REGLAMENTO PARA APERTURA, MANEJO Y CONTROL DE FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA

REGLAMENTO PARA LA APERTURA, MANEJO Y CONTROL DE FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA DE LOS FINES Y OBJETIVOS Artculo 1 El presente reglamento tiene por finalidad constituirse en el marco normativo y de aplicacin, regulador de las fases de solicitud, recepcin, manejo y control de fondos destinados a cubrir gastos menores en la Entidad, bajo la denominacin de Fondos Fijos de Caja Chica. Artculo 2 Tiene como principal objetivo, establecer los procedimientos necesarios para el funcionamiento de dichos fondos, tendientes a precautelar el uso racional, eficaz y eficiente de los recursos destinados a los fines creados. DEL AMBITO DE APLICACIN Artculo 3 Su aplicacin tiene el carcter de obligatorio en todas las unidades acadmicas y administrativas de la Universidad, sean estas centralizadas y/o desconcentradas. Artculo 4 Se establece y autoriza la creacin de fondos fijos de caja chica, a travs de los siguientes niveles, montos y unidades beneficiarias: a) Primer nivel, que comprende la asignacin de hasta Bs10.000, a ser manejados por las unidades de Suministros, Mantenimiento y Caja Central.

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b) Segundo nivel, que comprende la asignacin de Bs2.000, a ser manejados a travs de la Administracin General de Institutos Mdicos, la Facultad de Odontologa y el Departamento de Asesora Jurdica. c) Tercer nivel, con la asignacin de hasta Bs500, a ser manejados por el resto de las unidades acadmicas y administrativas. DEL DESTINO DE LOS FONDOS Artculo 5 El fondo fijo asignado tendr como destino cubrir gastos menores, en el marco de lo programado y presupuestado para la unidad requeriente y en los lmites fijados por el artculo 7, del presente reglamento. Artculo 6 Se autoriza la adquisicin de materiales y otros gastos de servicios, slo a las unidades comprendidas en los incisos a) y b) del artculo 4, en funcin de una programacin y presupuestacin establecida para la Unidad solicitante y previa verificacin de inexistencia en almacenes. DE LOS LIMITES DE EJECUCION Artculo 7 En funcin de los niveles sealados por el artculo 4 de este reglamento, se establece los siguientes lmites de ejecucin: a) Para el primer nivel, el lmite mximo por cada ejecucin del fondo, no deber ser mayor a Bs. 500. b) Para el segundo y tercer nivel, se establece como lmite mximo por cada ejecucin, el equivalente al 10 % del fondo asignado.

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DE LOS PROCEDIMIENTOS Para la apertura del fondo fijo Artculo 8 Para la creacin o apertura de fondos fijos de caja chica, en favor de las diferentes unidades acadmicas y administrativas de la Universidad, se establece los siguientes procedimientos: a) Toda unidad solicitante dirigir su nota al Director Administrativo (DAF), justificando las necesidades de la creacin y designando al funcionario responsable de su manejo; nota de solicitud que necesariamente deber estar sellada y firmada por el Jefe de la Unidad, cabeza de sector. b) Conocida la solicitud, el DAF derivar la misma a instancias del Jefe del Departamento de Finanzas, para su evaluacin pertinente, quin en funcin de las necesidades de la unidad solicitante asignar el monto que corresponde, de acuerdo a los niveles sealados por el artculo 4, del presente reglamento. c) Efectuada la evaluacin, el Jefe del Departamento de Finanzas instruir al Jefe de Contabilidad, su procesamiento respectivo. En las unidades desconcentradas acadmicas y administrativas los procedimientos sern los siguientes: d) Al Administrador de la unidad acadmica o administrativa dirigir su nota al Decano o Director de Carrera independiente, o al Ejecutivo de la unidad administrativa, justificando las necesidades de la creacin y designando al funcionario responsable de su manejo. e) Conocida la solicitud, el Decano o Director de Carrera independiente y/o Ejecutivo mximo, evaluara la pertinencia, quin en funcin de las necesidades de la unidad asignar el monto que corresponde, de acuerdo a los niveles sealados por el artculo 4, del presente reglamento.

