UNIVERSIDAD PRIVADA ANTONIO GUILLERMO URRELO

FACULTAD DE INGENIERA INFORMTICA Y DE SISTEMAS

PROPUESTA DE IMPLEMENTACIN DE ERP EN LA EMPRESA ARQHYS E.I.R.L

TRABAJO APLICATIVO
CURSO: ERPs. DOCENTE: Ing. Liz Valdivia Vargas.
NOMBRE Correa Chvez, Alex. Correa Chvez, Jonathan. Gastolomendo Quispe, Luis Gallardo Chicoma Prez Vizcano, Anthony. Puntaje mximo Prs IE H D P/R Total

3 0-3 pts 0-4 pts 0-2 pts 0-8 pts 0-3 pts

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PF: Presentacin Formal: IE/CD: Informe escrito y CD: H: Uso de herramientas de presentacin: D/C: Dominio del tema y claridad de exposicin: P: Preguntas sobre el proyecto

INDICE
1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA: ............................................................................................... 6 1.1. Datos de la Empresa: ............................................................................................................. 6 1.1.1. Razn social: ..................................................................................................................... 6 1.1.2. RUC:................................................................................................................................... 6 1.1.3. Giro de la empresa: .......................................................................................................... 6 1.1.4. Direccin: .......................................................................................................................... 6 1.1.5. Telfono: ........................................................................................................................... 6 1.1.6. Representante: ................................................................................................................. 7 1.2. Organizacin Empresarial:..................................................................................................... 7 1.2.1. Organigrama actual: ......................................................................................................... 7 1.2.2. Funciones: ......................................................................................................................... 7 1.2.3. Descripcin de los procesos: ............................................................................................ 8 1.3. Direccionamiento empresarial: ........................................................................................... 11 1.3.1. Misin: ............................................................................................................................ 11 1.3.2. Visin: ............................................................................................................................. 11 1.3.3. Objetivos empresariales:................................................................................................ 11 1.3.4. Metas: ............................................................................................................................. 12 1.3.5. Problemas empresariales: .............................................................................................. 13 1.3.6. Anlisis interno: .............................................................................................................. 13 1.3.7. Anlisis externo: ............................................................................................................. 13 1.3.8. Factores crticos de riesgo: ............................................................................................. 14 2. METODOLOGIA PARA LA SELECCIN DE UN ERP ....................................................................... 14 2.1. Introduccin ......................................................................................................................... 14 2.2.1. Importancia de contar con metodologa de seleccin:.................................................... 15 2.2. MSSE Metodologa para la seleccin de un Sistema Erp ................................................. 16 3. ERPS ESTUDIADOS ...................................................................................................................... 18 3.1. Fase 1 Seleccin Del ERP ................................................................................................... 18 3.1.1. Actividad 1: Documentar necesidad. ............................................................................. 18 3.1.2. Actividad 2: Primera Seleccin ....................................................................................... 19

4. PROPUESTA DE IMPLANTACIN DE SOFTWARE: ....................................................................... 53 4.1. DIAGNSTICO ...................................................................................................................... 53 4.1.1. INTRODUCCIN .............................................................................................................. 53 4.1.2. OBJETIVOS: ..................................................................................................................... 53 4.1.3. ACTIVIDADES PRINCIPALES: ........................................................................................... 54 4.1.5. CONCLUSIN................................................................................................................... 54 4.2. ANLISIS ............................................................................................................................... 55 4.2.1. Introduccin .................................................................................................................... 55 4.2.2. OBJETIVOS: ..................................................................................................................... 56 4.2.3. ACTIVIDADES PRINCIPALES ............................................................................................ 56 4.2.4. DOCUMENTOS ................................................................................................................ 56 4.2.5. CONCLUSIN................................................................................................................... 57 4.2.6. REQUISITOS DE USUARIO ............................................................................................... 57 4.2.7. REQUISITOS DE SOFTWARE Y HARDWARE .................................................................... 58 5. PLANIFICACIN DEL PROYECTO: ................................................................................................. 59 5.1. PLAN DE DESARROLLO:........................................................................................................ 59 5.1.1. INTRODUCCIN: ............................................................................................................. 59 5.1.2. OBJETIVOS: ..................................................................................................................... 60 5.1.3. ALCANCE: ........................................................................................................................ 60 5.1.4. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES A REALIZAR: ............................................................. 61 5.1.5. PRESUPUESTO:................................................................................................................ 61 5.1.6. ORGANIZACIN DEL PROYECTO .................................................................................... 63 5.1.7. Roles y Responsabilidades: ............................................................................................ 63 5.1.8. Organizacin del proyecto: ............................................................................................ 64 CONCLUSIONES ........................................................................................................................... 65 1. Conocimientos adquiridos: ......................................................................................................... 65 2. Objetivos cumplidos: ................................................................................................................... 65 3. Conclusiones obtenidas............................................................................................................... 66 BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................................... 67

LISTA DE TABLAS
CUADRO DE COMPARACION 3 ............................................................................................................................................ 48 CUADRO DE COMPARACION DE ERP 1................................................................................................................... 47 CUADRO DE COMPARACION DE ERP 4 ................................................................................................................................ 50 CUADRO DE COMPARACION DE ERP2 .................................................................................................................... 48 CUADRO DE COSTOS 2 ........................................................................................................................................................ 60 CUADRO DE COSTOS 3 ........................................................................................................................................................ 60 CUADRO DE EVALUACION DE COSTOS ................................................................................................................................ 59 CUADRO DE ROLES Y RESPONSABILIDADES ........................................................................................................................ 61

INDICE DE ILUSTRACIONES

Ilustracin 1: Logo Arqhys.................................................................................................. 6 Ilustracin 2: Organigrama. ................................................................................................ 7 Ilustracin 3: Diagrama de Flujo 1...................................................................................... 8 Ilustracin 4: Diagrama de flujo 2. ...................................................................................... 9 Ilustracin 5: Diagrama de flujo 3. .................................................................................... 10 Ilustracin 6: Diagrama de flujo 3. .................................................................................... 30 Ilustracin 7: Figura 1. ..................................................................................................... 39 Ilustracin 8: Figura 2. ..................................................................................................... 40 Ilustracin 9: Figura 3. ..................................................................................................... 53

CAPITULO I

1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA: 1.1. Datos de la Empresa: 1.1.1. Razn social: Arqhys E.I.R.L. 1.1.1.1. Logo:

Ilustracin 1: Logo Arqhys. Fuente: http://www.facebook.com/ArqhysEirl?ref=hl.

1.1.2. RUC: 20397403468.

1.1.3. Giro de la empresa:

Empresa multifuncional con respecto al campo de industrial del hogar, ofrece distintos servicios como construccin de edificaciones, venta y fabricacin de muebles, vidrios, carpintera metlica y de madera, etc.

1.1.4. Direccin: Jr. Angamos 769.

1.1.5. Telfono: 076-9951725 / 076-312356.

1.1.6. Representante: Admin. Walter Pompa Villanueva.

1.2. Organizacin Empresarial: 1.2.1. Organigrama actual:

Ilustracin 2: Organigrama. Fuente: http://www.facebook.com/ArqhysEirl?ref=hl.

1.2.2. Funciones:

Gerente General, se encargado de mostrar las necesidades de cada usuario del sistema. Adems, lleva a cabo un control de las operaciones de venta y stock de la produccin. Contador, es encargado de crear el balance general de la empresa y registro de todas las operaciones realizadas por la empresa. Jefe de del rea de produccin y almacn, es responsable de la administracin de los sistemas de informacin y equipos de cmputo asignados al rea. Jefe del rea de sistemas y marketing, autorizada para la publicidad y estrategias de negocio dentro de la empresa adems de ser el gestor de TI dentro de la organizacin. Jefe del rea de gestin de proyectos, es la persona encargada de la gestin de los proyectos tanto de construccin u otros evocados dentro los servicios de la empresa. 7

1.2.3. Descripcin de los procesos: 1.2.3.1.1. Proceso de Actual venta:

La empresa vende productos por solicitud del cliente, es decir el cliente se pone en contacto con la empresa y solicita un pedido de producto. El producto que ofrece la empresa se divide en dos tipos: productos establecidos y productos a solicitud (pedidos que fabrica la empresa).

Una vez escogido el producto se procede a registrar los productos, para luego cotizarlos desde el catalogo de productos, una vez terminado se verifica si el pedido se efecta y se convierte en venta. Luego se procede a enviar al rea de contabilidad, esta rea verifica el pedido y procede a la cobranza del mismo, una vez realizado el pago se factura y se procede a entregar el producto.

Ilustracin 3: Diagrama de Flujo 1. Fuente: Elaboracin propia.

1.2.3.1.2. Proceso de Fabricacin de producto:

La fabricacin de un producto se inicia con un proceso de venta que ya fue detallado anteriormente. Cabe aclarar que esta venta puede ser de ambos tipos ya que si fuere el caso de venta o por pedido se procedera a una fabricacin, ya que si fuera el como el primero, se necesitara mantener el stock del producto ofertado, lo mismo se dara con el otro caso, que por ser a solicitud del cliente, este no es ofertado en el catalogo.

