Diagramas de Flujo

DIAGRAMA DE FLUJO 1.- INTRODUCCIN. Este documento proporciona la secuencia de pasos necesarios para la construccin de un Diagrama de Flujo.
Muestra la importancia de dos aspectos clave en este proceso: - La planificacin previa a la construccin requiere la definicin clara del objetivo de su desarrollo y el establecimiento a priori del resultado de dic!o proceso. - El Diagrama de Flujo debe e"presar fielmente el proceso real en estudio. Dota de una simbolog#a y una metodolog#a comunes para todos los diagramas por lo que se simplifica la interpretacin de los mismos y se !omogeini$a la pauta de comportamiento de todos los responsables de su desarrollo. 2.- OBJETIVO Y ALCANCE Definir las reglas b%sicas a seguir para la construccin y la correcta interpretacin de los Diagramas de Flujo resaltando las situaciones en que pueden o deben ser utili$ados. Es de aplicacin a todos aquellos estudios en los que un grupo de trabajo necesita conseguir un conocimiento sobre el funcionamiento de un proceso determinado que sirva como base com&n para todos sus componentes o se debe reali$ar un an%lisis sistem%tico del mismo. 'u utili$acin ser% beneficiosa para el desarrollo de los proyectos abordados por los Equipos y (rupos de Mejora y por todos aquellos individuos u organismos que est)n implicados en la mejora de la calidad. *dem%s se recomienda su uso como !erramienta de trabajo dentro de las actividades !abituales de gestin. 3.- RESPONSABILIDADES. a) Grupo de trabajo o persona responsable del estudio:
- 'eguir las reglas que se se+alan en el procedimiento para su correcta construccin interpretacin y utili$acin. b) Direccin de Calidad: - *sesorar a aquellos que as# lo soliciten en las bases para la construccin y utili$acin del Diagrama de Flujo. 4.- DEFINICIONES / CONCEPTOS. 4.1.- DIAGRAMA DE FLUJO
Calle Francisco Javier Mina s/n esq. Clavel, Barrio de Cahualco, San Andrs Jaltenco, Edo. de Mex., Tel. ( ! "#$%%&#' tecnolo(ia)araelexito*hot+ail.co+
Def ! " #! El Diagrama de Flujo es una representacin gr%fica de la secuencia de pasos que se reali$an para obtener un cierto resultado. Este puede ser un producto un servicio o bien una combinacin de ambos. C$%$"&e%'(& "$( )% !" )$*e( * continuacin se comentan una serie de caracter#sticas que ayudan a comprender la naturale$a de la !erramienta. Capacidad de Comunicacin ,ermite la puesta en com&n de conocimientos individuales sobre un proceso y facilita la mejor comprensin global del mismo. Claridad ,roporciona informacin sobre los procesos de forma clara ordenada y concisa. 4.2.- S+MBOLO Definicin -magen o figura con la que se representa un concepto. ,.- PROCESO. ,.1.- DIAGRAMA DE FLUJO
,.2.- CONSTRUCCIN ../.0.- 'imbolog#a ,ara la construccin de los Diagramas de Flujo se utili$ar%n los siguientes s#mbolos: Smbolos para la construccin de un diagrama de flujo
.././.- ,reparacin de la construccin del diagrama Paso 1: Establecer quines deben artici ar en su construcci!n" El grupo de trabajo o la persona responsable del estudio identificar% los organismos implicados en el proceso o parte del mismo que debe ser anali$ado. 'e invitar% a un representante de dic!os organismos a participar en la construccin del Diagrama de Flujo. El n&mero de participantes en la sesin de construccin del Diagrama no ser% superior a 01 para que el grupo sea operativo y efica$. Paso #: Pre arar la lo$%stica de la sesi!n de traba&o" 2on objeto de que el ritmo de la sesin de trabajo sea el adecuado se debe prever:
- Dar la informacin necesaria a los participantes en la reunin sobre el objeto de la misma y sobre este procedimiento. - ,reparar superficies y material de escritura que permitan tener a la vista continuamente el trabajo desarrollado. ../.3.- Desarrollo de la construccin.
Paso ': De(inir clara)ente la utili*aci!n del Dia$ra)a de Flu&o + el resultado que se es era obtener de la sesi!n de traba&o" a4 En primer lugar es necesario clarificar el objetivo de la construccin del Diagrama de Flujo y escribirlo de forma que sea visible para los participantes durante toda la sesin. b4 Esta clarificacin permitir% definir el grado de detalle y la estructura que se requieren en el diagrama para poder alcan$ar dic!o objetivo. Paso ,: De(inir los l%)ites del roceso en estudio" La mejor forma de definir y clarificar dic!a definicin de los l#mites del proceso es decidir cu%les son el primer y &ltimo pasos del Diagrama de Flujo. El primer paso es la respuesta a la pregunta: 56u) nos indica que empie$a el proceso7 El &ltimo paso debe contestar a la pregunta: 52mo sabemos que el proceso !a terminado7 Escribir estos pasos e"pres%ndolos de forma clara y concisa e incluirlos en la superficie de escritura. 8El primer paso en el borde i$quierdo o superior de la misma y el &ltimo paso en el borde derec!o o inferior4. Ejemplo:
Paso -: Esque)ati*ar el roceso en $randes bloques o .reas de acti/idades" -dentificar los grupos de acciones m%s relevantes del proceso y establecer su secuencia temporal.