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Efectuada la evaluacin, la mxima autoridad de la unidad acadmica o administrativa instruir al Administrador Contador, su procesamiento respectivo. Artculo 9 No est permitido efectuar apertura de fondos fijos de caja chica a nombre de autoridades universitarias e inclusive hasta el nivel de jefe de seccin, siendo responsabilidad exclusiva del funcionario que contraviniendo esta norma, instruya y/o ejecute su procesamiento. Para el procesamiento contable Artculo 10 El Jefe de la Unidad de Contabilidad en la administracin central o el Administrador Contador en las unidades desconcentradas, una vez recibida la instruccin escrita del Jefe del Departamento de Finanzas o de la mxima autoridad ejecutiva de la unidad desconcentrada, observar para el procesamiento contable, los siguientes procedimientos: a) Verificar la existencia de los antecedentes que originan la creacin del fondo fijo de caja chica, la evaluacin realizada y la autorizacin para el procesamiento contable, comprobando la consistencia del nivel al que corresponde la solicitud. b) Cumplido el paso anterior, en la administracin central el Jefe de la Unidad de Contabilidad, instruir la elaboracin del comprobante y el cheque respectivo, en las unidades desconcentradas el Administrador Contador proceder a la elaboracin del comprobante y el cheque respectivo, en los que consignar el nombre del funcionario designado para el manejo de Caja Chica, para luego continuar los procedimientos establecidos que concluye con el archivo del comprobante elaborado.

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Para el manejo del fondo Artculo 11 El manejo de fondos de caja chica, asignados a las unidades contempladas en el inciso a) del artculo 4, queda condicionada a la observancia de los siguientes procedimientos: a) El Jefe de la Unidad, cabeza de sector, solicitar al responsable del manejo del fondo, la adquisicin de materiales, la contratacin de un servicio, o la entrega del importe estimado, no superior a los lmites establecidos por el artculo 7, sealado precedentemente. b) El responsable del fondo, evaluar el requerimiento en funcin de las existencias en almacenes, si corresponde, para luego llenar el formulario Solicitud de Fondos de Caja Chica, en triple ejemplar (original y dos copias), en el que consignar nombres y apellidos, cargo y firma, del jefe de la Unidad solicitante. c) Cumplido este paso, el mencionado formulario deber ser autorizado, con firma, cargo y nombre completo, del superior jerrquico del responsable del fondo. d) Autorizada la solicitud del fondos o contratacin de materiales y/o servicios, el responsable del fondo har entrega del mismo o efectuar la adquisicin. e) En el espacio correspondiente al concepto, se deber detallar en forma completa los datos de la factura o documento equivalente que respalda el gasto, documento que deber estar validado con la firma del Jefe de la Unidad Solicitante. f) En cumplimiento de normas tributarias, se debe exigir del proveedor de materiales o servicios, la factura valorada o documento equivalente, a partir de Bs5. En caso de compras o servicios de contribuyentes del rgimen simplificado, integrado, como as tambin del rgimen agropecuario unificado, se deber exigir fotocopias del RUC, cdula de identidad o documento equivalente y formulario del ltimo pago bimensual, anterior a la fecha de operacin o venta.
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g) El responsable del fondo, como seal de culminacin del proceso, proceder a invalidar la factura o documento equivalente, con el sello de Cancelado. Artculo 12 Con excepcin de la Facultad de Odontologa, que por sus caractersticas requiere la adquisicin de materiales de extrema urgencia, no existentes en sub-almacenes, el manejo de los fondos fijos de caja chica, asignados a las unidades contempladas en los incisos b) y c) del artculo 4, queda condicionado a la ejecucin de gastos por servicios de fotocopias, correspondencia y otros de extrema necesidad y agilidad. Estas unidades, quedan obligadas al cumplimiento de todos y cada uno de los puntos sealados en el artculo precedente. Artculo 13 Queda terminantemente prohibido realizar compras o pagos con el nico propsito de acogerse a los techos o lmites establecidos por el artculo 7 del presente reglamento. Artculo 14. Asimismo, queda terminantemente prohibido, conceder prstamos, canjear cheques, aceptar vales u otras acciones ajenas al propsito del fondo. Artculo 15 No est permitido utilizar los fondos fijos de caja chica, para cubrir compromisos anticipados y adquiridos con cargo a futuras asignaciones o reposiciones de estos fondos, a extremo los mismos sern considerados como gastos particulares de quin los ejecute.