Despus de lo explicado anteriormente se redacta un documento detallando las especificaciones del cliente, el cual es derivado al jefe de produccin. Este se encargara de verificar si es que existe el producto a entregar en el almacn; en el caso de que este exista simplemente esperar la fecha de entrega y si se da el otro caso, ordenar la produccin del producto; y es aqu donde entra el personal operario que iniciara la orden seleccionando los insumos de acuerdo a los requerimientos, llegando a elaborar un prototipo, que servir para que el jefe de almacn se encargar de dar e visto bueno. Una vez aprobado esto se ordenar la produccin y se esperar la fecha plazo para la entrega.

Ilustracin 4: Diagrama de flujo 2. Fuente: Elaboracin propia.

1.2.3.1.3. Proceso de compra de materia prima:

La compra de materia prima empieza con la consulta de catalogo de proveedores. Para que un proveedor sea incluido en el catalogo se dispone de dos modalidades, la primera se efecta a la previa solicitud de un proveedor y la segunda a travs de manejo de contactos del jefe de almacn y su posterior registro.

Una vez escogido el proveedor (es decir, evaluando los tipos de proveedores y productos mas las caractersticas importantes de este.) se procede con el envo de pedido que se pagara con la previa autorizacin del jefe de almacn y el rea de contabilidad respectivamente.

Ilustracin 5: Diagrama de flujo 3. Fuente: Elaboracin propia.

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1.2.4. Fuerza Laboral

NOMBRES Admin. Walter Pompa Villanueva. CPC. John Apaestegui Snchez. Ing. Milton Pompa Villanueva. Tec. Cont. Correa Chavz. Elvira Snchez Villanueva. Pascual Briones Saucedo Edgar Prez Avils. Giovana Mena Izquierdo.

CARGO Gerente General. Contador. Jefe del rea de Produccin y Ventas Director de Marketing y Sistemas Agente de Ventas. Operario. Operario. Secretaria.

1.3. Direccionamiento empresarial: 1.3.1. Misin:

Arqhys S.RL. es una empresa Cajamarquina que ofrece servicios y productos de gran calidad a sus clientes, permitindoles as obtener una mayor satisfaccin en la decoracin y acabados de su hogar.

1.3.2. Visin:

La organizacin busca posicionarse en lo mas alto del mercado cajamarquino, mediante innovaciones que la distingan de su competencia pero siempre centrndose en su cliente y la calidad de servicio.

1.3.3. Objetivos empresariales:

Objetivos Generales: Posicionarse en lo ms alto del mercado en Cajamarca. Estar a la vanguardia en tecnologa logrando marcar la diferencia con respecto a las dems empresas. Cubrir de manera eficiente y eficaz con las necesidades de los ciudadanos cajamarquinos.

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 Objetivos Especficos: Ser referentes en su rubro nacionalmente. Mantener la adquisicin de nuevas tecnologas Ser eficiente con el cliente.

1.3.4. Metas:

Metas Tcticas:

Las metas de la empresa se basa en el cumplimiento de sus objetivos, para ello desarrolla las siguientes metas tcticas a corto plazo:

Motivacin con incentivos al personal. Cumplimiento de las metas propuestas por la coordinacin regional de tal forma que ellos cumplan sus metas propuestas. Creacion de polticas de la empresa Contactar la mayora de proveedores que ofrezcan un mejor precio con el cual se obtengan mayores beneficios a menores costos. Figurar como empresa que muestre la cultura de la

organizacin. Establecer un mercado fijo.

Metas Estratgicas:

La empresa a largo plazo se ha fijado las metas tcticas: Formar parte de la cadena de empresas con prestigio. Establecer calidad de productos u servicios. Marcar la diferencia con la vanguardia en tecnologa.

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1.3.5. Problemas empresariales:

Por estar en una economa globalizada se corre el riesgo de las ventas bajen a consecuencia de que no exista inversin en el rea de la construccin por parte del estado y empresas privadas. 1.3.6. Anlisis interno:

a) Fortalezas:
Se posee conocimiento necesario para afrontar nuevos trabajos por contrato por parte de los responsables principales de la empresa. Se tiene relacin humana con otras empresas nacionales e internacionales para trabajos en consorcio y apoyo en lneas de crdito, para afrontar obras de gran envergadura a nivel nacional. Se cuenta con iniciativas y ganas para afrontar para realizar obras civiles de todo tipo. b) Oportunidades :

Agrupacin con empresas amigas que tienen la voluntad de apoyo con experiencia y financiamiento para la ejecucin de nuevas obras con entidades gubernamentales y privadas. Demanda de clientes.

1.3.7. Anlisis externo:

a) Debilidades: No se tiene alcance a crditos bancarios por parte de la empresa por ser nueva. 13

 No tenemos experiencia por ser una empresa nueva. b) Amenazas: Por estar en una economa globalizada se corre el riesgo de las ventas bajen a consecuencia de que no exista inversin en el rea de la construccin por parte del estado y empresas privadas. 1.3.8. Factores crticos de riesgo:

Estos factores crticos de riesgo que hemos seleccionado de la empresa Arqhys E.I.R.L son aquellos aspectos que afectan mas la capacidad de los miembros de la industria para prosperar en el mercado, es decir, los elementos particulares de la estrategia, los atributos del producto, los recursos, las competencias, las habilidades competitivas y los resultados de negocios que marcan la diferencia entre utilidades y perdidas. Posicin Financiera. Reconocimiento del mercado (Posicionamiento). Tiempos de entrega. Calidad de productos. Variedad de productos. Liderazgo en precios. Planta Fsica.

2. METODOLOGIA PARA LA SELECCIN DE UN ERP 2.1. Introduccin

Para proceder a la correcta eleccin del ERP es necesario ver qu pautas se pueden seguir para aumentar la probabilidad de xito del proyecto y, bajo estas pautas se analizarn los distintos ERPs del mercado. En este caso se analizarn cuatro y a posteriori se escoger el que mejor se adapte a los requisitos de la compaa y que cumpla el mayor nmero de normas de seleccin.

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MSSE es una Metodologa para la Seleccin de un Sistema ERP. Intenta ordenar y sistematizar a los encargados de elegir un sistema ERP en el proceso de seleccin.

2.2.1. Importancia de contar con metodologa de seleccin:

La importancia del impacto del ERP en los procesos cotidianos de la organizacin y la inversin que la misma debe hacer en trminos econmicos, hacen que el proceso de seleccin de la herramienta sea un tema delicado. Se debe tener en cuenta tambin que no es una tarea que se haga frecuentemente y que se espera un determinado retorno de la inversin en trminos monetarios y de tiempo de uso.

MSSE se centra en la etapa de seleccin de la herramienta ERP. Esta metodologa intenta organizar el proceso de seleccin de un ERP para que la empresa pueda escoger el sistema que mejor cumpla con sus requisitos basndose en cuestiones que no sean solo econmicas. MSSE apunta a encontrar el producto adecuado en el mercado evaluando aspectos funcionales, tcnicos, factores de capacitacin, servicios de

mantenimiento, ayuda a la seleccin de la empresa que har el trabajo de implementacin; y da algunas pautas de la planificacin general del proyecto y la puesta en marcha del mismo.

MSSE no provee herramientas para definir si un sistema ERP es la solucin adecuada para la empresa en vez de otro tipo de sistema, ese trabajo debe ser una etapa de investigacin previa, MSSE parte de la premisa que se comprar un ERP y su objetivo es ayudar a seleccionar uno.

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2.2. MSSE Metodologa para la seleccin de un Sistema Erp

2.2.1. Objetivos y alcances de MSSE

El objetivo fundamental de MSSE es proveer una gua de pasos que ayude en la seleccin de un sistema ERP y la empresa consultora que se encargar del trabajo de implementacin.

Para la aplicacin de MSSE la empresa debe haber tomado la decisin de implementar un sistema ERP y no otro tipo de sistema. As mismo, se considera que la organizacin ya ha realizado un trabajo de revisin de sus procesos y sabe que reas estarn involucradas e impactadas por el cambio.

MSSE guiar al usuario por el proceso de seleccin y luego el armado del plan general de trabajo del proyecto.

2.2.2. Estructura de MSSE

MSSE se organiza en tres fases las cuales se dividen en actividades: Fase 1 Seleccin Del ERP:

Actividad 1: Documentar Necesidad

Anlisis De Necesidad Determinar Equipo De Proyecto

Actividad 2: Primera Seleccin 16 Bsqueda en el mercado. Primer contacto con proveedores. Entrevistar posibles candidatos y recopilar informacin. Armado de listado de criterios a tener en cuenta. Evaluar los candidatos.

Documentacin de la seleccin y armado del plan de trabajo

Actividad 3: Seleccin Final Organizar visitas a los proveedores. Demostracin del producto. Decisin Final Negociacin.

Fase 2 Seleccin Del Equipo De Consultara

Actividad 1: Documentar bases de la bsqueda Organizar la bsqueda. Armar listado de criterios para seleccionar consultora.

Actividad 2: Seleccin De Candidatos Entrevistar posibles candidatos y recopilar informacin. Evaluar Los Candidatos. Decisin Final Negociacin.

Fase 3 - Presentacin y planificacin general del proyecto.

Lo primero que se realiza es la seleccin del sistema a implementar (fase 1), luego se busca la empresa que realizar el trabajo (fase 2) y finalmente se hace una presentacin conjunta del equipo y se arma un plan general del proyecto con el objetivo de que todas las partes involucradas organicen sus recursos (fase 3).

