1

CENTRO UNIVERSITRIO DE JOO PESSOA UNIP PR-REITORIA DE ENSINO DE GRADUAO COORDENAO DO CURSO DE ADMINISTRAO

LUIZ CARLOS GOMES ULYSSES DE CARVALHO

OS SISTEMAS DE INFORMAO COMO FERRAMENTA NO CONTROLE DA GESTO DE MATERIAIS: DO RECEBIMENTO DISTRIBUIO INTERNA NA GRAFSET.

Joo Pessoa 2008

LUIZ CARLOS GOMES ULYSSES DE CARVALHO

OS SISTEMAS DE INFORMAO COMO FERRAMENTA NO CONTROLE DA GESTO DE MATERIAIS: DO RECEBIMENTO DISTRIBUIO INTERNA NA GRAFSET.

Monografia apresentada diretoria do curso de graduao da Universidade UNIP, como requisito parcial para a obteno do ttulo de Bacharel em Administrao.

ORIENTADOR: Prof Ms. Enrico Santana Grisi.

Joo Pessoa 2008

C331s

Carvalho, Luiz Carlos Gomes Ulysses.

Os sistemas de informao como ferramenta no controle da gesto de materiais: do recebimento distribuio interna na grafset. / Luiz Carlos Gomes Ulysses de Carvalho. Joo Pessoa, 2008.

48f.

Monografia (Curso de Administrao) Centro Universitrio de Joo Pessoa UNIP

1. Sistema de informao. 2. Gesto de materiais.

I. Ttulo. UNIP / BC CDU 65.012.4

LUIZ CARLOS GOMES ULYSSES DE CARVALHO

OS SISTEMAS DE INFORMAO COMO FERRAMENTA NO CONTROLE DA GESTO DE MATERIAIS: do recebimento distribuio interna na Grafset.

Monografia apresentada ao Centro Universitrio de Joo Pessoa - UNIP, como requisito parcial para a obteno do ttulo de Bacharel em Administrao.

Aprovada em 02 de junho de 2008

BANCA EXAMINADORA

___________________________________ Prof. Ms. Enrico Santana Grisi. Orientador - UNIP ___________________________________ Prof. Ms. Gustavo Olimpio Rodrigues. Examinador - UNIP ___________________________________ Prof. Lucio Mariano Albuquerque Melo. Examinador - UNIP

memria de minha vozinha Maria Bernadete, uma das minhas maiores incentivadoras, que sempre acreditou e contribuiu para o que fosse preciso.

AGRADECIMENTOS

Em especial agradeo a Deus e a minha famlia por estar sempre ao meu lado, por serem meu porto seguro durante todas as dificuldades e alegrias de minha vida.

A todas as pessoas que, de uma forma ou de outra, estiveram ao meu lado me apoiando, sorrindo e brigando durante essa fase de minha vida, pois nem sempre estamos motivados a ir at o fim.

Se eu vi mais longe, foi por estar de p sobre ombros de gigantes" Isaac Newton.

CARVALHO, Luiz Carlos Gomes Ulysses. OS SISTEMAS DE INFORMAO COMO FERRAMENTA NO CONTROLE DA GESTO DE MATERIAIS: do recebimento distribuio interna na grafset. 2008.1. 52f. Monografia (Graduao em Administrao) Centro Universitrio de Joo Pessoa UNIP RESUMO

Atualmente o sistema de informao vem ganhando espao entre as empresas, j que as informaes podem se tornar um diferencial competitivo nas organizaes. Esta realidade no diferente quando associada a gesto de materiais. Este estudo tem como escopo analisar o Sistema de Informao como ferramenta no controle e na tomada de deciso da gesto de materiais da Grafset grfica e editora. O estudo ocorreu na Grafset grfica e editora, onde foi realizado atravs de um estudo de caso, com abordagem qualitativa e quantitativa. Os sujeitos da pesquisa foram os cinco colaboradores da empresa, que desempenham suas funes no setor de materiais. Os objetivos da pesquisa abordaram vrios pontos dentro da empresa, um desses foi verificar se todos no setor de materiais sabiam utilizar o sistema existente na empresa, de acordo com esses dados obtidos tivemos vrios grficos mostrando o resultado da pesquisa. O sistema de informao nas empresas sendo bem atualizado consegue manter o estoque organizado e devidamente catalogado, a fim de que se obtenha um melhor aproveitamento do prprio material e do espao fsico, aperfeioando assim a movimentao do estoque e ganhando tempo na produo com a respectiva reposio de matria-prima. O SI voltado a Gesto de Materiais mostra-se como uma ferramenta que vem sendo utilizada nos dias atuais, para o gerenciamento de materiais dentro de uma relao Cliente-Fornecedor, refletindo uma viso contempornea dentro dos conceitos industriais, numa constante e acelerada evoluo. Palavras-chave: produo. Sistema de informao. Gesto de materiais.

CARVALHO, Luiz Carlos Gomes Ulysses. OS SISTEMAS DE INFORMAO COMO FERRAMENTA NO CONTROLE DA GESTO DE MATERIAIS: do recebimento distribuio interna na grafset. 2008.1. 52f. Monografia (Graduao em Administrao) Centro Universitrio de Joo Pessoa UNIP ABSTRACT

Nower days the information system is gaining more and more space among the companies as information is an competitive diferential. One can notice the same in the material management. This study is focused in analising the information system as a control and dicision taking tool in the material management at Grafset. The study took place at Grafset where qualitative and quantitative study was done. The study used five employees which work at the material sector. The aim of the study was to verify if everyone in the sector new how to operate the system. Several graphs were drawn to show the results. The information system in the company if well used can keep the stock organized and cataloged in order to obtain a better use of the material and space. The movement and production can also benefit from this. The information system directed to material management is an important tool for the managers when dealing with clients and suppliers.

Key words: production. Information system. Material management.

10

LISTA DE FIGURAS
Figura 1: diagrama conceitual de almoxarifado.............................................................. 22 Figura 2: amplitude da administrao de materiais......................................................... 23 Figura 3: interfaces do sistema de recebimento de materiais.......................................... 25 Figura 4: empilhadeira movida a combustvel e a eletricidade....................................... 28 Figura 5: carro plataforma, carro tartaruga, carro tubular e paleteira............................. 28 Figura 6: Organograma da Grafset.................................................................................. 37

LISTA DE GRFICOS
Grfico 1: Faixa etria..................................................................................................... 41 Grfico 2: Tempo de servio........................................................................................... 42 Grfico 3: Cargo ocupado atualmente............................................................................. 42 Grfico 4: Quanto aos cursos para manusei dos dados.................................................... 43 Grfico 5: Quanto eficiencia do sistema....................................................................... 44 Grfico 6: Quanto a facilidade no manuseio do sistema................................................. 44 Grfico 7: Quanto a qualidade e confiabilidade das informaes................................... 45 Grfico 8: Quanto a insero dos dados no sistema........................................................ 46 Grfico 9: Agilidade no processo de tomada de decises............................................... 47

11

SUMRIO

1 INTRODUO................................................................................................................... 13

2 ADMINISTRAO DE MATERIAIS............................................................................. 15
2.1 A IMPORTNCIA DOS ESTOQUES NA EMPRESA ............................................................... 16 2.2 CUSTOS DOS ESTOQUES........................................................................................................... 17 2.3 FUNO DOS ESTOQUES......................................................................................................... 18 2.3.1 ESTOQUES DE SEGURANA................................................................................................. 18 2.3.2 ESTOQUES DE COORDENAO........................................................................................... 19 2.3.3 ESTOQUES ESPECULATIVOS................................................................................................ 19 2.3.4 ESTOUQES DE CICLO.............................................................................................................. 20 2.3.5 ESTOQUES EM TRNSITO..................................................................................................... 20

3 NOES BSICAS DE ALMOXARIFADO................................................................. 20

3.1 ETAPAS DO PROCESSO DE CADASTRAMENTO.................................................................. 23 3.1.1 CADASTRAMENTO................................................................................................................. 23 3.1.2 RECEBIMENTO........................................................................................................................ 24 3.1.3 ARMAZENAGEM..................................................................................................................... 26 3.1.4 DISTRIBUIO INTERNA...................................................................................................... 27

4 CONTROLE DE MATERIAIS........................................................................................ 29

5 SISTEMAS DE INFORMAO...................................................................................... 30
5.1 EDI................................................................................................................................................. 32

6 PROCEDIMENTOS METODOLGICOS.................................................................... 35
6.1 Caracterizao da pesquisa............................................................................................................. 35 6.2 Problematizao............................................................................................................................. 35 6.3 Objetivos........................................................................................................................................ 36 6.3.1 Objetivo Geral............................................................................................................................. 36 6.3.2 Objetivos Especficos.................................................................................................................. 36 6.4 Campo Emprico............................................................................................................................ 36 6.4.1 Organograma.............................................................................................................................. 37 6.5 Universo e amostra........................................................................................................................ 37 6.6 Instrumentos de coleta de dados.................................................................................................... 38

