Introduccin

En la actualidad para muchas organizaciones, los sistemas son el corazn de las actividades cotidianas y objeto de gran consideracin en la toma de decisiones, las empresas consideran con mucho cuidados las capacidades de sus sistemas cuando deciden ingresar o no en nuevos mercados o cuando planean la respuesta que darn a la competencia. Los sistemas deben tener la certeza de lograr dos objetivos principales: que sea un sistema correcto y que este correcto el sistema. Ningn sistema que deje satisfacer ambos objetivos ser completamente til para la gerencia u organizacin. Si los dispositivos de un sistema no se adaptan a su poblacin de clientes, no lograra sus objetivos potenciales. A mismo tiempo, aun cuando se identifiquen precisamente las necesidades del usuario, un sistema va tener un valor nico si funciona en forma adecuada. Los informes y las salidas producidas por el sistema deben ser precisos, confiables y completos. La funcin del Anlisis puede ser dar soporte a las actividades de un negocio, o desarrollar un producto que pueda venderse para generar beneficios. Es por ello que es importante la Evaluacin de los Sistemas, ya que este permite estudiarlos a fondo y as verificar sus fallas, debilidades y si cumplen con los requisitos para los que fueron creados.

Evaluacin de los Sistemas Proceso de Anlisis y Sntesis

La elaboracin de sistemas debe ser evaluada con mucho detalle, para lo cual se debe revisar si existen realmente sistemas entrelazados como un todo o bien si existen programas aislados. Otro de los factores a evaluar es si existe un plan estratgico para la elaboracin de los sistemas o si se estn elaborados sin el adecuado sealamiento de prioridades y de objetivos. La evaluacin de sistemas se lleva a cabo para identificar puntos dbiles y fuertes del sistema implantado. La evaluacin ocurre a lo largo de cualquiera de las siguientes cuatro dimensiones: Evaluacin operacional: es el momento en que se evala la manera en que funciona el sistema, esto incluye su facilidad de uso, tiempo de respuesta ante una necesidad, como se adecuan los formatos en que se presenta la informacin, contabilidad global y su nivel de utilidad. Impacto organizacional: identifica y mide los b operacionales para la empresa en reas como las finanzas, eficiencia en el desempeo laboral e impacto competitivo. Desempeo del desarrollo: es la evaluacin del proceso de desarrollo adecuado tomando en cuenta criterios como, tiempo y esfuerzo en el desarrollo concuerdan con presupuesto y estndares. Prueba de sistemas: dependiendo del tamao de la empresa que usara el sistema y el riesgo asociado a su uso, puede hacerse la eleccin de comenzar la operacin del sistema solo en un rea de la empresa (como una prueba piloto), que puede llevarse a cabo en un departamento o con una o dos personas. Cuando se implanta un nuevo sistema lo aconsejable es que el viejo y el nuevo funcionen a la vez con la finalidad de comparar los R que ambos ofrecen en su operacin, adems de dar tiempo al personal para adaptarse al nuevo sistema.

La elaboracin de sistemas debe ser evaluada con mucho detalle, para lo cual se debe revisar si existen realmente sistemas entrelazados como un todo o bien si existen programas aislados. Otro de los factores a evaluar es si existe un plan estratgico para la

elaboracin de los sistemas o si se estn elaborados sin el adecuado sealamiento de prioridades y de objetivos. El proceso de planeacin de sistemas deber asegurarse de que todos los recursos requeridos estn claramente identificados en el plan de desarrollo de aplicaciones y datos. Estos recursos (hardware, software y comunicaciones) debern ser compatibles con la arquitectura y la tecnologa, con que se cuenta actualmente. Los sistemas deben evaluarse de acuerdo con el ciclo de vida que normalmente siguen:

Requerimientos del usuario. Estudio de factibilidad. Diseo general. Anlisis. Diseo lgico. Pruebas. Implementacin. Evaluacin. Modificaciones. Instalacin. Mejoras.

Y se vuelve nuevamente al ciclo inicial, el cual a su vez debe comenzar con el de factibilidad. La primera etapa a evaluar del sistema es el estudio de factibilidad, el cual debe analizar si el sistema es factible de realizarse, cul es su relacin costo/beneficio y si es recomendable elaborarlo. Se deber solicitar el estudio de factibilidad de los diferentes sistemas que se encuentren en operacin, as como los que estn en la fase de anlisis para evaluar si se considera la disponibilidad y caractersticas del equipo, los sistemas operativos y lenguajes disponibles, la necesidad de los usuarios, las formas de utilizacin de los sistemas, el costo y los beneficios que reportar el sistema, el efecto que producir en quienes lo usarn y el efecto que stos tendrn sobre el sistema y la congruencia de los diferentes sistemas. En esta etapa se evaluarn las polticas, procedimientos y normas que se tienen para llevar a cabo el anlisis.

