MANUAL DE USUARIO

HERRAMIENTA DE GESTIN EDUCATIVA

2012

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INDICE
1. 2. 3. 4. 4.1 5. 6. 7. 8. 8.1 8.2 8.3 8.4 8.4.1 8.4.2 8.4.3 8.5 8.5.1 8.5.2 8.5.3 8.5.4 8.5.5 8.6 8.6.1 8.6.2 8.6.3 8.6.4 8.6.5 8.6.6 Introduccin........................................................................................................................... 4 Gua de instalacin ................................................................................................................. 4 Ingreso al Sistema .................................................................................................................. 5 Archivos y Extensiones ........................................................................................................... 6 Cargar archivos................................................................................................................... 7 Error - Inconsistencia de Datos ............................................................................................... 8 Ciclo de proceso ................................................................................................................... 10 Seleccin de la unidad y operativo a trabajar........................................................................ 11 Panel de Acceso Rpido........................................................................................................ 12 Paso No. 1 Unidad Educativa ......................................................................................... 12 Paso No. 2 Personal Administrativo ............................................................................... 13 Paso No. 3 Informacin Docente .................................................................................... 15 Paso No. 4 Informacin Alumnos, Cursos. ...................................................................... 17 Asignaturas: Adicin/Eliminacin de Materias .............................................................. 18 Docentes: Asignacin/Eliminacin de Docentes por Materia......................................... 19 Generales: Registro de Datos Generales por Curso ....................................................... 20 Inscripciones (Inicio de Gestin) ....................................................................................... 21 Inscripcin automtica. ................................................................................................ 21 Datos de Inscripcin ..................................................................................................... 22 Consideraciones ........................................................................................................... 23 Inscripcin Nueva. ........................................................................................................ 23 Eliminar inscripcin. ..................................................................................................... 24 Registro de Notas y Socio Econmico (Fin de Gestin) ...................................................... 26 Boletn: Reporte borrador de Boletn de Calificaciones ................................................. 28 Notas: Transcripcin de Calificaciones Cuantitativas y Cualitativas por estudiante. ....... 29 Notas Nivel Inicial ......................................................................................................... 29 Notas Nivel Primaria ..................................................................................................... 31 Notas Nivel Secundaria ................................................................................................. 32 Datos: Introduccin/modificacin de datos del estudiante (Formulario RUDE). ............ 33
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8.6.7 8.6.8 8.6.9 8.6.10 8.6.11 8.7 9. 10. 10.1 10.2 11.

Caratula: Impresin datos de la Libreta......................................................................... 34 Detalle: Impresin datos de la Libreta........................................................................... 36 Configurar Impresora: Libreta Inicial ............................................................................. 38 Configurar Impresora: Libreta Primaria ......................................................................... 38 Configurar Impresora: Libreta Secundaria ..................................................................... 39 Ayuda ............................................................................................................................... 39

Generar archivo empaquetado para Consolidacin .............................................................. 39 Modo Sucursal - Central ................................................................................................... 40 Modo Sucursal ................................................................................................................. 41 Centralizacin de datos .................................................................................................... 43 Otras Opciones ................................................................................................................. 43

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1. Introduccin
Con el fin de proporcionar la herramienta adecuada a las unidades educativas para que estas puedan reportar la informacin de los operativos de Inicio y Fin de Gestin al Ministerio se presenta la nueva Herramienta de Gestin Educativa que incluye los operativos de Inicio de gestin 2013, Fin de gestin 2012, as operativos de gestiones pasadas para las unidades pendientes de regularizacin.

2. Gua de instalacin

Ejecutar el instalador de la Herramienta de Gestin Educativa con doble clic sobre el archivo . Hace clic con el mouse en el botn Siguiente.

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Clic en el botn Finalizar.

3. Ingreso al Sistema
Ingresar al sistema mediante el icono de acceso directo a la Herramienta de Gestin Educativa ubicado en el escritorio:

Otro forma de ingreso es a travs del men Inicio de Windows Todos los programas MINEDU Gestin Educativa.

