AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

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1. OBJETO Establecer la forma de planificar, ejecutar y registrar las auditorias del Sistema Integrado de Gestin para verificar su eficacia y la forma en que ste contribuye con el logro de los objetivos del mismo de Coremar S.A.S. y Retramar S.A.S. 2. ALCANCE Este procedimiento cubre desde la planificacin de las auditorias hasta la verificacin del cierre de las acciones derivadas de las mismas de todos los procesos de Coremar S.A.S y Retramar S.A.S. que estn involucrados en el Sistema Integrado de Gestin.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y DEFINICIONES Los documentos que hacen referencia a los temas de este tem son: NTC ISO 9001 NTC ISO 19011 NTC ISO 14001 Sistema de Gestin ambiental requisitos NTC OHSAS 18001 Sistema de Gestin en salud ocupacional Norma BASC y Estndares de Operador Portuario Sistema de Gestin en control y seguridad Gua RUC Especificaciones tcnicas. 3.1 Auditoria del Sistema Integrado de Gestin. Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora. 3.2 Auditor del Sistema Integrado de Gestin. Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora del sistema integrado de gestin. Se denomina Auditor Interno del sistema de Gestin cuando su campo de accin se circunscribe al interior de la empresa y a sus proveedores o contratistas. Normalmente una auditora es desarrollada por un Equipo Auditor, en el cual se conoce como Auditor Lder al designado para dirigir las diferentes etapas de la auditora (Plan de Auditoria, Precontacto, Reunin de Auditoria, Seguimiento Ejecucin de la Auditoria, Reunin de Cierre e Informe de Hallazgos). 3.3 Auditado. Organizacin o proceso que sobre el cual se realiza la auditora. 3.4 Cliente. Organizacin o proceso que solicita la auditora. En el caso de auditora interna del SIG el Cliente es el Gerente General o el Gerente de la Unidad de Negocio, si sta se desarrolla como parte del Programa de Auditoras Internas del Sistema Integrado de Gestin (HSEQ-F-26), o el responsable del proceso si sta se realiza atendiendo su solicitud.

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3.5 Criterios de auditora. Conjunto de Normas, polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. 3.6 Evidencia de la auditora. Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables. 3.7 Hallazgos de la auditora. Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de la auditora.

4. RESPONSABLE El Representante de la Direccin es el responsable de planear, organizar y controlar las auditoras internas del Sistema Integrado de Gestin (SIG) as como de la evaluacin de la competencia de los auditores internos de calidad utilizando el formato Evaluacin de la Competencia de Auditores Internos (HSEQ-F-27). La gerencia general de la empresa y los gerentes regionales de cada sede deben asegurar la implementacin y mantenimiento del programa de auditora del sistema integrado de gestin, como herramienta para hacer seguimiento y lograr la mejor continua del desempeo. Los Jefes y Coordinadores de HSEQ deben cumplir con los planes de auditora y verificar los resultados concernientes en sus regionales para aplicar las acciones correctivas y preventivas requeridas para asegurar la conformidad de su desempeo con los requisitos y estndares establecidos. Los empleados deben participar, cuando sea requerido, en las actividades de auditora del sistema de gestin integrado, brindando informacin veraz y evidencia objetiva del cumplimiento de los requisitos del programa. El auditor lder debe planificar y dirigir el curso de la auditora, incluyendo aspectos de manejo de recursos, organizacin del equipo de auditora, orientacin a los auditores en formacin, manejo de las comunicaciones entre auditores y auditados, verificacin del cumplimiento de los objetivos de la auditora, organizacin de las conclusiones, preparacin y presentacin del informe de auditora. El equipo de auditores internos debe cumplir los lineamientos del presente procedimiento, al planear, realizar y entregar los informes de las auditoras realizadas. Deben respetar el alcance de la auditora, recolectando y analizando la evidencia objetiva que sea pertinente y suficiente para obtener conclusiones.

