SENCILLA

Hbitos sencillos para trabajar mejor y ser ms eciente cada da

Un libro de Hightrack

Productividad

Fundamentos de Productividad Personal

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Bienvenido a Hightrack!
Primero los hbitos. Luego el software. Fundadores de Hightrack

En Hightrack amamos la Productividad Personal porque nos ha ayudado a conseguir resultados en nuestros proyectos profesionales y a disfrutar a tope de nuestra vida personal. Y aunque el proyecto gira en torno a nuestra aplicacin, sabemos que en Productividad Personal los hbitos personales son esenciales. Por eso hemos hecho para ti este e-book de Productividad Personal donde recogemos nuestros hbitos favoritos. No slo es un obsequio de bienvenida y agradecimiento por haber creado una cuenta con nosotros. Es tambin un lugar donde descubrir algunos de los mejores hbitos para ser ms ecaz, trabajar con menos estrs y recuperar el control de tu tiempo. Lee, descubre, practica y vuelve a consultarlo siempre que necesites reiniciar tu productividad. A lo largo de las prximas pginas recorreremos los cuatro rincones ms importantes para poner a tono tu forma de trabajar y organizarte:
! Tareas y Planicacin. ! Atencin y Distracciones. ! Urgencias. ! Email.

Con esta gua rpida y los materiales de la Hightrack Academy [link] descubrirs el trabajo inteligente basado en hbitos personales. Porque no se trata de trabajar ms, sino de trabajar mejor.

2013 Hightrack. Todos los derechos reservados.

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I. Tareas & Planicacin

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Mucha gente cree que planicar slo consiste en hacer una lista de las cosas que tienes que hacer maana. Lo cierto es que eso es slo una pequea parte y no necesariamente la ms importante. El verdadero corazn de la planicacin est en detectar por adelantado dnde estn los resultados que quieres conseguir. La planicacin es el mapa del camino que quieres recorrer. Una forma de ver con ms nitidez tus objetivos. Planicar cada da es una forma de prepararte para hacerlo mejor. Porque te permite separar por anticipado lo importante de lo ms pequeo, y no descuidarlo. Antes de que el Email del da te confunda, o las urgencias te hagan perder perspectiva. Cuando te la tomas en serio y lo haces cada da la planicacin es una poderosa herramienta que te ayuda a identicar ms claramente detrs de qu tareas hay resultados de verdad.

Planicar, un hbito diario

Uno de los hbitos clave de productividad es planicar el trabajo de maana antes de terminar el da de hoy. Diez o quince minutos antes de concluir la jornada de trabajo, aprovecha para revisar todos los temas pendientes y trazar un mapa con las tareas de maana. Eso implica tres cosas:

1. Elegir las tareas que tienes que hacer maana. 2. Identicar las 2-3 ms importantes (detrs de las que hay resultados de verdad). 3. Elegir el momento ms idneo para hacer esas 2-3 tareas esenciales.

Si no ests acostumbrado a planicar diariamente y para evitar que se te olvide, puedes poner una alarma en tu calendario.

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Empezar el da con Tareas Clave

Empieza siempre haciendo las 2 tareas ms importantes, exigentes y complicadas de tu da. Eso te permitir hacerlas antes y mejor, y conseguir resultados desde el primer minuto. La primera hora del da es mucho ms productiva que el resto de tu jornada. Ests ms fresco, despejado y atento; hay menos ruido, llamadas e interrupciones a tu alrededor; y si luego el da trae alguna urgencia o complicacin, al menos ya has hecho las tareas que representan el corazn de tu da.

Cada tarea tiene su momento

Antes de planicar una tarea para un momento o incluso antes de hacerla, pregntate qu tipo de tarea es. Qu te pide, qu resultados exige, cunta energa y concentracin requiere. Hacer esto es necesario porque en tu da a da hay muchos tipos de tareas: tareas clave, complementarias, peridicas y menores, y tambin tareas mecnicas y rutinarias. Debes destinar cada una de ellas al mejor momento del da: las ms exigentes a las mejores horas del da y las menores hacia el medioda o el cierre de la jornada.

Agrupar tareas comunes

En tu planicacin sita siempre en los mismos bloques de tiempo aquellas tareas que sean parecidas o que estn emparentadas. De este modo puedes tener un bloque de tareas de concentracin, otro de tareas creativas, otro de tareas de papeleo, otro de actividad online, etc. Tu mente acta de forma ms eciente (rpida) cuando va recorriendo tareas que son similares.

