Expediente n: 22

La Optimizacin de Costes en los Inventarios

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1. INTRODUCCIN ..................................................................................................- 3 -

2. QU SON LOS INVENTARIOS? .......................................................................- 4 -

3. FUNCIN DEL INVENTARIO...............................................................................- 4 -

4. LA GESTION DE INVENTARIOS .........................................................................- 4 -

4.1. OBJETIVOS DE LOS INVENTARIOS .......................................................- 4 4.2. ACTIVIDADES ...........................................................................................- 6 4.3. TIPOS DE INVENTARIO............................................................................- 7 4.4. COSTES ASOCIADOS A LOS INVENTARIOS .........................................- 9 4.5. METODOS DE GESTION DE STOCK .....................................................- 12 4.6. RATIOS DE CONTROL DE STOCKS......................................................- 13 4.7. CLASIFICACION DE LOS MATERIALES ...............................................- 15 4.8. BENEFICIOS A EXPLORAR ...................................................................- 17 -

5. CONCLUSIONES ...............................................................................................- 18 -

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1. INTRODUCCIN

La gestin de inventarios es una de las responsabilidades funcionales dentro de la logstica integral y sus resultados inciden directamente tanto en el grado de servicio como en los costes logsticos. Seguramente hayamos escuchado en muchas ocasiones que se debe mantener los niveles ptimos de inventarios, pero cunto inventario se deber mantener? Los conceptos grado de servicio y costes logsticos, antagnicos entre s, siempre estn presentes a la hora de definir una poltica de reaprovisionamiento. Si el objetivo primordial es el servicio al cliente, se debe mantener un nivel de existencias adecuado que puede repercutir en la liquidez financiera de la empresa, por el contrario si la poltica de la empresa respalda ms los costes logsticos que el grado de servicio se puede generar una reduccin de ganancias y prdida de mercado, al no afirmar la confiabilidad de los clientes. La finalidad de este documento es proporcionar una idea a todos los lectores de los costes que llegan a generar los stock de nuestras empresas y plantearse una inversin de tiempo para realizar una gestin de inventarios lo ms optimizada posible reduciendo los costes ao tras ao.

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2. QU SON LOS INVENTARIOS? Inventarios o Stocks son la cantidad de bienes o activos fijos que una empresa mantiene en existencia en un momento determinado, el cual pertenece al patrimonio productivo de la empresa.

3. FUNCIN DEL INVENTARIO El principal objetivo de los inventarios es el actuar como reguladores entre los ritmos de entrada y las cadencias de las salidas, reduciendo al mismo tiempo el riesgo generado por la incertidumbre de la demanda.

4. LA GESTION DE INVENTARIOS La gestin de inventarios engloba todo lo relativo al control y manejo de las existencias donde se aplican diferentes mtodos y estrategias con el objetivo de rentabilizar la tenencia de dichas existencias.

4.1. OBJETIVOS Los objetivos de la gestin de inventarios pueden resultar muy diferentes en funcin del mbito de la empresa, de este modo se pueden diferenciar 4 puntos de vista: Objetivos Financieros: Mantener una inversin compatible con el capital disponible. Reducir el inventario para reducir el capital inmovilizado. Obtener materiales de bajo costo sin sacrificar la calidad requerida por los clientes.

Objetivos de Operacin: Reducir los costos de produccin con una utilizacin efectiva de los materiales. Disminuir prdidas de materiales debido a deterioro. No provocar faltantes que paralicen la produccin. Promover la organizacin efectiva del almacn. Promover la efectividad del manejo de materiales.

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Objetivos de Productividad: Hacer un uso eficiente y efectivo de los materiales en el proceso. Minimizar la cantidad de materiales a ser usado en el proceso. Minimizar el desperdicio y el reproceso. Maximizar el rendimiento (salida/entrada).

Objetivos de Seguridad y Control: Proteger los materiales contra daos. Registrar la entrada y salida de materiales al almacn. Eliminar los accidentes debido a malos procedimientos de apilamiento. Registrar y controlar el uso de herramientas e instrumentacin de proceso. Evitar robos implementando sistemas de seguridad.

