Casos de Ensino em Administrao

F UNDAO L INDOLFO S ARAIVA Sylvia Maria Azevedo Roesch R ESUMO

Programas de Compromisso de Gesto e enxugamento de um governo estadual levam mudana na estrutura organizacional de uma fundao pblica estadual no Brasil. Este caso de ensino descreve o processo pelo qual se procedeu juno de duas gerncias em uma nova Central. Com isto, Helena, gerente de uma das gerncias, vir a perder o seu cargo. A mudana concebida em gabinete e Romualdo, presidente da fundao, est receoso de comunic-la a Helena, que sua amiga e funcionria to antiga na casa quanto ele. A estratgia que implementa a de utilizar trs reunies, para dar a impresso de que a mudana foi concebida de forma gradual e participativa. O caso narrado do ponto-de-vista de Helena. Palavras-chave: mudana e cultura organizacional; transparncia na tomada de decises; estudos de gnero na administrao.

A BSTRACT
Public sector downsizing programmes provoke changes in the organizational structure of a Brazilian state foundation. This teaching case describes the merging process of two of its departments. As a result Helena, the head of one of them, will loose her managerial position. The change is conceived at closed doors and Romualdo, the president of the foundation, is wondering how he is going to communicate the decision to Helena, who is his friend and has been working in the organization as long as him. The strategy he eventually uses is to phase the information in three different meetings, so to convey the impression to Helena that change was gradual and participative. The case is narrated from the point of view of Helena. Key words: organizational culture and change; transparency in decision making; gender studies in management.

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a terceira vez que Romualdo, presidente da Fundao Lindolfo Saraiva, estende a mo ao telefone para chamar Helena, gerente do Departamento de Disseminao de Informaes, mas interrompe o gesto, permanecendo por instantes em sua poltrona a estalar os dedos. O sol da manh incide sobre a calvcie que ele tenta de vrios modos disfarar com uma mecha de cabelo. Como se percebesse esta intruso, ele levanta, d uma volta pelo gabinete e vem sentar-se no sof. Recostado nele, estende as pernas sobre o tapete vermelho que mandou colocar na sala, ao assumir a presidncia da Instituio no ano passado. No h dvida de que a proposta do Laerte, gerente do Departamento de Mtodos Quantitativos, de fundir o departamento dele com o de Disseminao de Informaes est de acordo com os planos do governador. O Laerte tem cacife para chefiar a nova Central de Informaes Estatsticas, isto no problema. Problema ser a Helena. pena! E se ela criar uma cena? At rimou ele se admira, descontraindo um pouco. Decide chamar o Laerte. Laerte bate porta, espera o chamado e entra, sorrindo, e o sorriso no se apagou de seu rosto desde que Romualdo aprovara sua proposta de uma nova estrutura organizacional para a instituio. Senta-se na poltrona com cuidado para no amassar o terno. Cruza as pernas e espera o presidente se manifestar. sobre a reunio com a Helena diz Romualdo, franzindo o cenho. A reunio ficou acertada para hoje s quatro da tarde responde Laerte. A propsito, acabo de conversar com o Eric, e o diagrama da nova estrutura j foi multiplicado e est pronto para ser distribudo s chefias. Vamos segurar um pouco a notcia diz Romualdo, remexendo-se no sof. que, bem... Na verdade, estou um pouco preocupado com a reao dela. Enquanto fala, fixa o olhar no retrato do Governador na parede, atrs de sua mesa. Queria ter uma expresso digna como a dele, pensa, sempre que examina a foto. , estava dizendo... ela tem tocado o Departamento de Disseminao de Informaes, por dez anos, com poucos recursos. A nova proposta, de fato, extingue o Departamento. E ento, quero dizer, ela perde a gerncia, e ... Laerte observa o presidente titubeando, e procura disfarar o aborrecimento. Para que esta encenao? J no haviam discutido os detalhes no almoo? De