12

7 ANLISE DOS DADOS .................................................................................................... 40

7.1 Delineando o perfil scio-demogrfico dos colaboradores do setor de materiais da grafset grfica e editora ltda................................................................................................................................... 41 7.2 Descrevendo como o sistema de informao funciona no setor de material................................... 43 7.3 Verificando se os colaboradores do setor de materiais sabem utilizar o sistema de informao.... 44 7.4 analisando o sistema de informao como fator determinante no controle da gesto de materiais......................................................................................................................................... 46

8 CONSIDERAES FINAIS............................................................................................. 48

REFERNCIAS..................................................................................................................... 50

APNDICE............................................................................................................................. 52

13

1 INTRODUO

A Gesto de Materiais tem como objetivo precpuo manter o equilbrio dos estoques, determinando quando e quanto adquirir, j que tal questo denota demasiada importncia para a empresa, considerando o relevante fator de que nem todas as empresas dispem de espao fsico. A gesto apresenta-se com o desafio de suprir tal necessidade, evitando, assim, eventuais contratempos no que se refere falta indesejada dos sobreditos materiais, quando solicitados pelas respectivas pessoas envolvidas no processo requisitrio. A atividade de materiais utilizada desde a Antiguidade, atravs das trocas de caas e de utenslios at os tempos hodiernos, com o acentuado nmero de volumes de mercadorias demandados pelo mercado consumidor. Da infere-se a importncia de se usarem tcnicas para administrar os recursos materiais das empresas, j que o fator abastecimento ou suprimento se constitui em elemento de vital importncia para um bom funcionamento do setor produtivo, evitando interrupes na produo por falta de matria-prima. Atualmente vem se falando muito de sistema de informao, ou seja, uma forma de gerenciamento que facilita a vida das pessoas envolvidas nessa rea. Depois da revoluo industrial e a globalizao, tudo se tornou muito rpido, com isso, a importncia de se informatizar e se adequa as novas tendncias do mundo moderno. O sistema de informao uma combinao de pessoas, hardware, software, redes de comunicaes e recursos de dados que coleta, transforma e dissemina informaes em uma organizao. Os sistemas de informao computadorizados utilizam hardware, software, redes de telecomunicaes, tcnicas de administrao de dados computadorizadas e outras formas de tecnologia de informao para transformarem recursos de dados em produtos de informao. O objeto de estudo foi realizado na Grafset grfica e editora ltda, onde foi desenvolvido um estudo de caso, pois, a empresa j possua um sistema de informao. Foi aplicado um questionrio aos colaboradores envolvidos nessa rea de gesto de materiais onde o sistema tambm atua com informaes importantes para a tomada de decises. No capitulo 2, ser abordado a administrao de materiais de forma geral, ou seja, falando um pouco da historia e dos acontecimentos que marcaram a forma de se administrar materiais. Em seguida, no capitulo 3 falaremos sobre as etapas bsicas do almoxarifado, mostrando as principais atividades exercidas por essa rea. No capitulo 4, veremos uma das formas de controle de materiais que mais cresce atualmente, seguindo em diante

14

explanaremos sobre sistemas de informao, pois uma das ferramentas da gesto de materiais que mais cresce no mundo atual. No capitulo 6, falaremos sobre os procedimentos metodolgicos utilizados na pesquisa, j no captulo 7, iremos fazer anlise dos dados obtidos na empresa. No capitulo 8 verificaremos as consideraes finais da pesquisa, logo aps, vem s referncias e o apndice utilizados para desenvolver a pesquisa.

15

2 ADMINISTRAO DE MATERIAIS

As atividades que envolvem materiais remontam Antiguidade, atravs das trocas de caas e de utenslios, perodo esse marcado pela Revoluo Industrial. Produzir, estocar, trocar objetos algo to antigo quanto a prpria existncia do ser humano. A Revoluo Industrial acirrou a concorrncia de mercado e sofisticou as operaes de comercializao dos produtos, fazendo com que compras e estoques ganhassem maior notoriedade. Esse perodo foi assinalado por profundas modificaes nos mtodos do sistema de fabricao e estocagem em maior escala. O trabalho, at ento totalmente artesanal, foi em parte substitudo pelas mquinas, fazendo com que a produo evolusse para um estgio tecnologicamente mais avanado e os estoques passassem a ser vistos sob nova tica pelas administraes. Aps a Revoluo Industrial aconteceram constantes progressos no setor fabril. No consumo, em relao s exigncias dos consumidores; no mercado concorrente, o surgimento de novas tecnologias impulsionou a administrao de materiais, fazendo com que a mesma fosse vista como uma arte e uma cincia das mais admirveis e respeitveis para o alcance dos objetivos de uma organizao, seja ela qual for. Um dos fatores mais marcantes que comprovaram a necessidade de que materiais deveriam ser administrados cientificamente foi, sem dvida, as duas grandes Guerras Mundiais. Conforme Lins (2007), em todos os embates ficou comprovado que o fator abastecimento ou suprimento se constituiu em elemento de vital importncia e que determinou o sucesso ou o insucesso dos empreendimentos. Soldados e estratgias por mais eficazes que fossem, eram insuficientes para o alcance dos resultados esperados. Munies, equipamentos, vveres, vesturios adequados, combustveis foram, so e sero necessrios sempre, no momento oportuno e no local certo, isto quer dizer que: administrar materiais como administrar informaes: quem os tm quando necessita, no local e na quantidade necessria, possui ampla possibilidade de ser bem sucedido. Atualmente, a administrao de materiais est sendo vista como um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, destinado a suprir as diversas reas, com os devidos materiais para que se tenha um bom resultado das respectivas atribuies. O mesmo vem sendo estudado como um sistema integrado, no qual vrios subsistemas interagem, contribuindo para formar um todo organizado.

16

Visa-se manter sempre o alcance dos suprimentos de materiais imprescindveis ao funcionamento da organizao, no tempo oportuno, na quantidade necessria, na qualidade requerida e pelo menor custo. Assim, a gesto de materiais vem conquistando espao no meio empresarial, dada a dificuldade de administrar materiais. De acordo com Lins (2007), de fundamental importncia para um bom aproveitamento dos materiais estocados que se mantenha um bom controle no estoque, ou seja, deve-se manter na empresa o mnimo possvel de estoque para que no ocorra perda de tempo na produo por falta de matria prima e no se estrague o produto armazenado, o qual muitas vezes est estocado de forma incorreta. Com isso, a empresa evita que o capital de giro fique comprometido em produtos estocados, podendo assim ser investido em outras reas.

2.1 A IMPORTNCIA DOS ESTOQUES NA EMPRESA

Sempre se utilizaram estoques, desde o comeo da humanidade, atravs da armazenagem de diferentes recursos, como alimentos e ferramentas, que iriam servir para apoiar sua sobrevivncia e desenvolvimento.
Na histria antiga o primeiro relato que existe da construo dos primeiros armazns datam de 1800 A.C., onde Jos ao interpretar um sonho que o rei teve, no qual haveria sete anos de abundncia, seguidos por sete anos de fome em todo pas; Jos comeou a construir e estocar um quinto da colheita de cada ano em armazns e celeiros, em cada cidade do Egito; e o pas sobreviveu, nos anos de fome, atravs de bons planejamentos e distribuio (D'ALVIA, 2003, p. 2).

Por isso, existem vrios estudos sobre como manter estoques nas empresas, mas sempre com a preocupao de manter os menores nveis possveis de materiais estocados.
O ideal almejado o estoque zero, ou seja, transportar para o fornecedor todos os encargos advindos de sua manuteno, como capital imobilizado, edifcios para armazenagem, mquinas, equipamentos, acessrios, funcionrios etc (VIANA, 2006, p. 169).

Estoques so recursos ociosos que possuem valores econmicos, ou seja, representam um investimento alto para a empresa, pois empregam boa parte do capital de giro, embora muitas vezes no esteja trazendo um retorno do investimento. Por outro lado, podem ser tieis, pois sempre haver material necessitado, caso haja urgncia, por outro setor da empresa. Por isso que deve-se manter determinados nveis adequados de materiais, objetivando, assim, manter o equilbrio entre estoque e consumo.

17

2.2 CUSTOS DE ESTOQUE A necessidade de manter estoques acarreta uma srie de custos s empresas.
A manuteno de estoques requer investimentos e gastos elevados. Evitar sua formao ou, quando muito, t-los em nmero reduzido de itens e em quantidades mnimas, sem que, em contrapartida, aumente o risco de no satisfeita a demanda dos usurios, consumidores em geral, representa um ideal conflitante com a realidade do dia-dia (VIANA, 2006, p. 115).

