Auditoria Indeportes

CONTRALORA GENERAL DE BOYAC DIRECCIN OPERATIVA DE CONTROL FISCAL
AUDITORIA ESPECIALIZADA PRESUPUESTO, CONTRATACION

VIGENCIA 2010
INFORME FINAL
JORGE WILLIAM PRIETO ACEVEDO Auditor
MARIA ANAIME BARON DURAN Directora Operativa de Control Fiscal
JOSE VIRGILIO JIMENEZ GUERRERO Contralor General de Boyac
Tunja, junio de 2011
Un eficiente control fiscal por Boyac

Calle 19 N 9-95 piso 5. Telfono: 7 422011. Fax: 7426396 www.cgb.gov.co controlfiscalboyaca@gmail.com
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION 1.- OBJETIVOS 1.1.-OBJETIVO PRINCIPAL 1.2.-OBJETIVOS ESPECIFICOS 2.- METODOLOGIA 3.- ALCANCES Y LIMITACIONES 3.1.- ALCANCES 3.2.-LIMITACIONES 4.- INFORMACION DE LA ADMINISTRACION 4.1 DESCRIPCION DE INDEPORTES BOYACA. 5. DESARROLLO DE LA AUDITORIA 5.1. EVALUACION AL PROCESO DE CONTRATACION AO 2010 5.1.1. ANLISIS ESTADSTICO 5.1.2. ANALISIS DE CONTRATACION 5.2. AREA DE PRESUPUESTO 5.2.1. ANALISIS PRESUPUESTAL 5.2.1.1. INGRESOS 5.2.1.2. GASTOS 5.2.1.2.1. ANALISIS EGRESOS 5.3 CONSTITUCION Y EJECUCION DE CUENTAS POR PAGAR 6. EVALUACIN MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO y SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD. (SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN) 7. REVISION DE LA CUENTA 8. SEGUIMIENTO A PLAN DE MEJORAMIENTO 9. CONCLUSIONES 10. RECOMENDACIONES


11.- CUADRO DE HALLAZGOS
12. RESPUESTA PREINFORME AUDITORIA 13. PRONUNCIAMIENTO (FENECIMIENTO) 14. DICTAMEN DE AUDITORIA ESPECIALIZADA
15. PLAN DE MEJORAMIENTO

INTRODUCCION
La Contralora General de Boyac, en desarrollo de su funcin constitucional y legal otorgada por la Carta Poltica a travs de sus Artculos 267 y 268 y en cumplimiento de lo dispuesto mediante Oficio DOCF No. 847 del 29 de abril de 2011 de la Direccin Operativa de Control Fiscal, practic Auditoria Especializada en Contratacin y Presupuesto al Instituto Departamental de Deportes de Boyac, INDEPORTES-BOYACA vigencia 2010. La Auditoria fue enfocada en reas de Contratacin y Presupuesto, verificando el cumplimiento de las normas constitucionales y legales tales como Ley de 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 2474 y 4828 de 2008 y dems reglamentarios sobre contratacin estatal; Decretos 111 y 568 de 1996 y dems normas legales complementarias de presupuesto. Igualmente se efectu evaluacin de los procedimientos utilizados en las actividades propias de estas reas, haciendo nfasis en la ejecucin, evaluacin del proceso contractual, estudio, anlisis sobre la situacin presupuestal, proceso de legalidad tanto en el recaudo como en el gasto. Se procedi a seleccionar una muestra para efectos del desarrollo de la Auditoria teniendo en cuenta como criterios la representatividad de los componentes del presupuesto del Instituto y su incidencia en la finalidad social del ente descentralizado y el peso del valor asignado al proyecto procedente de los recursos resultados de la captacin financiera y servicios prestado a las diferentes entidades oficiales y sobre la totalidad de estos conceptuar sobre la inversin de recursos. El informe contiene el resultado de las diferentes pruebas practicadas, sealando los hallazgos ms relevantes, actos irregulares o inconsistencias en cada unas de las reas revisadas, estudio de la cuenta, conclusiones y recomendaciones, teniendo en cuenta el control de legalidad, financiero, observando las normas internas y externas que le son aplicables. La Contralora General de Boyac, a travs de la Direccin Operativa de Control Fiscal presenta este informe en aras del mejoramiento de cada uno de los procesos que se desarrollan en Indeportes Boyac, para que finalmente los recursos del erario pblico sean administrados con eficiencia, razonabilidad, equidad, economa y eficacia.

1. OBJETIVOS 1. OBJETIVOS 1.1. PRINCIPAL

Examinar el cumplimiento de las normas en el proceso contractual desde la etapa preparatoria hasta su liquidacin, inspeccionando que la ejecucin del objeto contractual por parte del contratista haya sido oportuno e idneo y realizar la evaluacin tcnica y financiera con el apoyo de la Direccin Operativa de Obras Civiles; examinar el cumplimiento de las normas y principios que rigen el presupuesto y revisin de la cuenta vigencia 2010.
1.2 ESPECIFICOS: ESPECIFICOS-CONTRATACION 1. Verificar el cumplimiento de los requisitos de legalidad y conveniencia correspondiente a la etapa precontractual, contractual y liquidacin de la contratacin. 2. Verificar que exista justificacin del objeto contractual. 3. Verificar que exista concordancia entre los proyectos y los respectivos pliegos de condiciones. 4. Comprobar la concordancia y coherencia del Plan de Desarrollo de la vigencia 2008-2011, con los planes, programas y contratos llevados a cabo en la vigencia a auditar 5. Examinar que la entidad auditada, haya efectuado seguimiento al desarrollo del contrato. 6. Verificar el cumplimiento de las actividades del Plan Territorial de Salud PTS contratado durante la vigencia, de acuerdo a muestra seleccionada. 7. Constatar el grado de ejecucin y cumplimiento del objeto contractual a travs del control financiero y de legalidad, adems de observar que se Un eficiente control fiscal por Boyac

hayan acatado las condiciones tcnicas, econmicas y financieras en la ejecucin del contrato de acuerdo a muestra seleccionada. 8. Efectuar la evaluacin tcnica y financiera del contrato con apoyo de la Direccin Operativa de Control Ambientales. 9. Determinar a travs de pruebas necesarias y suficientes que la informacin contable es fidedigna como producto de la confiabilidad en las diferentes etapas del proceso. 10. Establecer si los informes son exactos y provienen de las diferentes etapas del procesamiento de las transacciones, datos y hechos capturados y procesados por los sistemas de informacin y verificar si los informes de Obras y Valoracin de Costos
tomados de los libros, estos de los comprobantes de contabilidad y ellos de los soportes. 11. Verificar todo el proceso tanto contractual como de implementacin del Modelo Estndar de Control Interno-MECI. 12. Examinar el manejo dado a los recursos provenientes de regalas tanto en la incorporacin al presupuesto, como en la contratacin llevada a cabo. 13. Averiguar si existe plan de mejoramiento suscrito llevar a cabo la evaluacin del mismo. 14. Seleccionar muestra representativa y verificar la eficiencia, oportunidad y concordancia en el recaudo y consignacin de los ingresos. 15. En cuanto al tramite de contratacin se solicita la siguiente informacin para dar cumplimiento Repblica. Sealar el nmero de contratos seleccionados en la muestra y la cuanta. En los contratos de prestacin de servicios, obra y compraventa seleccionada en la muestra (tomada por la Contralora en el ejercicio auditor realizado), la Contralora verificara la existencia de sobrecostos en la contratacin. a lo solicitado por la Auditoria General de la con la Contralora y


Sealar el nmero de contratos de obra seleccionados en la muestra (tomada por la Contralora en el ejercicio auditor realizado), en que la Contralora verifico el avance de acuerdo al cronograma pactado. Sealar el nmero de contratos de obra seleccionados en la muestra (tomada por la Contralora en el ejercicio auditor realizado), en que se pacto el anticipo. En los contratos de prestacin de servicios obra y compraventa seleccionados en la muestra, la contralora verifico el cumplimiento del objeto contractual. En los contratos de prestacin de servicios, obra y compraventa seleccionados en la muestra, la Contralora verifico la adecuada supervisin/interventora. En los contratos de prestacin de servicios, obra y compraventa seleccionados en la muestra, la Contralora verifico la adecuada realizacin de pagos. En los contratos seleccionados en la muestra, la Contralora verifico la suscripcin de los acuerdos y pactos necesarios y la adopcin de las medidas necesarias para mantener la ecuacin contractual. Los aspectos a evaluar en la metodologa permiten conocer si la contratacin se hizo de forma adecuada (menor costo, con calidad). Existe un procedimiento preciso y definido que permita determinar que, en los contratos seleccionados en la muestra, el acta de liquidacin contiene los elementos mnimos requeridos para una adecuada liquidacin de la relacin contractual. Existen mecanismos de evaluacin de solucin de controversias
contractuales, en los contratos de prestacin de servicios, obra y compraventa seleccionados en la muestra. Determinar el nmero de profesionales que participaron en la evaluacin del proceso contractual. Un eficiente control fiscal por Boyac

Determinar el nmero proceso contractual. Determinar el nmero de pronunciamientos que generan beneficios. Determinar el nmero de acciones realizadas para generar beneficios del control fiscal con estudio de riesgos, y determinar el nmero total de acciones para generar beneficios del control fiscal. 16. Los dems contratos y/o actuaciones que a criterio del grupo auditor se debe evaluar. ESPECIFICOS-PRESUPUESTO 17. Verificar el cumplimiento de normas legales, administrativas y fiscales vigentes (Estatuto Orgnico del Presupuesto y Decretos reglamentarios, disposiciones generales, acuerdos y decretos del Instituto) que afectaron presupuestalmente los recursos de la Entidad. 18. Determinar la confiabilidad y exactitud de los datos de la ejecucin presupuestal y la efectividad de los procedimientos internos. 19. Confrontar el Presupuesto de Rentas y Recursos de Capital y Gastos de la entidad con el presupuesto ejecutado durante la vigencia. 20. Verificar que los actos administrativos que efecten apropiaciones presupuestales estn soportados por el certificado de disponibilidad presupuestal previo en los que indique el valor y el plazo de ejecucin. 21. Comprobar que los actos administrativos u obligaciones que afecten el presupuesto de ingresos y gastos se encuentren legalmente soportados. 22. Evaluar los procesos y procedimientos de la modalidad de contratacin utilizada para seleccionar contratistas. 23. Estudio, anlisis y dictamen de la cuenta rendida por la Entidad en la vigencia a Auditar, determinando claramente si la cuenta quedo FENECIDA o NO FENECIDA. Un eficiente control fiscal por Boyac
de abogados que participaron en la evaluacin del

24. Los dems que considere el grupo auditor 2. METODOLOGIA La presente Auditoria se practicar al Instituto Departamental de Deportes de Boyac, INDEPORTES BOYACA, en las reas de Presupuesto, Contratacin, Tesorera y dems relacionadas. 3. ALCANCES Y LIMITACIONES 3.1 ALCANCES Con la informacin adquirida a travs de esta Auditoria, se pretende obtener un diagnstico de la administracin de INDEPORTES BOYACA, en lo relacionado con Contratacin y Presupuesto, con el objeto de buscar un mejoramiento continuo mediante un adecuado uso de los recursos del Instituto. 3.2 LIMITACIONES El tiempo establecido para el desarrollo de la Auditoria fue muy limitado, para poder profundizar en la evaluacin de la documentacin, as como el trmino para la ejecucin de la Auditoria contemplado en el oficio DOCF -847 del 29 de abril de 2011.

4. INFORMACION DE LA ADMINISTRACION DEL INSTITUTO DE DEPORTES DE BOYACA INDEPORTES BOYACA NOMBRE DE LA ENTIDAD: NIT DIRECCION TELEFONO PRESUPUESTO AO 2010 REPRESENTANTE LEGAL NOMBRE Y APELLIDOS CEDULA DE CIUDADANIA POLIZA COMPANIA ASEGURADORA VIGENCIA TESORERO GENERAL CEDULA DE CIUDADANIA POLIZA COMPANIA ASEGURADORA VIGENCIA INSTITUTO DE DEPORTES DE BOYACA - INDEPORTES BOYACA : 820000919-8 : AVENIDA VILLA OLIMPICA TUNJA : 7422365 : $17.128510.080 : GERENTE : EMILIO HERNANDO ORJUELA : 9525.370 : 1007264 : LA PREVISORA : 01-01-10 a 01-04-11 : GUILLERMO SUAREZ SUAREZ : 6.756.163 : 1007264 : Seguros la PREVISORA : 01-04-2009 a 01-04-2010
4. 1. DESCRIPCION DEL INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE DEPORTES DE BOYACA - INDEPORTES BOYACA. El Instituto Departamental de Deportes de Boyac, INDEPORTES BOYACA creado mediante ordenanza N 016 del 16 de agosto de 1996 es un
establecimiento pblico del orden departamental, con personera jurdica, autonoma administrativa y patrimonio propio independiente, adscrito al despacho del Gobernador del Departamento.

