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UNIVERSIDAD TECNICA DE MANABI FACULTAD DE CIENCIAS MATEMATICAS, FISICAS, QUIMICAS

CARRERA DE INGENIERIA CIVIL

CREDITO: PROGRAMACION DE OBRA

TEMA: LOS RECURSOS USADOS EN MICROSOFT PROJECT

AUTORES: BAQUE VILLAFUERTE FABRICIO NCOLAS ALVAREZ ORTEGA ALFREDO AVENDAO ROBLES WILTER ALBAN MACIAS STALIN

DOCENTE: ING. TEOFILO CALDERERO

PORTOVIEJO, SEPTIEMBRE 2013 FEBRERO 2014

Funcin de los recursos Los recursos son necesarios para completar las tareas reales del proyecto. Existen dos tipos de recursos: recursos de trabajo y recursos de material. Puede utilizar recursos para indicar las personas o cosas que se necesitan para completar las tareas de la programacin. Puede crear recursos en el proyecto y despus asignarlos a tareas. A continuacin, las tareas se programan de acuerdo con el trabajo de los recursos, las unidades de asignacin y los calendarios de recursos, lo cual permite una programacin ms precisa. Enfoque de los recursos en el proyecto De manera especfica, debe utilizar recursos en el proyecto si su objetivo es: Realizar un seguimiento del trabajo que realizan las personas y el equipamiento, o de la cantidad de material utilizado, para completar las tareas. Garantizar un estricto control de los gastos y una buena comprensin del proyecto. Cuando las responsabilidades estn claras, disminuye el riesgo de que las tareas se pasen por alto. Ser ms preciso a la hora de programar la duracin de las tareas y el momento en el que es probable que se completen. Realizar un seguimiento de los recursos a los que se les ha asignado un volumen de trabajo excesivo o insuficiente. Controlar los gastos por tiempo de recursos y costos. Los recursos de trabajo Los recursos de trabajo son el equipo y las personas que completan tareas dedicando tiempo o trabajo a las mismas. Los recursos de trabajo son distintos de los recursos materiales, ya que stos son las existencias de bienes consumibles utilizados para completar una tarea. Cuando se crea un recurso de trabajo, se hace en un contexto de tiempo. Puede definir un nuevo recurso de trabajo indicando cunto tiempo (o la capacidad mxima) tendr que dedicar al proyecto en su conjunto: tiempo completo (100%), tiempo parcial (por ejemplo, 50%) o mltiple (por ejemplo 300% para tres carpinteros que trabajen en el mismo proyecto). Del mismo modo, al asignar un recurso de trabajo a una tarea, se especifica la parte del tiempo de ese recurso que est disponible para dicha tarea. Es lo que se denomina unidades de asignacin. El recurso puede estar asignado a tiempo completo (100%), a tiempo parcial (por ejemplo 20%, con el resto del tiempo disponible para otras asignaciones) o mltiple (por ejemplo 200% para dos fontaneros asignados a una tarea). Los recursos de material Los recursos materiales son suministros, existencias u otros artculos consumibles que se utilizan para completar las tareas de un proyecto. Algunos

ejemplos de recursos materiales son el hormign, el acero, los tubos, la madera y el cristal. Los recursos materiales son distintos de los recursos de trabajo, como las personas y el equipo, que utilizan tiempo en lugar de material para completar las tareas. Cuando crea un recurso material, establece que es un material y no un recurso de trabajo. Asimismo, define la etiqueta del material, o unidad de medida, para ese material. Por ejemplo, metros cbicos, toneladas o cajas. Cuando asigna un recurso material a una tarea, especifica el consumo de material para la asignacin, por ejemplo, 10 toneladas de acero (que es un consumo fijo de material). Tambin se puede establecer si el uso de material est basado en el tiempo; por ejemplo, 2 toneladas de acero al da (que es un consumo variable de material). Los recursos materiales son distintos de los recursos de trabajo por varios motivos: Los campos de grupo de trabajo y tasa de horas extra estn deshabilitados. No se puede especificar la disponibilidad de unidades. Los recursos materiales no estn redistribuidos. Los recursos materiales no utilizan calendarios de recursos. Los costos por uso se acumulan de una forma diferente.

Introduccin de la informacin de recursos en el plan Puede ir introduciendo los recursos a medida que los va asignando a las tareas, o puede utilizar una lista de recursos que cree o comparta con otro proyecto. El mtodo que utilice depender de las necesidades del proyecto, del uso de recursos en el departamento y del uso de recursos en toda la compaa.