Essas afirmativas confirmam o que sabemos, ou seja, a formao de estoques vem acompanhada de gastos elevados, mas tambm sabemos que existe o outro lado da moeda: o de atender a todo tempo os consumidores. Por isso, atualmente, existem vrios estudos e tcnicas que objetivam diminuir esses custos com a formao de estoques, sempre tentando diminuir o mximo de itens estocados, mas sem prejudicar o abastecimento dos consumidores. Segundo o autor abaixo, existem trs reas que esto diretamente ligadas aos principais custos associados a gesto de estoques que so: custos de manuteno de estoques, custos de pedido e custos de falta. Custos de manuteno de estoques so custos proporcionais quantidade estocada e ao tempo que esta permanece em estoque. Um dos custos de estoque mais relevantes o custo de oportunidade do capital (GARCIA, 2006, p. 15). Isso quer dizer que manter grandes quantidades estocadas pode trazer um custo elevado para a empresa, ou at a perda do material por obsolescncia e perecibilidade. Existem tambm outros custos relativos manuteno de estoques: o uso do espao seguro e manuseio do material. Para conseguir amenizar esses custos de manuteno de estoques, podemos considerar os custos de estocagem e inserir uma frao no valor unitrio do produto. Custos de pedido so referentes a ordens de pedidos, podendo esses custos ser variveis ou fixos. O exemplo desse tipo de situao o custo varivel do preo unitrio e o custo fixo o valor do frete. Custos da falta so os custos associados falta de materiais no estoque, ou seja, insuficientes para atender a demanda do cliente. As perdas com esse tipo de falta muito ruim para a empresa, pois os clientes comeam a no comprar, alm de denegrir a imagem da empresa.
O ideal seria a inexistncia de estoques, medida que fosse possvel atender ao usurio no momento em que ocorressem as demandas. Entretanto, na prtica isso no acontece, tornando imperativa a existncia de um nvel de entoques que sirva de amortecedor entre os mercados supridor e o consumidor, a fim de que os consumidores possam ser plena e sistematicamente atendidos (VIANA, 2002, p. 116).

18

Esse pensamento mostra o que todos os pesquisadores da rea de administrao de materiais vm buscando, ou seja, esto tentando propor novas tcnicas e estudos, a fim de que se obtenha o mximo de aproveitamento dos materiais e o mnimo possvel de gastos com a estocagem.

2.3 FUNES DOS ESTOQUES

Os estoques tm a funo de manter um ponto de equilbrio entre o tempo de reposio e o consumo dos materiais, tentando assim diminuir o risco de no atender a demanda dos usurios ou dos consumidores em geral, na hora em que so solicitados. Vejamos uma forma de calcular o intervalo de tempo entre a entrada dos itens e a quantidade expedida, a fim de que no sobrem nem faltem materiais na hora em que so requisitados, segundo Martins (2001, p. 156).
V(t) x t > v(t) x t V(t) x t < v(t) x t V(t) x t = v(t) x t E aumenta. E diminui. E mantm-se inalterado.

V(t) = velocidade de entrada. v(t) = velocidade de sada. t = tempo E = estoque.

A principal funo do estoque servir de amortecedor entre os mercados supridores e consumidores, a fim de que os consumidores possam ser plena e sistematicamente atendidos (VIANA 2002). Existem vrias razes para se manter estoques na empresa. Essas razes esto agrupadas a cinco funes principais: estoques de segurana, estoque de coordenao, estoques especulativos, estoques de ciclo e estoques em trnsito. De acordo com Garcia (2006), esses tipos de estoque, bem administrados, podem contribuir para uma alta lucratividade da empresa, pois evitaro vrios desperdcios e gastos com estocagens.

2.3.1 ESTOQUES DE SEGURANA

O estoque de segurana mantido nas empresas com o intuito de diminuir os riscos de no-atendimento das solicitaes dos materiais na hora em que so requisitados. "Os

19

estoques de segurana tambm evitam que problemas inesperados em uma operao produtiva, interrompam as atividades sucessivas de atendimento da demanda. (GARCIA, 2006, p.14). O mesmo representa uma forma para que a empresa se programe em atender s suas necessidades de materiais, com isso, evitando que a produo pare por falta de matria prima ou at mesmo por conta de outros materiais, devido ao tempo gasto no resuprimento, o chamado lead-times tempo entre a colocao e o recebimento de um pedido de ressuprimento (GARCIA 2006). O estoque de segurana significa para a empresa um ponto de apoio, ou seja, um local onde esto armazenados os materiais que iro proteger a empresa de possveis falhas nas suas operaes de logstica.

2.3.2 ESTOQUES DE COORDENAO

Como regulador do fluxo logstico, o estoque tem a funo de amortecer as influncias da oferta na demanda e vice-versa, dessincronizando as velocidades de entrada e sada dos materiais. So usados em casos nos quais impossvel coordenar suprimento e demanda, ou seja, uma empresa que est trabalhando em capacidade mxima de produo deseja tender o mercado no perodo sazonal. Para isso a empresa precisar se organizar para montar o estoque de coordenao e atender demanda do perodo sazonal. Com isso, deve-se trabalhar nos perodos anteriores com uma produo mxima e estocar os produtos que foram produzidos a mais, ou seja, para atender demanda do perodo sazonal. O estoque de coordenao conhecido tambm como estoque pulmo ou de antecipao (GARCIA 2006). Quando existe algum risco de carter extraordinrio, o estoque pode assumir a funo de uma resposta contingencial, reduzindo o impacto da falta de oferta.

2.3.3 ESTOQUES ESPECULATIVOS

Esse tipo de estoque existe devido variao de preo no mercado. Uma empresa pode comprar grandes quantidades de um produto se esperado que seu preo suba em um curto perodo. Esse tipo de estoque mais comum em economias inflacionrias (GARCIA 2006).

20

Existem

ocasies

em

que

empresas

operam

como

agentes

financeiros,

deliberadamente adquirindo produtos quando os preos esto em baixa e vendendo-os quando estiverem em alta.

2.3.4 ESTOQUES DE CICLO

Atualmente as empresas esto usando muito esse tipo de estoque, pois, conseguem uma grande economia no valo final do produto. Existe por causa das possibilidades de economias de escala no processo de ressuprimento, o que faz com que seja vantajoso ordenar em lotes com mais de uma unidade. Uma economia de escala caracterizada pelo fato de que quanto maior a quantidade ordenada, menor o custo de pedido por unidade de produto (GARCIA, 2006, p. 14).

Esse tipo de pedido vantajoso por obter economia de escala: os custos fixos de transporte, descontos por quantidade, custos de set-up e outros. Nesse tipo de estoque, conseguimos diluir os custos fixos por um maior nmero de unidades de produto.

2.3.5 ESTOQUES EM TRNSITO

De acordo com Garcia (2006), os estoques em trnsito so estoques ao longo dos canais de distribuio, existentes em razo da necessidade de se levar um item de um lugar para outro. Estas so funes dos lead-times entre os elos de uma cadeia de suprimentos. Esse tipo de estoque diminui o tempo gasto no ressuprimento da matria prima ou no material em movimento entre duas ou mais localidades, que geralmente se encontram geograficamente separadas, por exemplo, produtos acabados sendo expedidos de uma fbrica para um centro de distribuio.

3. NOES BSICAS DE ALMOXARIFADO

De acordo com Viana (2002), inadmissvel que um sistema funcione sem local prprio para a guarda de material, com isso fica visvel a importncia de um almoxarifado devidamente apropriado e qualificao dos profissionais que iro conduzir a armazenagem e proteo dos materiais da empresa.

21

Hoje em dia, restou muito pouco da idia retrgrada de depsito, segunda a qual quase sempre era o pior e o mais inadequado lugar da empresa, onde os materiais eram armazenados de qualquer forma, utilizando mo-de-obra desqualificada. Atualmente, essa forma primitiva deu incio a sistemas de manuseio e armazenagem de materiais bem sofisticados, ou seja, atravs de recursos e modernas tcnicas, conseguiu-se uma reduo de custos, um aumento significativo da produtividade e tambm maior segurana nas operaes de controle, com o acesso a informaes precisas em tempo real. Conforme Viana (2002), o conceito primitivo evoluiu-se para o moderno Almoxarifado, vocabulrio que deriva do termo rabe Al-Makhen, que significa depositar, guardar ou armazenar.
Impedir divergncias de inventrio e perdas de qualquer natureza o objetivo primordial de qualquer almoxarifado, o qual deve possuir condies para assegurar que o material adequado, na quantidade devida, estar no local certo, quando necessrio, por meio da armazenagem de materiais, de acordo com normas adequadas, objetivando resguardar, alm da preservao da qualidade, as exatas quantidades. Para cumprir sua finalidade, o Almoxarifado dever possuir instalaes adequadas, bem como recursos de movimentao e distribuio suficientes a um atendimento rpido e eficiente (VIANA, 2002, p. 272).