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4. Archivos y Extensiones
Los archivos de la Herramienta Gestin Educativa presentan la siguiente codificacin:

80730585_FG_2012.igm
CODIGO SIE DE UNIDAD EDUCATIVA GESTION EXTENSION

SIGLA REFERIDA AL OPERATIVO

80730585_FG_Sec_1_A_M-T_2013.suc
CODIGO SIE DE UNIDAD DUCATIVA NIVEL GRADO PARALELO SIGLA REFERIDA AL OPERATIVO TURNO GESTIN EXTENCION

Existen los siguientes tipos de extensiones que se usan en el sistema de Gestin Educativa *. igm : Archivo de proveniente del Ministerio de educacin con informacin pre cargada segn el operativo seleccionado *.ige: Archivo de respaldo del usuario, tambin se puede usar este archivo para llevar la informacin de un PC a otro. *.suc: Archivo generado por la Herramienta de Gestin educativa en modo central para las sucursales. *.cen: Archivo generado por la Herramienta de Gestin educativa en modo sucursal para centralizar la informacin. *.emp: Archivo empaquetado para la consolidacin de la informacin en la base de datos del Ministerio de Educacin.

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4.1

Cargar archivos

Todos los archivos de la Herramienta de Gestin de Educativa son solo para trasportar la informacin de los distintos mdulos a otros la herramienta no graba la informacin en los mismos si no que la almacena dentro de una base de datos propia de la herramienta.

Mtodo 1:
Arrastrar el archivo con el mouse sobre la barra principal de la herramienta de Gestin Educativa.

Mtodo 2:
En la barra principal seleccionar el MenArchivo, opcin AbrirArchivo.

Ubicar el archivo, clic en el botn Abrir.

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En caso de NO encontrarse dificultades en el cargado del archivo, se despliega la siguiente ventana:

Caso contrario, en el proceso se han encontrado Inconsistencia de datos.

5. Error - Inconsistencia de Datos

En caso de que en cualquier momento la Herramient a de Gestion Eduativa muestre el mensaje de:

El usuario debe ingresar a ver el log de errores en, Men Herramientas - Ver Log de Errores.

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Se desplegar el detalle los errores, encontrados Ejemplo:

HERRAMIENTA DE GESTIN - MINISTERIO DE EDUCACIN FECHA :30/10/2012, HORA12:31:35 a.m. ERROR: violation of FOREIGN KEY constraint "FK_SDAT_SIE_D_76_3" on table "sdat_sie_docente" Foreign key reference target does not exist, Linea :197

El primer paso para solucionar su problema es ingresar a la pgina del ministerio http://sieweb.minedu.gob.bo/ y descargar el documento PREGUNTAS FRECUENTES en el cual se irn publicando y actualizando diariamente las soluciones al problema, el usuario tendr que comparar la lnea del cdigo de error. Ejemplo
ERROR: violation of FOREIGN KEY constraint "FK_SDAT_SIE_D_76_3" on table "sdat_sie_docente"

Buscar el Error en la lista de preguntas frecuentes y seguir los pasos para la solucin.

En caso de no encontrar el cdigo de error se deber enviar el texto:

HERRAMIENTA DE GESTIN - MINISTERIO DE EDUCACIN FECHA :30/10/2012, HORA12:31:35 a.m. ERROR: violation of FOREIGN KEY constraint "FK_SDAT_SIE_D_76_3" on table "sdat_sie_docente" Foreign key reference target does not exist, Linea :197

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Al correo del ministerio para su respectiva solucin, y publicacin del mismo

6. Ciclo de proceso
El usuario debe seguir el siguiente ciclo para garantizar la correcta consolidacin de la informacin

IMPORTANTE: En caso de que la unidad educativa sea pequea no requiere usar la herramienta en modo sucursal pudiendo realizar todo el registros en modo central.