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fato a Helena no ia perder muita coisa, pois a FG j estava incorporada ao seu salrio. Alm disso, sabido que ela no trabalha por dinheiro. Se facilitar, ela paga para trabalhar. No foi o Eric quem contou que ela andava querendo aplicar 5S no Departamento, depois de fazer o curso s suas prprias custas? Pior ainda quando voltou do curso de Gesto da Qualidade, representando a Fundao e resolveu entender que o seu departamento deveria ser dirigido como uma empresa: enviou vinte funcionrios para treinamentos na rea de qualidade e depois andou alugando vdeos para treinamento interno. Tudo isto sem ganhar nada em troca. Quer dizer, uma pessoa assim deveria dar lugar para aqueles que tm ambio. Estive pensando, a Helena poderia ficar com a chefia de Informtica da nova Central. Ela continuar atuando em setor a ela familiar, mas sob sua gerncia. E ento? sugere Romualdo, levantando as mos como um padre, ao dirigir-se aos fiis na missa. A idia lhe fora soprada pela Clarinha, sua amiga. Mas queria pensar como sua. Excelente responde Laerte. Toma como regra jamais dizer no, muito menos contrariar o presidente. Depois encontrar um jeito de neutralizar a Helena. O fato de ela ser um pouco mais antiga na casa do que ele, jamais o intimidou. Nem mesmo ser amiga pessoal do presidente o incomoda. Ela simplesmente no preo para ele. Satisfeito, Romualdo olha mais uma vez para o retrato do governador, e ento levanta-se. Antev a reunio-almoo de amanh na Federao de Bancos. Afinal, no fcil conseguir um lugar mesa quase ao lado do Secretrio de Estado. Tudo graas Judith, sua mulher. Fizera amizade com o chefe do cerimonial da Assemblia, seu colega no curso de espanhol. Precisa causar boa impresso; precaver-se para quando terminar o mandato de presidente. Quem deseja voltar a ser um tcnico? Ainda sorrindo, acena para Laerte, que discretamente se retira do gabinete.

Helena passa pelo buffet das saladas e se dirige s massas. o dia da semana em que se d ao luxo de comer vontade. Que a dieta v para o inferno s quartasfeiras. De volta mesa, almoa em silncio. Ficou at as tantas, ouvindo as queixas dos funcionrios da digitao do setor de Informtica sob sua gerncia, no Departamento de Disseminao de Informaes, e acabara esquecendo de se alimentar. Quando saiu da repartio, alguns colegas j estavam voltando ao trabalho. Deseja mais alguma coisa? pergunta o garom. S a conta, por favor responde, olhando o relgio. Quinze para as trs, no teria tempo nem de provar a sobremesa outra concesso das quartas-feiras.
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Aproveitaria a reunio mensal com o presidente marcada para esta tarde, e insistiria novamente sobre os problemas levantados pelos funcionrios. No h como justificar uma instituio sem cargo de Digitador, onde o trabalho feito por auxiliares, com os deveres de tal cargo e nenhum dos seus direitos, como carga horria de seis horas dirias etc. Deixa o restaurante e, no caminho, continua a refletir sobre os problemas do seu setor. Ainda aperta a nota fiscal na mo dentro do bolso, ao chegar de volta a sua sala na repartio. So trs e quinze e espera encontrar tempo de chegar biblioteca e ver se tudo est em ordem. Nem bem havia cruzado a porta da sala e ouve o telefone. a secretria do presidente, avisando que a reunio est para iniciar e que ela deve vir imediatamente. Por que tanta pressa? ela pensa, e pela primeira vez questiona se a reunio teria um propsito especial. De qualquer maneira, iria tocar nos problemas do setor de Informtica. Precisa de digitadores e de novo equipamento. Um equipamento mais potente permitiria centralizar as informaes socioeconmicas, hoje duplicadas em diferentes rgos, e sobre as quais ningum tem controle. No, talvez no insista, desta vez, sobre o equipamento, mas no vai abrir mo dos digitadores. Est farta de ouvir comentrios do Eric, Assessor de Informtica da Presidncia, sobre a ineficincia do seu setor. A propsito, gostaria de saber o motivo de o unha encravada, como os funcionrios o batizaram, visitar seu setor com tanta freqncia. A reunio com o presidente inclui Heitor, diretor tcnico, alm do Laerte e do Eric. O presidente vai direto ao assunto. Helena, estamos discutindo a possibilidade de transferir o setor de Informtica para o Departamento de Mtodos Quantitativos, sob a gerncia do Laerte. Acreditamos que a mudana pode reforar a rea de Estatstica. O Eric, em face dos seus conhecimentos de informtica, apia o Laerte, e com isso queremos agilizar o cronograma das publicaes. Entendo ela responde, sem esconder sua surpresa. Agora v tudo claro, as visitas do Eric, o buqu de flores em nome do Laerte e Eric no aniversrio dela. Recorda que na gesto anterior, a mesma estratgia foi tentada por Eric, e ela conseguiu boicotar. Hoje percebe uma situao diferente. O Eric no larga o Laerte; e ningum mais consegue discutir questes tcnicas ou administrativas do seu setor com o presidente ou com os diretores, sem a interferncia de ambos. S no compreende bem o sentido da transferncia. Logo o setor de Informtica, cuja chefia est vaga h cinco anos, e a Direo no toma providncias a respeito da falta de recursos. Alm disso, o pessoal est ressentido com a falta de franqueza

