ESCUELA SUPERIOR PLOITECNICA DE CHIMBORAZO

FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS ESCUELA DE INGENIERIA FINANCIERA Y COMERCIO EXTERIOR

EXCEL Y ACCESS
EXPORTAR VINCULAR IMPORTAR DATOS DE EXCEL A ACCESS LIBRERIAS OBDC

INFORMATICA APLICADA II
INGENIERO: RICHARD CAIZA

INTEGRANTES:
MYTHE ESCOBAR ALEJANDRA ESPINOZA MARLON AVEROS

4 to SEMESTRE

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PROYECTO DOCUMENTO PRESENTACIN ONLINE PRESENTACIN http://prezi.com/m_kiugvecei/present/?auth_key=6742no3&follow=hiciqfjpanu5http://prezi.com/mONLINE _kiugvecei/present/?auth_key=6742no3&follow=hiciqfjpanu5#6_28423500 PREZZI VIDEO TUTORIAL

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Cundo se debera utilizar Access?

Utilice Access cuando: Necesite una base de datos relacional (varias tablas) para almacenar los datos.

Puede que en el futuro necesite agregar ms tablas a un conjunto de datos no relacional o simple en su origen. Por ejemplo, si desea realizar un seguimiento de informacin de los clientes como los nombres o apellidos, las direcciones y los nmeros de telfono, pero puede que esa informacin aumente para incluir acciones de dichos clientes como pedidos, considere la posibilidad de comenzar el proyecto de datos en Access. Tenga una gran cantidad de datos (miles de entradas). Por ejemplo, si trabaja en una compaa grande y necesita almacenar informacin de personal, entonces utilice Access. La mayora de los datos sean del tipo de cadena de texto larga (que no son nmeros ni estn definidos como nmeros). Dependa de varias bases de datos externas para obtener y analizar los datos necesarios. Por ejemplo, si necesita importar o exportar datos de bases de datos de Access de forma regular, quizs sea ms lgico trabajar con Access para aumentar el grado de compatibilidad. Necesite mantener conectividad constante con una base de datos externa de gran tamao como una creada con Microsoft SQL Server. Desee ejecutar consultas complejas.

Por ejemplo, si trabaja en una compaa grande que recibe pedidos de clientes, quizs deba mirar los nombres de los clientes almacenados en una base de datos de SQL Server mientras toma nota de los nuevos pedidos en Access. Puede mantener una conexin con la base de datos de SQL Server desde la vista Tabla de Access. Cuando agrega o mira un nombre de cliente, est trabajando en la base de datos de SQL Server, pero los nuevos pedidos se estn almacenando de forma local en tablas de Access.

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INGENIERIA EN COMERCIO EXTERIOR FADE Haya muchos usuarios trabajando en la base de datos y desee opciones de gran potencia para exponer los datos que se vayan a actualizar. Por ejemplo, Access ofrece pginas de acceso a datos para los usuarios ms especializados y formularios si desea que sea ms fcil de utilizar.

Vincular datos de Excel a Access con Access Links

Si trabaja en Microsoft Excel y Microsoft Access, puede utilizar varias caractersticas de Access para mantener los datos de Excel con el programa de complementos Access Links.

Convertir una lista de Excel en una base de datos de Access

Si tiene una lista de Excel larga y desea aprovechar las funciones de administracin de datos de Access, su se guridad o sus funciones multiusuario, puede convertir los datos de Excel a una base de datos de Access. Utilice este mtodo cuando desee pasar los datos de Excel a Access y, en adelante, utilizar y mantener los datos desde Access. Pasos: 1. Asegrese de que los datos de Excel estn en formato de lista: cada columna debe tener una etiqueta en la primera fila y datos semejantes; dentro de la lista no puede haber filas ni columnas en blanco. 2. 3. 4. Haga clic en la lista. En el men Datos, haga clic en Convertir a MS Access. Haga clic en Nueva base de datos.

5. Haga clic en Aceptar y, a continuacin, siga las instrucciones del Asistente de Access para importacin de hojas de clculo.