Invierte ms en terminar que en empezar

Cada da, ya desde tu planicacin hecha el da anterior, concntrate ms en terminar temas pendientes que en empezar otros nuevos. Una tarea a medias o inacabada, es un problema abierto que ms temprano que tarde reclamar tu atencin o estorbar otras cosas ms importantes. Se avanza de verdad cuando se cierran temas, no cuando se empiezan. Cada maana anmate a invertir ms energas en terminar cosas y vers resultados.
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Haz descansos y minidescansos

Los que utilizamos el cerebro para trabajar olvidamos con mucha frecuencia que nuestra mente necesita descansar peridicamente. Tu ujo creativo, la intensidad y el ritmo de trabajo, o tu agilidad para discurrir y analizar, depende de una mente fresca y despejada. Y pasar demasiado tiempo trabajando frente al monitor, va justamente contra eso. Cada hora haz un minidescanso de 2-3 minutos; y cada dos horas uno ms prolongado de 10-15 minutos. Pero asegrate de hacer un descanso de verdad: no te conectes a Facebook o Twitter, levntate y aljate de tu mesa, estira tu cuerpo y articulaciones, refrscate con un vaso de agua, respira profundamente... En denitiva: haz un descanso "activo".

Aprovecha los "rincones del da

Los rincones del da son espacios de tiempo con los que no contabas en tu planicacin y que inesperadamente te regala el da. Ratos de 5, 10 incluso ms minutos que de repente se presentan en tu agenda. Esos ratos muertos son buensimos para acelerar el da. Bien adelantando tareas manuales previstas para la tarde o el cierre del da, o bien haciendo microtareas como devolver alguna llamada o hacer algn chequeo rpido.

Practica la regla del Minute de Oro

Es una regla prctica que dice as: Siempre que te encuentres con una tarea que puedes hacer y terminar en 1-2 minutos, hazla en ese instante. No la apuntes, no digas a ver si encuentro un hueco luego. Qutatela de encima antes de que se junten ms y te compliquen el da. Esta regla, no obstante, nunca se aplica si ests en medio de una tarea clave o algo que requiera concentracin. En ese caso siempre debes apuntarla para hacerla luego.

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II. Atencin

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DISTRACCIONES
La Atencin (concentracin) es como el pegamento que compacta todas tus virtudes y habilidades personales. Si no consigues que aparezca, no sacas lo mejor de ti, trabajas peor y los resultados cuestan el doble. Cosas como las Ideas, la energa, la rapidez, la motivacin, la capacidad o t agilidad mental slo pueden salir a luz y activarse cuando ests atento. Es decir: si no sufres ni distracciones ni interrupciones.

Las distracciones las provoco yo

En tu ordenador y tu mesa de trabajo hay montones de distracciones que t mismo puedes evitar antes de que te ataquen. Esto es especialmente crtico a la hora de hacer ciertas tareas, como las tareas clave. Antes de empezar con una tarea que requiera concentracin, intensidad y creatividad, asegrate siempre de tomar una serie de medidas anti-distracciones (bsicas).

Medidas anti-distracciones
Son muy elementales y fciles, as que ponerlas en marcha es cuestin de un mnimo inters personal. Si al principio no te acostumbras a ellas puedes tenerlas en un simple post-it en tu monitor a modo de simple checklist.

1. Cierra la aplicacin de Email (y el noticador de correo nuevo). 2. Cierra la aplicacin de mensajera instantnea. Tambin las redes sociales. 3. Pon el mvil en silencio y con la pantalla hacia abajo. O bien en modo avin para
que el buzn de voz salte automticamente y haga su trabajo.

4. Desconecta el telfono jo o pide que no te pasen llamadas durante un rato. 5. Cierra TODAS las aplicaciones que no necesites para hacer la prxima tarea que te
espera. No las tengas en segundo plano porque ms pronto que tarde terminarn distrayndote. Deja, eso s, Hightrack abierto. Ah tienes tu planicacin del da y es la herramienta para anotar rpidamente las nuevas tareas que vayan llegando.
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INTERRUPCIONES
Interrupciones Necesarias vs. Innecesarias
Trabajar en equipo signica interrumpir y vernos interrumpidos. No es algo malo sino que forma parte del trabajo colectivo y en s es algo positivo. Ya que t te apoyas en tus compaeros y ellos en ti para conseguir ms resultados. Ahora bien, debemos empezar a distinguir entre los dos tipos de interrupciones en el trabajo: las necesarias y las innecesarias.

Interrupciones necesarias
Las necesarias son aqullas que exigen que t interrumpas el ritmo y concentracin de un compaero porque no hay otro remedio, cuando obligatoriamente tienen que ocurrir. Necesitas su participacin, consejo o ayuda para que t puedas avanzar en algo importante o completar una tarea.

