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Uno de nuestros compromisos como Entidad Promotora de Salud es brindar a nuestros afiliados y a nuestras empresas, informacin permanente, clara y oportuna sobre los aspectos ms relevantes del Sistema General de Seguridad Social en Salud y normatividad vigente, as como de los servicios y procedimientos de nuestra EPS. En este sentido, ponemos a disposicin de su empresa el manual del empleador, una herramienta que estamos seguros le ser de gran utilidad, pues le permitir conocer aspectos de inters que le facilitarn los trmites que su empresa debe realizar ante nuestra EPS como afiliaciones, autoliquidacin, aportes, solicitud de reconocimiento de incapacidades, reporte de novedades, aclaraciones, etc. Le invitamos a hacer uso de este manual y darlo a conocer al interior de su empresa a quien (es) usted estime conveniente, especialmente a los funcionarios del Departamento de Recursos Humanos, quienes tienen relacin directa con la importante gestin de afiliacin y permanencia de sus trabajadores en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y en particular en nuestra EPS.

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SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL

DEFINICIN El Sistema de Seguridad Social Integral es un mecanismo que integra las diferentes formas de proteccin del bienestar material y de las necesidades sociales comunes a la poblacin, frente a contingencias tales como desempleo, invalidez, vejez, muerte y riesgos profesionales. En la Constitucin Poltica de Colombia de 1991 est consagrada la seguridad social como un servicio pblico permanente y como un derecho colectivo. Esto obliga al Estado a participar en su financiacin y en la prestacin del mismo. As, en desarrollo del Artculo 48 de la Constitucin Poltica, la Ley 100 de 1993 organiz el Sistema General de Seguridad Social Integral (SGSSI), en un conjunto armnico de entidades pblicas y privadas, normas y procedimientos, cuya direccin, coordinacin y control estn a cargo del Estado. Cmo se conforma el sistema? Sistema General de Pensiones (SGP) Sistema General de Riesgos Profesionales (SGRP) Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS)

A continuacin encontrar los temas que hemos desarrollado para usted, seleccione el que se de su inters:

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SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL

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AFILIACIONES AL SISTEMA DE SALUD

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AUTOLIQUIDACIN Y APORTES

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REPORTE DE NOVEDADES

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PRESTACIONES ECONMICAS

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DERECHOS Y DEBERES DEL EMPLEADOR

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NORMATIVIDAD DE INTERS

SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD El sistema General de Seguridad Social en Salud, es el conjunto de entidades pblicas y privadas, normas y procedimientos, destinado a garantizar a toda la poblacin Colombiana, el servicio pblico esencial de salud. La afiliacin a este sistema es obligatoria para todos los habitantes del territorio nacional.

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SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD El Sistema General de Seguridad Social en Salud, es el conjunto de entidades pblicas y privadas, normas y procedimientos, destinado a garantizar a toda la poblacin colombiana, el servicio pblico esencial de la salud. La afiliacin a este sistema es obligatoria para todos los habitantes del territorio nacional. CULES SON LOS REGMENES DEL SISTEMA? Rgimen contributivo: es un conjunto de normas que rigen la vinculacin de los individuos y sus familias al Sistema General de Seguridad Social en Salud, cuando tal vinculacin se hace a travs del pago de una cotizacin, individual y familiar, o un aporte econmico previo financiado directamente por el afiliado o entre ste y su empleador. Rgimen subsidiado: a este rgimen pertenecen las personas de los niveles socioeconmicos 0, 1 y 2 del Sistema de Informacin de Seleccin de Beneficiarios de Subsidios (SISBEN) y la poblacin especial: desplazados, indgenas, indigentes, desmovilizados, personas en proteccin. Esta poblacin ingresa al rgimen subsidiado a travs de un listado censal, quienes tienen el derecho de escoger libremente una EPS del rgimen subsidiado. Rgimen de excepcin: dentro de este rgimen se encuentran aquellos trabajadores que no participan en el Sistema General de Seguridad Social, pues mientras as lo defina la ley; cuentan con su propio servicio de salud. Entre ellos se encuentran: LAS ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD - EPS Son las entidades responsables de la afiliacin, registro y carnetizacin de sus afiliados, as como del recaudo de sus cotizaciones (por delegacin del FOSYGA). Las EPS tienen cmo funcin bsica organizar y garantizar a sus afiliados la prestacin de los servicios contemplados en el Plan Obligatorio de Salud (POS) y girar al FOSYGA los dineros de los aportes recaudados, previa deduccin de los valores correspondientes a las Unidades de Pago por Capitacin (UPC) de sus afiliados. INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD IPS Son entidades oficiales, privadas, comunitarias o solidarias organizadas para la prestacin de servicios de salud, dentro de las EPS o fuera de ellas. Ejemplo: clnicas, centros de salud, hospitales, consultorios. Las IPSs estn en la obligacin de reportar a la Superintendencia Nacional de Salud, aquellos eventos de personas que han demandado sus servicios, siendo trabajadores dependientes sin estar afiliados por su empleador al rgimen contributivo del sistema. Las IPSs no podrn exigir a quien tenga un aseguramiento en salud, requisitos o garantas de pago adicionales por la atencin que deban ser cubiertas por las entidades respectivas. FONDO DE SOLIDARIDAD Y GARANTA FOSYGA El FOSYGA es una cuenta adscrita al Ministerio de Proteccin Social manejada por encargo fiduciario, sin personera jurdica ni planta de personal propia; cuyos recursos se destinan a la inversin en salud. El FOSYGA existe primordialmente para facilitar la ampliacin de la cobertura en salud y la compensacin entre personas de diferentes ingresos que puedan cubrir los riesgos catastrficos y los accidentes de trnsito. As mismo, constituye un enlace financiero y solidario entre los regmenes a travs de la destinacin de un (1) punto de la cotizacin (1%) de los afiliados al rgimen contributivo y cerca del 7.5% de los recursos el sistema del subsidio familiar (Cajas de Compensacin Familiar) a travs de 4 subcuentas: solidaridad, compensacin, promocin y eventos catastrficos.

Miembros de las Fuerzas Militares y de la Polica Nacional de Colombia, personal civil del Ministerio de Defensa y de la Polica Nacional de Colombia vinculado antes de la vigencia de la Ley 100, miembros no remunerados de las corporaciones pblicas, personal docente oficial afiliado al Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio, servidores pblicos de ECOPETROL y sus pensionados, excepto los que con posterioridad a la vigencia de la Ley 100 ingresen y mediante la celebracin de un acuerdo individual o colectivo definan beneficiarse del rgimen.

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FINANCIAMIENTO DEL SISTEMA CUOTAS MODERADORAS Y COPAGOS Las cuotas moderadoras y los copagos sirven para regular la utilizacin del servicio estimulando su buen uso, as como para ayudar a la financiacin del sistema, respectivamente. Se aplican teniendo en cuenta el ingreso base de cotizacin del afiliado cotizante. Si existe ms de un cotizante por grupo familiar, la base ser el menor de los ingresos declarados, para toda la familia.

QU ES EL PLAN OBLIGATORIO DE SALUD? Es el conjunto bsico de prestaciones asistenciales y econmicas en salud, definidas por ley, que todas las Entidades Promotoras de Salud (EPS), deben prestar a sus afiliados, siempre y cuando estos cumplan con las obligaciones establecidas para tal efecto. PRESTACIONES ASISTENCIALES Actividades de prevencin, promocin y fomento de la salud (ejemplo: citologas). Atencin inicial de urgencias (estabilizacin en los signos vitales incluyendo un diagnstico de impresin y la definicin del destino inmediato de la persona). Consulta mdica general, mdica especializada, odontolgica general y con otros profesionales de la salud. Exmenes y procedimientos de apoyo diagnstico, simples y especializados; ambulatorios y hospitalarios (ejemplo: rayos X, ecografas). Tratamientos mdicos quirrgicos y no quirrgicos de baja, mediana y alta complejidad; ambulatorios y hospitalarios (ejemplo: cirugas, cateterismo). Suministro de medicamentos esenciales, bajo presentacin genrica, definidos por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud Salud Oral Preventiva. PRESTACIONES ECONMICAS Auxilio de incapacidad por enfermedad general. Licencia de maternidad. Licencia de paternidad. EXCLUSIONES Y LIMITACIONES DEL POS El POS excluye todas las actividades, procedimientos y guas de atencin integral que no tengan por objeto contribuir al diagnstico, tratamiento y rehabilitacin de la enfermedad; aquellos que sean considerados cmo cosmticos, estticos o suntuarios, y aquellos que expresamente se definan por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, ms los que se relacionan a continuacin:

CUOTAS MODERADORAS Aplican para todos los afiliados. Se cobran por consultas mdicas y odontolgicas; medicamentos ambulatorios, exmenes ambulatorios de laboratorio e imagenologa simple, tratamientos mdicos quirrgicos y no quirrgicos, ambulatorios y hospitalarios, y exmenes especializados. No aplican para los servicios que tienen copago ni para la atencin inicial de urgencias, actividades de promocin y prevencin, programas de control en atencin materno infantil ni de las enfermedades transmisibles, tampoco en enfermedades catastrficas.