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Crear un informe de Access a partir de datos de Excel

Si est familiarizado con el diseo de informes de Access y desea resumir y organizar los datos de Excel de este modo, puede crear un informe de Access a partir de los datos de la lista de Excel. Pasos: 1. Asegrese de que los datos de Microsoft Excel estn en formato de lista: cada columna debe tener una etiqueta en la primera fila y datos semejantes; dentro de la lista no puede haber filas ni columnas en blanco. 2. 3. Haga clic en la lista de Excel. En el men Datos, haga clic en Informe de MS Access.

4. Si la aplicacin se lo pide, guarde el libro al hacer clic en Guardar en el men Archivo y, a continuacin, haga clic en Informe de MS Access otra vez. 5. En Microsoft Access, siga uno de estos procedimientos

Proteger los datos en Access y Excel

Independientemente del programa que elija, es importante que sepa cmo proteger los datos. A continuacin proporcionamos una serie de sugerencias: Cree una copia de seguridad del archivo cada vez que actualice los datos. Evite celdas en blanco en las filas y columnas que contienen datos. Utilice las opciones Mostrar y Ocultar para ocultar datos vitales siempre que sea posible.

Tome medidas adecuadas para controlar el acceso de los usuarios a sus datos para protegerlos. Las medidas de seguridad incluyen: Cifrado Contrasea Permisos en el nivel de usuario Firmas digitales Privilegios de slo lectura

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Importar, exportar y vincular datos entre Access y Excel

Access y Excel pueden compartir datos de muchas formas. Se puede copiar datos desde una hoja de clculo abierta y pegarlos en una hoja de datos de Access, importar una hoja de clculo en una base de datos de Access o, simplemente, cargar en Excel una hoja de datos de Access utilizando el comando Analizar con Excel. En este tema se explica de forma detallada cmo intercambiar datos entre Access y Excel importando, exportando o vinculando datos. Otras maneras de incluir datos de Excel en Access Adems de importar, puede utilizar las tcnicas siguientes para incluir datos de Excel en Access: Crear vnculos a datos de Excel. Al vincular no se crea una copia de los datos en Access, pero se permite que Access vea y modifique datos en las hojas de clculo de Excel. Para obtener ms informacin sobre cmo crear vnculos a hojas de clculo, vea la seccin Crear vnculos a datos de Excel de este tema. Cortar o copiar datos desde Excel y pegarlos en una tabla de Access. Para obtener ms informacin sobre cmo cortar o copiar datos de una hoja de clculo, vea la Ayuda de Excel. Importar datos escribiendo cdigo. Para importar los datos mediante programacin se puede escribir una macro o un procedimiento de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Para obtener ms informacin sobre cmo hacerlo, vea Importar datos mediant e programacin. Exportar datos de Microsoft Excel a un archivo XML de Lenguaje de marcado extensible que despus se puede importar en Access. Para obtener ms informacin sobre cmo importar datos XML, vea la seccin "Importar datos o esquemas de XML" del tema Importar o vincular datos y objetos.

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Exportar datos de Access a Excel

Con frecuencia, se producirn situaciones en las que los datos estn almacenados en Access, pero no es necesario moverlos o copiarlos a Excel. Por ejemplo, podra desear distribuir el informe a un grupo de u suarios que prefieren verlos en Excel. O bien, quizs desee analizar sus datos de Access aprovechando las caractersticas de Excel. En esos campos, exporte el contenido de la base de datos de Access a una hoja de clculo de Excel. A Excel se pueden exportar los siguientes elementos: Los datos contenidos en una tabla, consulta, formulario o informe.

La ilustracin siguiente muestra el aspecto que tendr el informe Catlogo de la base de datos de ejemplo Neptuno despus de exportarlo a Excel:

Todas o algunas de las filas y columnas de una vista de hoja de datos

La ilustracin siguiente muestra el aspecto que tendr una parte de la tabla Empleados en la vista de hoja de datos despus de haberla exportado a Excel:

NOTA: En una nica operacin de exportacin no se puede exportar varios objetos. Sin embargo, se pueden combinar los datos contenidos en INFORMTICA APLICADA II ACCESS