Atualmente, o almoxarifado definido como local ideal para guarda e conservao de materiais, pois existem profissionais treinados que iro direcionar os materiais que permanecero acomodados de forma correta, de acordo com a sua necessidade de uso, ficando sua localizao e equipamentos organizados de acordo com a poltica geral de estoques da empresa. A funo do mesmo impedir divergncias de inventrio e perdas de qualquer natureza, seja ela por desperdcio ou m acomodao do material. Deve-se sempre manter o fornecimento necessrio, na quantidade devida, de acordo com as normas devidas, preservando sempre a forma correta de armazenagem e as quantidades exatas. O Almoxarifado dever possuir instalaes adequadas, bem como recursos de movimentao e distribuio suficientes a um atendimento rpido e eficiente (VIANA, 2002, p 272). Essa preocupao em manter as instalaes do almoxarifado adequadas serve para atender a real necessidade da empresa, ou seja, obtm-se, num tempo mais eficaz, a reposio do determinado material na produo.
A eficincia de um Almoxarifado depende fundamentalmente: a. da reduo das distancias internas percorridas pela carga e do conseqente aumento das viagens de ida e volta; b. do aumento do tamanho mdio das unidades armazenadas; c. da melhor utilizao de sua capacidade volumtrica (VIANA, 2002, p. 273).

22

O desperdcio de tempo ocasionado pelos motivos acima causam uma perda significativa para a empresa, pois muitas vezes ser necessrio que a produo pare por falta de matria-prima ocasionada pela demora na substituio do mesmo, seja por parte dos responsveis por essa rea ou pela falta de organizao do almoxarifado da empresa.

Vejamos uma ilustrao com o envolvimento e as responsabilidades das atividades do almoxarifado:

Figura 1: diagrama conceitual de almoxarifado. Fonte: VIANA, 2002, p. 273.

Na chegada da mercadoria pela transportadora, passa-se pela descarga, logo aps feito o recebimento e identificao, nesse setor so feitos testes para verificao da qualidade e quantidade requerida pela empresa, passando tambm pela deciso de aceitao ou devoluo da mercadoria. Estando tudo correto, o material aceito e passa para a armazenagem. Nesse setor, feito o inventrio, ou seja, d-se entrada com as informaes e contagem dos materiais recebidos no controle do almoxarifado, passando tambm pela parte de separao das requisies de material. Logo aps, encaminha-se a mercadoria para expedio e, depois, para distribuio.

23

3.1 ETAPAS DO PROCESSO DE CADASTRAMENTO

Figura 2: amplitude da administrao de materiais. Fonte:VIANA, 2002, p. 42.

Vejamos abaixo, de forma detalhada, a amplitude da administrao de materiais, da solicitao ao fornecedor at o recebimento e estocagem.

3.1.1 Cadastramento

A etapa de cadastramento muito importante para que se tenham informaes precisas e corretas dos materiais. Compreende o comando de entrada dos dados necessrios ao registro do recebimento do material, sua validao e eventuais acertos de erros de consistncia (VIANA, 2002, p. 287). Nessa etapa, feito o cadastramento de todas as informaes necessrias sobre cada produto que a empresa utiliza ou utilizar futuramente, com o objetivo de formar um banco de dados, onde ficaro armazenadas todas as informaes necessrias para a formao de relatrios que sero extremamente necessrios para os envolvidos na administrao de materiais.

24

3.1.2 Recebimento

Segundo Viana (2002), a atividade de recebimento auxilia as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, por isso torna-se responsvel pela conferncia dos materiais destinados empresa. A mesma necessita de muita responsabilidade, pois analisa e realiza vrias decises. Vejamos algumas tarefas realizadas antes do recebimento:
a) Analisar a documentao recebida, verificando se a compra est autorizada; b) confrontar os volumes declarados na nota fiscal e o manifesto de transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos; c) proceder conferncia visual, verificando condies de embalagem quanto a possveis avarias na carga transportada e, se for o caso, apontando as ressalvas de praxe nos respectivos documentos; d) providenciar a regularizao da recusa, devoluo ou liberao de pagamento ao fornecedor (VIANA, 2002, p. 281).

Essas tarefas realizadas pelo responsvel do almoxarifado so de fundamental importncia para todos os setores da empresa, pois nessa anlise ser conferida a qualidade, quantidade e tempo de entrega do produto, o que far diferena na qualidade do produto final da empresa. Seguindo adiante, veremos o quanto so complexas e detalhadas as etapas do recebimento das mercadorias, pois essa fase, de fato, analisa se os materiais esto em perfeito estado e sem avarias. A figura abaixo mostra as etapas do recebimento de uma forma geral.

25

Figura 3: interfaces do sistema de recebimento de materiais. Fonte: VIANA, 2002, p. 282.

O Sistema de recebimento de materiais encontra-se no meio para facilitar a comunicao com os demais sistemas envolvidos e tambm busca minimizar as ocorrncias de erros no processamento das informaes. O Sistema de recebimento quem recebe todas as informaes dos fornecedores, das transportadoras e do setor de compras, que por sua vez quem faz as anlises dos dados para que sejam gerados os pedidos de compras, sejam em territrio nacional sejam atravs das importaes. Depois dessas anlises de dados, vem a anlise das notas fiscais, seja ela fatura seja duplicata. Logo depois dessa triagem de dados, o sistema de recebimento passa essas informaes para a contabilidade e o setor de contas a pagar, completando o ciclo do recebimento. Conforme Martins (2001), a disponibilidade de recursos de informtica pede, por exemplo, terminal de leitura tica de cdigo de barras, programas de comunicao com fornecedores, planejamento e controle de materiais, com o propsito de facilitar e agilizar os procedimentos tomados na hora do recebimento. Com os dados j pr-cadastrados, o responsvel pelo recebimento dos materiais garante um rpido desembarao, j que as especificaes do produto, a quantidade estabelecida e o preo contratado esto cadastrados no sistema. Com isso, facilita-se o

26

recebimento e j se faz o direcionamento dos materiais recebidos para facilitar a armazenagem.

3.1.3 Armazenagem

A etapa de armazenagem ser de fundamental importncia para que a empresa consiga manter os produtos bem acomodados e sem perda por m acomodao.
O objetivo primordial do armazenamento utilizar o espao nas trs dimenses, da maneira mais eficiente possvel. As instalaes do armazm devem proporcionar a movimentao rpida e fcil de suprimentos desde o recebimento at a expedio (VIANA, 2002, p. 308).

Essa atividade visa guardar, de forma correta, os materiais recebidos e confiados pela empresa, em local adequado, para que estejam sempre em boas condies de uso. Tambm se tem a preocupao de armazen-los em locais com fcil acesso para, mediante solicitao, tenha uma fcil locomoo.
O layout influi desde a seleo ou adequao do local, assim como no projeto de construo, modificao ou ampliao, conforme o caso, bem como na distribuio e localizao dos componentes e estaes de trabalho, assim como na movimentao de materiais, mquinas e operrios (VIANA, 2002, p. 309).

O layout, tambm conhecido como desenho, uma maquete no papel, ou seja, um esboo da rea onde sero armazenados os materiais, analisando onde ser a melhor localizao para que se obtenha uma eficincia na hora da armazenagem e na movimentao interna.
O arranjo fsico representado pelo layout, que significa colocar, dispor, ocupar, localizar, assentar. O layout o grfico que representa a disposio espacial, a rea ocupada e a localizao dos equipamentos, pessoas e materiais (VIANA, 2002, p. 310).

Existem vrias formas de se armazenar as mercadorias. Por isso, utilizam o layout para auxiliar na hora de escolher qual o melhor local e a melhor forma de armazenar. Na hora de armazenar, so estudadas vrias formas de se obter melhor espao e ganho na movimentao, ou seja, teremos de analisar: a) os corredores, sempre prestando ateno largura, pois devero facilitar o acesso s mercadorias em estoque, b) as portas de acesso, devendo sempre permitir a passagem dos equipamentos de manuseio e movimentao dos materiais,

27

c) as prateleiras e estruturas, tentando obter o mximo de espao, mas com uma preocupao de sempre manter a altura mxima considervel com o peso dos materiais. d) utilizao do espao vertical, a fim de obter ganho de espao fsico. e) utilizao de paletes, facilitando na hora da armazenagem vertical.

