Manual para la conformacin y Funcionamiento del comit de convivencia laboral

Comit de convivencia Y salud ocupacional.

Cartagena de indias 2013-01-16

QUINES SOMOS? Distribuciones Pharmaser Ltda., es una empresa distribuidora a nivel nacional de medicamentos, material mdico quirrgico e insumos hospitalarios. Constituida jurdicamente el 14 de junio de 2002, y el inicio de sus actividades el 1 de agosto del mismo ao. Distribuciones Pharmaser Ltda., surgi de la necesidad de constituir una sociedad que se encargara inicialmente del suministro de medicamentos a los afiliados a EPS. En el ao 2002 Pharmaser se encontraba constituida por un rea limitada en donde solo exista la bodega para almacenar medicamentos. No exista rea de administracin y la nomina estaba conformada por 16 personas. Los puntos de dispensacin con los que se contaban eran 13. Durante el ao 2004 se inicio con la venta de insumos y material mdico quirrgico.

MISIN Somos una empresa que comercializa productos farmacuticos a nivel nacional, con talento humano competente y comprometido con la calidad y la satisfaccin de las necesidades de los clientes; basados en el mejoramiento continuo de los procesos y la tecnologa adecuada, que propicia el cuidado del medio ambiente y estilos de vida saludables. VISIN Somos una empresa lder, reconocida por la entrega oportuna y completa de los productos a sus clientes, brindando excelente asesora sobre su adecuado uso y promoviendo el desarrollo social. VALORES CORPORATIVOS 1. Responsabilidad social: contribuimos al mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad, apoyando proyectos de desarrollo social. 2. Trabajo en equipo: Buscamos permanentemente crear sinergias para obtener resultados superiores. 3. Calidad: Somos rigurosos en la utilizacin de las mejores prcticas para brindar un excelente servicio orientados a la satisfaccin de nuestros clientes. 4. Liderazgo: estamos a la vanguardia en los procesos de cambio para el mejoramiento continuo. 5. Respeto: Valoramos y defendemos los derechos individuales y colectivos, preservamos el medio ambiente y acatamos las normas.

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

JUNTA DE SOCIOS

REVISORIA FISCAL

GERENCIA GENERAL

ASESOR DE CALIDAD

DIRECCION FINANCIERA

DIRECCION SISTEMAS DE INFORMACION

DIRECCION DE SERVICIOS FARMACEUTICOS COORDINACIONDE SERVICIOS FARMACEUTICOS SERVICIOS DE ATENCION FARMACEUTICA.

DIRECCION COMERCIAL

TALENTO HUMANO

COMPRAS

CONTABILIDAD

FACTURACION

SERVICIOS DE APOYO

INVENTARIOS

CARTERA

ALMACEN

OBJETIVOS GENERALES: El presente reglamento contiene las disposiciones internas, que regulan las relaciones laborales entre la empresa y el personal, estableciendo sus derechos y obligaciones. Los casos no contemplados en el presente Reglamento, se regirn por las disposiciones que en cada caso dicte la empresa DISTRIBUCIONES PHARMASER LTDA. En el ejercicio del derecho que establece las leyes y normas laborales vigentes. OBJETIVOS ESPECFICOS: 1. establecer las medidas o forma de proceder en la ejecucin del trabajo convenido en los contratos-ley, individuales o colectivos. 2. Establecer normas genricas de comportamiento laboral, que debe de observar todos los colaboradores sobre deberes, derechos, 3. Mejoramiento del desempeo. La retroalimentacin del desempeo permite al personal, gerentes de rea y especialistas de personal, intervenir con acciones adecuadas para mejorar el desempeo. 4. Necesidades de capacitacin y desarrollo. Un mal desempeo puede indicar una necesidad de capacitacin y un buen desempeo puede indicar potencial des aprovechado, que debera desarrollarse

RESPETO A LAS PERSONAS: Es una condicin indispensable para el desarrollo individual y profesional de todos, implica respetar las diferencias y culturas de los dems, as como mantener una actitud abierta hacia cualquier origen. Se debe manifestar a travs de la escucha, la informacin, la explicacin y el dialogo. RESPETO A LOS DERECHOS DE LOS TRABAJADORES: Distribuciones Pharmaser Ltda. Velara por que los derechos de los empleados, se respetara a cabalidad, y se asegurara de que exista un dialogo social activo a travs de sus distintos comits, especialmente el comit de ambiente laboral. Evita la prctica de cualquier tipo de discriminacin hacia sus empleados en la seleccin, la contratacin, durante la ejecucin y la terminacin de los contratos de trabajo. Cumple escrupulosamente con el cdigo del trabajo, con la ley 1010 del 23 de enero de 2006, y con todas las normas legales vigentes que apliquen para este tipo de derechos. RESPETO POR EL AMBIENTE: Esta compaa practica un modelo de gestin en sus instalaciones, que permite fijar objetivos cuantificables en materia de proteccin del medio ambiente as como evaluar y controlar regularmente esos objetivos.