Si la empresa por decisiones corporativas o de cualquier ndole se viera obligada a implementar un sistema ERP especfico, MSSE podra ser usada a partir de la fase 2 para seleccionar la consultora. En cuyo caso la metodologa puede utilizarse tambin para verificar.

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3. ERPS ESTUDIADOS 3.1. Fase 1 Seleccin Del ERP

3.1.1. Actividad 1: Documentar necesidad.

La compaa tiene departamentos o actividades base como son administracin, ventas, compras y almacn, tiene un gran inters en incluir y potenciar los departamentos Ventas, Produccin-Operaciones y control de almacn, como bien se indicaba en los objetivos de la empresa del captulo. 3.1.1.1. Anlisis de necesidad: PROCESO DE VENTA reas afectadas Contabilidad

Requerimientos control de facturas. registro de ventas en una BD. mejor eficacia en la actividad de la venta. Gestin de inventarios. Generar lista de precios.

PROCESO DE COMPRA DE MATERIAL

reas afectadas Almacn Logstica

Requerimientos Mejor toma de decisiones en la compra del material. Gestin de catlogos.

FABRICACION DEL PRODUCTO 18

reas afectadas Almacn Ventas

Requerimientos Planificacin de produccin. Gestin de aprovisionamiento. Manutencin del equipo y material.

3.1.1.2. Determinar equipo de proyecto Direccin: Correa Chvez, Alex

Vice Direccin:

Gallardo Chicoma, Jonathan

Equipo de proyecto: Correa Chvez, Jonathan Prez Vizcano, Anthony

3.1.2. Actividad 2: Primera Seleccin

3.1.2.1. Bsqueda en el mercado Lista de ERPS Open Bravo. PeopleSoft. SAP/R3. Geinprod. Compiere.

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3.1.2.2. Primer contacto con proveedores. En la lista de los diferentes ERPS se selecciono aquellos ERP que cubren las reas de la empresa y sobre todos los procesos generales que se han listado como necesarios.

Open Bravo. PeopleSoft. SAP/R3. Geinprod.

3.1.2.3. Entrevistar posibles candidatos y recopilar informacin. Despus de esto nos ampliaremos en el siguiente apartado ya que nuestro objetivo del proyecto es hacer un anlisis exhaustivo de este ERP. 3.1.2.3.1. SAP Nombre:

SAP R/3 4.6C con Oracle 8.1.7 SAP R3 4.6B (IDES) con Oracle 8.0.5. Descripcin

Con sede central en Walldorf (Alemania) y oficinas centrales de operaciones de Estados Unidos en Newtown Square (Pensilvana), SAP es una

compaa que opera en todo el mundo, con 28 sucursales afiliadas y 6 compaas asociadas, manteniendo oficinas en40 pases. Fue fundada en Abril del 1972 en Alemania a partir del desarrollo de un paquete de contabilidad financiera que funcionaba en bloques. Continuaron con el

diseo y aplicaciones de un sistema financiero en 20

tiempo real. Simultneamente, SAP desarroll un sistema de administracin de materiales, que posteriormente, se convirti en un paquete

estndar. Los dos sistemas desarrollados fueron los primeros mdulos delos que se llamo el

sistema R, producto de un nuevo desarrollo, se renombr R/1seguido de sus sucesores R/2 y R/3.

SAP es el nombre de la compaa, pero a su vez es el nombre del sistema que desarrolla y vende. Este sistema esta compuesto integrados, todos los por mdulos

completamente prcticamente

que comprenden aspectos de la

administracin empresarial. Ofrece un sistema modular capaz de substituir diferentes sistemas propietarios desarrollados dentro de las empresas. Estos mdulos realizan diferentes tareas, pero

cada uno est diseado para trabajar con los dems mdulos de forma transparente al usuario. Con esta integracin ofrecen una total

compatibilidad a lo largo de todas las funciones de la empresa.

Despus

de

haber

dominado

el

mercado,

ofreciendo alternativas para la mayora de los sectores industriales, la empresa afronta una mayor competencia entre IBM y Microsoft.

En marzo de 2004 desarrolla su plataforma NetWeaver, mientras Microsoft utiliza su

plataforma web basada en .NET e IBM desarrolla otra llamada WebSphere.

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El principal producto es SAP ERP, llamado hasta mediados del 2007 como SAP R/3. El sistema

modular utiliza el principio de cliente/servidor aplicado software, a varios niveles, implementado va control de los modos de

permite el

interaccin entre los diversos clientes y servidores en tiempo real. Este basado en un sistema de tres capas para la arquitectura del proceso: bases de datos, servidor de aplicaciones y cliente.

SAP R/3 permite el control de todos los procesos que se llevan a cabo en una empresa a travs de mdulos. Se dividen en tres grandes reas: financiera, logstica y de recursos humanos:

Mdulos del rea financiera: Mdulo FI. Gestin financiera: o o o o o o o o o FI-AA (Asset Accounting). Se encarga de la gestin de activos. FI-AP (Accounts Payable). Gestiona las cuentas a pagar. FI-AR (Accounts Receivable). Administra los acreedores. FI-GL (General Ledger). Se encarga de la contabilidad general. FI-LC (Legal Consolidation). Proporciona consolidacin legal a nivel de compaa. FI-SL (Special Ledger). Contabilidades especiales. FI-CA (Contract Agreement) Gestin de contratos. FI-CO (Controling) Contabilidad de costos. FI-AM (Assets Management) Administracin de activos.

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 Mdulo CO. Controlling o Contabilidad de costes: o CO-ABC (Activity Based Costing). Control de costes basado en actividades; permite determinar mejor los costes entre distintos procesos de negocio. CO-OM (Overhead Cost Control). Gestin de costes operativos; planifica los gastos. CO-PA (Profitability Analisis). Anlisis de rentabilidad; mediante esta funcin se determinan mejor los mrgenes de beneficios. CO-PC (Product Costing). Control de costes de productos.

o o

Mdulo EC. Controlling Corporativo: o EC-EIS (Executive Information System). Es una coleccin de herramientas que ayudan a analizar rpidamente los datos ms importantes de la empresa, y obtener informacin actual sobre el estado de la empresa. EC-CS (Magnament Consolidations). De l se obtienen informes financieros consolidados. EC-PCA (Profit Center Accounting). Contabilidad de centros de beneficios; permite el anlisis de los resultados. EC-BP (Business Planing and Budgeting). Planificacin y presupuesto; apoya las decisiones sobre inversiones en la corporacin.

Mdulo TR. Tesorera: o TR-CM (Cash Management). Gestin de caja; analiza la liquidez, el dinero que entra y el que sale. TR-FM (Funds Management). Gestin presupuestaria. TR-TM (Treasury management). Gestin de tesorera; se emplea para gestionar

o o

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acuerdos financieros y comerciales con otras empresas. TR-RM (Risk Management). Gestin de riesgos; recoge y analiza datos que le permitan simular situaciones y tomar as decisiones para evitar riesgos financieros.

Mdulos MM. Gestin de materiales: o MM-EDI. Intercambio electrnico de datos o Electronic Data Interchange. Se utiliza como un estndar para el intercambio de mensajes comerciales entre empresas. MM-IM. Gestin de inventario. Permite comparar los materiales pedidos con los recibidos. Con este mdulo siempre se tiene registrado el control de stocks actualizado, dado que todo movimiento de material es inmediatamente reflejado en el sistema. MM-IV. Verificacin de facturas. Maneja informacin directamente de los mdulos contables y de control de costes, y permite definir grados de tolerancia, analizando los movimientos de materiales. MM-PUR. Compras. Gestin solicitudes de compras, establecimiento de lmites de pedidos, comparacin de precios de proveedores, acuerdos marco, estado de los pedidos, etc. MM-WM. Gestin de almacenes. Gestiona estructuras complejas de almacenes, controla reas remotas de almacenamiento, optimiza rutas de transportes, etc.

Mdulo SD. Ventas y distribucin: o SD-BF. Funciones bsicas. Se encarga de realizar funciones bsicas comerciales, como verificar crditos de clientes, disponibilidad, precios, condiciones, etc. SD-BIL. Facturacin. Se encarga del proceso de facturacin y emisin de recibos, calculando descuentos y condiciones,

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proporcionando datos a los mdulos financieros y al sistema de informacin. SD-CAS. Soporte a ventas. Incluye funciones para soportar tanto a ventas como a los empleados de marketing, permitiendo realizar campaas, analizar los productos de la competencia, informar sobre los clientes potenciales, etc. SD-EDI. Intercambio electrnico de datos. Soporte de EDI para intercambio estndar de documentos comerciales con otras empresas. SD-FTT. Comercio exterior. Proporciona soporte para gestionar el comercio con pases extranjeros, fundamentalmente controlando las leyes y normas comerciales, preparacin de declaraciones para aduanas, etc. SD-IS. Sistema de informacin. Incluye un completo sistema de informacin que permite realizar mltiples tipos de anlisis y agregaciones sobre los datos operativos. SD-MD. Datos maestros. Algunos de los datos maestros gestionados por SD son los productos, condiciones comerciales, acuerdos, etc. SD-SHP. Envos. Entre las funciones principales de este componente se encuentran la gestin de las entregas, recogidas de materiales, impresin de albaranes, informacin para planificar el transporte, etc. SD-SLS. Ventas. Es el componente central del mdulo SD encargado de funciones como la realizacin de ofertas, ofrecer respuestas a los clientes sobre productos, atender reclamaciones, y de las transacciones comerciales de ventas. SD-TRA. Transporte. Es el componente encargado de gestionar los medios de transportes y sus costes, monitorizar de los envos, etc.

