Garca Reyna Francisco Azael

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Metodologa para implantar un Sistema de Gestin de Calidad

Etapa 1. Estudio de factibilidad 1.1 Comprometer a la direccin con la importancia de implantar el sistema de calidad. Para demostrarle la necesidad de asumir el cambio e implantar este sistema, es conveniente hacerle presentaciones que demuestren los problemas actuales que tiene la organizacin, y demostrarle la repercusin econmica que tienen actualmente la ejecucin de estos problemas y los beneficios que se obtendran con la implantacin. En el caso en que ya se tenga el compromiso de la alta direccin, no ser necesario hacer la presentacin. Pero no obstante este requisito, es indispensable para obtener el xito del trabajo posterior. 1.2 Proponer a la direccin la forma ms efectiva de creacin de un grupo de la calidad que disee, controle y asesore la implantacin del sistema de la calidad. Como ejemplo se muestran las funciones del normalizador: Proponer metodologas de ingeniera de software y otras temticas de utilidad para la empresa. Buscar e implantar normas actualizadas. Verificar el uso de las metodologas. Definir caractersticas de calidad para productos y servicios. 1.3 Capacitar al consejo de direccin del centro y al resto de los trabajadores de la empresa en las temticas de calidad. Los temas para capacitar a los trabajadores deben ser: Modelo de madurez de las capacidades. Interpretacin del modelo ISO 9000: 2000. Documentacin del sistema de la calidad. Auditoras internas al sistema de la calidad. Herramientas informticas que faciliten la ejecucin del trabajo. 1.4 Estudiar la factibilidad econmica de acometer este proyecto, teniendo en cuenta las prdidas actuales por la no calidad y las ganancias estimadas que reportara la implantacin de este sistema. Algunos indicadores que demuestran la factibilidad de implantar este sistema seran: Productividad actual y productividad estimada con la aplicacin. Tiempo actual de desarrollo de un proyecto de software y tiempo estimado despus de la implantacin. Costos actuales del proyecto y costos despus de la implantacin. Ganancias del proyecto antes y despus.

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Etapa 2. Anlisis y diseo 2.1 Determinar los requerimientos del sistema. Anteriormente se especific que se utilizara el modelo ISO 9001 del 2000, as como el modelo europeo de calidad total. Adems, se tendrn en cuenta los requisitos del modelo CMM, modelo que es especficamente para empresas productoras de software. El modelo CMM consta de cinco niveles, y para esta metodologa se propone que la empresa en una primera etapa se centre en las reas claves de proceso del nivel 2, que son los procesos en los que toda empresa debe incidir en primer lugar. Estas reas claves de proceso son: Requerimientos del cliente. Planificacin de proyectos. Seguimiento y control de proyectos. Aseguramiento de la calidad. Administracin de la configuracin (control de versiones y crear bibliotecas de clases y componentes). Esto contribuye a aumentar la productividad en la programacin al facilitar la reutilizacin de cdigos. Gestin de la subcontratacin. Esto solo es aplicable para las empresas que subcontratan servicios a empresas para brindar sus producciones o servicios. 2.2 Estudiar el entorno general y especfico de la organizacin para realizar el anlisis externo. Realizar anlisis interno. Elaborar la matriz DAFO. Trazar estrategias. A partir de la estrategia, se definen los planes de accin para cumplir los objetivos establecidos en la organizacin y llevar a cabo las estrategias propuestas. 2.3 Estudiar los procesos a partir del anlisis del mapa de procesos, la desagregacin de procesos y los flujos de procesos. 2.4 Diagnstico de la situacin actual del servicio. Para las empresas de software es aplicable el cuestionario de CMM. Puede utilizarse igualmente el cuestionario del modelo europeo de calidad total. 2.5 Definir funciones y responsabilidades en todas las reas de la empresa, as como las colaboraciones entre cada una de ellas. 2.6 Determinar recursos materiales y humanos necesarios. 2.7 Elaborar el cronograma de trabajo que refleje las etapas del proyecto y duracin de cada una de ellas. As como los recursos y responsables en cada etapa, apoyndose en el Microsoft Proyect como herramienta para la planificacin de proyectos.