5. DESCRIPCIN DE EQUIPOS Y HERRAMIENTAS N/A

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6. SEGURIDAD E HIGIENE INDUSTRIAL Si se determina recopilar evidencia en campo como complemento de la ejecucin de la auditoria cada auditor que requiera visitar los remolcadores debe portar los Elementos de Proteccin Personal (EPP) bsicos (botas de seguridad, casco, gafas, chaleco salvavidas) y si se requiere visitar el cuarto de maquinas adicionalmente a los elementos de proteccin personal anteriormente descritos se debe portar proteccin auditiva. 7. CONTROL AMBIENTAL N/A

8. DESCRIPCIN TIPOS DE AUDITORIAS Las auditorias se utilizan para determinar el grado en que se han alcanzado los requisitos del sistema de gestin valorado. Sus hallazgos se utilizan para evaluar la eficacia del sistema y para identificar oportunidades de mejora. Para tal fin se han definido tres tipos de auditoras: De primera parte. Son auditoras internas, realizadas por miembros de la organizacin o a nombre de ella, con fines internos. De segunda parte. Son realizadas por los clientes o en nombre del cliente, por ejemplo las auditoras que se realizan a los contratistas. De tercera parte. Son realizadas por organizaciones externas para proporcionar una certificacin o registro de conformidad con los requisitos contenidos en una norma. PRINCIPIOS DE AUDITORA Relacionados con el auditor: Conducta tica, basada en principios de confianza, integridad, confidencialidad y discrecin. Presentacin justa, es decir capacidad de informar verazmente, con imparcialidad y exactitud, con base en los hallazgos o evidencias objetivas. Esmero, diligencia y juicio profesional.

Relacionados con el proceso de auditora: Proceso sistemtico, planificado y programado. Independencia, como base de la imparcialidad y objetividad de las conclusiones de la auditora, por lo tanto, nadie debe auditar su propio trabajo. Evidencia, o base racional para llegar a conclusiones confiables y reproducibles.

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Evaluacin objetiva, al comparar la evidencia con los criterios de auditora usando hechos, no percepciones, opiniones o sentimientos del auditor. Criterios y requisitos de auditora definidos y comunicados.

CRITERIOS DE AUDITORA En general, y a menos que se comunique algo diferente, los criterios para auditora interna del sistema integrado de gestin y contra los cuales el auditor compara la evidencia recopilada son: Versin vigente de la norma OHSAS 18001 Versin vigente de la norma ISO 9001 Versin vigente de la norma ISO 14001 Gua de autoevaluacin del RUC Requisitos BASC Requisitos legales vigentes aplicables a la Empresa. Documentacin aprobada del sistema de gestin integrado de COREMAR/ RETRAMAR TIPOS DE HALLAZGOS OBTENIDOS Las auditoras internas realizadas pueden arrojar los siguientes resultados: Conformidad. Cuando se evidencia cumplimiento de los criterios de auditora. No conformidad. Cuando se evidencia incumplimiento de los criterios establecidos; aunque en otros tipos de auditoras las no conformidades se pueden clasificar, por ejemplo en mayores y menores, en la auditora interna no se aplica esta clasificacin, solo se reporta y describe el hallazgo negativo con fines de anlisis interno y mejora continua. Oportunidad de mejora. Cuando los objetivos de la auditora as lo especifiquen, los hallazgos de la auditora pueden identificar oportunidades para la mejora, cuando no hay evidencia suficiente para declarar una no conformidad frente a los criterios de auditora. PERFIL DEL AUDITOR INTERNO Las auditoras internas pueden ser desarrolladas por personal externo o propio de COREMAR / RETRAMAR. El personal externo debe ir siempre acompaado por una persona del equipo HSEQ. El perfil del auditor se ha definido as: Ser independiente con relacin al rea auditada con el fin de asegurar la objetividad y la imparcialidad del proceso de auditora. Tener educacin formal tcnica o profesional, Curso de formacin de auditor interno o lder de al menos 24 horas, de la versin vigente de las normas OHSAS 18001, ISO 14001, ISO 9001, BASC con certificado de aprobacin por una institucin reconocida,

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Haber participado en al menos dos auditoras completas (de la planeacin a la entrega de los resultados), como auditor en formacin, bajo la direccin de un auditor lder.