5. DESARROLLO DE LA AUDITORIA 5.1. EVALUACION AL PROCESO DE CONTRATACION AO 2010 Para la vigencia 2010 Indeportes Boyac cont con un Presupuesto Definitivo de $17.128510.080 (33.259.24 SMMLV), y de acuerdo lo estipulado en la Ley 1150 de 2007, decretos reglamentarios y el Manual de Contratacin de la Entidad; se define en resumen el tipo de proceso de contratacin segn las cuantas as:
RANGO % CUANTA TIPO DE PROCESO Contratacin Directa Menor o igual a $14420.000 Inferior o igual a 10% menor cuanta Aplicacin del Manual de Contratacin de la Entidad Estudios y documentos previos, No requiere ofertas previas, Precios del mercado. Mayor a $14420.000 y menor o igual a $144200.000 Mayor al 10% de la menor cuanta e igual al 100% de la menor cuanta Seleccin Abreviada Estudios y documentos previos, Publicacin proyectos, pliegos de condiciones, verificacin requisitos habilitantes, Resolucin adjudicacin. Licitacin Pblica Mayor a $144200.000 Mayor al 100% de la menor cuanta Estudios y documentos previos, Publicacin proyectos, pliegos de condiciones, Audiencia pblica conformacin dinmica de la oferta, verificacin requisitos habilitantes. Adjudicacin en audiencia.
5.1.1. ANLISIS ESTADSTICO Teniendo en cuenta los contratos y convenios reportados en el Formato F13_AGR, se relacionan en total 293, por un valor total de $8.191884.339, suscritos en su gran mayora dada la modalidad, por contratacin directa, de los cuales segn su clase, 152 corresponden a prestacin de servicios (C1) por valor total de $2.568511.163; 130 clasificados como Otros (C10) por valor total de Un eficiente control fiscal por Boyac

$5.441873.146 y uno de suministros (C5) por $62700.030. Segn la modalidad de contratacin se evidencia en el siguiente cuadro el nmero de cada uno de ellos as:
RESUMEN DE CONTRATACION MODALIDAD DE CONTRATACION Seleccin Abreviada- Menor cuanta F1 3 194075.796 Contratacin Directa Licitacin y/o Concurso F4 F5 289 1 7.824195.357 173613.186 CANTIDAD VALOR
TOTAL 8.191884.339
Dados los resultados del cuadro anterior, se evidencia que el Instituto utiliz la modalidad de contratacin directa como principal metodologa, lo cual es coherente con la clase de contrato y con la misin de la entidad. 5.1.2. ANALISIS DE CONTRATACION Para el desarrollo de la presente Auditora se tom como muestra el 22% de los contratos y convenios celebrados por el Instituto, muestra que corresponde a 64 de stos. Segn su clasificacin son los siguientes: Clase C1(Prestacin de Servicios): 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9, 10, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 66, 67, 68, 69, 70, 71, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 82, 83, 101, 102, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 110, 1, 2,3,5, 8,9,10, 12, 15, 16, 21y 28. Clase C10 (Otros): 17, 18 y 20; y Clase C5 (Suministros) 1. Contratos y convenios a los que se les revis la documentacin correspondiente y puesta a disposicin; a stos se les verific el cumplimiento de los distintos requisitos de la estructura bsica del proceso de contratacin. La revisin del proceso de contratacin realizado, consisti en la verificacin de las actuaciones administrativas y las etapas precontractuales, contractuales y poscontractuales enmarcadas dentro del proceso contractual. De esta manera se verific que el Instituto cumpliera con los principios de transparencia, economa y de responsabilidad, de acuerdo con lo dispuesto en el Estatuto General de Contratacin; como estudios previos, actos administrativos de apertura de licitaciones o convocatorias pblicas; contratacin directa, ejecucin y liquidacin Un eficiente control fiscal por Boyac

de contratos y convenios, contratacin por menor y mnima cuanta y prestacin de servicios. Se les verific el cumplimiento de los distintos requisitos de la estructura bsica del proceso de contratacin, se verific el cumplimiento de los requisitos de las distintas etapas del proceso contractual, enmarcndose dentro de los lineamientos establecidos para cada clase de contrato y forma de contratacin. En tal sentido se establece que segn la documentacin puesta a disposicin de la Comisin Auditora, tanto en la verificacin de los procesos y procedimientos como de las distintas etapas del proceso contractual, se evidencian algunas falencias. De acuerdo a lo registrado en el formato F13 y lo evidenciado en el anlisis de los contratos y convenios se dieron los siguientes hallazgos, los cuales se hallan registrados en el correspondiente papel trabajo: HALLAZGOS GENERALES 1) Una vez revisados los documentos correspondientes, se observa en general que si bien tienen el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, el Registro Presupuestal es realizado con bastante posterioridad a la firma del contrato, en algunos casos con ms de un mes, an cuando en el contrato en la clausula de legalizacin, se tiene como requisito el Registro Presupuestal. Respuesta: Una vez verificado el procedimiento PD-ADF-01 se encuentran establecidos los responsables de la solicitud de Registros Presupuestales, se proceder a la elaboracin de un formato solicitud de registro presupuestal con el fin de controlar la solicitud y expedicin oportuna de los mismos, igualmente con fecha 18 de Marzo de 2011, se incluy la expedicin del Registro Presupuestal como requisito para la elaboracin del acta de inicio, con lo cual el Interventor y/o Supervisor de cada contrato debe verificar que existe el correspondiente registro presupuestal para proceder a elaborar el Acta de Inicio del Contrato Respectivo. Concepto: La respuesta evidencia la falencia presentada, por lo cual se hace necesario que el registro presupuestal se efecte paralela o simultneamente a la ordenacin o suscripcin del compromiso; en tal sentido se incluir dentro del Plan de Mejoramiento.


2) En algunos contratos el acta de inicio es posterior a la fecha pactada en el contrato. Respuesta: Se registran actas de inicio con posterioridad a la fecha pactada en el contrato en razn a que generalmente los contratos comienzan su vigencia el da de su suscripcin, posterior a ello el contratista adelanta las gestiones para su legalizacin, las cuales una vez concluidas permiten la suscripcin de la respectiva acta de inicio. A fin de mitigar dicha observacin se dejar un plazo prudencial entre la fecha de suscripcin del contrato y el inicio del plazo de ejecucin. Concepto: Las condiciones pactadas en los contratos se deben respetar, ya que son voluntad de las partes y sta es ley para ellas; de tal manera que la fecha pactada como inicio del objeto contractual dentro del contrato, no puede ser otra diferente, y debe coincidir con la del acta de inicio; por lo tanto dadas las falencias detectadas, se debe corregir e incluir en Plan de Mejoramiento.
3) En dos contratos (Clase C1 No. 81y 108) de la muestra tomada no corresponde el valor del contrato con el reportado. Respuesta: No corresponde el valor del contrato con el reportado debido a que al subir la informacin a la plataforma de la contralora involuntariamente y sin causas atribuibles a la entidad, se corren las casillas. Se sugiere respetuosamente al organismo de control ajustar el formato a un sistema ms seguro que impida que se traslade la informacin reportada. Concepto: Las falencias detectadas en dichos contratos son netamente errores humanos, cometidos al momento de reportar la informacin; ya que en uno de ellos el error es en la digitacin, y en el otro se confunde el valor de la disponibilidad presupuestal por el valor real del contrato. En consecuencia no se tiene en cuenta la sugerencia respetuosa, y por el contrario se recomienda tener el mayor cuidado en el reporte de Informes a este Organismo de Control. 4) En el 64% de la muestra, es decir en 41contratos ( Clase C1: 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 66, 67, 68, 69, 70, 71, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 82, 83, 3, 5. Clase C10 17), no coincide el numero del Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Un eficiente control fiscal por Boyac

Respuesta: No corresponde el nmero de disponibilidad presupuestal con el reportado debido a que al subir la informacin a la plataforma de la contralora involuntariamente y sin causas atribuibles a la entidad, se corren las casillas. Se sugiere respetuosamente al organismo de control ajustar el formato a un sistema ms seguro que impida que se traslade la informacin reportada. Concepto: Dada la revisin minuciosa efectuada en trabajo de campo, la observacin est plenamente sustentada, por lo cual se reitera el error del Instituto al momento de subir la informacin, ya que se confundi el nmero del CDP, con el del Registro Presupuestal. En consecuencia no se tiene en cuenta la sugerencia respetuosa, y por el contrario se recomienda tener el mayor cuidado en el reporte de Informes a este Organismo de Control. 5) En el 48.4% de la muestra es decir en 31 contratos (clase C1: 10, 32, 33, 34,35,36,37,38,39,40,41,42,43,66,67,68,69,70,71,72,73,74,75,76,77,78,79, 80,81,82 y 83; Clase C10: 17) no corresponde la fecha del Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Respuesta: No corresponde la fecha del certificado de disponibilidad presupuestal con el reportado debido a que al subir la informacin a la plataforma de la contralora involuntariamente y sin causas atribuibles a la entidad, se corren las casillas. Se sugiere respetuosamente al organismo de control ajustar el formato a un sistema ms seguro que impida que se traslade la informacin reportada. Concepto: Dada la revisin minuciosa efectuada en trabajo de campo, la observacin est plenamente sustentada, por lo cual se reitera el error del Instituto al momento de subir la informacin, ya que se confundi el valor del CDP, con el del Registro Presupuestal. En consecuencia no se tiene en cuenta la sugerencia respetuosa, y por el contrario se recomienda tener el mayor cuidado en el reporte de Informes a este Organismo de Control. 6) En el 12.5% de la muestra es decir en 8 contratos (Clase C1: 3, 78, 79, 80, 81, 82, 83; Clase C10: 17) no corresponde el valor de la Disponibilidad Presupuestal. Respuesta: No corresponde el valor de la disponibilidad presupuestal con el reportado debido a que al subir la informacin a la plataforma de la contralora involuntariamente y sin causas atribuibles a la entidad, se corren Un eficiente control fiscal por Boyac

las casillas. Se sugiere respetuosamente al organismo de control ajustar el formato a un sistema ms seguro que impida que se traslade la informacin reportada. Concepto: Dada la revisin minuciosa efectuada en trabajo de campo, la observacin est plenamente sustentada, por lo cual se reitera el error del Instituto al momento de subir la informacin, ya que ste se presenta en solo algunas de las casillas y no en todas, como sucedera si fuera a causa del sistema SIA. Por otro lado se evidencia que el error en la informacin se dio porque al momento de subir el valor del CDP lo que hicieron fue reportar el valor del contrato. En consecuencia no se tiene en cuenta la sugerencia respetuosa, y por el contrario se recomienda tener el mayor cuidado en el reporte de Informes a este Organismo de Control. 7) En el 6.2 % de la muestra es decir en 4 contratos no corresponde la fecha de la firma (Clase C1:103, 1,2 y 3). Respuesta: No corresponde la fecha de firma del contrato con el reportado debido a que al subir la informacin a la plataforma de la contralora involuntariamente y sin causas atribuibles a la entidad, se corren las casillas. Se sugiere respetuosamente al organismo de control ajustar el formato a un sistema ms seguro que impida que se traslade la informacin reportada. Concepto: Dada la revisin minuciosa efectuada en trabajo de campo, la observacin est plenamente sustentada, por lo cual se reitera el error del Instituto al momento de subir la informacin, ya que ste se presenta en solo algunas de las casillas y no en todas, como sucedera si fuera a causa del sistema SIA. En consecuencia no se tiene en cuenta la sugerencia respetuosa, y por el contrario se recomienda tener el mayor cuidado en el reporte de Informes a este Organismo de Control. 8) En el 9,3% de la muestra, es decir en 6 contratos (Clase C1: 41, 102, 1, 2, 12, Clase C10: 17), no corresponde la fecha del Registro Presupuestal. Respuesta: No corresponde la fecha del registro presupuestal con el reportado debido a que al subir la informacin a la plataforma de la contralora involuntariamente y sin causas atribuibles a la entidad, se corren las casillas. Se sugiere respetuosamente al organismo de control ajustar el formato a un sistema ms seguro que impida que se traslade la informacin reportada.


Concepto: Dada la revisin minuciosa efectuada en trabajo de campo, la observacin est plenamente sustentada, por lo cual se reitera el error del Instituto al momento de subir la informacin, ya que ste se presenta en solo algunas de las casillas y no en todas, como sucedera si fuera a causa del sistema SIA. En consecuencia no se tiene en cuenta la sugerencia respetuosa, y por el contrario se recomienda tener el mayor cuidado en el reporte de Informes a este Organismo de Control. 9) En el 14% de la muestra, es decir en 9 contratos ( Clase C1: 1, 2, 3, 5, 8, 9, 10, 12; Clase C10:17) no corresponde el nmero de Registro Presupuestal. Respuesta: No corresponde el nmero del registro presupuestal con el reportado debido a que al subir la informacin a la plataforma de la contralora involuntariamente y sin causas atribuibles a la entidad, se corren las casillas. Se sugiere respetuosamente al organismo de control ajustar el formato a un sistema ms seguro que impida que se traslade la informacin reportada. Concepto: Dada la revisin minuciosa efectuada en trabajo de campo, la observacin est plenamente sustentada, por lo cual se reitera el error del Instituto al momento de subir la informacin, ya que ste se presenta en solo algunas de las casillas y no en todas, como sucedera si fuera a causa del sistema SIA. En consecuencia no se tiene en cuenta la sugerencia respetuosa, y por el contrario se recomienda tener el mayor cuidado en el reporte de Informes a este Organismo de Control. 10)En un contrato (Clase C1: 81) de la muestra tomada no corresponde el valor del Registro Presupuestal. Respuesta: No corresponde el valor del registro presupuestal con el reportado debido a que al subir la informacin a la plataforma de la contralora involuntariamente y sin causas atribuibles a la entidad, se corren las casillas. Se sugiere respetuosamente al organismo de control ajustar el formato a un sistema ms seguro que impida que se traslade la informacin reportada. Concepto: Dada la revisin minuciosa efectuada en trabajo de campo, la observacin est plenamente sustentada, por lo cual se reitera el error del Instituto al momento de subir la informacin, ya que ste se presenta en solo algunas de las casillas y no en todas, como sucedera si fuera a causa del sistema SIA. En consecuencia no se tiene en cuenta la sugerencia respetuosa, y por el contrario se recomienda tener el mayor cuidado en el reporte de Informes a este Organismo de Control. Un eficiente control fiscal por Boyac