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4.2. ACTIVIDADES Dentro de la Gestin de Inventarios quedan involucradas 3 actividades:

Determinar las existencias: Se refiere a todos los procesos necesarios para consolidar la informacin referente a las existencias fsicas de los productos a controlar. Dentro de la determinacin de las existencias se puede destacar la toma fsica de inventarios, la auditoria de existencias, la evaluacin a los procedimientos de recepcin y ventas (entradas y salidas), y los recuentos cclicos.

Analizar los inventarios: Se refiere a todos los clculos y anlisis estadsticos que se realizan para establecer si las existencias que fueron planificadas son las que debemos tener en nuestras instalaciones. Algunas metodologas aplicables para lograr este fin son: Mtodo de mximos y mnimos (Frmula de Wilson) Just in Time (JIT)

Controlar la produccin: Se refiere a evaluar y controlar la produccin con el objetivo de conocer el tipo de demanda dependiente o independiente y as poder planificar el reaprovisionamiento. Los mtodos mas utilizados son: MRP (Planificacin de Requerimientos de Materiales) MPS (Plan Maestro de Produccin)

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4.3.TIPOS DE INVENTARIO Los inventarios se pueden clasificar segn las caractersticas fsicas de los productos a contar o segn su categora funcional:

Segn las caractersticas fsicas del producto:

Inventarios de materia prima: Son materiales que no han sido modificados por el proceso productivo de la empresa.

Inventarios de productos en proceso: Son aquellos materiales que han sido modificados por el proceso productivo de la empresa, pero que todava no son aptos para la venta.

Inventarios de productos terminados: Son todos los productos que se encuentran aptos para la venta y por tanto van a ser ofrecidos a los clientes.

Inventarios piezas, repuestos o materiales de soporte a operaciones: Son aquellos que aunque no forman parte directa del proceso productivo de la empresa, es decir no sern colocados a la venta, hacen posible las operaciones productivas de la misma, estos productos pueden ser: maquinarias, repuestos, artculos de oficinas, es decir, toda la familia de MRO (Maintenance, Repair and Operations)

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Segn su categora funcional: Inventarios cclicos: Se presenta peridicamente, dando lugar a una pauta de comportamiento cclica.

Inventarios de seguridad: Constituidos como proteccin frente a la incertidumbre de la demanda y del plazo de entrega del pedido. Evitando, dentro de lo posible, la inexistencia de inventarios en un momento dado.

Inventarios estacionales: Su objeto es hacer frente a un aumento esperado de las ventas.

Inventarios de transito: Se refiere a todos los artculos que estn circulando entre las diferentes fases de produccin y de distribucin, como, por ejemplo, entre el almacn de productos terminados y un almacn regional de distribucin, o entre distintas fases del montaje.

De acuerdo a la naturaleza de la empresa, se har ms nfasis en algunos de estos inventarios. Una empresa distribuidora, por ejemplo, solo tendr inventarios de productos terminados, piezas y repuestos; mientras que una empresa manufacturera que posea artculos de materia prima, pudiera tener infinidad de tipos diferentes de piezas y repuestos as como de productos terminados y productos en proceso. Por otro lado, una papelera que reaprovisiona material escolar a principios de septiembre har ms nfasis a inventarios estacionales.

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4.4. COSTES ASOCIADOS A LOS INVENTARIOS Los costes asociados a los inventarios son de vital importancia para poder definir el modelo de gestin de inventarios adecuado para cada empresa. Se debe tener en cuenta que el coste de mantener un artculo en inventario depender, entre otros factores, de su valor. El valor unitario de un artculo mantenido en inventario es, en el caso de un artculo suministrado por un proveedor externo, simplemente el precio pagado por el artculo a su proveedor (que depender del tamao del pedido) Si por el contrario se trata de un artculo que ha sufrido alguna transformacin en la empresa, como es el caso de los productos en curso o de los productos terminados, el valor del mismo es ms difcil de determinar.