El auditor lder debe tener experiencia de al menos tres auditoras completas, al menos una actuando como lder del equipo auditor bajo la direccin y orientacin de un auditor lder, para garantizar se desarrollen los conocimientos y habilidades necesarios. PROCEDIMIENTO A SEGUIR EXTENSIN DEL PROGRAMA DE AUDITORA Se ha establecido la realizacin de un ciclo anual de auditora interna del sistema de gestin integrado con base en los siguientes elementos: Cada ciclo anual de auditora debe cubrir todos los elementos del sistema integrado de gestin, aunque no necesariamente deben ser revisados de manera simultnea. La duracin y elementos a tratar de cada sesin de auditora ser establecida con base en el anlisis de los resultados anuales del sistema y la priorizacin definida. Las auditorias se realizan con anuncio previo al rea y las personas auditadas.

PLANIFICACIN El equipo de HSEQ debe consolidar los resultados de cada ciclo anual del sistema de gestin para establecer los elementos prioritarios a revisar durante la respectiva auditora interna. El director de HSEQ define el programa anual de auditora interna, teniendo en cuenta los riesgos prioritarios definidos y las actividades donde estos se han identificado, los cambios significativos, los resultados de la medicin del sistema de las auditoras anteriores y de la revisin gerencial. El auditor prepara el Plan e Informe de Auditora del SIG (HSEQ F28), en el cual se detalla la fecha y hora programada para la auditora y las actividades que llevar a cabo para verificar el cumplimiento de los requisitos con base en los criterios establecidos. Con base en el plan definido y las personas que cumplen el perfil de auditor interno se establece el equipo auditor para cada caso, incluyendo la designacin del auditor lder. El equipo auditor prepara el plan especfico de auditora interna y lo enva por correo electrnico a las reas para su aprobacin y difusin entre las partes interesadas. Se deben incluir especficamente reas que van a ser auditadas, alcance, objetivos y criterios de la auditora, fecha y hora de auditora, tiempo estipulado y duracin de las actividades para la revisin de cada elemento del sistema. El equipo auditor debe revisar los documentos del sistema de gestin y de referencia con anticipacin. Tambin se deben revisar los resultados de las auditorias previas, no conformidades y acciones correctivas tomadas. De esta forma, los auditores definen los aspectos a revisar y elaboran la lista de verificacin que se va a emplear.

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REALIZACIN DE LA AUDITORA Al iniciar la auditora, el Auditor Lder convocar una reunin de apertura con el personal involucrado en el proceso a auditar, dicha reunin quedar registrada en el formato Acta de reunin de Apertura Auditoria Interna (HSEQ F36). En dicha reunin debe considerarse los siguientes aspectos: Presentacin de los participantes y del equipo auditor para verificar disponibilidad y establecer una relacin de trabajo eficaz, Confirmacin de los objetivos, alcance y criterios de la auditora, Revisin del cronograma de trabajo y notificacin de cambios de ltima hora, Definicin de los enlaces de comunicacin y de las funciones de los involucrados, Mtodos que se van a emplear y manejo de no conformidades, Solucin de dudas.

Las actividades programadas se deben iniciar de manera puntual segn la planeacin, en el horario y lugares normales de trabajo, cumpliendo las normas aplicables al lugar auditado. El proceso debe ser flexible para permitir cambios en el nfasis de la auditora, con base en los hallazgos y en las evidencias que se van obteniendo. Se deben evaluar todos los elementos programados para el rea. La auditora se basa en el muestreo, por lo general una sola observacin no es suficiente para sacar conclusiones. Si se encuentran hallazgos en la muestra inicial, es conveniente ampliar las muestras para ratificar el hallazgo. Si el proceso a auditar no es del total dominio del Auditor, ste podr usar las Lista de Chequeo (HSEQ F19), ya predeterminadas por proceso. El auditor puede agregar informacin (preguntas) de la lista segn lo considere. Toda la informacin del proceso la puede obtener de la red. Las fuentes de informacin incluyen entrevistas, observacin de actividades y revisin de documentos y registros. Se deben registrar y documentar las no conformidades detectadas. Cuando se realizan entrevistas se deben considerar los siguientes aspectos: Entrevistar personas de diferentes niveles y funciones (si el jefe del rea desea asistir como observador se le advierte que no puede participar, excepto cuando as est programado), Iniciar explicando la razn para la entrevista y las notas tomadas, indicando el tiempo de la auditora y que se est auditado es el procedimiento no a la persona, La actitud no debe ser agresiva para evitar posiciones hostiles o de ocultamiento, Se deben hacer preguntas abiertas, en caso necesario se comprueba la documentacin de apoyo o se pide demostracin, Se deben evitar las preguntas tendenciosas y cualquier tipo de juicio prematuro, pues la funcin del auditor no es instruir al auditado, Se deben resumir y comentar los resultados con la persona entrevistada y agradecerle su colaboracin y participacin.