11)En el 6.2% de la muestra, es decir en 4 contratos (Clase C1: 1, 2, 9 y10) no corresponde la fecha de aprobacin de la garanta nica. Respuesta: Revisados los contratos estudiados por la contralora se encontr que la fecha de aprobacin de las garantas corresponde a la misma fecha de expedicin de las plizas y es justamente esa fecha la que fue reportada, luego consideramos infundada la observacin. Concepto: Dada la revisin minuciosa efectuada en trabajo de campo, la observacin est plenamente sustentada, por lo cual se reitera el error del Instituto al momento de subir la informacin. En tal sentido se recomienda tener el mayor cuidado en el reporte de Informes a este Organismo de Control. 12) En el 70.3% de la muestra, es decir en 45 contratos (Clase C1: 6, 7, 9, 10, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 66, 67, 68, 69, 70, 71, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 82, 83, 102, 103, 1, 2, 5, 8, 9, 10 y 12; Clase C10: 17y 18) no corresponde la fecha de inicio. Respuesta: Efectivamente por error involuntario se report la fecha de suscripcin del contrato y no la de inicio del plazo de ejecucin de los mismos, la entidad asumir los correctivos aclarando o corrigiendo la informacin reportada. Concepto: Aceptado el error por el Instituto, se recomienda tener el mayor cuidado en el reporte de Informes a este Organismo de Control. 13) En el 56,25% de la muestra, es decir en 36 contratos (Clase C1: 6, 7, 9, 10, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 66, 67, 73, 74, 75, 77, 78, 79, 80, 81, 82, 83, 1, 2, 5, 8, 9, 10 y 12; Clase C5: 1) no coincide el plazo del contrato. Respuesta: Verificada la observacin se encuentra que efectivamente por error involuntario se reportaron fechas de plazo de ejecucin con base en la fecha de suscripcin del contrato, sin embargo durante la vigencia 2010 y en razn a la vigencia de la ley de garanta electorales fue necesario suscribir contratos antes de la restriccin impuesta por dicha ley pero con plazo de ejecucin posterior, lo que origin la equivocacin en la persona responsable del reporte, se harn las correcciones del caso para que la informacin reportada sea exacta. Un eficiente control fiscal por Boyac

Concepto: Aceptado el error por el Instituto, se recomienda tener el mayor cuidado en el reporte de Informes a este Organismo de Control. 14) En un contrato (Clase C10: 18) de la muestra tomada, no corresponde la fecha de la adicin. Respuesta: Efectivamente se present un error involuntario de la encargada de diligenciar el reporte se harn las correcciones del caso para que la informacin reportada sea exacta. Concepto: Aceptado el error por el Instituto, se recomienda tener el mayor cuidado en el reporte de Informes a este Organismo de Control. 15) En el 9.3% de la muestra, es decir en 6 contratos (Clase C1: 81, 5, 8, 9, 10 y 12) no corresponde el valor de los pagos efectuados. Respuesta: La informacin reportada fue tomada del acta de liquidacin de los contratos, en las cuales el interventor certifica los valores efectivamente cancelados encontrndose que hay coincidencia plena entre los valores de dichas actas con los reportados. Hora bien, en lo que respecta al contrato 08 se aclara que dicho contrato finalmente no fue firmado ni legalizado por el candidato a contratista por lo que dicho consecutivo fue anulado. Concepto: Se reitera que una vez revisada las carpetas de dichos contratos, no se encontr en ninguna de stas acta de liquidacin, por lo cual no se entiende con que actas dice que se comparan dichos contratos; por otro lado el valor reportado en el formato F13, comparado con lo contenido en dichas carpetas no corresponde, como es el caso del contrato No. 8 clase C1, en donde el contratista Carlos Orduz Rubio suscribe un contrato con INDEPORTES por 6 millones de pesos y se reportan pagados $52664.000, lo cual no corresponde, quedando desvirtuado que dicho consecutivo no existe, a menos que el Instituto reporte en el formato contratos inexistentes.
16) En el 10.9% de la muestra, es decir en 7 contratos (Clase C1: 5, 2, 5, 8, 9, 10 y 12) no corresponde la fecha de terminacin.


Respuesta: La informacin reportada fue la definitiva, esto es, incluidas las adiciones temporales que fueron hachas a los contratos analizados por la auditora, encontrando que la informacin reportada es real y ajustada al plazo efectivamente contratado. Se aclara que no se presenta sta situacin en 7 contratos como se menciona en el informa sino en 6 ya que se registra dos veces el contrato 005. Concepto: En primer trmino se insiste que el estudio efectuado dentro de la Auditora, se realiz tomando como documento soporte lo reportado al sistema SIA segn formato F13; efectuada la comparacin con los documentos de las carpetas se generan incongruencias, que evidencian la falta de cuidado y responsabilidad en la rendicin de cuentas a Organismo de Control. Por lo tanto la explicacin dada, no es satisfactoria, ya que en dicho formato se reportan dos contratos clase C1 con nmero 5, como son los de los contratistas: Flavio Granados y Amparo Crdoba Santos; por otro lado quienes no tomaron en cuenta el tiempo de adicin, son los responsables de subir el informe al SIA, puesto que en el contrato No. 5 clase C1, donde el contratista es Flavio Granados, reportaron la terminacin el 15 de diciembre de 2010, desconociendo la adicin de 15 das realizada por este instituto, motivo por el cual la verdadera fecha de terminacin es el 30 de diciembre de 2010. 17) En el 7.8% de la muestra, es decir en 5 contratos (Clase C1: 104, 8, 9, 10 y 12), se reporta fecha de acta de liquidacin, pero una vez revisado no se encontr dicha acta. Respuesta: De conformidad con el artculo 11 de la ley 1150 de 2007, se est en oportunidad legal para la respectiva liquidacin de tales contratos, se proceder sin embargo a agilizar el trmite correspondiente. Concepto: El cuestionamiento no es del plazo para la liquidacin de los contratos, el cual se establece segn artculo 11 de la Ley 1150/07, que se realizar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiracin del trmino previsto para la ejecucin del contrato. , el cual ya expir; por tanto las correspondientes actas deberan estar incluidas en las respectivas carpetas, a ms tardar en abril del presente ao; lo observado adicionalmente se centr en la incongruencia de lo reportado en el formato y la inexistencia fsica del documento sealado. Se debe incluir en Plan de Mejoramiento.


18) En un contrato (Clase C5 : 1) de la muestra tomada, no coincide la fecha del acta de liquidacin ya que sta se firm el 11 de noviembre de 2011 y no el 25/10/2010, puesto que se hara dicha acta antes de terminar el plazo del contrato. Respuesta: Asiste plena razn al auditor, se aclarar el acta de liquidacin a fin de subsanar la falencia involuntaria en que incurri la Interventora. Concepto: Aceptado el error por el Instituto, se recomienda tener el mayor cuidado en el reporte de Informes a este Organismo de Control.
HALLAZGOS ESPECIFICOS 1. En el Contrato No. 5 de clase C1, el acta de inicio es del 26 de enero de 2010, y se paga desde el 15 de enero del 2010, fecha en que se firm el Contrato. Respuesta: El acta de inicio fue suscrita una vez aprobadas las garantas exigidas, reporta el interventor que la contratista prest su apoyo desde el instante mismo de sus suscripcin, se atiende la razonable observacin de la auditoria en el sentido de impartir capacitacin a los interventores a fin de tener especial cuidado al momento de fijar extremos de la relacin contractual, no obstante desconocer un servicio efectivamente prestado podra generar una situacin inequitativa en detrimento del particular. Concepto: Lo detectado por la Auditora evidencia la falta de supervisin y coordinacin que deben tener los Interventores en la vigilancia y control de contratos, ya que dentro de ste generalmente se establecen plazos o trminos de ejecucin, que estn directamente relacionados con el valor de la disponibilidad presupuestal; desatencin que llega a generar compromisos mayores de la institucin. Por lo tanto dadas las falencias detectadas, se debe corregir e incluir en Plan de Mejoramiento. 2. En el Contrato No. 66 Clase C1, se encontraron los siguientes hallazgos: a). El contratista no firma el acta de inicio. b). Se pactan emolumentos que se pueden considerar como viticos para el contratista. c).Segn el valor y trmino de duracin del Contrato, el promedio resultante mensualmente supera el valor del sueldo del Ordenador del Gasto del


Instituto, lo cual debe ser explicado enmarcado dentro de disposiciones legales. d). De acuerdo a lo pactado en la clausula quinta, forma de pago, se entreg anticipadamente 25% del valor del Contrato, sin que se haya constituido la correspondiente garanta; segn los documentos contenidos dentro de la carpeta del Contrato, no hay la suficiente evidencia del cumplimiento de cada una de las obligaciones pactadas, por lo cual se debe soportar con los respectivos informes.
Contrato 066 de 2010 a. Se requiri al contratista a fin que suscriba dicha acta, as como al interventor para que dicha situacin no ocurra nuevamente en contrataciones posteriores. b. En ningn momento se cancel valor alguno equivalente o similar a viticos, el contratista debi asumir con autonoma e independencia los gastos de sus desplazamientos y atencin a competencias. No obstante lo anterior, se revisara detalladamente la redaccin de clausulas contractuales que puedan generar confusin sobre el particular. c. El contratista prest servicios integrales como mdico especialista en medicina del deporte, asesor en alto rendimiento deportivo, as como poner a disposicin de la entidad en nico consultorio mdico acreditado por el servicio seccional de salud para prestar servicio en medicina deportiva. La especialidad y el perfil del contratista fueron analizados al momento de calcular el valor de la contratacin, adems de ello es un hecho notorio que los servicios mdicos especializados, en las diferentes especialidades, implica unos honorarios considerables, basta con revisar las condiciones normales de mercado para determinar las remuneraciones que los diferentes especialistas mdicos perciben, para determinar que los pactados por la entidad estn dentro de los parmetros razonables. d. El 25% referido por la auditora corresponde a un pago anticipado, ms no un anticipo dada la naturaleza jurdica del contrato, ello implica que a la luz del decreto 4828 de 2008 la garanta que procedera es la denominada devolucin de pago anticipado, sin embargo y tal como se expuso a los auditores se han presentado mltiples dificultades con dicho aseguramiento, por dems reciente en nuestra legislacin, consistente en que las diferentes compaas aseguradoras argumentan que por polticas internas de tales compaas no otorgan esos aseguramientos, ello incluso llev a la entidad a tener que suscribir algunos otros a contratos para excluir tal pliza a fin de no generar traumatismos en la parte misional de la entidad. Ahora bien pensar en una garanta de buen manejo de anticipo resultara adems de anti Un eficiente control fiscal por Boyac

tcnico ineficaz ya que, como se mencion en lneas anteriores, la naturaleza de dicha erogacin es de pago, ms no anticipo, lo que impedira hacer efectiva una garanta otorgada en esas condiciones. Ahora en lo que tiene que ver con los informes de cumplimiento de actividades se requerir al interventor para que aclare dicha situacin, as como para que en lo sucesivo el control y seguimiento quede documentado de una forma ms integral. Revisada la carpeta se evidencia la presentacin de los respectivos informes del contratista de acuerdo con la forma de pago estipulado con el contrato. Concepto: a) Se reitera que dicha Acta es un documento que formaliza el compromiso e iniciacin del objeto contractual, por lo cual si el contratista no la firma, queda en entredicho la seriedad y momento real en que empieza su ejecucin. Se observa la falta de responsabilidad del contratista e interventor, toda vez que a la presente fecha se adolece de la formalizacin de dicho documento. Se debe corregir esta situacin e incluir en Plan de Mejoramiento. b) Dado cierto grado de razn a lo observado por la Auditora, se exhorta a la entidad a que la revisin de los trminos contractuales (Clausulas), se debe hacer previo a su suscripcin, y no posterior, ya que puede generar confusin. Se debe corregir esta situacin e incluir en Plan de Mejoramiento. c) Consideradas las explicaciones dadas en respuesta respecto a que el contratista prest servicios integrales como mdico especialista en medicina del deporte, asesor en alto rendimiento deportivo, as como poner a disposicin de la entidad en nico consultorio mdico acreditado por el servicio seccional de salud para prestar servicio en medicina deportiva y teniendo en cuenta as mismo lo explicado respecto a que la especialidad y el perfil del contratista fueron analizados al momento de calcular el valor de la contratacin, adems de ello es un hecho notorio que los servicios mdicos especializados, en las diferentes especialidades, implica unos honorarios considerables y una vez revisados los niveles de remuneracin y las condiciones normales de mercado las que se tuvieron en cuenta para determinar las remuneraciones que los diferentes especialistas mdicos perciben, para determinar que los pactados por la entidad, se encuentra que efectivamente est dentro del promedio; por lo tanto se acepta lo explicado.


d) La observacin explcitamente refiere a que se entreg anticipadamente 25% del valor del Contrato, sin que se haya constituido la correspondiente garanta; trmino ste inconfundible con anticipo; sin embargo lo observado atina a que no se exigi ni constituy la correspondiente garanta, lo cual se interpreta para el Instituto como presumible desatencin en la aplicacin de lo exigido por el decreto 4828 de 2008 artculos 4 y 7. En tal sentido se debe incluir en Plan de Mejoramiento. Con relacin a la presentacin de evidencias documentales sobre el cumplimiento de las obligaciones contractuales, se acepta lo explicado respecto a que Revisada la carpeta se evidencia la presentacin de los respectivos informes del contratista de acuerdo con la forma de pago estipulado con el contrato. 3. En el Contrato No. 70 de clase C1, el acta de inicio se realiza el 28 de enero de 2010 y en la clausula sexta, se pacta el inicio el 15 de febrero de 2010. Respuesta: Se har el aclaratorio correspondiente al acta, aclarando sin embargo que el periodo cancelado fue el efectivamente contratado en el plazo de ejecucin, consideramos que ficho error formal debe en todo caso ser atendido inmediatamente. Concepto: Aceptado el error por el Instituto, se recomienda tener el mayor cuidado en el reporte de Informes a este Organismo de Control. Se puntualiza que generalmente se establecen plazos o trminos de ejecucin, que estn directamente relacionados con el valor de la disponibilidad presupuestal; desatencin que llega a generar compromisos mayores de la institucin. por lo tanto dadas las falencias detectadas. Se debe corregir esta situacin e incluir en Plan de Mejoramiento. 4. En el Contrato No. 1 de clase C1 Publicitario, se le entrega al contratista anticipadamente cincuenta millones de pesos al momento de la firma del contrato, por los cuales INDEPORTES no pacta ni exige ninguna garanta. Respuesta: No es acertada la apreciacin de la auditoria ya que se exigen y efectivamente se otorgaron las garantas de cumplimiento del contrato, as como de calidad del servicio, ahora bien en lo que respecta al pago anticipado nos remitimos a la explicacin del literal d del numeral 2 del presente escrito.


