aplicada prospectivamente, limitando os formatos nos quais os documentos arquivsticos digitais
podem ser transferidos para o preservador, ou retrospectivamente, convertendo arquivos recebidos
em outros formatos para formatos padronizados.

Estratgias de
preservao

B1.1. Formatos autodescritivos (preservao de objeto persistente, marcao). Anlise e

marcao de documentos arquivsticos de forma que as funes, relacionamentos e estrutura dos

elementos especficos possam ser descritos. A reapresentao do contedo pode ser feita sem
aplicativos de software especficos, podendo ser realizada por meio de diferentes aplicativos
medida que a tecnologia se modifica.

B1.2. Encapsulamento. Ato de juntar um documento arquivstico e os meios que do acesso

a ele, normalmente num wrapper que descreve o que ele , de forma que possa ser compreendido
por uma vasta gama de tecnologias (tal como um documento XML). O wrapper, muitas vezes, inclui
metadados que descrevem ou remetem s ferramentas adequadas.

B1.3. Restrio da gama de formatos a serem geridos (normalizao). O armazeformatos.o

namento de documentos arquivsticos num nmero limitado de

A seleo de formatos
aceitveis pode continuar a incluir novos formatos proprietrios ou novas geraes de formatos
proprietrios existentes, ou pode se restringir a formatos no proprietrios, a fim de dar um passo
adiante na padronizao. Um exemplo desta abordagem chamado de codificao durvel, que
recomenda codificar os documentos arquivsticos para que estejam de acordo com padres conhecidos de processamento de dados, podendo atingir at um nvel de codificao de bits como ASCII
ou Unicode UTF-8, e objetos como XML.

B1.4. Converso. Transferncia de cdigos digitais de uma gerao de hardware ou software para

outra. Diferentemente da atualizao, que copia a cadeia de dados de um suporte para outro, a converso implica transformar a forma lgica de um objeto digital para que o objeto conceitual possa continuar a
ser corretamente exibido ou apresentado pelo novo hardware ou software. O mtodo de converso mais
comumente proposto envolve a transformao permanente de um formato lgico em outro, de acordo
com as mudanas tecnolgicas, de forma que todos os objetos convertidos possam ser apresentados
com a tecnologia predominante. Tambm possvel propor um modelo de converso sob demanda ou
de converso no ponto de acesso. Esta abordagem discutida a seguir na Seo B2.4 (Visualizadores).
<< Padro de direito >>

<< Padro de fato >>

Padro adotado por rgos oficiais de padronizao, sejam eles nacionais (p. ex. Associao Brasileira de Normas Tcnicas ABNT),
multinacionais (por exemplo, Comit Europeu
de Normalizao CEN) ou internacionais
(por exemplo, Organizao Internacional para
Padronizao ISO). Para padres de arquivos
de computador, dois padres de direito recentes
so o PDF/A (padro PDF para arquivamento) e
ODF (OASIS Formato de documento aberto).

Padro que no foi adotado por

nenhum rgo oficial de padronizao, mas que amplamente usado e reconhecido pelos
usurios como tal. Formatos
de arquivos de computador
bem conhecidos e amplamente
usados que so considerados
padres de fato incluem PDF,
TIFF, DOC e ZIP.

B. Estratgias de preservao (cont.)

Estas estratgias
continuam a se basear no hardware e/ou software original,
sem alterar os documentos arquivsticos.

B2.1. Preservao da tecnologia. Manuteno

do software e do hardware originais com os quais os

documentos foram apresentados.

B2.2. Confiana na compatibilidade descendente ou reversa.

Confiana na capacidade de alguns softwares de interpretar corretamente e apresentar componentes digitais de documentos produzidos com
verses anteriores dos mesmos softwares. Nesta estratgia, a apresentao est limitada a uma converso temporria para fins de visualizao ou para fins de cpias no destinadas a arquivo, enquanto a
converso altera permanentemente os documentos para o formato
da verso atual do software.

B2.3. Reengenharia de software. Transformao do software medida que a tecnologia

muda. semelhante transformao dos formatos de documentos, discutidos anteriormente em

B1.4. e B2.2. Pode incluir desde a recompilao do cdigo-fonte para uma nova plataforma at a
recodificao do software, a partir do zero, para outra linguagem de programao.

B2.4. Visualizadores e converso no ponto de acesso. O uso de ferramentas de

software ou mtodos de transformao que oferecem acessibilidade temporria quando necessrio, usando a cadeia de dados original.

B2.5. Emulao. Uso de um software que faz uma tecnologia se comportar como outra. Em

outras palavras, o ato de fazer com que tecnologias futuras se comportem tal como o ambiente
de origem de um documento arquivstico digital preservado, de modo que o documento original
possa ser apresentado em sua manifestao original, a partir de cadeias de dados originais ou
convertidas.

B3. Abordagens no digitais. Ato de copiar os documentos digitais para meios analgicos rela-

tivamente estveis, tais como papel ou microfilme, transferindo o nus da preservao para uma cpia
analgica, no lugar do objeto digital. Esta abordagem destri qualquer funcionalidade oferecida pelo
software, como a manuseabilidade.

B4. Restaurao de dados (arqueologia digital). Recuperao

de documentos arquivsticos como bits a partir de suportes fsicos,

seguida de passos para restaurar a inteligibilidade dos documentos
recuperados. mais frequentemente empregada na recuperao
de dados de suportes degradados, danificados ou falhos, mas os
mtodos de restaurar a inteligibilidade tm sido usados para resgatar
documentos em formatos obsoletos.

o Para uma anlise detalhada das questes e tendncias atuais na seleo de formatos de arquivo, encapsulamento, marcao e codificao, juntamente com recomendaes para desenvolver e implementar polticas para a escolha de formatos de
arquivo digital para preservao a longo prazo, consulte: Evelyn Peters McLellan (2006), Selecting Digital File Formats for
Long-Term Preservation: InterPARES 2 General Study 11 Final Report. Disponvel em ingls em: http://www.interpares.org/
display_file.cfm?doc=ip2_file_formats(complete).pdf, e em francs em: http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_
formats_fichiers_numriques.pdf

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