MICROSOFT OFFICE EXCEL

Pr. Fatima SAYOTI

2012/2013

Introduction

Lobjectif de ce cours est de vous apprendre excuter les taches les plus simples que vous pourrez rencontrer lors de la manipulation dExcel. Nous avons pu remarquer quau lieu de se concentrer sur le travail quils avaient faire avec Excel, certains perdaient plutt leur temps des taches fastidieuses faute de savoir manipuler le logiciel. Lapprentissage de quelques astuces simples vous permettra doptimiser votre travail, et par consquent de gagner un temps prcieux qui pourra vous servir pendant vos priodes de travail intense.

Dfinition
Fait partie de la famille des logiciels de gestion des tableaux TABLEUR Logiciel spcialis dans le calcule et la prsentation des donnes dans des tableaux ainsi que de prsenter des rsultats de calcules sous forme de graphiques. Utilis dans plusieurs domaines qui font beaucoup appel au calcul, y compris lconomie, les sciences, la statistique, logiciel qui permet de grer des donnes prsentes dans un tableau. (Calcule, classement, testes, prsentation graphiques de donnes,) Compos de 65 536 lignes, 256 colonnes (jusqu' la version 2007), dont le maximum de feuilles par classeur est limit par la quantit de mmoire disponible. Les fichiers produits l'aide du logiciel portent l'extension xls (xlsx partir de la version 2007).

Prsentation de linterface EXCEL

Barre de Menu Barre doutils Barre de formule Feuille de calcul Slection des feuilles de calcul

Cellule -DfinitionLintersection entre une ligne (horizontale) et une colonne (verticale). Variable qui a un nom et qui contient une valeur. Colonne B Cellule B3 Ligne 3

Cellule -ValeurUne cellule peut contenir une valeur ou bien tre vide La valeur a deux caractristiques: 1. Type: Numrique: nombres, symbole de devise, Alphanumrique: chane de caractre qui forment des mots Formules: expressions mathmatiques qui commencent par = Les types sont dtermins automatiquement par Excel au moment de la saisie. 2. Format: faon dont le tableur va afficher la cellule Il existe un format conditionnel, c--d qui dpend de la valeur de la cellule. Ceci permet par exemple de changer la couleur des cellules dune colonne dont les valeurs sont ngatives. Les formats sont dfinis par lutilisateur. Menu: Format Cellule

Cellule -TypeContenu de la cellule slectionne Type alphanumrique Type numrique

Type formule

Cellule -Format-

2003

2007

Cellule -Format-Alphanumrique

Cellule -Format-Numrique

Mise en forme conditionnelle

Manipulation des cellules

Copier une cellule: slectionner la cellule, copier (ctrl-c), slectionner la destination, coller (ctrl-v) Copier une ligne/colonne: slectionner lentte de la ligne/colonne, copier (ctrl-c), slectionner la destination, coller (ctrl-v) Slectionner plusieurs cellules adjacentes: slectionner la premire cellule, maintenir la touche shift enfonce, slectionner la dernire cellule; Slectionner plusieurs cellules disjointes: slectionner chaque cellule en maintenant la touche ctrl enfonce; Supprimer une ou plusieurs cellules: slectionner la ou les cellules, appuyer sur la touche Suppr ; Insrer une ligne/colonne: slectionner lentte de la ligne/colonne, appuyer sur le bouton de droite (menu contextuel), slectionner Insrer.

Manipulation des cellules

Remplir une ligne / colonne avec une srie: Entrez la premire valeur dans la premire case (1 dans la cellule A2). Dans cette case, allez avec le curseur dans le menu Accueil/ /Srie pour obtenir la boite de dialogue Srie de donnes . Choisir la slection de la ligne /colonne, assurez-vous que le type est linaire, et que 1 est dans la Valeur de pas. Entrez la valeur finale dans Dernire valeur, et cliquez sur OK.

Manipulation des cellules

Collage spcial: Permet de le raliser avec un avantage sur le copier-coller : vous choisissez ce que vous souhaitez coller (formules ou valeurs, mise en page...)