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7. Seleccin de la unidad y operativo a trabajar

3 7

Datos de la Unidad a procesar: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Cdigo de la Unidad Educativa. Nombre de la Unidad Educativa. Gestin para la Inscripcin. Detalle del Operativo (INICIO/FIN) de gestin. Modalidad de la Unidad Educativa. Acreditacin de la U.E. Clic en botn Aceptar mostrar la informacin de Inicio de Gestin de la Unidad Educativa seleccionada. 8. Seleccin del modo a trabajar (Central - Sucursal)

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8. Panel de Acceso Rpido

8.1

Paso No. 1 Unidad Educativa

El formulario de Informacin de la Unidad Educativa muestra los datos del Registro de Unidad Educativa (RUE), los cuadros de texto con fondo blanco pueden ser actualizados. Clic en el botn el cual est ubicado en la parte superior izquierda de

la pantalla, o en todo caso para salir de esta pantalla. Nota: La asignacin del director se establecer en el paso 2 de personal administrativo la persona que este como director o director encargado ser la que figure automaticamente en la casilla de director de este formulario.

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IMPORTANTE: Los datos ingresados se consideran una Declaracin Jurada.

8.2

Paso No. 2 Personal Administrativo

Esta opcin muestra el Listado del personal administrativo reportado para su actualizacin y/o modificacin.

En la parte superior se cuenta con la barra de botones permite: Nuevo: Adiciona una registro, luego clic en Guardar.

que

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Editar: Seleccionar de la grilla el registro y proceder a modificar o completar los datos, luego clic en Guardar.

Borrar: Seleccionar el registro de la grilla a eliminar, luego proceder a confirmar la Eliminacin.

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Cerrar: Sale de la opcin Personal Administrativo y retorna al Panel de Acceso Rpido.

8.3

Paso No. 3 Informacin Docente

Esta opcin muestra el Listado del personal Docente reportado para su actualizacin y/o modificacin.

En la parte superior se cuenta con la barra de botones permite:

que

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Nuevo: Adiciona una registro, luego clic en Guardar.

Editar: Seleccionar de la grilla el registro y proceder a modificar o completar los datos, luego clic en Guardar.

Borrar: Seleccionar el registro de la grilla a eliminar, luego proceder a confirmar la Eliminacin.

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Cerrar: Sale de la opcin Personal Docente y retorna al Panel de Acceso Rpido.

8.4

Paso No. 4 Informacin Alumnos, Cursos.

Esta opcin muestra el Listado de los alumnos inscritos, muestra los cursos disponibles, agregar o quitar asignaturas.

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8.4.1 Asignaturas: Adicin/Eliminacin de Materias

Esta opcin permite la adicin o eliminacin de materias asignadas por curso, para acceder a la ventana presionar clic sobre segn el Nivel y Curso.

2 1 3

4
Las opciones disponibles se detallan a continuacin: 1. Segn el Turno, Nivel, Grado y Paralelo se muestra el Listado de Materias asignadas actualmente. 2. Botn para Adicionar materias segn la Lista de materias disponibles. 3. Listado de Materias Disponibles. 4. Botn para Quitar materias segn la Lista de materias asignadas actualmente. 5. Clic en realizados. guarda automticamente los cambios

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8.4.2 Docentes: Asignacin/Eliminacin de Docentes por Materia

Esta opcin permite la asignacin o eliminacin de docentes asignadas por asignatura, para acceder a la ventana presionar clic sobre segn el Nivel

3 1

y Curso. Las opciones disponibles se detallan a continuacin: 1. Segn el Turno, Nivel, Grado y Paralelo se muestra el Listado de Docentes asignadas al curso, despliega Cdigo, Hora/Mes, Nombre de la asignatura y Maestro asignado. 2. Lista de Docentes de la Unidad Educativa. 3. Botn para Adicionar docente segn la Lista de Docentes de la Unidad Educativa. 4. Botn para Quitar docente segn la materiaseleccionada 5. Clic en realizados. guarda automticamente los cambios

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8.4.3 Generales: Registro de Datos Generales por Curso

Esta opcin permite el registro de datos generales del curso, para acceder a la ventana presionar clic sobre segn el Nivel y Curso.

Completar la informacin seleccionando clic sobre y elegir de la lista la opcin que se adecue segn la caracterstica del curso. Para guardar los cambios realizados clic en el botn realizados clic en . , para no efectivizar los cambios

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8.5

Inscripciones (Inicio de Gestin)

Para el operativo de Inicio de Gestin se habilitara los botones de:

2 3

8.5.1 Inscripcin automtica.

Esta opcin permite inscribir estudiantes de la ltima gestin al curso inmediato superior previa seleccin del curso.

