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CENTRAL HIDROELCTRICA DE CALDAS -CHEC S.A. E.S.P.

MANUAL DE CONTRATACIN
La Junta Directiva de la CENTRAL HIDROELCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., en sesin No 546 del 23 de julio de 2009, en ejercicio de la funcin consagrada en el numeral 2 del artculo 37 de los estatutos sociales mediante el presente manual de contratacin contratacin, , establece los principios, polticas y lineamientos de la contratacin de La Empresa, Empresa teniendo en cuenta que: 1. La CENTRAL HIDROELCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. es una sociedad annima comercial de nacionalidad colombiana, clasificada como Empresa de Servicios Pblicos Mixta, con autonoma administrativa administrativa, patrimonial y presupuestal, sometida al rgimen general aplicable a las empresas de servicios pblicos domiciliarios y a las normas especiales que rigen las empresas del sector elctrico. 2. Los actos y los contratos de la Empresa, salvo los que se refieren re a contratos de emprstito, se regirn por las normas del derecho privado sin atencin a la cuanta de la participacin de entidades oficiales en su capital social conforme al artculo 76 de la Ley 143 de 1994. Ser obligatoria la inclusin de clusulas clusulas excepcionales al derecho comn en ciertos contratos de la Empresa, cuando as lo disponga la Comisin de Regulacin de Energa y Gas, y la Empresa podr incluirlas en los dems cuando para ello la faculte la misma Comisin, previa consulta expresa, conforme con a lo establecido en el artculo 31 de la Ley 142 de 1994. Cuando la inclusin de las clusulas exorbitantes sea forzosa, lo relativo a ellas se regir, en todo cuanto sea pertinente, por lo dispuesto en la Ley 80 de 1993 y los actos por los cuales se ejerzan las facultades previstas en tales clusulas estarn sujetos al control de la jurisdiccin de lo contencioso administrativo. Con excepcin de los contratos de concesin para el uso de recursos naturales o del medio ambiente, a los cuales se refiere el numeral 39.1 de la Ley 142 de 1994 y que se regirn por las normas especiales sobre las materias respectivas, todos los dems contratos de la Empresa de que trata el artculo 39 de dicha ley se regirn por el derecho privado y por el presente manual, de e acuerdo con el siguiente articulado:

Manual de Contratacin CHEC S.A. E.S.P aprobado en Junta Directiva No 546 del 23 de Julio de 2009

TTULO I DISPOSICIONES GENERALES Artculo 1. Objeto. El presente Manual tiene por objeto adoptar los principios, polticas y lineamientos, que regirn la contratacin en la CENTRAL HIDROELCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. CHEC S.A. E.S.P. (en adelante La Empresa o CHEC S.A. E.S.P E.S.P.), .), tanto en la etapa de seleccin del contratista, como en la ejecucin y liquidacin del contrato, con el fin de cumplir su objeto social. Artculo 2. Fines de la contr contratacin de La Empresa. La contratacin de La Empresa, tiene como finalidad satisfacer oportunamente sus necesidades para el adecuado desarrollo de su objeto social, asegurando en cada uno de los procesos contractuales la adquisicin de bienes y servicios de d la mejor calidad, obteniendo las ofertas ms favorables para la Empresa, previendo los riesgos inherentes a la actividad contractual y cumpliendo con su propsito de sostenibilidad, con conciencia de su responsabilidad con el entorno y su mercado. Conforme Conforme a lo anterior, sus procedimientos de seleccin y contratacin, se adaptaran a los fines y necesidades aqu descritos, segn las circunstancias de tiempo modo y lugar en que La Empresa ejecuta sus actividades y la dinmica propia de su actividad comercial. Artculo 3. Principios que rigen la contratacin. En la contratacin, conforme al rgimen legal de La Empresa, se respetarn los principios de la funcin administrativa y de la gestin fiscal, establecidos en los artculos 209 y 267 de la Constitucin Poltica y se realizar en ambiente de libre competencia, con criterios de eficaz y eficiente administracin, orientada por los principios de la buena fe, moralidad, transparencia, economa, equidad, responsabilidad, igualdad, imparcialidad y celeridad. PARGRAFO. La direccin de control organizacional velar por el cumplimiento de los principios establecidos en el manual de contratacin. contratacin Artculo 4. Normas aplicables a los contratos. La actividad contractual de La Empresa se regir por las normas del derecho civil y comercial, con

