El Gobierno Nacional y Distrital han expedido recientemente normas con el fin de
que se implementen herramientas de gestin que le permitan a la administracin pblica cumplir con sus fines, y mejorar la competitividad y eficiencia de las entidades pblicas. Es as como fueron expedidas entre otras la Ley 872 de 2003 Por la cual se crea el sistema de gestin de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios, reglamentada por el Decreto 4110 de 2004, Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2004, ante lo cual diferentes entidades del Estado se ven obligadas a estandarizar su gestin bajo la perspectiva de la Calidad y ratifica la necesidad de gestionar las entidades con una orientacin basada en una red de procesos. De acuerdo con la Ley 872 de 2003, el Sistema de Gestin de Calidad est definido como herramienta de gestin sistemtica y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estar enmarcada en los planes estratgicos y de desarrollo de tales entidades. .1, as mismo El sistema de gestin de la calidad adoptar en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurdico vigente De otra parte el Decreto Distrital 387 de 2005, establece, ARTCULO TERCERO. Desarrollo e Implementacin del Sistema de Gestin de Calidad.- Cada entidad deber desarrollar e implementar el Sistema de Gestin de Calidad, teniendo en cuenta para dicho propsito la naturaleza y los objetivos propios, as como el desarrollo del Sistema de Control Interno. Este Sistema es de obligatorio cumplimiento por parte de todos los funcionarios de la respectiva entidad. El responsable de la implementacin del Sistema a que se refiere el presente Decreto es la mxima autoridad de la respectiva entidad, a travs de la Oficina de Planeacin o de la dependencia que ejerce las funciones propias de estas oficinas o de la dependencia o persona que designe para dicho propsito el respectivo representante legal. Al interior de cada entidad, las oficinas que cumplan las funciones de planeacin o de las dependencias que ejerzan las funciones propias de estas dependencias o de la dependencia o persona que designe el representante legal de la respectiva entidad, sern las responsables de desarrollar el Sistema de Gestin de Calidad, que se integrar al Sistema de Control Interno- Modelo Estndar de Control Interno MECI. A su vez, las dependencias mencionadas, sern las encargadas de
1 Ley 872 de 2003
hacer el seguimiento y evaluacin al proceso de implementacin y al desarrollo evolutivo del Sistema implementado Para llevar un eficaz y oportuno control de gestin cada entidad incluir, dentro de su Plan de Accin, la implementacin del Sistema a que se refiere el Decreto Distrital 387 de 2005; con la adopcin de los indicadores de gestin correspondientes y los mecanismos de evaluacin y el cronograma de ejecucin. Cada entidad sealar su meta para la implementacin del Sistema dentro de los cuatro (4) aos siguientes a la expedicin de la norma reglamentaria de la Ley 872 de 2003.
De otra parte, el desarrollo del mandato constitucional dado en la Ley 87 de 1993 est encaminado a un enfoque sistmico de la organizacin, donde sta se ve como un todo integral y no como una unin de partes.
As mismo, mediante el Decreto 1599 de 2005, el Gobierno Nacional adopt para el Estado Colombiano el Modelo Estndar de Control Interno, MECI 1000-2005, el cual es una normatividad de orden tcnico para el Sector Pblico Colombiano, reglamentaria de la Ley 87 de 1993 que establece un marco estndar para las entidades del Estado; su objetivo especfico consiste en la formulacin de normas y reglamentos que permitan unificar para el Sector Pblico Colombiano una estructura estndar de Control Interno que garantice una implementacin uniforme del Sistema de Control Interno, un lenguaje comn, la armonizacin de metodologas y herramientas de Evaluacin del SCI en las entidades pblicas.