Interrupciones innecesarias
Las innecesarias son aqullas consultas o peticiones que podran esperar a otro momento o forma (por ejemplo enviarla por Email); o, peor, aqullas que en realidad son comentarios, bromas o conversaciones triviales que siempre deberan esperar a la hora del caf o la prxima pausa. Son las interrupciones sociales.

Qu hacer cuando te interrumpen?

T no puedes evitar una interrupcin pero s puedes hacer algo para minimizar su impacto y manejarla para que evitar que se alargue. Graba esta regla de oro en tu cerebro productivo: Cuanto ms dure una interrupcin ms dao le hace a tu AtencinConcentracin.

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Hay tres tcnicas clave para manejar (acortar) las interrupciones de tus compaeros y/o tu jefe:
! Anota rpido lo que te piden. Anota en Hightrack la nueva tarea que te pide el

compaero. Sobre todo qu te pide (ttulo de la tarea) y para cundo te lo pide (fecha lmite). Y a continuacin regresa lo ms deprisa que puedas a la tarea en la que estabas.

! Aplica el Minuto de Oro. Si no ests en medio de una tarea clave o de

concentracin y lo que te pide tu compaero es algo que no te llevar ms de 1-2 minutos, hazlo en ese instante. Si no tienes claro si te llevar ms de 1-2 minutos, no lo hagas, antalo en Hightrack para despus seguir las pistas del punto anterior.

! Practica el S pero No. Muchas veces un compaero te solicita ayuda o

intervencin inmediata pero t ests en medio de otra tarea. Negocia con l para que te deje los 10, 15 20 minutos que necesites para concluir tu tarea, pero siempre comprometindote con l que estars all para echarle una mano. Tienes que estar ah para ayudarle, s, pero tambin tienes que terminar tu tarea y no interrumpirla.

Reducir mis interrupciones

No olvides nunca que las interrupciones van en las dos direcciones. Es algo que te hacen a ti pero que tambin t haces a otros. Tan importante como saber manejar una interrupcin es concienciarte que debes reducir las que provocas a otros. Antes de interrumpir a un compaero con una consulta, una duda o una peticin, plantate estas dos preguntas: " Se lo podra enviar por Email? (De este modo evitara una interrupcin.)

" Se lo podra consultar-pedir la prxima vez que lo vea levantarse? (o en la hora del caf, una pausa o la siguiente reunin?

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III. Urgencias

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Las urgencias te obligan a moverte, conllevan un ritmo frentico y hasta elevan tus pulsaciones por minuto. Esta actividad te lleva a creer que ests consiguiendo resultados cuando nicamente ests haciendo cosas. Las urgencias te alejan de tu plan de trabajo y objetivos originales, que es justamente donde estn los resultados que buscas. Tienes que atender las urgencias, s. Pero no te dejes engaar por ellas creyendo que por dedicarte a ellas ests avanzando. Los resultados no estn ah, sino detrs de tus tareas clave y las tareas de tus proyectos. Salvo que trabajes en un servicio de atencin al cliente o soporte tcnico, donde precisamente te pagan por atender urgencias, el corazn de tu trabajo no son las urgencias.

La mayora de las urgencias no son urgencias

En tu trabajo tienes muchos imprevistos y algunas urgencias. Con mucha frecuencia caemos en el error de dejarnos llevar por las falsas urgencias, calicando de "urgentes" cosas que nicamente son imprevistos o tareas inesperadas. Aprender a distinguir claramente qu es una urgencia, har que trabajes con menos estrs y sobre todo consiguiendo resultados.

Empieza por lo importante

Tienes que atender las urgencias, s. Pero cuanto ms te desgastes con ellas menos te quedar para invertir en las tareas. Si te dejas tu energa, ideas, intensidad y pasin en lo ms inmediato, no te quedar para invertirlo en lo que deja huella: tus proyectos, tus tareas de alto valor... Para prevenir los imprevistos que tendrs en tu da, empieza siempre haciendo las 2-3 tareas de ms impacto de tu da. Esto no evitar que luego sufras un imprevisto o una urgencia, pero te preparar mejor consiguiendo resultados tangibles desde primera hora del da.

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Detectar falsas urgencias

Crear falsas urgencias o dejarte llevar por las de otros te acostumbra a trabajar mal y cada vez lo hars peor. Saber distinguir imprevistos y urgencias es una habilidad que todo profesional debe cuidar y practicar. De ello depende que puedas cumplir con un plan de trabajo y objetivos (conseguir resultados), sin dejar, claro est, de atender esos imponderables que inevitablemente aparecen en todo trabajo.