Esta esquemati$acin global del proceso a anali$ar servir% de ayuda para guiar el proceso de construccin del diagrama. Ejemplo:
Paso 0: Identi(icar + docu)entar los asos del roceso" Esta actividad puede comen$ar tanto por el primer paso del proceso como por el &ltimo no e"istiendo ning&n criterio que indique mayor eficacia en alguno de los dos enfoques. 'ea cual sea la direccin en que se realice si se considera &til reali$ar una revisin en la direccin contraria. Las preguntas a reali$ar para la identificacin y documentacin de los pasos del proceso son las siguientes: - 5E"isten entradas significativas asociadas con este paso tales como materias primas informacin etc7. 'e+alar estas entradas por medio de los s#mbolos apropiados en el diagrama. - 5E"isten resultados significativos como consecuencia de este paso tales como informacin etc7. 'e+alar estos resultados por medio de los s#mbolos apropiados en el diagrama. - 9na ve$ reali$ado este paso 5cu%l son las actividades inmediatamente siguientes que debemos reali$ar7. 'e+alar estas actividades mediante el s#mbolo apropiado en el diagrama. ,artiendo del primer paso reali$ar este proceso !asta alcan$ar el &ltimo o viceversa.
Dibujar el proceso con e"actitud disponiendo el flujo principal siempre de arriba abajo o de i$quierda a derec!a. Ejemplo:
Paso 1: Reali*ar el traba&o adecuado ara los untos de decisi!n o bi(urcaci!n" 2uando se llega a un paso en el que e"iste un punto de decisin o de bifurcacin: a4 Escribir la decisin o alternativa de acuerdo con la simbolog#a utili$ada e identificar los posibles caminos a seguir mediante la notacin adecuada. En general cuando se trata de una toma de decisin se incluye dentro del s#mbolo una pregunta y la notacin de las dos ramas posibles correspondientes se identifican con la notacin '-:;<. b4 Escoger la rama m%s natural o frecuente de la bifurcacin y desarrollarla seg&n lo dispuesto en el =,aso >= !asta completarla. c4 ?etroceder !asta la bifurcacin y desarrollar el resto de las ramas de igual modo. Paso 2: Re/isar el dia$ra)a co) leto" 2omprobar que no se !an omitido pasos peque+os bucles etc. y que el proceso tiene una secuencia lgica. En caso de que e"istan dudas sobre parte del proceso representado reali$ar una observacin directa del proceso o contactar con e"pertos de ese %rea para su aclaracin. El resultado final de este paso es el Diagrama de Flujo del proceso en estudio. ,.3.- INTERPRETACIN. ..3.0.- 2omprensin del proceso
9na de las aplicaciones del Diagrama de Flujo es la obtencin de un conocimiento global y espec#fico de un proceso. Esta !erramienta posibilita un conocimiento com&n que sirva de base para un determinado estudio planificacin etc. ..3./.- *n%lisis del proceso <tra de las aplicaciones del Diagrama de Flujo es como !erramienta de an%lisis del proceso facilitando informacin sobre posibilidades de mejora del mismo. ,ara el an%lisis de procesos mediante esta !erramienta se seguir% la siguiente secuencia: a4 E"aminar cada s#mbolo de toma de decisin o de actividad de control. 2uando una decisin implica alg&n tipo de comprobacin e"iste un bucle que !ace retroceder el proceso !asta un paso anterior en un determinado porcentaje de las ocasiones en que este se reali$a. Deber%n plantearse preguntas tales como: - 5Es la comprobacin necesaria7 - 5Es la comprobacin completa7 - 5Es la comprobacin redundante7 b4 E"aminar los bucles de reproceso. Las comprobaciones dan lugar a bucles de reproceso y )stos siempre est%n asociados a deficiencias por tanto el objetivo debe ser su eliminacin u optimi$acin. 'e e"aminar%n las actividades del bucle como tales y la =longitud= del mismo 8n&mero de operaciones que deben repetirse4 plante%ndose cuestiones tales como: - 5'on necesarias todas las actividades dentro del bucle7. - 5'e podr#an detectar antes las deficiencias7. - 5Evita el bucle que se repita el error7. - 52u%l es el coste del reproceso7. - 52u%l es la frecuencia de las distintas deficiencias detectadas7. c4 E"aminar cada s#mbolo de actividad. Este e"amen puede poner de manifiesto las deficiencias que arrastra el dise+o del proceso mediante cuestiones tales como: - 5Es necesaria esta operacin7. - 52u%l es la relacin coste-valor a+adido que aporta7. - 5Es una operacin redundante7. - 5Es fuente de errores frecuente7. d4 E"aminar los s#mbolos de documentos o bases de datos.