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Las opciones disponibles se detallan a continuacin: 1. La grilla muestra la Lista de estudiantes para Confirmar Inscripcin. 2. Botn para inscribir al estudiante seleccionado. 3. Actualiza la Lista de estudiantes. 4. Cierra venta de inscripcin automtica.

8.5.2 Datos de Inscripcin

Esta opcin permite registrar la inscripcin del estudiante seleccionado. As tambin permite completar algunos datos personales como Nmero de Carnet de

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Identidad, Pasaporte, datos del Certificado de Nacimiento (Oficiala, Libro, Partida y Folio). Adems datos a confirmar: Paralelo y Turno.

8.5.3 Consideraciones
Utilizar el botn de para Guardar la Informacin, caso contrario clic en

. La inscripcin de estudiantes es por curso, para lo cual se generar una Lista diferente de estudiantes habilitados para inscripcin para cada curso.

8.5.4 Inscripcin Nueva.

Esta opcin permite inscribir estudiantes NUEVOS en funcin al curso seleccionado.
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Las opciones disponibles se detallan a continuacin: 1. Muestra Informacin de la Unidad Educativa. 2. Llenar Datos Personales del estudiante. 3. Llenar Datos referentes al Nivel, Grado, Paralelo, Turno. 4. Clic en Confirmar/Guardargraba la informacin introducida, o clic en Cancelar no guarda los cambios realizados.

8.5.5 Eliminar inscripcin.

Seleccionar el alumno de la lista, luego clic en confirmacin del siguiente mensaje:

, previa

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8.6

Registro de Notas y Socio Econmico (Fin de Gestin)

Esta opcin muestra el Listado de los alumnos inscritos por Nivel: Asignatura, Docentes, Datos Generales y Boletn de Calificaciones.

En la parte izquierda de la pantalla se habilitara las opciones antes explicadas y adems se habilitara la opcin de boletn. En la parte derecha de la pantalla despliega la lista de inscritos (Estado, Notas, Datos, Caratula y Detalles) y el total de alumnos inscritos por curso segn el archivo descargado de SIEWEB.

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Nota: Para ver la Lista de inscritos por curso en la parte derecha presionar clic sobre el curso donde indica la flecha.

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Cursos ordenados por Turnos y Niveles. Listado de alumnos segn curso seleccionado. Materias Disponibles por Nivel, Grado y Paralelo. Docentes Asignados por Nivel, Grado y Paralelo. Registro de Datos Generales del Curso. Reporte Borrador de Boletn de Calificaciones.

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10

Las opciones disponibles se detallan a continuacin: 7. Estado de Fin de Gestin del estudiante a Confirmar. 8. Enlace a ventana de registro/modificacin de calificaciones por estudiante. 9. Enlace a ventana de introduccin/modificacin de datos del estudiante (Formulario RUDE). 10. Caratula de la libreta de calificaciones por estudiante, previa configuracin de impresora. 11. Detalle de la libreta de calificaciones por estudiante, previa configuracin de impresora.

8.6.1 Boletn: Reporte borrador de Boletn de Calificaciones

Esta opcin permite emitir un reporte preliminar con el objeto de verificar los datos introducidos. El Boletn Oficial de Calificaciones ser descargado del SIEWEB posterior a la consolidacin del Archivo Fin de Gestin, para acceder al reporte presionar clic sobre segn el Nivel y Curso.

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Una vez abierto el reporte, clic en

para imprimir el reporte en la impresora permite

conectada por defecto y/o seleccionar otra disponible. Clic en salir del reporte.

8.6.2 Notas: Transcripcin de Calificaciones Cuantitativas y Cualitativas por estudiante.

Esta opcin permite introducir las calificaciones cuantitativas y cualitativas de los estudiantes por Materia y Trimestre. El estado de fin de gestin ser determinado automticamente por las calificaciones obtenidas, siendo la excepcin el estado No Incorporado y Retirado, para acceder a la pantalla de registro de calificaciones presionar clic sobre segn el curso y estudiante seleccionado.