Concepto: La observacin explcitamente refiere a que se entreg anticipadamente cincuenta millones de pesos ($50.000.000) del valor del Contrato, sin que se haya constituido la correspondiente garanta; trmino ste inconfundible con anticipo; sin embargo lo observado atina a que no se exigi ni constituy la correspondiente garanta, lo cual se interpreta para el Instituto como presumible desatencin en la aplicacin de lo exigido por el decreto 4828 de 2008 artculos 4 y 7. En tal sentido se debe incluir en Plan de Mejoramiento.
5. En los contratos Nos. 3, 5, 9 y 10, (de clase C1), no se encontr Informe de Interventora, en donde conste que realmente se realiz el objeto contractual. Respuesta: No refiere la auditora que tipo de contratos analizaron, sin embargo y asumiendo que se est dentro del contexto de contratos publicitarios, se requerir al interventor, para que anexe dichos informes, adems se implementar como accin de mejora. Sin embargo se aclara que siendo contratos publicitarios se percibe el cumplimiento a travs del seguimiento a medios radiales, impresos y dems, siendo acertada la observacin de la contralora ya que coincidimos en que el cumplimiento no solo debe haberse percibido sino que debe poder confrontarse. Concepto: En este punto se plasma taxativamente cual es el nmero de los contratos y la clase, segn la clasificacin dada por este organismo de control. Aceptado el error por el Instituto, se recomienda tener el mayor cuidado en el reporte de Informes a este Organismo de Control y se debe incluir en Plan de Mejoramiento. 6. En los Contrato Nos. 17 y 18 de Participacin en Eventos y Contratacin de Entrenadores, se reporta en el formato F13 que no tiene Acta de Liquidacin, y una vez revisados los documentos, se encuentra que si la tienen y en el caso particular del contrato No. 18, no est firmada por el Contratista. Se aclara que al momento de efectuar el reporte, las actas no haban sido anexados a las carpetas del contratista, en lo que respecta a la falta de firmas se requerir al interventor y contratista para que se rubriquen las actas. Concepto: Es claro que al momento de rendir la informacin al SIA era obligacin del Instituto tener al da la carpetas de los contratistas, por otro lado si el contratista no la firma, queda en entredicho la seriedad y se Un eficiente control fiscal por Boyac

observa la falta de responsabilidad del contratista, interventor y la falta de supervisin de la Entidad, toda vez que a la presente fecha se adolece de la formalizacin de dicho documento. Se debe corregir esta situacin e incluir en Plan de Mejoramiento. 7. En el Contrato No. 20 de clase C10 de Apoyo para el Fomento Deportivo, en el IERD - Chiquinquir, la orden de pago no est firmada por el beneficiario. Respuesta: Se anexa autorizacin Firmada por el Gerente del IMDCR, en donde solicita se realice la consignacin de estos recursos asignados al Instituto, se anexa igualmente el respectivo comprobante de consignacin. Concepto: una vez analizados los anexos se encuentra la respuesta es satisfactoria 8. En el Contrato No. 16 de clase C1 Publicitario, se encontraron los siguientes hallazgos : a) La pliza no est firmada por el tomador. b) Falta la pliza de pago anticipado o de manejo de anticipo segn sea el caso. c) El pago final pactado en el Contrato es anterior a la terminacin del mismo, ya que se acuerda el pago el 15 de octubre de 2010 segn clausula quinta del Contrato y ste termina el 31 de diciembre de 2010 segn clausula sexta de ste. Respuesta: Contrato publicitario 016 de 2010. a. Se requerir al contratista para la suscripcin de la garanta, aclarando que la ausencia de firma no impedira hacer efectiva la garanta. b. En lo referente a la pliza, se aclara que no es un anticipo sino pago anticipado, remitindonos en consecuencia a la explicacin dada al literal d del numeral 2 del presente documento. c. Existiendo garantas suficientes para asegurar el cumplimiento del contrato y en razn a que los desplazamientos del deportista portador de la publicidad duran temporadas extensas se pact una forma de pago viable para las partes intervinientes en el contrato. Concepto: Un eficiente control fiscal por Boyac

a) Aceptado el error por el Instituto, se recomienda tener el mayor cuidado al momento de recibir las plizas y tenerlas como vlidas. Se debe corregir esta situacin e incluir en Plan de Mejoramiento. b) Una vez aclarado que la figura que se presenta es la del pago anticipado, se observa que no se exigi ni constituy la correspondiente garanta, lo cual se interpreta para el Instituto como presumible desatencin en la aplicacin de lo exigido por el decreto 4828 de 2008 artculos 4 y 7. se debe incluir en Plan de Mejoramiento. c) Basndonos en el punto anterior es claro que no se constituyeron las garantas necesarias, por lo cual no se tiene como satisfactoria la respuesta dada, ya que se deben constituir las plizas correspondientes toda vez que es una responsabilidad ineludible por parte del contratista. Se debe corregir esta situacin e incluir en Plan de Mejoramiento. 9. En el Contrato No. 15 de Clase C1 Publicitario, se encontraron los siguientes hallazgos: a) En la clausula octava del Contrato, no se estipula el rubro ni la Disponibilidad Presupuestal. b) No aparece la constancia de la publicacin, segn clausula vigsimo sexta del Contrato. c) la pliza no est firmada por el tomador. d) Falta la pliza de pago anticipado o de manejo de anticipo segn sea el caso. e) El pago final pactado en el Contrato es anterior a la terminacin del mismo, ya que se pacta el pago el 26 de julio de 2010 segn clausula quinta, y ste termina el 31 de agosto de 2010 segn clausula sexta. f) El acta de inicio est del 31 de agosto de 2010, fecha en que se pacta la terminacin del mismo segn clausula sexta del contrato, y no est firmada ni por el interventor ni por el contratista. g) El interventor fue notificado el 12 de julio de 2010, tiempo despus de la fecha de inicio pactada en el Contrato. h) el acta de liquidacin no est firmada por ninguna de las partes. i) una vez revisado el CD de las grabaciones de los partidos se verifica que no se dio cumplimiento al numeral 2 de la clausula segunda del Contrato, ya que el Deportista no portaba el logo de INDEPORTES BOYACA en el uniforme al momento de la competencia. j) El rubro presupuestal de cdigo No. 2305029801, no guarda relacin con el objeto a contratado, ya que ste estipula Publicitar al Instituto en eventos especiales, patrocinados por l, en medios de comunicacin Un eficiente control fiscal por Boyac

escritos, hablados, o televisin, as mismo, adquisicin de elementos de propaganda que promuevan la imagen institucional"; lo cual no se ejecuta en este contrato, ya que el Contratista ni siquiera cumple con tener el logo de INDEPORTES en su uniforme; y por otro lado se observa, que fue un dinero que se le dio a un particular, sin terminar el Contrato y no publicita a INDEPORTES, ni promueve su imagen institucional; consideramos que es ms como un apoyo econmico que un dinero destinado a publicidad. Respuesta: a. Contrato 15 de 2010. Dentro de la carpeta del contrato en referencia aparece el original del certificado de disponibilidad presupuestal, por error de digitacin no se imprimi en nmero y fecha de tal documento sin embargo se procedi a incluir en el texto del contrato esa informacin. De conformidad con el artculo 84 del decreto 2474 de 2008, deben publicarse todos los contratos cuya cuanta sea equivalente a 50 salarios mnimos legales mensuales vigentes, para el caso particular el contrato fue pactado por una suma considerablemente inferior a dicho tope por lo que la gaceta no hace tal publicacin dado que la norma nacional prima sobre las clausulas contractuales, se adoptar el correctivo consistente en excluir de los contratos de cuanta inferior a 50 SMLMV la obligacin de publicacin del contrato. Se requerir al contratista para la suscripcin de la garanta, aclarando que la ausencia de firma no impedira hacer efectiva la garanta. En lo referente a la pliza, se aclara que no es un anticipo sino pago anticipado, remitindonos en consecuencia a la explicacin dada al literal d del numeral 2 del presente documento. Existiendo garantas suficientes para asegurar el cumplimiento del contrato y en razn a que los desplazamientos del deportista portador de la publicidad duran temporadas extensas se pact una forma de pago viable para las partes intervinientes en el contrato. Se requerir tanto a interventor como contratista para que hagan las aclaraciones al acta de inicio de manera que sta se ajuste plenamente al contenido del contrato y por ende a la legalidad. Inicialmente la Interventora fue designada desde la suscripcin del contrato por el licenciado WILLINTON ORTIZ, sin embargo por razones laborales y de perfil del interventor, fue asignada al seor EDWIN CAMARGO a quien se notific el 12 de julio, lo que implica que el contrato nunca estuvo sin seguimiento. Se requerir tanto a contratista como a interventor para que suscriban las actas.
b.
c. d.
e.
f.
g.
h.


i. Por reglamento de algunos torneo de tenis la indumentaria, durante los partidos solo puede portarse publicidad de los organizadores, si embargo hay registros fotogrficos y de video en los cuales se acredita que en cada una de las ruedas de prensa del deportista su alusin a la entidad es muy satisfactoria as como los logos empleados en cachuchas y chaquetas, vale resaltar que la mayora de medios se congregan de manera importante en el momento de la rueda de prensa en la que los deportista analizan los pormenores del juego. Tal como la respuesta al literal i, en el CD registro de la carpeta de este contrato, se evidencia en la entrevista posterior al partido de tenis del jugador Carlos Salamanca, que el jugador responde sobre la importancia del apoyo de Indeportes Boyac a una de las preguntas planteadas, lo mismo aparece la imagen institucional del Gobierno de Boyac en la cachucha y chaqueta y el logo de Indeportes en la chaqueta. Este juego y entrevista fue trasmitida por televisin por los canales City TV, Caracol y noticiero CMI. Concepto: a) Aceptado el error por el Instituto, se recomienda tener el mayor cuidado y estar ms atentos al momento de la redaccin de los contratos. b) Aceptado el error por el Instituto, se recomienda tener ms cuidado y observar ms atentamente las clusulas del contrato; por otro lado si bien el decreto 2474 de 2008 es superior, el contrato es ley para las partes, y mientras no sea contrario al ordenamiento jurdico, se est en la obligacin de realizar cada una de las condiciones all pactadas y como este ya se legaliz se debi cumplir con dicha clusula. Se debe corregir esta situacin e incluir en Plan de Mejoramiento. c) Aceptado el error por el Instituto, se recomienda tener el mayor cuidado al momento de recibir las plizas y tenerlas como vlidas. Se debe corregir esta situacin e incluir en Plan de Mejoramiento. d) Una vez aclarado que la figura que se presenta es la del pago anticipado, se observa que no se exigi ni constituy la correspondiente garanta, lo cual se interpreta para el Instituto como presumible desatencin en la aplicacin de lo exigido por el decreto 4828 de 2008 artculos 4 y 7. Se debe incluir en Plan de Mejoramiento. e) Basndonos en el punto anterior, es claro que no se constituyeron las garantas necesarias, por lo cual no se tiene como satisfactoria la Un eficiente control fiscal por Boyac
j.

respuesta dada, ya que se deben constituir las plizas correspondientes toda vez que es una responsabilidad ineludible por parte del contratista. Se debe corregir esta situacin e incluir en Plan de Mejoramiento. f) Lo detectado por la Auditoria evidencia una falta reiterada de supervisin, coordinacin y control por parte de la Administracin, los interventores y los contratistas ya que es repetitiva la situacin del error en las fechas de las actas, lo que muestra la desatencin y el desorden por parte de la Administracin y los interventores; ya que sta es una obligacin conjunta. Si bien el interventor debe velar por el cumplimiento del contrato, el directamente responsable es el Instituto por lo cual debera tener ms cuidado con estas falencias que son inaceptables, como la de realizar un acta de inicio con la fecha de terminacin del contrato; de igual manera se observa la falta de responsabilidad del contratista e interventor, toda vez que a la presente fecha se adolece de la formalizacin de dicho documento. Por lo tanto dadas las falencias detectadas, se debe corregir e incluir en Plan de Mejoramiento. g) Como quiera que el Instituto aclara que Inicialmente la Interventora fue designada desde la suscripcin del contrato por el licenciado WILLINTON ORTIZ, sin embargo por razones laborales y de perfil del interventor, fue asignada al seor EDWIN CAMARGO a quien se notific el 12 de julio, lo que implica que el contrato nunca estuvo sin seguimiento La respuesta es satisfactoria por la cual se levanta esta observacin. h) La Auditora reitera la desatencin por parte de la Administracin, los interventores y los contratistas, ya que se presenta en reiteradas oportunidades la misma falencia como lo es que al da de hoy, dicho documento adolezca de la debida formalizacin. Se debe corregir e incluir en Plan de Mejoramiento. i) Como quiera que el Instituto aclara que Por reglamento de algunos torneo de tenis la indumentaria, durante los partidos solo puede portarse publicidad de los organizadores, sin embargo hay registros fotogrficos y de video en los cuales se acredita que en cada una de las ruedas de prensa del deportista su alusin a la entidad es muy satisfactoria as como los logos empleados en cachuchas y chaquetas, vale resaltar que la mayora de medios se congregan de manera importante en el momento de la rueda de prensa en la que los deportista analizan los pormenores del juego. Se tiene por satisfactoria la respuesta dada. Un eficiente control fiscal por Boyac

As mismo el instituto aclara que, en el CD registro de la carpeta de este contrato, se evidencia en la entrevista posterior al partido de tenis del jugador Carlos Salamanca, que el jugador responde sobre la importancia del apoyo de Indeportes Boyac a una de las preguntas planteadas, lo mismo aparece la imagen institucional del Gobierno de Boyac en la cachucha y chaqueta y el logo de Indeportes en la chaqueta. Este juego y entrevista fue trasmitida por televisin por los canales City TV, Caracol y noticiero CMI. Se tiene por satisfactoria la respuesta. 5.2. AREA DE PRESUPUESTO El control de presupuesto en el Instituto Departamental de Deportes de Boyac INDEPORTES BOYACA, se efectu sobre las operaciones que lo afectaron, teniendo en cuenta las normas vigentes a partir del Estatuto Orgnico de Presupuesto, Decreto 111 de 1.996 con sus Decretos reglamentarios. Se observ que las ordenanzas, actos administrativos, acuerdos, adiciones y obligaciones que lo afectaron, estn soportados con el correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal, que garantice la existencia de apropiacin suficiente para atender estos gastos; de acuerdo al Artculo 71 del Decreto 111 de 1.996 y el artculo 19 del decreto 568 de 1.996. En el manejo presupuestal del Instituto se detect falencias en la elaboracin y aplicacin del Plan Anual Mensualizado de Caja PAC, pues el presentado en la Cuenta y a la Comisin de Auditora, no cumple con los lineamientos descritos en las disposiciones reguladoras, en especial con los artculos 73 y 74 del Decreto 111 de 1.996. Respuesta: Respecto de la elaboracin y ejecucin del Pac, nos permitimos informar que se estn adelantando acciones tendientes a mejorar el procedimiento para la elaboracin y ejecucin del mismo, as como tambin la adecuacin y mejoramiento en la parametrizacin dentro de nuestro sistema administrativo y contable FLAHS, teniendo en cuenta las recomendaciones emitidas por la Contralora. Concepto: La explicacin entregada por el Instituto, da la razn sobre lo observado, por lo tanto se debe corregir esta situacin e incluir en Plan de Mejoramiento.