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Etapa 3. Desarrollo 3.1 Analizar la estructura organizativa de la empresa, comprobando que se ajusta a los requerimientos de la empresa. Existen tres estructuras fundamentales: funcional, por proyectos y matricial. Para este tipo de produccin es importante sealar que el controlador de calidad debe conocer de la actividad y del producto que evaluar, por las caractersticas especiales de este tipo de produccin. Otro papel que debe estar presente es el de administrador de la configuracin, cuyas funciones sern: Realizar estudios de tendencias y difundir las nuevas tecnologas de la informacin en la empresa, as como las herramientas que se deben utilizar para mejorar el proceso de desarrollo de software. Administrar la biblioteca de clases y de componentes para contribuir a la reusabilidad de cdigos. 3.2 Determinar mtricas para los proyectos de software. Las mtricas ms comunes en los proyectos de software son: costos, tiempos de desarrollo (cronogramas), productividad, beneficios. Dentro de los diferentes mtodos de estimacin de costos de productos de software, se encuentra el modelo COCOMO (COnstructive COst MOdel) desarrollado por Barry W. Bohem. Los mtodos de la ruta crtica, PERT, diagramas Gantt, etc., que se aplican para planificar los proyectos constructivos pueden ser utilizados para la planificacin de los proyectos de software. No tendra objetivo planificar un proyecto, si esto no le sirve a la direccin de este para controlar la marcha de su ejecucin, por lo que habr que recopilar datos estadsticos de lo que ha ocurrido realmente para compararlos con lo planificado y tomar las medidas que se estimen necesarias para el xito del proyecto. 3.3 Definir caractersticas de calidad para los productos. Para la definicin de las caractersticas de calidad de los productos puede emplearse el mtodo del despliegue de la funcin de la calidad (QFD). Funcionalidad: Grado en que el software es funcionalmente correcto en correspondencia con las especificaciones y objetivos del usuario, para satisfacer los requerimientos implcitos y explcitos preestablecidos para el software, por el productor y por el cliente respectivamente. Confiabilidad: Capacidad del software de mantener el nivel de ejecucin con un conjunto de condiciones previamente establecidas con la precisin requerida durante un perodo de tiempo de ejecucin determinado. Usabilidad: Grado en que el software facilita su utilizacin (asimilacin, operacin e interpretacin de los resultados), por los usuarios.

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Eficiencia: Grado de utilizacin racional de los recursos en relacin con el nivel de ejecucin del software. Los recursos incluyen: otros software, facilidades de hardware, servicios de operacin, mantenimiento y personal de apoyo. Mantenibilidad: Grado de facilidad que brinda el software para que pueda ser actualizado: mantenimiento correctivo, mantenimiento perfectivo y mantenimiento adaptativo. Portabilidad: Esfuerzo requerido para transferir el software hacia otro hardware o transferido desde un ambiente de operacin a otro. Reusabilidad: Grado en que el software, o parte de l, puede aprovecharse o utilizarse en el desarrollo del propio software o en la realizacin de otros productos de software. 3.4 Definir atributos y caractersticas para los productos y servicios. Para las aplicaciones software, estas caractersticas y atributos se establecen a partir de las caractersticas de calidad antes definidas, y el mtodo de despliegue de la funcin de calidad (QFD). 3.5 Proponer pruebas para los productos. Cuando se construye el software, para llevar a cabo la prueba de validacin, es casi imposible que el desarrollador pueda prever cmo un cliente usar realmente el programa, es por ello que se hace una serie de pruebas de aceptacin que puede permitir que un cliente valide todos los requisitos, se puede dar el caso de las pruebas alfa y beta. La prueba alfa consiste en una prueba del software ejecutado por el cliente estando presente el desarrollador para hacer las anotaciones necesarias cuando los errores o las observaciones del cliente sucedan. Las pruebas beta son versiones del software que los desarrolladores lanzan antes de la versin final, esto es que se realicen las pruebas si la presencia del desarrollador ni el equipo de desarrollo para efectos de compatibilidad, portabilidad, mantenimiento, etc. As la prueba beta es una aplicacin en vivo del software en un entorno diferente. 3.6 Definir herramientas de software para aumentar la productividad del trabajo, elaborar la documentacin de los sistemas y proyectos. Entre las herramientas a utilizar se proponen 1. Herramientas CASE para anlisis y diseo de sistemas (ERWIN, GENEXUS). 2. Utilizar plantillas para elaborar la documentacin de los proyectos. 3. Crear bibliotecas de clases y componentes: Agrupacin de clases y componentes para que puedan ser reutilizados en otros programas a desarrollar. En esta biblioteca se incluyen tambin objetos reutilizables. Dichos objetos dan a los desarrolladores acceso a componentes prefabricados y consisten en objetos de diseo, objetos de negocios y aplicaciones predesarrolladas. Los objetos de las bibliotecas de clases proveen diferentes niveles de abstraccin y sirven como los bloques de construccin bsicos para una aplicacin. 4. Controlar las versiones de sistemas anteriores que se hayan realizado, para poder utilizar las experiencias en proyectos posteriores.

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5. Estandarizacin de actividades, que son similares dentro de la organizacin. 6. Utilizar Microsoft Proyect para la planificacin, control y seguimiento de los proyectos. Con el uso de este software se pueden planificar los tiempos de ejecucin de cada etapa y los recursos requeridos en cada una de ellas. Igualmente puede utilizarse para reflejar los valores reales a medida que vaya ejecutndose el proyecto y detectar las desviaciones con respecto a la planificacin. Esto posibilita que se lleve un registro estadstico de cada proyecto adems que ayuda a conocer el uso de los recursos y a evaluar en qu momento hay que reasignar o reducir los recursos de un proyecto. 3.7 Aplicar encuestas para medir la satisfaccin de los clientes. 3.8 Determinar documentacin que conformar el sistema de la calidad de acuerdo con las ISO 9000 y con las propuestas que emanen de la aplicacin del CMM. La documentacin del sistema de la calidad est compuesto por los siguientes documentos: Manual de la calidad: Documento que describe las disposiciones generales tomadas por la empresa para obtener la calidad de sus productos. Contiene una descripcin de la organizacin, del funcionamiento y de la estrategia de calidad elegida. Procedimientos de trabajo: Documentos escritos de carcter ejecutivo, ya que forman la base documental del sistema y deben cubrir todos los requisitos de la norma ISO 9000 aplicables. Describen las actividades y procesos para la obtencin de los productos y(o) brindar los servicios. Registros de la calidad: Modelos especializados dentro de la empresa donde se recogen los datos primarios y relevantes sobre lo sucedido durante el proceso de fabricacin del producto o generacin del servicio. 3.9 Designar los responsables, cronogramas y recursos a asignar para elaborar la documentacin. Estos aspectos se establecern en un cronograma utilizando para ello el Microsoft Proyect. 3.10 Elaborar la documentacin del sistema de la calidad. 3.11 Revisar y aprobar la documentacin. Etapa 4. Prueba 4.1 Prueba de la factibilidad del sistema. Esta prueba consiste en revisar cmo se est comportando la implantacin del sistema en un rea de la organizacin que se define como rea piloto, donde se estudiar cmo los trabajadores han asimilado los cambios y se pone a punto el sistema de la calidad, corrigiendo las dificultades que se vayan presentando, de acuerdo con los requisitos del sistema de la calidad diseado y al cumplimiento de los requisitos de los clientes. Una vez probado y puesto a punto el sistema de la calidad puede extenderse la experiencia al resto de las reas de la empresa.