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Para la reposicin del fondo Artculo 16 Para la reposicin de fondos fijos de caja chica, se deber observar los seguir los siguientes procedimientos: a) El responsable del manejo del fondo, con la finalidad de cubrir los requerimientos en forma oportuna, podr solicitar la reposicin, cuando su ejecucin haya alcanzado un nivel mnimo equivalente al 70 % del fondo asignado. b) Para la reposicin correspondiente, el responsable deber registrar la relacin de gastos efectuados, en el formulario Detalle de pagos efectuados con fondos fijos de Caja Chica. c) Toda solicitud de reposicin deber ser efectuada a travs de nota dirigida al Director Administrativo y Financiero, (DAF), adjuntando en forma ordenada y foliada, la documentacin de respaldo de los gastos realizados. d) La documentacin a la que hace referencia el punto precedente, consiste en los formularios de: solicitud de fondos fijos de Caja Chica y detalle de pagos realizados, adems, de facturas o documentos equivalentes debidamente validados con firmas de quienes participaron en el proceso. e) Recibida la solicitud de reposicin, el DAF la derivar al Jefe del Departamento de Finanzas, a objeto de revisar y aprobar los gastos realizados, previa comprobacin presupuestaria. f) De establecerse la existencia de gastos indebidos o ajenos a los propsitos del fondo, el Jefe del Departamento de Finanzas, rechazar los mismos, constituyndose a partir de ello, en gastos particulares de los responsables del manejo de estos fondos, por tanto, sujetos a reposicin o devolucin.

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g) Aprobada la documentacin de gastos y la solicitud de reposicin, el Jefe del Departamento de Finanzas, derivar la informacin e instruir al Jefe de Contabilidad, su procesamiento contable. h) Se fija como trmino, para la reposicin del fondo, cinco das hbiles como mximo, computables a partir de la solicitud efectuada a la DAF, o desde el momento en que la observacin ha sido corregida, como se seala a travs del inciso f), que antecede, trmino de duracin del trmite que contempla la emisin del cheque a la orden del responsable del fondo. Artculo 17 El incremento o disminucin del fondo asignado, segn los niveles establecidos por el artculo 4 de este instrumento, es facultad del Jefe del Departamento de Finanzas, previo anlisis de las necesidades o resultados de su manejo. Para el control de los fondos Artculo 18 El control sobre la eficacia y la eficiencia en el manejo de los fondos fijos de caja chica, corresponde al Jefe de la Unidad de quin depende su responsable, al Jefe del Departamento de Finanzas, y a la Unidad de Auditora Interna, a travs de los procedimientos y tcnicas propias de cada instancia. Artculo 19 Las unidades desconcentradas, que generan recursos por diferentes actividades, podrn aperturar sus fondos fijos de caja chica, siempre en el marco de lo establecido por el presente reglamento, con la diferencia que efectuarn sus solicitudes ante las mximas instancias de sus unidades, quedando los administradores como responsables de la apertura, eficiente ejecucin y control de estos fondos.

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Artculo 20 Las unidades centralizadas que generan recursos, podrn solicitar la apertura de fondos fijos de caja chica, en el marco estricto de lo establecido por el presente reglamento; por tanto, quedan obligados a depositar en sus respectivas cuentas bancarias, los ingresos que perciben, en forma ntegra y oportuna, dentro de las 24 horas siguientes a su recepcin. DE LA GARANTIA O SEGURO DE CAUCION Artculo 21 Para los encargados del manejo de fondos fijos de caja chica, segn niveles comprendidos en los incisos a) y b) del artculo 4, de este reglamento, el Jefe del Departamento de Finanzas estimar la necesidad de establecer instrumentos de garantas o seguros de caucin, tendientes a un eficiente manejo de dichos fondos. DEL CIERRE DE LOS FONDOS Artculo 22 Sern causales para el cierre o suspensin de los fondos fijos de caja chica, los siguientes: a) Cuando en su manejo se haya desvirtuado los objetivos de su creacin. b) Por reversin voluntaria a cargo de sus responsables, al considerar innecesario su funcionamiento. c) Por cierre del perodo fiscal en el que se produjo la entrega, para de esta manera afectar la ejecucin presupuestaria y los resultados del ejercicio. DE LA RESPONSABILIDAD Artculo 23. Ser de responsabilidad general, para todos los servidores de la Universidad, la observancia y aplicabilidad de lo sealado por el presente reglamento; en tanto que los encargados de solicitar y ejecutar los fondos fijos de caja chica, sern responsables de rendir cuentas, no
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solo de los objetivos a los cuales se destinaron los fondos que le fueron confiados, sino tambin de la forma y resultado de su aplicacin, en cumplimiento de lo establecido por el artculo 1 inciso c) de la Ley N 1178 De Administracin y Control Gubernamentales (SAFCO).

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PROCEDIMIENTO BASICO PARA EL MANEJO DE FONDOS DE CAJA CHICA

INICIO

SOLICITANTE
Efecta solicitud de uso de fondos

JEFE DE UNIDAD
Autoriza el uso de fondos

ENC. DE CAJA CHICA Procede a la entrega de fondos. Adquiere lo solicitado. Registra la transaccin. Efecta rendicin de cuentas. Solicita reposicin de fondos.

CONTABILIDAD Verifica la documentacin Emite orden de pago. Elabora comprobante. Emite cheque por reposicin de fondos.

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