INGENIERIA EN COMERCIO EXTERIOR FADE distintas hojas de clculo despus de finalizar las operaciones de importacin individuales. Para obtener ms informacin, vea Combinar libros y Mover (cortar) o copiar celdas o datos de celdas en la Ayuda de Excel. Paso 2: Decidir dnde empezar la operacin de exportacin Los objetos se pueden exportar desde la ventana Base de datos o cuando la base de datos est abierta en una vista. La tabla siguiente explica cmo influye la vista utilizada en lo que se exporta. NOTA Los datos no se pueden exportar desde la vista Diseo ni desde la vista SQL. OBJETO Tabla, consulta o formulario Tabla, consulta o formulario VISTA O VENTANA Ventana Base de datos Vistas Tabla dinmica y Grfico dinmico LO QUE SE EXPORTA Todos los campos o registros Todos los campos y registros del origen de datos subyacente, independientemente de si los campos estn realmente incluidos en la vista. Vista Hoja de datos Si desea exportar slo parte de los datos, puede seleccionarlos y despus elegir exportar slo los datos seleccionados. Tambin tiene la opcin de exportar toda la hoja de datos. Vista Formulario Todos los campos y registros del origen de datos subyacente, independientemente de si los campos estn realmente incluidos en la vista. Ventana Base de datos, Todos los datos contenidos en Presentacin preliminar y los cuadros de texto de las Vista previa del diseo secciones Encabezado del grupo y Detalle, y cualquier otro cuadro de texto contenido en un pie de pgina de grupo que contenga una expresin que utilice la funcin Suma. Access utiliza la caracterstica de esquema de Excel para dar formato al informe en Excel.

Tabla, consulta o formulario

Formulario

Informe

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INGENIERIA EN COMERCIO EXTERIOR FADE Paso 3: Identificar el archivo de destino de la operacin de exportacin Durante la operacin de exportacin, se le pedir que especifique el nombre del archivo de destino. Si no existe ningn nombre de archivo como el que especifique, se crear un nuevo archivo. Si el archivo existe, se producir una de las siguientes situaciones: Si va a exportar una tabla o consulta y no activa la casilla de verificacin Con formato durante la operacin de exportacin, el archivo no se sobrescribir. Se agregar al archivo una nueva hoja de clculo con el mismo nombre que el del objeto que se va a exportar. Si ya existe una hoja de clculo con ese nombre, Access le pedir que reemplace el contenido de la hoja de clculo correspondiente o que especifique otro nombre para la nueva hoja. Al activar la casilla de verificacin Con formato, la hoja de clculo hereda los ajustes de formato parecidos a la hoja de datos, pero sobrescribe el contenido existente de la hoja de clculo. Si va a exportar un formulario o un informe, el archivo se sobrescribir en todos los casos. Se quitarn todas sus hojas de clculo existentes y se crear una nueva hoja de clculo con el mismo nombre que el del objeto exportado.

Paso 4: Aspectos que debe conocer antes de exportar determinados tipos de datos y controles
Imgenes y objetos Todos los elementos grficos, como logotipos, imgenes de fondo y contenido de campos de objeto OLE que formen parte de los datos exportados no se exportarn. Grfico Al exportar un formulario o un informe que contenga un objeto de Microsoft Graph, no se exporta el objeto grfico. Valores nulos A veces, los valores nulos se reemplazan con los datos que deberan estar en la columna adyacente en la hoja de clculo resultante. Valores calculados La expresin usada para calcular los valores no se exporta a Excel, sino slo el resultado de las expresiones. Valores de fecha Los valores de fecha anteriores al 1 de enero de 1900 no se exportan: en su lugar, la celda correspondiente de la hoja de clculo contendr un valor nulo. Casillas de verificacin Si inicia la operacin de exportacin desde la ventana Base de datos o en la vista Formulario, las casillas de verificacin de los formularios no se exportarn. La columna correspondiente de la hoja de clculo mostrar el signo "#". Para solucionar esta situacin, abra el formulario en la vista Hoja de datos antes de exportarla. La columna correspondiente en la hoja de clculo contendr VERDADERO o FALSO, dependiendo del estado de activacin de la casilla de verificacin del formulario.

