La comptabilit pour les nuls

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Prsentation de FastCompta Table des matires Installation Installation de FastCompta Installation de Firebird Tour rapide de FastCompta L'cran "Premire excution" L'cran principal Survol des paramtres Saisie d'une facture d'achat Rapprochement lettra!e" Manuel de rfrence # propos de F#S$ C%&P$# Liste des 'ournaux mensuels Connection ( Firebird Restaurer une sauve!arde Paramtra!e Interro!er un compte Interro!er un )ournal Interro!er un exercice L'diteur S*L Crer un tat Importer des donnes Annexes

*ue les experts sautent ce chapitre+ car ils ris,uent d'- trouver beaucoup de !nralits abusives+ d'erreurs inexcusables et d'oublis impardonnables. #prs tout+ il est crit par un informaticien... Pour les autres+ pour ceux pour ,ui les termes "'ournaux" vo,uent Libration et Paris/&atch et "&ouvement" vo,ue les s-mphonies+ )'ai essa- de simplifier au maximum la comptabilit ainsi ,ue la relation entre la thorie et ce lo!iciel.

Petite historiette
Pour la dmonstration+ nous ima!inerons l'histoire de &r P ,ui dcide de se lancer dans le commerce des tartes aux pommes. 0" #u dpart+ &r P dispose d'un petit pcule plac dans une bo1te ( sucre avec le,uel il achte les in!rdients ncessaires+ et fabri,ue ses tartes. Il replace dans la bo1te le montant encaiss par la vente des tartes au campin!+ et recommence. Il a fix le prix de vente de ses tartes au pifomtre+ mais ,uand m2me suprieur au prix de revient des in!rdients. 3" #prs ,uel,ues semaines+ &r P re4oit une !rosse commande de la mairie pour le repas du troisime 5!e on est en priode lectorale". %uvrant sa bo1te ( sucre+ il se rend compte ,u'il n'a pas asse6 d'ar!ent pour acheter au comptant en pa-ant immdiatement" sa farine. Il demande donc ( son fournisseur s'il peut le pa-er un peu plus tard+ aprs ,ue lui/m2me aura re4u son paiement de la &airie. Le fournisseur accepte+ et &r P se retrouve pour la premire fois de sa vie ( devoir de l'ar!ent au meunier. Il a un CREDIT che6 le meunier. Les tartes sont fabri,ues+ livres+ mais &r le &aire tant malade+ le comptable de la &airie ne peut r!ler ( la livraison les tartes. Il demande ( &r P d'attendre ,uel,ues )ours. La &airie ( un CREDIT che6 &r P+ et inversement+ &r P ( un DE IT envers la &airie. 7" Les tartes aux pommes de &r P ont beaucoup de succs. Celui ci est obli! d'en fabri,uer beaucoup d'avance. 8e plus+ le meunier peut faire un effort sur le prix de la farine si &r P prend une !rosse ,uantit plut9t ,ue plusieurs petites. &r P commence donc ( faire des !T"C#! de farine. Il n'a donc plus seulement de l'ar!ent dans sa bo1te ( sucre+ mais aussi de "l'ar!ent" sous forme de farine et des tartes en cours de fabrication. 8e surcro1t+ ,uand la bo1te ( sucre est pleine+ il met de l'ar!ent ( la ban,ue+ ,uand elle est vide+ il en retire de la ban,ue. :" Les affaires marchent de mieux en mieux+ et &r P est de plus en plus surchar! de travail. Il se demande s'il ne pourrait pas remplacer la !a6inire de sa !rand/mre par un four plus moderne+ automati,ue+ ,ui surveillerait la cuisson ( sa place. Il trouve un vendeur d',uipement ,ui accepte d'2tre pa- par mensualit. &r P se retrouve donc avec; 8es factures ( pa-er che6 le meunier 8es r!lements ( percevoir de ses clients. Le maire va mieux+ mais pas les dlais de r!lements..." 8es stoc<s de tartes ( vendre et de farine. =ne machine neuve ,ui I&&%>ILIS? une partie de son ar!ent
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@otions !nrales informati,ues La comptabilit pour les nuls Rfrence des tables Installation en rseau $iens di%ers sponsoriss

