1.

Almacn: Recepcin:
Recibir e inspeccionar los artculos y verificar las cantidades con la orden de compra y gua de remisin del proveedor. Preparar informes cuando hay escasez, daos durante el trnsito y devoluciones a los proveedores. Hacer el ingreso al sistema kraken para ser distribuida a las diferentes plantas. Entregar los materiales que quedaran en stock al encargado de los almacenes.

Normas para la recepcin materiales

Recibir de una manera ordenada. Planificar la Recepcin teniendo en cuenta el Tiempo y Movimientos Utilizar el equipo suficiente y necesario. Disponibilidad planificada de los espacios necesarios. Sistemas de seguridad y proteccin procedentes. No recibir nunca, sin pensar contar o medir Confrontacin sistemtica del material recibido con los documentos que lo acompaan.

Los materiales o insumos deben apartarse en recepcin de acuerdo con la orden de compra (Plantas, embarcaciones) a la cual deben de ajustarse la gua del proveedor. La misma debe de especificar: unidades, piezas, kilos o litros, etc

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN LA RECEPCIN DE MATERIALES

Orden de Compra: Abarca de manera concreta: membretes, nombres, domicilio, telfono de la firma, computadora para su identificacin. Nmeros: Servir para identificar la negociacin entre las partes que utilizara el proveedor para hacer el ingreso al sistema de los materiales y que permita registrar y archivar el contrato para su consulta posterior. El proveedor coloca dicho nmero en todos los bultos y facturas de modo que, puedan identificarse con el pedido, para fines de comparacin.. Fechas de emisin y de entrega: Estas fechas permiten planificar la recepcin, y uso de materiales Nombre y domicilio del proveedor: Permite identificar al proveedor a quien se da la orden, efectos de pago, en caso de algn reclamo Motivacin y condiciones de pago: En las instrucciones sobre la facturacin se debe establecer el nmero de copias necesarias de la factura. Las condiciones de pago deben establecerse en la orden de compra de acuerdo a lo convenido previamente. Lugar de la entrega: Cuando la recepcin de materiales debe realizarse en un sitio distinto de la sede de la empresa, debe indicarse claramente para evitar situaciones incmodas. Descripcin de lo que se compra: La descripcin de los diferentes artculos pedidos debe de ser especificada. Si se trata de insumos: cantidad de cada uno de ellos. Designacin o descripcin clara de cada uno de ellos con medidas, tamaos o a las caractersticas que corresponden. Si se trata de impresos: cantidad, especificacin suscrita de la forma o trabajo encargado

Guas de Remisin o Envos: los materiales vienen acompaados de simples de remisin o guas de despacho. Los costos de las funciones del rea de recepcin son: 1) El costo del espacio, al precio del metro cuadrado ocupado, que incluye: Patios de maniobra de los vehculos; Anaqueles Zona de maniobras de almacenaje Zona de inspeccin Zona de la oficina de control

2) Otros costos incluyen: El mantenimiento del rea y de su equipo y maquinaria, Los intereses sobre la inversin en el inmueble y en el equipo.

3) Los gastos indirectos de: Personal Registros Proteccin de los materiales.

Almacenamiento:
Recibir para su cuidado y proteccin todos los materiales y suministros: materias primas, piezas y suministros para la fabricacin, para mantenimiento y para la oficina. Proporcionar materiales y suministros, mediante solicitudes autorizadas (OSAS), a los departamentos que los requieran. Mantener el almacn limpio y en orden, teniendo un lugar para cada cosa y manteniendo cada cosa en su lugar, es decir, en los lugares destinados segn los sistemas aprobados para clasificacin y localizacin. Custodiar fielmente todo lo que se le ha dado a guardar, tanto su cantidad como su buen estado. Realizar los movimientos de recibo, almacenamiento y despacho con el mnimo de tiempo y costo posible. Llevar registros al da de sus existencias.

Los siguientes principios son bsicos para todo tipo de almacn: La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad del encargado de almacn. El personal debe ser asignado a funciones especializadas, hasta donde sea posible, de recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y de ayuda en el control de inventarios. Debe existir una sola puerta, o bien una de entrada y otra de salida, y ambas bajo control. llevar un registro al da y control interno de entradas y salidas.