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INGENIERIA EN COMERCIO EXTERIOR FADE Subinformes y subformularios omitirn. Los subinformes se exportan, pero los subformularios se

Paso 5: Iniciar la operacin de exportacin

1. Si el objeto que desea exportar no est abierto, en la ventana Base de datos, haga clic en el nombre del objeto. Para guardar slo una parte de la hoja de datos, brala y seleccione esa parte de la hoja de datos antes de continuar. 2. En el men Archivo, haga clic en Exportar.

3. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Microsoft Excel 5-7 o en Microsoft Excel 972003. NOTA Si en el cuadro Tipo de archivo no aparece Microsoft Excel, se debe a que la ruta de acceso al controlador necesario especificada en el Registro no es vlida. 4. Haga clic en la flecha situada a la derecha del cuadro Guardar en y seleccione la unidad o la carpeta en la que desee guardarlo. 5. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo (o utilice el nombre sugerido). 6. 7. Active la casilla de verificacin Con formato. Siga uno de estos procedimientos:

Si va a guardar una hoja de datos, haga clic en Exportar todo para guardar toda la hoja de clculo o en Guardar seleccin si en el paso 1 se seleccion una parte de la hoja de datos. Para todos los dems objetos de la base de datos, haga clic en Exportar.

Paso 6: Revisar la hoja de clculo de Excel

Abra la hoja de clculo y asegrese de que los datos se exportaron por completo. Busque indicadores de error (tringulos verdes) o valores errneos (cadenas que empiezan con "#", en lugar de los datos) en las celdas. Para obtener ms informacin sobre cmo solucionar indicadores de error y valores errneos, vea la Ayuda de Excel. Cuando examine la hoja de clculo en busca de errores, busque tambin columnas en blanco o columnas que faltan, y celdas vacas. Si encuentra problemas graves, corrjalos en la base de datos de origen y repita la operacin de exportacin. Para obtener informacin detallada para la solucin de problemas, vea Solucionar problemas de exportacin en Access.

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Qu ocurre al importar datos?

Al importar datos, se crea una copia de la informacin en una nueva tablas de la base de datos de Access o del proyecto de Access. El archivo o la tabla de origen no experimentan modificaciones en este proceso. Cuando se importan datos, se pueden agregar datos a tablas existentes (salvo cuando se importan archivos de texto u hojas de clculo). Sin embargo, una vez importada una tabla, en una base de datos de Access puede realizar una consulta de datos anexados, o en un proyecto de Access puede utilizar un procedimiento almacenado o una consulta de datos anexados para agregar los datos de la tabla a otra tabla. Tambin se pueden importar objetos de base de datos que no sean tablas, como por ejemplo formularios o informes, desde otra base de datos u otro proyecto de Access.

Qu ocurre al vincular datos?

Al vincular datos, podr leer y, en la mayora de los casos, actualizar los datos del origen de datos externo sin necesidad de importarlos. El formato del origen de datos externo no experimenta modificaciones, por lo que se puede continuar utilizando el archivo con el programa que lo cre originalmente, y tambin se pueden agregar, eliminar o modificar datos utilizando Microsoft Access. Microsoft Access utiliza diferentes iconos para representar tablas vinculadas y tablas almacenadas en la base de datos actual. Si se elimina el icono correspondiente a una tabla vinculada, se eliminar el vnculo a la tabla, pero no la propia tabla externa.

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QUE SON DATOS ODBC?

En informtica, el ODBC (Open Database Connectivity) es un estndar de acceso a bases de datos, que permite mantener independencia entre los lenguajes de programacin, los sistemas de bases de datos (las bases de datos y su software gestor), y los sistemas operativos. ODBC inserta una "capa" entre la aplicacin y el SGBD (sistema gestor de base de datos). Esta capa es llamada "manejador de base de datos". El objetivo de la capa es traducir las consultas a la base de datos (u otras acciones) por parte de la aplicacin a una consulta que el SGBD comprenda. Para que esto sea posible, tanto la aplicacin como el SGBD deben ser compatibles con ODBC. ODBC es desarrollado por Microsoft Corporation.

Que Son Datos Micosoft SQL Server?

Microsoft SQL Server es un sistema para la gestin de bases de datos producido por Microsoft basado en el modelo relacional. Sus lenguajes para consultas son T-SQL y ANSI SQL. Microsoft SQL Server constituye la alternativa de Microsoft a otros potentes sistemas gestores de bases de datos como son Oracle, PostgreSQL o MySQL.