3.1.4 Distribuio interna

Conforme Viana (2002), a rea de distribuio a atividade por meio da qual a empresa efetua as entregas de seus produtos, estando, por conseqncia, intimamente ligada a movimentao e transportes. A rea de distribuio interna deve ser gil e dinmica, pois na hora em que feita a solicitao do material, deve-se atend-la o mais rpido possvel para que no haja perda de tempo na reposio, o que pode evitar uma parada na produo ou at mesmo no atendimento, dependendo da atividade da empresa. A eficincia nessa rea obtm um ganho muito grande de tempo e de trabalho, transportando os materiais de forma adequada, conforme os critrios de segurana exigidos pelos produtos solicitados.
O transporte, como se pode concluir, faz parte da engrenagem do abastecimento e representa o fim da linha, ou seja, o setor em que o tempo torna-se mais curto entre a colocao de uma encomenda, sua produo e seu uso, motivo pelo qual deve ser efetuado no menor prazo possvel e ao menor custo (VIANA, 2002, p. 367).

Um aspecto importante a se considerar quando a empresa pode adotar frota prpria para transporte, diminuindo os custos com aluguis. Em contra partida, ter de estudar a viabilidade tcnica e financeira para comprar e operar essas maquinas que necessitam de mode-obra qualificada. Os meios de transporte internos mais utilizados, de uma forma geral, so os motorizados (empilhadeiras) e os carros manuais.

28

Tipos de transportes motorizados (empilhadeiras):

Figura 4: empilhadeira movida a combustvel e a eletricidade. Fonte: Oliveira, SEBRAE, p. 50 e 51.

Tipos de carros manuais:

Figura 5: carro plataforma, carro tartaruga, carro tubular e paleteira. Fonte: Oliveira, SEBRAE, p. 50 e 51.

29

Os exemplos acima citados so alguns dos transportes mais utilizados pelas mdias e pequenas empresas, com o intuito de facilitar o transporte dos materiais tanto na hora do recebimento quanto na distribuio interna.

4 CONTROLE DE MATERIAIS

A rea de controle de matrias pode ser administrada de vrias formas, dependendo da poltica da empresa. uma rea que precisa estar sempre sendo fiscalizada, pois dever garantir a exatido de registros contbeis e fsicos.
A gesto de estoques constitui uma srie de aes que permitem ao administrador verificar se os estoques esto sendo bem utilizados, bem localizados em relao aos setores que deles se utilizam, bem manuseados e bem controlados (MARTINS, 2001, p. 155).

A funo do controle no se resume preveno da falta dos materiais, mas tambm se estende fiscalizao dos estoques para saber se esto sendo bem utilizados, em localizao ideal para cada item. Com isso, obtm-se o mximo de eficincia na hora da distribuio e no inventrio fsico que, dependendo da poltica da empresa, feito periodicamente. Conforme Viana (2002), o controle a funo administrativa que consiste em medir e corrigir o desempenho de qualquer atividade, visando aos interesses da empresa, ou seja, obtendo menor perda possvel. Priorizam-se dois objetivos: corrigir e prevenir as falhas, sendo um processo cclico e repetitivo, composto por quatro etapas: estabelecimento de padres; avaliao do desempenho; comparao do desempenho com o padro estabelecido e a ao corretiva.
O controle funciona como um centro de informaes e procedimentos de dados, facilitando a tomada de decises, em diversos nveis, planejando a aquisio e regulando as atividades de todos os setores (VIANA, 2002, p. 138).

O objetivo fundamental do controle de materiais consiste essencialmente na busca do equilbrio entre estoque e consumo, tentando impedir entrada de materiais desnecessrios e definir os parmetros de cada material incorporado ao sistema de gesto de estoques, determinando nveis de estoque mximo, mnimo e de segurana.

30

A introduo de sistemas informatizados, qualquer que seja o setor alvo da empresa, tem a finalidade, independentemente de se obterem as informaes necessrias em tempo real, de modernizar procedimentos por meio da implantao da primazia pela qualidade, envolvendo a estrutura organizacional para assegurar a melhoria dos servios (VIANA, 2002, p. 406).

A introduo dos sistemas de informao no setor de materiais, por exemplo, visa manter as informaes do estoque sempre atualizadas, podendo ser acessado com informaes seguras e precisas, em tempo real, para que se possa tomar qualquer deciso, seja ela parte do administrador de materiais seja pelo responsvel da rea. A informatizao da rea de controle de materiais visa manter o controle desde a necessidade de materiais e servios at o efetivo pagamento de fornecedores, ou seja, visa manter um padro. Um exemplo desse padro a implantao de rotinas internas e especficas que contemplem os processos de recebimento e armazenagem.

5. SISTEMA DE INFORMAO

O sistema de informao atualmente vem ganhando espao entre as empresas e cada vez mais vem sendo aperfeioada e estudada como ferramenta essencial para a auxiliar gesto.
Conhecer e compreender essa viso sistmica , em nossa perspectiva, a melhor condio de se adquirir a cultura tcnica suficiente e necessria para um bom desempenho no exerccio de uma profisso, destacadamente das que so envolvidas por alta dose de complexidade e responsabilidade (MELO, 2002, p. 19).

Antes de detalharmos o que significa e o por que estudar SI, vamos primeiro comear fazendo uma simples pergunta: o que um sistema? Sistema pode ser definido como um grupo de elementos inter-relacionados ou em interao que formam um todo unificado. Os exemplos mais comuns de sistemas podem ser encontrados nas cincias fsicas e biolgicas, na tecnologia moderna e na sociedade humana. Como exemplo, podemos citar o sistema biolgico do corpo humano e o sistema socioeconmico de uma empresa. Outro conceito prov uma estrutura mais apropriada para descrever os sistemas de informao.

31

Um sistema um grupo de componentes inter-relacionados que trabalham rumo a uma meta comum, recebendo insumos e produzindo resultados em um processo organizado de transformao [...]. Um sistema industrial recebe matria-prima como entrada e produz bens acabados como sada. Um sistema de informao um sistema que recebe recursos (dados) como entrada e os processa em produtos (informaes) como sada (OBRIEN, 2004, p. 7-8).

Isso torna as decises da empresa mais precisas; se o sistema de informao estiver sendo bem nutrido de dados no inicio, esses sero processados em informaes preciosas para os gestores da empresa.
Por que estudar os sistemas de informao e a tecnologia da informao? Isso o mesmo que perguntar por que algum deve estudar contabilidade, finanas, administrao das operaes, marketing, administrao de recursos humanos ou qualquer grande funo organizacional. Sistemas e tecnologias de informao tornaram-se componentes vitais quando se pretende alcanar o sucesso de empresas e organizaes e, por essa razo, constituem um campo de estudo essencial em administrao e gerenciamento de empresas (OBRIEN, 2004, p. 3).

O SI nunca foi to requisitado como est sendo atualmente. Com os avanos da globalizao, tudo se tornou muito rpido e mutvel. O SI vem com o intuito de facilitar as tomadas de decises das empresas, fazendo com que se tornem mais geis e precisas. Existem dois componentes que so de suma importncia para que o conceito de sistema se torne mais til: feedback e controle. Um sistema composto por esses componentes conhecido, muitas vezes, como sistema ciberntico.
Feedback so dados sobre o desempenho de um sistema. Os dados sobre desempenho de vendas. Controle envolve monitorao e avaliao o feedback para determinar se um sistema est se dirigindo para a realizao de sua meta. Em seguida, a funo de controle faz os ajustes necessrios aos componentes de entrada e processamento de um sistema para garantir que seja alcanada a produo adequada (OBRIEN, 2004, p. 8).

