Guide de Migration

ACT! v.6 ACT! 2008/09 (v.10/11)

CIEL - Groupe Sage - 11, rue de Cambrai - 75917 PARIS Cedex 19 Tl. : 01 55 26 33 00 Fax. : 01 55 26 33 31 - http://www.ciel.com S.A.S. au capital de 100 000 - R.C. PARIS B 339 421 455 - PARIS B 339 421 455

11, rue de Cambrai 75917 Paris cedex 19 Tlphone : 0 825 00 40 30

Chre cliente, cher client, Veuillez trouver ci-dessous le Guide de Migration ACT! version 6 vers ACT! versions 10 / 11. Ce guide prsente pas pas toutes les manipulations ncessaires afin deffectuer la mise jour de votre ancienne version d'ACT! vers la dernire version. Note importante: La conversion fait une copie de la base de donnes originale. En cas de problme vous pouvez retourner tout moment sur votre version 6 d'ACT! La conversion dune base de donnes dun rseau va placer la base convertie sur le poste en local et non sur le rseau. Seuls les administrateurs peuvent procder une conversion de la base de donnes Une fois convertie, vous ne pouvez plus revenir en arrire sans perdre des donnes Tout nest pas repris dans la conversion. Ne sont pas repris les macros, les prfrences, les sries dactivits, les rapports, les personnalisations des menus, les prfrences de synchronisation, les rgles de groupes, les requtes et les activits issues de MS Outlook. Tout le reste est repris par le processus de conversion

Les diffrents types de conversions: - Expresse : La conversion express est recommande pour une base de donnes nayant pas de contacts secondaires mapper. - Dtaille : Vous devez utiliser la conversion dtaille sil y a plusieurs adresses ou numros de tlphone sur les fiches client et/ou sil y a des champs supplmentaires attrayants aux contacts secondaires. En rsum, il faut utiliser la conversion dtaille sil y a un champ dadresse supplmentaire, des champs additionnels sur le tlphone et des contacts secondaires. Trucs et astuces Convertir une base ajoute des process par dfaut sur les opportunits, des activits types et des rapports par dfaut. Convertir une base va augmenter considrablement la taille de celle-ci. Avec la version standard de Act V11, la base ne pourra pas tre suprieure 4GB. Mme aprs la conversion des prsentations, il faudra reporter certains champs dans celle-ci (les champs personnaliss). Si vous faites un Scan and Repair sur la base V6 avant conversion, assurez-vous de bien louvrir en ACT!6 pour recrer les fichiers dindex. Supprimer les utilisateurs qui nont plus lieu dtre et nettoyer les donnes en supprimant toutes les donnes obsoltes.
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Si vous avez plusieurs bases ACT 6.0, il faut dabord les consolider en une seule base et ensuite, convertir cette dernire en ACT! V11 Faire la synchronisation de toutes les bases vers la base matresse avant conversion Dfinir une politique concernant les contacts secondaires et les champs personnaliss avant de faire la conversion pour savoir quel type choisir Pour les bases antrieures laV6, les convertir dabord en V6 puis en ACT ! V11

Important : avant de commencer une conversion faites une sauvegarde de votre base de donnes ACT! v6. Veuillez agrer, chre cliente, cher client, l'expression de nos sentiments les meilleurs. Le service Technique ACT!

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Procdure dtaille de Mise jour ACT! V3-6 vers ACT! Version 10/11 PREPARATION DES BASES DE DONNEES SAGE CONTACT V6 Base de donnes Il est ncessaire deffectuer au pralable un contrle des donnes sur les bases ACT! V6. Procdure : 1. Effectuer une dernire synchronisation avec bases distantes, assistant personnel, afin que la base principale possdent toutes les donnes jour. 2. Sauvegarde de la base

3. Purge des donnes

Slection des lments supprimer selon leur anciennet.