pour une lon!ue dure. 8e l'ar!ent dans la bo1te ( sucre la C#ISS?"+ et de l'ar!ent ( la >#@*=?. #rriv ( ce stade oA la plus !rosse part de l'ar!ent n'est plus visible dans la bo1te ( sucre+ mais dispers ici et l( sous forme de crdits ou dbits divers+ &r P se rend compte ,u'il est temps de faire un bilan pour savoir s'il !a!ne ou perd de l'ar!ent. Il dcide de tenir une C%&P$#>ILI$? de $%=$ ce ,ui entre et sort de che6 lui dans le cadre de son activit tarteaupommes,ue+ depuis le plus petit sac de farine )us,u'( l'lectricit consomme par son nouveau four et aux timbres utiliss pour les lettres de relance au comptable de la &airie.

uts de la comptabilit
0" ?nre!istrer T"&T Les achats+ ,u'ils soient pa-s comptant ou ( crdit. Les ventes+ ,u'elles soient pa-es comptant ou ( crdit+ en espces ou en ch,ue ou par traite etc... Les relevs de ban,ue+ ce ,ui permettra de savoir ,uels achats et ventes ont t rellement pa-s voir plus bas" Les dpenses lies ( l'activit de la socit; Salaires+ crdits+ bien d',uipement+ etc... 3" Puis effectuer un RAPPR"C'EME(T entre les critures+ c'est ( dire vrifier !r5ce aux relevs de ban,ue enre!istrs dans votre comptabilit+ si vous ave6 bien suivi..." ,ue les fournisseurs ont t r!ls et ,ue vous ave6 bien re4u l'ar!ent de vos clients en compte. 7" #fin de pouvoir faire un I$A(+ c'est ( dire savoir si l'on !a!ne ou perd de l'ar!ent cha,ue anne :" ?t aussi PA)ER *"! IMP"T!+ car l'tat se base sur vos chiffres pour calculer ce ,ue vous lui deve6. Cet aspect de l'usa!e de la comptabilit impli,ue diverses modalits prati,ues et contraintes rsumes dans le document "8irective 07 L 0/BC" install avec FastCompta dans le dossier "8ocumentation".

Mo+ens utiliss
La base de la comptabilit est l'enre!istrement de M"&*EME(T! entre C"MPTE! dans un ,"&R(A$. ?nsuite+ on effectue un RAPPR"C'EME(T des critures appel !alement $ettra-e". ?nfin+ vous certifie6 l'exactitude des sommes enre!istres en *ERR"&I$$A(T les critures.

$E! C"MPTE!
Do-e6 les comptes comme des tiroirs dans les,uels vous ran!e6 de

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l'ar!ent ou des reconnaissances de dettes. Il est prfrable d'utiliser un tiroir pour cha,ue t-pe de dpense ou de dettes+ en particulier concernant les tiers clients et fournisseurs" et les t-pe de produits vendus et achets. L'ensemble des tiroirs s'appelle le PL#@ C%&P$#>L?. Cha,ue tiroir porte un numro correspondant ( un t-pe de dpense ou de recette. FastCompta est livr avec un plan comptable standard. Dous pouve6 vous procurer un plan comptable complet sous la forme d'un fascicule dans tous les ma!asins de fournitures administratives. Dous pouve6 aussi importer un plan comptable. Il existe une norme concernant le nom des comptes; La premire lettre du compte est un chiffre entre 0 et E. %n appelle ceci la CL#SS? du compte. Les comptes commen4ant par ( '0'+ '3' '7' ':' ou 'F' Classe 0 ( F" s'appellent les comptes de >ilan. Les comptes commen4ant par 'C' ou 'G' classes C et G" s'appellent les comptes de !estion. La classe E est rserve au report du rsultat d'un exercice. ?lle ne comprend !nralement ,u'un seul compte+ le EEBBBB. Pour cha,ue exercice comptable; La somme des comptes de bilan doit 2tre !ale ( la somme des comptes de !estion. 8it autrement; le total des classes 0 ( F est !al au total des classes C et G Le rsultat de l'exercice comptable est donn par la diffrence entre la classe G les ventes" et la classe C les achats" Plut9t ,ue d'utiliser des sommes n!atives+ on prfre parler de C%&P$? CR?8I$?=R et de C%&P$? 8?>I$?=R. Prenons par exemple la balance des comptes de la socit exemple;