O feedback a opinio, ou seja, aquilo que se est vendo de bom e de ruim. O controle a analise desse feedback, ou seja, por meio da qual sero revistas e tomadas novas decises a respeito daquelas opinies. importante ver os sistemas de informao como algo alm de um conjunto de tecnologias que apiam a colaborao entre grupos de trabalho e empresas, as operaes eficientes das empresas ou tomada de decises gerenciais eficazes. Devemos encarar os sistemas de informao estrategicamente, como redes competitivas vitais, como meio de renovao organizacional. O uso estratgico da tecnologia da informao permite que os gerentes considerem os sistemas de informao sob uma nova

32

perspectiva. A funo dos sistemas de informao no mais apenas uma necessidade das operaes, ou seja, um conjunto de tecnologias para processar transaes de negcios, apoiar processos empresariais e manter os registros de uma empresa. Segundo Obrien (2004), as principais reas do conhecimento em SI so necessrias aos usurios finais de uma empresa, que so captados atravs da utilizao de recursos como: hardware: mquinas - computadores, monitores de vdeo, impressoras, scanners; e mdias disquetes, discos ticos, formulrios em papel. Software: programas de sistemas operacionais, de planilhas eletrnicas, de folha de pagamento; e procedimentos de entrada de dados, de correo de erros, de distribuio de contracheques. Peopleware: usurios finais e especialistas em SI. Redes: meios de comunicao e suporte de rede. Dados: bancos de dados e bases de conhecimento. De forma geral, o papel principal do SI coletar e disseminar informaes para a empresa, dando suporte a: vantagem estratgica (quem define a estratgia), tomada de deciso da gerncia (quem toma as decises), operaes (quem executa o trabalho). Alm de informaes e ferramentas na tomada de decises gerenciais, o SI pode ajudar os gerentes a desenvolverem armas competitivas que utilizam a tecnologia da informao para implementar uma multiplicidade de estratgias competitivas para vencer os desafios das foras competitivas enfrentadas por toda organizao. Segundo Melo (2002), os sistemas de informaes bem-sucedidos no so fceis de desenvolver e implementar. Eles podem exigir mudanas importantes na maneira de operar de uma empresa e em suas relaes com clientes, fornecedores e concorrentes. Um SI uma combinao de pessoas, hardware, software, redes de comunicaes e recursos de dados que coleta, transforma e dissemina informaes em uma organizao.Os sistemas de informao computadorizados utilizam hardware, software, redes de telecomunicaes, tcnicas de administrao de dados computadorizadas e outras formas de tecnologia de informao para transformarem recursos de dados em produtos de informao. Esses produtos oferecem informaes para a tomada de deciso feita pelos gerentes.

5.1 EDI (electronic data interchange)

Uma das formas de compras que mais cresce atualmente a tecnologia para transmisso de dados eletronicamente. Por meio da utilizao de um computador conectado Internet e com um software especfico para comunicao e traduo dos documentos eletrnicos, o computador do cliente ligado diretamente ao computador do fornecedor,

33

independentemente dos hardwares e softwares em utilizao. As ordens ou pedidos de compra, como tambm outros documentos padronizados, so enviados sem a utilizao de papel. Os dados so compactados para maior rapidez na transmisso e diminuio de custos, so criptografados e acessados somente por uma senha especial (MARTINS 2001). Essa forma de comunicao e de transao pode ligar a empresa a seus clientes, fornecedores, banco, transportadora ou seguradora. Ela j existe h bastante tempo e traz vrias vantagens, como: a) rapidez, segurana e preciso do fluxo de informaes; b) reduo significativa de custos; c) facilidade da colocao de pedidos, principalmente nos casos de contratos de fornecimento com entregas mediante liberao do cliente, como acontece nas transaes entre montadoras e autopeas no Brasil e no resto do mundo; d) sedimenta o conceito de parcerias entre cliente e fornecedor.
Na Blindex, devido ao EDI as informaes so atualizadas de meia em meia hora, sendo que antes, em alguns casos, a demora chegava a passar de seis horas para a liberao de um caminho cujo cliente estivesse com seu crdito bloqueado, exemplifica o responsvel pelo CPD. J para a Philips, a implantao do EDI em sua fbrica de Recife permitiu que, ao emitir uma nota fiscal, a informao v direto para o cliente para que ele possa ir trabalhando imediatamente com esses dados. A fim de facilitar e disseminar a forma EDI de transaes, foram estabelecidos padres s comunicaes de dados. So mais usuais o padro europeu EDIFACT e o americano ANSI X12. O padro americano transmite hoje mais de 200 tipos de documentos. Com a difuso da Internet e conseqentemente dos e-mails, uma forma bastante simples de comunicao eletrnica, est havendo uma tendncia de unificar os padres por meio da ANSI X400. O EDI, quando comparado com outras tecnologias da informao, apresenta algumas vantagens, que so: maior segurana nas comunicaes e parceiros; dispe de formato padro para as transaes, com um completo conjunto de mensagens; as VAN [value added network), bsicas para o EDI, so muito seguras. Alm do EDI tradicional, muito usado pelas grandes empresas, est tomando fora o EDI via Internet, como uma opo de menor custo, possibilitando acesso a mais empresas. Seus principais entraves so a questo da segurana dos dados e a resistncia das empresas que investiram grandes somas no modelo tradicional. O EDI proporcionou que o relacionamento entre cliente e fornecedor evolusse de tal forma, que o processo de compra foi totalmente automatizado; varejistas e fornecedores conhecem muito mais dos hbitos de compra do consumidor, o fornecedor tem informaes para decidir se produzir seu produto, por exemplo, em embalagens de um litro ou dois e o varejista sabe qual a melhor localizao na prateleira para cada produto, o supermercado pode ter o mnimo de estoque possvel e estar sempre

34

tranqilo, pois sabe que quando seu estoque atingir o ponto mnimo estipulado, o fornecedor ser acionado para novas entregas. A base do EDI a informao e a relao de parceria entre as partes envolvidas. Nos Estados Unidos, o EDI ajudou as empresas a reduzirem seus estoques em 41%, deixando o produto final 10% mais barato. Com o EDI, a relao deixa de ser meramente de compra e venda e passa a ser de parceria. Assim, muda o patamar da negociao. Ao invs de fechar os negcios pedido a pedido, as empresas fecham grandes contratos, fazendo com que o vendedor se torne um promotor de vendas, no precisando se preocupar em passar na loja toda semana ou a cada quinze dias. Quanto aos benefcios dos investimentos nessas novas tecnologias, por exemplo, um distribuidor que levava, s vezes, dois dias para concretizar seu pedido, pode fazer isto automaticamente. Em apenas cinco anos da implantao do sistema, a Antarctica, por exemplo, j ter recuperado de 30% a 40% dos custos da rede de satlite, graas economia com ligaes interurbanas (MARTINS, 2001, p. 73).

Segundo Martins (2001), uma das formas de compra que mais cresce no mercado atual o EDI, tecnologia para transmisso de dados eletronicamente. Por meio da utilizao de um computador ligado Internet, o cliente pode se conectar diretamente ao seu fornecedor, podendo gerar as ordens ou pedidos de compra, sem a utilizao de papel. Os dados so compactados, obtendo uma maior rapidez na transmisso e diminuio de custos.
As vantagens dessa comunicao so: a) rapidez, segurana e preciso do fluxo de informao; b) reduo significativa de custos; c) facilidade da colocao de pedidos, principalmente nos casos de contratos de fornecimento com entregas mediante liberao do cliente, como acontece nas transaes entre montadoras e autopeas no Brasil e no resto do mundo (MARTINS, 2002, p.71).

A empresa que implanta esse tipo de comunicao consegue uma grande eficincia nas informaes e tambm uma reduo nos custos, pois ter informaes mais seguras e objetivas, podendo tomar decises mais precisas para a empresa.

35

6 PROCEDIMENTOS METODOLGICOS

Esse tpico versar sobre o objeto de pesquisa, consignando a metodologia utilizada em toda a abordagem sobre o assunto.

6.1 Caracterizao da pesquisa

A abordagem se deu por meio de pesquisa qualitativa e quantitativa que segundo Richardson (2002) a abordagem da pesquisa qualitativa aborda muito mais do que dados numricos, trabalha com informaes trazidas pelos sujeitos pesquisados e a quantitativa aborda mais dados numricos, dados estatsticos e percentuais. A juno dessas duas abordagens foi importante para este estudo de caso. O estudo desenvolvido por este trabalho tambm caracterizado por estudo de caso j que foi desenvolvido na empresa Grafset grfica e editora. Conforme Gil (2002), o estudo de caso atualmente esta sendo encarada como a melhor forma de investigao de um fenmeno contemporneo dentro de seu contexto real. Durante o caminho seguido no processo de investigao, utilizou-se de instrumentos e tcnicas que permitem ao pesquisador uma maior compreenso sobre o tema abordado e uma articulao com a realidade.

6.2 Problematizao

Ao definir a importncia do sistema de informao nos servios realizados na empresa, que visam eficincia do controle da gesto de materiais, otimizando e padronizando as tarefas realizadas pelos funcionrios, com isso, diminuindo gastos e desperdcio. Visto que de extrema importncia um aprofundamento sobre o tema decorrido, levando em considerao os diversos autores e estudiosos que apontam o SI como sucesso ou fracasso das empresas. Atualmente o sistema de informao vem ganhando espao nas empresas, devido globalizao, pois tudo vem se modernizando numa velocidade extrema e para as empresas acompanharem esse ritmo precisar de ferramentas que auxiliem nas tomadas de decises com informaes precisas e seguras. Quando o sistema bem atualizado, com dados corretos e seguros, suas informaes so de valores inestimveis para a empresa, pois com essas informaes a empresa consegue se sobressai entre as demais concorrentes.

36

Diante deste apontamento, que foi desenvolvido o problema da pesquisa, analisando: o sistema de informao como ferramenta no controle e na tomada de deciso da Grafset grfica e editora ltda?