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da Direo sobre as perspectivas futuras. Primeiro foi vazada a informao sobre a quota de 15% de reduo da folha de pessoal firmada no Compromisso de Gesto, no final de 1995; mais tarde, o corte das vagas de auxiliares via PDV, na metade deste ano, acentuou o descontentamento. Pensa a quem deveria agradecer a transferncia do setor. Ao Romualdo? A reunio termina rapidamente. O presidente anuncia que o assunto precisa ser bem discutido. Espera sugestes sobre os ajustes necessrios para viabilizar a mudana do setor entre os departamentos. Para tanto, uma nova reunio marcada nas prximas duas semanas. Neste meio termo, Helena traa planos para seu departamento. A partir de agora, tendo apenas dois setores a gerenciar, pretende reaplicar as idias de qualidade no servio pblico. Est entusiasmada. Por duas semanas rene-se com os funcionrios para em conjunto elaborar planos para discutir na prxima reunio da Direo. Volta a conversar com os funcionrios do setor de Informtica, e confirma que o pessoal vem trabalhando o estritamente necessrio, talvez at j saibam da prxima transferncia. De certo modo, sente-se aliviada. Acaba de se livrar de um rabo de foguete. A segunda reunio apenas formalizou o anunciado na primeira: o setor de Informtica ficar, a partir de agora, afeto ao Departamento de Mtodos Quantitativos, gerenciado por Laerte. O diretor tcnico recebe os relatrios de Helena e promete examin-los, em breve. O presidente quer a colaborao dela em todas estas mudanas. Entretanto, est com um compromisso inadivel, e a discusso fica postergada para uma nova reunio dentro de quinze dias. Um tanto intrigada, ela resolve aguardar a prxima reunio. Aprecia Romualdo, vm trabalhando juntos por vinte e quatro anos. Recorda a habilidade do presidente, no seu primeiro ano de mandato, em lidar com a clusula do Compromisso de Gesto, quando havia a ameaa de demitir pessoal tcnico. Barganhou com os cedidos, devolvendo-os s suas instituies de origem e conseguiu manter o pessoal novo que ingressou aps 1988. Foi uma poca terrvel; mesmo depois destas medidas ainda corriam boatos sobre prximas demisses do pessoal CLT admitido antes de 1988. Com o fantasma das demisses adormecido ela conclui hora de melhorar o dia-a-dia. Est disposta a cooperar. A terceira reunio rpida e definitiva como uma Medida Provisria. Nela, o presidente apresenta o novo organograma da instituio, sugerido por Laerte. O propsito reforar a rea estatstica, enxugar as atividades dos setores e centralizar diz Laerte.
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Helena ouve as explicaes. informada de que, entre outras mudanas, se extingue o Departamento de Disseminao de Informaes e cria-se uma comisso, da qual ela convidada a participar, para propor uma nova Central com cinco unidades, sob a gerncia do Laerte. Finalmente, lhe oferecem a chefia do setor de Informtica no novo rgo. Ela deixa a reunio sem se manifestar. Tenta refletir sobre as alternativas que lhe restam, mas o nico pensamento concreto que lhe vem mente a necessidade de que a nova estrutura seja homologada por mais duas instncias. Quer dizer, ningum sabe ainda se haver recursos para implement-la.

O BJETIVOS

DE

APRENDIZAGEM

O caso representa aspectos do clima e cultura de um rgo da administrao indireta, examinados luz de um programa de mudanas estruturais induzidas pelo governo estadual. Enfatiza o jogo de interesses na tomada de decises tcnicas, a falta de transparncia nas comunicaes, o machismo e a passividade feminina. Seus objetivos so desenvolver nos participantes: (i) conhecimentos sobre o ambiente de uma organizao pblica; (ii) respostas cognitivas e emocionais quanto a esta realidade; (iii) o estudo e critica da literatura sobre mudana, clima e cultura organizacional; transparncia da gesto; comunicaes; bases da tomada de decises e estudos de gnero na administrao; e (iv) a busca de estratgias de mudana para situaes semelhantes apresentada no caso.