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excepcin de los casos contemplados en la Ley 142 de 1994 y las dems disposiciones que en materia de servicios pblicos tengan aplicacin. El Manual de Contratacin regir todas las relaciones contractuales contractuales de La Empresa, salvo lo dispuesto en el art. 5, 5, casos en lo cuales, se velar por que se respeten ntegramente los principios establecidos en el artculo 3 del presente manual, as como las normas sobre inhabilidades e incompatibilidades y conflictos c de intereses aplicables. En los procesos de contratacin que adelante la CHEC S.A E.S.P, se aplicar el rgimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratacin estatal en la Ley 80 de 1993, la Ley 142 de 1994, la ley 689 de 2001, la Ley 1150 de 2007, las normas que sobre conflictos de intereses establece el Cdigo de Comercio, omercio, la Ley 222 de 1995, la Ley 155 de 1959 y dems normas que modifiquen o adicionen la materia. Artculo 5. Excepciones a la aplicacin del del presente manual. Las disposiciones del presente manual no regirn procesos contractuales tales como: 1. Cuando la Empresa acta en calidad de Contratista, operador, usuario o proveedor de bienes o servicios. 2. Cuando se trate de las operaciones para el normal funcionamiento financiero de la Empresa, tales como: inversiones o retiro de inversiones en fondos o encargos fiduciarios, compras y ventas de ttulos, entre otros. 3. Los servicios mdicos requeridos para el cumplimiento de las obligaciones que se derivan de la Convencin Colectiva de Trabajo. Trabajo 4. Los contratos para la prestacin del servicio de recaudo por el pago de facturas de los usuarios en las localidades, cuando La Empresa establezca las condiciones econmicas bajo las cuales se prestar tal servicio. 5. Los contratos de venta de energa. 6. Los contratos de emprstito.

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7. Los contratos que hayan de celebrarse con personas jurdicas en las que la Empresa tenga participacin y las s que pertenezcan al grupo empresarial Empresas Pblicas de Medelln, siempre y cuando se celebre en condiciones de mercado, o los precios de los bienes o servicios ofrecidos por las personas jurdicas sealadas, sean mejores para la Empresa que las mismas condiciones de mercado. 8. Contratos de Colaboracin, Asociacin o Participacin, o alianzas estratgicas, que tengan por objeto la realizacin de actividades correspondientes al objeto social. 9. Los contratos en que se tomen o se entreguen inmuebles a ttulo t no traslaticio de dominio. 10. Los contratos de compra de bienes inmuebles. 11. Los contratos que hayan de celebrarse con entidades estatales. En los anteriores casos, La Empresa negociar, sin necesidad de invitacin formal, las condiciones del contrato o se someter a las reglas que establezca la entidad contratante o la ley, segn sea el caso, velando, siempre, , porque en dichos procesos se respeten ntegramente los principios establecidos stablecidos en el artculo 3 del presente manual, as como las normas sobre inhabilidades e incompatibilidades y conflictos de intereses aplicables. PARGRAFO. Tambin se encuentran excluidos los contratos que se deriven de las transacciones de energa y conexas. Artculo 6. Adquisicin de bienes y servicios por caja menor o fondos rotatorios. Los gastos que obedecen a las necesidades que La Empresa debe satisfacer producto de los requerimientos propios del da a da, tales como reparaciones locativas y menores, etc. se har conforme con la reglamentacin que para tal efecto expida el Gerente. Artculo 7. Capacidad para contratar. La competencia para par ordenar y dirigir la contratacin radica en el Gerente quien podr delegar la celebracin de los contratos con sujecin a las cuantas sealadas por la Junta Directiva y la