COPAGOS Aplica solo para beneficiarios. Tratamientos mdicos quirrgicos y no quirrgicos, ambulatorios y hospitalarios, y exmenes especializados. No aplican para los servicios con cuota moderadora ni para la atencin inicial de urgencias, actividades de promocin y prevencin, programas de control en atencin materno infantil ni de las enfermedades transmisibles, tampoco en enfermedades catastrficas.

UNIDADES DE PAGO POR CAPITACIN UPC Definidas y modificadas por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud. Representan el principal ingreso para las EPS, reconocido por el sistema segn la eda d y gnero de cada uno de sus afiliados, dicha UPC es reconocida por el FOSYGA en el momento del giro de los aportes o es pagada directamente por el cotizante, en forma mensual anticipada, cuando se trata de afiliados adicionales.

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Ciruga esttica con fines de embellecimiento. Tratamientos nutricionales con fines estticos. Tratamientos para la infertilidad. Tratamientos no reconocidos por las asociaciones mdico-cientficas a nivel mundial o aquellos de carcter experimental al igual que tratamiento con drogas o sustancias experimentales. Tratamientos o curas de reposo o del sueo. Medias elsticas de soporte, corss fajas, sillas de ruedas, plantillas, zapatos ortopdicos y lentes de contacto. Se autoriza el suministro de lentes para anteojos una vez cada 5 aos en adultos y una vez cada ao en nios, para la correccin de defectos de refraccin que disminuyan la capacidad de visin, siempre que por razones mdicas sea necesario su cambio en razn del efecto padecido. Medicamentos que no se encuentren autorizados en el MAPIPOS o las modificaciones determinadas a travs de los acuerdos emitidos por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud.

PLAN OBLIGATORIO DE SALUD PARA LOS RECIN NACIDOS El POS para los menores de 1 ao cubrir la educacin, informacin y fomento de la salud, el fomento de la lactancia, la vigilancia del crecimiento y desarrollo, la prevencin de la enfermedad, incluyendo inmunizaciones, la atencin ambulatoria, hospitalaria y de urgencias, incluidos los medicamentos esenciales; y la rehabilitacin cuando hubiere lugar, de conformidad con lo previsto en la presente Ley. No se aplican en ningn momento periodos mnimos de cotizacin a afiliados inscritos como neonatos, entendindose como tales, aquellos que nazcan o se adopten, menores de un ao, cuando sus padres se encuentren afiliados al sistema, as como aquellos cuya afiliacin se realice cuando an no hayan cumplido un ao. SERVICIOS A PARTIR DEL PRIMER DA DE AFILIACIN El ingreso de un afiliado cotizante tendr efectos para la EPS desde el da siguiente al que se inicie la relacin laboral, siempre que se entregue a sta debidamente diligenciado el formulario de afiliacin, con los soportes del caso que acrediten las condiciones de los beneficiarios. La cobertura durante los primeros treinta (30) das ser nicamente en los servicios de atencin inicial de urgencias. El resto de los servicios contemplados en el POS catalogados en el MAPIPOS del grupo 1, despus de estos treinta (30) das, siempre y cuando se haya efectuado el pago de la cotizacin respectiva. El trabajador independiente, una vez inscrito y cancelado su primer aporte, tendr derecho a recibir junto con su grupo familiar la totalidad de los beneficios contemplados en el POS de manera inmediata. Conforme lo establece la Ley 1122, no habr periodos mnimos de cotizacin o periodos de carencia superiores a 26 semanas en el rgimen contributivo. A los afiliados se les contabilizar el tiempo de afiliacin en el rgimen subsidiado o en cualquier EPS del rgimen contributivo, para efectos de los clculos de los periodos de carencia.

Trasplantes de rganos diferentes a rin, crnea, hgado, mdula sea y corazn. Tratamiento con psicoterapia individual, psicoanlisis o psicoterapia prolongada, psicoterapia de pareja, familia o grupo. Es decir, nicamente se cubre la psicoterapia individual de apoyo en la etapa crtica de la enfermedad y slo durante la fase inicial. Tratamiento de periodoncia, ortodoncia y prtesis en la atencin odontolgica. Tratamiento de vrices con fines estticos. Actividades, procedimientos e intervenciones de tipo curativo para las enfermedades crnicas, degenerativas, carcinomatosis, traumticas o de cualquier ndole en su fase terminal, o cuando para ellas no existan posibilidades de recuperacin. Actividades, procedimientos e intervenciones de carcter educativo instruccional o de capacitacin que se lleven a cabo durante el proceso de rehabilitacin, distintos a aquellos estrictamente necesarios para el manejo mdico de la enfermedad y sus secuelas. Actividades, intervenciones y procedimientos no autorizados en el MAPIPOS.

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PROTECCIN LABORAL Una vez suspendido el pago de la cotizacin como consecuencia de la finalizacin de la relacin laboral, prdida de capacidad de pago del trabajador independiente o del fallecimiento del cotizante (reportado dentro de los 30 das siguientes a este hecho), el trabajador (en caso diferente a fallecimiento) y su ncleo familiar tendrn cobertura del POS por 30 das ms a partir de la fecha de desafiliacin, a cargo de la EPS, para los tratamientos que se encontraban en curso y aquellos que se deriven de la atencin inicial de urgencias, siempre y cuando el usuario haya estado afiliado al sistema como mnimo los 12 meses anteriores. En caso de que el usuario lleve 5 o ms aos de afiliacin continua con la misma EPS; el periodo de proteccin laboral ser de 3 meses. ENTIDADES DE VIGILANCIA Y CONTROL Esta responsabilidad es del gobierno nacional y del Ministerio de la Proteccin Social, delegada en la Superintendencia Nacional de Salud. Adicionalmente se cre el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, CNSSS, que representa a los principales actores y gestores del sistema, bajo el liderazgo del Ministerio de la Proteccin Social, con funciones tales como definir: El POS y los medicamentos que hacen parte del mismo. El monto de la cotizacin. El valor de la Unidad de Pago por Capitacin UPC. El rgimen de copagos y cuotas moderadoras. El rgimen de reconocimiento y pago de incapacidades y licencias por maternidad por las EPS y el FOSYGA. Medidas para evitar la seleccin adversa de usuarios. Subsidio por beneficiario en el rgimen subsidiado. Criterios de seleccin de beneficiarios del rgimen subsidiado. A partir de Enero de 2007 la Ley 1122 estipula en su Artculo 3 que dar inici a las actividades anteriormente sealadas la siguiente entidad: Comisin de Regulacin en Salud: Creacin y naturaleza. Crase la Comisin de Regulacin en Salud (CRES) como unidad administrativa especial, con personera jurdica, autonoma administrativa, tcnica y patrimonial, adscrita al Ministerio de la Proteccin Social El Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud mantendr vigentes sus funciones establecidas en la Ley 100 de 1993, mientras no entre en funcionamiento la Comisin de Regulacin en Salud, CRES. Pargrafo. Se le dar al actual Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud un carcter de asesor y consultor del Ministerio de la Proteccin Social y de la Comisin de Regulacin en Salud. El Ministerio de la Proteccin Social reglamentar las funciones de asesora y consultora del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud.

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AFILIACIONES AL SISTEMA DE SALUD

AFILIADOS COMO COTIZANTES: Todas aquellas personas nacionales o extranjeras, residentes en Colombia, vinculadas mediante contrato de trabajo que se rija por las normas colombianas, incluidas aquellas personas que presten sus servicios en sedes diplomticas y organismos internacionales acreditados en el pas. Los servidores pblicos. Pensionados por jubilacin, vejez, invalidez, sobrevivencia o sustitucin. Trabajadores independientes, rentistas, propietarios de empresas y en general todas las personas que no tengan vnculo contractual y reglamentario con algn empleador y cuyos ingresos mensuales sean iguales o superiores al SMMLV. El cnyuge, compaero o compaera permanente del cotizante al rgimen de excepcin, con ingresos laborales o adicionales, cuando dicho rgimen no contemple la posibilidad de afiliar cotizantes diferentes a los de su propio rgimen (los beneficiarios quedarn cubiertos por el rgimen de excepcin, a no ser que este no tenga cobertura para el grupo familiar). Las madres comunitarias, los aprendices SENA y universitarios en etapa lectiva y productiva. Las empleadas del servicio domestico personas naturales que a cambio de una remuneracin, prestan su servicio personal en forma directa de manera habitual, bajo continuada subordinacin o dependencia, residiendo o no en el lugar del trabajo, a una o varias personas naturales, en la ejecucin de tareas de aseo, cocina, lavado, planchado, vigilancia de nios y dems tareas inherentes al hogar. Personas beneficiarias del subsidio al desempleo, otorgado por las Cajas de Compensacin Familiar por una sola vez, a las personas que hayan perdido su empleo. Equivale a un salario y medio legal vigente, que se divide en seis (6) cuotas mensuales iguales, representado en bonos de alimentacin, salud o educacin.

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AFILIACIN DE BENEFICIARIOS DIRECTOS PARENTESCO

Dependiente Empleado

DOCUMENTO
Documento de identidad (tarjeta de identidad, cdula de ciudadana, cdula de extranjera, pasaporte) Permiso de Ministerio de Proteccin Social, solo en caso de ser menor de edad.