Este Modelo se ha formulado a partir de un diagnstico resultado del CONVENIO N 016 DE 2004, DAFP CASALS & ASSOCIATES Inc, en el que se detectaron las siguientes debilidades en la forma de realizar las entidades Pblicas su funcin administrativa y cumplir la funcin social para las que fueron creadas:
Limitada cultura organizacional fundamentada en valores. Gestin pblica incipiente orientada a sistemas de calidad. Debilidades en la Autorregulacin, Autocontrol y Autogestin de su funcin administrativa. Debilidades en la generacin de informacin suficiente y pertinente para la toma de decisiones y de utilidad social. Debilidades en la construccin del concepto y el imaginario de lo pblico: Aquello que conviene a todos de igual manera para el bien comn Debilidades en la Rendicin de Cuentas en forma tcnica a la comunidad. Falta de mtodos y procedimientos para socializar la informacin y dinamizar su circulacin. Baja existencia de tecnologas de informacin que apoyen con mayor efectividad la gestin y la transparencia de la gestin pblica. Debilidades en una cultura organizacional que oriente, facilite y apoye el ejercicio del Control Ciudadano
El Modelo Estndar de Control Interno exige a la Oficina Asesora de Planeacin de la Secretara General, el diseo y desarrollo de tres Subsistemas de Control (de control estratgico, de gestin y de evaluacin), nueve componentes de control: (Ambiente de Control, Direccionamiento Estratgico, Administracin de Riesgos, Actividades de Control, Informacin, Comunicacin Pblica, Autoevaluacin, Evaluacin Independiente y Planes de Mejoramiento) y 29 elementos de control.
El Subsistema de Control Estratgico busca que las entidades pblicas desarrollen una cultura organizacional orientada al control de los procesos estratgicos, misionales, y de apoyo de la entidad, garantizando la transparencia, el fortalecimiento de la tica institucional y el buen servicio pblico.
El Subsistema de Control de Gestin se encarga de asegurar que la entidad controle la ejecucin de los procesos, logre los resultados y ofrezca los productos que requiere para dar cumplimiento a sus fines constitucionales y legales.
El Subsistema de Control de Evaluacin es coyuntural dentro del modelo de control interno, ya que es all donde se definen realmente si los controles que se han establecido en los dems subsistemas realmente han cumplido con la misin para la cual fueron creados.
Como se puede apreciar tanto el Sistema de Gestin de Calidad como el Modelo Estndar de Control Interno tienen la finalidad de cualificar la prestacin de servicios y los procesos orientados al logro de los fines del Estado, a travs de la modernizacin del Estado Colombiano; posteriormente se expidi el Decreto 2621 de 2006, mediante el cual se fija el plazo para la implementacin del MECI; ahora bien, tal como lo establece la normatividad atinente al Sistema de Gestin de Calidad como la del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000-2005, existe entre ellos elementos comunes y tambin complementariedad.
De otra parte el Gobierno Nacional expidi el Decreto 3622 de 2005 por el cual se adoptan las polticas de Desarrollo Administrativo y se reglamenta el capitulo 4 de la Ley 489 de 1998; estas polticas tienen puntos de coincidencia con los sistemas descritos anteriormente ya que giran sobre el Desarrollo del Talento Humano Estatal, Gerencia Pblica, la Gestin de la Calidad, la Democratizacin de la Administracin Pblica y la Moralizacin y Transparencia en la administracin pblica.
De acuerdo en lo estipulado por la Ley 909 de 2004, la Gerencia Publica debe formar parte del seguimiento y evaluacin por parte de los jefes inmediatos, y en su Decreto reglamentario 1227 de 205 y la circular No. 11 de 28 de septiembre de 2005, se le asigna a las Oficinas Asesoras de Planeacin, la funcin de acompaar y asesorar a cada dependencia.
Como lo seala la circular del Departamento Administrativo del Servicio Civil Asesora de las oficinas de planeacin, el jefe de planeacin o quin haga sus veces, deber prestar el apoyo requerido en el proceso de concertacin de los Acuerdos, suministrando la informacin definida en el plan estratgico y en los respectivos planes operativos o de gestin anuales de la entidad y los correspondientes objetivos o propsitos de cada dependencia. As mismo, debern colaborar en la definicin de los indicadores a travs de los cuales se valorar el desempeo de los gerentes pblicos.
Dentro de los indicadores de gestin que se tomen como referente para la suscripcin de los acuerdos de gestin, la oficina de planeacin podr tener en cuenta los indicadores de gestin asociados al plan operativo anual o los indicadores de los proyectos de inversin. 2
Por lo tanto, es responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeacin, siguiendo los lineamientos del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica como del Servicio Civil, consiste en asesorar de manera oportuna y en concordancia con los planes programas y proyectos de la Secretaria General, adecuando indicadores, e instrumentos que permitan llevar a cabo la evaluacin y seguimiento por parte de los superiores jerrquicos de los gerentes pblicos, situacin que adems por la carga de trabajo de esta Oficina, hace necesario contar con profesional que preste la asesora y acompaamiento correspondiente. El tema de Acuerdos de Gestin hace parte del Subsistema de Desarrollo Administrativo del Sistema Integrado de Gestin.