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Todos estos mdulos pueden ser integrados en las empresa, dependiendo de la necesidades de cada una de ellas. SAP tambin ofrece

soluciones de paquetes de mdulos especficos que se adecuan a sectores industriales. Estos paquetes estan orientados a pequeas y medianas empresa y se denominan SAP Busines One y SAP All-in-One respectivamente. 3.1.2.3.2. SAP Busines One En SAP Business One se incluyen todos los procesos que se necesitan para dirigir toda la empresa. Proporciona funciones de gestin empresarial

completas que cubren las siguientes reas: finanzas, ventas, clientes, comercio electrnico, inventario, Como se ha pequeas y

recursos humanos y operaciones. diseado especficamente para las

medianas empresas, se puede instalar fcilmente y su mantenimiento es simple y fcil de utilizar.

SAP

Business

One

integra

todas

estas

funciones empresariales crticas. La informacin se captura accesible en un solo sistema al instante y por lo tanto est

en toda

la organizacin.

Gracias a ello, se elimina la entrada de duplicados, los costes adicionales y los errores relacionados. Genera informes intuitivos basados en Microsoft Office

Excel, con seguimiento de ingresos, costes y mrgenes de beneficio para poder evaluar el

rendimiento empresarial y determinar el modo de mejorarlo. La aplicacin permite el uso de

herramientas web, por lo tanto, se puede consultar 26

la

informacin

desde cualquier parte y cualquier

momento, aumentando la capacidad de respuesta ante los clientes. A su vez, permite gestionar la

automatizacin del equipo de ventas y el servicio y soporte al cliente. Esto se debe a la integracin de la aplicacin con las funciones de la empresa. instalacin, configuracin y adaptacin a La los

cambios de la empresa, es relativamente sencilla, con ms de 450 soluciones, muchas sectoriales, que los partners de software han creado a partir de la plataforma SAP Business One.

Algunas de las principales funcionalidades son: Contabilidad y Finanzas:

o o o o o o o

Libro mayor y asientos de diario. Contabilidad de costes. Presupuesto y gestin de proyectos. Banca y extractos. Proceso de pagos y reconciliaciones. Balances e informes. Impuestos de ventas e impuesto sobre el valor aadido. o Soporte multidivisa. Ventas y Clientes:

o Gestin de oportunidades y de previsiones de ventas. o Gestin de actividades y de contactos con clientes e interesados. o Ofertas y pedidos de ventas. o Previsin de ventas y pipeline. o Gestin de relaciones con el cliente basadas en web. o Gestin de contratos de servicios. 27

 Compras y Operaciones. o o o o o o o Propuestas de compra. Pedidos y suministros. Entradas de mercancas y devoluciones. Factura de acreedores y notas de abono. Lista de materiales. rdenes de fabricacin. Previsin y planificacin de necesidades de material.

Inventario y Distribucin. o Gestin de artculos y consulta de artculos. o Entrada en stock, salida de stock y transacciones de stock. o Traslado de almacn y nmeros de serie. o Revalorizacin de inventario. o Catlogo para proveedores y clientes. o Listas de precios y precios especiales. o Gestin de lotes. o Recogida y embalaje (Pick and Pack).

3.1.2.3.3. SAP All-in-One

Las soluciones de SAP Business All-in-One estn orientadas a los requisitos de software de la principal actividad de las medianas empresas; se basan en la aplicacin ERP de SAP y en los paquetes de SAP Best Practices especialmente configurados para este tipo de empresas.

Estas soluciones estn pensadas segn los requerimientos especficos de cada sector, permitiendo as gestionar el negocio con una sola y completa aplicacin. Estas soluciones agilizan los procesos 28

empresariales

bsicos,

desde

la captacin

de

nuevos clientes hasta la contratacin del personal ms cualificado.

Destaca implementacin personalizacin,

el con costes

rpido el mnimo predecibles,

proceso esfuerzo

de de

escalables,

rpida amortizacin de la inversin y son capaces de crear beneficios en entornos empresariales de

cualquier dimensin.

Las soluciones mySAP All-in-one estn creadas y son gestionadas por una amplia red de partners SAP para la PyME, cada uno de los cuales posee una amplia experiencia en diferentes sectores de

mercado y zonas geogrficas especficas. Estos partners se encargan de desarrollar y configurar

estos procesos de negocio de SAP con toda la documentacin de ayuda y soporte online necesario.

Estas soluciones ofrecen una gestin completa del negocio con un proveedor seguro desde el punto de vista financiero, aplicaciones totalmente integradas, implementacin con precio y plazos fijos, soluciones sectoriales preconfiguradas para conseguir un

mximo ajuste (ampliables y modificables), soporte de roles y e-business, colaboracin a lo largo de toda la cadena de valor y con cadenas de suministro flexibles e intranets para clientes y partners (gracias a NetWeaver). Tipo Es un software con licencia.

29

 Arquitectura El siguiente equipo es suficiente para la instalacin de un sistema SAP R/3. Si pretende darle uso productivo necesitar hacer un estudio detallado de sus necesidades:

Componente Procesador Memoria Espacio en disco

4.6B Pentium III 800MHz x2 1GB ECC 50-60GB (IDES)

4.6C Pentium III 800MHz x2 2GB ECC 50-60GB (IDES)

3.1.2.3.4. Openbravo ERP: Openbravo ERP ha sido diseado con amplia funcionalidad de negocio para ayudar alas empresas a mejorar el rendimiento general del negocio. Est basado en un modelo de datos nico e integrado que cubre todas las reas de aplicacin de un sistema de gestin empresarial, incluyendo una integracin total con herramientas de inteligencia de negocio o Business Intelligence (BI) y Terminales de Punto de Venta (TPV).

Ilustracin 6: Diagrama de flujo 3. Fuente: Elaboracin propia.

30

 Caractersticas comunes: Usabilidad, seguridad, facilidad de integracin. Openbravo ERP est implementada sobre la robusta Plataforma de Openbravo ERP, que proporciona al mismo tiempo un conjunto de funcionalidades bsicas para toda la aplicacin. Usabilidad: o Men principal personalizable. o Idioma de la aplicacin personalizable para cada usuario. o Alertas programables para un determinado rol o usuario. o Navegacin a travs del teclado para una operativa ms rpida. o Apariencia del interfaz de usuario personalizable. o Ayuda en lnea integrada en la aplicacin. o Posibilidad de adjuntar documentos, imgenes o ficheros a cualquier registro de la aplicacin. o Navegabilidad a travs de la aplicacin (histricos, documentos relacionados, etc.). o Generacin de informes en mltiples formatos: .html, .pdf y .xls. o Filtros personalizables y ordenacin de registros flexible. o Selectores integrados en los formularios para la mayora de entidades (productos, terceros, cuentas, proyectos, pedidos, facturas). o Planificacin personalizable de la ejecucin de procesos del sistema. Seguridad. o Niveles de acceso definidos por usuario a travs de los roles. o Informacin de auditora para cada transaccin. o Soporte para conexin segura a travs del protocolo https.

31

 Integracin. o Soporte para autenticacin nica (singlesignon) basado en CAS. o Fcil integracin con sistemas externos a travs de servicios web. o Integrado con Openbravo POS. Gestin de los datos maestros. Productos, componentes, listas de materiales, clientes, proveedores, empleados, etc. La correcta gestin de los datos maestros del negocio constituye uno de los aspectos ms importantes para garantizar la coherencia y trazabilidad de los procesos. Mantener una nica codificacin, evitar duplicidades y compartir la informacin relevante entre todas las reas de la empresa es uno de los retos al que se enfrentan en la actualidad organizaciones de todo tipo y tamao. Productos y componentes. o o Categoras de productos. Ficha de producto. Tipo de producto (tem, servicio, gasto), con gestin particularizada para cada uno. Definicin particular de gestin en almacn para cada producto (gestin de stock, trazabilidad). Unidades de medida. Conversin entre unidades. Unidades de peso variable. Listas de materiales (productos compuestos por otros). Proveedores por producto. Esquemas de tarificacin. Definicin de tarifas a partir de otras tarifas. Proceso de generacin de tarifas automtico. Tarifas. Precio tarifa, precio aplicable, precio limite. Reglas particularizables de aplicacin de precios. Aplicable a compras y ventas. Categoras de portes. Transportistas (integrado con terceros). Productos sustitutivos.

o o o o

o o o 32

 Terceros. o Clientes, proveedores, empleados. Direcciones caracterizadas por uso interno (entrega/recepcin de material, facturacin, cobro, direccin social, otras). Contactos asociados a direccin. Grupo de terceros. Clientes. Tarifa de venta. Modo de facturacin (inmediato, albaranes servidos, pedido completamente entregado, peridico). Forma y plazo de pago (condiciones de pago). Formato de impresin y nmero de documento especficos por cliente. Riesgo permitido (crdito). Proveedores. Tarifa de compra. Forma y plazo de pago (condiciones de pago). Empleados. Relacionado con comercial de cliente. Grupos de terceros (segmentos o categoras). Condiciones de pago (plazo para vencimiento, das fijos de pago, das laborables, mltiples vencimientos). Calendarios de facturacin peridica (mensual, quincenal, semanal), con da de corte para cada caso. Posibilidad de uso mixto de calendarios. Rpeles de compra y venta. Relacin de artculos. Escalas.

o o o o

Gestin de aprovisionamientos:

Tarifas, pedidos de compra, recepcin de mercancas, registro y contabilizacin de facturas de proveedores, planificacin de los aprovisionamientos, etc. El tratamiento del flujo de aprovisionamiento en Openbravo ERP garantiza la integridad, trazabilidad y homogeneidad de todo el proceso. Cada documento del proceso de aprovisionamiento se basa en la informacin contenida en el anterior, de forma que se evita la 33

introduccin repetitiva de datos y los errores humanos asociados. De esta manera, es posible navegar por los diferentes documentos que conforman un determinado flujo (pedido, albarn de proveedor, factura, pago) y conocer en tiempo real el estado de un determinado pedido (pendiente, entregado, entregado parcialmente, facturado, etc.). La integracin natural del proceso con la contabilidad y las cuentas a pagar garantiza que el rea econmico-financiera disponga siempre de datos fiables y actualizados.

