ROTINAS E PROCEDIMENTOS INERENTES AO SETOR DE REGISTRO E PROTOCOLO DA REITORIA SEPROT E PROTOCOLOS DAS DEMAIS UNIDADES COM RELAO CORRESPONDNCIA

IA As rotinas apresentadas a seguir foram adaptadas das rotinas sugeridas na obra de Paes (2004, p.55-60). Protocolo Central da Reitoria e Protocolos das demais Unidades a) ROTINAS PARA RECEBIMENTO e CLASSIFICAO Recebimento: Esta atividade consiste em receber os documentos e proceder a separao dos mesmos quanto aos seguintes aspectos: oficiais; particulares; ostensivos e sigilosos. Classificao: A classificao corresponde s operaes tcnicas destinadas a organizar a documentao de carter corrente, a partir anlise das funes e atividades do organismo produtor de arquivos. (GONALVES, 1998). PASSOS 1 2 3 4 5 6 7 ROTINAS Receber a correspondncia remetida a Reitoria UDESC ou demais Unidades (malotes, balco, ect). Emitir, quando for o caso, recibo (em formulrio prprio) do recebimento do documento. Por exemplo: documentos de licitao. Separar a correspondncia oficial (ostensiva e sigilosa ). Separar a correspondncia particular. Encaminhar correspondncia sigilosa* para registro. Distribuir a correspondncia particular. Abrir correspondncia oficial ostensiva destinada a Reitoria UDESC ou demais Unidades da Universidade, desde que no haja identificao especfica de destinatrio e/ou identificao de contedo. Verificar a quem o documento deve ser encaminhado dentro do setor. Proceder o registro do recebimento da correspondncia no livro de protocolo.

8 9

*A correspondncia sigilosa no ser aberta por nenhum servidor do SEPROT da UDESC. A

correspondncia ser recebida e encaminhada ao destinatrio.

b) ROTINAS PARA REGISTRO, DISTRIBUIO E TRAMITAO Registro: a reproduo dos dados do documento, feita em sistema prprio (no caso da UDESC, no CPA), destinado a controlar a movimentao da correspondncia e do processo e fornecer dados de suas caractersticas fundamentais, aos interessados. (BRASIL, Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto, 2002). Distribuio e Tramitao: Nestas etapas procede-se a entrega dos documentos aos destinatrios, o controle de movimentao dos documentos e presta-se informao sobre a localizao dos mesmos. Nesta etapa efetua-se o registro do documento (da correspondncia) no CPA.

PASSOS 1 2 3

ROTINAS Registrar o documento no caderno de protocolo, de acordo com sua tipologia (fatura, ofcio, circula interna etc.). Entregar os documentos aos destinatrios. Informar sobre a movimentao e localizao inicial dos documentos.

C) ROTINAS PARA EXPEDIO Expedio de Documentos: A expedio consiste no envio dos originais (com anexos, se for o caso) aos destinatrios, via correio (ECT), malotes ou em mos. Faz parte ainda do processo de expedio o envio das cpias, devidamente classificadas acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivamento (ao Arquivo propriamente dito). CORRESPONDNCIA OFICIAL OSTENSIVA E SIGILOSA PASSOS 1 2 ROTINAS Receber a correspondncia para expedio. Os envelopes devem vir fechados, com o endereamento da correspondncia correto e completo. Expedir o documento (via malote, em mos, ou correio).

Consideraes em torno da expedio de documentos: Para a postagem e remessa de documentos, deve-se observar o que dispe o Decreto n 2.534, de 25 de agosto de 2009, sobre a racionalizao de gastos e padronizao dos procedimentos para o processamento das despesas com servios de postagem e remessa de correspondncias, no mbito dos rgos e das entidades da administrao pblica estadual, e estabelece outras providncias. (GOVERNO DO ESTADO SANTA CATARINA, 2009a). Recomenda-se consultar tambm o Guia de procedimentos bsicos de controle interno do Poder Executivo Estadual, mais especificamente o item 2.5 Servios de Postagem e Remessa de Correspondncias. (GOVERNO DO ESTADO SANTA CATARINA, 2009b). Definies importantes para expedio de documentos, segundo o Guia de procedimentos bsicos de controle interno do Poder Executivo Estadual, acerca dos servios de postagem e remessa de correspondncias: Mala Direta Postal: servio no urgente para envio exclusivo de peridicos, livros, malas diretas, catlogos e materiais promocionais. Carta Comercial: servio urgente para envio de documentos, com peso mximo de 500g. Malote Serca: servio de coleta, transporte e entrega de objetos reunidos em volume, sendo utilizada para interligar todos os rgos e entidades. Encomenda Pac: o servio de encomenda da linha econmica para o envio exclusivo de encomendas, permitindo o acompanhamento do trmite da encomenda, desde a postagem at a entrega. Encomenda Sedex: o servio de remessa expressa de documentos ou encomendas.

 Correspondncia Oficial: aquela que trata de assuntos pertinentes ao rgo, trocada entre este e outras instituies governamentais e particulares, constando no envelope o nome do rgo e a Diretoria. Poder conter o nome do servidor e o cargo que exerce. Correspondncia Particular: aquela de interesse pessoal de servidores do rgo, constando no envelope apenas o nome do servidor, sem indicao do cargo, do nome da instituio e/ou de seus setores ou, ainda com indicao de PARTICULAR. (GOVERNO DO ESTADO SANTA CATARINA, 2009b, p. 200). d) CONSULTA E INFORMAO SOBRE DOCUMENTOS PASSOS ROTINAS 1 Recuperar as informaes sobre os documentos a partir da data de envio nos livros de protocolos. REFERNCIAS BRASIL, Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto. Portaria Normativa n.05 de 19 de dezembro de 2002. Dispe sobre os procedimentos gerais para utilizao dos servios de protocolo, no mbito da Administrao Pblica Federal, para os rgos e entidades integrantes do Sistema de Servios Gerais - SISG. Disponvel em:< http://www.comprasnet.gov.br/legislacao/portarias/pn05_02.pdf >. Acesso em:13 set. 2009. GONALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. So Paulo: Arquivo do Estado, 1998. 37 p. (Projeto como fazer, v. 2). GOVERNO DO ESTADO SANTA CATARINA. 2009a. Decreto n 2.534, de 25 de agosto de 2009. Dispe sobre a racionalizao de gastos e padronizao dos procedimentos para o processamento das despesas com servios de postagem e remessa de correspondncias, no mbito dos rgos e das entidades da administrao pblica estadual, e estabelece outras providncias. 2009a. Disponvel em: <http://server03.pge.sc.gov.br/LegislacaoEstadual/2009/002534-005-0-2009-004.htm>. Acesso em: 08/09/2009. GOVERNO DO ESTADO SANTA CATARINA. Guia de procedimentos bsicos de controle interno do Poder Executivo Estadual. 2009b. Disponvel em: <www.sef.sc.gov.br/auditoria> . Acesso em: 08/09/2009. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3. ed. rev.ampl. Rio de Janeiro: FGV, 2004.