Imprevisto vs. Urgencias

Cmo saber lo que es un imprevisto y lo que es una urgencia? Pensando y analizando. Un hbito que cada vez practicamos menos entre el ritmo loco del da, la multitarea con la que trabajamos y el exceso de drama con el que interpretamos estos imprevistos. En cuanto llega, el imprevisto siempre est muy "caliente y te dar la impresin que es una urgencia. No te dejes llevar por la situacin, contn el primer impulso y djalo enfriar durante un minuto. En ese tiempo analzalo respondiendo a varias preguntas clave que te ayudarn a actuar de forma ms inteligente.

" Puedo terminar lo que estoy haciendo? (Recuerda: invertir ms en terminar que en empezar). " Cunto tiempo o margen de maniobra tengo? " Puedo delegar o compartir este imprevisto? " Por qu medio o canal de comunicacin me ha llegado? (Las urgencias no se deberan comunicar por Email, por ejemplo). " Esta tarea imprevista es algo que conozco o que he hecho con anterioridad?

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IV. Email

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El Email es una grandsima herramienta de trabajo que sin embargo utilizamos de forma nefasta por nuestra ausencia de hbitos. Es un animal que si no lo dominas, l te dominar por completo. Recuerda: el Email no es tu trabajo sino una herramienta de trabajo. Las ideas ocurren fuera del Email. Los resultados ocurren fuera del Email.

Hbitos clave del Email

1. No lo abras al comienzo del da. En su lugar retrasa ese gesto al menos una hora para
poder hacer una o dos tareas clave de tu da. No se trata de no abrir el Email por la maana, sino de no hacerlo nada ms empezar.

2. Chequea menos. Cuatro veces al da es ms que suciente para cubrir toda la jornada
y atender lo que te vayan enviando. Reduciendo el chequeo ganars en ms tranquilidad, tiempo material para hacer el trabajo importante y reducirs muchas distracciones.

3. Decide rpido qu hacer con cada nuevo email. Si en el mensaje hay una tarea
grande antala en Hightrack (gurdala rpidamente en el Inbox, para asignarla con calma despus); si es una microtarea de 1-2 minutos hazla en ese instante; si es algo para delegar reenvalo en ese momento; y si no, borra o archvalo en el historial de tu aplicacin.

4. Aplica el Minuto de Oro. El Email es uno de los lugares donde esta regla de gestin
del tiempo funciona mejor. Conrmaciones, adjuntar documentos, enviar datos breves... todo ello no lleva ms de 60 segundos. Si ests atento para quitarte estos correos (tareas) de encima, ahorrars mucho tiempo en tu da.

5. Evita el Cc masivo. Poner en copia a muchas personas en un mensaje slo sirve para
restar fuerza a lo que dices; adems de amplicar el ruido dentro de la empresa y agigantar un problema siempre creciente. S cuidadoso a la hora de elegir quin de verdad tiene que recibir tu mensaje y no te excedas.

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Claves para escribir correos

Tus emails deben de ser, ante todo, claros, directos y breves. Eso se consigue siguiendo estas sencillas pistas: " Antes de escribir un email pregntate: Es esta la mejor opcin para hacersolucionar lo que voy a enviar?. Recuerda: el Email no vale para todo. " Antes de teclear piensa durante 15 segundos qu quieres comunicar, solicitar o encargar. Ese sencillo ejercicio mental te ayudar a elegir y sintetizar mejor tus palabras y conseguir ser claro y preciso. " S todo lo breve que puedas. La mayora de los emails que escribimos se pueden redactar con un prrafo (2-3 lineas). Cuando piensas antes lo que quieres escribir, esto es mucho ms fcil de conseguir. " S directo, no des rodeos. Deja claro desde la primera lnea lo que quieres o pides. Esto har que la otra persona entienda y atienda ms rpidamente tu mensaje. " Escribe primero el cuerpo del mensaje, despus el asunto y nalmente elige el o los destinatarios. " Si una y otra vez te ves a ti mismo escribiendo lo mismo en tus emails, puedes recurrir a plantillas. Cabeceras y saludos, despedidas, rmas, instrucciones, procedimientos... todo eso son cosas que no tienes que escribir si utilizas las plantillas de tu aplicacin (Gmail, Outlook o Lotus incluyen esta opcin). " Escribe el Asunto al nal. Es como el titular de una noticia que debe sintetizar y remarcar los aspectos clave de tu mensaje. Si lo redactas bien, tu mensaje llevar implcito la relevancia y prioridad adecuada, y la otra persona lo atender mejor. " Antes de pulsar el botn de Enviar, haz una lectura rpida para asegurarte que todo est ok. Es una molestia de unos pocos segundos que a la postre redundar en benecio para ti y la otra persona.