Administrar orgenes de datos ODBC

Open Database Connectivity (ODBC) es un protocolo que se puede usar para conectar una base de datos de Microsoft Access a un origen de datos externo, como Microsoft SQL Server. Este artculo contiene informacin general acerca de los orgenes de datos ODBC, cmo crearlos y cmo conectarse a ellos usando Microsoft Office Access 2007. Los pasos del procedimiento pueden variar dependiendo de los productos de base de datos y de los controladores de ODBC especficos usados.

Acerca de los orgenes de datos ODBC

Un origen de datos es una fuente de datos combinada con la informacin de conexin requerida para obtener acceso a dichos datos. Como ejemplos de orgenes de datos se pueden mencionar SQL Server, Oracle RDBMS, una hoja de clculo, un archivo de texto, etc. Como ejemplos de informacin de conexin cabe citar la ubicacin del servidor, el nombre de la base de datos, la identificacin de inicio de sesin, la contrasea y diversas opciones de los controladores de ODBC que describen cmo conectarse al origen de datos. Esta informacin puede obtenerse del administrador de la base de datos con la que se desea establecer una conexin. En la arquitectura ODBC, una aplicacin como Access se conecta al Administrador de controladores de ODBC, el cual, a su vez, usa un controlador de ODBC especfico (por ejemplo, el controlador de ODBC Microsoft SQL) para conectarse a un origen de datos. En Access, se usan INFORMTICA APLICADA II ACCESS

INGENIERIA EN COMERCIO EXTERIOR FADE orgenes de datos ODBC para conectarse a orgenes de datos externos que no incluyen controladores. Para conectarse a estos orgenes de datos, debe seguir este procedimiento: Instale el controlador de ODBC adecuado en el equipo que contiene el origen de datos.

Defina un nombre de origen de datos (DSN) usando el Administrador de orgenes de datos ODBC para almacenar la informacin de conexin en el Registro de Microsoft Windows o en un archivo DSN, o bien una cadena de conexin en cdigo de Visual Basic para pasar la informacin de conexin directamente al Administrador de controladores de ODBC.

Orgenes de datos de equipo

Los orgenes de datos de equipo almacenan informacin de conexin en el Registro de Windows de un equipo especfico. Los orgenes de datos de equipo pueden usarse nicamente en el equipo en el que se definen. Hay dos tipos de orgenes de datos de equipo: del usuario y del sistema. Los orgenes de datos del usuario slo los puede ver y usar el usuario actual. Los orgenes de datos del sistema los pueden ver y usar todos los usuarios de un equipo y, adems, son visibles para todos los usuarios de servicios del sistema. Los orgenes de datos de equipo son especialmente tiles cuando se desea mejorar la seguridad ya que slo los usuarios que han iniciado sesin pueden verlos y los usuarios remotos no los pueden copiar en otro equipo.

Orgenes de datos de archivo

Los orgenes de datos de archivo (tambin denominados archivos DSN) almacenan informacin de conexin en un archivo de texto en vez del Registro de Windows y suelen ser ms flexibles que los orgenes de datos de equipo. Por ejemplo, los orgenes de datos de archivo se pueden copiar en cualquier equipo con el controlador de ODBC adecuado, de modo que la aplicacin puede contar con informacin de conexin coherente y exacta en todos los equipos donde se usa. Tambin se puede ubicar el origen de datos de archivo en un solo servidor, compartirlo entre diversos equipos de la red y mantener fcilmente la informacin de conexin en una sola ubicacin. Un origen de datos de archivo tambin puede ser susceptible de no ser compartido. En ese caso, reside en un solo equipo y apunta a un origen de datos de equipo. Este tipo de origen de datos de archivo puede usarse para obtener acceso a los orgenes de datos de equipo existentes desde los orgenes de datos de archivo.