Les formules -DfinitionExpression mathmatique permettant deffectuer des calculs en utilisant :

Les formules -RfrencesLes formules font rfrence une autre cellule en utilisant ses coordonnes ou un nom dfini par lutilisateur. Il y a diffrentes faon de faire une rfrence: 1. Rfrence absolue : utilisation des coordonnes absolues par rapport lorigine de la feuille : $lettre_de_colonne$numro_de_ligne ex: $B$3 2. Rfrence relative : utilisation des coordonnes par rapport la cellule qui contient la formule (cellule de rfrence) : la position relative est masque, on visualise une rfrence absolue sans le signe $ , ex: A8 !!! Attention: lorsquon copie une cellule contenant une rfrence relative, cest la position relative qui est copie 3. Rfrence mixte : mlange dune rfrence absolue et relative ex: B$3 4. Rfrence nomme : un nom est spcifiquement donn une cellule et les formules peuvent faire rfrence directement ce nom

Les formules -OprateursArithmtiques: ils sappliquent des valeurs numriques et retournent des valeurs numriques : +, -, *, /, ^ Relationnels: ils comparent deux rsultats numriques et retournent une valeur logique; exemple: galit (=), diffrence (<>), infriorit stricte (<), supriorit stricte (>), infriorit (<=), supriorit (>=) Logiques: ils sappliquent des valeurs logiques et retournent des valeurs logiques; ngation NON(), ET logique ET(con1;cond2;), OU logique OU(ET(con1;cond2;) !!! Remarque: oprateur textuel de concatnation & pour coller deux chanes de caractres

Les fonctions
Mathmatiques et Trigonomtriques: Offrant les outils de base pour manipuler des donnes numriques Statistiques: Offrant des outils d'analyse statistique, calcul de moyenne, de variance De manipulation de texte: Autres fonction utiles dans des domaines particuliers: Exp: Fonctions financires fonctions de manipulation de date: Servant manipuler et convertir des dates

Les fonctions
FONCTION(argument1; argument2; ...)
Nom de la fonction: Par convention crit en majuscule suivi de parenthses Les arguments: Elle contient zro, un ou plusieurs arguments ( l'intrieur des parenthses), c'est--dire un ensemble de valeurs, spares par des points-virgules, auxquelles la fonction s'applique.

Les fonctions les plus utilises

Logique: SI(effectuer des actions en fonction d'une condition) SI imbriqus(imbriquer plusieurs conditions SI) Mathmatiques: ARRONDI(arrondir une valeur) ARRONDI.INF(arrondir une valeur vers le bas) ARRONDI.SUP(arrondir une valeur vers le haut) MAX(renvoyer la plus grande valeur) MIN(renvoyer la plus petite valeur) MOYENNE(effectuer la moyenne d'une srie de valeurs) RACINE(effectuer la racine carre) SOMME(calculer la somme d'une srie de valeurs) SOMME.SI(calculer la somme partir des valeurs qui remplissent la condition)

Les fonctions les plus utilises

Statistiques:
NB(calculer le nombre de cellules contenant des nombres) NB.SI(calculer le nombre de cellules contenant une valeur dtermine) NB.VIDE(calculer le nombre de cellules vides) NBVAL(calculer le nombre de cellules non vides) PREVISION(extrapoler l'aide de donnes connues) RANG(donner un classement une valeur en fonction d'une srie de valeurs)

Recherches et Matrices:
CHOISIR(afficher une valeur ou effectuer une action en fonction d'un choix) EQUIV(renvoyer la position d'une valeur dans une liste) INDEX(renvoyer une valeur en fonction d'un n de colonne et d'un n de ligne) INDEX + EQUIV(semblable RECHERCHEH/RECHERCHEV sans la contrainte de la premire ligne/colonne) RECHERCHEH(renvoyer une valeur d'un tableau en fonction d'une valeur se trouvant dans la premire ligne) RECHERCHEV(renvoyer une valeur d'un tableau en fonction d'une valeur se trouvant dans la premire colonne)

Les fonctions les plus utilises

Textes:
CONCATENER(assembler des valeurs, les unes aprs les autres) DROITE(extraire des caractres en partant de la droite) GAUCHE(extraire des caractres en partant de la gauche) MAJUSCULE(convertir en majuscules) MINUSCULE(convertir en minuscules) NOMPROPRE(convertir la premire lettre de chaque mot en majuscules et les autres lettres en minuscules) STXT(extraire des caractres d'une chane)