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Dous pouve6 vrifier sur cette balance la plupart des lments d)( vo,us. @ote6 !alement ,ue vous pouve6 dans FastCompta utiliser des comptes auxiliaires voir ci dessus :B0BBB S%L8? et :B0BBB P%8?B0". =n compte auxiliaire est un sous/compte+ !nralement rattach au :B0BBB compte !nral des fournisseurs" ou au :00BBB compte !nral des clients".

$E! M"&*EME(T!
&aintenant ,ue les tiroirs les comptes" sont ti,uets+ il faut les remplir et les vider. =n mouvement est un transfert d'ar!ent entre deux comptes ou plus. Il ne peut pas - avoir de "pertes"+ c'est ( dire ,ue les sommes

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a)outes sur un compte sont ?H#C$?&?@$ ?I#L?S aux sommes retires d'un autre compte. #utrement dit+ la somme de la colonne CR?8I$ doit 2tre !ale ( la somme de la colonne 8?>I$. ?xemple de mouvement t-pi,ue en comptabilit; 'e commande un article che6 mon fournisseur;

'e pa-e mon achat

Dous note6 ,ue ce deuxime mouvement annule ma dette au fournisseur dans le compte :B0BBB compte fournisseur" et reporte la dette sur la ban,ue le compte F030B0" Le client achte l'article

?t la ban,ue encaisse le ch,ue

?n fin de compte+ on constate ,ue la plupart des critures s'annulent entre elles. Seul reste le bnfice ,ui dans ce cas est !al ( la diffrence entre le compte GBBBB0 vente de l'article" et le compte CBBBB7 #chat de l'article"+ soit FG+7J K. Pour 2tre complet+ il faudrait !alement a)outer les mouvements relatifs ( la $D#. 8ans FastCompta+ il est impossible de valider enre!istrer" un mouvement si le solde n'est pas nul.

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$E! ,"&R(A&.
=n )ournal est l'endroit oA sont enre!istres les critures. >ien ,u'en thorie il soit possible de n'avoir ,u'un seul )ournal uni,ue pour tous les mouvements de votre comptabilit+ il est nettement prfrable d'or!aniser la saisie dans les t-pes de )ournaux suivants; =n )ournal pour les achats. %n - enre!istre tous les mouvements du compte :B0BBB Fournisseurs" =n )ournal pour les ventes. %n - enre!istre tous les mouvements du compte :00BBB ventes" =n )ournal par compte bancaire. %n - enre!istre tous les mouvements des comptes F030xx =n )ournal pour la caisse. %n - enre!istre tous les mouvements du compte F7BBBB. @ote6 ,ue normalement le solde de ce )ournal ne peut )amais 2tre crditeur. Il est cens reflter fidlement l'tat de votre tiroir/caisse+ ,ui ne peut )amais "man,uer" d'ar!ent. =n )ournal pour les oprations diverses; $axes+ Salaires+ acompte de $D#+ r!ulation de lettra!e+ etc+ ect... ""=n Cha,ue )ournal est mensuel+ mais par forcment prsent ( cha,ue mois de l'exercice. Par exemple+ le )ournal des "# nouveaux" ne se trouve ,ue pour le premier mois de l'exercice. Comme le )ournal contient des mouvements dont la somme est nulle CrditL8bit"+ le total d'un )ournal est forcment nul. %n dit ,ue le )ournal est ",uilibr" $otal des Crdits L $otal des 8bit". Il est impossible d'avoir un )ournal ds,uilibr dans FastCompta+ puis,u'il est impossible d'avoir un mouvement ds,uilibr.