PARENTESCO
Independiente Contratista Agremiado

DOCUMENTO
Documento de identidad (cdula de ciudadana, cdula de extranjera, pasaporte) Copia contrato y/o convenio de asociacin Documento de identidad (tarjeta de identidad, cdula de ciudadana, cdula de extranjera, pasaporte) Copia contrato y/o convenio de asociacin Documento de identificacin del cnyuge (cdula de ciudadana, cdula de extranjera, pasaporte) Registro civil o partida de matrimonio. Declaracin juramentada de dependencia econmica (declaracin incluida dentro del Formulario nico de Afiliacin) o carta firmada por el cotizante (cabeza de familia) que indique la dependencia econmica de su cnyuge.

Documento de identidad (tarjeta de identidad, cdula de ciudadana, cdula de extranjera, pasaporte) Dependiente Trabajador Cooperativa de Trabajo Copia contrato y/o convenio de asociacin Permiso de Ministerio de Proteccin Social, solo en caso de ser Asociado menor de edad. Dependiente Servicio Domestico Dependiente Madre Comunitaria Dependiente Aprendiz SENA Documento de identidad (tarjeta de identidad, cdula de ciudadana, cdula de extranjera, pasaporte) Permiso de Ministerio de Proteccin Social, solo en caso de ser menor de edad. Documento de identidad (cdula de ciudadana, cdula de extranjera, pasaporte) Certificado del Hogar Comunitario Documento de identidad (tarjeta de identidad, cdula de ciudadana, cdula de extranjera, pasaporte) Copia contrato y/o convenio de asociacin Documento de identidad (registro civil, tarjeta de identidad, cdula de ciudadana, cdula de extranjera, pasaporte) Resolucin pensin o carta de fondo privado Carta de solicitud de traslado a entidad pensionadora Recibo de pago ultima mesada pensional (documento opcional para entidades diferentes al ISS) Documento de identidad (cdula de ciudadana, cdula de extranjera, pasaporte) Resolucin pensin o carta de fondo privado Carta de solicitud de traslado a entidad pensionadora Recibo de pago ultima mesada pensional (documento opcional para entidades diferentes al ISS) Documento de identidad (tarjeta de identidad, cdula de ciudadana, cdula de extranjera, pasaporte) Declaracin juramentada (proforma Carta Independiente tipo 41) carta firmada por el tercero. Documento de identidad (cdula de ciudadana, cdula de extranjera, pasaporte) Documento de identidad (cdula de ciudadana, cdula de extranjera, pasaporte) Copia de carta de subsidio al desempleo Documento de identidad (tarjeta de identidad, cdula de ciudadana, cdula de extranjera, pasaporte) Copia contrato y/o convenio de asociacin

Beneficiario Cnyuge

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Pensionado Sustituto

Documento de identificacin del compaero (a) (tarjeta de identidad, cdula de ciudadana, cdula de extranjera, pasaporte) Declaracin juramentada de dependencia econmica (declaracin incluida dentro del Formulario nico de Afiliacin) o carta firmada por el cotizante (cabeza de familia) que indique la dependencia econmica de su compaero (a). En caso de ser menor de edad se debe presentar carta firmada Beneficiario Compaero por alguno de los padres del menor en donde indique conocer (a) permanente la situacin del menor. Declaracin juramentada de convivencia (declaracin incluida dentro del Formulario nico de Afiliacin, en la cual debe registrarse la firma del compaero (a) permanente) o carta firmada por el cotizante y compaero (a) donde indique el tiempo de convivencia. Documento de identificacin del compaero (a) (cdula de ciudadana, cdula de extranjera, pasaporte) Declaracin juramentada de dependencia econmica (declaracin incluida dentro del Formulario nico de Afiliacin) o carta firmada por el cotizante (cabeza de familia) que indique la dependencia econmica de su compaero (a). Declaracin juramentada de convivencia (declaracin incluida dentro del Formulario nico de Afiliacin, en la cual debe registrarse la firma del compaero (a) o carta firmada por el cotizante y compaero (a) donde indique el tiempo de convivencia. Registro civil de nacimiento del menor con el NUIP (Nmero de identificacin nica personal) o pasaporte Tarjeta de identidad del menor o pasaporte Registro civil de nacimiento que acredite parentesco

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Pensionado Jubilado

Beneficiario Pareja del mismo sexo

Independientes con 1 SMMLV Independientes con 2 SMMLV Independiente con subsidio al desempleo Independiente Aprendiz SENA

Beneficiario Hijos menores de 7 aos Beneficiario Hijos entre 7 a 17 aos

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PARENTESCO

DOCUMENTO
Cdula de ciudadana, cdula de extranjera o pasaporte. Registro civil de nacimiento que acredite parentesco Declaracin juramentada de dependencia econmica (declaracin incluida dentro del Formulario nico de Afiliacin) o carta firmada por el cotizante (cabeza de familia) que indique la dependencia econmica de su hijo. Certificado de estudios expedido por la institucin aprobada por el ICFES, donde se certifique el nivel, grado y aprobado como programa de educacin formal.. Documento de identificacin respectivo de acuerdo a la edad (tarjeta de identidad, cdula de ciudadana, cdula de extranjera, pasaporte) Registro civil de nacimiento que acredite parentesco Certificacin de medicina laboral

Beneficiario Hijos de 18 aos a 25 aos

PARENTESCO

DOCUMENTO
Documento de identificacin de los padres (cdula de ciudadana, cdula de extranjera, pasaporte) Registro civil de nacimiento que acredite parentesco con el cotizante. Declaracin juramentada de dependencia econmica (declaracin incluida dentro del Formulario nico de Afiliacin) o carta firmada por el cotizante (cabeza de familia) que indique la dependencia econmica de sus padres. Cdula de ciudadana de la persona a afilar (cdula de ciudadana, cdula de extranjera, pasaporte) Registro Civil o partida de Matrimonio o carta firmada por el cotizante donde indique la unin con uno de los padres. Registro civil de nacimiento que acredite parentesco con el cotizante. Declaracin juramentada de dependencia econmica (declaracin incluida dentro del Formulario nico de Afiliacin) o carta firmada por el cotizante (cabeza de familia) que indique la dependencia econmica de su padrastro o madrastra. Documento de identificacin del beneficiario (registro civil, tarjeta de identidad, cdula de ciudadana, cdula de extranjera, pasaporte) Registro civil de nacimiento que acredite parentesco con el cotizante (los necesarios para acreditar parentesco cuando son mayores de 12 aos)

Padres

Hijos discapacitados

Documento de identificacin (registro civil, tarjeta de identidad, Hijos aportados a la pasaporte) unin menores de edad (madre o padre biolgico Registro civil de nacimiento que acredite parentesco. debe estar afiliado en la Carta indicando hijo aportado al hogar y dependencia econmica firmada por el cabeza de grupo familiar. EPS, ya sea como beneficiario o cotizante)

Padrastro o Madrastra

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Documento de identificacin (cdula de ciudadana, cdula de Hijos aportados a la extranjera, pasaporte) unin mayores de edad Registro civil de nacimiento que acredite parentesco entre 18 y 25 aos Carta indicando hijo aportado al hogar y dependencia econ(madre o padre biolgico mica firmada por el cotizante (cabeza de familia). debe estar afiliado en la Certificado de estudios expedido por la institucin aprobada EPS, ya sea como benepor el ICFES, donde se certifique el nivel, grado y aprobado ficiario o cotizante) como programa de educacin formal. Hijos adoptados menores de edad Documento de identificacin (registro civil, tarjeta de identidad, pasaporte) Certificado de adopcin o carta de entrega emitida por el ICBF Registro civil de nacimiento (opcional)