Trigonomtriques:
ALEA(gnrer alatoirement une valeur)

Date et Heure:
AUJOURDHUI(afficher la date du jour)

Les Messages derreur

Les Graphiques

Saisir le texte et les chiffres dans les cellules appropries Slectionner longlet Insertion suivi du type de graphe de votre choix

Les Graphiques
Une catgorie de graphique peut offrir plusieurs types. Par exemple, la catgorie colonne offre 11 types de graphiques. Le premier graphique place les donnes lune cot de lautre. Le second type place les donnes lune par-dessus lautre pour donner un effet cumulatif. Les donnes du troisime type de graphique sont toutes de la mme hauteur. Ce sont les proportions de chacune des donnes qui changent dune priode une autre. Le quatrime type de graphique place chaque srie de donnes lune derrire lautre pour crer un graphique 3D.

Les Graphiques

Limage vous montre les catgories ainsi que les types de graphiques. Par exemple, il a 18 types de graphiques possibles pour la catgorie histogramme.

Les Graphiques

Les graphiques de type secteur (tarte ou pie en anglais) ne devraient pas avoir plus de 5 ou 6 donnes pour tre lisible. Cependant, vous pouvez aussi avoir un regroupementnt de donnes dans un second sous-graphique.

Les Graphiques

Les graphiques nuage de points sont utilis!s pour repr!senter deu" valeurs #" et $% sur un m&me point de donn!es #valeur per'ue par rapport au pri" par e"emple%(

Les Graphiques

)l $a aussi des graphiques de t$pe *oursier qui indiquent les valeurs les plus hautes+ les plus *asses et la ,ermeture d-une *ourse ou d-une action(

Les Graphiques

Les graphiques de t$pe sur,ace peuvent ressortir des points plus !lev!s ou creu" par rapport au" autres(

Les Graphiques

Les graphiques de t$pe anneau" ressem*lent au t$pe secteur( Cependant+ il est possi*le de repr!senter plusieurs anneau" l-un dans l-autre( Cela permet de comparer plusieurs p!riodes ou situations l-un l-autre(

Les Graphiques

Les graphiques de t$pe *ulles poussent les nuage de points plus loin avec l-a.out d-une troisi/me valeur pour e"pliquer une donn!e du graphique( 0n plus des coordonn!es " et $+ la taille de la sph/re d!termine son importance par rapport au" autres(

Les Graphiques

Les graphiques de t$pe radar permet de comparer plusieurs varia*les en m&me temps( C-est pour cela qu-il ,aut lire le graphique en partant du milieu en allant vers les e"tr!mit!s(

Les Graphiques
Remarque: La seule personne qui peut vraiment r!pondre la question suivante 1 quel graphique repr!sente mieu" des donn!es2 est l-usager qui va cr!er le graphique( 3-h!site4 pas essa$er les t$pes pour trouver celui qui r!pond le mieu" au message que vous voule4 passer(

Les Graphiques

5our les *esoins de cet e"ercice+ s!lectionne4 la cat!gorie histogramme le dernier histogramme 36

Les Graphiques
Modification de graphique: Onglet Cration: 5ermet de d!terminer le t$pe de graphique+ les donn!es qui $ sont incluses+ les st$les de pr!sentation et d!terminer son emplacement dans votre classeur( 1( 7odi,ier le t$pe de graphique1 5ermet de changer le t$pe de graphique en tout temps( )l vous l-acc!s la liste compl/te des t$pes de graphiques( 8ous pouve4 donc e"p!rimenter et changer de graphique pour voir celui qui repr!sente mieu" vos donn!es( 2( 0nregistrer le mod/le1 8ous pouve4 pr!parer vos propres mod/les de pr!sentation et les enregistrer( 8ous pouve4 ensuite les r!utiliser pour vos prochain graphiques(

Les Graphiques
3( )ntervertir les lignes et les colonnes1 0"cel vous o,,re une ,a'on tr/s ,acile d-inverser la pr!sentation de vos donn!es( 8ous pouve4 ensuite d!cider quelle est la meilleure pr!sentation de vos donn!es(

Les donn!es sur les a"es 9 et : ont !t! invers!es( Le 1er graphique repr!sente des t$pes de produits par ann!e( Le second graphique les valeurs par ann!e selon le t$pe de produit(