As mismo, a nivel Distrital adems del Decreto 387 de 2004 por el cual se reglamenta el Acuerdo 122 de 2004, se expidi en el tema ambiental el Decreto 61 de 2003, Plan Decenal de Gestin Ambiental.
Con la adopcin de estos sistemas de gestin, se entiende que tanto el Gobierno Nacional como el Distrital estn haciendo un llamado desde la administracin pblica a todos los representantes legales y servidores pblicos sobre la importancia de fortalecer en sus entidades la tica pblica, de cualificar la prestacin de los servicios y de garantizar que los objetivos propuestos sean alcanzados brindndole al pas un mayor posicionamiento a nivel nacional e internacional, a partir de la satisfaccin de las necesidades de la ciudadana y la transparencia y eficacia en el ejercicio de sus funciones.
Pese a estos esfuerzos el Estado no haba moldeado un sistema de gestin unificado, que pudiera llevar a cabo su funcin administrativa ya que como se
2 Circular No 11 de 28 de septiembre de 2005
observa, se ha venido legislando de manera desarticulada sobre sus componentes, tal es el caso en temas de la Planeacin, el Control Interno, talento humano, racionalizacin de trmites, Sistema de Desarrollo Administrativo, sin que se llegara a tener una integralidad de las funciones administrativas bsicas de toda organizacin dejando al libre albedro a cada gerente pblico para conducir el quehacer de la entidad a su cargo.
En ese sentido y con el fin de optimizar los recursos, as como la unificacin de criterios y el accionar en la implementacin de estos sistemas, la Secretara General a travs de la Oficina Asesora de Planeacin, viene adelantando esfuerzos en la armonizacin de los mismos, considerando de la misma manera el Sistema de Desarrollo Administrativo y el PIGA (Plan Institucional de Gestin Ambiental).
Para cumplir con la misin y alcanzar la visin propuesta, la Secretara General ha decidido desarrollar un Sistema integrado de Gestin en el cual convergen el sistema de gestin de calidad, el sistema de control interno, el sistema de desarrollo administrativo y el sistema de gestin ambiental. En nuestra entidad adems tenemos el Sistema Interno de Gestin Documental y Archivos (SIGA), este ltimo complementario de Sistemas como el de Gestin de la Calidad y el Modelo Estndar de Control Interno.
Por lo anterior, la Secretara General mediante Resolucin 112 de 2006 adopt el Sistema Integrado de Gestin, as, ARTCULO PRIMERO: Establecer en la Secretara General un Sistema Integrado de Gestin que involucre los requerimientos de los Sistemas de Gestin de Calidad, Control Interno, Desarrollo Administrativo y Gestin Ambiental, y en su ARTCULO SEGUNDO: El Sistema Integrado de Gestin debe orientar y fortalecer la gestin, dirigir y alinear los requisitos del Sistema de Gestin de Calidad, del Modelo Estndar de Control Interno, del Sistema de Desarrollo Administrativo y del Plan Institucional de Gestin Ambiental con la direccin estratgica de la Secretara General, garantizando su eficiencia, eficacia, transparencia, efectividad y la optimizacin de recursos y procesos.3. Esta Resolucin fue modificada por la Resolucin 073 de 2007, la cual adems de establecer el Sistema Integrado de Gestin en la Secretara General, crea y reglamenta los Equipos de Trabajo Institucional, define sus roles y responsabilidades en el Diseo, Implementacin y Evaluacin del Sistema Integrado de Gestin.
El responsable del desarrollo e implementacin del Sistema Integrado de Gestin es el Secretario General, quien se apoya en la Representante de la Alta Direccin, que en la entidad es la J efe de la Oficina Asesora de Planeacin.