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En el caso de observacin se debe considerar: La observacin sirve para evidenciar conformidad o desviacin, Si se evidencia una desviacin se requiere un testimonio de veracidad inmediato del auditado, donde se busca de forma respetuosa, al enfrentar lo observado frente a los criterios de auditora, considerando el punto de vista del auditado, En caso de necesidad se llama a una instancia superior para superar diferencias. En todos los casos se debe permitir que el auditado se exprese. Las no conformidades se van informando y soportando sobre la marcha, de forma que puedan ser reconstruidas por los auditados y auditores. Deben incluir: Detalles sobre la identidad del proceso o de los documentos y su ubicacin, Criterio de auditora afectado y detalles que localicen el incidente,

No puede existir no conformidad sin soporte suficiente, en caso contrario se establece una observacin u oportunidad de mejora. Si se encuentra una situacin crtica que afecte la seguridad de forma significativa se debe interrumpir la auditora y avisar al jefe de rea para que se tomen las medidas correctivas de inmediato. La auditora se contina una vez el lugar de trabajo sea seguro de nuevo. Al terminar la visita a las reas, el equipo de auditora se debe reunir para evaluar los hallazgos, redactar las no conformidades y acordar las conclusiones de la auditora. Al finalizar la auditora se efectuar una reunin de cierre con los involucrados (equipo auditor, responsable(s) de proceso(s), Representante de la Direccin) en la cual se har un resumen de los hallazgos y se registrar en el formato Acta de reunin de cierre Interna (HSEQ F37). Los hallazgos (positivos y/o negativos) y oportunidades de mejora, se reportan en el formato Plan e Informe de Auditora del SIG (HSEQ F28). Las no conformidades encontradas se reportan en el formato Solicitud de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora (HSEQF23). INFORME DE AUDITORA El informe de auditora, su contenido y exactitud, son responsabilidad del auditor lder. Debe estar listo en la primera semana despus de la auditora e incluye los siguientes aspectos: Formato de informe de la auditoria. Ubicacin, objetivos, alcance y criterios de la auditora. Identificacin del rea auditada y del equipo auditor. Hallazgos de auditora, tanto positivos como no conformidades. Recomendaciones de mejora. Conclusiones, incluyendo las necesidades de seguimiento y verificacin. Reporte de no conformidades, un formato para cada no conformidad.

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Nota: Se establece que las auditoras realizadas por ISM son una herramienta que aporta al proceso de auditoras internas del sistema integrado de gestin; sin embargo; es importante aclarar que para que estas sean vlidas deben presentarse en el formato HSEQ-F-28 referenciando claramente los requisitos de las normas a auditar.

