EL OFICIO es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas,rdenes, informes, o tambin para llevar a cabo gestiones

de acuerdos, deinvitacin, de felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento, etc. Estasredacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios,colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

ESTRUCTURA Losmrgenes generalmente empleados en los oficios son de 20 por 75; pero puedentambin ser equidistantes, como en la carta (15 por 70). La altura del oficio, como en la carta, debe estar en relacin con la extensinmecanogrfica del dictado que va a transcribirse, o del texto de que se trate. Las sangras para iniciar prrafos pueden ser de cinco o diez espacios enblanco, segn se escriba a una o a dos interlneas, respectivamente.

1.-Lugar y fecha.Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se enva, elda, el mes y El ao en curso. 2.-Numeracin.En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorndum; lapalabra OFICIO con mayscula, seguida del nmero de expedicin; separada por una lnea oblicua, a continuacin las siglas de la oficina de procedencia con letrasmaysculas, separada par una lnea oblicua y el ao en curso. 3.-Destinatario. Es la parte que abarca cuatro lneas o ms de acuerdo a lo requerido,aqu se Escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quiense dirige. 4.-Asunto. Es la cuarta parte y se escribe con mayscula la palabra: ASUNTO,seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sera explicado en el cuerpo.

5.-Referencia. Es la quinta parte que se usa, slo cuando se necesita mencionar lanumeracin del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta.Esta palabra tambin se escribe con mayscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del oficio; se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios. 6.-Cuerpo o texto. Es la parte msimportante, aqu se dar a conocer el mensaje de la comunicacin, en formaclara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciarel texto, tales como: Tengo a bien comunicarle.... Me es muy grato comunicarle... Tengo el honor de dirigirme... Tengo el agrado de dirigirme... 7.-Despedida. En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesa. Existen, tambin, expresiones conocidas como: Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideracin y estimapersonal. Atentamente, 8.-Firma y posfirma. Firma:- Se escribe la rbrica a mano: Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento,y a su vez el cargo que le distingue, ms el sello respectivo: 9.-Iniciales. Al igual que en el memorndum, la iniciales del remitente con letrasmaysculas y las Del mecangrafo con minsculas. 10.-Anexo. Aqu se indica la documentacin que se adjunta al oficio, comocatlogos, revistas,

Tarjetas, programas, etc. 11.-Distribucin. Se usa, generalmente, en los oficios mltiples; porque aqu se mencionaa las personas y las dependencias ha quienes va dirigido el oficio. UTILIDAD Y FINES Tiene la funcin de relacionar a los rganos administrativos de la msalta jerarqua y por consiguiente debe ir firmado por el mximo representantelegal de la Institucin que lo emita. En algunos casos, puede ir firmado porlos jefes: pero esto, conlleva asumir toda responsabilidad que el contenido deldocumento requiera, sin comprometer por ello a los de mayor jerarqua. El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, rdenes,informes o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, defelicitacin, de colaboracin, de agradecimiento. Estas redacciones se dan a nivel deinstituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos,etc. TIPOS DE OFICIO

CLASES DE OFICIO Distinguimos dos clases de oficios: simple y mltiple. 1.-OFICIO SIMPLE USOS. El oficio simple ,conocido comnmente slo como oficio se emplea para comunicar disposiciones,consultar,responder,remitir documentos u objetos, realizar gestiones, presentar personas,participar la realizacin de actividades, coordinar acciones, transcribir documentos y para proporcionar cualquier otra informacin a un solo destinatario.

CARACTERSTICAS a)El oficio simple tiene un solo destinatario ,que viene a ser la persona, dependencia o institucin que se nomina en la parte llamada destinatario.

b)Los datos del destinatario son escritos siguiendo el curso natural del mecanografiado del documento. O sea ,que no se deja en blanco el espacio correspondiente al destinatario, como sucede en los oficios o memorandos mltiples.

c)Lleva la palabra oficio o el cdigo como denominacin del documento.

d) Usa con copia.

e) Es mecanografiado con pocas copias; el original se remite al destinatario y las copias , a los que se indica en la con copia.

Estructuracin segn formatos. Los oficios simples y mltiples se estructuran en base a formatos establecidos por cada institucin. OFICIO MLTIPLE. El oficio mltiple se utiliza para comunicar disposiciones o cualquier otra informacin simultneamente a varios destinatarios.

