FACULTAD DE INGENIERA CIVIL

ESCUELA DE INFORMTICA
Ingeniera de sistemas

INTEGRANTES:

Jonathan Guartn Jenniffer Macas Jefferson Torres Vctor Ramrez

DOCENTE:

Ing. Rosemary Samaniego

CURSO:

4to Quimestre A

2010

Investigacin Preliminar GERMUL 1.0

HISTORIAL DE REVISIONES
Fecha 06/09/13 Versin 1.0 Descripcin Presentacin del Informe I Responsable Maximiliano ros Eliezer Cocom Omar Amaya David Dzul

CONTROL DE CAMBIOS
Fecha 05/10/10 Versin 1.0 Descripcin Se procedi a modificar la matriz Problemas/Oportunidades. Responsable Jonathan Guartn Jefferson Torres Vctor Ramrez Jenniffer Macas Jonathan Guartn Jefferson Torres Vctor Ramrez Jenniffer Macas

07/10/10

1.0

Realizamos de manera ms detallada el Anlisis del rea Seleccionada

ndice
Investigacin Preliminar
1. Introduccin .......................................................................................................................... 5 1.1. 1.2. 1.3. 2. 3. Propsito ....................................................................................................................... 5 Definicin, Siglas y Abreviaturas ................................................................................... 6 Referencias .................................................................................................................... 6

SOLICITUD DE SERVICIO DE SISTEMAS .................................................................................. 7 Cometido de la Empresa ....................................................................................................... 8 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. Nombre de la Empresa .................................................................................................. 9 Razn de la Empresa ..................................................................................................... 9 Antecedentes ................................................................................................................ 9 Localizacin ................................................................................................................... 9 Misin .......................................................................................................................... 10 Visin ........................................................................................................................... 10 Objetivos ..................................................................................................................... 10 Organigrama................................................................................................................ 11 Funciones .................................................................................................................... 11

4. 5.

Anlisis de reas de Empresas ........................................................................................... 13 Problemas/Oportunidades .................................................................................................. 16 5.1. 5.2. Matriz de Estudio de Problemas/Oportunidades ....................................................... 16 Definicin del Problema .............................................................................................. 16

6.

mbito del Proyecto............................................................................................................ 17

1. Introduccin
La investigacin preliminar o tambin conocida como planificacin, es la primera aproximacin que tenemos nosotros como investigadores a la realidad del estudio de la empresa, la cual nos permite reunir datos de primera mano para contextualizar y delimitar el problema de investigacin y as reunir suficiente informacin para hacer del mismo un adecuado planteamiento. La investigacin preliminar consiste por lo general en la elaboracin de entrevistas informales, indagatorias a los actores participantes o sujetos de estudio, as como consulta a especialistas del tema acerca de las causas y consecuencias del problema detectado y que piensa abordar a travs de la investigacin para darle solucin.

1.1.

Propsito

El propsito de la investigacin preliminar es recolectar toda la informacin necesaria acerca de la empresa con el fin de conocer la verdadera situacin de la empresa y determinar cules son los diferentes problemas que aquejan a dicha organizacin. La investigacin preliminar durante la recopilacin de datos nos puede ayudar revelar los espacios vacios en el orden y en el contexto del estudio de la empresa e indicar dnde se deberan recoger ms datos para completar los vacios de informacin.

1.2.

Definicin, Siglas y Abreviaturas

mbito: Espacio comprendido dentro de lmites determinados definido como un pre-requisito para la estimacin. Software: Considerado como el producto se compone de programas, datos y documentos. Anlisis: Distincin y separacin de las partes de un todo hasta llegar a conocer sus principios o elementos. GERMUL que significa Gestin de Recorrido MultiOro es el nombre que le hemos decidido darle a nuestro sistema.

1.3.

Referencias

Los estndares, metodologa, documentacin que sirven de base para la elaboracin de la presente Investigacin Preliminar se hacen referencia a continuacin: Para realizar el estudio de la investigacin preliminar, hemos utilizado los manuales operativos de la empresa, cuya documentacin nos ha servido para conocer como la empresa est estructurada internamente, adems para conocer cuales son sus metas hacia el futuro y cuales son los reglamentos o normas que se manejan dentro de dicha organizacin. Adems de esto tambin hemos tenido algunas entrevistas con el gerente de la empresa, en las cuales pudimos sacar nuestras propias conclusiones acerca de la manera como est organizada y cual es la forma de operar de la empresa.