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Etapa 5. Implantacin 5.1 Realizar auditoras internas al sistema de la calidad. Para ello se realizar la auditora como lo propone el procedimiento elaborado en la empresa con esa finalidad. para las auditoras a proyectos software. 5.2 Informar los resultados de las auditoras a la direccin del centro y responsables de cada rea. Planificar y ejecutar acciones correctoras Etapa 6. Mantenimiento 6.1 Planificar y ejecutar acciones preventivas. 6.2 Elaborar planes de mejoramiento continuo en el servicio. Estos planes se basarn en el cumplimiento de la poltica y los objetivos de calidad trazados en la primera etapa de la metodologa. Adems, debe apoyarse en los resultados de las auditoras realizadas, el anlisis de los datos de la organizacin y las acciones preventivas y correctivas tomadas. Los planes deben ser elaborados en cada rea de trabajo y aprobados por la Direccin General de la Organizacin. La implantacin del sistema de gestin de la calidad permitir aumentar los niveles de venta, contribuyendo a elevar la satisfaccin de los clientes, dado que la filosofa del mismo es asegurarse que todos y cada uno de los requerimientos y necesidades de los clientes se cumplan durante todo el ciclo de desarrollo del producto. Se comprob mediante la aplicacin de la metodologa propuesta, que al implantar un sistema de gestin de la calidad, aumenta la productividad, pues los trabajadores estn entrenados y capacitados para ejecutar las actividades, se les proporcionan herramientas automatizadas que los ayuden a desempear ms eficientemente su trabajo.

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Actividades de planeacin y diseo de un sistema de gestin de calidad

Planificacin del sistema de gestin de calidad Para lograr el xito de la implantacin y mantenimiento del sistema de gestin de calidad el primer paso que se dio fue el de designar el comit de calidad quienes ejerceran el liderazgo para establecer la unidad de propsito y la orientacin de la direccin de la organizacin as como crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal pudiera llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la organizacin; fue as como la direccin general convoc a los directores y gerentes de la diferentes reas para conformar el Comit de Calidad, quedando integrado por la direccin general y las direcciones de cada rea. Una vez establecido el comit de calidad y sus funciones, la siguiente tarea fue nombrar el representante de la direccin siendo su responsabilidad la de coordinar las actividades de implementacin e implantacin del sistema de gestin de calidad, as como la de reportar el desempeo del sistema como lo establece la norma. Con el objetivo de que se cumpliera uno de los principios del sistema de gestin de calidad que es la participacin del personal en todos los niveles de la organizacin el comit de calidad y el representante de la direccin al que se nombr coordinador de aseguramiento de calidad asignaron responsabilidades a cada uno de los departamentos que integra la organizacin, por lo que fue necesario realizar una matriz de responsabilidades , para que el personal estuviera consciente y comprometido de la participacin que tena en el sistema de calidad. Adems de las responsabilidades asignadas para dar cumplimiento al sistema se establecieron responsabilidades generales como lo fueron el asistir a la capacitacin que estuviera relacionada con la calidad, cumplir con los tiempos establecidos para cada personal en la elaboracin de la documentacin necesaria, tomar las acciones necesarias cuando hubieran retrasos y disponibilidad de aceptar prcticas nuevas que exige ISO 9001:2000, as como apoyos y recursos necesarios para el desarrollo e implementacin de las actividades necesarias para el sistema de calidad Para administrar el proyecto y cumplir con el tiempo establecido para su desarrollo, se plante un programa de actividades relacionadas con los objetivos del proyecto y con los requisitos del sistema de calidad basado en la norma ISO 9001:2000. El programa se realizo mediante un software apropiado para el desarrollo y seguimiento de proyectos que permitiera dar seguimiento y mantener el control de cada una de las actividades que se realizaran. El programa fue diseado por los integrantes del comit de calidad en conjunto con el coordinador de aseguramiento de calidad. El proyecto de implementacin del sistema de gestin de calidad dio inicio en Mayo del 2004 finalizando en Diciembre del 2005.