Planificacin de las necesidades de aprovisionamiento, por explosin de las necesidades de produccin, teniendo en cuenta stocks mnimos, plazos de entrega y pedidos en curso. Soporte para solicitud de compras para gestin centralizada de aprovisionamientos. Pedidos de compra. Aplicacin de tarifas: precios, descuentos y control de precio lmite. Control en almacn de gnero pendiente de recibir. Correccin de pedidos. Creacin de pedidos de compra a partir de pedidos de venta. Devoluciones al proveedor. Albaranes de proveedores. Creacin automtica a partir de lneas de pedido pendientes. Automatizacin de las entradas (ubicacin segn prioridad). Devoluciones al proveedor (segn existencias). Anulacin de albaranes. Facturas de compra. Aplicacin de tarifas: precios, descuentos y control de precio lmite. Creacin automtica a partir de lneas de pedido o lneas de albarn pendientes de facturacin. Facturacin de gnero servido en consigna. Anulacin de factura (dejando pendiente de facturacin los documentos asociados). Relacin entre pedidos, albaranes y facturas. Facturas de gastos. Impresin masiva de documentos. Informes de pedidos de compra, facturas de proveedores. 34

 Gestin de almacenes. Almacenes y ubicaciones, unidades de almacn, lotes, nmero de serie, bultos, etiquetas, entradas, salidas, movimientos entre almacenes, inventarios, valoracin de existencias, transportes, etc. Los procesos de gestin de almacenes que incorpora Open bravo ERP permiten que las existencias en la organizacin estn siempre al da y correctamente valoradas. La posibilidad de definir la estructura de almacenes de la organizacin hasta el mnimo nivel (ubicacin) facilita que los stocks estn siempre perfectamente localizados. Adicionalmente, las capacidades para gestionar los lotes de mercancas y la posibilidad de utilizar nmeros de serie aseguran el cumplimiento de los requisitos de trazabilidad impuestos en la mayora de industrias. Almacenes y ubicaciones (multi-almacn). Stock por producto en doble unidad (por ejemplo, en kilogramos y cajas). Atributos del producto en almacn personalizables (color, talla, descripcinde calidad, etc.). Lote y nmero de serie. Gestin de bultos en almacn. Control de reposicin. Trazabilidad configurable por producto. Movimiento entre almacenes. Gestin automtica de salidas de stock (vaciado segn existencias, con reglas de prioridad por caducidad, ubicacin, etc.). Inventario fsico. Planificacin de inventarios. Inventario continuado. Informes de movimientos, seguimiento, stocks, entradas/salidas, caducidades, inventario, ubicaciones, etc. Informes personalizables. Integrado con Openbravo POS.

35

 Gestin de proyectos y de servicios. Proyectos, fases, tareas, recursos, presupuestos, control de gastos y facturacin, compras asociadas, etc. Orientado a empresas cuya actividad se basa en la entrega y/o realizacin de proyectos o servicios. Con relacin a los proyectos, Openbravo ERP permite gestionar, de manera perfectamente integrada con el resto de la aplicacin, presupuesto, las fases, los costes y las compras asociados a cada proyecto individual. El componente de servicios, permite la definicin de servicios recursos y el control de todas las actividades, facturables o no, realizadas para un cliente externo o interno, as como la monitorizacin detallada de los gastos incurridos. Tipos de proyectos, fases y tareas. Gastos asociados a un proyecto. Categoras salariales histricas asociadas a costes de proyecto. Proyectos de pedidos. Generacin de pedidos a partir de plantillas. Proyectos de obra civil. Factura a origen (por proyecto). Tarifas por proyecto. Informe de presupuestos. Seguimiento de acciones sobre presupuestos. Generacin de pedidos de compra. Informe de rentabilidad de proyectos. Recursos. Registro de servicios. Gastos facturables.

Gestin de la produccin. Estructura de planta, planes de produccin, BOM's, MRP, rdenes de fabricacin, partes de trabajo, costes de produccin, incidencias de trabajo, mantenimiento preventivo, partes de mantenimiento, etc. 36

Las funciones de produccin y gestin de planta en Openbravo ERP permiten el modelado de la estructura productiva de cada organizacin (secciones, centros de coste, mquinas y utillajes), as como de los datos relevantes para la produccin: planes de produccin (secuencias de operaciones) y productos involucrados en las mismas. En la actualidad, la funcionalidad suministrada por Openbravo ERP se orienta a cubrir las necesidades habituales de los entornos de produccin discreta: planificacin de la produccin y de los aprovisionamientos relacionados mediante MRP, creacin de rdenes de fabricacin, partes de trabajo (notificacin de tiempos y consumos), clculo de los costes de produccin, notificacin de incidencias de trabajo y partes de mantenimiento. Planes de produccin con mltiples productos de entrada y mltiples productos de salida. rdenes de fabricacin. Edicin de las secuencias y de los productos de cada orden fase. Partes de trabajo pre-rellenados con los datos del plan de produccin de la secuencia. Clculo de los costes de produccin con posibilidad de aadir costes indirectos. Incidencias de trabajo. Tipos de utillajes y gestin de cada utillaje individual. Mantenimiento preventivo y partes de mantenimiento.

Gestin Financiera y Contabilidad. Contabilidad general. Cuentas a pagar y cuentas cobrar. Activos fijos.

37

3.1.2.3.5. Openbravo POS Openbravo POS est integrado de forma completa y transparente con Openbravo ERP,

pudindose utilizar de forma independiente o junto con l en funcin de las necesidades del usuario, as se garantiza un flujo uniforme de la informacin desde la planta de ventas al sistema de administracin sin necesidad de desarrollo adicional alguno.

Openbravo POS ofrece toda la gama de funcionalidades que el sector minorista demanda: ventas, rembolsos, informes diarios, gestin de

efectivo, gestin de almacenes, etc.

Est diseado especficamente para pantallas tctiles. o Es una solucin flexible y con gran capacidad de personalizacin. o Idneo para negocios de venta minorista. o Configurable para cualquier entorno de POS. o Permite una mejor asistencia a sus clientes. o Optimizacin de los distintos procesos; mayor rapidez y eficacia. o Incremento de la productividad de sus empleados por su facilidad de uso.

38

Las

caractersticas

ms

relevantes

de

Openbravo POS son las siguientes:

Ilustracin 7: Figura 1. Fuente: Elaboracin propia.

Gestin de Datos Maestros. Gestin de Ventas, Reembolsos y Efectivo. Gestin de Almacenes. Seguridad.

Tipo Es un software libre. Arquitectura La instalacin del programa en primera instancia es bastante tediosa, y se necesitan mnimo unas 5 horas para su instalacin y mucha paciencia, adems no se consideran los tiempos que se necesitan para bajar los programas de requisito del ERP. Programas que se necesitan:

Java JDK versin 1.5 1.6. Apache Tomcat 5.5. Apache Ant 1.6 1.7. Postgre SQL Database 8.1 8.2. Openbravo versin 2.40.
39

La tecnologa que utiliza Openbravo ERP se desarrolla utilizando estndares abiertos, alrededor de una combinacin nica entre los marcos de desarrollo MVC, los cuales han sido exhaustivamente probados, y el motor WAD de Open bravo que los ejecuta. 3.1.2.3.6. Epicor Epicor Software es una empresa de soluciones de software de negocios para la industrias de manufactura, distribucin, ventas al detalle, hospitalidad y servicios Fundada en 1984 y con ms de 20000 clientes en ms de 150 paises, Epicor ofrece planificacin de recursos empresariales (ERP) integrada, Administracin de la Relacin con Clientes (CRM), administracin de la cadena de suministros (SCM) y soluciones de software de venta al detalle que permiten a las compaas aumentar su eficiencia y mejorar su rentabilidad. La sede mundial de Epicor est ubicada en Irvine, Californiacon oficinas y filiales en todo el mundo.

Ilustracin 8: Figura 2. Fuente: Elaboracin propia.