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realizacin de todos los actos relacionados con los mismos. No obstante lo indicado, el Gerente requerir autorizacin de la Junta Directiva en los siguientes casos: a) Contratos de compra, enajenacin e o permuta de bienes inmuebles siempre que el avalo supere el monto de 500 SMLMV SMLMV. b) Contratos que comprometan recursos econmicos de la sociedad por un trmino mayor de dos (2) aos, con excepcin de los contratos en que se tomen inmuebles a ttulo no traslaticio de dominio, los cuales requerirn aprobacin de la Junta Directiva slo cuando se pretendan celebrar con un plazo lazo mayor de cinco (5) aos. c) Los dems contratos cuando su cuanta estimada supere los dos mil (2.000) salarios mnimos legales mensuales vigentes. Artculo 8. Planeacin y control de la contratacin. La contratacin deber obedecer a una adecuada planeacin que considere la eficiente utilizacin de los recursos; sta debe ser el resultado de un anlisis que determine su necesidad, riesgos y conveniencia, tomando las medidas tendientes a su cabal ejecucin, a evitar su paralizacin y a la obtencin de los fines propuestos. Se faculta al Gerente para que establezca las reglas de negocio y el procedimiento para la seleccin de los contratistas y la celebracin de los contratos, en el que se debern tener en cuenta aspectos tales como: los requisitos para iniciar el proceso, los documentos de la contratacin, la invitacin a participar, la forma en que se analizarn y evaluarn las propuestas, y las reglas y trminos para aceptar las ofertas si es del caso. caso TITULO II PROCEDIMIENTO GENERAL DE CONTRATACIN Captulo I

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De los oferentes y la solicitud de ofertas Artculo 9. Bases de datos de Contratistas. Para la seleccin de posibles oferentes mediante la modalidad de solicitud nica, se podr acudir a las bases de datos de contratistas que tiene tiene cada una de las empresas que forman parte del grupo empresarial EEPPM o al registro de proponentes de las Cmaras de Comercio del pas. Artculo 10. Modalidades de la solicitud de ofertas. Para la seleccin de contratistas se acudir a la solicitud nica o pblica de ofertas o cotizaciones. La solicitud nica de oferta permite la negociacin integral de los trminos contractuales con un solo oferente, , asegurando los intereses de La Empresa y el adecuado desarrollo del contrato. Los precios del mercado me sern referente obligado para la negociacin del aspecto econmico. econmico La solicitud pblica de ofertas es la modalidad de seleccin en la que cualquier persona que cumpla con los requisitos puede participar y la seleccin del oferente ganador se har c con on base en los criterios objetivos preestablecidos por CHEC S.A. E.S.P. La modalidad de seleccin operar segn los eventos que se establecen en los artculos siguientes. Artculo 11. Solicitud nica de oferta. Se podr solicitar slo una (1) oferta o cotizacin, cuando se trate de: a) Los trabajos o servicios que por su especialidad slo determinada persona pueda ejecutar o la adquisicin de bienes que solamente un proveedor pueda suministrar. b) La adquisicin de un bien para prueba o ensayo, slo en la cantidad necesaria para su prctica. c) Los servicios profesionales y de capacitacin que se deban contratar con determinada persona natural o jurdica en atencin a sus calidades. d) Los casos en que la competencia, las circunstancias especiales de

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oportunidad d del mercado, la confidencialidad o las estrategias de negocios lo hagan necesario, previa autorizacin del Gerente. e) La ocurrencia de siniestros, calamidades, desastres, fuerza mayor o caso fortuito y cualquier otra circunstancia de apremio que no d tie tiempo para solicitar varias ofertas. f) El contrato que haya de celebrarse despus de haberse declarado fallido un proceso de contratacin. g) Los contratos que hayan de celebrarse con establecimientos de educacin superior h) Las actividades relacionadas con proyectos pilotos, con los cuales se pretenda lograr objetivos como: Demostrar la viabilidad de nuevas tecnologas y la compatibilidad con los sistemas existentes. Ilustrar a los usuarios sobre las capacidades y las bondades de las nuevas tecnologas. Adquirir irir el conocimiento (Know-how) (Know how) sobre nuevas tecnologas. Evaluar otros aspectos que permitan analizar la viabilidad de implementar un proyecto con nuevas tecnologas. i) El ensanche o renovacin de plataforma plataformas tecnolgicas. j) Los contratos de mercadeo y publ publicidad icidad de los bienes y servicios de la Empresa, previa autorizacin del Gerente k) La implementacin y renovacin de licencias de software, as como la contratacin de soporte y mantenimiento de tales herramientas y otros servicios asociados, siempre y cuando se acredite que las condiciones de calidad o las razones de mercado no permiten adelantar el proceso de seleccin plural previsto en el presente manual l) La realizacin de obras o la prestacin de servicios en el lugar donde exista slo una junta de accin comunal, cooperativa, precooperativa, corporacin, fundacin u organizacin comunitaria de naturaleza similar,