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Beneficiario por UPC

Documento de identificacin (cdula de ciudadana, cdula de extranjera, pasaporte) Registro civil de nacimiento Certificado de adopcin o carta de entrega emitida por el ICBF Declaracin juramentada de dependencia econmica (declaraHijos adoptivos mayores cin incluida dentro del Formulario nico de Afiliacin) carta de edad entre 18 y 25 firmada por el cotizante (cabeza de familia) que indique la deaos pendencia econmica de su hijo. Certificado de estudios con intensidad horaria de mnimo 20 horas semanales en institucin educativa reconocida por el ICFES y Ministerio de Educacin. Este documento debe ser presentado cada 6 meses.
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REQUISITOS PARA AFILIAR A LOS EMPLEADOS DE SU EMPRESA La empresa debe estar inscrita ante la EPS. Si no lo est debe diligenciar el Formulario de Inscripcin y Novedades de Empresa y adjuntar los documentos soporte para tal efecto, segn tipo de empresa. El trabajador debe manifestar libremente a su empleador, su decisin de afiliarse a la EPS. Si se encuentra afiliado a otra EPS y desea trasladarse, se debe tener en cuenta que cumpla con las condiciones establecidas para tal efecto. AFILIACIN DE BENEFICIARIOS ADICIONALES: Cuando un afiliado cotizante desea incluir beneficiarios diferentes a los que puede incluir directamente por ley, podr afiliarlos pagando un valor equivalente al valor de la Unidad de Pago por Capitacin (UPC) de acuerdo a la tabla emitida por el gobierno nacional de acuerdo al rango de edad y el gnero. Este beneficiario recibe la denominacin de cotizante dependiente y tiene derecho a los mismos servicios de los beneficiarios directos. Se pueden afiliar familiares del cotizante hasta tercer grado de consanguinidad, que dependan econmicamente de ste y no se encuentren afiliados al Sistema Ge neral de Seguridad Social en Salud bajo ningn otro rgimen (ejemplo: subsidiado) ni condicin: Recuerde que puede obtener los formularios y formatos que requiera, a travs de nuestra seccin de salud. El trabajador debe diligenciar completamente, el Formulario nico de Afiliacin y novedades al POS rgimen contributivo, el cual debe ser firmado por l y por el empleador, y el Formato de Estado de Salud (declaracin juramentada sobre el estado de salud del cotizante y grupo familiar) (ver numeral 9). Si el trabajador tiene cnyuge, recuerde la importancia de unificar el grupo familiar en la misma EPS. Si va a afiliar beneficiarios, todos deben quedar registrados en un solo formulario. Esta afiliacin se puede realizar por medio fsico o electrnico (herramienta TRANSAR). El trabajador debe anexar todos los documentos soporte que acreditan su condicin y la de sus beneficiarios, segn corresponda. Hacer entrega del formulario y el soporte documental a la EPS. El funcionario receptor de la afiliacin verificar que los formularios estn correctamente diligenciados y que se cumpla con el soporte documental necesario, segn el caso. Si se trata de un traslado de EPS, validar si procede segn se cumplan los requisitos legales establecidos. Si todo est en orden, aceptar la afiliacin colocando el sello de radicado al formulario y har entrega de dos (2) copias (empresa y trabajador). Cuando la afiliacin no cumpla los requisitos mnimos establecidos, la Entidad Promotora de Salud lo comunicar al solicitante y al respectivo empleador, dentro de los treinta (30) das siguientes a la fecha de presentacin del formulario, en la cual se solicit la vinculacin, para efectos de subsanar los errores o las inconsistencias. La empresa debe conservar una copia de la afiliacin radicada (empresa) y entregar la otra al trabajador. La EPS grabar la afiliacin. Recordemos que la cobertura durante los primeros treinta (30) das ser nicamente en los servicios de atencin inicial de urgencias. El resto de los servicios contemplados en el POS les sern brindados treinta (30) das despus siempre y cuando hubiere efectuado el pago de la cotizacin respectiva. La empresa debe hacer sus aportes a la EPS segn corresponda, en las fechas definidas por ley.
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Padres, hijos de cualquier edad y condicin: que en razn de la ley no puedan ser cubiertos como beneficiarios directos. Ejemplo: mayores de 18 aos que no estudien o mayores de 25 aos, hermanos, bisabuelos, abuelos, nietos, bisnietos, tos, sobrinos, menores de 12 aos que dependan econmicamente del cotizante, as no tengan ningn vnculo de consanguinidad con l. Ejemplo: ahijados, siempre y cuando no se encuentren afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud bajo ningn otro rgimen.

CUANDO CONTRATE PERSONAS QUE TIENEN VNCULO CON EL RGIMEN DE EXCEPCIN, RECUERDE: Independiente que el trabajador a afiliar sea nuevo en el Sistema General de Seguridad Social en Salud (es decir, que nunca haya estado afiliado bajo ninguna condicin; que habiendo estado afiliado haya dejado de cotizar durante ms de seis (6) meses; o haya estado afiliado como independiente y tenga ms de tres (3) meses de mora), o ya venga afiliado a la EPS pero sea nuevo en la empresa, el procedimiento es el mismo: diligenciar formulario de afiliacin, anexar soporte documental correspondiente y en el mes siguiente realizar primer aporte con base en lo devengado durante el mes que inicio a laborar. Recuerde que los aportes al sistema de salud se realizan de manera anticipada. Si el trabajador contratado pertenece al rgimen de excepcin, no debe ser afiliado a ninguna EPS, el empleador debe respetar su afiliacin a dicho rgimen y remitir los aportes correspondientes directamente al FOSYGA, en los formularios que el Ministerio de Salud tiene establecidos para tal efecto. Los servicios asistenciales sern prestados exclusivamente a travs del rgimen de excepcin y las prestaciones econmicas sern cubiertas por el FOSYGA, en lo cual el empleador har los trmites respectivos. Si se contrata una persona cuyo cnyuge, compaero o compaera permanente pertenece al rgimen de excepcin, este trabajador no debe ser afiliado a ninguna EPS, su empleador deber efectuar la respectiva cotizacin directamente al Fondo de Solidaridad y Garanta FOSYGA. Si el rgimen de excepcin no contempla la posibilidad de afiliar cotizantes distintos a los de su propio rgimen, el empleador deber realizar la afiliacin del trabajador obligatoriamente en el rgimen contributivo y los beneficiarios quedarn cubiertos por el rgimen de excepcin. Cuando la persona afiliada a un rgimen de excepcin, sin tener derecho a ello, reciba servicios de salud de una Entidad Promotora de Salud o de una Institucin Prestadora de Servicios que no haga parte de la red de servicios del rgimen de excepcin, existir obligacin de estas entidades de solicitar el reembolso al rgimen de excepcin al cual pertenece el usuario.

AFILIACION DEL RECIN NACIDO: Para los Neonatos, (menores de 1 mes) los cotizantes deben solicitar registro civil en la registradura y legalizarlo en la EPS en un plazo no mayor a treinta (30) das calendario. Recin nacido es el menor de un ao que nace o se adopta, cuando sus padres estn afiliados al sistema; as como aquellos que se afilien cuando an no han cumplido un ao. Si el parto fue autorizado y atendido por la EPS, la afiliacin del recin nacido puede hacerse a travs de nuestra Central Telefnica de Servicios Salud, o presentando ante la EPS el Formulario nico de Afiliacin y novedades al POS rgimen contributivo y el certificado de nacido vivo; de cualquier manera, antes de cumplir el primer mes, se deber presentar copia legible del registro civil de nacimiento para legalizar dicha afiliacin. Si el parto no fue autorizado ni atendido por la EPS, deber presentar: Formulario nico de Afiliacin y novedades al POS rgimen contributivo, copia de registro civil de nacimiento, y certificacin de afiliacin de la madre al Sistema General de Seguridad Social en Salud, si se encuentra afiliada en otra EPS.

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INGRESO BASE DE COTIZACIN: No se puede cotizar por debajo de un (1) Salario Mnimo Legal Vigente ni superior a 25 SMMLV. Base mnima: 1 SMMLV - trabajadores dependientes y servicio domstico (aunque la jornada sea inferior a tiempo completo o el salario sea inferior al mnimo legal). 50% de 1 SMML - madres comunitarias 1 SMMLV - independientes o personas con ingresos diferentes a salario o pensin. Base mxima: 25 SMMLV. Salario Integral: 70% del salario sin superar la base mxima. Independientes: Ingresos declarados versus el arrojado por el Sistema de Presuncin de Ingresos (con base en actividad econmica, escolaridad, trabajadores a cargo, entre otra informacin) aplicando el ms alto entre stos. La base se aplica hasta enero de cada ao, mximo plazo para modificarla o se entender incrementada en un porcentaje igual al del incremento del SMMLV. Si la modificacin realizada por el independiente excede el 40% de la base anterior, dichos excedentes no se tendrn en cuenta para liquidacin de prestaciones econmicas. Para los independientes contratistas la base ser el 40% del valor mensualizado del contrato. Dependientes: Salario bsico ms todo lo dems que constituya factor salarial, excepto auxilio de transporte. Para los pensionados la base ser la mesada pensional. En caso de varios empleadores, se aportar a travs de cada uno, a la misma EPS, el 12,5 % sobre cada ingreso percibido, sin superar la base mxima.

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AUTOLIQUIDACIN Y APORTES

PORCENTAJES DE COTIZACIN:

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La cotizacin al rgimen contributivo de salud ser a partir del primero (1) de enero del ao 2007, del 12,5% del ingreso o salario base de cotizacin, el cual no podr ser inferior al salario mnimo. La cotizacin a cargo del empleador ser del 8.5% y a cargo del empleado del 4%. A partir del primero (1) de enero del ao 2008 la cotizacin mensual de los pensionados es del 12% del valor de la respectiva mesada pensional. El pago se realiza de manera anticipada, teniendo en cuenta el ingreso percibido durante el mes inmediatamente anterior para los dependientes y el ingreso declarado o presunto (segn se defina en el momento de la afiliacin) para los independientes. As, el mes de pago ser el mismo correspondiente al periodo de cotizacin, lo cual otorga derecho a servicios durante el mes que se va a causar.