3 Resolucin 112 de 2006 de la Secretara General
Es as como se han identificado las siguientes etapas para el Sistema Integrado de Gestin, para nuestra entidad dentro del cual se han cumplido acciones simultneamente:
PLANEACION 2006 DISEO 2006-2007 DLLO E IMPLEMENTACIN 2006-2008 GESTIN DEL PROYECTO 2006-2008 EVALUACIN 2007-2008 PLANEACION 2006 DISEO 2006-2007 DLLO E IMPLEMENTACIN 2006-2008 GESTIN DEL PROYECTO 2006-2008 EVALUACIN 2007-2008
Dentro del Sistema Integrado de Gestin, se cumpli con las siguientes actividades de planeacin, diseo y desarrollo dentro de la Fase I, dentro de las cuales se encuentran incluidas las de calidad:
Se defini la estructura organizativa del proyecto Sistema Integrado de Gestin, as como las acciones necesarias para preparar a la Secretara General para el diseo y desarrollo del mismo, partiendo del conocimiento de la entidad, su Misin, Visin y Poltica de calidad. Lanzamiento del Sistema Integrado de Gestin, se dio la orientacin estratgica a toda la entidad motivando sobre la importancia de la participacin de todos los servidores en cada una de las fases del Sistema. Compromiso de la alta direccin. Se design al Representante de la Alta Direccin ante el Comit del Sistema Integrado de Gestin. Se realizaron charlas, serenatas, skechts, campaas virtuales y presenciales, concursos; se disearon plegables, se entregaron premiaciones, con el propsito de motivar y generar compromiso y apropiacin necesarios sobre el Sistema Integrado de Gestin. Se realizaron 10 jornadas de capacitacin dirigidas a Directores, subdirectores, J efes de Oficina, coordinadores de rea, Gestores y/o interlocutores de las dependencias y dems servidores de la Secretara General en temas como:
La Misin, Visin, Objetivos Organizacionales y Poltica de Calidad de la Secretara General. El conocimiento del Sistema Integrado de Gestin El conocimiento de la NTCGP:1000:2004 Conocimiento y aplicacin de la herramienta de diagnstico del Sistema de Gestin de Calidad Conocimiento del MECI:1000:2005
Procesos y procedimientos Gestin Ambiental Acuerdos de Gestin
Se desarroll el Programa Estrella en la Secretara General conjuntamente con la Direccin de Gestin Corporativa bajo las siguientes estrategias:
Por la gestin adelantada en cada dependencia Por el mejoramiento de lo evidente Por la actualizacin de los Procesos y procedimientos Por la elaboracin de las Actas de Autocontrol Por la participacin en las actividades de la entidad y el compaerismo
En el tema de Acuerdos de Gestin: Se dise el instrumento y se brind asesora para el seguimiento y evaluacin por parte de los jefes o superiores jerrquicos sobre los acuerdos de gestin de los Gerentes Pblicos. Se realizaron charlas orientadas a sensibilizar, tanto a los gerentes, como a los servidores pblicos de la Secretaria General, de la importancia en la participacin y conocimiento de todas y todos los servidores de los acuerdos de gestin de cada gerente y como stos son una herramienta de gestin que se debe utilizar para mejorar su desempeo y logro de sus objetivos y metas contempladas en la plan de Gestin de cada rea.
Han sido expedidos diferentes actos administrativos con miras a darle sustento jurdico al Sistema Integrado de Gestin, dentro de los cuales se destaca la adopcin del Modelo Estndar de Control Interno con la Resolucin 041 de 2006; la Resolucin 112 de junio 2 de 2006 mediante el cual se modific la Resolucin 314 de 2005 que creaba el Comit de Calidad, el cual establece el Sistema Integrado de Gestin en la Secretara General, se integran los Comits de Calidad y de Coordinacin de Control Interno y se designa al Representante de la Alta Direccin. La Resolucin 073 de 2007, que deroga la Resolucin 112 de 2005, ya que adems de establecer el Sistema Integrado de Gestin en la Secretara General, se crean y reglamentan los Equipos de Trabajo Institucional, se definen sus roles y responsabilidades en el Diseo, Implementacin y Evaluacin del Sistema Integrado de Gestin
Se identificaron los roles y perfiles para la designacin de los gestores de la entidad, en la actualidad se cuenta con un equipo de 23 Gestores o interlocutores del Sistema Integrado de Gestin, conformado por representantes de las diferentes reas y disciplinas acadmicas de la entidad.
Se realizaron seis diagnsticos del Sistema Integrado de Gestin: de Calidad, de Gestin Documental, de Gestin Ambiental, de Cultura Organizacional, de clima organizacional, del Modelo estndar de control interno.
Se identificaron los elementos comunes de los sistemas que conforman el Sistema Integrado de Gestin y se elabor un cronograma para el cumplimiento del Desarrollo e implementacin de este proyecto 2007-2008.
Se ha venido divulgando la Poltica de calidad, la misin, visin y objetivos de la entidad a todos los servidores de la Secretara General, tanto de planta como por contrato.