Epicor desarroll una metodologa de implementacin altamente estructurada denominada Signature. Signature permite entregar constantemente implementaciones 40

eficientes y bien administradas para los clientes en todo el mundo segn sus necesidades. Su software est basado en una arquitectura orientada a servicio (SOA). Es un enfoque de desarrollo de aplicaciones de software empresarial, en el cual los procesos del software se descomponen en servicios, que despus se hacen disponibles y visibles en una red. Cada servicio provee funcionalidades para poder ser adecuado a las necesidades de la empresa, mientras esconde los detalles de su implementacin. SOA aborda la complejidad, inflexibilidad y debilidades de los enfoques existentes en los diseos de procesos, flujos de trabajo e integracin de aplicaciones. Soluciones propuestas para industrias

Manufactura: o Aeroespacial y Defensa. o Construccin e Ingeniera. o Electrnica y Alta Tecnologa. o Metales Elaborados. o Muebles y Accesorios. o Maquinaria Industrial.

Cuenta con el siguiente conjunto de software:

Administracin de la Relacin con el Cliente. Administracin de Ventas. Administracin de la Cadena de Suministro. Administracin de la Produccin. Planeacin y Programacin. Administracin de Informacin del Producto. Administracin de Servicios. Administracin Financiera. Administracin de Desempeo del Negocio. Administracin de Procesos de Negocios.
41

 Portal Empresarial.

Dispone de los mdulos:

Administracin de Relacin con Clientes. Administracin de Ventas. Administracin de la Cadena de Suministro. Administracin de Relacin con Proveedores. Administracin de Informacin del Producto. Administracin de Almacenes. Planeacin y Programacin. Administracin del Servicio.

Minorista y hosteleria.

Punto de Venta. Comercializacin. Administracin de rdenes entre Canales. Administracin de Auditoras y Operaciones. Prevencin de Prdidas. Administracin Financiera.

Servicios.

Servicios Profesionales: o Arquitectura, Ingeniera, Construccin. o Auditora y Contabilidad. o Consultora Empresarial. o Mercadotecnia o Publicidad o Comunicacin.

Servicios Financieros:

Actividades Bancarias. Uniones de Crdito.

42

 Escrituracin y Fideicomisos.

Mdulos bsicos

Administracin Clientes

de

la

Relacin

con

los

o Administracin de Contactos. o Compras y Ventas. o Email-Connect. o Mobile-Connect.

Administracin de Ventas

Administracin Cotizaciones

de

Estimaciones

Administracin de rdenes de Clientes.

Administracin de Servicio al Cliente

Servicio en Campo. Mesa de Ayuda. Autorizacin de Devolucin de Material.

Administracin de Datos de Productos

Lista de Materiales. Rutas. Cambios de Ingeniera y Control de

Revisiones. Costes de Productos. Configurador de Productos.

Planeacin y Programacin 43

 Pronstico Produccin.

Programacin

Maestra

de

Planeacin de Requerimiento de Materiales. Programacin. Planeacin y Programacin Avanzada. Administracin Global Multi-Sitio. Administracin de Proyectos.

Administracin de la Produccin

Administracin de Trabajos. Sistema de Ejecucin de Manufactura. Manufactura Esbelta (lean). Aseguramiento de Calidad.

Administracin de la Cadena de Suministro

Administracin de Compras. Administracin Proveedores. Administracin de Inventarios. Administracin Avanzada de Material. Embarque y Recepcin. de Relaciones con el

Administracin Financiera

Cuentas por Cobrar. Cuentas por Pagar. Contabilidad General. Administracin de Monedas. Activos Fijos. Nminas.
44

 Administracin del Desempeo del Negocio

Inteligencia de Negocios. Administracin del Flujo de Trabajo. Administracin Producto. del Ciclo de Vida del

3.1.2.3.7. BAAN. Baan consigui su popularidad al principio de los 90. El software de Baan es famoso por su modelador dinmico de empresas (DEM), su

arquitectura tcnica y su lenguaje 4GL.

Baan 4GL y sus herramientas siguen siendo consideradas una de las aplicaciones de desarrollo de bases de datos ms eficientes y productivos. Baan empez a ser una amenaza real a SAP despus de conseguir un gran contrato con Boeing en 1994. A partir de este momento muchas empresas consultoras importantes de todo el mundo decidieron implementar Baan IV para compaas multinacionales. Baan

adquiri otras compaas de software para enriquecer su catlogo. Sus ventas se incrementaron hasta alcanzar el 91% anual.

A pesar de todo esto la cada de la empresa empez en 1998 debido a una gestin de la empresa desastrosa. En junio del 2000 estaban atravesando serias dificultades financieras. Todos los informes mostraban prdidas.

Finalmente Baan fue vendida por 700 millones de dlares a Invensys, una empresa britnica dedicada a

45

la automatizacin que con esta compra abrira una nueva unidad de servicio al cliente.

En junio del 2003, el presidente de Invensys se ech atrs y decidi vender la unidad que se encargaba de Baan a SSA Global Technologies por 135 millones de dlares.

Despus de comprar el software Baan, SSA le cambi de nombre a SSA ERP Ln. Enagosto del 2005, SSA Global sac una nueva versin de Baan, llamada SSA ERP LN 6.1.

A da de hoy, Baan ERP sigue en uso por miles de empresas medianas en el mundo. La mayora de ellas con la versin Baan IV y algunos con Baan V. Las ventas del ERP Ln han sido muy bajas. Mdulos Estndar.

Baan IV modules: o Finanzas o Proyectos o Fabricacin o Distribucin o Procesos o Transportes o Servicios o Modelador de negocio o Planificador de contencin

ERP Ln 6.1 modules:

Modelador de negocio Finanzas, Tasacin.

46

Proyectos.

Planificador de negocio Gestin de rdenes, Comercio electrnico Facturacin Fabricacin, Gestin de almacn Gestin de transporte Servicios, Gestin de calidad Gestin de datos, Herramientas.

Tipo

Es un software libre.
Arquitectura La instalacin del programa en primera instancia es bastante tediosa, y se necesitan mnimo unas 5 horas para su instalacin y mucha paciencia, adems no se consideran los tiempos que se necesitan para bajar los programas de requisito del ERP. Programas soportados que se necesitan:

Plataformas de los servidores: o Windows Server, o Linux, IBM AIX o Sun Solaris,HP o Unix

Bases de datos:

Oracle. MS SQL Server.

47

 MySQL (version 6.1 only).

3.1.2.4. Armado de listado de criterios a tener en cuenta

A continuacin se compararn los tres ERP's escogidos para ver la compatibilidad con las necesidades de la empresa. Aspectos Funcionales reas soportadas Facilidad de uso Adaptabilidad y flexibilidad Interaccin con otros sistemas: Facilidad en la elaboracin de informes Seguridad

Aspectos tcnicos Adaptabilidad. Multiplataforma. Base de datos. Licencias. Instalacin o actualizacin remota.

Aspectos econmicos Coste del ERP. Coste de implantacin. Coste de la migracin de datos. Forma de pago. Mantenimiento.

3.1.2.5. Evaluar Los Candidatos

A continuacin se muestra una serie de tablas con la evaluacin de cada aspecto. 48

 Aspecto funcional reas Soportadas

Para ver si engloba todas las reas es necesario hacer un anlisis de los mdulos que son necesarios para nuestros procesos que tienen.
MODULOS GESTION DE VETAS Y TIENDAS GESTION DE ALMACENES MODULO DE TESORERIA Y MANTENIMIENTO SAP NO SI OPENBRAVO SI SI EPICOR SI SI BAAN NO NO

AREAS SOPORTADAS

SI

SI

SI

SI

ASPECTOS INTERFAZ AMIGABLE FACILIDAD EN EL USO DE HERRAMIENTAS FACILIDA D DE USO SI NO SI SI SI SI SI NO

ASPECTOS ADAPATABILIDAD Y FLEXIBILIDAD INTEGRACION DE NUEVOS MODULOS ADAPTACION A CUALQUIER TIPO DE TECNOLOGIA INTEGRACION DE SISTEMAS DE AOYO

SI

SI

SI

SI

SI SI

SI SI

SI SI

SI SI

SOPORTA SISTEMAS DE APOYO FACIL INTERACCION CON OTROS SISTEMAS

INTERACCION CON OTROS SISTEMAS

SI

SI

SI

SI

NO

NO

CUADRO DE COMPARACION DE ERP 1 49

Facilidad en la elaboracin de informes

DOCUMENTACION COMPATIBILIDAD CON MS. OFFICE DOCUMENTOS NUEVOS Y PLANTILLAS SISTEMA DE ALMACENAMIENTO, GUARDADO Y BUSQUEDA ASPECTOS

SI SI SI

SI SI SI

SI SI SI

SI SI SI

SI

SEGURIDAD

SEGURIDAD DE INFORMACION SEGURIDAD DE AUTOMATIZACION DE PROCESO

SI SI

SI SI

NO NO

NO NO

CUADRO DE COMPARACION DE ERP2

Lista de los requerimientos generales en lo procesos

ASPECTOS TECNICOS MULTIPLATAFORMA BASE DE DATOS LICENCIAS INSTALACION O ACTUALIZACION REMOTA

SAP SI SI SI SI

OPENBRAVO SI SI NO SI

EPICOR SI SI SI SI

BAAN SI SI SI SI

CUADRO DE COMPARACION 3

50

REQUERIMIENTOS EN CONTABILIDAD Y GESTION ECONOMICA Grabacin operaciones Tiempo real Descentralizado Multidiomas Precontabilizacin y validacin Validacin y confiabilidad de transacciones Carga de datos externos MDULOS CONTABLES Gastos Caja Endeudamiento Gestin presupuestaria Informes Registros facturas Remanentes Tesorera Cierre ejercicio Administracin sistema Backup REQUERIMIENTOS DE HESTIN DE ALMACENES Cdigo de barras Disponibilidad de almacn Cambio estado de mercancas Registro de mercancas Control de calidad Notificaciones y Reportes Total SI SI SI SI 85% SI SI SI SI SI 94% SI SI SI SI 65% SI SI SI SI 60% SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SAP OPENBRAVO EPICOR XXXX

CUADRO DE COMPARACION DE ERP 4 51

Observando la tabla vemos que Openbravo es el que ms se ajusta a las necesidades de la empresa con un 94% de cobertura de los requisitos de esta, frente al 85% de SAP, el 65% de Epicor y 67% 3.1.2.6. Eleccin

Uno de los principales motivos de la eleccin de Openbravo ha sido su mayor porcentaje de cobertura de los requisitos de la empresa.