Cadenas de conexin
En un mdulo, se puede definir una cadena de conexin con formato que especifique informacin sobre la conexin. Una cadena de conexin pasa la informacin de conexin directamente al Administrador de controladores de ODBC y contribuye a simplificar el uso de la aplicacin ya que

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INGENIERIA EN COMERCIO EXTERIOR FADE no es necesario que el administrador del sistema o el usuario creen primero un DSN para poder usar la base de datos. Para obtener ms informacin sobre la interfaz ODBC, vea la seccin Referencia del programador de ODBC de MSDN. (en ingls)

Agregar un origen de datos ODBC

Antes de continuar, obtenga e instale el controlador de ODBC adecuado para el origen de datos al que desee conectarse. NOTA Debe ser miembro del grupo de administradores del equipo local para poder configurar un origen de datos ODBC. 1. 2. Haga clic en Iniciar y, a continuacin, en Panel de control. En el Panel de control, haga doble clic en Herramientas administrativas.

3. En el cuadro de dilogo Herramientas administrativas, haga doble clic en Orgenes de datos (ODBC). Aparece el cuadro de dilogo Administrador de orgenes de datos ODBC. 4. Haga clic en DSN de usuario, DSN de sistema o DSN de archivo, segn el tipo de origen de datos que desee agregar. Para obtener ms informacin, v ea la seccin Acerca de los orgenes de datos ODBC. 5. 6. e. Si el controlador que desea usar no se encuentra en la lista, pregunte al administrador de la base de datos a la que se est conectado cmo obtener el controlador correcto. 7. Siga las instrucciones y escriba la informacin de conexin requerida en los cuadros de dilogos siguientes. Haga clic en Ayuda en los cuadros de dilogo ODBC para obtener ms informacin sobre las configuraciones individuales. Haga clic en Agregar. Seleccione el controlador que desee usar y, a continuacin, haga clic en Finalizar o Siguient

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Importar y vincular datos de orgenes de datos ODBC.

Puede importar o vincular datos de bases de datos ODBC, tales como Microsoft SQL Server y Visual FoxPro, as como otros programas que proporcionen controladores de acuerdo con ODBC , nivel 1, para tener acceso a los correspondientes archivos de datos. Para ello, debe estar conectado al origen de datos ODBC apropiado. Para conectarse a un origen de datos ODBC, debe tener instalado el controlador ODBC correcto y definido el nombre de un origen de datos.

Importar datos de SQL Server

Al importar datos de SQL Server se crea una copia de los mismos en una base de datos de Access. Durante la importacin, se especifican las tablas o vistas que se desea copiar. Prepararse para la operacin de importacin 1.- Busque la base de datos de SQL Server que contiene los datos que desea copiar. Para obtener la informacin de conexin, pngase en contacto con el administrador de la base de datos. 2.- Identifique las tablas o vistas que desea copiar en la base de datos de Access. Puede importar varios objetos en una sola operacin de importacin. 3.- Revise los datos de origen y tenga en cuenta lo siguiente: Access no admite ms de 255 campos en una tabla, por lo que Access importa nicamente las primeras 255 columnas. El tamao mximo de una base de datos de Access es 2 gigabytes, menos el espacio necesario para los objetos de sistema. Si la base de datos de SQL Server contiene tablas muy grandes, es posible que no pueda importarlas todas en un solo archivo .accdb. En tal caso, quiz desee considerar la posibilidad de vincular los datos a la base de datos de Access en lugar de importarlos. Access no crea automticamente relaciones entre tablas relacionadas al final de una operacin de importacin. Debe crear manualmente las relaciones entre las diversas tablas nuevas y existentes mediante las opciones de la ficha Relaciones. Para que se muestre la ficha Relaciones: En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones. 4.- Identifique la base de datos de Access en la que desea importar los datos de SQL Server. Asegrese de que dispone de los permisos necesarios para agregar datos a la base de datos de Access. Si no desea almacenar los datos en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base de datos en blanco; para ello, haga clic en el botn de Microsoft Office haga clic en Nuevo. y, a continuacin,

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5.- Revise las tablas, si las hubiera, en la base de datos de Access. La operacin de importacin crea una tabla con el mismo nombre que el objeto de SQL Server. Si ese nombre ya se est utilizando, Access anexa "1" al nombre de la nueva tabla; por ejemplo, Contactos1. (Si tambin Contactos1 ya se est utilizando, Access crea Contactos2, y as sucesivamente.) NOTA Access no sobrescribe nunca una tabla de la base de datos como parte de una operacin de importacin, y no se pueden anexar datos de SQL Server a una tabla existente.