DEBERES DE LOS TRABAJADORES: Son deberes de los trabajadores: 1. Cumplir con todas las normas internas adoptadas por el trabajador para el buen funcionamiento de la empresa. 2. Respeto y subordinacin a los superiores. 3. Respeto a sus compaeros de trabajo. 4. Procurar completa armona con sus superiores y compaeros de trabajo en relaciones personales y en la ejecucin de labores. 5. Guardar buena conducta en todo sentido y obrar con espritu de colaboracin en el orden moral y disciplina general de la empresa. 6. Ejecutar los trabajos que le confen con honradez, buena voluntad y de la mejor manera posible. 7. Cumplir con el horario de trabajo asignado y estipulado por la empresa para el cargo que cada empleado desempee.8. El trabajador debe dar a conocer al empleador una vez haya cumplido prestacin de sus servicios por ms de un ao, con quince das de anticipacin la fecha en la que tomara sus vacaciones. 9. Dar aviso por escrito hasta con un da de anticipacin de permisos necesarios para ejercicio del derecho al sufragio y para el desempeo de cargos oficiales transitorios de forzosa aceptacin, en caso grave de calamidad domestica y-o familiar debidamente comprobada, para concurrir en su caso al servicio mdico correspondiente, para desempear comisiones sindicales inherentes a la organizacin y para asistir al entierro de sus compaeros.

10. Hacer las observaciones, reclamos y solicitudes a que haya lugar por conducto del respectivo superior y de manera fundada, comedida y respetuosa. 11. Recibir y aceptar las rdenes, instrucciones y correcciones relacionadas con el trabajo, con su verdadera intencin que es todo caso la de encaminar y perfeccionar los esfuerzos en provecho propio y de la empresa en general. 12. Observar rigurosamente las medidas y precauciones que le indique su respectivo Jefe para el manejo de las maquinas o instrumentos de trabajo. 13. Permanecer en la jornada de trabajo en el sitio o lugar donde deba desempear sus labores, siendo prohibido, salvo orden superior, pasar al puesto de trabajo de otros compaeros. 14. Que le concedan en caso de estar en periodo de lactancia los descansos ordenados por el artculo 238 del Cdigo Sustantivo del Trabajo. 15. Realizar personalmente la labor en los trminos estipulados. 16. No comunicar a terceros salvo autorizacin expresa, las informaciones que sean de naturaleza reservada y cuya divulgacin pueda ocasionar perjuicios a la empresa, lo que no obsta para denunciar delitos comunes o violaciones del contrato o de las normas legales de trabajo ante las autoridades competentes. 17. Conservar y restituir en buen estado, salvo en deterioro natural, los instrumentos y tiles que les hayan facilitado para el cumplimiento de su labor y las materias primas sobrantes. 18. Comunicar oportunamente a la empresa las observaciones que estime para evitarles daos y perjuicios.

19. Prestar la colaboracin posible en caso de siniestro o riesgo inminente que afecten o amenacen las personas o cosas de la empresa. 20. Observar las medidas preventivas higinicas prescritas por el mdico de la empresa o por las autoridades del ramo y observar con suma diligencia y cuidado las instrucciones y ordenes preventivas de accidentes o enfermedades profesionales. 21. Registrar en las oficinas de la empresa su domicilio y direccin y dar aviso oportuno de cualquier cambio que ocurra. (Articulo 58 C.S.T.). DERECHOS DE LOS TRABAJADORES: Son derechos de los trabajadores: 1. Respeto y trato digno por parte de sus superiores. 2. Respeto y trato digno por parte de sus compaeros. 3. A que sea cumplido por parte de superiores y compaeros el Reglamento Interno de Trabajo, el presente manual de convivencia y dems normas concordantes. 4. Que le sean otorgados los elementos adecuados de proteccin contra accidentes y enfermedades profesionales en forma que se garantice razonablemente la seguridad y la salud. 5. El trabajador tendr derecho a capacitaciones laborales. 6. El trabajador tendr derecho a mnimo dos dotaciones de vestido y zapatos de labor mnimo dos veces al ao