Otro de los aspectos para elegir el ERP ha sido el fabricante, ya que es opensource y eso hace que no haya licencias ni de usuarios ni de mantenimiento obligatorio. Openbravo no cobra licencias por utilizar la aplicacin como sucede con otros ERP's de cdigo propietario, que adems te ligan a ellos mediante actualizaciones continuadas del

producto. Estas actualizaciones tienen un coste de software y licencia, lo que hace que tengamos que estar pagando

continuamente. Por otra parte disponemos del cdigo fuente para poder modificarlo por los tcnicos informticos de la empresa.

Tambin se tiene total libertad para poder cambiar de proveedor si se considera que el actual no da los servicios adecuados. Que sea escalable es muy importante, ya que la aplicacin no se quedar pequea, si la empresa crece, el ERP se adaptar a ella. Otro de los puntos por el que se ha elegido Openbravo, es que es accesible va web. Los usuarios pueden acceder desde cualquier lugar con conexin, sin necesidad de adquirir nuevo hardware, gracias a los protocolos de mxima seguridad que implementa. 52 Esto supone ventajas para la empresa como la

conectividad desde cualquier dispositivo mvil con acceso a Internet, mejora de la comunicacin con los clientes o

proveedores o la descentralizacin de la informacin. 4. PROPUESTA DE IMPLANTACIN DE SOFTWARE: 4.1. DIAGNSTICO 4.1.1. INTRODUCCIN

Para realizar la implantacin de un ERP es imprescindible seguir una metodologa de trabajo que garantice o incremente las posibilidades de xito. En nuestro caso nos basaremos en el TSF 2009 en lugar del realmente utilizado en esta implantacin puesto que era menos elaborado y estructurado. El siguiente diagrama muestra las fases en que est dividida su metodologa.

Ilustracin 9: Figura 3. Fuente: Elaboracin propia.

El TSF es un proceso constante y repetible utilizado en todos los proyectos llevados a cabo por este partner. Est compuesto por distintas fases. Es escalable para todas las lneas de productos y para todos los tamaos de proyectos. Garantiza la rpida y repetida implicacin del cliente en el proyecto, hecho que facilita la obtencin de feed back por parte del usuario.

4.1.2. OBJETIVOS: OBJETIVOS GENERALES: Presentar una propuesta de sistema ERP que ayude a satisfacer las necesidades planteadas por la empresa Arqhys E.I.R.L.

53

Contribuir con el desarrollo de la empresa rumbo a uno de sus objetivos principales como es el mantenerse a la vanguardia de las nuevas tecnologas.

OBJETIVOS ESPECIFICOS: Obtencin rpida y adecuada de la informacin, mediante grupos divididos Identificar las expectativas que los responsables de las reas y plasmarlas en una documentacin. Documentacin sobre el impacto de la implantacin Mantener un plan de trabajo para el Proyecto de implantacin. Anlisis de la posible Integracin de nuevos mdulos para los procesos. 4.1.3. ACTIVIDADES PRINCIPALES: Programacin de reuniones del kick off de proyecto. Elaboracin del Plan Diagnostico sobre el proyecto.

4.1.4. DOCUMENTOS

Pre Documento de analisis Plan de diagnstico Documento de los requerimientos de la empresa

4.1.5. CONCLUSIN

Una vez finalizada la fase de diagnstico, se ha conseguido fijar el alcance y definir los objetivos del proyecto. Todo el trabajo realizado nos ha permitido adquirir los conocimientos de negocio a alto nivel de todas las secciones que se vern afectadas por la implantacin, ya que stas estn bien identificada por los responsables del cliente y, con el PAD, nos

54

garantizamos un contrato previo para no llevarnos grandes sorpresas cuando ya se lleve ms tiempo trabajado.

Realizar esta primera fase (con los dos documentos) nos permite obtener una valoracin temporal y, en recursos, en dos semanas. Cuando se pase a la fase de anlisis ya se sabr si se dispone del tiempo y dinero para valorar todas las solicitudes de los usuarios clave o simplemente en lo imprescindible.

Realizar el plan de diagnstico permite al partner programar las reservas en el calendario de su equipo, asegurndose que no le faltarn recursos y podr cumplir con los trminos fijados. 4.2. ANLISIS

Analizaremos al detalle la fase de anlisis haciendo referencia en todo momento a nuestra implantacin. Se revisan los objetivos, las principales acciones a realizar y los documentos a generar durante la fase.

4.2.1. Introduccin

Es la fase dedicada a analizar en profundidad todos los requerimientos del cliente y se revisarn los previamente definidos en el Plan Diagnostico y los que puedan aparecer al realizar las sesiones previstas para la toma de datos. La informacin proporcionada en las sesiones debe ser lo ms concreta posible, evitando las generalidades, es el momento de tomar las decisiones oportunas para conseguir el funcionamiento ptimo del nuevo sistema. No dejar nada por definir es fundamental. Se debe llegar al fondo de cada asunto, de este modo no se dejar nada a la libre interpretacin del documento. En los requisitos no se deben incluir intenciones, nicamente necesidades concretas y para cada requisito deberemos incorporar una solucin consensuada entre los usuarios y el consultor. 55

Una vez finalizadas las reuniones se valorarn los requerimientos por su necesidad y se englobarn en tres estados: los que deben realizarse para el arranque del proyecto y que sin ellos no se puede arrancar (A), los que se dejan para una segunda fase que empezara una vez estabilizado el nuevo sistema (B) y los que por el momento no est previsto que se lleven a cabo (C). 4.2.2. OBJETIVOS:

OBJETIVOS GENERALES: Definir el sistema ERP para definicin de la propuesta.

OBJETIVOS ESPECIFICOS: Fijar las expectativas de los responsables de cada rea. Definir las mejoras en cada rea tanto en los procesos y requerimientos Adaptacin a la configuracin Adaptacin que requiere programacin. Tener la documentacin necesaria para empezar la implantacin Fijar que el tipo de software que podra ser utilizado.

4.2.3. ACTIVIDADES PRINCIPALES Reuniones con el sponsor. Anlisis de impacto sobre el implantacin Elaboracin de la Documentacin de los requerimientos de la empresa.

4.2.4. DOCUMENTOS Documento de los requerimientos de la empresa. Documento visin de la empresa. 56

4.2.5. CONCLUSIN

Una vez analizados y valorados los requerimientos expuestos por el responsable del rea de produccin, la valoracin, en horas de

desarrollo, que se destinar a realizar las adaptaciones del tipo A es la correcta. Se han analizado todos los requerimientos y pactado con el responsable cuales son indispensables para arrancar y cuales, pese a no ser indispensables, son claves para conseguir los objetivos del rea, estos se llevarn a cabo en la primera fase.

Llegados a este punto la viabilidad del proyecto debe quedar fijada al 100%. Si se prev algn problema en cuanto a tiempo o recursos para llegar a la fecha de la implantacin se deber pactar con el cliente qu prevalece, si arrancar el nuevo sistema a principios de ao o, que estn todas las funcionalidades solicitadas desarrolladas antes del arranque. Segn su respuesta se deber posponer la fecha de arranque o dejar funcionalidades para una fase posterior.

Con todas las reas analizadas por los distintos consultores se comprob la viabilidad del proyecto y el calendario establecido en el plan de diagnstico. 4.2.6. REQUISITOS DE USUARIO

Antes de implementar el software se deber haber consultado al cliente para conocer que tipo de sistema desea adquirir especificando sus caractersticas y funcionalidades ya que la implementacin depender del cliente y no del implantador, por tal motivo el cliente debe ser muy especfico en cuanto se refiere a requisitos.

Se deber hacer pruebas del funcionamiento del software para evitar problemas con el cliente o usuario, adems de sus requerimientos de dicho usuario el software debe cumplir con estos, bsicamente el cliente requiere que se adapte a sus necesidades. 57

Debe contener una lista detallada y completa de los requisitos que debe cumplir el sistema a desarrollar. El nivel de detalle de los requisitos debe ser el suficiente para que el equipo de desarrollo pueda disear un sistema que satisfaga los requisitos y los encargados de las pruebas puedan determinar si stos se satisfacen.

Requisitos del usuario. Abarcar todos los procesos en general para una automatizacin. Integracin de nuevos mdulos para la complementacin de procesos. Informacin mas rpida para la toma de decisiones Base de datos soportadas para todos su procesos Adaptabilidad del nuevo sistema por parte de los usuarios con el nuevo sistema

4.2.7. REQUISITOS DE SOFTWARE Y HARDWARE

Toda la estructura hardware/software que posee la empresa se podra aprovechar en la implantacin del nuevo sistema. A esta

estructura se tendran que aadir, un servidor y una base de datos, ya que en la actualidad la empresa no dispone de ninguno de los dos. En el apartado de comunicaciones, la empresa tampoco tendra que realizar ningn gasto, debido a que ya dispone de internet, y con esta ya es suficiente para el nuevo sistema.