2. Solicitud de Servicio de Sistemas

Remitido por: Jos Leonidas Jimnez Fecha: 14 de septiembre de 2010

Departamento:

Administracin

TIPO DE SOLICITUD:
(Marcar la conveniente)

DESARROLLO DE NUEVOS SISTEMAS MEJORA DE SISTEMA EXISTENTE MODIFICACION DE SISTEMA EXISTENTE INCIERTO

BREVE EXPLICACIN DEL PROBLEMA U OPORTUNIDAD Los problemas que hemos encontrado en nuestra empresa son varios, pero el problema principal que + debemos de solucionar de manera inmediata para la empresa, es la mala distribucin de los horarios de recorrido de cada unidad, el cual crea desorganizacin y confusin en cada una de las unidades al momento de realizar su recorrido, lo que ha ocasionado que se presenten prdidas de tiempo y prdidas de dinero, lo cual afecta a la empresa y a sus empleados. BREVE EXPLICACIN DE LA SOLUCIN ESPERADA Luego de haber descrito el problema que afecta a la empresa, ahora debemos de solucionar dicho inconveniente que tiene la organizacin con la implementacin del sistema, el cual sea capaz de llevar un control adecuado de la distribucin de los horarios de recorrido para cada bus, todo esto de manera automatizada para que as la empresa pueda ahorrar tiempo y reducir sus prdidas econmicas.

ACCION X SOLICITUD APROBADA SOLICITUD RETRASADA SOLICITUD RECHAZADA

ASIGNADA A:

Jos Leonidas Jimnez

FECHA DE INICIO: Lo antes posible PRESUPUESTO: -----------------------------PENDIENTE HASTA:

Jos Leonidas Jimnez Firma

MultiOro S.A. En representacin de

15 de Septiembre de2010 Fecha

Seor Manuel Peralta Peralta GERENTE DE LA COMPAA MULTIORO S.A.

De mis consideraciones:

Seor Gerente:

Como estudiantes del Cuarto Quimestre paralelo A de la Especializacin Ingeniera en Sistemas de la Universidad Tcnica de Machala, le deseamos xitos en sus dedicadas funciones que desempea en esta prestigiosa empresa de transporte que da a da sirve a la colectividad machalea y a la vez le solicitamos muy respetuosamente lo siguiente. Debido a que el proyecto en el cual nos di cabida para poderlo desarrollar de acorde con lo que realiza la empresa, le pedimos nos extienda un certificado donde garantice que nosotros como estudiantes tenemos acceso a toda informacin til para la elaboracin del proyecto. Por la acogida que de usted a esta peticin de gran inters para nosotros como estudiantes, le quedaremos eternamente agradecidos.

3. Cometido de la Empresa
3.1.

Nombre de la Empresa
Compaa de Transporte Pblico Multioro S.A. Presidente Miguel Caldern Gerente Manuel Peralta Peralta

3.2.

Razn de la Empresa
La empresa es un servicio de transporte pblico, es una compaa creada para la comunidad y posee los respectivos permisos para la libre circulacin.

3.3.

Antecedentes
La compaa se encuentra registrada con el nombre de Compaa de Transporte Pblico Multioro S. A, tiene 19 aos de vida jurdica es decir fue creada en el ao de 1991 y es la nica empresa aqu en Machala constituida jurdicamente El nombre de la empresa se debe a la frase mltiples de El Oro que reducindola a una sola palabra origino MultiOro. Se cre la compaa con la finalidad de dar un servicio urbano a la cuidad debido a que antes solo exista la Cooperativa ciudad de Machala

3.4.

Localizacin

Direccin de la Empresa Ciudadela Los Vergeles sector 1(calle principal)

Croquis

3.5.

Misin
Es llevar propuestas nuevas al servicio urbano de manera en que exista comodidad para el usuario, adems que exista la unin entre las diferentes empresas de transporte pblico.

3.6.

Visin
Ser una empresa lder en el transporte pblico de pasajeros, brindando confianza y seguridad a los ciudadanos, con un posicionamiento centrado en la excelencia y buena gestin.

3.7.

Objetivos
El objetivo trazado fue siempre cambiar la imagen y el servicio de manera en que este se vuelva cada vez mejor para la ciudadana.

3.8.

Organigrama

3.9.

Funciones

Presidente
El presidente se cerciora de la constitucin y subsistencia de las garantas del gerente en el caso de que fueren exigidas. Este exige a los administradores la entrega de un balance mensual de comprobacin. Examina en cualquier momento y una vez cada tres meses, por lo menos, los libros y papeles de la compaa en los estados de caja, adems revisa el balance y la cuenta de prdidas y ganancias, Convoca a juntas generales de accionistas en los casos determinados, solicitando al gerente que haga constar en el orden del da, previamente a la convocatoria de las reuniones, los puntos que crean conveniente. Asiste con voz informativa a las juntas generales y vigila en cualquier tiempo las operaciones de la compaa pidiendo informes a los administradores. Presenta en las reuniones las denuncias que recibe acerca de la gerencia, con el informe relativo

a las mismas proponiendo motivadamente la expulsin del gerente en caso de ser necesario.