En general en las empresas la documentacin y las bases de datos son fuentes de errores duplicacin de tareas y reali$acin de trabajo in&til por ello deber% comprobarse para cada uno de estos elementos si: - 5Es &til la informacin que contiene7. - 5Es redundante dic!a informacin7. - 5'e mantiene al d#a7. - 5Es la &nica fuente para esta informacin7. - 52mo se puede utili$ar para el seguimiento y mejora del proceso7 2uanto m%s sistemati$ado sea el an%lisis del Diagrama de Flujo m%s sencilla y efica$ puede resultar la mejora del proceso en estudio. ..3.3.- ,osibles problemas y deficiencias de interpretacin La principal causa de deficiencias en la interpretacin de los Diagramas de Flujos es que )ste no refleje la realidad. Esto puede ser debido a: - 'e representa el proceso ideal tal y como deber#a ser reali$ado y no la pr%ctica !abitual de aquellos que lo ejecutan. - *lguno de los participantes no aporta informacin sobre partes del mismo evidentemente ilgicas por sentirse de alguna forma responsable de las mismas. - 'e consideran irrelevantes peque+os bucles e"istentes. - Los miembros del grupo de trabajo desconocen realmente como opera parte del proceso. - 'e utili$an Diagramas de Flujo desfasados que no !an sido revisados despu)s de producirse cambios en el proceso. ,ara evitar la aparicin de estas situaciones se aconseja siempre que sea posible la confrontacin del diagrama con la realidad siguiendo en la pr%ctica la ejecucin del proceso. 2uando esto no sea posible ser% &til la revisin del diagrama por personal operativo del proceso. ,.4.- UTILI-ACIN Debido a sus caracter#sticas principales la utili$acin del Diagrama de Flujo ser% muy &til cuando: - 'e quiere conocer o mostrar de forma global un proceso. - Es necesario tener un conocimiento b%sico com&n a un grupo de personas sobre el mismo. - 'e deben comparar dos procesos o alternativas de uno dado. - 'e necesita una gu#a que permita un an%lisis sistem%tico de un proceso. Utili*aci!n en las (ases de un roceso de soluci!n de roble)as" El Diagrama de Flujo es una !erramienta de gran aplicacin en la solucin de problemas: - En la fase de definicin de proyectos para identificar oportunidades de mejora guiar la estimacin de costes asociados al problema identificar los organismos implicados en el mismo y establecer las fronteras de la misin del grupo de trabajo que debe abordarlo.
- En el inicio de cualquier proyecto para unificar el conocimiento b%sico de los participantes en el mismo. - En la fase de diagnstico para la planificacin de las recogidas de datos y para la elaboracin de teor#as sobre las causas. - En la fase de dise+o de soluciones para guiar en el dise+o de sistemas de control y para la identificacin de posibles focos de resistencia al cambio. - En la fase de implantacin de soluciones para mostrar el proceso y los cambios reali$ados y para identificar las necesidades de formacin e"istentes. ..- ANE/OS. E0e1)*2 1 La falta de !erramientas. En una empresa de transportes el taller de mantenimiento ten#a fama de causar muc!os retrasos. 9n equipo de mejora empe$ a investigar y comprob en primer lugar que el taller entregaba los ve!#culos en general con unos d#as de retraso respecto a la estimacin del tiempo necesario para reali$ar la reparacin. El segundo paso del equipo fue construir un Diagrama de Flujo para obtener conocimientos sobre lo que realmente ocurr#a en el taller de mantenimiento. El Diagrama de Flujo centr la atencin del equipo en la b&squeda y obtencin de !erramientas. ,osteriores investigaciones confirmaron que el problema principal del taller era la falta y la mala gestin de las !erramientas de trabajo. E0e1)*2 2. ,roceso de venta de billetes y facturacin de equipajes. 8ver ejemplo en la siguiente p%gina4 En una l#nea a)rea un equipo de mejora ten#a como misin el an%lisis del proceso que se segu#a para emitir los billetes y las tarjetas de embarque para los pasajeros que llegaban al aeropuerto sin billete. 2onstruy a este fin un Diagrama de Flujo del proceso. El Diagrama muestra que el pasajero debe !acer dos colas: una en el mostrador de billetes para su obtencin y:o facturar el equipaje y otra en la puerta de embarque para obtener la tarjeta de embarque. El equipo redise+ el proceso y consigui eliminar una de las dos colas dando acceso a los agentes del mostrador de billetes a la base de datos del sistema de asignacin de pla$as.
3.- UTILI-ACIN DE LA 4ERRAMIENTA. La 3erra)ienta es )u+ 4til ara: - -dentificacin de problemas - *n%lisis de s#ntomas - -dentificacin de ,osibles 'oluciones - Dise+o de soluciones y controles - Definicin de Equipos - Formulacin de @eor#as 'obre las 2ausas - Evaluacin de posibles soluciones - Evaluacin de la solucin implantada 5.- RELACIN CON OTRAS 4ERRAMIENTAS. La 3erra)ienta est. (uerte)ente relacionada con: La 3erra)ienta est. dbil)ente relacionada con: - *MFE - Diagrama de Flec!as - Diagrama de ?elaciones - Diagrama Matricial - Dise+o de E"perimentos

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