Se deber evaluar la planeacin de las aplicaciones que pueden provenir de tres fuentes principales: La planeacin estratgica. Los requerimientos de los usuarios. El inventario de sistemas en proceso al recopilar la informacin de los cambios que han sido solicitados, sin importar si se efectuaron o se registraron En el Plan Estratgico se debern analizar las especificaciones del sistema. Qu deber hacer?, Cmo lo deber hacer?, Secuencia y ocurrencia de los datos, el proceso y salida de reportes? Una vez que se halla analizado estas partes, se deber estudiar la participacin que tuvo el usuario en la identificacin del nuevo sistema, la participacin de auditora interna en el diseo de los controles y la determinacin de los procedimientos de operacin y decisin. Al tener el anlisis del diseo lgico del sistema debemos compararlo con lo que realmente se est obteniendo en la cual debemos evaluar lo planeado, cmo fue planeado y lo que realmente se est obteniendo. Los puntos a evaluar son: Entradas, Salidas, Procesos. Especificaciones de datos. Especificaciones de proceso. Mtodos de acceso. Operaciones. Manipulacin de datos Identificacin de archivos, tamao de los campos y registros. Proceso lgico necesario para producir informes. Proceso en lnea o lote y su justificacin. Frecuencia y volmenes de operacin. Sistemas de seguridad. Sistemas de control.

 Responsables. Nmero de usuarios. En esta etapa del sistema se debern auditar los programas, su diseo, el leguaje utilizado, interconexin entre los programas y caractersticas del hardware empleado (total o parcial) para el desarrollo del sistema. Al evaluar un sistema de informacin se tendr presente que todo sistema debe proporcionar informacin para planear, organizar, controlar de manera eficaz y oportuna, para reducir la duplicidad de datos y de reportes y obtener una mayor seguridad en la forma ms econmica posible. De ese modo contar con los mejores elementos para una adecuada toma de decisiones. Al tener un proceso distribuido, es preciso considerar la seguridad del movimiento de la informacin entre nodos. El proceso de planeacin de sistemas debe definir la red ptima de comunicaciones, los tipos de mensajes requeridos, el trafico esperado en las lneas de comunicacin y otros factores que afectan el diseo. Es importante considerar las variables que afectan a un sistema: ubicacin en los niveles de la organizacin, el tamao y los recursos que utiliza. Las caractersticas que deben evaluarse en los sistemas son: Dinmicos (susceptibles de modificarse). Estructurados (las interacciones de sus componentes o subsistemas deben actuar como un todo) Integrados (un solo objetivo). En l habr sistemas que puedan ser interrelacionados y no programas aislados. Accesibles (que estn disponibles). Necesarios (que se pruebe su utilizacin). Comprensibles (que contengan todos los atributos). Oportunos (que est la informacin en el momento que se requiere). Funcionales (que proporcionen la informacin adecuada a cada nivel). Estndar (que la informacin tenga la misma interpretacin en los distintos niveles).

 Modulares (facilidad para ser expandidos o reducidos). Jerrquicos (por niveles funcionales). Seguros (que slo las personas autorizadas tengan acceso). nicos (que no duplique informacin).

Conclusin

Todo sistema debe ser medido o evaluado para conocer las deficiencias y problemas que ste presenta. Aunque una evaluacin cualitativa puede resultar til en las etapas iniciales del desarrollo del sistema, medidas cuantitativas bajo unas mismas condiciones resultan de vital importancia para ver el progreso real del sistema y compararlo consigo mismo o con otros. Los nmeros no aportan informacin si se desconoce de dnde proceden, es decir, qu representan. La evaluacin de cualquier tecnologa debe ir acompaada de un conjunto de medidas estndar propuestas para tal fin. La disponibilidad de bases de datos y de protocolos o procedimientos para la evaluacin de estos sistemas ha sido un componente muy importante, casi fundamental, en el progreso alcanzado en este campo y ha permitido compartir nuevas ideas, e incluso compararlas con otras ya consolidadas.

Republica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educacin Superior Instituto Universitario Politcnico Santiago Mario I.U.P.S.M. Extensin Maturn

EVALUACION DE LOS SISTEMAS

Marlyu Guzmn. C.I 14.703.298 Teora de Sistemas Seccin S Ing. Sistema (47)

Mayo, 2012