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si el valor estimado del contrato fuere igual o inferior a 110 smlmv. Si en el lugar hay dos entidades de las mencionadas, se solicitar cotizacin a las dos (2) y si hay ms de dos (2), la solicitud se har por lo menos a tres (3) de ellas PARGRAFO. En los casos previstos en el presente artculo, deber existir la justificacin de la aplicacin de la respectiva causal de solicitud nica de oferta o cotizacin, y debern tenerse como referencia los precios del mercado o las evaluaciones econmicas efectuadas por la Empresa. Artculo 12. Solicitud pblica de ofertas. Se formular invitacin pblica de ofertas mediante uno o varios de los siguientes mecanismos: aviso en peridicos de amplia circulacin, medios electrnicos, Internet, entre otros, con el fin de invitar a un nmero indeterminado de personas naturales o jurdicas. Proceder solicitud pblica de ofertas cuando n no se trate de los casos indicados en los artculos precedentes, , o cuando tratndose de tales casos, el empleado competente decide adelantar el proceso mediante esta modalidad, , para lo cual debe existir justificacin previa. previa En todo caso, cuando la contratacin exceda de dos mil (2.000) salarios mnimos legales mensuales vigentes, la solicitud de oferta se deber publicar en un peridico de amplia circulacin, sin perjuicio de que se utilicen adems, otros de los mecanismos enunciados.

Captulo II Anlisis de las ofertas y decisiones en relacin con el proceso de contratacin Artculo 13. Presentacin y estudio de las ofertas. La presentacin y el estudio de las ofertas se har harn de acuerdo con los procedimientos que establezca el Gerente para tal fin, velando en todo caso, por el cumplimiento de los principios estipulados en el presente manual.

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Artculo 14. Aceptacin de oferta, suspensin, terminacin y declaratoria de fallido de un proceso de contratacin. La aceptacin de oferta, as como la terminacin o la declaratoria de fallido de un proceso de contratacin la har el Gerente o el empleado competente en la etapa correspondiente, y se comunicar por escrito, si es del del caso al oferente seleccionado y a los oferentes que participaron. El proceso de contratacin independiente del estado en que se encuentre, podr suspenderse por el empleado competente cuando exista justificacin que lo amerite, reinicindose posteriormente o dndose por terminado si as se requiere. De igual forma, atendiendo a los informes de evaluacin o a la negociacin prescrita en el artculo siguiente, el empleado competente, competente podr declarar fallido el proceso de contratacin cuando del anlisis de las propuestas se determine que ninguna de ellas es admisible o favorable de acuerdo con lo establecido por La Empresa. E El proceso de contratacin podr darse por terminado cuando La Empresa lo considere, , sin que por ello se genere ningn tipo de responsabilidad o indemnizacin a favor de los oferentes Artculo 15. Negociacin directa y ajuste econmico. En los casos en que la Empresa considere que las ofertas son econmicamente inconvenientes podr negociar el aspecto econmico de las propuestas, con los oferentes que hayan superado el anlisis legal, tcnico y financiero, financiero, teniendo en cuenta las siguientes opciones: a) Negociacin d directa: Se podr realizar negociacin directa cuando existiendo una sola oferta elegible el jefe de la dependencia responsable de la contratacin considere que se pueden obtener mejores condiciones comerciales. En estos eventos no podr haber cambios sustanciales sust de las condiciones tcnicas. b) Ajuste econmico: Cuando las propuestas recibidas sean econmicamente inconvenientes, previos estudios y anlisis pertinentes, el