Mediante Acuerdo 0012 del 18 de septiembre de 2009 la Junta Directiva de Indeportes aprueba el proyecto de Presupuesto de Rentas y Gastos y recursos de capital del Instituto, lo cual a travs de la Ordenanza No. 0032 de diciembre de 2009, la Asamblea de Boyac, expide el presupuesto de Rentas, Gastos y Recursos de Capital del Departamento para la vigencia fiscal 2010. Para el caso de INDEPORTES BOYACA, el valor de su presupuesto inicial es de $12.306737.427. De lo extractado en las Ejecuciones presupuestales se verifica adiciones por valor de $4.821772.653, si reduccin, para un presupuesto definitivo de $17.128510.080, acogindose a los parmetros establecidos en el Estatuto Orgnico de Presupuesto, en cuanto al proceso de elaboracin y aprobacin. 5.2.1. ANALISIS PRESUPUESTAL El objetivo principal de este anlisis es evaluar la gestin financiera y presupuestal del Instituto, para lo cual se toma como insumo principal las ejecuciones presupuestales suministradas por el rea de Presupuesto. Respecto a los Ingresos Tributarios se evidencia que sus principales fuentes provienen de recursos por impuestos y contribuciones; los Ingresos no Tributarios por operacionales y aportes; y los recursos de capital por convenios de cooperacin principalmente. Con fin de que el estudio se ajuste a la realidad presupuestal de la Entidad, para el anlisis de las ejecuciones gastos, se toma el valor acumulado, teniendo en cuenta que su misin se centra en fomento, coordinacin, promocin y apoyo de la prctica del deporte, la educacin fsica, la recreacin y el aprovechamiento del tiempo libre, en el departamento de Boyac a travs de la adopcin de polticas, programas y proyectos establecidos por el Gobierno Nacional y Departamental; y su objeto es el de general y brindar a la comunidad oportunidades en procesos de iniciacin, formacin, fomento y prctica del deporte, la recreacin y el aprovechamiento del tiempo libre, la educacin fsica y la educacin extraescolar, como contribucin al desarrollo integral del individuo, para el mejoramiento de la calidad de vida de la poblacin del Departamento. 5.2.1.1. INGRESOS PARTICIPACION INGRESOS AO 2010
CONCEPTO
INGRESOS
INGRESOS ACUMULADOS
12,703,225,685.00


INGRESOS CORRIENTES RECURSOS DE CAPITAL
Fuente: Ejecucin presupuestal INDEPORTES.
11,415,234,466.00 1,287,991,219.00
Extractadas las cifras de las principales fuentes de recursos del Instituto para la vigencia fiscal 2010, se evidencia la gran participacin que tienen los Ingresos corrientes, donde sus componentes generadores son los ingresos tributarios y los no tributarios, los cuales se analizarn ms adelante. Grafica Participacin Ingresos ao 2010
RECURSOS DE CAPITAL 10% INGRESOS CORRIENTES 90%
Fuente: Ejecucin presupuestal INDEPOTES
La anterior grafica muestra como en la vigencia fiscal 2010, los Ingresos Corrientes Acumulados del Instituto, representan el 90% del total recaudado.
INGRESOS CORRIENTES 2010 Cigarrillo y Tabaco
11,415,234,466.00
1,287,632,774.00 Cont/Deporte/Cultura/Ord.053/04 y Ord.039/05 - Contratacion 4,572,360,980.00 Cont/Deporte/Ord. 053/04 y Ord. 019/02 - Telefonia Movil 2,383,172,000.00


Iva Licores Iva Telefonia Celular Deporte Participacion Dpto/Estamp/Prodesarrollo Otras Operaciones Comerciales
524,953,094.00 1,647,437,650.00 890,869,950.00 108,808,018.00
Participacion Dpto/Estamp/Prodesarroll o 8% Iva Telefonia Celular Deporte 14%
Otras Operaciones Comerciales 1%
Cigarrillo y Tabaco 11%
Iva Licores 5% Cont/Deporte/Cultura/Ord .053/04 y Ord.039/05 Contratacion 40%
Cont/Deporte/Ord. 053/04 y Ord. 019/02 - Telefonia Movil 21%
Por lo mostrado en el anterior cuadro y grafica, se evidencia la participacin que tienen los Ingresos Corrientes en el Instituto, ya que en conjunto participan en casi el 90% del total de ingresos recaudados, siendo los de mayor relevancia las contribuciones al deporte establecidas por ordenanza.
COMPORTAMIENTO PRINCIPALES FUENTES DE RECURSOS
CONCEPTO INGRESOS CORRIENTES Cigarrillo y Tabaco Cont/Deporte/Cultura/Ord.053/04 y Ord.039/05 - Contratacin Cont/Deporte/Ord. 053/04 y Ord. 019/02 - Telefona Mvil 2009 10.920517.516 1.261150.000 4.671708.766 2010 11.415234.466 1.287632.774 4.572360.980 variacin % 4.53% 2.10% -2.13%
2.515010.495
2.383172.000
-5.24%


Iva Licores Iva Telefona Celular Deporte Participacin Dpto/Estamp/Prodesarrollo Otras Operaciones Comerciales 345281.797 1.580728.822 487591.906 524953.094 1.647437.650 890869.950 52.04% 4.22% 82.71%
487591.906
108808.018
-77.68%
Las cifras presentadas en el anterior cuadro, muestran el comportamiento de los principales componentes de los ingresos corrientes de INDEPORTES BOYACA, durante las dos ltimas vigencias fiscales, cifras que corresponden a ingresos acumulados al termino de las vigencias 2009 y 2010, donde las variaciones ms notorias de incremento corresponden a los rubros Iva Licores (52.04%) y Participacin por Estampillas Prodesarrollo (82.71%); y la variacin negativa afecta al rubro Otras Operaciones Comerciales (-77.68%).
Millares 5,000,000.00
4,500,000.00
4,000,000.00
3,500,000.00
3,000,000.00
2,500,000.00
2,000,000.00
1,500,000.00
1,000,000.00
500,000.00
Cont/Depo Cont/Depo Cigarrillo y rte/Cultura rte/Ord. Tabaco /Ord.053/ 053/04 y
Iva Licores
Iva Participaci Otras Telefonia on Operacion Celular Dpto/Esta es
2009 1,261,150, 4,671,708, 2,515,010, 345,281,7 1,580,728, 487,591,9 59,045,73 2010 1,287,632, 4,572,360, 2,383,172, 524,953,0 1,647,437, 890,869,9 108,808,0


La grafica anterior, ilustra la variacin de los principales componentes de Ingresos Corrientes en los aos 2009 y 2010; as como la participacin.
COMPONENTES DE LOS RECURSOS DE CAPITAL
RECURSOS DE CAPITAL RECURSOS DE BALANCE RENDIMIENTO POR OPERACINES FINANCIERAS CONVENIOS DE COOPERACION Fuente: Ejecucin presupuestal INDEPORTES. 1,287,991,219.00 267,034,888.00 2,639,282.00 1,018,317,049.00
Por lo mostrado en el cuadro, se evidencia la contribucin que tienen los recursos provenientes de Convenios de Cooperacin, sobre los dems rubros; pero en conjunto los recursos de capital, solo contribuyen con alrededor del 10% del total de ingresos INDEPORTES.
RECURSOS DE BALANCE 20.73%
RENDIMIENTO POR OPERACINES FINANCIERAS 0.20%
CONVENIOS DE COOPERACION 79.06%
Fuente: Ejecucin Presupuestal
La anterior grafica evidencia la participacin de los recursos de Convenios de Cooperacin, dentro de los recursos de Capital. 5.2.1.2. GASTOS Un eficiente control fiscal por Boyac

CODIGO DE RUBRO RC NOMBRE DE RUBRO COMPROMISOS ACUMULADOS 2009 2010
21 2101 2102 2103
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO GASTOS DE PERSONAL GASTOS GENERALES TRANSFERENCIAS CORRIENTES
1.371903.922 931460.934 414308.353 26134.635
1.530281.194 964210.321 414807.635 151263.238
23 2301 2303 2304 2305 2306
GASTOS DE INVERSION INFRAESTRUCTURA RECURSO HUMANO INVESTIGACION Y ESTUDIOS ADMINISTRACION DEL ESTADO SUBSIDIOS Y OPERACIONES FINANCIERAS
16.438801.168 11.127586.753 5.109491.433 7.368570.307 0 892891.556 3.067847.872 1.324687.994 7.601843.838 6500.000 887947.813 1.306607.108
Teniendo en cuenta los valores globales presentados en el anterior cuadro para las dos vigencias analizadas, tanto en Gastos de Funcionamiento como de Inversin, se evidencia para los primeros un crecimiento normal o moderado; mientras que los gastos de Inversin sufrieron una mengua considerable lo cual se analiza en forma particular a cada rubro componente.

Presentados individualmente los principales componentes de los gastos de Funcionamiento y de los gastos de Inversin, se observa en el grafico anterior, que para estos ltimos el rubro Infraestructura, muestra una importante variacin negativa en el 2010, donde disminuye en un74%, sin que se evidencien las causas; sin embargo merece atencin el sitial que ocupa el rubro Recurso Humano, recursos direccionados para capacitar, apoyar, preparar, atender y fomentar entre otros el desarrollo deportivo en todas las disciplinas, mbitos y componentes


ao 2009 2010 Enero 5,920,476 600,000 febrero 2241826 7,000,000 marzo 4990611 475,000 abril 0 10,280,840 mayo 667000 2100000 junio 11079995 0 julio 39342005 5,593,000 agosto 0 14,282,950 septiembre 677800 779,000 octubre 680000 8,380,625 noviembre 699000 508,585 diciembre -3420801 4,066,415
Efectuada comparacin de gasto del rubro presupuestal Combustibles y Lubricantes, durante las vigencias 2009 y 2010, se evidencia segn el anterior cuadro y grfico, que entre cada uno de los meses, hay total distorsin en el consumo, situacin no comprensible que consideramos se debe explicar. Respecto al valor total del consumo en cada vigencia, existe coherencia, contando con que el parque automotor fue constante. Respuesta: COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES De acuerdo a lo solicitado me permito informar que el consumo de combustible no es constante mensualmente, debido al calendario establecido para el desarrollo de los programas y proyectos misionales que demandan mayor servicio del parque automotor. Por otra parte, de acuerdo con el mantenimiento de la gramilla del estadio la Independencia de Tunja, se requiere en ciertos periodos de tiempo, el uso constante del sistema de riego, incidiendo directamente en el aumento del consumo de combustibles.


Igualmente, me permito presentar el PROMEDIO MENSUAL del consumo de Combustible de cada vehculo y del Estadio, aclaracin que me parece importante teniendo en cuenta que en algunas ocasiones se acumulan las cuentas para el siguiente mes: OEO 206/ $2.782.001 OEO 205/ $439.033 OEO 250/ $332.889 ESTADIO BOMBAS DE RIEGO/ 422.692 Concepto: La explicacin entregada por el Instituto se acepta, sugiriendo se adopte un sistema de registro y control de consumo de combustible, gastos de mantenimiento, kilometraje recorrido y dems, que permitan evidenciar para cada vehculo sus gastos. Segn Relacin del Parque Automotor que prest servicios en la vigencia 2010, aportado por el Director Administrativo y Financiero del Instituto, se verifica que cuatro vehculos estuvieron a disposicin, totalizando en gastos de combustible, junto con una motobomba, $50964.834; cifra coherente con lo registrado en la correspondiente ejecucin presupuestal. Segn Relacin del Parque Automotor que prest servicios en la vigencia 2010, aportado por el Director Administrativo y Financiero del Instituto, se verifica que cuatro vehculos estuvieron a disposicin, totalizando en gastos de combustible, junto con una motobomba, $50964.834; cifra coherente con lo registrado en la correspondiente ejecucin presupuestal. 5.2.1.2.1. ANALISIS EGRESOS Teniendo en cuenta la Relacin de Egresos puesta a disposicin, se efectu revisin selectiva a distintos comprobantes de egreso de la vigencia 2010, de lo cual se detectaron algunas irregularidades. Comprobantes de Pago Nos. 579, 654, 711, 712, 861, 862, 863 y 883, que corresponden a pagos parciales de rdenes de servicio principalmente, de las cuales se entrega anticipo sin exigirse ni constituirse garanta correspondiente.