Costes de Almacenamiento, posesin o mantenimiento. Se refiere los costes debidos al nivel del stock de cada uno de los productos de inventario. Al tomar la decisin de almacenar ciertos productos constituyendo un inventario, se realizan unos gastos en instalaciones y personal que son asignables a la decisin de la existencia del almacn. Otro factor importante que interviene tambin en este tipo de costes es el factor tiempo, ya que el nivel de stock de cada producto vara con l mismo. Los conceptos de coste que se ven afectados por el nivel de stock son los siguientes:

Coste variable de almacenamiento: El mantenimiento de inventarios, implica la necesidad de disponer de almacenes, con su personal correspondiente, equipo de manejo de materiales, alquiler de espacio para almacenaje... El porcentaje suele estar entre el 0 y el 10%.

Riesgo de obsolescencia: Los cambios en los consumidores o el progreso tecnolgico pueden dar lugar a que un artculo mantenido en inventario, no tenga salida en el mercado, lo que implica un coste muy a tener en cuenta, una situacin muy tpica es la de los productos sujetos a modas muy efmeras, como la ropa. El porcentaje se calcula entre el 1% y el 5%.

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Riesgo de deterioro, robos o desperfectos: El mantenimiento durante un cierto tiempo de una determinada cantidad de un artculo en inventario lleva consigo la prdida de parte de estos artculos como consecuencia de las condiciones ambientales no apropiadas, roturas accidentales, prdidas, robos... En este caso el porcentaje, se estima entre un 1% y 10 %.

Seguros, impuestos... : Otros costes que varan con el nivel de stock, tales como son las plizas de seguros, impuestos que los graven ... Entre el 1% y el 5%.

La valoracin del coste asociado al capital puede realizarse en funcin de: El valor de coste de los productos almacenados. El valor de venta de los productos almacenados.

Como norma general se puede decir que el total de los costes asignados por todos los conceptos suele estar tpicamente entre el 25% y el 30%.

Costes de reaprovisionamiento, renovacin o realizacin de pedidos. Es el coste total que se origina cada vez que se efecta un pedido de un artculo. Este concepto de coste, se desglosa a su vez en otros dos:

Coste del pedido: Es el resultado de multiplicar el valor unitario del artculo por el nmero de artculos de que consta el pedido. Coste de lanzamiento de pedido: Es la parte de coste fijo asociado a toda orden de pedido.

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Costes de ruptura de stock o demanda insatisfecha. Es el coste en el que se origina cuando no se pueden atender a la demanda debido a que cuando esta se presenta, no hay existencias en el almacn, situacin que se denomina rotura de stock. Se pueden distinguir dos casos de demanda insatisfecha: La demanda insatisfecha diferida: se produce cuando los pedidos de clientes llegados en un momento en el que no hay existencias son retrasados para ser atendidos en el primer momento en que haya existencias en el almacn. Se genera por tanto un coste de carencia. La demanda insatisfecha perdida: se produce cuando los pedidos de clientes llegados en un momento en el que no hay existencias, se pierden definitivamente, el coste asociado a esta demanda se denomina coste de rotura.

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4.5. METODOS DE GESTION DE STOCK Existen numerosos mtodos de gestin de stocks, que abarcan desde los ms simples como los mtodos visuales hasta los ms sofisticados que implican la automatizacin total del sistema. Sin embargo, lo fundamental no es la utilizacin de los mtodos ms sofisticados, sino la utilizacin de los ms adecuados a la empresa. Los modelos en que basar la planificacin de aprovisionamiento se agrupan en dos categoras principales, segn la demanda sea dependiente o independiente. Modelos para Reaprovisionamiento no programado, en los que la demanda es de tipo independiente, generada como consecuencia de las decisiones de muchos actores ajenos a la cadena logstica (clientes o consumidores), el modelo ms comn es el Lote Econmico de Compras. Modelos para Reaprovisionamiento programado, en los que la demanda es de tipo dependiente, generada por un programa de produccin o ventas. Responden a peticiones de reaprovisionamiento establecidas por MRP o DRP basadas en tcnicas de optimizacin o simulacin.

A su vez los modelos no programados se clasifican en otras dos categoras: Modelos de Reaprovisionamiento continuo, en los que se lanza una orden de pedido cuando los inventarios decrecen hasta una cierta magnitud o punto de pedido. La cantidad a pedir es el lote econmico de compra. Modelos de Reaprovisionamiento peridico, en los que se lanza una orden de pedido cada cierto tiempo previamente establecido. La cantidad a pedir ser la que restablece un cierto nivel mximo de existencias nivel objetivo.