Informar del control de inventario al jefe de logstica II de los movimientos diarios de entradas y salidas del almacn, Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre comn y conocido de compras, control de inventarios y produccin. Cada material o producto tendra que ubicar segn su clasificacin e identificacin en pasillos, estantes y espacios marcados con unas nomenclaturas que facilite la colocacin en su lugar y la localizacin cuando haya de buscarse. Esta misma localizacin debe marcarse en la tarjeta correspondiente del registro y control de existencia (BINCARD). Los inventarios fsicos se hara nicamente por personal ajeno al almacn. Toda operacin de entrada o de salida del almacn requiere la documentacin autorizada segn un sistema establecido. La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est asignada a l, y estar restringida a personal autorizado por la gerencia o el departamento de control de almacenes. Los materiales almacenados debern obtenerse fcilmente cuando se necesiten. La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible, es decir, deber disponerse de manera que puedan hacerse modificaciones o ampliaciones con una inversin mnima adicional. La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales. El rea ocupada por los pasillos respectos de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequea como lo permitan las condiciones de operacin.

Costos de Almacenamiento.

Todo material almacenado genera determinados costos, a los cuales se denomina costos de existencias; los costos de existencias dependen de dos variables; la cantidad en existencias y tiempo de permanencia en existencias. Cuanto mayor es la cantidad y el tiempo de permanencia, tanto mayores sern los costos de existencias.

El costo de existencias (CE) es la suma de los costos: el costo de almacenamiento (CA) y el costo de perodo (CP).

a. Costo de Almacenamiento: El costo de almacenamiento (CA) se calcula mediante la siguiente ecuacin: CA = Q/2x Tx Px I Donde: Q = cantidad de material en existencia en el perodo considerado. T = Tiempo de almacenamiento. P = Precio Unitario de material y,

I = Tasa de almacenamiento expresada en porcentaje del precio unitario.

Sin embargo, el CA esta compuesto por una parte variable (la cantidad de material y el tiempo) y una parte fija (alquiler de la bodega, salarios del personal de la bodega, seguro contra incendio y robo, maquinarias y equipos instalados, entre otro). La parte fija no depende de la cantidad y tiempo de almacenamiento. Por ello, es prudente utilizar una formula ms amplia la tasa de almacenamiento (TA) que constituye la suma de las siguientes tasas (tasas expresadas en porcentaje):

Ta = Tasa de almacenamiento Fsico:

Ta = 100 x Ax Ca/ C x P

Donde: A = rea ocupada por las existencias. Ca = Costo anual del metro cuadrado de almacenamiento. C = Consumo anual del material. P = Precio Unitario material.

Tb = Tasa de retorno del capital detenido en existencias:

Tb = 100x Ganancia/Q x P

Donde: Q x P = Valor de los productos almacenados. Tc= Tasa de seguros del material almacenado Tc= 100x Costo anual del equipo/Q x P

Td= Tasa de transporte, manipulacin y distribucin del material

Td = 100x devaluacin anual del equipo/Q x P

Te= Tasa de obsolescencia del material:

Te = 100x Perdidas anuales por antigedad/Q x P

En resumen, la tasa de almacenamiento (TA) es la suma de todas las tasas explicadas:

TA= Ta + Tb + Tc + Td + Te

Picking:

alistamiento de pedidos recogida de material extrayendo unidades o conjuntos empaquetados de una unidad de empaquetado superior tener control de picking de unidades tener control de picking de caja tratar de alistar el mayor nmero de pedidos en el menor tiempo posible debe tener en cuenta la rotacin del producto planificacin de reaprovisionamiento para ubicacin de packing