Importar los datos

1.- Abra la base de datos de destino. En el grupo Importar de la ficha Datos externos, haga clic en Ms. 2.- Haga clic en Base de datos ODBC

3.- Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 4.- En el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos, si ya existe el archivo .dsn que desea utilizar, haga clic en el archivo en la lista. 5.- Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos. Access muestra el cuadro de dilogo Importar objetos. 6.- En Tablas, haga clic en cada tabla o vista que desea importar y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 7.- Si aparece el cuadro de dilogo Seleccionar identificador de registro nico, Access no ha podido determinar qu campo o campos identifican de forma exclusiva cada fila de un objeto concreto. En tal caso, seleccione el campo o la combinacin de campos que son exclusivos para cada fila y, despus, haga clic en Aceptar. La operacin de importacin crea una tabla en Access y, a continuacin, copia los datos desde la base de datos de SQL Server a la tabla de Access. Encontrar vnculos con ms informacin acerca de las tablas y cmo se estructura una base de datos en la seccin Vea tambin.

Vincular a datos de SQL Server

La vinculacin le permite conectarse a datos sin importar esta informacin, de manera que pueda ver y modificar los datos ms recientes tanto en la base de datos de SQL Server como en la base de INFORMTICA APLICADA II ACCESS

INGENIERIA EN COMERCIO EXTERIOR FADE datos de Access, sin tener que crear y mantener una copia de los datos en Access. Si no desea copiar los datos de SQL Server en la base de datos de Access, pero desea ejecutar consultas y generar informes basados en dichos datos, deber vincularlos en lugar de importarlos.

Prepararse para vincular a una tabla de SQL Server

1.- Busque la base de datos de SQL Server que contiene los datos a los que desea vincular. Para obtener la informacin de conexin, pngase en contacto con el administrador de la base de datos. 2.- Identifique las tablas y vistas a las que desea vincular. Puede vincular a varios objetos en una sola operacin de vinculacin. 3.-Revise los datos de origen y tenga en cuenta lo siguiente: Access no admite ms de 255 campos en una tabla, por lo que la tabla vinculada contendr nicamente los primeros 255 campos del objeto al que vincule. Las columnas que son de slo lectura en un objeto de SQL Server seguirn sindolo en Access. En Access, no podr agregar, eliminar ni modificar columnas en la tabla vinculada. 4.- Identifique la base de datos de Access en la que desea crear las tablas vinculadas. Asegrese de que dispone de los permisos necesarios para agregar datos a la base de datos. Si no desea almacenar los datos en ninguna de las bases de datos existentes, cree una base de datos en blanco con el siguiente comando: Haga clic en el botn de Microsoft y , a continuacin, haga clic en Nuevo.

5.-Revise las tablas de la base de datos de Access. Cuando se vincula a una tabla o vista de SQL Server, Access crea una tabla vinculada con el mismo nombre que el objeto de origen. Si ese nombre ya se est utilizando, Access anexa "1" al nombre de la nueva tabla vinculada; por ejemplo, Contactos1. (Si tambin Contactos1 ya se est utilizando, Access crea Contactos2, y as sucesivamente.)

Vincular a los datos

1.- Abra la base de datos de destino. 2.- En el grupo Importar de la ficha Datos externos, haga clic en Ms. 3.- Haga clic en Base de datos ODBC. 4.- Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

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INGENIERIA EN COMERCIO EXTERIOR FADE 5.- En el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos, haga clic en el archivo .dsn que desea utilizar o bien, haga clic en Nuevo para crear un nuevo nombre de origen de datos (DSN). 6.- En el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos, si ya existe el archivo .dsn que desea utilizar, haga clic en el archivo en la lista. 7.- Haga clic en Aceptar. Access muestra el cuadro de dilogo Vincular tablas. 8.- En Tablas, haga clic en cada tabla o vista a la que desea vincular y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 9.- Si aparece el cuadro de dilogo Seleccionar identificador de registro nico, Access no ha podido determinar qu campo o campos identifican de forma exclusiva cada fila de los datos de origen. En tal caso, seleccione el campo o la combinacin de campos que son exclusivos para cada fila y, despus, haga clic en Aceptar.

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