Gerente
El gerente est obligado a rendir cuenta de la administracin por perodos semestrales. Convoca a las juntas generales de accionistas. Presenta el balance anual y la cuenta de prdidas y ganancias, as como la propuesta de distribucin de beneficios, tambin cuida de que se lleve debidamente la contabilidad y correspondencia de la compaa y cumplir y hacer cumplir la Ley, el contrato social y las resoluciones de la junta general. El administrador o gerente comunica a los socios el balance de la compaa, ponindoles de manifiesto, los antecedentes y los documentos para comprobarlo y juzgar de las operaciones. Presenta una lista completa de los socios de la compaa, con indicacin del nombre, apellido, domicilio y monto del capital aportado.

Secretaria
La secretaria realiza las listas de los diferentes accionistas o socios, incluye en la lista a los beneficiarios de las acciones que constan como tales en el libro de acciones y accionistas. La secretaria, en la junta, al formular la lista, anota los nombres de los accionistas presentes y representados, la clase y valor de las acciones y el nmero de votos que les corresponda, dejando constancia, con su firma y la del presidente de la junta, del alistamiento total que hiciere.

Coordinador
Se encarga de disponer de las unidades, de manera en que cada una cumpla su funcin, examinar que unidades funcionan correctamente, en caso de que no se encargara de dar la orden para el traslado al taller.

Inspector
Se encarga de controlar las diferentes distribuciones de los discos de las unidades de transporte con sus respectivas lneas. En la va se fijara de que ninguna unidad incumpla reglamentos tanto de la empresa como de las leyes de trnsito en su respectiva lnea Semanalmente se eligir un nuevo inspector para cada recorrido

Socio
El socio realiza el respectivo examen, inspeccin, vigilancia y verificacin de las gestiones y negocios de la compaa; percibe los beneficios de su aporte y participa en las deliberaciones de la compaa con su opinin y consejo, con tal que no obste la libertad de accin de los socios solidariamente responsables. Por lo mismo, su actividad en este sentido no ser considerada como acto de gestin o de administracin. El socio est al da en lo que concierne a la administracin, vota en la designacin de los administradores, percibe utilidades El socio interviene, a travs de asambleas, en todas las decisiones y deliberaciones de la compaa, personalmente o por medio de representante o mandatario constituido en la forma que se determine en el contrato. Los socios tienen autoridad de solicitar al juez la expulsin del o de los administradores de la compaa por dolo, culpa grave o inhabilidad en el manejo de los negocios

4. Anlisis de reas de Empresas

Durante el anlisis realizado dentro de la empresa se ha determinado que el rea que necesita nuestra atencin con mayor urgencia es el rea de coordinacin con

su sub-departamento de inspeccin, ya que en este sitio es en donde se desea implementar debido a la importancia que tienen sus procesos, un sistema automatizado. Esta rea se encuentra ligada con la presidencia y la gerencia, adems tiene a su cargo el control de los talleres y de inspeccin que a su vez se encarga del control de los socios, motivo por el cual se trabara junto con ellos. Por qu el rea a trabajar se relaciona con presidencia? El motivo es el siguiente, por ser este la cabecera de toda la organizacin y por encargarse del control de la gerencia y de la coordinacin, a este se le debe presentar informes en que se detalle si el sistema implementado funciona correctamente y este tomar la respectiva decisin sobre si se logran buenos o malos resultados. Por qu el rea a trabajar se relaciona con gerencia? La gerencia a ser el rango superior del rea a trabajar, se la utiliza como intermediario con la presidencia, motivo por el cual se le debe presentar informes que justifiquen el trabajo del sistema para que presenten el debido reporte a la presidencia y el resto de socios. Por qu motivo se trabajar en conjunto con los talleres? En caso de una unidad ser reparada, esta no constar en la lista para su control diario, motivo por el cual se deber reorganizar la distribucin de todas las unidades para que de una u otra forma se pueda suplantar a la unidad. Por qu motivo se trabajar en conjunto con los inspectores? EL inspector tiene que conocer las unidades que estn a su cargo, es decir el utilizar la informacin que d como resultado el sistema para desarrollar su papel. Por qu motivo se trabajar en conjunto con los socios?