Caractersticas. a) El oficio mltiple tiene varios destinatarios, los que se mencionan o se hace referencia en la parte denominada distribucin b) Todos ellos, por constituir tales ,son tratados en igualdad de condiciones y asumen responsabilidades acorde con las funciones que desempean.

c) En el cdigo lleva oficio mltiple! Como nombre del documento y mantiene la misma numeracin para todos los ejemplares.

d) El espacio correspondiente al destinatario es dejado en blanco ,con la nica mencin del tratamiento seor o al ,segn formatos que se empleen.

e) En los oficios mltiples de difusin interna, no es obligatorio completar este espacio, pero s,en los de circulacin externa.

f) El espacio en blanco que corresponde a la parte conocida con el nombre dedestinatariodeber comprender tantas lneas como espacios se requieran para identificar a quienes remitimos los ejemplares del oficio.

g)El texto del oficio mltiple debe redactarse en tercera persona singular o sea que no debe decirse ,por ejemplo, tengo el agrado de dirigirme a ustedes.sino tengo el agrado de dirigirme a ustedcomo si el oficio tuviera un solo destinatario.

h) Usa distribucin en lugar de con copia

i) Por lo general es impreso en computadora.

J) Se es tipeado,el original queda para el archivo de la oficina remitente y se envan las copias. Si es impreso, una de las copias remplaza al original y se guarda en el archivo respectivo.

OFICIO DE TRANSCRIPCION La palabra transcripcin ya nos indica la finalidad de este tipo de redaccin: es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da enel original, ntegramente y sin ninguna alteracin. Todo el fragmento o prrafotranscrito debe ir entre comillas y fiel al original. Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivaso en otros casos del mismo oficio. El trato de relacin que se cumple por medio de este documentos deautoridad a subordinados o entre autoridades delmismo nivel, dentro y fuera. Este documentoservir para transcribir informes relevantes e importantes.

Modelo oficio Mltiple AO DE LA INTEGRACIN NACIONAL Y DEL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD

MINISTERIO DE TRANSPORTES

COMUNICACIONES,VIVIENDA Y

CONSTRUCCIN

Cajamarca,07 de mayo del 2012

OFICIO MULTIPLE N 01-2012 Seor:

Asunto: Licencia de casas vivienda.

Es grato dirigirme a ud.para comunicarle la obligacin que tiene su despacho, de enviar trimestralmente a esta oficina la nmina de las licencias que otorga para la construccin de casas vivienda, dentro del radio urbano de su jurisdiccin.

Por tal motivo, mucho agradecer tenga a bien remitirnos,a la brevedad, dichas nminas a partir del mes de.

Es propicia la oportunidad para reiterarle los sentimientos de mi mayor consideracin y estima personal.

Atentamente

Ing.Tulio Tapia Alva

Jefe Departamental Cajamarca

Distribucin: Municipalidad provincial de.

Cutervo

Chota

Santa Cruz

Archivo(2)

TTA/

Oficio Simple o Directo Este tipo de documentose utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona.Generalmente en caso de una invitacin, una felicitacin, una peticin, agradecimientoo informacin de eventos o actividades culturales o deportivas. Tambin cuandoun gerente se dirige a una empresa para gestionar algn servicio.

Oficio Mltiple Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido adistintos y varios destinatarios y por esta razn las instituciones odependencias tiene hasta el nmero de oficio, dejando puntos suspensivos paraescribir el nombre y el cargo de destinatario, slo para colocar cuando el casolo requiera; adems esto ayuda a agilizar el proceso que dure la documentacin. El texto de este tipo de documento est basado en emitir rdenes,instrucciones, recomendaciones, sugerencia, informaciones a diferentes oficinaso despachos simultneamente. El trato que se considera en el oficio mltiple es vertical descendentey horizontal; es decir va dirigido a subordinados, o entre jefes deinstituciones del mismo nivel o jerarqua. La estructura del oficio mltiple, bsicamente, es igual que la deloficio simple, no obstante es importante recordar que: 1. El nmero de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se vana distribuir. 2. En el oficio mltiple, necesariamente, se escribe la palabraDISTRIBUCIN, que viene a ser la ltima parte de este tipo de oficio (Observe en elejemplo). Oficio de

Transcripcin.