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V. Meetings

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Si bien las reuniones son una indispensable herramienta de trabajo en grupo, abusamos de ellas y adems las hacemos mal. Son uno de los rincones ms improductivos de nuestro trabajo por una sencilla razn: nadie nos ha enseado a convocar, asistir y participar en una reunin.

Es necesaria?
Antes de convocar una reunin pinsalo dos veces. Tres mejor. Llevar a varias personas a una sala y quitarles una o dos horas de su trabajo es un acto de gran responsabilidad. Tiene que haber uno o varios motivos de mucho peso para hacerlo. Antes de lanzar un email de convocatoria cuestinate si realmente es necesaria. Tal vez lo que quieras comunicar, pedir o encargar se pueda resolver por otro canal o herramienta menos traumtico. Igualmente, si te convocan, asegrate que de verdad tienes que ir, que vas a aportar algo o que incluso tiene que ver con tu puesto o responsabilidades. Recuerda: no se puede trabajar sin reuniones pero s sin la mayora de ellas.

Comuncala bien
Una reunin no empieza cuando todos entris en la sala sino mucho antes, cuando se convoca y se comunica. Y es ah donde muchas reuniones empiezan a fallar. Hay varios puntos que hay que cuidar especialmente a la hora de comunicar una reunin.

Agenda & Objetivos

Asegrate que todo el mundo sabe el propsito y los objetivos reales de la reunin antes de entrar en la sala. Mediante un email, enviado das antes, comunica claramente de qu vais a hablar en la reunin. Por supuesto los puntos a tratar: la Agenda. Pero a continuacin incluye siempre esto: qu tenis que conseguir con esa reunin: el Objetivo. Este ltimo muchas veces se olvida y es ms importante si cabe que la propia Agenda.

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Duracin
Menos es mejor. A partir de 45-50 minutos la atencin de una persona se viene abajo y resulta mucho ms difcil centrar la conversacin y obtener resultados. No obstante, vers que cuando la reunin se enfoca bien: agenda + objetivos, y se prepara adecuadamente, las intervenciones de los asistentes son ms breves y directas. Para ayudar a que todos los asistentes puedan planicar bien su da de trabajo, infrmales de la duracin aproximada de la reunin. Sencillamente con una frase como esta: No os robar ms de 50 minutos.

Toma notas productivas

Si sabes tomar notas en una reunin puedes ir clasicando y distinguiendo cada cosa a medida la escribes. Utilizando caracteres especiales junto a tus anotaciones podrs organizarlas a medidas las escribes. Esto te permitir ahorrar mucho tiempo despus y sobre todo te ayudar a hacer antes. Algunos smbolos que puedes utilizar: [ ] Tareas ! Recordatorios @ Delegar # Investigar * Ideas

Prximas acciones
Una reunin nunca puede terminar sin saber qu hay que hacer o qu tienes que hacer. Prximas acciones, tareas asignadas, reparto de responsabilidades, siguientes pasos. Este es el verdadero sentido de cualquier reunin: Nace para traducirse en acciones.. De lo contrario, la reunin habr terminado en fracaso. Para acertar en este punto tan importante, tened presentes en todo momento tres palabras de oro. Son tres preguntas a las que hay que dar respuesta al cerrar cada punto de la agenda: Qu. Quin. Cundo. " QU es lo que hay que hacer? " QUIN lo va a hacer? " CUNDO se va a hacer?
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Una reunin con una agenda y objetivos claros, que adems se prepara bien antes de llegar, que dura lo justo y se pone en el momento adecuado del da, suele conducir a prximas acciones claras. Las reuniones pueden volver a ser productivas y ecaces.

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Sobre Hightrack
Hightrack es una aplicacin multiplataforma de productividad que combina un gestor de tareas, un calendario y un espacio de trabajo inteligente llamado Tracks. Creamos este proyecto porque, como t, nos gusta la sensacin de terminar. Pero con tantas tareas, eventos y distracciones, cada da es ms difcil terminar de hacer las cosas. El software de productividad tiene que ayudarte a elegir mejor y tomar mejores decisiones. Tiene que ayudarte a centrarte y ponerte en marcha, mostrndote la informacin realmente relevante para poder hacerlo. Tiene que ayudarte a alcanzar tus objetivos diarios, con menos esfuerzo y ms control de tu vida. Esto es lo que llamamos Productividad sencilla. Productividad con alma.

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