8.6.3 Notas Nivel Inicial

Ingresar las apreciaciones cualitativas del estudiante de Nivel Inicial segn se detalla a continuacin:

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6 1 4

3 2

5
1. 2. 3. 4. 5. Datos del estudiante, los cuales NO pueden ser modificados. Materias que el estudiante est cursando segn el Curso. Introducir la apreciacin Trimestral cualitativa del estudiante. Introducir Apreciacin Inicial y Final del estudiante. Introducir Resumen Trimestral de los Das Trabajados, Faltas con licencia, Faltas sin Licencia y Retrasos del estudiante.

6. Clic en graba los cambios realizados. El sistema valida que todas las materias tengan introducidas las apreciaciones, caso contrario muestra un mensaje de aviso:

: Clic en para NO guardar los cambios realizados.

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8.6.4 Notas Nivel Primaria

Ingresar las calificaciones del estudiante de Nivel Primaria segn se detalla a continuacin:

4
1. 2. 3. 4. Datos del estudiante, los cuales NO pueden ser modificados. Materias que el estudiante est cursando segn el Curso. Introducir las calificaciones cuantitativas y cualitativas del estudiante. Introducir Resumen Trimestral de los Das Trabajados, Faltas con licencia, Faltas sin Licencia y Retrasos del estudiante.

5. Clic en graba los cambios realizados. El sistema valida que todas las materias tengan introducidas las apreciaciones, caso contrario muestra un mensaje de aviso:

: Clic en para NO guardar los cambios realizados.

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8.6.5 Notas Nivel Secundaria

Ingresar las calificaciones del estudiante de Nivel Secundaria segn se detalla a continuacin:

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4
1. 1. 2. 3. Datos del estudiante, los cuales NO pueden ser modificados. Materias que el estudiante est cursando segn el Curso. Introducir las calificaciones cuantitativas del estudiante. Introducir Resumen Trimestral de los Das Trabajados, Faltas con licencia, Faltas sin Licencia y Retrasos del estudiante.

4. Clic en graba los cambios realizados. El sistema valida que todas las materias tengan introducidas las calificaciones, caso contrario muestra un mensaje de aviso:

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: Clic en para NO guardar los cambios realizados.

8.6.6 Datos: Introduccin/modificacin de datos del estudiante (Formulario RUDE).

Esta opcin abre el Formulario RUDE para su respectivo llenado, para acceder a la pantalla presionar clic sobre para cada estudiante.

La primera parte del Formulario muestra los datos del estudiante, los cuales NO pueden ser modificados (parte I y II), a partir de la Parte III se debe completar la informacin de cada estudiante en funcin al Formulario RUDE. Clic en

para guardar los cambios realizados o clic en omitir los cambios realizados.
.

para

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8.6.7 Caratula: Impresin datos de la Libreta

Antes de realizar la impresin se debe establecer la fecha para la misma.

Una vez seleccionada la opcin muestra en pantalla la caratula de la Libreta, el fin es revisar los datos para su posterior impresin (verificar que todos los datos estn correctos), para acceder a la opcin presionar clic sobre .

Para alinear los espacios y proceder a la Impresin definitiva de las Libreta se debe acceder al Men Archivo, opcin Configurar Impresora:

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Luego, proceder a probar la impresin en hojas comunes, en caso de no ubicarse los datos en los lugares correctos utilizar los botones de espaciado segn requerimiento tanto para la Caratula y el reverso de la Libreta dependiendodel formato de libretas para el Nivel: Inicial, Primario y Secundario.

1. Botones de movimiento ya sea para toda la caratula o palabra. 2. Botn de guardar modificaciones. 3. Botn de impresin. 4. Salir de la ventana. 5. Para mover todo el texto de la pantalla hacer un clic izquierdo con el ratn en cualquier parte en blanco de la caratula, posteriormente saldr un texto (Mover Mrgenes) de color rosado en la parte centrar de la caratula; puede mover con los botones de movimiento de la parte superior. 6. Para poder mover cada texto individualmente hacer un clic izquierdo con el ratn sobre el texto, se pondr de color rojo lo cual indica que est habilitado para poder mover con los botones de la parte superior. 7. Pestaas que nos indican a que nivel corresponde la libreta, puede ser nivel (INICIAL, PRIMARIA, SECUNDARIA).
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8.6.8 Detalle: Impresin datos de la Libreta

Esta opcin muestra en pantalla el reverso de la Libreta, el fin es revisar los datos para su posterior impresin (verificar que todos los datos estn correctos), para acceder a la opcin presionar clic sobre .