Despacho: es un rea de apoyo y servicio de la empresa cuya actividad principal es entregar los pedidos a los clientes internos en forma oportuna y con la calidad esperada. Establecer un sistema operativo adecuado y seguro para las entregas de materiales para la produccin o mantenimiento respectivo, a los clientes internos y externos de la compaa. Reducir los riesgos de prdida y daos de productos en el momento de traslado. El tiempo entre el momento de pedido y entrega debe ser inferior a 3 das.. Mensualmente se debe enviar reporte de estado de pedidos a las divisiones. Stock de mercanca en el almacn de transito deben ser mnimos. Los niveles de devolucin por mercanca mal despachada deben ser nulos. Har las coordinaciones con las empresas de transportes El Almacenero a travs de la OSA aprobada, proceder a despacharla de acuerdo al stock existente, verificando previamente la ubicacin de los bienes solicitados. El Almacenero registra la informacin y procede a elaborar la Nota de Salida / Orden de Entrega (original y 2 copias), la hace firmar por el

usuario en seal de conformidad de recepcin de los materiales entregados, actualiza el Krdex Fsico y procede a distribuir la Nota de Salida PROCEDIMIENTO DE EMISIN DE GUAS DE REMISIN Para la emisin de la Gua de Remisin para lo cual deber proporcionar la siguiente informacin: a) Domicilio de partida: (calle, N, distrito, provincia y departamento) b) Domicilio de llegada: (calle, N, distrito, provincia y departamento) c) Destinatario: (nombre, Empresa, RUC, DNI) d) Unidad de transporte: - Vehculo, marca, placa. - Nmero de Certificado de Inscripcin en el Ministerio de Transportes, cuando sea el caso. - Nombre de la Empresa y RUC. - Licencia de conducir y nombre del chofer. e) Descripcin del bien a transportar, en forma clara y precisa, cantidad, unidad, material de embalaje, dimensiones y de ser posible peso. f) Motivo del traslado. El Almacenero de cada Almacn emite las Guas de Remisin (Original y 5 copias) que sean necesarias como consecuencia de sus actividades de despacho o que le sean requeridas por el usuario, encargndose el rea de Logstica del control de las mismas. Se distribuye la Gua de Remisin (de AUSTRAL GROUP SAA) de la siguiente manera: Original - Al Destinatario (con los bienes / materiales) Copia 1 - SUNAT (con los bienes / materiales) Copia 2 Acuse de recibo (con los bienes / materiales) Copia 3 - Remitente (Archivo Almacn AUSTRAL GROUP SAA) Copia 4 Control Administrativo (Control Patrimonial) Copia 5 - Vigilancia o garita de salida Layout:

2.

Aprovisionamiento y compras. La funcin de compras en una empresa es de suma importancia ya que es aqu donde se genera gran parte de los costos de una empresa. Es por esto que la utilizacin de estrategias de compra adecuadas hacia los proveedores puede representar para la empresa una reduccin de costos y por lo tanto un incremento en las utilidades. En el presente se desarrolla una metodologa para la gestin de compras y aprovisionamiento de la empresa AUSTRAL GROUP S.A.A de las estrategias que utilizan con sus proveedores. Independientemente de la decisin de comprar, debe buscarse una forma para obtener resultados, de las compras a realizar, que beneficien a la empresa. La gestin de compras y aprovisionamiento es responsable de comprar los materiales necesarios al precio ms bajo posible, sin dejar de tomar en cuenta otros factores como la calidad del producto, el plazo de entrega y el plazo de pago. Los modelos de portafolio de compras son un mecanismo para desarrollar una mejor gestin de compras y aprovisionamiento. Estos son utilizados para clasificar los materiales requeridos por una empresa y as utilizar distintas estrategias de compra hacia los proveedores de acuerdo a esta clasificacin. Los modelos de portafolio son una herramienta muy til para la gestin de compras y aprovisionamiento ya que son el punto de partida para el anlisis de las estrategias a utilizar con los proveedores para poder lograr una optimizacin de los costos de compra.

A la gestin de compras se le asignan las siguientes funciones:

Estudio sistemtico del mercado en el que se encuentra la oferta. Realizacin de peticiones de oferta a los proveedores. Seleccin de ofertas. Adjudicacin de pedidos. Ejecucin de los pedidos. Seguimiento de oferta y pedidos. Realizacin de reclamaciones, devolucin o anulacin de pedidos.

3.

Transporte

Coordina y supervisa el servicio de transporte para dar adecuada atencin a las solicitudes presentadas por los funcionarios de la institucin.