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FECHAS LMITES DE PAGO Recuerde que cualquier pago que realice por fuera de estas fechas generar intereses de mora a la tasa legal vigente, recobro de los servicios de salud prestados y el no reconocimiento de las prestaciones econmicas por incapacidades de enfermedad general y/o licencias de maternidad y/o paternidad. De acuerdo al Decreto 1670 de mayo de 2007 Por medio del cual se ajustan las fechas para el pago de aportes al Sistema de la Proteccin Social y para la obligatoriedad del uso de la Planilla Integrada de Liquidacin de Aportes debe tener en cuenta lo siguiente: Dos ltimos dgitos del NIT o documento de identificacin (No. incluye el dgito de verificacin) 00 al 10 11 al 23 Aportantes con 200 o ms cotizantes 24 al 36 37 al 49 50 al 62 63 al 75 76 al 88 89 al 99 Dos ltimos dgitos del NIT o documento de identificacin (No. incluye el dgito de verificacin) Aportantes con menos de 200 cotizantes 00 al 08 09 al 16 17 al 24 25 al 32 33 al 40 41 al 48 49 al 56 57 al 64 65 al 72 73 al 79 80 al 86 87 al 93 94 al 99 Da hbil de vencimiento 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
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COTIZACIN PARA PROFESORES Los profesores de establecimientos particulares de enseanza, cuyo contrato de trabajo se entienda celebrado por el periodo escolar, tienen derecho (y se trata de un derecho irrenunciable) a que el empleador efecte los aportes al rgimen contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud por la totalidad del semestre o ao calendario respectivo, segn sea el caso, an en el evento en que el periodo escolar sea inferior al semestre o ao calendario. COTIZACIONES EN CASO DE VIAJE AL EXTERIOR En caso de viaje al exterior del cotizante, deber a su regreso al pas, para no perder la antigedad, dentro de los treinta (30) das siguientes a ste, informar de dicho regreso a la EPS a la cual se encontraba afiliado y pagar el 1.5% cmo aporte sobre los meses que hubiere estado en el exterior, adjuntando a la comunicacin respectiva la fotocopia del pasaporte con los sellos de egreso e ingreso al pas. Dicho porcentaje corresponder a la subcuenta de solidaridad. COTIZACIONES DURANTE INCAPACIDADES, LICENCIAS, VACACIONES Y HUELGAS

Da hbil de vencimiento 1 2 3 4 5 6 7 8

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Durante la incapacidad laboral, la licencia de maternidad, vacaciones y permisos remunerados Se tomar como Ingreso Base de Cotizacin, el valor de la incapacidad o de la licencia de maternidad segn sea el caso, mantenindose la misma proporcin en la cotizacin que le corresponde al empleador y al trabajador (8,5% y 4% respectivamente). Durante vacaciones y permisos remunerados Las cotizaciones se causarn en su totalidad y el pago de los aportes se efectuarn sobre el ltimo Salario Base de Cotizacin reportado con anterioridad a la fecha en la cual el trabajador hubiera iniciado el disfrute de las respectivas vacaciones o permisos. Durante el periodo de huelga o suspensin temporal del contrato de trabajo (por las causales contempladas en el artculo del Cdigo Sustantivo del Trabajo) No habr lugar al pago de los aportes por parte del afiliado (4%), pero s de los correspondientes al empleador (8,5%), los cuales se efectuarn con base en el ltimo salario reportado con anterioridad a la huelga, o a la suspensin temporal del contrato. Esta norma aplica solo para trabajadores del sector privado.

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Durante la suspensin disciplinaria o licencia no remunerada de los servidores pblicos No habr lugar a pago de aportes a la seguridad social, salvo cuando se levante la suspensin y haya lugar al pago de salarios por dicho periodo.

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REPORTE DE NOVEDADES

Dos ltimos dgitos del documento de identificacin 00 al 07 08 al 14 15 al 21 Trabajadores independientes 22 al 28 29 al 35 36 al 42 43 al 49 50 al 58 57 al 63 64 al 69 70 al 75 76 al 81 82 al 87 88 al 93 94 al 99

Da hbil de vencimiento 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Conforme lo establecen las normas vigentes, las novedades ocurridas al interior de la nmina deben reportarse a la EPS a ms tardar en la siguiente planilla de autoliquidacin, despus de ocurrida la novedad. Cuando dentro del mes ocurre ms de una novedad por afiliado, estas debern reportarse en su totalidad.

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Novedad de Ingreso (ING) Esta novedad aplica cuando en el mes ha ingresado un funcionario que haya seleccionado una EPS, siempre y cuando se le haya recibido el formulario de afiliacin con anterioridad. Igualmente aplica cuando el trabajador haya estado vinculado a esta EPS con anteriores empleadores y no haya manifestado su intencin de trasladarse de EPS, en este caso se reporta el numero de das de cotizacin equivalente al tiempo transcurrido desde la afiliacin y el ltimo da del mes. Novedad de Retiro (RET) Esta novedad aplica cuando se termina la relacin contractual entre la empresa y el trabajador, que se encontraba vinculado a la EPS. En este caso se reporta el nmero de das de cotizacin equivalente al tiempo transcurrido entre el primer da del mes y la fecha de retiro. Cuando el afiliado ingrese y se retire en el mismo mes, se reportar el equivalente entre la fecha de ingreso y su respectivo retiro. Novedad de Traslado de Otra Administradora (TDA) Esta novedad se reporta en el primer pago que se efecte a la nueva EPS elegida, cuando un trabajador se traslade de otra EPS hacia esta. Solo aplica cuando la otra EPS le ha autorizado la movilidad. En este caso se reportan treinta (30) das de cotizacin. El primer aporte se debe hacer el mes subsiguiente a la fecha en que el afiliado radic su formulario en la nueva EPS.

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Mdulo

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PRESTACIONES ECONMICAS

PROCEDIMIENTO PARA EL RECONOCIMIENTO ECONMICO DE INCAPACIDADES Y LICENCIAS Novedad de Traslado a Otra Administradora (TAA) Esta novedad se reporta en el ltimo pago efectuado a la anterior EPS, cuando un trabajador se traslade de esta EPS hacia otra. Solo aplica cuando se le ha autorizado la movilidad. En este caso se reportan treinta (30) das de cotizacin. Variacin Permanente de Salario (VSP) Esta novedad se reporta cuando se le incrementa el salario fijo al trabajador afiliado. Variacin Transitoria de Salario (VST) Esta novedad aplica siempre que el afiliado reciba ingresos por horas extras, recargos nocturnos, bonificaciones, sobresueldos, comisiones, que le incrementan o disminuyen su IBC. Licencia no Remunerada (SLN) Esta novedad se reporta cuando el trabajador presenta licencia no remunerada, por alguna de las causales contempladas en el Cdigo Sustantivo del trabajo en su artculo 51. Es importante recordar que durante el tiempo que el trabajador se encuentre en Licencia No remunerada, es obligacin del empleador aportar el % de la cotizacin que le corresponde, que para el caso de salud es del 8,5% sobre el salario fijo del trabajador. Los das de cotizacin sern el equivalente al tiempo laborado y al nmero de das que dure la novedad. En ningn caso la sumatoria de das podr ser superior ni inferior al equivalente a treinta (30) das de cotizacin. La EPS, da a conocer el procedimiento para el reconocimiento econmico de las incapacidades por enfermedad general, as como de las licencias de maternidad y paternidad de sus trabajadores. PASO 1 El mdico u odontlogo expide incapacidad o licencia de maternidad al afiliado cotizante. PASO 2 El afiliado (a) cotizante entrega a su empleador el certificado original de la incapacidad o licencia, expedido en la papelera de la EPS, de la IPS o del profesional mdico, cuya finalidad es soportar la ausencia laboral y como documento para solicitar del reconocimiento econmico ante la EPS.

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PASO 3 El empleador diligencia completamente en original y copia del formato de solicitud de reconocimiento de prestaciones econmicas (ver procedimiento de diligenciamiento). Adjuntar los certificados en original de la incapacidad o licencia y documentos soportes segn el caso. Presenta la documentacin anterior junto con el formato de solicitud, en los puntos de atencin de la EPS (ver puntos de atencin). Preferiblemente diligenciar un formato para las incapacidades y otro para las licencias.

PASO 4 La EPS recibe la solicitud con los documentos soporte, segn el caso, revisa el cumplimiento de los requisitos y paga o informa novedades a la empresa o al afiliado cotizante

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CMO DILIGENCIAR EL FORMATO DE SOLICITUD DE RECONOCIMIENTO ECONMICO DE PRESTACIONES ECONMICAS POR INCAPACIDADES, LICENCIAS DE MATERNIDAD Y PATERNIDAD? MPORTANTE! UTILIZAR UN FORMATO PARA RELACIONAR LAS INCAPACIDADES Y OTRO PARA LAS LICENCIAS EN ORIGINAL Y COPIA Datos del solicitante Razn Social o nombre del trabajador independiente, persona natural o jurdica, tipo y nmero de identificacin, direccin, ciudad, nmero telefnico, fax, correo electrnico y tipo de aportante. Tenga presente los siguientes aspectos al momento de registrar la cuenta: 1. La cuenta debe estar activa. 2. Ser de nico titular. 3. Ser del beneficiario del pago. 4. No ser compartida o conjunta. 5. No se debe registrar la cuenta del trabajador o del representante legal. 6. En el caso de los trabajadores independientes no se debe registrar la cuenta de alguno de sus familiares. 7. Para empresas, se debe registrar la cuenta del empleador. 8. Para el trabajador independiente o dependiente (autorizado por el empleador), la cuenta del trabajador. 1. Transferencia electrnica: Nombre del banco: asegurarse que la informacin corresponda a la entidad bancaria del nmero de la cuenta registrada. Autorizacin de pago Nmero de la cuenta: registrar los ceros a la izquierda, si el nmero de la de incapacidades y cuenta los tiene. licencias por transfe- Tipo de cuenta: marcar el tipo de cuenta y asegurarse de marcar una sola rencia electrnica de las opciones: 1. Corriente 2. Ahorros Registrar el nmero de identificacin y nombre del trabajador, por cada uno Relacin de trabaja- de los certificados anexos al formato. dores a quienes se Anexar a la relacin los documentos soporte segn el caso. les expidi incapacidad y cuyos certificados son anexos a Anexar a la relacin los documentos soporte segn el caso. este formato.