Al introducir recursos en el proyecto, puede elegir entre crear una lista de recursos o introducirlos a medida que los asigna a las tareas. Puede introducir los recursos siguiendo uno de estos procedimientos: Crear una lista de recursos en el plan del proyecto.

Compartir recursos de un fondo de recursos con otros proyectos. Compartir una lista de recursos creada en otro plan de proyecto. Utilizar los recursos de empresa de la organizacin (los recursos de empresa slo estn disponibles en Project Professional 2003.) Crear una lista de recursos en el plan del proyecto si stos se van a utilizar slo en dicho proyecto. Puede introducir toda la informacin de recursos de una vez en la vista Hoja de recursos. La informacin de un recurso incluye el nombre de ste, la capacidad mxima, el grupo del recurso, el tipo y los costos. Si usa Project Professional, puede introducir recursos de empresa si desea compartirlos con otros jefes de proyecto de toda la organizacin. Un proyecto puede contener tanto recursos de empresa como recursos que no formen parte de la lista de recursos de empresa. Compartir la lista de recursos creada en otro plan de proyecto si los recursos que necesita aparecen en sta. Si se utilizan recursos de otro proyecto, la lista de recursos de ste se muestra en el plan del proyecto. Compartir recursos de un archivo de fondo de recursos (un archivo .mpp) con otros proyectos si hay varios proyectos que utilizan repetidamente los mismos recursos. Un fondo de recursos en un archivo del proyecto que slo contiene la informacin de recursos que se va a compartir con otros proyectos. El mtodo que utilice depender de las necesidades del proyecto, del uso de recursos en el departamento y del uso de recursos en toda la compaa.

Organizacin y agrupacin de los recursos A efectos organizativos, los recursos pueden agruparse de tres maneras distintas: Puede crear un esquema de recursos utilizando cdigos de esquema personalizados. Puede usar el campo Grupo para especificar categoras de recursos. Puede crear nombres consolidados de recursos que representen una categora para las asignaciones. Puede utilizar cdigos de esquema personalizados para definir un cdigo alfanumrico que represente una estructura de recursos jerrquica o agrupada. Los cdigos de esquema son etiquetas personalizadas para los recursos que comparten los mismos rasgos. Puede utilizar cdigos de esquema personalizados como 1026, Arquitecto5, o NIVEL-4 para agrupar los recursos de la forma que desee. Tambin puede crear cdigos de esquema para representar la estructura detallada de la organizacin, los cdigos de trabajo o los cdigos de contabilidad de los costos asociados a los recursos. Una vez asignados estos cdigos a los recursos, puede agruparlos, filtrarlos o ordenarlos para reflejar la estructura que desea ver al mostrar la informacin de recursos. Si utiliza el campo Grupo, puede agrupar, filtrar u ordenar los recursos segn el criterio de ste. Si usa nombres de recursos consolidados, puede asignar y

realizar un seguimiento de varios recursos como si se tratara de un nico recurso. Tenga en cuenta la forma en que desea asignar y realizar el seguimiento de varios recursos del mismo tipo. Por ejemplo, si hay cuadro ingenieros en el proyecto, puede escribir sus nombres o ttulos individualmente. Utilice este mtodo si es importante saber qu ingeniero est asignado a cada tarea y si desea realizar un seguimiento individual del tiempo y los costos de cada uno de ellos. Puede seguir utilizando el campo Grupo para revisar la informacin combinada de los cuatro ingenieros. Si an no ha completado el personal, pero sabe que va a necesitar cuatro ingenieros de los que desea realizar un seguimiento individual, ser mejor que los introduzca individualmente desde el exterior. Puede introducir recursos de texto genrico, por ejemplo, Ingeniero1, Ingeniero2, etc. Despus, a medida que vaya contratando o asignando los ingenieros reales, puede sustituir el texto genrico por los nombres de stos sin que ello afecte a ninguna de las asignaciones realizadas. Por otra parte, tambin puede crear un grupo de recursos denominado Ingenieros, y si sus integrantes son cuatro recursos a tiempo total, puede establecer su capacidad mxima en 400%. Use este mtodo si las asignaciones de tareas de los ingenieros son intercambiables y desea efectuar un seguimiento de su tiempo y sus costos como grupo. Disponibilidad de recursos La disponibilidad de recursos es el tiempo o la capacidad de trabajo que se programa para un recurso en una tarea. La disponibilidad de recursos est determinada por: Los perodos laborables especificados en el calendario de recursos. Las fechas de comienzo y fin del proyecto. La disponibilidad por unidad de recurso (por ejemplo, 50%, 100% o 300%) durante un perodo concreto. La disponibilidad de recursos se aplica slo a recursos de trabajo, no a los recursos materiales. Utilice el calendario del proyecto del cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral para establecer los perodos laborables y no laborables estndar para todos los recursos del proyecto. Use un calendario de recursos para establecer las excepciones a los perodos laborables, como los das libres o de vacaciones, de recursos individuales. El calendario de recursos determina la forma en que se programan los recursos para las tareas. Si un recurso no comienza o finaliza en la misma fecha de comienzo o de fin del proyecto, puede especificar las fechas disponibles de comienzo o de fin del recurso en el cuadro de dilogo Informacin del recurso. Puede especificar la disponibilidad por unidad de recurso para la totalidad del proyecto: tiempo total (100%), tiempo parcial (por ejemplo, 50%), o mltiple (por ejemplo, 300% para los tres carpinteros del proyecto). En el cuadro de