$E $ETTRA/E
Pour simplifier+ le lettra!e consiste ( rechercher les factures non/r!les; %n rapproche les sommes factures dans le )ournal des achats ou des ventes" avec le relev bancaire saisie dans le )ournal de ban,ue. ?n n'affichant *=? les critures non/rapproches d'un compte client+ on obtient ainsi en fait la liste de sommes restantes ( pa-er. Sur le plan prati,ue+ cha,ue li!ne d'un mouvement peut recevoir une lettre de # ( M+ puis ## ( MM+ etc". %n retrouve la m2me lettre pour cha,ue li!ne d'un compte concernant la m2me opration.

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8ans l'exemple ci/dessus+ on lettre une li!ne du )ournal des achats avec une li!ne du )ournal de ban,ue. # la fin de l'exercice+ les critures non/lettres des classes 0 ( F sont reportes dans l'exercice suivant. S'il est normal d'avoir des factures clients ou fournisseurs non/lettres L factures encore impa-es"+ il est tout ( fait anormal d'avoir des versements sans facture correspondante... Il est conseill de crer un compte spar pour cha,ue client si!nificatif. Ceci facilite le lettra!e. Il est normalement impossible de lettrer des comptes diffrents. $outefois+ dans le lo!iciel FastCompta+ cette opration est possible #D#@$ L? L?$$R#I?; vous deve6 alors choisir dans le,uel des deux comptes placer les critures lettres. ?n effet+ en prati,ue+ si l'on sait ( ,uel compte client appartient une facture )ournal des ventes"+ il est souvent difficile de dire ( ,uel compte correspond une somme sur un relev bancaire )ournal de >an,ue". %n place alors la facture dans le compte client par exemple :B0CLB0" et le versement dans le compte !nral :B0BBB. Lors du lettra!e+ FastCompta modifiera l'criture pour placer le versement dans le :B0CLB0.

$E *ERR"&I$$A/E
%pration essentielle pour la validit l!ale de votre comptabilit on parle de comptabilit "sincre""+ le verrouilla!e !aranti ,ue vos saisies ne seront pas modifiables ( postriori. Lors,u'un )ournal est en cours de saisie+ il est modifiable. %n parle alors de brouillard de saisie. Cha,ue mois+ lors,ue la saisie d'un )ournal est termine et les critures lettres+ vous devrie6 normalement "verrouiller" le brouillard. Dos critures sont alors "fi!es"; on ne peut pas les modifier ou les effacer. %n peut a)outer un mouvement pour en annuler un autre on parle alors de "contrepassation""+ par exemple pour enre!istrer une facture non/pa-e. Dous pouve6 verrouiller la comptabilit ( trois niveaux; 0. Derrouiller un mouvement. Dous ne pouve6 plus modifier ou effacer ce mouvement+ ni le lettrer ou le dlettrer. Il est videmment impossible d'effacer un )ournal contenant au moins un mouvement verrouill. 3. Derrouiller un )ournal. Ceci consiste ( verrouiller l'ensemble des

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mouvements du )ournal. Dous pouve6 nanmoins a)outer des mouvements. 7. ""Derrouiller

LE VERROUILLAGE D'UN MOUVEMENT, D'UN JOURNAL OU D'UN EXERCICE EST IRREVERSIBLE !

Il est donc prudent de n'effectuer le verrouilla!e ,u'au moment de la cl9ture d'un exercice+ lors,ue toutes les critures ont t vrifies et une copie bac<up" de vos donnes effectue. ?n fait+ le verrouilla!e de l'exercice est la toute dernire opration effectu par FastCompta lors de la cl9ture. 8ans FastCompta+ Il est impossible de cl9turer un exercice sans avoir imprim et verrouill les )ournaux. %n parle de Journal tout court pour le brouillard+ et de Journal !rrouill" pour un )ournal contenant des mouvements verrouills.

En $ai% un &on%! d! $"!, 'ui()u'on n'* 'arl! ni d'i+',%(, ni d! TVA !!!

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