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4.6. RATIOS DE CONTROL DE STOCKS El gestor de los inventarios debe controlar con una serie de medidas y ratios la situacin del activo circulante de la empresa de la manera ms completa posible. Para ello, se proponen algunas medias de control:

Existencias Medir las existencias es la cuantificacin del activo circulante de que se dispone en cada momento o en determinados momentos caractersticos de la actividad de la empresa. De este modo es posible cuantificar las existencias semanal, mensual o anualmente o tambin cada ejercicio contable. Con el objetivo de relativizar la medida absoluta se puede tratar en medidas medias: existencias medias anuales, mensuales o semanales, etc. Las existencias se pueden medir en unidades fsicas o en unidades monetarias. Se aconseja centrar la atencin en el control de la cuantificacin fsica puesto que la cuantificacin econmica presenta problemas a la hora de definir el valor actual de las existencias en funcin de los costes del inventario.

Movimientos La medicin de los movimientos del circulante, es decir, de las entradas y salidas de materiales. Del mismo modo que las existencias se pueden medir en base de unidades fsicas o monetarias. Las entradas y salidas pueden medirse pedido a pedido, o en trminos peridicos: entradas o salidas diarias, semanales, mensuales, o anuales, por ejemplo.

Rotacin La tasa de rotacin es otra magnitud que relaciona las salidas con las existencias. Se define de la siguiente manera:

Rotacin =

Salidas Existencias _ medias

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La rotacin se suele medir en trminos anuales, situando en el numerador de la expresin anterior las salidas totales del ao o ejercicio econmico y en el denominador las existencias medidas de dicho periodo. Si el resultado es de 6 significa que para una referencia, familia de productos o total de la empresa, las existencias han rotado 6 veces un ao en nuestros almacenes. Se debe tener especial atencin a que las unidades que se emplean en el numerador y denominador sean simultneamente fsicas o monetarias y con las mismas unidades de medida. (No es raro medir las salidas a precios de mercado y las existencias a valor de costo, lo que dara una falsa rotacin financiera de los stocks)

Cobertura La inversa del ratio de rotacin es el ratio o indicador denominado cobertura. La cobertura mide el nmero de das que permiten cubrir las existencias disponibles en cada momento La expresin es la siguiente:

Cobertura =

Existencias _ medias 365 Salidas (anuales )

El resultado de la aplicacin de este ratio ser un nmero de das de stock que nos indica que las existencias disponibles en ese momento de una determinada referencia o familia de productos permiten cubrir la demanda durante los das indicados.

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4.7. CLASIFICACION DE LOS MATERIALES La clasificacin de los materiales se suele realizar en base a 2 criterios: Salidas ( en unidades monetarias ) Rotacin

La clasificacin por salidas es la mas extendida, y agrupa los artculos segn la clasificacin ABC que se basa en la conocida Ley de Pareto, y diferencia los artculos entre los importantes y escasos (categora A) y los numerosos y triviales (categora C), con un grupo intermedio que no participa que ninguna de ambas denominaciones (categora B). Es clsico considerar las siguientes agrupaciones de los artculos:

TIPO A: TIPO B: TIPO C:

20% de las referencias 30% de las referencias 50% de las referencias

80% del valor 15% del valor 05% del valor

% Acumulado 100% 95% 80%

C B

A
20% 50% 100%

Cantidad de items (en %)

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La clasificacin de acuerdo con el incide de rotacin esta menos definida con carcter general que la anterior, dependiendo de las caractersticas de cada empresa. Agrupa los artculos en la serie de categoras de mayor a menor rotacin, de acuerdo con las siguientes o parecidas denominaciones: Artculos de alta rotacin Artculos de rotacin normal Artculos de baja rotacin Artculos obsoletos

Los artculos obsoletos son los de ndice de rotacin extremadamente bajo, prximo a cero, pero el resto de la clasificacin depender de las prcticas habituales de cada empresa. Para realizar un buen control del inventario se aconseja realizar un mix de acuerdo con ambos criterios, de este modo se evita tener todas las referencias clasificadas como obsoletas dentro de la categora A.