Les Graphiques
;( S!lectionner des donn!es1 Cette option vous permet d-a.outer+ de retirer ou de modi,ier les s!ries de donn!es qui sont pr!sent!es dans le graphique( <emarque1 =ne autre ,a'on d-a.outer des s!ries de donn!es votre graphique est de les copier et de les coller directement dans le graphique(

Les Graphiques
>( 6isposition du graphique1

Cette option vous o,,re une liste de pr!sentation pr!d!termin!s( 8ous pouve4 choisir parmi ceu"?ci pour pr!senter rapidement votre graphique( 8ous pouve4 tou.ours changer n-importe quel aspect de la pr!sentation pour mieu" r!pondre vos *esoins( @( St$le du graphique1 La galerie de st$les de graphique se concentre sur la pr!sentation de donn!es au lieu de tous les aspects du graphique( 8ous pouve4 choisir parmi la liste ou personnaliser encore plus avec les options sous l-onglet 7ise en ,orme(

Les Graphiques
7( 6!placer le graphique1 8ous pouve4 en tout temps d!cider de changer l-emplacement d-un graphique( 8ous pouve4 le placer sur une ,euille de calcul cot! de chi,,res de vos rapports ou sur une ,euille graphique part(

Appu$er sur le *outon 6!placer le graphique( S!lectionner le nouvel endroit pour le graphique( Appu$er sur BC(

Les Graphiques
Modification de graphique: Onglet Disposition: 1( S!lection active1 5ermet de choisir un !l!ment qui compose le graphique pour ensuite changer sa pr!sentation( )l $a aussi une option pour r!ta*lir la pr!sentation d-origine si vous le d!sire4( Ces options sont tellement importantes pour l-!la*oration du graphique que vous les retrouve4 aussi au d!*ut de l-onglet 7ise en ,orme( 8ous pouve4 cliquer sur les !l!ments qui composent le graphique( Cependant+ lorsque les !l!ments sont tr/s proches l-un de l-autre+ il peut s-av!rer plus ,acile d-utiliser la liste des !l!ments qui se trouve au coin sup!rieur gauche de l-onglet(

Les Graphiques
2( )mage1 8ous pouve4 ins!rer une image telle que le logo de la compagnie ou quelque choses qui repr!sente le contenu du graphique( 0lle peut servir de ,ond pour le graphique ou m&me pour repr!senter les donn!es(
Appu$e4 sur le *outon )mage S!lectionne4 le dossier ou se trouve l-image que vous d!sire4 S!lectionner l-image Appu$e4 sur le *outon )ns!rer 6!place4 l-image l-endroit de votre choi" sur le graphique

Les Graphiques
3( Dormes1 8ous pouve4 ins!rer des ,ormes pour cr!er vos propres images ou encadrer un !l!ment important du graphique( ;( Eone de te"te1 8ous pouve4 aussi a.outer des *oites de te"te qui a.oute de courtes e"plications au graphique( Appu$e4 sur le *outon Eone de te"te 5lace4 le pointeur l-endroit ou vous le d!sire4 0ntre4 le te"te de votre choi" >( Fitre du graphique1 0"cel vous o,,re 3 choi" d!crits cet image1

Les Graphiques
@( Fitre des a"es1 =n graphique d-0"cel peut avoir .usqu- trois a"es( Les options d!crites dans l-image montrent les possi*ilit!s selon l-a"e choisi(

7( L!gende1 =ne l!gende du graphique regroupe les noms de chacune des s!ries de donn!es( Les options o,,ertes vous permettent de d!cider de l-endroit ou vous d!sire4 l-avoir dans le graphique(

Les Graphiques
G( 0tiquette des donn!es1 Les !tiquettes de donn!es a,,ichent la valeur cHt! du point de donn!es sur le graphique( 8ous pouve4 a,,icher l-!tiquette pour tous les points du graphique+ pour une s!rie de donn!es ou m&me pour un point en particulier( =ne ,ois a,,ich!+ vous pouve4 changer son emplacement et sa pr!sentation# taille+ couleurI% J( A"es1 L-a,,ichage des a"es permet d-a,,icher les descriptions des s!ries de donn!es ainsi que les valeurs qu-ils repr!sentent( Les ann!es sur l-a"e des a*scisses #9% La description des s!ries sur l-a"e de pro,ondeur Les valeurs sur l-a"e des ordonn!es #:%