DOCUMENTACIN SOPORTE: Si la empresa o afiliado cotizante no presenta el formato de solicitud de reconocimiento de prestaciones econmicas, se acepta como prueba de recibido carta con la solicitud del trmite adicional al formato de solicitud y a los certificados originales de incapacidad, licencia y registro civil de nacimiento del hijo (licencia de paternidad), presentar: En incapacidad por enfermedad general: Incapacidad por accidente de trnsito: historia clnica o reporte del SOAT. Incapacidad hospitalaria y/o quirrgica expedida por profesional no adscrito a la EPS: copia completa de la historia clnica del procedimiento que gener la expedicin de la incapacidad. Nota: cuando la incapacidad fue expedida en papelera del mdico o IPS adscritas, se debe anexar copia de la historia clnica.

En licencias de maternidad: 1. Fotocopia del registro civil de nacimiento del hijo, si: El recin nacido no se encuentra afiliado a la EPS. La licencia de maternidad es por adopcin (padres biolgicos o adoptivos). Si la licencia de maternidad fue expedida fuera del pas. 2. Copia de la historia clnica de la atencin con la siguiente informacin: Fecha de inicio de la licencia de maternidad. Semanas de gestacin en la fecha de inicio de la licencia. Fecha probable de parto. Peso del recin nacido. 3. Certificado de defuncin en caso de fallecimiento del hijo. 4. Para el caso de la licencia de maternidad por adopcin: Padre adoptante (sin cnyuge o compaera permanente): copia autenticada de la resolucin del ICFB por medio de la cual se conceda la patria potestad. No se autoriza licencia de paternidad. Fecha de inicio de la licencia: fecha en que se expide la resolucin del ICFB donde concede la patria potestad. Madre adoptante: Copia autenticada del acta de colocacin expedida por el ICBF. Fecha de inicio de la licencia: Fecha en que se expide el acta de colocacin expedida por el ICBF. 5. Cuando la licencia de maternidad fuese expedida fuera del pas los documentos deben estar: Legalizados y traducidos al espaol, suscritos por el Cnsul. La firma del Cnsul debe estar avalada por el Ministerio de Relaciones Exteriores. En el caso de documentos pblicos (cuando la madre es atendida en instituciones estatales del pas en donde se expide la licencia no hay necesidad de hacer este trmite) con el sello de apostillaje se validan los documentos.
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PUNTOS DE RADICACIN Punto de atencin Salitre Direccin Telfono Das de atencin Lunes a viernes Sbado 6 445757 Lunes a viernes Sbado Lunes a viernes Calle 42 NOTA: en caso de fallecimiento de la madre antes de terminar la licencia de maternidad, el empleador del padre del nio le conceder una licencia de duracin equivalente al tiempo que falta para expirar el periodo de la licencia posterior al parto. Esto se consagra como una prestacin patronal, es decir a cargo del empleador, quien deber asumir la licencia del padre. Calle 42 N 13-19, piso 1 Avenida Primero de Mayo Transversal 73 No. 41 F-28 Sur, piso 1 (antigua direccin) Kennedy Transversal 78 H No. 41C-48 Sur, piso 1 (direccin actual) 3208430 Sbado Lunes a viernes 4039393 Sbado 6:00 a.m. - 4:00 p.m. Horario de atencin 6:30 a.m. - 7:00 p.m. Jornada continua 6:30 a.m. - 4:00 p.m. 6:00 a.m. - 7:00 p.m. Jornada continua 6:00 a.m. - 4:00 p.m. 6:30 a.m. - 7:00 p.m. Jornada continua 6:30 a.m. - 4:00 p.m. 6:00 a.m. - 7:00 p.m. Jornada continua

MODALIDADES DE LA FECHA DE INICIO DE LA LICENCIA DE MATERNIDAD Licencia pre parto 2 semanas Licencia post parto 12 semanas Observacin eleccin de la trabajadora acordada con el empleador eleccin de la trabajadora acordada con el empleador Bajo diagnstico mdico

Avenida Calle 26 No. 66 A 48, piso 3

4441234

1 semana

13 semanas 14 semanas

Calle 94

Calle 94 No. 23 43, piso 1

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LICENCIA DE PATERNIDAD Presentar dentro de los treinta (30) das siguientes al nacimiento del hijo: Formato de radicacin o carta remisoria de la empresa en todos los casos Fotocopia del registro civil de nacimiento del hijo. Sur Oriente Sede Av. 68

Lunes a viernes Avenida 68 N49A-47, piso 1 4280666 Sbado Lunes a viernes Carrera 21 N 24-80 Sur, piso 1 Centro Comercial Portal de la Sabana, Avenida Calle 13 con Carrera 104, piso 1 4441234 Sbado Lunes a viernes 4441234 Sbado

6:30 a.m. - 7:00 p.m. Jornada continua 6:30 a.m. - 4:00 p.m. 6:00 a.m. - 7:00 p.m. Jornada continua 6:00 a.m. - 4:00 p.m. 6:30 a.m. - 7:00 p.m. Jornada continua 6:30 a.m. - 4:00 p.m.

Para el caso de la licencia de paternidad por adopcin, presentar el registro civil de nacimiento del hijo de los padres biolgicos o adoptivos.

Fontibn

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Cmo se liquida una incapacidad por enfermedad general? LIQUIDACIN INCAPACIDAD POR ENFERMEDAD GENERAL PREGUNTAS FRECUENTES PRESTACIONES ECONMICAS Cul es la forma de pago? Transferencia electrnica: consignacin de valor autorizado a pagar en la cuenta del empleador o trabajador independiente. Se deben transcribir los certificados de incapacidad o licencia al formato de la EPS? No, la EPS no transcribe los certificados, acepta los certificados de incapacidad o licencia de maternidad en la papelera de las IPS o profesionales mdicos adscritos, salvo 3 excepciones con la presentacin del certificado original de la incapacidad. El auxilio monetario por enfermedad no profesional no podr ser inferior al Salario Mnimo Legal Vigente Sentencia C-543/07 Das 1a3 4 a 90 Valor liquidado por la EPS Cero (0) Frmula Reconocidos por el empleador INICIAL (IBC mes anterior al inicio de la incapacidad * 2 * No. das (-3)) / (30*3) PRRROGA (IBC incapacidad inicial * 2 * No. das) / (30*3) (IBC incapacidad inicial * 1 * No. das) / (30*2) 1/2 (50%) del Ingreso Base de Cotizacin incapacidad inicial CST, Artculo 227 y 228, Decreto 770/75, Artculo 9, Literal C), Circular Externa No. 011/95, N 1.3, Decreto 3135/68, Artculo 18, Decreto 1848/69, Artculo 9. Norma Legal Decreto 1406 de 1999, Pargrafo Primero, Articulo 40.

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Fondo de pensiones: incapacidades prrroga superiores a 180 das. Doble empleador: el afiliado cotiza por ms de una empresa y requiere un certificado original para presentar a cada empleador. Incapacidad de origen profesional: accidente de trabajo o enfermedad profesional, para presentar la solicitud de reconocimiento econmico directamente ante la ARP. En este caso se debe adjuntar al certificado original de la incapacidad la copia del reporte de accidente de trabajo o de la calificacin de la ARP. Nota: para la transcripcin se requiere presentar el certificado original de la incapacidad y copia completa de la historia clnica de la atencin.

2/3 (66.667%) del Ingreso Base de Cotizacin

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91-180

1/2 (50%) del Ingreso Base de Cotizacin incapacidad inicial. Se tramitan directamente al Fondo de Pensiones al cual se encuentre afiliado el cotizante

180 das en adelante

Decreto 1848 de 1969, Artculo 27. Decreto 1848 de 1969, Artculo 60. Decreto 2463 de 2001, Artculo 23.

Nota: Las incapacidades originadas por enfermedad profesional o accidente de trabajo son reconocidas desde el mismo da del accidente, directamente por la Administradora de Riesgos Profesionales (ARP), con el 100% del IBC de la fecha de inicio de la incapacidad.

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Y cmo se liquida una licencia de maternidad Tipo Das Valor liquidado por la EPS Frmula Norma legal

Y la licencia de paternidad, cmo se liquida? La fecha de inicio corresponde a la fecha de nacimiento del hijo. Pago: se genera el pago por consignacin veinte das hbiles despus de radicada la Licencia. Das 8 das hbiles Valor liquidado por la EPS 100% del Salario Base de Cotizacin del mes en que se radica la solicitud Frmula (IBC mes radicacin * 8 das hbiles) / 30 Norma legal Ley 1468/ 30 de junio de 2011. Sentencia C-174 del 18 de marzo de 2009 Ley 755 de 2002. Circular Externa No. 011 de 1995, No. 1.4.

Parto a trmino 40 semanas de gestacin

98

100% del Salario Base IBC mes inicio* de Cotizacin del mes das) / 30 de inicio

Ley 1468/ 30 de junio de 2011. Circular Externa No. 011 de 1995, No. 1.4.

Parto mltiple Ms de un hijo Parto prematuro Mltiple

112

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112 ms los das hasta completar las 40 semanas 98 ms los das hasta completar las 40 semanas 28 das

Cmo se liquidan las incapacidades (por enfermedad general, licencia de maternidad y paternidad) cuando el trabajador devenga salario variable? El salario variable es el devengado por obra o a destajo, por comisin o por participacin de utilidades Trabajadores dependientes Frmula Norma Legal Trabajadores independientes Frmula Norma Legal Decreto 3085/2007, Artculo 2.