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Capacitacin para la sensibilizacin del personal El diagnstico dio un panorama actual de cmo se encontraba la empresa en ese momento. Partiendo de esta situacin se dio a la tarea de realizar la estratega a seguir de las actividades que llevaran a la implantacin del sistema de calidad para dar cumplimiento a cada uno de los requerimientos que marca la norma ISO 9001:2000. Previo al proyecto de implantacin del sistema de calidad, se realiz un programa de capacitacin dirigido a todo el personal de los diferentes departamentos, el cual fue incorporado al programa de implementacin del sistema de gestin de calidad. La capacitacin tuvo el propsito de sensibilizar al personal de la importancia de implantar un sistema de calidad y de los beneficios que se obtendran al documentar cada una de las actividades desarrolladas en la empresa, ya que esto servira como evaluacin del desempeo de los procesos con la finalidad de brindar un mejor servicio al cliente ya que esto garantiza el desarrollo de la empresa. El programa de capacitacin fue elaborado por el Coordinador de Calidad, en dicho programa se consideraron plticas de sensibilizacin previas a la implementacin del sistema de calidad as como cursos de calidad que seran necesarios para aumentar el conocimiento en el personal en este ramo, los cuales se impartieron durante todo el desarrollo del proyecto, considerndose dentro del programa el curso de Interpretacin de la norma ISO 90001:2000 el 22 cual se dio como parte de la capacitacin dentro del desarrollo del Sistema de Gestin de la Calidad, con el fin de que se conociera los requisitos que la componen y los elementos claves, el objetivo de este seminario fue dar a conocer los requerimientos de la Norma ISO 9001:2000 con un enfoque de procesos, el siguiente fue el Taller de control de documentos para dar a conocer los documentos que sern controlados por el Sistema de Gestin de Calidad de acuerdo a la estructura documental, as como tambin de que manera seran controlados los documentos externos como las normas, documentos de los cliente y documentos electrnicos. El Taller de elaboracin de procedimientos se indico la manera de cmo se deban documentar los procedimientos generales o especficos del Sistema de Gestin de la Calidad, as como el Manual de Calidad y los diferentes documentos que componen la estructura documental, tambin se imparti el Taller de instrucciones de trabajo en cual se indic la manera de cmo se tenan que documentar las actividades que mayor detalle requeran y que no se documentaran como un procedimiento general o especific, el siguiente taller que se imparti fue el de elaboracin de formatos en el que se enseo a identificar la manera de cmo se elaborara un formato, que tendra que contener y como este deba ser rastreable al procedimiento que lo origino y su control. Para que el personal pudiera realizar el anlisis de un problema encontrado o el reclama de un cliente y como tratarlos ya sea que fuera de un producto, un proceso o el sistema de gestin de la calidad se imparti el Taller de acciones correctivas y preventivas.

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Otro de los talleres impartidos al personal fue el Taller de evaluacin de proveedores en el que se enseo como deban ser evaluados los proveedores que impactan al Sistema de Gestin de Calidad sobre el producto o servicio proporcionado, as tambin se imparti el Taller de calificacin de personal en el que se enseo a evaluar al personal basado como la norma lo requiere y cumplir de acuerdo a la educacin, capacitacin, experiencia y habilidad en particular al personal que afecta directamente sobre el producto intencionado. Para lograr el mantenimiento y seguimiento del funcionamiento del Sistema de Gestin de Calidad, sera necesaria la formacin de Auditores Internos de Calidad, con la finalidad que evaluaran el desempeo del Sistema de Gestin de la Calidad de la organizacin, por lo que se llevo a cabo la realizacin del seminario de formacin para auditores internos el cual estuvo 23 basado de acuerdo a la Norma ISO 9011:2002 y a la evaluacin de los sistemas por procesos, con una participacin individual y por equipos, tomando en consideracin aspectos particulares que debera de cumplir el auditor y por ltimo la realizacin de un simulacro de auditora interna y el examen final que demuestre que la persona tiene el conocimiento y habilidad de desarrollar una auditora interna. Diseo del sistema de gestin de calidad El diseo consisti en planear las actividades encaminadas a crear el sistema de calidad, donde la fase inicial del diseo consisti en definir la manera en que se realizara el desarrollo de los procesos. Requisitos generales de la norma en el que se establece que el propsito de este punto es identificar con precisin cules son los procesos que se realizan en la organizacin para cumplir con la misin de la empresa. La evaluacin de los procesos y subprocesos se realiz para determinar la eficacia de estos una vez de que fueran implementados, por lo que cada departamento tena que evaluar tanto su proceso principal como sus subprocesos de acuerdo a la metodologa.

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Auditorias
La auditoria es una de las aplicaciones de los principios cientficos de la contabilidad, basada en la verificacin de los registros patrimoniales de las haciendas, para observar su exactitud; no obstante, este no es su nico objetivo. Su importancia es reconocida desde los tiempos ms remotos, tenindose conocimientos de su existencia ya en las lejanas pocas de la civilizacin sumeria. Inicialmente, la auditoria se limito a las verificaciones de los registros contables, dedicndose a observar si los mismos eran exactos. Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de lo acontecido y las respectivas referencias de los registros. Con el tiempo, el campo de accin de la auditoria ha continuado extendindose; no obstante son muchos los que todava la juzgan como portadora exclusiva de aquel objeto remoto, o sea, observar la veracidad y exactitud de los registros. En forma sencilla y clara, escribe Holmes: "... la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos." Por otra parte tenemos la conceptuacin sinttica de un profesor de la universidad de Harvard el cual expresa lo siguiente: "... el examen de todas las anotaciones contables a fin de comprobar su exactitud, as como la veracidad de los estados o situaciones que dichas anotaciones producen." Tomando en cuenta los criterios anteriores podemos decir que la auditoria es la actividad por la cual se verifica la correccin contable de las cifras de los estados financieros; Es la revisin misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la racionabilidad de las cifras que muestran los estados financieros emanados de ellos. El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeo de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporcionaanlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e informacin concerniente a las actividades revisadas. Los miembros de la organizacin a quien Auditoria apoya, incluye a Directorio y las Gerencias. Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los siguientes:

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1. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial 2. Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros. 3. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual. 4. Descubrir errores y fraudes. 5. Prevenir los errores y fraudes a. Exmenes de aspectos fiscales y legales b. Examen para compra de una empresa( cesin patrimonial) c. Examen para la determinacin de bases de criterios de prorrateo, entre otros. 6. Estudios generales sobre casos especiales, tales como: Los variadsimos fines de la auditoria muestran, por si solos, la utilidad de esta tcnica.

Clasificacin de la Auditoria Auditora Externa Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditora Externa es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un Contador Pblico sin vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinin independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinin independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la informacin generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pblica, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la informacin examinada. La Auditora Externa examina y evala cualquiera de los sistemas de informacin de una organizacin y emite una opinin independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluacin de su sistema de informacin financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el trmino Auditora Externa a Auditora de Estados Financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir Auditora Externa del Sistema de Informacin Tributario, Auditora Externa del Sistema de Informacin Administrativo, Auditora Externa del Sistema de Informacin Automtico etc.

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La Auditora Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella informacin producida por los sistemas de la organizacin. Una Auditora Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intencin de publicar el producto del sistema de informacin examinado con el fin de acompaar al mismo una opinin independiente que le d autenticidad y permita a los usuarios de dicha informacin tomar decisiones confiando en las declaraciones del Auditor. Una auditora debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinin imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditora, basndose en el hecho de que su opinin ha de acompaar el informe presentado al trmino del examen y concediendo que pueda expresarse una opinin basada en la veracidad de los documentos y de los estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigacin. Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se distingue por una combinacin de un conocimiento completo de los principios yprocedimientos contables, juicio certero, estudios profesionales adecuados y una receptividad mental imparcial y razonable. Auditora Interna La auditora Interna es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un profesional con vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Pblica. Las auditoras internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluacin permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los mtodos y procedimientos de control interno que redunden en una operacin ms eficiente y eficaz. Cuando la auditora est dirigida por Contadores Pblicos profesionales independientes, la opinin de un experto desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garanta de proteccin para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Pblico.

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La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administracin, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para as obtener la confianza del Pblico. La auditora interna es un servicio que reporta al ms alto nivel de la direccin de la organizacin y tiene caractersticas de funcin asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de lnea sobre ningn funcionario de la empresa, a excepcin de los que forman parte de la planta de la oficina de auditora interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su funcin es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta direccin toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditora interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organizacin a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una funcin asesora. Diferencias entre auditora interna y externa: Existen diferencias substanciales entre la Auditora Interna y la Auditora Externa, algunas de las cuales se pueden detallar as:

En la Auditora Interna existe un vnculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditora Externa la relacin es de tipo civil. En la Auditora Interna el diagnstico del auditor, est destinado para la empresa; en el caso de la Auditora Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa.

La Auditora Interna est inhabilitada para dar Fe Pblica, debido a su vinculacin contractual laboral, mientras la Auditora Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pblica.

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Certificacin de un Sistema de Gestin de Calidad

La puesta en prctica de la ISO 9001:2008 permite la mejora continua de los sistemas de gestin de calidad (SGC) y los procesos de su organizacin. A su vez, esto mejora la capacidad de sus operaciones para satisfacer las necesidades y expectativas del cliente. Al mejorar los sistemas de gestin de calidad de su organizacin, podr aumentar positivamente su rentabilidad. Si demuestra que est realmente comprometido con la calidad de los productos y servicios, podr transformar su cultura empresarial, ya que, como resultado, los empleados entendern la necesidad de mejorar continuamente. La norma ISO 9001:2008 se basa en ocho principios de gestin de calidad:

Enfoque al cliente Liderazgo Participacin del personal Enfoque basado en procesos Enfoque de sistema para la gestin Mejora continua Enfoque basado en hechos para la toma de decisin Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor

La certificacin del sistema de gestin de la calidad con SGS le ayudar a que su organizacin desarrolle y mejore su rendimiento. La certificacin ISO 9001:2008 le permite demostrar alto nivel de calidad de servicio al hacer ofertas para contratos; adems, un certificado ISO 9001:2008 vlido demuestra que su organizacin sigue los principios de gestin de calidad internacionalmente reconocidos. A toda organizacin le gustara mejorar el modo en que opera tanto si supone aumentar su participacin en el mercado, reducir los costos, gestionar los riesgos con mayor eficacia como mejorar la satisfaccin de los clientes. Un sistema de gestin de calidad proporciona el marco necesario para supervisar y mejorar el rendimiento de cualquier rea que se elija. ISO 9001 es con diferencia el marco de calidad ms slido del mundo. En la actualidad, la utilizan ms de 750.000 organizaciones de 161 pases y establece las pautas no slo para los sistemas de gestin de la calidad, sino para los sistemas de gestin en general. Ayuda a todo tipo de organizaciones a alcanzar el xito por medio de una mayor satisfaccin del cliente, motivacin de los empleados y mejora continua.