Para alinear los espacios y proceder a la Impresin definitiva de las Libreta se debe acceder al Men Archivo, opcin Configurar Impresora:

Luego, proceder a probar la impresin en hojas comunes, en caso de no ubicarse los datos en los lugares correctos utilizar los botones de espaciado segn requerimiento tanto para la Caratula y el reverso de la Libreta dependiendo del formato de libretas para el Nivel: Inicial, Primario y Secundario.

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1. Botones de movimiento ya sea para todo el detalle o dato. 2. Botn de guardar modificaciones. 3. Botn de impresin. 4. Salir de la ventana. 5. Para poder mover todo el texto de la libreta hacer clic izquierdo con el ratn en cualquier parte en blanco, posteriormente saldr un texto (Mover Mrgenes) de color rosado en la parte centrar, lo que nos indica que pude mover con los botones de la parte superior izquierda. 6. Para poder mover cada texto individualmente hacer un clic izquierdo con el ratn sobre el texto, se pondr de color rojo lo cual indica que est habilitado para poder mover con los botones de la parte superior. 7. Pestaas que nos indican a que nivel corresponde la libreta, puede ser nivel (INICIAL, PRIMARIA, SECUNDARIA).

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8.6.9 Configurar Impresora: Libreta Inicial

8.6.10 Configurar Impresora: Libreta Primaria

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8.6.11 Configurar Impresora: Libreta Secundaria

8.7

Ayuda

Esta opcin permite visualizar el Manual de Usuario de la Herramienta Gestin Educativa en formato PDF.

9. Generar archivo empaquetado para Consolidacin

Para generar el archivo empaquetado para consolidacin al SIEWEB se debe acceder al men Archivo, opcin Generar archivo empaquetado para consolidacin.

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10.

Modo Sucursal - Central

En caso de tratarse de numerosos estudiantes y requerir que el ingreso de las calificaciones sea introducidas por diferentes personas. Se puede generar archivos para SUCURSALES. Elegir Men Archivo, opcin: Generar archivos para SUCURSALES.

Al generar el archivo se desplegar el siguiente mensaje:

Las SUCURSALES se limita el trabajo solo a la Introduccin de Calificaciones y datos Socio econmicos. En caso de elegir generacin de los archivos de sucursales. En caso de elegir para la generacin de los archivos de Sucursal: el sistema Cancela la , se debe especificar la ruta

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Una vez ubicada la ruta, clic en Aceptar. El sistema procede a generar los archivos con extensin .suc de Fin de Gestin por Nivel, Grado y Paralelo.

10.1 Modo Sucursal Para trabajar los archivos de sucursal los usuarios asignados para esta labor debern instalarse el programa de gestin educativa de la misma manera explicada anteriormente.

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Para cargar los archivos de sucursal puede seguir cualquier de los dos modos explicados anteriormente en la seccin de carga de archivos, luego se desplegar el mensaje de aviso:

Luego en la Herramienta de Gestin Educativa, en el men se debe seleccionar la opcin Archivo Seleccionar Unidad para la ventana

Para trabajar en modo sucursal se debe seleccionar la opcin sucursal y la Unidad Educativa a Procesar. Una vez concluido la transcripcin de Notas y datos Socio Econmicos de cada Sucursal, se debe generar el Archivo para la CENTRAL, elegir Men Archivo, opcin Generar archivo para: CENTRAL. El programa validara si toda la informacin est completa si esta todo correcto se debe especificar la ruta para la generacin de los archivos para Central:

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10.2 Centralizacin de datos

Una vez que el docente genero todos los datos archivos .cen tendr que llevarlo a la persona encargada de la estacin central para que este lo centralice todo el mtodo de carga del archivo es el habitual explicado anteriormente para carga de archivos.

11.

Otras Opciones

La opcin de Inicializar la Base de Datos borra toda la informacin de la base de datos de la herramienta. Importante NO SE PODRA RECUPERAR LA INFORMACIN ELIMINADA.

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La opcin Imprimir Lista de Estudiantes nos genera un listado de todos los alumnos.

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