6.3 Objetivos

6.3.1 Objetivo Geral

Analisar o Sistema de Informao como ferramenta no controle e na tomada de deciso da gesto de materiais da Grafset grfica e editora.

6.3.2 Objetivos Especficos

Descrever como o sistema de informao funciona no setor de materiais. Verificar se todos no setor de materiais sabem utilizar o sistema de informao. Identificar se o sistema de informao auxilia no controle da gesto de materiais.

6.4 Campo Emprico

A Grafset grfica e editora Ltda, foi fundada em 1972 na cidade de Campina Grande, Paraba. Em 1986, transferiu suas instalaes para a capital, Joo Pessoa, onde passou a fabricar em escala industrial seus prprios produtos, como impressos padronizados e livros fiscais. Em 1993, comeou a atuar tambm como editora de livros didticos e paradidticos, a partir de 1995, instalou-se definitivamente no Distrito Industrial de Joo Pessoa e ir completar 36 anos de historia, conquista e trabalho. A Grafset atua em todo o mercado nacional, distribui produtos em mais de 2.000 pontos de vendas entre atacadistas e varejistas. O diferencial da empresa so as avanadas tecnologias no processo de produo grfica. A misso da Grafset produzir impressos com qualidade unindo agilidade e tecnologia para atender as expectativas dos clientes, tem tambm uma viso bem definida que ser uma empresa focada no atendimento ao cliente, se diferenciando pela agilidade e qualidade na prestao de servios. A Grafset grfica e editora, esta localizada na BR 101, Km 1,7, Distrito Industrial, na cidade de Joo Pessoa-PB.

37

6.4.1 Organograma

Figura 6: Organograma da Grafset. Fonte: Carvalho, 2008.

6.5 Universo e amostra

A delimitao do universo da pesquisa envolve os aspectos de tempo e espao. Foi necessrio estabelecer seus limites geogrficos e temporais de abrangncia. Para o desenvolvimento deste estudo foi trabalhado todo o universo de pesquisa. Assim, os sujeitos da pesquisa foram os cinco colaboradores da empresa pesquisada que desempenham suas funes no setor de materiais. Na perspectiva do Richardson (1999), universo o conjunto de elementos que possuem determinadas caractersticas, j a amostra como sendo qualquer subconjunto do conjunto universal ou da populao. As informaes sobre esse universo devem permitir as disposies dos elementos adequados para escolha da amostra, que deve ser representativa e, ao mesmo tempo, significativa (OLIVEIRA 1997).

38

6.6 Instrumentos de coleta de dados Fez uso de um instrumento de coleta de dados que veio a confirmar a autenticidade dos elementos obtidos atravs da investigao, que foi realizada no meio em que os sujeitos da pesquisa esto inseridos, a fim de tornar legtima a proposta descrita no objetivo geral, que analisar a importncia do Sistema de Informao no controle e na tomada de deciso da gesto de materiais da Grafset grfica e editora. Foi aplicado o questionrio com perguntas abertas e fechadas aos sujeitos da pesquisa. Para Parasuraman (1991), um questionrio to, somente um conjunto de questes, feito para gerar os dados necessrios para se atingir os objetivos do estudo. Embora o mesmo autor afirme que nem todos os projetos de pesquisa utilizam essa fora de instrumentos de coleta de dados, o questionrio muito importante na pesquisa cientifica especialmente nas cincias sociais. No entanto, construir o questionrio no uma tarefa fcil, se tem que aplicar bastante tempo e esforo adequado para a diferenciao favorvel. Como suporte tecnolgico na apurao desses dados usou-se o programa Excel, onde em uma planilha descreveremos os dados coletados e posteriormente explanaremos em forma de grficos, com base em uma analise quantitativa. Na abordagem qualitativa exps as mais relevantes respostas dos sujeitos pesquisados, ou seja, a todos os funcionrios relativos ao setor da gesto de materiais da Grafset grfica e editora. Iremos dar inicio a analise dos dados colhidos com o estudo de caso realizado na Grafset grfica e editora.

39

ANLISE DOS DADOS

40

7 ANLISE DOS DADOS

Conforme o primeiro objetivo especifico da pesquisa, onde objetiva descrever como o sistema de informao funciona no setor de materiais, ser esplanada todas as suas etapas de funcionamento. Na chegada do caminho feita a analise da nota fiscal pelo colaborador responsvel na portaria da empresa, estando correta liberada a entrada do caminho para que seja feita a retirada e conferencia do material descriminado na nota fiscal. A mercadoria aps ser conferida acomodada em locais propcios, logo em seguida feito a insero dos dados no sistema, ou seja, colocar as quantidades e as descries de cada produto recebido. O colaborador possui um sistema que auxilia no trabalho, com informando valiosas. Na medida em que os materiais vo sendo requisitados pelos demais setores da empresa, o colaborador vai dando baixa no sistema, tentando manter as quantidades corretas no estoque fsico igual a do virtual. De acordo com os nveis de estoque disponibilizado pelo sistema, o colaborador vai providenciando as compras para que no ocorra a falta de materiais.

De acordo com os dados obtidos atravs do questionrio aplicado aos colaboradores da Grafset, do setor de materiais, vamos analisar os grficos e responder os demais objetivos especifico.

41

7.1 Delineando o perfil scio-demogrfico dos colaboradores do setor de materiais da grafset grfica e editora ltda.

Grfico 1: Faixa etria. Fonte: Pesquisa de campo realizada em Abril 2008.

Todos os colaboradores que atuam diretamente na rea de materiais esto com idade entre 31 a 40 anos, na empresa existem funcionrios mais jovens, mas trabalho em outras reas.

42

Grfico 2: Tempo de servio. Fonte: Pesquisa de campo realizada em Abril 2008.

O tempo de servio na empresa esta bem dividido como vemos no grafico acima, 40% dos colaboradores trabalham na funo de 1 a 8 anos, existe tambm 40% que trabalham de 9 a 16 anos e 20% dos colaboradores trabalham na funo de 17 a 24 anos.

Grfico 3: Cargo ocupado atualmente. Fonte: Pesquisa de campo realizada em Abril 2008.

Atualmente a empresa possui 5 colaboradores no setor de materiais que so: um gerente PCP, um encarregado de expedio, um almoxarife, um auxiliar administrativo e um auxiliar de escritorio.

43

7.2 Descrevendo como o sistema de informao funciona no setor de material.

Grfico 4: Quanto aos cursos para manusei dos dados. Fonte: Pesquisa de campo realizada em Abril 2008.

Como mostrado no grfico 4, 80% dos colaboradores do setor de materiais responderam que sim, ou seja, o curso oferecido pela empresa foi absorvido com nfase pelos mesmos, restando apenas uma minoria de 20%, minoria essa que participou dos mesmos cursos e de alguma forma alega no terem absorvido o contedo a exemplo dos demais colaboradores do mesmo setor. De acordo com Viana (p. 19), de fundamental importncia que os funcionrios envolvidos nessa rea adquiram qualificao para que sempre mantenham a integridade dos dados, pois s assim o sistema existente na empresa poder funcionar de forma correta e segura.

44

Grfico 5: Quanto eficiencia do sistema. Fonte: Pesquisa de campo realizada em Abril 2008.

De acordo com o resultado do grfico acima, todos os colaboradores envolvidos na pesquisa afirmaram que o sistema existente na empresa, atende as necessidades do setor com eficincia. Conforme Obrien (p.31), a principal funo do sistema de informao disseminar as informaes necessrias para a empresa, dando suporte a: tomada de deciso da gerncia e facilitando as operaes dos colaboradores. 7.3 Verificando se os colaboradores do setor de materiais sabem utilizar o sistema de informao.

Grfico 6: Quanto a facilidade no manuseio do sistema. Fonte: Pesquisa de campo realizada em Abril 2008.

45

De acordo com o que foi visto no grfico 6, o sistema adotado pela empresa de fcil manuseio, visto que, 100% dos entrevistados responderam que sim. Mas de acordo com o grfico 4, 20% dos colaboradores afirmaram no terem absorvido o contedo para manusear o sistema com segurana, ou seja, esses colaboradores confirmam agora que o sistema de fcil manuseio. Conforme Obrien (p. 30), o sistema deve ser de fcil manuseio e precisa ser avaliado periodicamente atravs do controle e do feedback, ou seja, havendo sempre uma comunicao entre os colaboradores, com o intuito de manter o sistema sempre dinmico e eficiente para a empresa.

Grfico 7: Quanto a qualidade e confiabilidade das informaes. Fonte: Pesquisa de campo realizada em Abril 2008.