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4. Compression et Rindexation de la base

La compression rcupre lespace occup par les enregistrements supprims. La rindexation supprime et reconstruit tous les fichiers de lindex. 5. Sauvegarde de la base Effectuer nouveau une sauvegarde avant la conversion des donnes. Les applications. Les applications de synchronisation de donnes (Assistant personnel, bases de donnes distantes, ) doivent tre dsinstalles. Lapplication ACT! peut tre dsinstalle aprs conversion de toutes les bases de donnes. En effet depuis la version 7, lenvironnement technique ACT! est totalement diffrent (technologie .NET, base de donnes gres sous SQL Server, ) et la prsence dune version 6 ou antrieure noccasionne en aucun cas un conflit. Procdure de dsinstallation aprs conversion des bases : Dmarrer / Paramtres / Panneau de configuration, Slectionner Ajout/Suppression de programmes, Supprimer lapplication ACT! v 6, Vrifier et si ncessaire supprimer toutes les entres lapplication dans la base de registre du systme (liste des cls dans le guide migration accessible sur le CD), Supprimer lemplacement de la version (par dfaut : \Program Files\Sage Contact), Supprimer tous les raccourcis se trouvant notamment sur le bureau

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INSTALLATION DE LA VERSION 10 DACT ! SUR LE POSTE SERVEUR Migration vers ldition Standard dACT ! Linstallation dACT! Edition standard va permettre dans un premier temps dinstaller le moteur de bases de donnes SQL 2005 Edition express et dans un second temps lapplication ACT ! Migration vers ldition Premium dACT ! La migration vers ldition Premium ncessite un passage par ldition Standard. La conversion va donc tre excute sur la version Standard avant de basculer sur la version Premium Si une version antrieure 3.x-6.x, la mise en place de la version 10 dACT by Sage effectue un contrle et une dtection.

Il est conseill de la dsinstaller au pralable (voir paragraphe prcdent)

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CONVERSION 2 types de conversion vont tre proposs Type de conversion Express Dtaille Fonctions A utiliser si pas de gestion de contacts secondaires A utiliser (cas de contacts secondaires, de champs supplmentaires de type Adresse, Tlphone)

Procdure : La conversion se lance par louverture de la base Sage Contact V6 par lapplication ACT!.

Sassurer que la base ACT! ne soit pas occupe par une application.

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Conversion des tables standards Un assistant est alors lanc pour configurer la conversion.

Une connexion peut tre demande

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Choix du type de conversion

Choix de conversions des pices jointes

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Table de correspondance Les adresses

Loption Jai encore dautres adresses permet dassocier des champs personnaliss dans la base source (V3.x-6.x) vers la base cible (V10)

Si dautres champs personnaliss existe, poursuivre en cochant loption. Cette option est galement propose sur lentit Groupe, les champs de type tlphone, les zones des volets Assistant, Autres contacts.

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Nom de la nouvelle Base et lieu de stockage

Il suffit de valider le message suivant pour lancer la conversion.

La conversion est en cours

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Fin de la conversion

Un dtail de la conversion peut tre demand Conversion des fichiers complmentaires

Elle correspond la conversion des prsentations, des modles,

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Cette fonction peut tre effectue hors conversion de base dans ACT! V10 par la commande Outils / Convertir les lments ACT 3.0-6.0

Il suffit de slectionner le lien hypertexte concern pour effectuer lopration. Conversion des prsentations

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Les prsentations fiche contact slectionnes lors de la conversion sont rcupres, les champs supplmentaires apparaissent, ainsi que les volets,

et toutes les donnes ont t galement reprises.

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MIGRATION VERS LEDITION PREMIUM Sauvegarde des donnes migres en version Standard dACT ! Dmarrer / Paramtres / Panneau de configuration, Slectionner Ajout/Suppression de programmes, Supprimer les applications suivantes : La version ACT !, Microsoft SQL Server 2005 (*), Microsoft SQL Server Native Client (*), Microsoft SQL Server Setup support Files (English) (*), Microsoft SQL Server VSS Writer (*), Redmarrer la machine Ces lments tant ceux de lditeur Microsoft, il est conseill de se rapprocher de celui-ci en cas de problme survenant lors de la dsinstallation dun de ces lments. Installer ACT ! Edition Premium Moteur de bases de donnes SQL 2005 Edition Standard (CD n 2), Lapplication ACT! Edition Premium (CD n 1) Linstallation dtecte la prsence dune version antrieure sil elle na pas t supprim au pralable.
(*)

Suite linstallation, il suffit douvrir la base ACT ! by Sage Edition Standard pour lancer la conversion

Une sauvegarde de la base est propose avant de lancer le processus.

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LES OPERATIONS APRES INSTALLATION Mise en place du lien avec les applications Sage 30/100 ou Ciel, Effectuer une installation sur chaque poste de travail concern afin dtre dans la mme version dACT! notamment dans le cadre de synchronisation de base de donnes, Effectuer galement une mise jour des applications de synchronisation de base de donnes pour assistant numrique et services de synchronisation rseau ou internet. Dans le cas de bases de donnes distantes, il sera ncessaire de les rgnrer.

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