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jefe de la dependencia encargada del trmite contractual decidir si se procede a la etapa de ajuste econmico, siempre con arreglo a los principios sealados en este estatuto. En este caso, se solicitar a los proponentes que resulten elegibles que presenten una nueva propuesta econmica en sobre cerrado, dentro del trmino que con tal fin se fije, vencido el cual se proceder a su apertura y a la evaluacin de las ofertas, considerando los factores de ponderacin establecidos. Durante la etapa de ajuste econmico ningn proponente podr retirar su oferta, ni introducir modificaciones diferentes a las econmicas, ni hacerla ms desfavorable. TITULO III OTROS ASPECTOS DEL PROCEDIMIENTO CONTRACTUAL Artculo 16. Celebracin del contrato. Los contratos se perfeccionan en la fecha en que la CHEC enva la carta de aceptacin al oferente s seleccionado. Los contratos sin cuanta, los superiores a mil (1000) salarios mnimos legales egales mensuales vigentes o de cuanta estimada superior a dicho monto, monto se contendrn en un documento suscrito por las partes vinculadas por el nexo contractual. La compra de bienes muebles cuya cuanta sea inferior o igual a cincuenta (50) salarios mnimos legales mensuales vigentes constar en una orden de compra y se perfecciona el da en el que la CHEC S.A E.S.P enve la correspondiente orden. Artculo 17. Garantas. La dependencia encargada de cada contratacin, deber realizar los procesos de identificacin, anlisis y evaluacin de riesgos, con el fin de definir la exigencia o no de garantas, de acuerdo con la naturaleza, cuanta y circunstancias del con contrato trato que se planea celebrar. Las garantas debern ser expedidas por compaas de seguros o entidades bancarias debidamente autorizadas para operar en el pas y en general de

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acuerdo con los dems mecanismos de cobertura del riesgo que defina La Empresa, para lo cual el Gerente reglamentar la materia materia. Artculo 18. Inicio del contrato. Una vez perfeccionado el contrato se deber dar inicio a su ejecucin siempre que se hayan cumplido los requisitos que se estipularon para iniciarlo. En casos especiales, previa justificacin del empleado responsable en la contratacin y con la autorizacin del empleado competente, competente podr iniciarse la ejecucin de los contratos una vez se haya aceptado la oferta. Con todo, si se pact la entrega de anticipo o un pago anticipado, la entrega de stos, requerir siempre que se constituya y apruebe la garanta que ampara el buen manejo y correcta inversin del mismo. Artculo 19. Modificacin del contrato contrato. Las condiciones del contrato podrn modificarse durante el pla plazo zo de ejecucin, previo acuerdo entre las partes, cuando se presenten circunstancias que lo justifiquen. Son modificaciones al contrato, entre otras, las siguientes: a) Prrroga. Se entiende por prrroga la extensin o prolongacin del plazo de ejecucin del contrato dentro del cual se continuarn ejecutando las obligaciones de las partes partes. b) Adicin. Se entiende por adicin la ampliacin del valor contractual. La adicin no podr superar el cincuenta por ciento (50%) del valor inicial del contrato expresado en salarios mnimos legales mensuales vigentes a la fecha de aceptacin de la oferta. Los contratos de interventora, consultora, seguros, corretaje de seguros, transporte nacional e internacional de carga, agenciamiento aduanero, servicios aduaneros y dems servicios relacionados con la logstica de la distribucin fsica internacional, podrn adicionarse en un porcentaje mayor, previa autorizacin del empleado competente.

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c) Otros. Es cualquier modificacin sustancial de las condiciones contractuales, siempre y cuando no altere el objeto contractual. PARGRAFO. En todos los casos de modificaciones (tales como prrrogas, adiciones, modificaciones no cuantificables) y renovaciones a los contratos cuya competencia corresponda a la junta directiva, debern ser aprobados por este mismo rgano. Artculo 20. Renovacin de los contratos. Se entiende por renovacin el acuerdo entre las partes para obligarse nuevamente al desarrollo d de las actividades contractuales inicialmente pactadas y de acuerdo con los trminos all convenidos. Habr renovacin aunque el plazo o cantidad de las actividades sean inferiores a lo pactado para el contrato inicial. Artculo 21. Celebracin de contratos con aprovechamiento de sinergias. Cuando se trate de contrataciones conjuntas con las Empresas Pblicas de Medelln E.S.P. u otras empresas pertenecientes a su grupo empresarial, con el fin de obtener economas de escala o de merc mercado. En este caso se podr otorgar mandato a una de tales empresas, para que realice el proceso de seleccin del contratista. El contrato que se suscriba con el oferente que seleccione el apoderado, se regi regir r por las normas de La Empresa mandante e. Artculo 22. Liquidacin de los contratos. En los contratos de obra, y en los dems que se estipule expresamente, proceder la liquidacin de los contratos de comn acuerdo entre las partes contratantes. La liquidacin se realizar dentro del trmino que se fije en el respectivo contrato o, a ms tardar, dentro de los seis (6) meses siguientes a su terminacin. Si no se llega a un acuerdo para liquidar el contrato, la CHEC S.A. E.S.P. tomar las medidas que sean necesarias para cumplir con las obligaciones y exigir exig los derechos que resulten de la liquidacin, segn sea el caso caso. .