dilogo Informacin de recursos, tambin puede especificar que la disponibilidad de las unidades del recurso vara en los distintos perodos laborables a lo largo del proyecto. Por ejemplo, utilice esta tabla para indicar que habr tres carpinteros disponibles (300%) de Enero a Marzo, cinco carpinteros disponibles (500%) de Abril a Agosto y despus dos carpinteros disponibles (200%) de Septiembre a Octubre. Cmo afecta la disponibilidad de recursos a la programacin de tareas? La disponibilidad de recursos se basa en las fechas de comienzo y de fin del recurso en el proyecto, as como en la capacidad mxima del recurso. A pesar de que la disponibilidad no afecta en principio a la programacin de la tarea, si un recurso se programa para las tareas con posterioridad a las fechas disponibles o la capacidad mxima, se marcar como sobreasignado. Si a continuacin redistribuye el recurso o realiza otro tipo de ajustes en el mismo para resolver los problemas de sobreasignacin, las tareas asignadas pueden dividirse o retrasarse, con lo cual se producir un cambio en la programacin de tareas. Si el trabajo asignado a un recurso est fuera de las fechas de comienzo y de fin o del tiempo disponible del recurso, o bien si sobrepasa la capacidad mxima del recurso, Project asigna el recurso pero indica que el recurso est sobreasignado. En ese caso puede que le avisen del posible problema y tenga que decidir la solucin. Los recursos genricos Disponibles slo en Project Professional, los recursos genricos son recursos de texto genrico, no individuos concretos. Puede usar recursos genricos para especificar las cualificaciones requeridas para una asignacin antes de saber qu recursos individuales estn disponibles. Project programa recursos genricos como si se tratara de recursos de trabajo, y el comportamiento de stos es parecido. En Project Professional, los recursos genricos se utilizan principalmente para sustituir. En la sustitucin de recursos los recursos genricos se sustituyen por recursos especficos que poseen las mismas cualificaciones. Tambin puede utilizar recursos genricos en las fases iniciales del desarrollo de un plan de proyecto, o si la identidad de las personas que van a trabajar en el proyecto le es indiferente pero no obstante desea mantener un seguimiento del trabajo realizado en el mismo. Los recursos genricos se introducen en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo y los recursos materiales. Por ejemplo, si un jefe de proyecto agrega un recurso con el nombre "carpintero" a la Hoja de recursos de Project, especificar que el recurso es genrico en la ficha General del cuadro de dilogoInformacin del recurso. Puede que el jefe de proyecto necesite rellenar ms informacin necesaria relacionada con el recurso si va a agregarlo a