Respuesta: De acuerdo con el decreto No. 4828 de 2008, los contratos cuya cuanta sea inferior al 10% de la menor cuanta no son exigibles las garantas. Concepto: Si bien el artculo 8 del decreto 4828 de 2008 establece: Excepciones al otorgamiento del mecanismo de cobertura del riesgo. Las
garantas no sern obligatorias en los contratos de emprstito, en los interadministrativos, en los de seguro, y en los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuanta prevista para cada entidad, caso en el cual corresponder a la entidad contratante determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago , consideramos que el solo hecho de entregarse como anticipo o pago anticipado recursos pblicos (sin mediar su cuanta) a personas o entidades particulares, conlleva a que como medida mnima de proteccin y salvaguarda de estos recursos, se debe exigir se constituya la respectiva garanta, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago. Se debe corregir esta
situacin e incluir en Plan de Mejoramiento. Comprobantes de Pago Nos. 2422 y 2648 a favor de Oscar A. Suarez G. por valor de $6000.000 y Prospero Chaparro lvarez por valor de $2000.000 respectivamente, donde se adjunta para el primero, resolucin No. 214 de 2010 Por la cual se autoriza Caja Menor para desplazamiento, hospedaje, alimentacin y dems gastos que ocasione el programa de capacitacin departamental en administracin deportiva en las ciudades de Chiquinquir, Sogamoso y Puerto Boyac; y resolucin No.234 de 2010 por la cual se autorizan gastos de Caja Menor para la delegacin de Indeportes Boyac. En ambos casos no se presentan documentos que justifiquen gastos; y su constitucin y manejo no evidencia acatamiento de lo prescrito en Resolucin No. 00001 del 04 de enero de 2010 expedida por el Secretario de Hacienda de Boyac, Por la cual se reglamenta la constitucin y funcionamiento de las cajas menores para el ao 2010 . Procedimiento de entrega de dineros pblicos que consideramos inadecuado, ya que en Indeportes existe una Caja Menor constituida mediante resolucin 005 de 2010, donde figura como responsable el Tesorero General el Instituto. Respuesta: El comprobante de pago No. 2422 corresponde a los programas de capacitacin y el comprobante No. 2648 corresponde al programa de juegos provinciales de Norte y Gutierrez, programas incluidos dentro del Plan de Desarrollo departamental, sector Deporte: Boyac Para Seguir Creciendo 2008-2011. Dichos programas requieren de gastos que no se contemplan en la caja menor de Indeportes y que se emplean en el desplazamiento (transporte), alimentacin, hospedaje, refrigerios, Un eficiente control fiscal por Boyac

acreditaciones, combustible, y otros gastos relacionados con las organizaciones de estos eventos, no contemplados en las rdenes de servicios o convenios con los municipios.
En el caso de la orden No. 2648 se constituy la caja Menor, mediante Resolucin No. 234 de 2010, a favor del Licenciado Prospero Chaparro lvarez, para los Juegos Provinciales de Norte y Gutirrez desarrollados en el municipio de Guicn del 13 al 18 de diciembre de 2010, dicha Caja Menor fue aprobada para transporte de jueces (rbitros) y funcionarios, impresiones, copias y minutos a celular. En el caso de la orden No. 2422, se constituy la caja Menor, mediante Resolucin No. 214 de 2010, a favor del Licenciado Oscar Suarez, para el programa de capacitacin, desarrollados en los municipios de Duitama, Sogamoso, Chiquinquir y Puerto Boyac en los meses comprendidos entre octubre y diciembre de 2010; esta caja menor fue aprobada para el desplazamiento con hospedaje, alimentacin y dems gastos que ocasione el programa de capacitacin deportiva. Estas cajas menores se fundamentan por la importancia que tienen estos programas para el desarrollo del objeto misional de la Entidad, de igual manera se pretende llegar a las comunidades ms lejanas de departamento y para ello se requieren recursos para cumplir con eficacia y eficiencia. Los respectivos documentos que justifican gastos se encuentran en las debidas carpetas del archivo de gestin. Concepto: La explicacin entregada dilucida el propsito de estos gastos; as mismo la existencia de los documentos soporte, otorga afianza el grado de legalidad; lo cuestionable ahora por la Auditora, es la forma de entregar dichos recursos, pues el hecho de autorizarse por el sistema de Caja Menor, no estaran cumpliendo con los fundamentos o principios establecidos en la Resolucin 00001 de 2010 expedida por el Secretario de Hacienda de Boyac, Por la cual se reglamenta la constitucin y funcionamiento de las cajas menores para el ao 2010, donde en su artculo 7 Destinacin, establece que El dinero que se entregue para la constitucin de cajas menores debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General del Departamento que tengan el carcter de urgente. (negrilla fuera de texto), por lo cual los gastos para los Juegos Provinciales de Norte y Gutirrez desarrollados en el municipio de Guicn y el programa de capacitacin, desarrollados en los municipios de Duitama, Sogamoso, Chiquinquir y Puerto Boyac, son gastos previsibles, que deben tener otro sistema de ejecucin. Se debe corregir esta situacin e incluir en Plan de Mejoramiento. Un eficiente control fiscal por Boyac
Promocin Institucional de Indeportes como entidad que promueve a favor del seor Carlos Ricardo Orduz Rubio, por el valor de 2.000.000, se contrataron servicios publicitarios con empresas que no son de Boyac con que finalidad. Promocin Institucional como entidad que promueve a favor del seor Jos Agustn M. por 4.200.000, se contrataron servicios publicitarios con empresas que no son de Boyac, con qu finalidad. Respuesta: Indeportes Boyac es una entidad que participa en eventos no solo dentro del departamento sino a nivel nacional e internacional, por ser parte del Comit Olmpico Colombiano, por lo que dichos contratos se justifican para la promocin, difusin y publicidad de Indeportes en los distintos eventos en los que participa. Adems, teniendo en cuenta que Indeportes Boyac, a travs de la estrategia: Boyac donde el mundo se entrena, busca posicionar al departamento como escenario para la prctica y entrenamiento permanente del deporte de alto rendimiento por sus condiciones naturales, humanas y de infraestructura. En este sentido, la difusin de la estrategia en medios nacionales e internacionales garantiza el xito e impacto de la misma con resultados que se evidencian con la llegada a Duitama, Paipa, Sogamoso, Tunja entre otros municipios de delegaciones deportivas de Centroamrica, Suramrica y Europa. Concepto: Se acepta lo explicado teniendo en cuenta que se justifican para la promocin, difusin y publicidad de Indeportes en los distintos eventos en los que participa.
5.3 CONSTITUCION Y EJECUCION DE CUENTAS POR PAGAR Mediante Resolucin No. 11 del 15 de enero de 2010 se constituyen las Cuentas por Pagar por la suma de $398817.124.56, de lo cual se ejecut $392039.098.56, lo cual no se evidencia irregularidad alguna, ya que contablemente se clasific la diferencia para cumplir con el compromiso. 6. EVALUACIN DEL PROCESO DE IMPLEMENTACION DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO y SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD. (SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN)


El Instituto de Deportes de Boyac - INDEPORTES BOYACA, con el fin de realizar el diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI y el Sistema de Gestin de Calidad, lo ha implementado bajo un Sistema Integrado de Gestin. Se evidencio que el MECI en el Instituto ejerce sus actividades encaminadas al mejoramiento y mejor desempeo de la Entidad y contribuye al cumplimiento de la misin Institucional, se han hecho auditorias y convenios de mejoramiento en cada una de las reas del Instituto, con el fin de mejorar algunas deficiencias presentadas. Es de anotar que la Entidad adopto el sistema de Gestin de Calidad en sus procesos y procedimientos y esto la hace ms eficiente en el logro y cumplimiento de sus objetivos Institucionales. A continuacin se presenta el resultado de evaluacin de la muestra de los elementos seleccionados:
CUMPLE REQUISITO S Existe acta de compromiso para la implementacin del MECI: 1000-2005? Existe acto administrativo para la adopcin del MECI: 10002005? NO ACTO ADMINISTRATIVO O EVIDENCIA DE EXISTENCIA
Acta de compromiso
Acta de compromiso
RESOLUCION No. 171 de 2009

Est conformado el Grupo Directivo para administracin del MECI: 1000-2005? X
(Agosto 6)

Existe Comit Coordinador del Sistema de Control Interno?
(Agosto 6)

Existe Grupo Operativo MECI: 1000-2005? X
(Agosto 6)
Existe preparacin del diagnstico MECI: 1000-2005? Se realiz el cierre del diagnstico MECI: 1000-2005? Existe cronograma para implementacin del MECI: 1000-2005?
X X X
Est documentado Est documentado Est documentado


CUMPLE REQUISITO S NO ACTO ADMINISTRATIVO O EVIDENCIA DE EXISTENCIA
RESOLUCIN No 029 DE 2007

Est elaborado el Cdigo de tica?
X (MARZO 12) RESOLUCIN No 029 DE 2007
Est elaborado el Cdigo de Buen Gobierno?
(MARZO 12)
Esta definido el Comit de Buen Gobierno? X Lo relacionado se incluye en el Comit de Control Interno y Calidad Lo relacionado se incluye en el Comit de Control Interno y Calidad
Est definido el Comit de tica?
RESOLUCIN No 029 DE 2007

Est definido el Manual para la gestin tica? X
(MARZO 12)
Existe Mapa de Procesos? Existe Manual de funciones, requisitos y competencias? Existen Polticas de Capacitacin? Existen Polticas de Bienestar Social Existen procesos documentados para las reas Misionales? X X X X X Est documentado Est documentado Est documentado Est documentado Est documentado
Existe Mapa de Riesgos?
Est documentado
Existe Plan de manejo de Riesgos? Existen Indicadores para medir los riesgos? Existe manual de Operacin? Estn identificadas las necesidades y expectativas de los clientes? Existe sistema o proceso para quejas y reclamos? Existe plan de mejoramiento general? Existe plan de mejoramiento para procesos? Existe medicin de satisfaccin del cliente? Existe acciones preventivas, correctivas y de mejora? Existe Representante de la Alta Direccin para el MECI 10002005'
X X
Est documentado Est documentado Est documentado
Est documentado
X X X X X
Est documentado Est documentado Est documentado Est documentado Est documentado
Est documentado


7. REVISION DE LA CUENTA
Revisada la cuenta del Instituto de Deportes de Boyac INDEPORTES BOYACA de la vigencia de 2010, la cual fue presentada por el Sistema Integral de Auditorias SIA, de conformidad con las resoluciones Nos. 899 de 2010 y 075 de 2011 de la Contralora General de Boyac, se encontraron irregularidades, las cuales se deben explicar adjuntando los soportes legales. De igual forma se deben revisar y corregir los formatos. 1. FORMATO F01_AGR. Efectuado el cruce de las cuentas mayores del balance general (impreso) con los saldos registrados en el formato F01_agr, no se encontr diferencias en los informes generados, por consiguiente se presentan los siguientes valores: Nombre Caja Bancos
1,258,811,380.00 1,258,811,380.00
SIA 0
Balance 0
Diferencia 0 0
Inversiones Rentas por cobrar Deudores
0 0
3,295,192,375.00
0 0
3,295,192,375.00
0 0 0
Propiedades Planta y E
8,713,505,049.00 8,714,102,000.00
(596,951.00)
Otros activos
2,052,815,213.00 2,052,220,000.00
595,213.00
Deuda Publica Cuentas por pagar

764,625,635.00 772,921,000.00 (8,295,365.00)
Resultado del ejercicio Un eficiente control fiscal por Boyac


Respuesta: La diferencia presentada se debe a un error de clasificacin en el formato CGN01, entre las cuentas 163590 y 191001, clasificacin que no afecta el valor total de los activos, anexo formato corregido. En lo referente a las cuentas por pagar no se presenta diferencia el valor real de estas son los 772.921.000, valor que se subi al formato SIA Concepto: Segn formato que se anex, verific el valor de cada una de las cuentas descritas, evidenciando su correccin. Por otra parte se revis el valor de las cuentas por pagar en el formato SIA, el cual se ajusta al presentado en el balance. Por lo anterior se acepta lo explicado y se levanta lo observado. 2. FORMATO F03_CDN Efectuado el cruce de la informacin registrada en el formato del SIA, con el estado de tesorera, no se encontr diferencia. Nombre Saldo Inicial Ingresos Egresos Saldo Libros Saldo Extracto SIA
874,027,131.00 15,961,684,766.00 15,576,900,519.00 1,258,811,380.00 1,951,335,494.00
E. Tesorera
874,027,131.00 15,961,684,766.00 15,576,900,519.00 1,258,811,380.00 1,951,335,494.00
Diferencia 0 0 0 0 0
4. FORMATO F06_AGR. Las cifras registradas en el formato, presentan diferencias con relacin a la ejecucin de ingresos rendida en forma impresa, como se ve en la tabla siguiente, las cuales debe explicar. Se debe revisar y corregir el formato. Nombre Presupuesto Inicial
12,104,131,815.00
SIA
Ejecucin
12,306,737,427.00 4,821,772,653.00
Diferencia
(202,605,612.00) (49,053,445.00)
Adiciones Reducciones
4,772,719,208.00


Total Presupuesto
16,876,851,023.00 17,128,510,080.00 (251,659,057.00)
Recaudos
12,594,417,667.00
12,703,225,685.00
(108,808,018.00)
Respuesta: Las diferencias que se presentaron en este formato obedecen a que no aparece la fila correspondiente al rubro de Otras Operaciones comerciales. (I) Cdigo Rubro (C) Nombre (D) Presupuestal Rubro Presupuesto Presupuestal Inicial (D) Adicione s (D) (D) Recaudos Reducciones
1215110204059 Otras 8 Operaciones Comerciales
202,605,612
4905344 5
108,808,018
Se anexa en medio magntico el formato F06_AGR, en donde se incluye esta fila, la cual que no aparece en la plataforma del SIA, una vez se incluye la misma no se presenta ninguna diferencia. Concepto: Verificadas las cifras y una vez revisado formato que se adjunt, se acepta lo explicado y se levanta lo observado. 5. MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO DE INGRESOS Revisados las ordenanzas y acuerdos de modificaciones al presupuesto de ingresos de la vigencia de 2010 del Instituto, se encontr que mediante Ordenanzas Nos.003 y 043 y Acuerdos Nos. 001, 003, 007, 009, 012, 014, 017, 019 y 020 de 2010, adicionan al presupuesto la suma de $ 4,772,719,208.00 y segn la ejecucin aparece la suma de $4,821,772,653.00, presentndose una diferencia de $49,053,445.00; hecho que cambia el total del presupuesto, por lo cual debe explicar las diferencias, anexando los soportes legales.
Nombre
Ejecucin
Actos Adtivos
Diferencia