O grfico acima mostra que 60% disseram sim, ou seja, a maior parte dos colaboradores entrevistados confia nas informaes disponibilizadas pelo sistema e 40% no confiam, pois acham que s vezes podem ocorrer erros. De acordo com Viana (p.28), o
sistema informatizado, qualquer que seja o setor alvo da empresa, tem a finalidade, independentemente de se obterem as informaes necessrias em tempo real, de modernizar procedimentos por meio da implantao da primazia pela qualidade, envolvendo a estrutura organizacional para assegurar a melhoria dos servios.

46

7.4 Analisando o sistema de informao como fator determinante no controle da gesto de materiais.

Grfico 8: Quanto a insero dos dados no sistema. Fonte: Pesquisa de campo realizada em Abril 2008.

O grfico 8 mostra que 20% dos colaboradores disseram que os dados no esto sendo inserindo de forma correta, e o restante, ou seja, 80% dos colaboradores entrevistados informaram que os dados esto sendo inserindo de forma correta no sistema. Portanto, muitas vezes a sada conseqncia da entrada dos dados. Se a entrada estiver incorreta a sada tambm estar incorreta. Segundo Obrien (p. 29), um sistema um grupo de componentes inter-relacionados que trabalham rumo a uma meta comum, recebendo insumos e produzindo resultados em um processo organizado de transformao. Um sistema de informao um sistema que recebe recursos (dados) como entrada e os processa em produtos (informaes) como sada.

47

Grfico 9: Agilidade no processo de tomada de decises. Fonte: Pesquisa de campo realizada em Abril 2008.

Segundo o grfico 9, 100% dos colaboradores entrevistados, afirmaram que o sistema consegue agilizar o processo de tomada de decises, pois sempre disponibiliza informaes em tempo hbil, com isso, facilitando a tomada de deciso pela empresa. Segundo Obrien (p.31), alm de informaes e ferramentas na tomada de decises gerenciais, o sistema de informao pode ajudar os gerentes a desenvolverem armas competitivas que utilizam a tecnologia da informao para implementar uma multiplicidade de estratgias competitivas para vencer os desafios das foras competitivas enfrentadas por toda organizao.

48

8 CONSIDERAES FINAIS

O presente trabalho objetivou demonstrar a importncia do SI como ferramenta na administrao dos recursos materiais, para tanto, mantendo-os catalogados, organizados de forma correta e em excelente estado de conservao, diminuindo assim, os custos com a perda decorrente da falta de cuidados na hora do recebimento, armazenagem e distribuio interna. A administrao de materiais vem sendo utilizada diariamente por ns, mas nem sempre nos damos conta disso. Um exemplo clssico em nosso cotidiano ocorre quando nos dirigimos ao supermercado, a fim de realizar a compra de suprimentos para casa; sempre nos perguntamos o que comprar, onde comprar e qual a quantidade necessria para que no haja desperdcio. Nas empresas, a nica diferena so as quantidades e os locais de armazenamento, pois, normalmente os materiais adquiridos por elas so obtidos em maior escala (peso e quantidade). Dessa forma, temos que o sistema de informao tem como objetivo precpuo facilitar essa e outras atividades. O SI muito abrangente, podendo ser utilizado em diversas reas, no comprometendo assim, quando bem operado, sua eficincia. Ressalte-se que, vrias tecnologias j se encontram ao nosso alcance, uma delas a leitura de cdigo de barras, a qual agiliza o processo de incluso de dados, onde os mesmos sero transformados em informaes valiosas. Tais informaes sero analisadas pelo administrador responsvel, o qual poder adotar as medidas necessrias visando obter a diminuio de custos da empresa. O SI pode e deve auxiliar qualquer empresa de grande, mdio ou pequeno porte. O estudo em pauta analisou o desempenho do sistema utilizado na empresa Grafset e constatou, atravs das informaes obtidas por meio dos colaboradores, que o mesmo atende s necessidades gerenciais, no entanto, o treinamento bsico para viabilizar sua operacionalizao no foi devidamente absorvido por todos os colaboradores desse setor, razo pela qual, alguns ainda no possuem segurana para inserir os dados necessrios ao seu pleno funcionamento. Ser necessrio aprofundar o estudo sobre o SI existente na empresa, visto que alguns colaboradores afirmaram que o mesmo possui falha, ocasionando atrasos e prejudicando o trabalho. A maior parte dessas falhas esta diretamente ligada ausncia de comunicao entre o responsvel pelo desenvolvimento do software e os colaboradores. Muitos desses problemas poderiam ser resolvidos com a conversa, ou seja, a pessoa responsvel pelo desenvolvimento e manuteno do sistema deveria trocar idias (feedback) com os colaboradores que utilizam de fato o sistema, pois essas pessoas sabem realmente se o mesmo esta funcionando corretamente e atendendo as expectativas da empresa, pois s assim

49

podero ser feitos os ajustes necessrios para que o sistema funcione de forma eficiente e satisfatria. Atualmente, o sistema de informao est sendo visto como uma ferramenta de auxilio empresarial, no s na gesto de materiais como tambm nas demais reas, visto que disponibiliza informaes em tempo real e grficos que ajudam nas tomadas de decises. A empresa que hodiernamente possui um SI atualizado e eficaz, consegue destacar-se entre as suas concorrentes, pois diminui significativamente seus gastos, com isso reduzindo seus custos operacionais e, por via de conseqncia oferece aos clientes produtos de qualidade a preos mais acessveis.

SUGESTO:

Treinamentos: oferecer treinamentos com profissionais qualificados, que iro qualificar os colaboradores envolvidos no treinamento, pois s assim podero operar o sistema implantado pela empresa com eficincia e segurana, sempre assegurando a integridade dos dados.

Comunicao e fcil manuseio: o sistema deve ser de fcil manuseio e precisa ser avaliado periodicamente atravs do controle e do feedback, havendo sempre uma comunicao entre os colaboradores, com a finalidade de manter o sistema sempre dinmico e eficiente.

50

REFERNCIAS D'ALVIA, Aurilia Prado Cicerelli. A logstica empresarial: uma evoluo na administrao de materiais. 2003. Mestrando em Administrao pela PUC-SP. P.34 DIAS, Marco Aurlio. Administrao de materiais, uma abordagem logstica. 2. ed.: So Paulo: Atlas, 1985. FIGUEIREDO FERNANDES, Jos Carlos. Administrao de material, um enfoque sistmico (Teoria e prtica). 2. ed.: Livros Tcnicos e Cientficos Editora S.A., 1984. GARCIA, Eduardo et al. Gesto de estoques. Otimizando a logstica e a cadeia de suprimentos. 1. ed.: Rio de Janeiro: e-papers, 2006. GIL, Antonio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. 4. ed. So Paulo: Atlas, 2002.
LINS. Uma viso geral sobre administrao de recursos materiais e patrimoniais I. 2007. Centro Universitrio Catlico Salesiano Auxilium, Curso de Administrao. P.34

MARTINS, Petrnio Garcia. ALT, Paulo Renato Campos. Administrao de materiais e recursos patrimoniais. So Paulo: Saraiva, 2001. MELO, Ivo Soares. Administrao de sistemas de informao. So Paulo: Pioneira Thoson Learning, 2002. OBRIEN, James A.. Sistema de informao e as decises gerenciais na era da internet. 2. ed.: So Paulo: Saraiva, 2004. OLIVEIRA, Antonio de. Administrao de materiais: manual prtico para organizao e administrao de almoxarifado. Joo Pessoa: SEBRAE-PB, 1995. OLIVEIRA, Silvio Luiz. Tratado de metodologia cientifica: projetos de pesquisas, TGI, TCC, monografias, dissertaes e teses. So Paulo: Pioneira, 2002. PIRES, Slvio R. I.. Gesto da cadeia de suprimentos: conceitos, estratgias, prtica e casos Supply chain management. So Paulo: Atlas, 2004. RICHARDSON, Roberto Jarry. Pesquisa social: mtodos e tcnicas. So Paulo: Atlas, 1999. VIANA, Joo Jos. Administrao de materiais um enfoque prtico. So Paulo: Atlas, 2002.

51

APNDICE

52

Eficincia do sistema utilizado pela Grafset

APNDICE A Questionrio.

Idade: ( ) 20 30 ( ) 31 40 ( ) 41 50 Funo exercida: ___________________ Tempo de servio: __________________

1. Voc recebeu cursos adequados para sempre manter a integridade dos dados? (_) no (_) no 3. O sistema fcil de usar? (_) no (_) no (_) no (_) no (_) sim (_) sim (_) sim (_) sim 4. A qualidade das informaes do relatrio fornecido pelo sistema de confiana? 5. A insero de dados no sistema esta sendo feita de forma eficiente e segura? 6. O sistema utilizado pela empresa consegue agilizar o processo de tomada de deciso? (_) sim (_) sim 2. O Sistema utilizado atende as reais necessidades da empresa?