7. Informacin pertinente sobre la ley 1010 del 23 de enero de 2006. Campaas de informacin preventiva, conversatorios y capacitaciones sobre el contenido de dicha ley, particularmente en relacin con las conductas que constituyen acoso laboral, las que no, las circunstancias agravantes, las conductas atenuantes y el tratamiento sancionatorio. 8. A la creacin de espacios para el dialogo, crculos de participacin o grupos de similar naturaleza para la evaluacin peridica de la vida laboral, con el fin de promover coherencia operativa y armona funcional que facilite y fomenten el buen trato al interior de la empresa. 9. A participar en convivencias mnimo una vez al ao a fin de: - Establecer mediante la construccin conjunta valores y hbitos que promuevan vida laboral conviviente. - Formular las recomendaciones constructivas a que hubiere relacin con situaciones empresariales que pudieran afectar el cumplimiento de tales valores y hbitos. - Examinar conductas especficas que pudieran configurar acoso laboral u otros hostigamientos en la empresa, que afecten la dignidad de las personas, sealando las recomendaciones correspondientes. - Fomentar los valores de la empresa para que estos sean parte de la vida cotidiana de los empleados de Riesgo de Fractura como son: Respeto, Sinceridad, Honradez y Lealtad 10. El trabajador tendr derecho a presentar quejas de superiores o compaeros de trabajo ante el Comit de ambiente laboral. 11. El trabajador tendr derecho a que en caso de ser vctima de acoso laboral pueda adelantar las acciones administrativas y judiciales establecidas para el efecto en la Ley de Acoso Laboral.

12. A que le sean concedidos los permisos que este solicite en los casos establecidos por la empresa para otorgarlos y siempre que el trabajador los haya solicitado con antelacin y a travs de un medio escrito. 13. Que le sea pagada la remuneracin pactada en las condiciones, periodos y lugares convenidos. 14. Que le sea guardado con absoluto respeto a la su dignidad personal, a sus creencias y a sus sentimientos. 15. Que le concedan en caso de estar en periodo de lactancia los descansos ordenados por el artculo 238 del Cdigo Sustantivo del Trabajo. INCENTIVOS: Con el fin de promover la optimizacin por las labores realizadas por parte de los empleados de DISTRIBUCIONES PHARMASER LTDA, ha creado cuatro incentivos. Incentivo de ahorro, Incentivo de estudio, Incentivo recreativo (la empresa aporta el 40%) y bonificaciones trimestrales .Con el nico objetivo de incentivar a sus trabajadores hacia el xito y cumplimiento de metas de la empresa.

NORMAS GENERALES RELACIONES INTERPERSONALES - La relacin entre los colaboradores debe ser enmarcada en el respeto, la colaboracin, el apoyo y el buen trato. - Con el nico objetivo de dar imagen propia y respetuosa debemos tratar a nuestros colaboradores frente al pblico con la identificacin jerrquica que cada uno tiene o por su nombre (no apodos). -No podr haber bajo ninguna circunstancia enfrentamiento entre colaboradores y mucho menos frente a los usuarios. -Respetaremos el trabajo y tiempo de nuestros colaboradores para el mejor aprovechamiento del tiempo. -Debemos trabajar con el trabajo de nuestros compaeros en el caso de que alguien faltare con el objetivo de no alterar la operacin. -Aceptaremos de manera positiva cualquier observacin que se haga por jefes o colaboradores. -Cualquier observacin que se haga a un colaborador estar enmarcada en el respeto y la armona, buscando que estas situaciones sean didcticas. - En el caso de necesitarse algn tipo de servicio, se impartir y se recibir de forma educada haciendo seguimiento de la reglamentacin que para esta se tenga en el manual de convivencia (sanciones). - El usuario ser siempre nuestra prioridad evaluando de manera eficiente cualquier solicitud que se haga. - El grado de convivencia depende de la capacidad de concertacin de los individuos.