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La serie ISO 9000 de normas ISO 9001 es una entre una serie de normas de sistemas de gestin de calidad. Puede ayudar a poner de manifiesto lo mejor de su organizacin puesto que permite comprender los procesos de entrega de productos y prestacin de servicios a los clientes. La serie de normas ISO 9001 consta de: ISO 9000 Fundamentos y vocabulario: presenta al usuario los conceptos subyacentes a los sistemas de gestin y especifica la terminologa utilizada. ISO 9001 Requisitos: establece los criterios que se deben cumplir si se desea funcionar conforme a la norma y lograr la certificacin. ISO 9004 Directrices para mejorar el rendimiento: basadas en los ocho principios de gestin de la calidad, las directrices se han concebido para que las utilice la cpula directiva como marco para conducir a las organizaciones hacia la mejora del rendimiento, teniendo en cuenta las necesidades de todas las partes interesadas, no slo de los clientes. ISO 9001 es una norma adecuada para cualquier organizacin que busque mejorar el modo de funcionamiento y gestin, independientemente del tamao o sector. Sin embargo, los mejores retornos de la inversin los obtienen las compaas preparadas para implementarla en toda la organizacin, no slo en ciertas sedes, departamentos o divisiones. ISO 9001 se ha concebido, adems, para ser compatible con otras normas de sistemas de gestin y especificaciones, como OHSAS 18001 Salud y seguridad en el trabajo e ISO 14001 Medio ambiente. Pueden integrarse a la perfeccin por medio de la gestin integrada. Comparten muchos principios, por lo que optar por un sistema de gestin integrada puede constituir una inversin excelente.

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Certificacin de un Sistema de Gestin de Seguridad

Muchas organizaciones implantan un sistema de gestin de la salud y la seguridad en el trabajo (SGSST) como parte de su estrategia de gestin de riesgos para adaptarse a los cambios legislativos y proteger a su plantilla. Un sistema de gestin de la salud y la seguridad en el trabajo (SGSST) fomenta los entornos de trabajo seguros y saludables al ofrecer un marco que permite a la organizacin identificar y controlar coherentemente sus riesgos de salud y seguridad, reducir el potencial de accidentes, apoyar el cumplimiento de las leyes y mejorar el rendimiento en general. OHSAS 18001 es la especificacin de evaluacin reconocida internacionalmente para sistemas de gestin de la salud y la seguridad en el trabajo. Una seleccin de los organismos ms importantes de comercio, organismos internacionales de normas y de certificacin la han concebido para cubrir los vacos en los que no existe ninguna norma internacional certificable por un tercero independiente. OHSAS 18001 se ha concebido para ser compatible con ISO 9001 e ISO 14001 a fin de ayudar a las organizaciones a cumplir de forma eficaz con sus obligaciones relativas a la salud y la seguridad. OHSAS 18001 trata las siguientes reas clave:

Planificacin para identificar, evaluar y controlar los riesgo Programa de gestin de OHSAS Estructura y responsabilidad Formacin, concienciacin y competencia Consultora y comunicacin Control de funcionamiento Preparacin y respuesta ante emergencias Medicin, supervisin y mejora del rendimiento

Cualquier organizacin que quiera implantar un procedimiento formal para reducir los riesgos asociados con la salud y la seguridad en el entorno de trabajo para los empleados, clientes y el pblico en general puede adoptar la norma OHSAS 18001.

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Beneficios:
En un mercado competitivo los clientes esperan de sus proveedores algo ms que unos precios competitivos. Las compaas necesitan demostrar que sus negocios se gestionan con eficacia y responsabilidad y que pueden prestar un servicio fiable sin excesivos tiempos de inactividad originados por accidentes o percances relacionados con el trabajo. La certificacin del sistema de gestin OHSAS 18001 permite a la organizacin demostrar que cumple las especificaciones y aporta las siguientes ventajas:

Reduccin potencial del nmero de accidentes Reduccin potencial del tiempo de inactividad y de los costes relacionados Demostracin de la conformidad legal y normativa Demostracin a las partes interesadas del compromiso con la salud y la seguridad Demostracin de un enfoque innovador y progresista Mayor acceso a nuevos clientes y socios comerciales Reduccin potencial de los costes de los seguros de responsabilidad civil

Pasos hacia la certificacin: Hay unos pasos clave que debe considerar toda organizacin que implante un sistema de gestin de la salud y la seguridad en el trabajo:
1. Comprar la especificacin: Antes de que pueda empezar a preparar su solicitud, necesita una copia de la especificacin. 2. Revisar la documentacin de apoyo: Hay gran cantidad de publicaciones pensadas para ayudarle a entender e implantar un sistema de gestin de la salud y la seguridad en el trabajo. 3. Considerar la formacin: Dispone de un amplio programa de talleres seminarios y cursos para ayudarle a implantar y evaluar el sistema de gestin de la salud y la seguridad en el trabajo. 4. Revisar las opciones de consultora: Puede recibir asesoramiento de consultores independientes acerca del mejor modo de implantar un sistema de gestin de la salud y la seguridad en el trabajo. Ellos disponen de la experiencia en implantaciones que le ayudar a evitar costosos errores. 5. Disee el sistema de gestin OHSAS 18001: La especificacin OHSAS 18001 sigue el ciclo planificar, hacer, verificar, actuar poniendo simultneamente nfasis en la mejora