Presupuesto Inicial Adiciones Reducciones Total Presupuesto
12,306,737,427.00 4,821,772,653.00 12,306,737,427.00 4,772,719,208.00
0
49,053,445.00
0
17,128,510,080.00
0
17,079,456,635.00
0
(49,053,445.00)
Respuesta: Esta diferencia obedece a que falto incluir el Acuerdo No. 009 de fecha Septiembre 10 de 2010, por medio del cual se realizo la adicin de estos recursos. Se anexa copia del acto administrativo. Concepto: Dado lo explicado y evidenciado el acuerdo No. 009 de 2010 que adicion recursos, se acepta y se levanta lo observado. 6. FORMATO F06_ AGR y F06_CDN, Registra en el formato f06_Agr. Como total recaudos la suma de $12,594,417,667.00 y en la relacin de ingresos formato f06_cdn, aparece la suma de $12,923,731,670.00, presentndose una diferencia de $329,314,003.00, la cual debe explicar anexando los soportes legales. De igual forma al cruzar la informacin con la reportada en la ejecucin impresa en esta registra como recaudos la suma de $12,703,225,685.00, valor que es diferente a los relacionados anteriormente. Se deben revisar y corregir los formatos. Concepto Ejecucin Ingresos F06_ AGR
12,594,417,667.00
Recaudado
Relacin Ingresos F06_CDN Diferencia
12,923,731,670.00 ( 329,314,003.00)
Respuesta:La Diferencia entre la relacin de Ingresos y la Ejecucin de Ingresos, se debe al ingreso de cuentas por cobrar del ao 2009, devoluciones por retencin en la fuente, devoluciones por mayor valor egresado, la adicin del supervit, el reconocimiento de los descuentos por contribucin al deporte en toda la contratacin de prestacin de servicios de Indeportes, el descuento practicado por prestacin de servicios a taquilla del Estadio al Bogot Chico. Ingresos que no afectan la ejecucin presupuestal de ingresos y a la vez ajustes presupuestales que no afectan el efectivo, anexamos cuadro explicativo. Un eficiente control fiscal por Boyac

Concepto: una vez verificada la informacin contenida en el cuadro se acepta la explicacin, por lo que se tiene como satisfactoria la respuesta 7. FORMATO F06_AGR y F08a_AGR, Efectuado el anlisis de la ejecucin presupuestal de Ingresos F06_AGR, con las modificaciones al presupuesto F08A_AGR, no se encontraron diferencias; sin embargo los valores registrados no corresponden con lo reportado en el formato impreso y con la sumatoria de adiciones de los actos administrativos; por lo tanto se debe explicar anexando los soportes legales. Se deben corregir los formatos. Concepto Adiciones Reducciones F06_AGR
4,772,719,208.00
F08a_AGR
4,772,719,208.00
Diferencia 0 0
Del estudio y anlisis de la ejecucin presupuestal de ingresos, las modificaciones efectuadas, se encontr que los valores que registran en la ejecucin impresa, en el formato de ejecucin de ingresos, relacin de ingresos y modificaciones del SIA no son coherentes ni razonables con los actos administrativos de presupuesto. Respuesta: Esta diferencia obedece a que falto incluir el Acuerdo No. 009 de fecha Septiembre 10 de 2010, por medio del cual se realizo la adicin de estos recursos. Se anexa copia del acto administrativo. Concepto: Dado lo explicado y evidenciado el acuerdo No. 009 de 2010 que adicion recursos, se acepta y se levanta lo observado. 8. FORMATO F07_ AGR. Las cifras reportadas en el formato de ejecucin de gastos del SIA presentan diferencias sustanciales, con relacin a la ejecucin de gastos que enviaron en forma impresa, como se ve en la tabla siguiente, las cuales debe explicar.
Nombre Presupuesto Inicial Adiciones Reducciones Crditos SIA 13,006,737,427.00 4,871,772,653.00 0 2,498,701,658.00 Ejecucin Gastos 12,306,737,427.00 4,821,772,653.00 0 2,425,701,658.00 Diferencia 700,000,000.00 50,000,000.00 0 73,000,000.00


Contra crditos Total Presupuesto Compromisos Obligaciones Pagos 2,425,701,658.00 17,951,510,080.00 13,456,567,947.00 13,156,471,922.00 12,741,334,170.00 2,425,701,658.00 17,128,510,080.00 12,657,867,947.00 12,364,271,922.00 11,952,134,170.00 0 823,000,000.00 798,700,000.00 792,200,000.00 789,200,000.00
Respuesta: Estas diferencias obedecen a que en el Formato que aparece en la plataforma del SIA, se incluyo la cuenta mayor y la auxiliar es decir este valor en el formato SIA va doble (fila nmero 84 sobra) Se anexa formato No. F07_AGR, en medio magntico, una vez se elimina esta fila no se presenta ninguna diferencia. Concepto: Evidenciado el correspondiente formato y efectuadas las verificaciones debidas, se acepta lo explicado y se levanta lo observado. 9. MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO DE GASTOS Revisadas las ordenanzas y acuerdos de modificaciones al presupuesto de gastos de la vigencia de 2010 del Instituto, se encontr que mediante Ordenanzas Nos.003 y 043 y Acuerdos Nos. 001, 003, 007, 009, 012, 014, 017, 019 y 020 de 2010, adicionan al presupuesto la suma de $ 4,772,719,208.00 y segn la ejecucin aparece la suma de $4,821,772,653.00, presentndose una diferencia de $49,053,445.00. De igual forma se presenta diferencia en los traslados presupuestales (Crditos y contracrditos), ya que en ejecucin presupuestal se presentan por valor de $2,425,701,658 y la sumatoria de los acuerdos Nos. 005, 006, 008, 011, 013 y 018 es de $1,275,701,658.00, por lo cual debe explicar las diferencias, anexando los soportes legales.
Nombre Presupuesto Inicial Adiciones Reducciones Crditos Contra crditos Total Presupuesto
Ejecucin Gastos 12,306,737,427.00 4,821,772,653.00 0 2,425,701,658.00 2,425,701,658.00 17,128,510,080.00
Actos Adtivos 12,306,737,427.00 4,772,719,208.00 0 2,425,701,658.00 2,425,701,658.00 17,079,456,635.00
Diferencia 0 49,053,445.00 0 0 0 49,053,445.00


Respuesta: Esta diferencia obedece a que falto incluir el Acuerdo No. 009 de fecha Septiembre 10 de 2010, por medio del cual se realizo la adicin de estos recursos. Se anexa copia del acto administrativo. Respecto de la diferencia de los traslados presupuestales, no existe ninguna diferencia se debe incluir el Acuerdo No. 002 de 2010, el cual fue presentado en la carpeta de la cuenta. Concepto: Evidenciados los correspondientes Acuerdos Nos. 009 y 002 de 2010 y efectuadas las verificaciones debidas, se acepta lo explicado y se levanta lo observado.
10. FORMATO F07_AGR y F07b_CDN, Registra en la ejecucin de gastos como giros efectuados la suma de $12,741,334,170.00 y en la relacin de pagos la sumatoria da $33,219,185,416.00, resultado incongruente el cual debe explicar. Debe explicar y corregir la informacin reportada en el formato f07b_cdn. si se tiene en cuenta que al algunos de los valores reportados en las columnas Valor Comprobante y Neto Pagado, no guardan proporcin, situacin que indica que los valores no fueron reportados al SIA en forma correcta y que la informacin reportada en los formatos no es real. Se deben explicar y corregir los formatos. Concepto Ejecucin Gastos Relacin Gastos F07_ AGR F07b_CDN Total Girado
12,741,334,170.00 33,219,185,416.00
Respuesta: Las diferencias del total pagado en Tesorera frente a los pagos de la ejecucin de la vigencia actual obedece a: Cuentas Por pagar de la vigencia anterior, descuentos obligatorios realizados a cada pago, como son retencin en la fuente, industria y comercio salud y pensin, fondo de solidaridad, embargos judiciales, libranzas, as los pagos realizados de los descuentos y las transferencias del porcentaje que le corresponde a los municipios por concepto de Cigarrillo y Tabaco, partidas que no afectan presupuesto debido a que es un ingreso recibido para Terceros. Anexo Cuadro Explicativo. Concepto: Una vez revisada la informacin suministrada en el cuadro explicativo se encuentra como satisfactoria la respuesta


11. FORMATO F07_AGR y F08b_AGR Efectuado el anlisis de la ejecucin presupuestal de gastos F07_AGR, con las modificaciones al presupuesto F08b_AGR, se encontraron diferencias sustanciales, las cuales demuestran que la informacin reportada en el formato de modificaciones al presupuesto de gastos no es veraz ni corresponde a la realidad presupuestal del Instituto, tal como se ve en la tabla siguiente. Debe explicar las diferencias anexando los soportes legales y corregir el formato. Concepto Adiciones Reducciones Crditos Contra crditos F07_AGR
4,821,772,653.00
F08b_AGR
4,772,719,208.00
Diferencia
49,053,445.00
0
2,498,701,658.00 2,425,701,658.00
0
2,425,701,658.00 2,425,701,658.00
0
73,000,000.00
12. FORMATO F08a_AGR, Efectuado el cruce de la informacin reportada en el formato con las ordenanzas y acuerdos de modificacin del presupuesto de ingresos, no se encontr diferencia. Concepto Adiciones Reducciones SIA
4,772,719,208.00
Actos Adtivos
4,772,719,208.00
Diferencia 0 0
13. FORMATO F08b_AGR Efectuado el cruce de la informacin reportada en el formato con las ordenanzas y acuerdos de modificacin del presupuesto de gastos, se encontraron diferencias como se ve en la tabla siguiente, las cuales debe explicar, anexando los soportes del caso. Concepto Adiciones Reducciones Crditos Contra crditos SIA
4,772,719,208.00 0 2,425,701,658.00 2,425,701,658.00
Actos Adtivos
4,772,719,208.00 0 2,425,701,658.00 2,425,701,658.00
Diferencia
0 0 0 0
14. FORMATO F09_AGR. Los valores que registra en cada una de las columnas Un eficiente control fiscal por Boyac

no corresponden a los que aparecen en la ejecucin de gastos, el PAC del periodo equivale al presupuesto inicial y el PAC situado debe ser igual al presupuesto definitivo. Las adiciones deben ser iguales a las aprobadas en los actos administrativos y los pagos efectuados deben ser iguales a los que registran en la ejecucin de gastos. Como se observa en la tabla siguiente se presentan diferencias enormes, lo cual indica que los valores registrados en este formato no son reales. Se debe revisar y corregir el formato Concepto Pac periodo Adiciones Reducciones Pac situado
17,951,510,080.00 12,741,334,170.00
SIA
22,510,797,473.00 7,370,474,311.00 2,425,701,658.00
Ejecucin
12,306,737,427.00 4,772,719,208.00 0 17,951,510,080.00 11,952,134,170.00
Pagos Respuesta: i.
En primer lugar estas diferencias obedecen a que en el Formato que aparece en la plataforma del SIA, se doblo una fila, la fila nmero 84 sobra, ya que se incluyo la cuenta mayor y la auxiliar es decir se doblo el valor. En segundo lugar la columna correspondiente al Pac periodo no corresponden los valores ingresados, se corrigen los valores de esta columna. En la columna E correspondiente a las adiciones realizadas en el Pac, es la suma de las adiciones presupuestales y los crditos de los traslados presupuestales realizados por la entidad. La Columna F correspondiente a las reducciones realizadas en el Pac, es la suma de los contracrditos de los traslados presupuestales realizados por la entidad Respecto de la diferencia en la Columna I Pagos es la misma respuesta del punto 1.
ii.
iii.
iv.
v.
Se anexa formato No. F09_AGR, en medio magntico, una vez se elimina la fila No. 084 y se corrige la columna correspondiente al Pac Periodo, no se presenta ninguna diferencia. Un eficiente control fiscal por Boyac

Concepto: Evidenciado el correspondiente formato y efectuadas las verificaciones debidas, se acepta lo explicado y se levanta lo observado. 15. FORMATO F11_AGR Constituyen las cuentas por pagar mediante resolucin No 11 del 15-01-10 por valor de $398817.124.56 y giran la suma de $392039,098.56. Concepto
Constituidas Giradas
SIA
398817.124.56 392039.098.56
Actos Adtivos
398817.124.56 392039.098.56
Diferencia
0 0
Respecto de este numeral se remite a lo expresado en el numeral 5.3 del presente pre-informe el cual expresa CONSTITUCION Y EJECUCION DE CUENTAS POR PAGAR: Mediante Resolucin No. 11 del 15 de enero de 2010 se constituyen las Cuentas por Pagar por la suma de $398817.124.56, de lo cual se ejecut $392039.098.56, lo cual no se evidencia irregularidad alguna, ya que contablemente se clasific la diferencia para cumplir con el compromiso. Motivo por el cual no se presento ninguna diferencia ni se evidencio ninguna irregularidad, respecto de la constitucin y ejecucin de cuentas por pagar. Concepto: Se efectu la correspondiente correccin por la Comisin Auditora, tal como se muestra en el numeral 5.3 y el 15. 16. FORMATO F13_AGR En este formato se deben registrar todos los contratos que superen el 10% de la menor cuanta es decir $14420.000, se diligenci en su totalidad, sin embargo existen incongruencias en nmeros y fechas de certificados de disponibilidad presupuestal y de registros presupuestales. Se les recuerda que el no suministrar toda la informacin requerida se constituye en falta gravsima ley 734 de 2002. 22. INVENTARIO. Se adjunta a la cuenta en medio magntico el Inventario general de Bienes Muebles e Inmuebles del Instituto, el cual est debidamente referenciado, clasificado y cuantificado. 23. CONCILIACION DE RECURSOS, Efectuada la conciliacin de recursos de la vigencia de 2010, (Para la conciliacin se tomaron las cifras registradas en las ejecuciones de ingresos y gastos y el estado de tesorera, presentadas fsicamente en la correspondiente cuenta) se determino un sobrante el cual debe explicar anexando los soportes legales. SALDO ANTERIOR INGRESOS EFECTIVOS DE LA VIGENCIA PAGOS DE LA VIGENCIA Un eficiente control fiscal por Boyac
874027.131 12.703225.685 11.952134.170