PRESENTACION PERSONAL - Teniendo como objetivo la necesidad de tener una imagen propia ante el mercado y como parte de este, se implementaran los uniformes para todos los colaboradores que tengan relacin con la atencin al usuario. -El uniforme debe ser portado con respeto y acorde con el diseo previo. Interiorizando la importancia de portarlo dentro y fuera de la Institucin. - El arreglo personal ser sobrio y elegante no se utilizarn objetos o accesorios que alteren el diseo de los uniformes. - Los colaboradores que no porten uniforme tendrn que guardar la misma filosofa de elegancia y sobriedad. -Los hombres que no porten uniforme se presentarn a su sitio de trabajo con saco y corbata. AREAS DE ATENCION AL CLIENTE - Las reas de atencin al usuario estarn en perfectas condiciones de aseo y orden siempre y en cualquier momento del da. - Tendrn sitios de espera adecuados cmodamente para esto. - La comunicacin entre reas debe hacerse por telfono. -No deben orse gritos ni comportamientos que alteren el ambiente. - En caso de agresin por parte de los usuarios, en ningn momento se entrar en conflicto con este. Se pedir soporte al jefe inmediato o en caso contrario al vigilante

BIENES Y ENSERES Considerando que son herramientas que la empresa nos brinda para efectuar nuestra labor debemos: - Asumir responsablemente de estos bienes. - Cuidar y mantener en buen estado los mismos. - Solicitar apoyo tcnico en el caso de desconocer el funcionamiento de algn equipo. - Asistir a las capacitaciones que se impartan para el manejo de equipos. -Utilizar estos bienes para labores estrictamente laborales. -Cumplir todos los requisitos estipulados en casos donde se necesite retirar equipos o bienes fuera de la empresa. - Cada rea de trabajo responder por los equipos y dotacin que le sean asignados. -En situaciones donde se necesite compartir equipos se crearn y respetarn los turnos establecidos, teniendo en cuenta las prioridades dentro del desarrollo de la operacin. MEDIOS DE COMUNICACIN EXTERNOS E INTERNOS Se manejarn las normas de cortesa establecidas para la atencin telefnica (saludo, identificacin, pronta atencin a la solicitud). - En casos donde el usuario deba esperar una respuesta, esta debe ser rpida y teniendo previo cuidado de dejar la llamada en espera.
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SANCIONES Teniendo en cuenta el carcter formativo y reflexivo y de acuerdo al reglamento interno de la Cooperativa y al manual de convivencia se tendrn en cuenta los siguientes procedimientos: 1. Escuchar las versiones del hecho. 2. Verificacin y anlisis de los hechos. 3. Evaluacin de la falta y nivel de la gravedad. 4. Aplicacin de la medida correctiva. FALTAS LEVES. Llamada de atencin verbal por el jefe inmediato. Sin perjuicio moral o fsico para los dems. FALTAS GRAVES. Aquella que causa dao fsico, moral o material contra los derechos de las personas entorpeciendo el logro de objetivos. Implica llamado de atencin escrito con la posibilidad de afectar la hoja de vida del trabajador. Reposicin de los bienes en caso de dao material. Suspensin temporal. Cancelacin del contrato

SE CONSIDERAN FALTAS GRAVES: -Hurto, robo o estafa por accin u omisin

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Abuso de confianza. -Fraude, engao o suplantacin en documentos. - Irrespeto a cualquier colaborador o usuario. - Actos contra los principios ticos o morales. - Desobediencia repetitiva. -Interferencia o entorpecimiento de las labores propias o ajenas. -Sustraccin de informacin exclusiva de la empresa que atente contra la misma. - Agresin verbal o fsica a cualquier colaborador. - Ausencias injustificadas a la Institucin.

- Porte o consumo de armas, bebidas alcohlicas o estupefacientes dentro de la empresa. - Cualquier acto que manifieste claramente que el colaborador no ha asimilado la filosofa de la empresa. FALTAS QUE AFECTEN LA VIDA EN COMUNIDAD:

-Desorden. -Impuntualidad. - Falta de solidaridad. -misin en el cumplimiento de las labores. - No participar en las actividades de la empresa.

-Compra o venta de artculos sin autorizacin previa. - Llamadas de atencin sin las normas mnimas de cortesa y respeto. - Descuidar la presentacin personal o del sitio de trabajo.

CAPACITACIN Y RETROALIMENTACIN Es obligacin de la Empresa y de los jefes de rea capacitar y retroalimentar de manera peridica a todos los colaboradores en fechas puntuales laborales y en el cumplimiento del manual de convivencia.

PUBLICACIONES: El presente manual de convivencia tendr una presentacin dinmica, de lectura fcil y agradable, hay supresin de cualquier tipo de lenguaje impositivo y est apoyado en mensajes reflexivos.

ELABORADO EN CARTAGENA BOLVAR AL PRIMER DA DEL MES DE ENERO DE 2013. CREADO POR EL COMIT DE CONVIVENCIA DE DISTRIBUCIONES PHARMASER LTDA. Y EL REA DE SALUD OCUPACIONAL.