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continua. Este modelo se adapta perfectamente a la estructura de otros documentos de sistemas de gestin, como ISO 14001. Esta unificacin de los documentos de sistemas de gestin facilita la implantacin de sistemas de gestin integrada. Los siguientes pasos ayudan a formar la estructura bsica del sistema de gestin y enlazan con la estructura de OHSAS 18001.

Planificacin
Durante la fase de planificacin debe:

Asegurarse de que cuenta con el compromiso de la alta gerencia Definir, con la autorizacin de la alta gerencia, la poltica de salud y seguridad en el trabajo de la compaa Debe concluirse la planificacin para establecer un marco a fin de identificar los riesgos, evaluarlos e implantar las medidas de control necesarias Se deben identificar y entender las obligaciones legales, marcar unos objetivos y establecer un programa de gestin para lograr implantarlos. Todo este proceso se debe documentar.

Implantacin del sistema de gestin de la salud y la seguridad

A partir de este momento debe:

Establecer funciones y responsabilidades Crear procedimientos para los empleados y otras partes interesadas para consultar y comunicar la informacin de salud y seguridad en el trabajo Documentar los procesos y crear un sistema de control de documentos y datos Aplicar un sistema de control de funcionamiento Establecer planes y procedimientos para emergencias Comprobar el sistema de gestin y tomar las medidas correctivas necesarias Debe tener por objetivo la mejora continua del sistema de gestin por medio de: Introduccin de prcticas de medicin, supervisin y mejora del rendimiento Establecer y documentar la responsabilidad y autoridad en caso de accidentes, incidentes, falta de conformidad y medidas correctivas y preventivas Establecer un procedimiento para los historiales y la gestin de historiales Auditora y evaluacin del rendimiento del sistema de gestin Realizacin de revisiones de gestin del sistema a intervalos conocidos y definido

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Certificacin de un Sistema de Gestin Ambiental

La norma ISO 14000 es un estndar internacional de gestin ambiental, que se comenz a publicar en1996, tras el xito de la serie de normas ISO 9000 para sistemas de gestin de la calidad. La norma ISO 14000 es una norma internacionalmente aceptada que expresa cmo establecer un Sistema de Gestin Ambiental (SGA) efectivo. La norma est diseada para conseguir un equilibrio entre el mantenimiento de la rentabilidad y la reduccin de los impactos en el ambiente y, con el apoyo de las organizaciones, es posible alcanzar ambos objetivos. La norma ISO 14000 va enfocada a cualquier organizacin, de cualquier tamao o sector, que est buscando reducir los impactos en el ambiente y cumplir con la legislacin en materia ambiental. Cabe resaltar dos vertientes de la ISO 14000: 1. La certificacin del Sistema de Gestin Ambiental, mediante el cual las empresas recibirn el certificado. 2. El Sello Ambiental, mediante el cual sern certificados los productos ("sello verde"). La ISO 14000 se basa en la norma Inglesa BS7750, que fue publicada oficialmente por la British Standards Institution (BSI) previa a la Reunin Mundial de la ONU sobre el Medio Ambiente (ECO 92). La norma ISO 14000 es un conjunto de documentos de gestin ambiental que, una vez implantados, afectar todos los aspectos de la gestin de una organizacin en sus responsabilidades ambientales y ayudar a las organizaciones a tratar sistemticamente asuntos ambientales, con el fin de mejorar el comportamiento ambiental y las oportunidades de beneficio econmico. Los estndares son voluntarios, no tienen obligacin legal y no establecen un conjunto de metas cuantitativas en cuanto a niveles de emisiones o mtodos especficos de medir esas emisiones. Por el contrario, ISO 14000 se centra en la organizacin proveyendo un conjunto de estndares basados en procedimiento y unas pautas desde las que una empresa puede construir y mantener un sistema de gestin ambiental. En este sentido, cualquier actividad empresarial que desee ser sostenible en todas sus esferas de accin, tiene que ser consciente que debe asumir de cara al futuro una actitud preventiva, que le permita reconocer la necesidad de integrar la variable ambiental en sus mecanismos de decisin empresarial.