Coordina las rdenes de suministro de combustible, y lleva el control del consumo y mantiene al da los inventarios del mismo. Elabora programas peridicos para el mantenimiento preventivo de la unidad vehicular de la institucin. Revisa y Verifica los comprobantes de gastos, facturas y otros documentos que respalden las compras y consumo de combustibles, materiales, piezas, repuestos y otros insumos utilizados en el mantenimiento del vehculo. Es responsable de todo el equipo y artculos que se encuentren dentro de la unidad al momento de hacer uso para misiones oficiales. Si se presenta prdida de stos, se debe confeccionar un informe notificando el hecho inmediatamente a su coordinador de rea para que ste remita la notificacin a la unidad de transporte. De no cumplirse con esta disposicin El conductor asignado a la unidad vehicular que ha sufrido la prdida, correr con los gastos que implique tal situacin. Es responsable de transportar a funcionarios en el cumplimiento de las misiones oficiales autorizadas, as como el traslado de materiales y/o equipos de oficina. Realiza diligencias especiales de confidencialidad asignadas por el jefe inmediato. Es responsable por el buen funcionamiento y limpieza del vehculo y revisa el nivel de agua, aceite, combustible, batera y las llantas, segn sus prcticas de oficio. Efecta las gestiones de diligencias y comisiones asignadas con la debida premura y confidencialidad que as lo exige el cargo. Brinda el apoyo para los casos donde se necesite enviar y recibir correspondencia externa. Reporta los casos donde un funcionario es responsable de reparaciones mecnicas y mantenimiento de la flota vehicular, o sobre algn dao o desperfecto que presente el vehculo que conduce. Colabora con la carga y descarga de materiales y documentos de la institucin en la ciudad capital.

4.

Transporte inter-empresa (CD) cuando se trabaja con almacenes perifricos. Austral trabaja con diferentes empresas de transportes, las cuales son solicitadas por el rea de despacho teniendo como criterios, los materiales que sern enviados tanto el volumen, peso, tipo de material y urgencias. El despachador tendr que coordinar la disponibilidad de vehculos con las empresas de transportes, teniendo como prioridad la de menor costo.

TIEMPOS DE ENTREGA EN VEHICULOS EXCLUSIVOS

PLANTA CHICAMA CHIMBOTE HUARMEY CHANCAY PISCO ILO

CAMION SENCILLO HORAS DE VIAJE 19 12 10 4 8 27

CAMION DOBLE EJE HORAS DE VIAJE 20 12 10 4 8 30

SEMI TRAYLER HORAS DE VIAJE 21 13 11 4 10 36

TIEMPOS DE ENTREGA EN VEHICULOS COMPARTIDOS

CAMION SENCILLO HORAS DE VIAJE 38 16 12 5 30 60 CAMION DOBLE EJE HORAS DE VIAJE 40 17 13 5 32 62 SEMI TRAYLER HORAS DE VIAJE 42 18 14 6 34 64

PLANTA CHICAMA CHIMBOTE HUARMEY CHANCAY PISCO ILO

*Flete de Lima a Pisco Ilo ida y vuelta en el mismo dia y vehculo, se aplicara un descuento del 10 % * La coordinacin para este tipo de transporte se debera hacer al momento de contratar nuestros servicios

5.

Distribucin fsica, canales de distribucin.

La distribucin que se realiza el rea de almacn del callao (general) en austral group saa, son de materiales para mantenimiento, insumos para la produccin y administrativos, que les llega a travs de los proveedores en coordinacin con el rea de compras y de los usuarios de las diferentes plantas con las que cuentan. Para la distribucin local lo realizan a travs de la movilidad con la que cuenta almacn (furgn de 2 toneladas de capacidad). Para la distribucin a provincias se realiza mediante una empresa de transporte subcontratada o por medio de encomiendas dejas e las diferentes agencias de carga Para las distribuciones de urgencia se trabaja exclusivamente por va area y va terrestre (segn criterio del despachador)

6.

Tratamiento y atencin de los pedidos.

Reciclaje de residuos y de los productos desechados por el cliente. Informacin y comunicaciones, documentos y formatos usados en la administracin logstica. 9. Control de calidad. 10. Uso de nuevas tecnologas. 11. Conclusiones y recomendaciones
7. 8.