Otro tipo de clasificacin de materiales se centrara en el factor de criticidad, un factor adicional que se debe tomar en cuenta a la hora de disear un sistema de gestin de inventarios. El factor de criticidad mide el impacto que se produce la carencia del producto sobre el nivel de ventas de una empresa.

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4.8. BENEFICIOS A EXPLORAR

Uno de los beneficios a explorar de forma rpida y poco costosa es la reduccin del inmovilizado mediante la venta de material obsoleto. Esta accin depender del tipo de material, del nivel de obsolescencia y del tipo de mercado destino, si nuestro stock obsoleto es de maquinaria y recambios se puede llegar a vender desde un 25 a un 50% del valor actual. Por tanto, no slo se produce un ingreso extraordinario sino tambin se elimina el coste de la gestin de ese inventario que ascendera al 25 - 30% del valor actual del producto. Respecto a la gestin de la cadena de suministro, existen tcnicas gerenciales desarrolladas que permiten no ser dueos de nuestro stock, es el caso del Inventario Gestionado por el Proveedor o Vendor Managed Inventory (VMI) donde el stock queda fsicamente situado en casa de cliente pero es el proveedor el propietario del mismo. En este sistema la responsabilidad de gestin de pedidos, planificacin y control de stock puede quedar compartida entre cliente-proveedor, y la facturacin del material slo se realiza en el momento de consumo por parte del cliente. En este sistema ambas partes quedan favorecidas en dar un servicio mejor al cliente final. Estas tcnicas de gestin en la cadena de suministro ajustan el nivel de stock a la demanda de nuestros clientes favoreciendo directamente en aspectos contables. En relacin a la demanda, otro beneficio a explorar se remite a la revisin de la poltica de reaprovisionamiento de la compaa con el objetivo de ajustar las cantidades de aprovisionamiento con la demanda de consumo si sta es conocida. Las cantidades de compra dependen en muchas ocasiones de lote mnimo de compra que debe tratarse con cada uno de los proveedores. Gracias a este ajuste slo se compra lo que realmente se va a consumir evitando estocar productos que pueden llegar a la obsolescencia y creando el problema tpico del pez que se muerde la cola ao tras ao.

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5. CONCLUSIONES

El manejo de los inventarios es sin lugar a dudas un elemento crtico para el buen desarrollo de la empresa, si ste no se efecta correctamente la posibilidad de tener problemas de abastecimiento o mayores costos es muy alta, es por esto que permanentemente se deben estar revisando los normas para su gestin dentro de la compaa, siendo conscientes de que estamos en una realidad donde lo nico constante es el cambio y que si no somos consecuentes con esta realidad la posibilidad de dejar de ser competitivo y salir del mercado es muy alta. La definicin de una poltica de inventario mediante la utilizacin de herramientas de planificacin avanzadas permite no slo reducir el inmovilizado en stock, sino aumentar el nivel de servicio (disponibilidad) y posponer inversiones en ampliaciones de capacidad de almacenaje. En mercados altamente competitivos, las empresas trabajan con inventarios cada vez ms bajos y con niveles de servicios cada vez ms alto. Para ello se utilizan herramientas relacionadas con la gestin de la cadena de suministro o SCM (Suppy Chain Management). El planteamiento para la optimizacin de los costes asociados a inventarios pasa por cuestionarse si el sistema de reaprovisionamiento (procedimientos y mtodos ptimos, flujos de comunicacin, etc.) es el correcto para su empresa, cuestionarse si la cadena de suministro actual es la ms eficaz para su modelo empresarial y finalmente analizar la sinergia profesional existente entre su almacn y el departamento de reaprovisionamiento-compras. Con esos tres conceptos presentes en cualquier modelo de mejora continua en inventarios, podr tener una visin clara sobre su situacin actual en su negocio y la potencialidad en ahorros a llevar a cabo.

Este informe ha sido elaborado por Sergio Arribas Romero, Consultor en Compras de K-Buy Espaa.

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