El gasto total en adecuar la estructura hardware/software se reducir al coste que tenga el nuevo servidor para la base de datos junto con la instalacin y mantenimiento del mismo.

58

El servidor que se necesita, en el caso de Open Bravo, sera un servidor de gama media con las siguientes caractersticas: Sistema Operativo Centos. CPU de 3,2 GHz a 3,4 GHz Memoria RAM de 6 Gb a 8 Gb. Memoria de almacenamiento de 500 Gb o superior, y con algn sistema de backup o redundancia. Conexin a la lnea ADSL y LAN. Fuente de alimentacin y sistema de ventilacin redundante. Aplicaciones para gestin de base de datos, firewall y monitorizacin.

5. PLANIFICACIN DEL PROYECTO: 5.1. PLAN DE DESARROLLO:

5.1.1. INTRODUCCIN:

Para un buen desarrollo y para un seguimiento de este proyecto con la finalidad de cumplir las necesidades requeridas por la empresa, es presentado este documento que nos otorgara un enfoque general del proyecto propuesto. El proyecto ha sido ofertado por Alumnos de la carrera de Ingeniera Informtica y sistemas de la universidad privada Antonio Guillermo Urrelo, para la realizacin de este plan se ha dividido en 2 fases: Anlisis Tcnico, Estructural y Funcional de la Empresa y Desarrollo e implantacin del nuevo Sistema. La primera fase ofertada corresponde a las fases Inicio e implementacin del software ERP.

El marco conceptual de sistema ERP ser utilizado de acuerdo a las necesidades y caractersticas del proyecto, analizando los actores y objetos que participan en la empresa Arqhys. S.A.

59

5.1.2. OBJETIVOS:

OBJETIVOS GENERALES: Desarrollar, gestionar y adaptar en base a la calidad del diseo del ERP. OBJETIVOS ESPECIFICOS: Poner en prctica la transferencia de conocimiento de la solucin desarrollada. Validar los requerimientos funcionales desarrollados en fases anteriores. Detectar problemas e irregularidades en el planteamiento de las anteriores fases Dejar preparado la documentacin del sistema ERP en miras de una probable implantacin.

5.1.3. ALCANCE:

El proyecto consiste el desarrollo de la implantacin del sistema ERP subjetivamente e independientemente a la decisin sobre la propuesta. Con el fin de implantar un TI que permita registrar los acontecimientos relacionado a la venta de productos de la empresa, puesto que al finalizar la implantacin del software este contar con una capacidad de funcionamiento apto para la empresa con el fin de minimizar el tiempo y hacer de la empresa mucho ms apta y sobrellevar los registros de cada producto.

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5.1.4. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES A REALIZAR:

5.1.5. PRESUPUESTO:

5.1.5.1. Licencias de software:

SOFTWARE SISTEMA OPERATIVO CENTOS

COSTO

S/.0.00

MODULOS DE OPENBRAVO

60.000

BASE DE DATOS ORACLE 11G COSTO TOTAL

S/.

CUADRO DE EVALUACION DE COSTOS

5.1.5.2. Recursos Humanos:

PUESTO COSTE Equipo de implantacin 10000 - 15000 consultor de sistemas y logstica 5000 . Equipo de formacin de empleados 6000 Equipo de elaboracin del proyecto. 150. COSTO TOTAL: 21150 26150 . CUADRO DE COSTOS 2 61

5.1.5.3. Coste de hardware:

Componente

PC

Cable de red Impresora

Servidor

COSTO TOAL

Especificacin Cantidad REQUERIMIENTOS BASICOS Procesador: Pentium III 800MHz x 2 2 Memoria: 1GB ECC Espacio en disco: 50-60GB (IDES) Otros Requerimientos UTP 200 Mt. Con conexin a red 1 CPU: de 3,2 GHz a 3,4 GHz RAM: de 6 Gb a 8 Gb. DD: 500 Gb o superior, y 1 con algn sistema de backup o redundancia. S/.2400.00 CUADRO DE COSTOS 3

COSTO

S/.1200.00

S/.200.00 S/.200.00

S/.1800.00

5.1.5.4. Balance Final del presupuesto:

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5.1.6. ORGANIZACIN DEL PROYECTO 5.1.6.1. Estructura Organizacional:

5.1.7. Roles y Responsabilidades:

NOMBRE

ROL

RESPONSABILIDAD El Jefe de proyecto asigna los recursos, gestiona las prioridades, coordina las interacciones con los clientes y usuarios, y mantiene al equipo del proyecto enfocado en los objetivos. El Jefe de proyecto tambin establece un conjunto de prcticas que aseguran la integridad de la documentacin del proyecto. Adems, el jefe de proyecto se encargar de supervisar el establecimiento de la arquitectura del sistema. Gestin de riesgos. Planificacin y control del proyecto. Captura, especificacin y validacin de riesgos asociados al proyecto, interactuando con el cliente y los usuarios mediante entrevistas. Elaboracin del modelo de Calidad a seguir durante el desarrollo del proyecto.

Correa Chvez, Alex.

Jefe del Proyecto

Correa Chvez, Jonathan.

Jefe de Calidad y Gestin de Riesgos

Gastolomendo Quispe, Luis.

Arquitecto

Captura, especificacin y validacin de requisitos interactuando con el cliente y los usuarios mediante entrevistas. Elaboracin del Modelo de Anlisis y Diseo.

Gallardo Chicoma, Jonathan.

Jefe de Desarrollo

Prez Vizcano, Anthony.

Jefe de Configuraciones y Documentacin

Colaboracin en la elaboracin de simulaciones de pruebas funcionales, modelo de datos y en las validaciones con el usuario. Gestin de requisitos, gestin de configuracin y cambios, elaboracin del modelo de datos, preparacin de las pruebas funcionales, elaboracin de la documentacin.

CUADRO DE ROLES Y RESPONSABILIDADES

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5.1.8. Organizacin del proyecto:

Direccin: o Correa Chvez, Alex

Gerente del proyecto: o Gallardo Chicoma, Jonathan

Equipo de proyecto: o o Correa Chvez, Jonathan Prez Vizcano, Anthony

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CONCLUSIONES

1. Conocimientos adquiridos:

Al finalizar la documentacin de la propuesta de proyecto de implantacin de un ERP podemos afirmar que hemos aprendido que es un ERP, cules son sus caractersticas y como funciona este en su proceso de implantacin. Se ha podido relevar lo cuan complejo resulta un proceso de implantacin, puesto que requiere un gran esfuerzo y es necesario considerar todos los aspectos posibles, con la intencin de no caer en errores y as disminuir el riesgo de fracaso. Por lo tanto, hay que remarcar que es muy importante seguir una metodologa correcta a la hora de realizar la implantacin, ya que esta ser la base para asegurar el xito de la misma. Adems hemos tenido la oportunidad de observar cmo se mueve el mercado actual de ERPs y que ventajas ofrecen cada uno de los diferentes fabricantes. As mismo, tambin no hemos dado cuenta de que muchas veces la solucin de precio no es la mejor, en nuestro caso concreto hemos visto que las mejores soluciones son las que ofrecen empresas de licencia gratuita. A raz de ello hemos podido comprobar que actualmente se empiezan a utilizar sistemas ERP en empresas del sector de la logstica, almacenaje y distribucin, pero aun queda un tiempo para que se desarrollen ms productos especializados para este sector y la oferta se diversifique.

2. Objetivos cumplidos:

Este proyecto tena como principal objetivo el estudio para la implantacin de un ERP en la empresa Arqhy E.I.R.L. Este objetivo se ha cumplido satisfactoriamente, primero se estudiaron los requerimientos y necesidades de la empresa, despus se examinaron las soluciones que ofreca el mercado y finalmente se presento la solucin que mejor se adaptaba a la necesidades y requerimientos a satisfacer. Indicar que la seleccin de la solucin fue realizada de forma consensuada con la empresa, remarcar tambin que durante todo el estudio se han tenido muy en cuenta todas las indicaciones y sugerencias realizada por la misma, todo ello con el fin de seleccionar la mejor solucin posible.

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3. Conclusiones obtenidas

Los ERPs ayudan a las empresas a conseguir una ventaja competitiva siempre que el diseo de la implantacin y la adaptacin de los empleados sea la correcta. Se ha podido comprobar que estas soluciones han dejado de ser un lujo para grandes empresas y cada da estn ms presentes en las Medianas empresas y PYMEs. Tambin hemos podido constatar que el impacto de los ERPs en las empresas, como es el caso de nuestra empresa estudiada, es cada vez mayor, y est provocando que los fabricantes tengan que aplicar estrategias y adaptaciones especiales para cada tipo de sector industrial. Todo ello est provocando que aumente el nmero de soluciones sectoriales o verticales y que la oferta sea cada vez ms especializada en funcin del sector. Finalmente, tenemos que decir que la implantacin de un sistema ERP es recomendable para cualquier empresa que quiera adaptarse a los nuevos tiempos y sacar el mximo beneficio de las mejoras que la tecnologa ofrece.

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BIBLIOGRAFIA

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