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Parto prematuro 37 o menos semanas de gestacin

Parto no viable 21 a 40 semanas de gestacin con recin nacido muerto Aborto 1 a 20 semanas de gestacin

Segn criterio medico hasta 28 das

El promedio CST Artculo 227, El promedio de los ltimos del IBC de los 228 y 236 Decredoce (12) meses o los que ltimos doce to 3135/68, Arttenga si no alcanza a un (1) (12) meses o los culo 18 Decreto ao. que tenga si no 1848/69, Artculo 9. alcanza a un (1) Las variaciones en el Inao. greso Base de Cotizacin que excedan de cuarenta por ciento (40 %) respecto del promedio de los doce (12) meses inmediatamente anteriores, no sern tomadas en consideracin, en la parte que exceda de dicho porcentaje, para efectos de la liquidacin de prestaciones econmicas.

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Cules son los requisitos para tener el derecho al reconocimiento econmico de las incapacidades por enfermedad general? Solicitud del empleador radicada en la EPS con el certificado original de la incapacidad Tema Fecha de inicio Afiliacin Incapacidad Igual a la fecha de la valoracin mdica El trabajador (a) cotizante debe estar afiliado (a) en la fecha de inicio de la incapacidad por la empresa que realiza la solicitud de reconocimiento econmico. Por lo menos cuatro (4) de los seis (6) pagos de aportes anteriores a la fecha de inicio de la incapacidad deben haber sido oportunos. EPS: enfermedad general (hasta 180 das) EPS: accidente de trnsito ARP: accidente de trabajo ARP: enfermedad profesional AFP: enfermedad general (mayor a 180 das) Beneficiarios Afiliado cotizante no pensionado Decreto 806 de 1998, Artculo 8. Pargrafo. Artculos 74, 75, 76, 80. Decreto 1804 de 1999, Artculo 21, Numeral 2. Decreto 047 de 2000, Artculo 3, Numeral 1. Decreto 783 de 2000, Artculo 9. Norma legal

Vigencia

Tres (3) aos contados desde la fecha de inicio de la incapacidad

Ley 1438 de 2011 - Reforma al SGSSS, Artculo 28 Decreto 1406 de 1999, Pargrafo 1, Artculo 40, CST, Artculos 227 y 228, Decreto 770/75, Artculo 9, literal C, Circular Externa No. 011/95, No. 1.3, Decreto 3135/68, Artculo 18, Decreto 1848/69, Artculo 9. Decreto 806 de 1998, Artculo 8 y Decreto1804 de 1999, Artculo 21. Decreto 1406 de 1999, Artculo 40, Prrafo 1. Decreto 1804 de 1999, Artculo 21, Numeral 2.

Nmero de das reconocidos por la EPS

Del da 4 al 180 de incapacidad prrroga (calendario)

Mora en aportes

En caso de mora el empleador responsable, deber asumir directamente el costo de las prestaciones econmicas

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Oportunidad de pago del aporte a salud

Decreto 1804 de 1999, Artculo 21. Numeral 1. Ley 100 Artculo 206. Incapacidades Decreto 3990 de 2007, Numeral 5, Pargrafo 6. Ley 100 de 1993, Artculo 208. Decreto 1295 de 1994 Artculo 2, literal C. Decreto 1848 de 1969, Artculo 27. Decreto 1848 de 1969, Artculo 60. Decreto 2463 de 2001, Artculo 23. Circular Externa No. 011 de 1995, Numeral 1.3.

El trabajador (a) cotizante Aportes durante el debe tener aporte durante periodo que dure la incapacidad o todos los das de la incapacidad o licencia licencia El trabajador deber haber cotizado mnimo cuatro (4) semanas en forma ininterrumpida y completa, anteriores a la fecha de inicio de la incapacidad Sern de cargo del empleador o trabajador (a) independiente en los eventos en que no proceda el reembolso de las mismas por parte de la EPS El pago lo har directamente el empleador al afiliado (a) cotizante dependiente, con la misma periodicidad de su nmina

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Decreto 783 de 2000, Artculo 9.

Cobertura de las prestaciones econmicas segn entidad administradora

Periodos de cotizacin

Incumplimiento de requisitos legales

Decreto 806 de 1998, Artculo 8 y Decreto 1804 de 1999, Artculo 21.

Pago de la prestacin econmica

Circular Externa No. 011 de 1995, Numeral 1.3.

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Cules son las incapacidades que no tienen cobertura por la EPS?

Cules son los requisitos para tener el derecho al reconocimiento econmico de las licencias de maternidad?

INCAPACIDADES QUE NO TIENEN COBERTURA POR LA EPS Incapacidad Norma legal No se reconocen los das de la incapacidad que se cruzan con das de incapacidad o li- Circular Externa No. 011 de 1995, Numeral 1.3 cencia anterior o posterior. La incapacidad originada por accidente de Ley 100 de 1993, Artculo 208. Decreto 1295 de trabajo o enfermedad profesional debe ser 1994 Artculo 2, literal C). Objetivos del Sistema reconocida por la ARP. General de Riesgos Profesionales. Las incapacidades iniciales de 1, 2 o 3 das, son a cargo de los respectivos empleado- Decreto 1406 de 1999, Pargrafo 1, Artculo 40. res. REQUISITOS LEGALES PARA EL RECONOCIMIENTO ECONMICO DE LICENCIAS DE MATERNIDAD TEMA LICENCIA DE MATERNIDAD NORMA LEGAL 1. Una o dos semanas previas a la fecha probable del parto. 2. En el caso de adopcin de nios y nias hasta los 18 aos: * Madre adoptante, fecha en que se exFecha de inicio pide el acta de colocacin expedida por el ICBF. * Padre adoptante sin conyugue o com paera permanente, fecha en que se ex pide la resolucin del ICFB donde con cede la patria potestad.

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No se reconoce la incapacidad que se origina en tratamientos con fines estticos o sus Decreto 1804 de 1999, Artculo 21, Decreto 047 complicaciones y los contemplados en las de 2000, Pargrafo, Artculo 3. exclusiones del POS. No se reconoce la incapacidad expedida por profesional particular no vinculado a la EPS, la incapacidad expedida fuera del pas o la incapacidad expedida por medicina legal. El Plan Obligatorio de Salud, no tiene cubrimiento por fuera del territorio nacional. La incapacidad expedida por medicina legal, no homologa ni reemplaza la incapacidad laboral, es de carcter legal no laboral.

Ley 1468/ 30 de junio de 2011 Cdigo Sustantivo del Trabajo, Artculo 237. C-543 del 30 de junio de 2010.

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Ley 100 de 1993, Resolucin 5261 de 1994, Artculo 14, Corte Constitucional en Sentencia T3882002 SU 480 de 1997, Decreto 806 de 1998, Artculo 1.

Afiliacin

Decreto 806 de 1998, Artculo 8. Pargrafo. Artculo 74, 75, 76, La trabajadora cotizante debe estar afiliada 80. en la fecha de inicio de la licencia por la em- Decreto 1804 de 1999, Artculo presa que realiza la solicitud. 21, Numeral 2. Decreto 047 de 2000, Artculo 3, numeral 1. Decreto 783 de 2000, Artculo 9. Ley 100 Artculo 207. Licencia de maternidad.

Superados los 180 das, la incapacidad pr- Decreto 1848 de 1969, Artculo 27. Decreto 1848 rroga, debe ser tramitada ante la Adminis- de 1969, Artculo 60. Decreto 2463 de 2001, Arttradora de Fondo de Pensiones (AFP). culo 23.

Cobertura de las prestaciones econmicas se- EPS. gn entidad administradora Beneficiarios Afiliada cotizante no pensionada.

Circular Externa No. 011 de 1995, Numeral 1.4.

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Cules son los requisitos para tener el derecho al reconocimiento econmico de las licencias de paternidad? La filosofa de la licencia por paternidad, es compartir con el recin nacido sus primeros das, por lo que esta deber solicitarse con la presentacin del registro civil del recin nacido TEMA Vigencia (3) aos contados desde la fecha de inicio Ley 1438 del 19 de enero de de la licencia. 2011. Reforma al SGSSS, Artculo 28. Trabajadora dependiente: 98 das si hay cotizacin de 180 das durante el periodo de gestacin. Trabajadora independiente con IBC mayor a 1 SMLMV: 98 das si hay cotizacin de 180 das durante el periodo de gestacin. Para los casos de embarazos mltiples y Ley 1468 de 2011. recin nacidos prematuros, los das se establecen en concordancia con la Ley 1468 de 2011. Trabajadora independiente con IBC menor a 1 SMLMV o madre comunitaria: 98 das si Acuerdo 414 de 11 de mayo hay cotizacin de 150 das durante el pero- de 2009. do de gestacin o reconocimiento proporcional si hay cotizacin por menos de 150 das durante el perodo de gestacin. Aportes duDecreto 1406 de 1999, Artculo rante el perioLa trabajada cotizante debe tener aporte do que dure la 40, Prrafo 1. Decreto 1804 de incapacidad o durante todos los das de la licencia. 1999, Artculo 21, Numeral 2. licencia Incumplimien- Sern de cargo del empleador o trabajado- Decreto 806 de 1998, Artculo to de requisitos ra independiente en los eventos en que no 8 y Decreto 1804 de 1999, Arlegales proceda el reembolso de las mismas por tculo 21. parte de la EPS. Pago de la El pago lo har directamente el empleador Circular Externa No. 011 de p r e s t a c i n al afiliado (a) cotizante dependiente, con la 1995, Numeral 1.4. econmica misma periodicidad de su nmina. Fecha de inicio LICENCIA DE PATERNIDAD NORMA LEGAL Fecha de nacimiento del hijo. Ley 1468 del 30 de junio de 2011. En el caso de adopcin de nios y C-543 del 30 de junio de 2010. nias hasta los 18 aos, la fecha de Ley 755 de 2002. colocacin o entrega del menor. Decreto 806 de 1998, Artculo 8. ParEl trabajador cotizante debe estar grafo. Artculo 74, 75, 76, 80. Decreto afiliado en la fecha de inicio de la li- 1804 de 1999, Artculo 21, Numeral 2. cencia por la empresa que realiza la Decreto 047 de 2000, Artculo 3, Nusolicitud. meral 1. Decreto 783 de 2000, Artculo 9. Ley 1468 del 30 de junio de 2011. Ley 755 de 2002.