los recursos de empresa. Los recursos genricos pueden agregarse a los recursos de empresa utilizando el Asistente para importar recursos. Los recursos genricos tambin pueden aparecer en plantillas de empresa en las que estn disponibles para agregarlos a los proyectos. Los recursos propuestos Disponibles slo en Project Professional, los recursos propuestos se utilizan a menudo para intentar determinar cmo proveer de personal a varios proyectos que estn en fase de estudio o para evaluar qu proyecto debe llevarse a cabo de entre una serie de proyectos que compiten entre s. Los jefes de recursos y jefes de proyecto pueden experimentar con distintas formas de proveer da personal a los distintos proyectos propuestos sin tener que comprometer ningn recurso (y sin que ello tenga ningn impacto en su disponibilidad) mediante el cambio del tipo de reserva de los recursos de Comprometido a Propuesto en estos proyectos. Aunque la utilizacin de recursos genricos para planear el proyecto permite especificar el tipo y el nmero de recursos (qu y cundo), la designacin de recursos propuestos permite planear como proveer de personal a un proyecto basndose en la disponibilidad de las personas que estn realmente trabajando en la organizacin y las cualificaciones que se necesitan para el proyecto (quin y cmo). Los recursos de empresa Disponibles slo en Project Professional, los recursos de empresa son los que forman parte del fondo de recursos de la organizacin. Los recursos de empresa se crean en una ubicacin central de la organizacin y pueden compartirse entre todos los proyectos de la empresa. Los recursos de empresa son distintos de los fondos de recursos de los proyectos individuales (que no son de empresa). Un proyecto de empresa tpico contiene principalmente recursos de empresa, pero tambin puede contener recursos que no sean de empresa. Project programa los dos tipos de recursos de la misma manera. Los recursos se convierten en recursos de empresa slo despus de agregarlos utilizando el Asistente para importar recursos. Los recursos que no forman parte de los recursos de empresa, como los recursos subcontratados que no pertenecen formalmente a la organizacin, se pueden agregar a los recursos de empresa con el Asistente para importar recursos, ya que no se agregan automticamente si estn asignados a tareas. Los recursos no agregados a los recursos de empresa no estn disponibles en todos los proyectos de sta, y los dems jefes de proyecto no pueden verlos. Todos los jefes de proyecto pueden cambiar parte de la informacin de los recursos de empresa, como la informacin de asignacin. No obstante, slo los jefes de proyecto que tengan los permisos adecuados pueden cambiar la

informacin personal de los recursos de empresa, como las cualificaciones, la disponibilidad y las tarifas. Agregar recursos al proyecto Un recurso se suele definir como cualquiera de las personas, del equipo y de los materiales utilizados para completar las tareas de las que se compone un proyecto. Otros tipos de recursos que puede agregar al proyecto incluyen: Recursos de empresa Cada recurso de empresa forma parte de la lista de recursos de toda la organizacin; por consiguiente, cada uno de ellos puede compartirse entre varios proyectos. Normalmente, esta lista la administra un administrador y cada jefe de proyecto agrega estos recursos a sus proyectos de acuerdo con sus necesidades. Recursos que no sean de la empresa Un recurso que no sea de la empresa, o recurso local, no forma parte de la lista de recursos de toda la organizacin. Ningn otro jefe de proyecto puede utilizar sus recursos que no son de la empresa en los proyectos de los que se encarguen. Recursos genricos Estos recursos se utilizan para especificar las necesidades de personal de un proyecto, como los carpinteros y los programadores, o bien un equipo de recursos. Agregar recursos de empresa al proyecto 1. En el men Herramientas, haga clic en Crear equipo desde la empresa. 2. En el cuadro de dilogo Crear equipo desde la empresa, en el cuadro Filtros existentes, haga clic en elfiltro que desee aplicar. La lista filtrada de recursos de empresa se muestra en la columna Recurso de empresa. Cualquier recurso ya asignado al equipo del proyecto se muestra en la columna Recurso del proyecto. 3. Para buscar recursos disponibles con el fin de que trabajen un nmero especfico de horas durante un perodo de tiempo concreto, active la casilla de verificacin Disponible para trabajar. Especifique el perodo de tiempo que necesita un recurso para estar disponible para el trabajo y, a continuacin, seleccione el intervalo de fechas mediante los cuadros Desde y Hasta. 4. En la columna Recurso de empresa, haga clic en el recurso de empresa que desee agregar al proyecto y, a continuacin, haga clic en Agregar. Para seleccionar varios recursos, mantenga presionada CTRL mientras hace clic en cada recurso. Para buscar recursos de la empresa que coincidan con el atributo de cualificaciones y con atributos adicionales de uno de los recursos existentes del equipo, seleccione el recurso que desee que coincida en Recurso del proyecto y, a continuacin, haga clic en Coincidir. Para reemplazar un recurso existente por un recurso de la empresa, en la columna Recurso del proyecto, seleccione el recurso o el