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La norma se compone de 8 elementos, los cuales se relacionan a continuacin con su respectivo nmero de identificacin: Sistemas de Gestin Ambiental (14001 Especificaciones y directivas para su uso 14004 Directivas generales sobre principios, sistemas y tcnica de apoyo.) Auditoras Ambientales (14010 Principios generales- 14011 Procedimientos de auditoras, Auditoras de Sistemas de Gestin Ambiental- 14012 Criterios para certificacin de auditores) Evaluacin del desempeo ambiental (14031 Lineamientos- 14032 Ejemplos de Evaluacin de Desempeo Ambiental) Anlisis del ciclo de vida (14040 Principios y marco general- 14041 Definicin del objetivo y mbito y anlisis del inventario- 1404

Para las empresas La adopcin de las Normas Internacionales facilita a los proveedores basar el desarrollo de sus productos en el contraste de amplios datos de mercado de sus sectores, permitiendo as a los industriales concurrir cada vez ms libremente y con eficacia en muchos ms mercados del mundo. Ahorro de costos: la ISO 14001 puede proporcionar un ahorro del costo a travs de la reduccin de residuos y un uso ms eficiente de los recursos naturales tales como la electricidad, el agua y el gas. Organizaciones con certificaciones ISO 14001 estn mejor situadas de cara a posibles multas y penas futuras por incumplimiento de la legislacin ambiental, y a una reduccin del seguro por la va de demostrar una mejor gestin del riesgo. Reputacin: como hay un conocimiento pblico de las normas, tambin puede significar una ventaja competitiva, creando ms y mejores oportunidades comerciales. Participacin del personal: se mejora la comunicacin interna y puede encontrar un equipo ms motivado a travs de las sugerencias de mejora ambiental. Mejora continua: el proceso de evaluacin regular asegura se puede supervisar y mejorar el funcionamiento medioambiental en las empresas. Cumplimiento: la implantacin ISO 14001 demuestra que las organizaciones cumplen con una serie de requisitos legales. Esto puede mitigar los riesgos de juicios. Sistemas integrados: ISO 14001 se alinea con otras normas de sistemas de gestin como la ISO 9001 o la OHSAS 18001 de seguridad y salud laboral, que proporciona una ms efectiva y eficiente gestin de sistemas en general.

Beneficios

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Para los gobiernos Las Normas Internacionales proporcionan las bases tecnolgicas y cientficas que sostienen la salud, la legislacin sobre seguridad y calidad medio ambiental. Para los pases en va de desarrollo Las Normas Internacionales constituyen una fuente importante del know-how tecnolgico, definiendo las caractersticas que se esperan de los productos y servicios a ser colocados en los mercados de exportacin, las Normas Internacionales dan as una base a estos pases para tomar decisiones correctas al invertir con acierto sus escasos recursos y as evitar malgastarlos. Para los consumidores La conformidad de productos y servicios a las Normas Internacionales proporciona el aseguramiento de su calidad, seguridad y fiabilidad. Para cada uno Las Normas Internacionales pueden contribuir a mejorar la calidad de vida en general asegurando que el transporte, la maquinaria e instrumentos que usamos son sanos y seguros. Para el planeta que habitamos Porque al existir Normas Internacionales sobre el aire, el agua y la calidad de suelo, as como sobre las emisiones de gases y la radiacin, podemos contribuir al esfuerzo de conservar el medio ambiente. La ISO desarrolla slo aquellas normas para las que hay una exigencia de mercado. El trabajo es realizado por expertos provenientes de los sectores industriales, tcnicos y de negocios que han solicitado las normas y que posteriormente se proponen emplear. Estos expertos pueden unirse a otros con conocimientos relevantes, tales como: los representantes de agencias de gobierno, organizaciones de consumidores, las academias, los laboratorios de pruebas y en general expertos internacionales en sus propios campos.

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Serie de Normas El objetivo de estas normas es facilitar a las empresas metodologas adecuadas para la implantacin de un sistema de gestin ambiental, similares a las propuestas por la serie ISO 9000 para la gestin de la calidad. La serie de normas ISO 14000 sobre gestin ambiental incluye las siguientes normas: De gestin ambiental (S G A): especificaciones y directrices para su utilizacin. ISO 14001:2004 Sistemas de gestin ambiental. Requisitos con orientacin para su uso. ISO 14004:2004 Sistemas de gestin ambiental. Directrices generales sobre principios, sistemas y tcnicas de apoyo. ISO 14011:2002: Gua para las auditoras de sistemas de gestin de calidad o ambiental. ISO 14020 Etiquetado y declaraciones ambientales - Principios Generales ISO 14021 Etiquetado y declaraciones ambientales - Autodeclaraciones ISO 14024 Etiquetado y declaraciones ambientales ISO/TR 14025 Etiquetado y declaraciones ambientales ISO 14031:1999 Gestin ambiental. Evaluacin del rendimiento ambiental. Directrices. ISO 14032 Gestin ambiental - Ejemplos de evaluacin del rendimiento ambiental (ERA) ISO 14040 Gestin ambiental - Evaluacin del ciclo de vida - Marco de referencia ISO 14041. Gestin ambiental - Anlisis del ciclo de vida. Definicin de la finalidad y el campo y anlisis de inventarios. ISO 14042 Gestin ambiental - Anlisis del ciclo de vida. Evaluacin del impacto del ciclo de vida. ISO 14043 Gestin ambiental - Anlisis del ciclo de vida. Interpretacin del ciclo de vida. ISO/TR 14047 Gestin ambiental - Evaluacin del impacto del ciclo de vida. Ejemplos de aplicacin de ISO 14042. ISO/TS 14048 Gestin ambiental - Evaluacin del ciclo de vida. Formato de documentacin de datos. ISO/TR 14049 Gestin ambiental - Evaluacin del ciclo de vida. Ejemplos de la aplicacin de ISO 14041 a la definicin de objetivo y alcance y anlisis de inventario. ISO 14062 Gestin ambiental - Integracin de los aspectos ambientales en el diseo y desarrollo de los productos.