Les Graphiques
10( Kuadrillage1 Les quadrillage sont tr/s importants( Le quadrillage vertical permet de regrouper les valeurs d-une m&me p!riode( Le quadrillage hori4ontal permet de comparer des points de p!riodes di,,!rentes( 11( Eone de tra'age1 La 4one de tra'age est le ,ond du graphique deu" dimensions( 8ous pouve4 changer sa pr!sentation+ telle qu-un ,ond d!grad! sur l-image de droite+ ou placer une image repr!sentative si vous le d!sire4( 12( 5aroi du graphique1 La paroi est le terme utilis! pour d!crire le ,ond d-un graphique trois dimensions( Comme pour la 4one de tra'age+ vous pouve4 ins!rer de la couleur+ un d!grad! de couleurs+ une image ou un moti, 13( 5lancher du graphique1 Le plancher de L est le terme utilis! pour d!crire le *as d-un graphique 36( Comme pour la 4one de tra'age et la paroi du L+ vous le d!corer de di,,!rentes ,a'ons(

Les Graphiques
Modification de graphique: Onglet Mise en forme: Cet onglet permet vraiment de changer la pr!sentation de chacun des !l!ments qui composent le graphique( C-est ici que les am!liorations la pr!sentation de votre graphique vont se r!aliser( 1( Liste des !l!ments1 Comme pour l-onglet disposition+ cette premi/re option permet de choisir l-!l!ment qu-on d!sire parmi la liste( Ceci est pratique lorsqu-il $a plusieurs !l!ments regroup!s l-un proche des autres( 2( 7ise en ,orme de la s!lection1 Cette option ouvre la ,en&tre avec la liste de toutes les options de pr!sentation possi*le pour l-!l!ment choisi( =n dou*le?clic sur l-!l!ment ou le *outon droit de la souris et 7ise en ,orme vous am/neront au m&me menu(

Les Graphiques
3( <!ta*lir le st$le d-origine1 8ous pouve4 e"p!rimenter autant que vous le d!sire4 sachant que vous pouve4 tou.ours revenir au" options de *ase( C-est la raison d-&tre de cette option( 0"p!rimente4 pour trouver la meilleure pr!sentation pour votre graphique( ;( St$les de mise en ,orme1 8ous pouve4 choisir parmi des st$les de pr!sentation pr!d!termin!s( La galerie vous permet de choisir parmi plusieurs couleurs ainsi que des d!grad!s( )l $ a encore plus d-options dans la section remplissage de ,ormes( >( St$les de mise en ,orme1 Cette option vous permet de d!terminer sur le ,ond du graphique+ ou des !l!ments qui composent les s!ries de donn!es+ la couleur+ le moti,+ le d!grad! ou l-image de votre choi"(

Les Graphiques
@( Contour des ,ormes1 8ous pouve4 accentuer les ,ormes des s!ries de donn!es en changeant le contour de la ,orme( 8ous pouve4 changer la couleur pour ,aire un contraste avec la couleur de ,ond( 8ous pouve4 aussi changer l-!paisseur des lignes pour le d!marquer ou mettre des tirets( 7ais cela aurait un impact n!gati, sur les e,,ets sur les ,ormes( 7( 0,,ets sur les ,ormes1 L-e,,et de placer un om*re ou d-entourer une ,orme d-un e,,et de lumi/re en couleur sont int!ressants(

Les Graphiques
G( St$le MordArt1 8ous pouve4 appliquer le st$le MordArt sur n-importe quel te"te inclus dans le graphique( S!lectionne4 le te"te de votre choi" Appu$e4 sur le *oulon la ,in de la ,en&tre MordArt pour a,,icher sa galerie( S!lectionne4 parmi les options disponi*le( J( Brganiser1 5armi les !l!ments qui peuvent composer+ vous pouve4 inclure des ,ormes pour composer vos propres images( Les options du regroupement Brganiser vous permet de changer l-ordre d-a,,ichage et l-alignement des ,ormes(

Les Graphiques
10( Faille1 6!termine4 la taille du graphique si celui?ci est sur une ,euille de calcul( Le graphique prend tout l-!cran s-il est plac! sur une ,euille graphique(