Es muy fcil saberlo, ya que en ellos se basa todo el sistema. Ellos sern parte de la informacin que procesada, ellos mismos utilizan, es decir es para ayudarlos a facilitar su trabajo y conocer cualquier tipo de bsqueda con bastante anticipacin.

5. Problemas/Oportunidades
5.1.

Matriz de Estudio de Problemas/Oportunidades Urgencia

Inmediata

Problema/Oportunidad
Distribucin inadecuada en el horario de recorrido de cada unidad. Deficiente registro de los recorridos diarios que hace cada unidad

Visibilidad
Alta

Prioridad
1

Solucin
Implementar un Sistema que realizar este proceso en forma automatizada. Implementar un Sistema que permita controlar este proceso de forma automtica. Crear un software para realizar esta funcin

Inmediata

Alta

Carece de un sistema propio de contabilidad.

Intermedia

Media

5.2.

Definicin del Problema

Problemas
Distribucin inadecuada en el horario de recorrido de cada unidad

Causa
Control de los horarios en forma manual

Efecto
Prdida de tiempo que afecta a la empresa y sus empleados. Prdida de dinero para la empresa.

Solucin Exitosa
Implementar un sistema que permita llevar a cabo un control adecuado en el horario de cada bus

Deficiente registro de los recorridos diarios que hace cada unidad

Control de los Prdida de dinero registros en forma que afecta a la manual empresa. Prdida de tiempo que afecta a la empresa y sus empleados Prdida de tiempo y dinero que afecta a la empresa y por ende a sus empleados.

Implementar un sistema que permita llevar el registros de cada recorrido que realiza una unidad durante el da

Deficiente control de contabilidad

Control y registro de la contabilidad de la empresa de manera manual

Implementar un sistema que permita llevar la contabilidad de la empresa en forma automatizada

6. mbito del Proyecto

El nombre que nuestro grupo ha decidido darle al Sistema es GERMUL (Gestin de Recorridos MultiOro). Su mbito ser organizar y controlar de manera automatizada, a travs de un sistema la distribucin adecuada de los horarios de recorrido de cada bus, el cual nos permitir agilizar y controlar este proceso, para que de esta manera la empresa y los empleados puedan ahorrar tiempo y dinero. El objetivo del futuro sistema ser solucionar todos los problemas que tiene la empresa, para de esta manera satisfacer y lograr todas las metas que se ha planteado la empresa. Los usuarios que utilizarn este Sistema sern los directivos, pero en especial los empleados encargados del Departamento de Coordinacin. El Sistema podra interaccionar con el rea de Coordinacin, la cual est conformada por subdepartamentos, quienes tambin interaccionaran con el sistema. A continuacin presentamos un esquema con el Departamento de Coordinacin, en el cual nuestro sistema interaccionar:

GERENTE

INSPECTOR

GERMUL

SECRETARIA

SOCIOS

Sesin de Grupo En este da realizamos la sesin del grupo, ya que primeramente nos reunimos en un determinado lugar, para conversar y recolectar informacin sobre algunos temas que estimemos necesarios acerca de la empresa. La reunin dur aproximadamente una hora, la cual fue dirigida por un moderador que fue el lder de nuestro grupo, quin control que todos los miembros del grupo interactuemos sobre los temas planteados, aportando ideas y conceptos que nos sirvan de provecho al momento de ir a entrevistar al gerente de la empresa, para de esta manera no tener que ir a improvisar sobre las preguntas que le haramos al entrevistado. Las preguntas que realizaremos sern de tipo Abiertas, Cerradas y Exploratorias para de esta forma se ms factible la entrevista y podamos sacar un mayor provecha de esta.

Guin de la Entrevista Objetivo de la Entrevista: Conocer la misin, visin y objetivos de la empresa, as como sus antecedentes, funcin y funcionamiento, adems los problemas que rodean la organizacin y las soluciones que presenta y quisiera presentar para dichos problemas. Nombre del Entrevistado: Jos Lenidas Jimnez Cargo en la Compaa: Socio de la Compaa Gerente Duracin Total: 30 minutos Primera entrevista Duracin: 14 minutos 1. Con qu nombre la empresa se encuentra registrada en la Superintendencia de Compaas? La compaa se encuentra registrada con el nombre de Compaa de Transporte Pblico Multioro S. A, tiene 19 aos de vida jurdica es decir fue creada en el ao de 1991 y es la nica empresa aqu en Machala constituida jurdicamente. 2. A que se debe el nombre de la empresa El nombre de la empresa se debe a la frase mltiples de El Oro que reducindola a una sola palabra origino Multioro. Se cre la compaa con la finalidad de dar un servicio urbano a la cuidad debido a que antes solo exista la Cooperativa ciudad de Machala. 3. Tienen planteados la misin, visin y objetivos? El objetivo trazado fue siempre cambiar la imagen y el servicio de manera en que este se vuelva cada vez mejor para la ciudadana La misin es llevar propuestas nuevas al servicio urbano de manera en que exista comodidad para el usuario, adems que exista la unin entre las diferentes empresas de transporte pblico.