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TITULO IV De la venta de bienes muebles e inmuebles. Artculo 23. Enajenacin de bienes muebles. El representante legal de la Empresa podr vender aquellos bienes muebles que, previo concepto del rea responsable, hayan sido dados de baja baja. El avalo que en todo caso servir de base para la venta de los bienes muebles, ser realizado por un nmero plural de empleados de la Empresa que, por razn del oficio que desempean, tengan un especial especial conocimiento de las condiciones fsicas y comerciales del bien o bienes de que se trate o por un perito, en caso que se requiera. Dicho avalo tendr una vigencia mxima de seis (6) meses y ser el precio base de la venta. Los bienes muebles se vendern vender teniendo en cuenta lo siguiente: a) Mediante subasta pblica cuando su valor exceda de doscientos (200) salarios mnimos legales mensuales vigentes. b) En forma directa en los dems casos o cuando agotado el trmite adelantado en el literal a), no se haya logrado la venta del bien. En todo caso, cuando el valor de los bien(es) mueble(s) que va(n) a venderse supere los doscientos (200) salarios mnimos legales mensuales vigentes se deber informar a la Junta Directiva. Artculo 24. Enajenacin de bienes inmuebles. La enajenacin de bienes inmuebles se har: a) Mediante subasta pblica cuando su valor exceda de doscientos (200) salarios mnimos legales mensuales vigentes. vigentes b) En forma directa en los dems casos o cuando agotado el trmite

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adelantado en el literal a), no se haya logrado la venta del bien. La determinacin del valor comercial de los inmuebles la harn, a travs de un avalo emitido por el Instituto Geogrfico Agustn Codazzi, una lonja de propiedad raz o las personas naturales naturales o jurdicas de carcter privado registradas y autorizadas por las lonjas de propiedad raz del lugar donde se ubiquen los bienes objeto de la valoracin. Si el monto del avalo es superior a quinientos (500) salarios mnimos legales mensuales vigentes debe existir aprobacin previa de la Junta Directiva. PARGRAFO. El Gerente reglamentar los procedimientos especiales especial que debern seguirse para la enajenacin de bienes muebles e inmuebles bajo cualquiera de las modalidades establecidas. establecidas TITULO IV DISPOSICIONES FINALES Artculo 25. Transicin. Los procesos de contratacin en curso a la fecha en que entre a regir el presente Manual de Contratacin, continuarn sujetos a las normas vigentes en el momento de su iniciacin. PARGRAFO. Hasta el 31 de diciembre de 2009, se podr realizar solicitud privada de ofertas, conservando, para tal efecto, las condiciones del acuerdo 080 de febrero de 2004 y teniendo en cuenta, para la seleccin de oferentes, las bases de datos mencionadas en el artculo artculo 9 del presente manual. manual Artculo 26. Vigencia y derogatorias..El presente manual rige a partir del 1 de agosto del 2.009 2.00 y deroga todas las normas que le sean contrarias, en especial, los Acuerdos 0 080 de febrero de 2004, 085 de febrero de 2005, 200 087 de noviembre de 2005 y 090 de agosto de 2006. Aprobado en la sesin nmero 546 de Junta Directiva del da 23 de julio de 2009.

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EL PRESIDENTE,

LUIS CARLOS RUBIANO ORTEGN LA SECRETARIA,

MARA CRISTINA TORO RESTREPO

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