Se disearon los procedimientos de la Norma Fundamental o Norma cero de Calidad para la Secretara General, teniendo en cuenta los requerimientos de un Sistema de Gestin de Calidad y el Modelo Estndar de Control Interno. Los procedimientos son:
Elaboracin de documentos Control de documentos Control de Registros Control de Producto No conforme Acciones Preventivas y correctivas Auditoras Internas
Se levantaron, estandarizaron y codificaron 181 procedimientos con sus respectivos formatos correspondientes a los procesos misionales, estratgicos, de apoyo operativo y de gestin. Esta actividad se realiz visitando todas las dependencias de la entidad.
Una vez finalizada la Fase I, expuesta anteriormente, se ha dado inicio a la Fase II, que contiene las acciones para el desarrollo e implementacin del Sistema Integrado de Gestin, de las cuales enunciamos las mas importantes a realizarse:
Acciones de intervencin en el tema de talento humano, cultura organizacional, y clima organizacional, originadas a partir de los estudios realizados de cultura y de clima organizacional, resultados finales que fueron presentados en Comit Directivo del pasado 16 de febrero de 2007 y partir de esta reunin se recibi la Directriz del seor Secretario General de efectuar las acciones de intervencin y a la par dar a conocer a los servidores de la entidad los resultados de dichos estudios. Todo lo anterior con miras a fortalecer la cultura organizacional y facilitar la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad, el Modelo Estndar de Control Interno, el Sistema de Desarrollo Administrativo y el PIGA, los cuales son componentes del Sistema Integrado de Gestin.
Acciones democratizacin de la administracin pblica, que forman parte del Sistema de Desarrollo Administrativo. Implementacin de acciones de los componentes Atmosfrico, de Residuos Slidos, Hdrico y Energtico, como parte del Plan Institucional de Gestin Ambiental.
Identificacin e implementacin de acciones en los componentes de tecnologa, informacin, comunicacin, procesos, infraestructura, entre otros, de acuerdo con los resultados de los diagnsticos levantados, para dar cumplimiento al MECI y al Sistema de Gestin de Calidad. Armonizar con enfoque sistmico la misin y visin de la Secretara General, orientndola hacia una organizacin por procesos, los cuales en su interaccin, interdependencia y relacin causa- efecto garanticen una ejecucin eficiente, en el cumplimiento de los objetivos institucionales. Definir las polticas de operacin de la Secretara General. Establecer los criterios y parmetros necesarios para el diseo de Indicadores, que permitan medir el cumplimiento de los resultados esperados por la entidad y la ejecucin de las operaciones. Determinar los Factores Crticos de xito de la Secretara General que deben tenerse en cuenta a nivel estratgico para la medicin. Por factor crtico de xito se entiende una variable o aspecto clave de un proceso de cuyo resultado depende el logro de los objetivos del mismo. Implementacin de componentes de informacin que permitan manejar en la Secretara General la Informacin primaria, secundaria, sistemas de informacin, con el fin de permitir procesos efectivos de toma de decisiones y de rendicin de cuentas de la gestin pblica a la ciudadana en general y a las partes interesadas de la entidad. Identificacin e implementacin de flujos de comunicacin organizacional e informativa para la operacin de la Secretara General y mecanismos eficientes de socializacin de la informacin institucional. Por decisin del Comit Directivo del Sistema Integrado de Gestin, en la Secretara General se van a certificar dos procesos, dentro de la Fase II del Sistema Integrado de Gestin; de acuerdo con esta directriz se van a certificar los procesos de Quejas y Soluciones y de Control Disciplinario, lo cual implica un gran esfuerzo por parte de la entidad, pero especialmente de la Oficina Asesora de Planeacin para dar cumplimiento a la decisin del Comit, ya que para lograrlo se requiere efectuar una serie de acciones contempladas en el desarrollo e implementacin del Sistema de Gestin de Calidad en complementariedad con los dems sistemas del Sistema Integrado de Gestin, a fin de estar preparados para la auditora externa, Levantar la interaccin de los procesos que se van a certificar con otros procesos de la entidad. Asesorar y acompaar al Equipo Directivo y a cada dependencia de la Secretara General en el seguimiento a los Acuerdos de Gestin de que trata la Ley 909 de 2004, los cuales forman parte del Subsistema de Desarrollo Administrativo del Sistema Integrado de Gestin, siguiendo los lineamientos del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica como del Servicio Civil, en concordancia con los planes programas y proyectos de la Secretaria General.