4. Cmo se encuentra organizada y qu papel cumple cada uno de sus miembros? La empresa est conformada de 47 socios de los cuales se elige cada ao un gerente, adems. Existe u presidente el cual posee un 90% de las acciones. 5. La organizacin cuenta con algn tipo de sistema informtico? Si, en el campo de la contabilidad se lleva a cabo de manera automtica, siempre estndose actualizando por lo cual tenemos un tcnico que se encarga de este proceso. 6. La empresa presenta problemas vinculados con su funcionamiento? Puede describirlos? No, como se dijo antes el tcnico se encarga de solucionar problemas del sistema. 7. Es decir el tcnico se encarga de las soluciones? Si 8. Deseara contar con un sistema que se amolde a su organizacin? SI 9. Si tuviera la posibilidad de crear un sistema/mejorar el sistema lo hara? Cunto recurso usted estara dispuesto a aportar? No s, pero si estara dispuesto a generar el financiamiento correspondiente para el nuevo sistema.

Segunda entrevista Tiempo: 16 minutos La empresa es un servicio de transporte pblico, es una compaa creada para la comunidad y posee los respectivos permisos para la libre circulacin. La compaa est conformada por 47 socios cada uno posee un titulo dado por la superintendencia de compaas. Cada ao hay que hacer un balance de ingresos y egresos, adems pagar impuestos al SRI, al seguro social y al cuerpo de bomberos. 1. Los trabajadores que trabajan en la compaa estn asegurados? Si, mas ahora con las nuevas leyes implantadas se debe asegurar a los choferes contratados y sus ayudantes, pero dicho seguro no es obligatorio, ms bien es quien decida tener este seguro. Cabe rectificar que la empresa no es en si la que asegura, ya que de esto debe encargarse cada socio (dueo de un bus). Este seguro se lo realiza haciendo un descuento del 12 al 15% del salario y la otra parte lo realiza cada socio. Todos los choferes reciben bendecos brindados por la compaa. 2. Cmo funciona la empresa? El consejo de transito nos da una ruta para cada recorrido de cada lnea de las diferentes unidades. En cada recorrido debe haber como mximo un lapso de tiempo de 8 minutos para cada unidad, es decir 8 minutos de distancia; adems solo se nos permite trabajar hasta las 23h00 en ciertas rutas debido a que no existe garanta ni para la ciudadana como para la unidad. 3. Tenemos entendido que existe un inspector de ruta en cada lnea. Qu funcin cumple este? El inspector de ruta se encarga de la manera en como trabajan sus compaeros evitando como por ejemplo para que las unidades cierren las puertas, que el ayudante no se encuentre guindado en la puerta, que los buses paren en sus respectivas paradas. Adems de este existen tarjeteros dispuestos en sitios estratgicos del recorrido para evitar el atraso o adelanto de las unidades, en caso de que esto sucede se realiza la respectiva

multa que depende los minutos en que se atrasa y en caso de ser demasiados se realiza la suspensin del chofer. 4. Cmo usted controla la suspensin del personal de los diferentes discos de buses cuando no cumplen ciertas reglas? Con la suspensin y la multa, como dije anteriormente. 5. Usted como realiza la distribucin de rutas? Disponiendo la cantidad de unidades para cada lnea, por ejemplo en el caso de lnea 6 se dispone de 6 buses cada uno a una distancia de 8 minutos, en la lnea 7 se tiene 16 unidades a una distancia de 8 minutos, en la 12 se tiene 18 unidades, y en la nueva lnea 7 (anteriormente 17) se tiene 6 unidades queriendo aadir un unidad mas debido a la gran distancia que hay entre cada unidad. 6. Usted hace la distribucin de rutas de manera automtica? No, de manera manual. 7. El control de rutas lo deseara hacer de forma automtica? Si ya que se ahorra tiempo en la distribucin de rutas, adems el control de cada unidad en su recorrido se lo hara ms eficiente motivo por el cual estamos en este momento estudiando una posibilidad de comprar equipos que logren este control tan eficaz. Nosotros creemos que el servicio que en este momento se est ofreciendo es un servicio de calidad para la comunidad, es verdad que aun tenemos nuestros problemas pero esperamos resolverlos.