F ONTES

DOS

D ADOS

Este caso relata uma situao real acontecida no final dos anos 90, em rgo da administrao indireta estadual brasileira. O nome da organizao e dos atores do caso foi disfarado e a narrativa contm elementos ficcionais que, no entanto, no alteram o seu contedo. Com o fim de atrair o interesse dos leitores, o caso narrado no estilo de um conto, e no tempo verbal presente, embora a situao tenha acontecido no passado. As seguintes fontes de informao foram utilizadas para a coleta de dados: quatro entrevistas em profundidade com a funcionria Helena, fora da situao de trabalho; pesquisa documental e visitas organizao para sentir o seu ambiente.

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S UGESTES

PARA A

D ISCUSSO

DO

C ASO

Este um caso breve que pode ser lido em menos de 10 minutos, em sala-deaula. Sugere-se a sua aplicao tanto em cursos de graduao como de especializao e mestrado, em disciplinas que lidem com administrao geral, recursos humanos e comportamento organizacional. Os seguintes passos tm sido utilizados em testes do caso: (1) leitura individual; (2) discusso em pequenos grupos, tendo em vista as questes apresentadas; (3) discusso plenria; (4) resumo pelo professor dos principais pontos discutidos no quadro.

Q UESTES

PARA

D ISCUSSO

1. Que situaes gerenciais voc identifica neste caso? 2. Se voc fosse Helena, como teria procedido durante as reunies? 3. Que alternativas restam Helena, agora, que a mudana foi efetivada? 4. At que ponto a literatura gerencial sobre mudana, clima e cultura organizacional, transparncia da gesto, comunicaes, bases da tomada de decises e estudos de gnero na administrao contempla os problemas apresentados no caso?

B IBLIOGRAFIA R ECOMENDADA

SCHERMERHORN JR., J. R. et al. Fundamentos de comportamento organizacional. 2. ed. Porto Alegre: Bookman, 1999.

WOOD JR, T.; URDAN, F. T. Gerenciamento da qualidade total: uma reviso crtica. In: WOOD JR. (Coord.). Mudana organizacional. 3. ed. So Paulo: Atlas, 2002.

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ANEXO 1 - D EFINIES

5S - Uma das ferramentasde implantao do Programa de Qualidade Total. Segundo Campos (1992, p. 173) um programa que visa mudar a maneira de pensar das pessoas na direo de um melhor comportamento para toda a vida. O programa 5S no somente um evento episdico de limpeza, mas uma nova maneira de conduzir a empresa com ganhos efetivos de produtividade. Cada um dos S trata de uma dimenso: . seiri - arrumar . seiton - ordenar . seisoh - limpar . seiketsu - assear . shitsuke - autodisciplina CAMPOS, V. F. Controle da qualidade total (no estilo japons). 3. ed. Belo Horizonte: Fundao Christiano Ottoni, 1992. Compromisso de Gesto. Contrato firmado entre governos estaduais e rgos da administrao indireta visando diminuir gradativamente a dependncia financeira de tais entidades em relao ao Errio estadual. Com ele a instituio se prope a reduzir gastos de custeio e criar receita prpria. O argumento que a racionalizao de gastos da entidade leva melhoria da eficincia, assegurandolhe necessria autonomia administrativa e aumentando a sua eficcia em relao s polticas governamentais. FG. Funo gratificada para cargos de direo e assessoramento intermedirios no servio pblico. Gesto da Qualidade . Modelo de gesto que prega mudanas visando racionalizao de processos de trabalho, estrutura organizacional flexvel, horizontalizada e achatada, estilo de gesto participativo, incluindo delegao de poderes e responsabilidades para os subordinados. PDV. Programa de Demisses Voluntrias. Institudo como parte de reformas administrativas no setor pblico, especialmente como forma de operacionalizar o Compromisso de Gesto. Busca reduzir o tamanho do Estado e, com isso, devolver-lhe a capacidade de investir em atividades essenciais.

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ANEXO 2 O RGANOGRAMAS

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