Afiliacin

Nmero de das segn periodo de cotizacin

Cobertura de EPS. las Prestaciones Econmicas segn Entidad Administradora Beneficiarios

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Se reconoce para los hijos nacidos de la cnyuge o de la compaera Ley 1468 del 30 de junio de 2011. permanente y para el caso de adop- C-543 del 30 de junio de 2010. cin de nios y nias hasta los 18 Ley 755 de 2002 aos. 30 das hbiles contados a partir de la fecha de nacimiento del hijo o fe- Ley 755 de 2002. cha de colocacin o entrega del menor. 8 das hbiles de lunes a viernes. Sentencia C-174 del 18 de marzo de 2009.

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Vigencia

Nmero de das

Aportes duran- El trabajador cotizante debe tener Decreto 1406 de 1999, Artculo 40, te el periodo que aporte durante todos los das de la Prrafo 1. Decreto 1804 de 1999, Ardure la incapaci- incapacidad o licencia. tculo 21, Numeral 2. dad o licencia Periodos de coti- 36 semanas inmediatamente antezacin riores la fecha de inicio. Incumplimiento de los requisitos legales Pago de la prestacin econmica C-633 de 2009.

Sern de cargo del empleador o tra- Decreto 806 de 1998, Artculo 8 y bajadora independiente en Decreto 1804 de 1999, Artculo 21. El pago lo har directamente el empleador al afiliado cotizante dependiente, con la misma periodicidad de su nmina. Circular Externa No. 011 de 1995, Numeral 1.4.
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Debido a su naturaleza jurdica, para las empresas del sector pblico, algunas privadas y personas naturales, el Certificado de Cmara de Comercio puede ser reemplazado por los siguientes documentos segn el caso: Documentos que reemplazan el Registro de Cmara y Comercio por actividad de la empresa Alcalda Municipal Si el trabajador independiente no puede asistir, puede delegar a otra persona para cobrar el valor autorizado, esta persona deber presentar: Carta de autorizacin del trabajador con firma registrada en notara. Cdula de ciudadana del cotizante y del autorizado. En caso de imposibilidad de presentar la carta o la autenticacin de la misma, el trabajador deber solicitar que se consigne el valor correspondiente en la cuenta autorizada. Persona Natural Cdula de ciudadana. En caso de autorizar a un tercero en la reclamacin, este deber presentar: Resolucin del nombramiento del alcalde o copia del acta de nombramiento autenticada en notara.

Si soy trabajador independiente y no puedo ir personalmente a reclamar el cheque, qu puedo hacer?

Empleador es persona natural no No tiene obligacin de registro ante Cmara y Cocomerciante mercio. Empresa se encuentra en proceso Certificado de Cmara y Comercio indicando el nomde liquidacin o concesin bre del liquidador o de la empresa del concesionario. Entidad educativa Entidad religiosa Cooperativa de trabajo asociado Certificado de Personera Jurdica. Certificado de Representacin de Existencia, expedido por la Arquidicesis o Dicesis, segn sea el caso. Los estatutos y reglamentos de la cooperativa, con el fin de determinar la base para reconocer las prestaciones econmicas, segn las compensaciones que se hayan previsto por el trabajo. Certificado de Representacin Legal expedido por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

Madres comunitarias

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Carta de autorizacin con firma del beneficiario del pago autenticada ante notara. Cdula de ciudadana original del beneficiario y de quien reclama. Persona Jurdica Si reclama el representante legal de la empresa: Original de certificado de Constitucin y Gerencia con vigencia menor a treinta (30) das, expedido por la Cmara de Comercio o Certificado de Existencia y Representacin. Cdula de ciudadana del representante legal de la empresa. Sello de la empresa (presentar el sello fsico). Si reclama una persona autorizada por la empresa Cdula de ciudadana de la persona autorizada. Carta de autorizacin con firma autenticada en notara del representante legal. Original de certificado de Constitucin y Gerencia con vigencia menor a treinta (30) das, expedido por la Cmara de Comercio o Certificado de Existencia y Representacin. Sello de la empresa (presentar el sello fsico).

En caso de fallecimiento del beneficiario del pago Si el representante legal fallece Solicitud por escrito en papelera mem breteada (si la tiene), con firma autenticada en notara del nuevo representante legal y sello de la empresa (si lo tiene). Certificado de Cmara y Comercio actualizada, indicando el nombre del nuevo representante legal. Certificado de defuncin. Si el cotizante independiente fallece Solicitud por escrito. Certificado de defuncin del afiliado. Juicio de sucesin indicando el beneficiario de la prestacin econmica por incapacidad o licencia. En qu lugares y horarios puedo reclamar el cheque del reconocimiento econmico de las prestaciones econmicas? Sede Punto de atencin Direccin Das de atencin Lunes a viernes Sbado Horario 7:00 a.m. - 7:00 p.m. 7:00 a.m. - 1:30 p.m.
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Bogot Sede Empresarial Avenida 68 No. 49 A 47, piso 1, Tesorera, ventanillas 25 y 26

Mdulo

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DERECHOS Y DEBERES DEL EMPLEADOR

Mdulo
DERECHOS DEL EMPLEADOR: A recibir respuesta completa y oportuna a los requerimientos y solicitudes realizadas a la EPS. A ser informados sobre novedades ocurridas con los afiliados vinculados a la empresa. A recibir por parte de la EPS, el pago de prestaciones econmicas a que tenga derecho, conforme a lo establecido en la normatividad vigente. A recibir informacin respecto al manejo de los recursos; as como la gestin en general de la EPS; sin perjuicio de aquella que ostente el grado de reservada. A que el Sistema General de Seguridad Social en Salud asuma el pago de las prestaciones econmicas de sus trabajadores por incapacidades, enfermedad general y licencia de maternidad y/o paternidad. DEBERES DEL EMPLEADOR: A continuacin encontrar algunos vnculos que le facilitarn consultar temas de inters para su empresa: ALGUNOS ENLACES DE INTERS PARA SU EMPRESA http://www.minproteccionsocial.gov.co http://www.minhacienda.gov.co http://nominas.com.co/seguridad-social.html http://www.saludcolombia.com/actual/ultimas.htm http://actualicese.com/normatividad/ http://www.gerencie.com/seguridad-social.html http://www.supersalud.gov.co http://juriscol.banrep.gov.co/contenidos.dll?f=templates$fn=default.htm$3.0&vid =default Fuentes consultadas: La informacin del presente manual, tiene base en las siguientes normas y se encuentra actualizada al mes de noviembre de 2011. Ley 100 de 1993, Ley 797 de 2003, Ley 1122 de 2007, Ley 1438 de 2011 y Cdigo Sustantivo del Trabajo.

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NORMATIVIDAD DE INTERS

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Inscribir a la EPS a todas las personas que tengan alguna vinculacin laboral, ya sea verbal o escrita, temporal o permanente. Respetar la libre eleccin de EPS por parte del empleado. Pagar cumplidamente los aportes que le corresponden, contribuyendo as al financiamiento del Sistema General de Seguridad Social en Salud de conformidad con la normatividad legal vigente. Descontar de los ingresos laborales el porcentaje de cotizacin que le corresponde pagar a los trabajadores a la entidad a la cual estn afiliados. Asumir el costo completo de la atencin del trabajador y su ncleo familiar. Cancelar el valor total de las cotizaciones atrasadas de la totalidad de sus trabajadores. Cancelar el valor de las incapacidades y licencias por todo el tiempo de duracin de las mismas. Informar las novedades laborales de sus trabajadores a la entidad a la cual estn afiliados, como el nivel de ingresos y sus cambios, las vinculaciones y retiros de trabajadores. As mismo, informar a los trabajadores sobre las garantas y las obligaciones que les asisten en el Sistema General de Seguridad Social en Salud. Garantizar un medio ambiente laboral sano a fin de prevenir riesgos de accidente o enfermedad profesional y adoptar las medidas de seguridad industrial. Llevar un control epidemiolgico de enfermedades tanto de origen comn como profesional.

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