GIROS CUENTAS POR PAGAR SALDO EXIGIBLE SALDO DISPONIBLE SOBRANTE Repuesta: SALDO ANTERIOR INGRESOS EFECTIVOS DE LA VIGENCIA PAGOS DE LA VIGENCIA GIROS CUENTAS POR PAGAR SALDO EXIGIBLE SALDO DISPONIBLE SOBRANTE 874027.131 12.923.731.667 13.213.099.611 392039.099 192.620.088 1.409023.596 1.216.403.508 392039.099 1.233079.547 1.409023.596 175944.049
Teniendo en cuenta que la comparacin que la contralora realiza; es entre el efectivo y la ejecucin presupuestal y que el efectivo registra ajustes contables, ingresos que no afectan el presupuesto de la vigencia y aumentan el efectivo, como son: CUENTAS POR COBRAR 2009 DEVOLUCIONES POR RETENCION EN LA FUENTE $436.424.124 $ 140.650
En cuanto a los egresos (ver relacin de egresos anexa corregida), tambin registran un mayor valor cancelado y esto se debe a que el instituto realiza pagos por retencin en la fuente, libranzas, y dems descuentos a los empleados, el aporte total a seguridad social, pagos que no afectan el presupuesto. Nos muestra un sobrante en el efectivo el cual se explica de la siguiente manera: -RETENCION EN LA FUENTE -RETEICA -TRANSFERENCIAS A MUNICIPIOS POR CIGARRILLO -DEL 2009 -COOPERATIVAS -EMBARGOS -LIBRANZAS $ 396.395.345 $ 46.090.128 $ 16.783.000 $ 99.100.935 Un eficiente control fiscal por Boyac
$ 363.740.000 $ 39.788.463

-APORTES A SEGURIDAD SOCIAL EMPLEADOS SUBTOTAL MENOS TOTAL SALDO DISPONIBLE Concepto:
Conforme a las explicaciones dadas en respuesta, y efectuadas las comparaciones y comprobaciones debidas, la conciliacin de recursos a 31 de diciembre de 2010 queda de la siguiente manera:
$ 61.885.549 $1.023.783.420 -1.216.403.508 $- 192.620.088
SALDO ANTERIOR INGRESOS EFECTIVOS DE LA VIGENCIA PAGOS DE LA VIGENCIA GIROS CUENTAS POR PAGAR SALDO EXIGIBLE SALDO DISPONIBLE
874027.131 12.923731.667 11.996696.103 392039.099 1.409023.596 1.409023.596
Si con posterioridad a la fecha del presente documento dentro de los cinco (5) aos siguientes, aparecen pruebas de operaciones fraudulentas o irregularidades relacionadas con la cuenta de este periodo, se levantar el presente fenecimiento y se iniciar el proceso de responsabilidad fiscal de acuerdo con lo estipulado en la resolucin 042 de 2009.
8. SEGUIMIENTO A PLAN DE MEJORAMIENTO La Contralora General de Boyac de acuerdo al PAO (Plan Anual Operativo) ao 2010, practic en ese ao, Auditora Especializada a INDEPORTES BOYACA correspondiente a la vigencia fiscal 2009; generndose como producto un Plan de Mejoramiento, el que fue suscrito por el Contralor General de Boyac, doctor Jos Virgilio Jimnez Guerrero y el Gerente General del Instituto de Deportes de Boyac, doctor Emilio Hernando Orjuela Pea. Dado que el diagnstico resultante del estudio de las areas de Contratacin y Presupuesto se tom como punto de inicio para el proceso de mejoramiento, donde INDEPORTES BOYACA debi cumplir las metas establecidas en dicho Plan, en los tiempos programados para la correspondiente verificacin. Como resultado de lo anterior se evidenci y verific lo registrado en el Informe Final fechado el 01 de abril de 2011, dirigido a la Direccin Operativa de Control Fiscal de la Contralora General de Boyac, por el Gerente de Indeportes Boyac, donde se describen puntualmente las acciones correctivas correspondientes al Plan de Mejoramiento. Un eficiente control fiscal por Boyac
9. CONCLUSIONES En el Instituto Departamental de Deportes de Boyac, INDEPORTESBOYACA, se efectu control presupuestal sobre las operaciones que lo afectaron, tomando como referencia el Estatuto Orgnico de Presupuesto; observndose que los actos administrativos, acuerdos, adiciones y obligaciones que lo afectaron, estn soportados con el correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal, que garantizaron la existencia de apropiacin suficiente para atender estos gastos. Se evidencio que en el Instituto el MECI encamina sus actividades al mejoramiento en el desempeo de la Entidad, y contribuye al cumplimiento de la misin Institucional; se han hecho auditorias y convenios de mejoramiento en cada una de las reas del Instituto, con el fin de mejorar algunas deficiencias presentadas. El Instituto segn lo reportados en el Formato F13_AGR, suscribi en total 293 contratos y convenios, por un valor total de $8.191884.339 ; de los cuales segn su clase, 152 corresponden a prestacin de servicios (C1) por valor total de $2.568511.163; 130 clasificados como Otros (C10) por valor total de $5.441873.146 y uno de suministros (C5) por $62700.030. Se evidencia que el Instituto utiliz la modalidad de contratacin directa como principal metodologa, lo cual es coherente con la clase de contrato y con la misin de la entidad. Para el desarrollo de la Auditora se tom como muestra el 22% de los contratos y convenios celebrados por el Instituto, muestra que corresponde a 64 de stos. De su revisin se observa en general que si bien tienen el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, el Registro Presupuestal es realizado con bastante posterioridad a la firma del contrato, situacin que puede general desajustes presupuestales. Efectuada comparacin de la informacin contenida en el formato F13 _AGR y los documentos contenidos en cada carpeta, se evidencia falencias e inconsistencias frecuentes tales como: La no correspondencia del valor del contrato; de la fecha y valor del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, fecha de firma del contrato, fecha, nmero y valor del Registro Presupuestal; fecha de aprobacin de garanta nica y otras relacionadas con actas de iniciacin y liquidacin; as mismo en revisin a las carpetas de los contratos, se Un eficiente control fiscal por Boyac

verific que en algunos el acta de inicio es posterior a la fecha pactada. Situacin que muestra falta de compromiso y cuidado con el reporte y manejo de informacin. Lo detectado por la Auditora en la revisin de documentos soporte dentro de los distintos contratos y convenios, evidencia la falta de supervisin y coordinacin que deben tener los Interventores en la vigilancia y control de stos, ya que tratndose del manejo de plazos o trminos de ejecucin, su desatencin puede acarrear desequilibrios presupuestales y/o reclamaciones jurdicas. Con cierta regularidad se entregan anticipos a contratos, o pagos anticipados, sin que se pacte o exija la constitucin de las correspondientes garantas, dejando en manos de terceros, recursos pblicos sin el recibo de contraprestacin alguna.
Analizada la estructura de los ingresos, se extracta la participacin que tienen los Ingresos Corrientes en el Instituto, ya que en conjunto participan en casi el 90% del total de ingresos recaudados, siendo los de mayor relevancia las contribuciones al deporte establecidas por Ordenanza. En el manejo presupuestal del Instituto se detect falencias en la elaboracin y aplicacin del Plan Anual Mensualizado de Caja PAC, ya que el presentado en la Cuenta y a la Comisin de Auditora, no cumple con los lineamientos descritos en las disposiciones reguladoras, en especial con los artculos 73 y 74 del Decreto 111 de 1.996. El Instituto recurre a la creacin temporal de Cajas Menores, con el objeto de atender gastos de programas determinados con antelacin, lo cual le quita la esencia de este sistema de gastos, cual es de atender gastos urgentes. Efectuada revisin a los formatos que diligencia el Instituto Departamental de Deportes de Boyac Indeportes Boyac, dentro de la rendicin de la cuenta a la Contralora General de Boyac, en cumplimiento de la Resolucin No 042 del 02 de febrero de 2009, se detect inicialmente algunas inconsistencias de forma, las cuales se corrigieron, por lo cual la correspondiente cuenta se Fenece. Un eficiente control fiscal por Boyac
10 RECOMENDACIONES
Teniendo en cuenta que de la revisin documental a contratos, se evidenci que el Registro Presupuestal es realizado con bastante posterioridad a la firma del contrato, se hace necesario que ste se efecte paralela o simultneamente a la ordenacin o suscripcin del compromiso, con el fin de evitar inconvenientes de orden presupuestal y legal. Dadas las frecuentes inconsistencias detectadas en la informacin reportada en los formatos del SIA rendidos a la Contralora General de Boyac, se hace necesario se efecte sta con la mayor exactitud, seriedad y diligencia, con el propsito de evitar sanciones e inconvenientes en su revisin. Como quiera que con gran frecuencia se hall falta de actas de liquidacin de contratos y convenios ya terminados, es fundamental se instruya a quienes ejercen funciones de interventoria y supervisin, para que se proceda dentro de los trminos legales. Detectado el hecho que con cierta regularidad se efectan anticipos o pagos anticipados, sin que se pacte o exija la constitucin de las correspondientes garantas, es imprescindible se adopten medidas que tiendan a proteger la entrega de recursos pblicos a particulares. Analizada la estructura de los ingresos, se extracta la participacin que tienen los Ingresos Corrientes en el Instituto, ya que en conjunto participan en casi el 90% del total de ingresos recaudados, siendo los de mayor relevancia las contribuciones al deporte establecidas por Ordenanza. Detectadas falencias en la elaboracin y aplicacin del Plan Anual Mensualizado de Caja PAC, se debe proceder de conformidad en aplicacin de disposiciones legales, en especial con los artculos 73 y 74 del Decreto 111 de 1.996.


Los gastos que se efecten por el sistema de Caja Menor, deben enmarcarse dentro de las disposiciones legales que les rigen, siguiendo la esencia de su destinacin, cual es de atender gastos urgentes. Por otra parte se debe prescindir de la creacin de stas para atender programas especiales.


11. CUADRO DE HALLAZGOS
TIPO DE HALLAZGO Administrativos Fiscales Disciplinarios Penales
CANTIDAD 23 -
12. RESPUESTA PREINFORME AUDITORIA Con fecha 03 de junio de 2011 se notific preinforme de Auditoria especializada efectuada al Instituto Departamental de Deportes de Boyac - INDEPORTES BOYACA vigencia fiscal 2010, a la Gerencia; el cual fue contestado con oficio de fecha 13 de junio de 2011, en el cual se contestan las observaciones. 13. PRONUNCIAMIENTO (FENECIMIENTO)
Practicado el estudio formal de los documentos constitutivos de la cuenta rendida a esta Contralora y lo radicado el 28 de febrero de 2011 correspondiente a la vigencia fiscal 2010 y de acuerdo a los procedimientos establecidos en la Resolucin 042 de 2009, se efectu revisin, encontrando que las operaciones fiscales contenidas en los formatos Ejecuciones Presupuestales, Relaciones y los respectivos Ingresos y Egresos del Estado de Tesorera, as como los dems exigidos por la Contralora General de Boyac, son consistentes y razonables, por tanto la cuenta objeto de estudio y los saldos que refleja el Estado de Tesorera quedan bajo responsabilidad del cuentadante.
14. -DICTAMEN DE AUDITORIA ESPECIALIZADA La Contralora General de Boyac con fundamento en las facultades otorgadas en el artculo 267 de la Constitucin Poltica practic Auditoria Especializada a las reas de Presupuesto y Contratacin del Instituto Departamental de Deportes de Boyac - INDEPORTES BOYACA vigencia fiscal 2010, a travs de la evaluacin de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que administr los recursos puestos a su disposicin y los resultados de su gestin, la comprobacin de que las operaciones financieras, administrativas y econmicas se realizaron conforme a las normas legales estatutarias y de procedimientos aplicables, la evaluacin y anlisis de la ejecucin de los planes y programas. Es responsabilidad de la Administracin el contenido de la informacin suministrada por la Entidad y analizada por la Contralora General de Boyac; la responsabilidad de este Organismo de Control, consiste en producir un informe que contenga el concepto sobre la razonabilidad, transparencia y claridad Un eficiente control fiscal por Boyac

adelantada por la Administracin del Instituto, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales. La evaluacin se llev a cabo de acuerdo con normas, polticas y procedimientos de auditora, prescritos compatibles con los de general aceptacin; por lo tanto requiri acorde con ellas, la planeacin y ejecucin del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar el Informe. El control incluy el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestin de la Entidad, las cifras, y el cumplimiento de las disposiciones legales. Dado lo anterior, se debe proceder de conformidad con lo sealado. 15. PLAN DE MEJORAMIENTO A fin de lograr que la labor de Auditoria conduzca a que se emprendan actividades de mejoramiento de la Gestin Pblica, el Instituto Departamental de Deporte de Boyac debe disearse un Plan de Mejoramiento, que permita solucionar las deficiencias puntualizadas de carcter administrativo, documento que debe ser remitido a la Direccin Operativa de Control Fiscal, dentro de los cinco (5) das siguientes al recibo del Informe. El Plan de Mejoramiento debe detallar las medidas que se tomarn respecto de cada uno de los hallazgos de carcter administrativo, identificados, cronograma en que implementarn los correctivos, los responsables de efectuarlos y del seguimiento a su ejecucin.
JORGE WILLIAM PRIETO ACEVEDO Auditor


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CONTRALORA GENERAL DE BOYAC DIRECCIN OPERATIVA DE CONTROL FISCAL

AUDITORIA ESPECIALIZADA PRESUPUESTO, CONTRATACION

JORGE WILLIAM PRIETO ACEVEDO Auditor

MARIA ANAIME BARON DURAN Directora Operativa de Control Fiscal

JOSE VIRGILIO JIMENEZ GUERRERO Contralor General de Boyac

Tunja, junio de 2011

Un eficiente control fiscal por Boyac

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1. OBJETIVOS 1. OBJETIVOS 1.1. PRINCIPAL

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de abogados que participaron en la evaluacin del

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RECURSOS DE CAPITAL 10% INGRESOS CORRIENTES 90%

Fuente: Ejecucin presupuestal INDEPOTES

INGRESOS CORRIENTES 2010 Cigarrillo y Tabaco

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524,953,094.00 1,647,437,650.00 890,869,950.00 108,808,018.00