recurso genrico que desee reemplazar. En Recurso de empresa, seleccione el nuevo recurso de la empresa y, a continuacin, haga clic en Reemplazar. Al reemplazar un recurso, el recurso reemplazado no se quita si ha concluido un trabajo real. Se asigna al recurso de reemplazo el trabajo que queda. 5. Para agregar un recurso propuesto al equipo del proyecto, en la columna Reserva, haga clic en Propuesto. 6. Para ver un grfico de la disponibilidad de un recurso seleccionado, haga clic en Grficos. 7. Haga clic en Aceptar. Agregar recursos que no son de la empresa al proyecto 1. En el men Ver, haga clic en Hoja de recursos. 2. En el men Ver, elija Tabla y haga clic en Entrada. 3. En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre de un trabajo, material o recurso genrico. 4. Si desea designar grupos de recursos, en el campo Grupo del nombre del recurso, escriba el nombre del grupo. 5. Especifique el tipo de recurso: Para especificar si se trata de un recurso de trabajo, en el campo Tipo, haga clic en Trabajo. Para especificar si se trata de un recurso material, en el campo Tipo, haga clic en Material. En el campoEtiqueta de material, especifique la etiqueta (por ejemplo, yardas, toneladas o cajas) del recurso. Para especificar si se trata de un recurso de costo, en el campo Tipo, haga clic en Costo. 6. En el campo Capacidad mxima del recurso, escriba el nmero total de unidades de disponibilidad de este recurso para este proyecto. El valor de capacidad mxima especifica la disponibilidad total de este recurso para este proyecto; por ejemplo, tiempo parcial o mltiplos. Por ejemplo, si tiene un recurso disponible dos das por semana para el proyecto, puede especificar como capacidad mxima el 40%. Puede usar esta capacidad para especificar las distintas disponibilidades de designacin de un recurso. Por ejemplo, supongamos que cuenta con un recurso denominado Ingenieros, un solo recurso que representa a tres ingenieros individuales del equipo. Puede especificar la capacidad mxima de Ingenieros como el 300%. Puede programar a los tres ingenieros a tiempo completo en un momento dado sin sobreasignar el recursoIngenieros. Puede especificar la capacidad mxima como porcentaje (50%, 100%, 300%) o como nmero decimal (0,5, 1, 3). Para crear un recurso de presupuesto, seleccinelo, haga clic en Informacin del recurso y, a continuacin, active la casilla de verificacin Presupuesto.

Puede asignar un recurso de trabajo y la informacin asociada mediante la libreta de direcciones de correo electrnico de MAPI, desde Active Directory o los servidores de Microsoft Office Project Server. En la Hoja de recursos, haga clic en Insertar, elija Nuevo recurso de y, a continuacin, haga clic en Libreta de direcciones, Active Directory o Project Server. Seleccione el recurso y despus haga clic en Aceptar. Cuando usted, u otro jefe de proyecto, desee compartir recursos, puede agregarlos desde un fondo de recursos Agregar recursos genricos de la empresa al proyecto 1. En el men Ver, haga clic en Hoja de recursos, elija Tabla y, a continuacin, haga clic en Entrada. 2. En el men Herramientas, haga clic en Crear equipo desde la empresa. Si hay ms de 1.000 recursos de la empresa, puede filtrar la lista de recursos mediante los cdigos de esquema de la empresa. Estos cdigos se definen en funcin de las necesidades de la organizacin. 3. En el cuadro de dilogo Crear equipo, haga clic en para expandir Personalizar filtros. 4. En Personalizar filtros, haga clic en Genrico en la columna Nombre de campo, haga clic en Es igual aen la columna Prueba y, a continuacin, haga clic en S en la columna Valores. 5. Haga clic en Aplicar filtro para aplicar los valores del filtro a la lista de recursos de la empresa. 6. Para buscar recursos disponibles con el fin de que trabajen un nmero especfico de horas durante un perodo de tiempo concreto, active la casilla de verificacin Disponible para trabajar. Especifique el perodo de tiempo que necesita un recurso para estar disponible para el trabajo y, a continuacin, seleccione el intervalo de fechas mediante los cuadros Desde y Hasta. 7. En la columna Recurso de empresa, haga clic en el recurso genrico que desee agregar al proyecto y, a continuacin, haga clic en Agregar. Para seleccionar varios recursos, mantenga presionada CTRL mientras hace clic en cada recurso.

Agregar recursos genricos que no son de la empresa al proyecto 1. En el men Ver, haga clic en Hoja de recursos, elija Tabla y, a continuacin, haga clic en Entrada. 2. En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre de un recurso de trabajo o material. 3. Haga clic en Informacin del recurso y, a continuacin, en la ficha General. 4. Active la casilla de verificacin Genrico. 5. En la ficha Campos pers., en la seccin Campos personalizados, especifique los valores necesarios de este recurso.

Puesto que estos campos personalizados son exclusivos de cada organizacin, consulte al administrador para que responda a las preguntas sobre su uso. NOTAS Puede agregar cualquier recurso genrico a la lista de recursos de la empresa. Quiz deba especificar atributos adicionales para el recurso, como calendarios y conjuntos de aptitudes, en funcin de las necesidades de la organizacin. Posteriormente, cuando est preparado para reemplazar un recurso genrico por uno de la empresa con el conjunto de aptitudes adecuado, puede usar el cuadro de dilogo Crear equipo o el Asistente para la sustitucin de recursos.