SEGUIMIENTO Y VERIFICACIN DE CIERRE DE HALLAZGOS El informe de auditora debe ser revisado y aprobado por la Direccin de HSEQ. En caso de cualquier divergencia esta debe ser aclarada con el equipo auditor. El equipo de HSEQ entrega el informe aprobado al gerente regional del rea auditada para establecer las acciones correctivas o preventivas dirigidas a la intervencin de las causas de las no conformidades y observaciones encontradas, con los respectivos cronogramas, responsables y mecanismos de seguimiento. El Gerente del rea auditada es responsable de la aplicacin de las acciones correctivas establecidas y la Direccin de HSEQ debe verificar el cierre de las no conformidades dentro de los plazos establecidos y la efectividad de las medidas tomadas, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de no conformidades (HSEQ P09). Los resultados de la auditora y las actividades de seguimiento se incluyen en la revisin por la Direccin, para evaluar la efectividad del sistema integrado de gestin. EVALUACION DE LOS AUDITORES El desempeo de los auditores internos debe ser motivo de evaluacin continua, para identificar las necesidades de mejora de sus conocimientos y habilidades, con el fin de lograr en que cada sesin de auditora interna: Se respeten los principios de auditora, Se mantenga una relacin de mutuo respeto con los auditados, Se cumplan los objetivos definidos frente al sistema de gestin. Se presente un informe que permita definir planes de accin.

Para la evaluacin se ha definido tres mecanismos: (1) revisin de los informes generados por los auditores despus de terminar el ciclo anual de auditoras, (2) diligenciamiento de la encuesta por parte de los auditados en cada ciclo y (3) revisin del desempeo del equipo auditor entre el Director HSEQ y los jefes y Coordinadores HSEQ. Con base en los resultados de las evaluaciones realizadas, el director de HSEQ los define necesidades de retroalimentacin y formacin continuada del grupo de auditores internos. El Representante de la Direccin evaluar el desempeo de los auditores internos utilizando el formato Evaluacin de la Competencia de Auditores Internos (HSEQ F27).

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9. REPORTE DE RESULTADOS HSEQ-F-26 Programa de Auditorias internas del SIG. HSEQ-F-28 Plan e informe de Auditoria interna del SIG. HSEQ-F-23 Solicitud de acciones correctivas, preventivas o de mejora. HSEQ-F-36 Acta reunin de apertura Auditoria Interna. HSEQ-F-37 Acta Reunin de Cierre Auditoria Interna. HSEQ-F-27 Evaluacin de la competencia de Auditores Internos. HSEQ-F-19 Lista de Chequeo.

10. RECOMENDACIONES N/A

Elabora: Coord. HSEQ Jaime Leon

Revisa: Jefe HSEQ Bexy Berrio

Aprueba: Dir. HSEQ Ivn Moreno

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CONTROL DE CAMBIOS
VERSION 1 2 FECHA 2008/07/01 2008/11/18 NUMERAL 8.1, 8.2, 8.3 3 RAZN DEL CAMBIO Se especific el desarrollo de las auditoras y las actividades posteriores a la misma. Se cambi la vigencia de las normas: ISO 9001:2000 por ISO 9001:2008 y OHSAS 18001:2004 por OHSAS 18001:2007. Se cambi la codificacin del procedimiento MM-P-02 por HSEQ-P10. Se cambi la codificacin de los documentos relacionados en este procedimiento iniciados con las siglas MM por las siglas HSEQ seguido de la letra que identifica el tipo de documento (formato, procedimiento, etc.) y el nmero del mismo. Se hicieron modificaciones de redaccin en el procedimiento. Se especific el uso de EPP en evidencias de campo que lo requieran. Se eliminaron las recomendaciones. Se especifica el uso de la lista de chequeo por parte del auditor. Se quitan las versiones de las normas Se incluye la Gua RUC Se reduce el nmero de auditoras por proceso a una vez al ao. Se elimin el Informe de Hallazgos de Auditora Interna HSEQ-F-21 Se elimin la actividad de enviar el informe de la auditora, ya que los resultados son conocidos por los responsables de proceso durante la reunin de cierre y son comunicados a la Gerencia en los comits gerenciales. Se adiciona al documento elementos como: tipos de auditorias, principios de auditora, criterios de auditora, tipos de hallazgos obtenidos, perfil del auditor interno, extensin del programa de auditora, evaluacin de los auditores

Todos 3 2009/11/06

6 10 4 2011/02/03 8.2

2011/06/03

Todos

2011/08/31

Todos

Se adiciona una nota en donde se especifica que Las auditorias ISM son tiles siempre y cuando se monten en el formato estipulado por el SIG 7 2012/08/31 8 En el perfil del auditor se adiciona el propsito del por qu este debe ser independiente al rea auditada