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Microsoft Word 2010 Avanzado

Material de apoyo

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Estimado Cliente: Bienvenido a nuestro centro de capacitacin y certificacin! Nuestros valores: Nos comprometemos a que nuestros valores sean la gua de nuestras decisiones y comportamiento.

Trabajo en equipo Promovemos y apoyamos a un equipo que siendo diverso, est siempre unido, trabajamos juntos para alcanzar nuestros objetivos comunes. Respeto Respetamos los derechos y creencias de los dems; tratamos a nuestros clientes y compaeros de trabajo con el ms alto grado de dignidad, igualdad y confianza. Responsabilidad Aceptamos nuestras responsabilidades individuales y de equipo y cumplimos con nuestros compromisos; asumimos responsabilidad de nuestro desempeo en todas nuestras decisiones y acciones. Integridad Empleamos los estndares ticos ms altos, demostrando honestidad y justicia en cada accin que tomamos. Innovacin Somos creativos en dar valor a nuestros clientes, compaeros de trabajo, proveedores y comunidad; nos anticipamos al cambio y capitalizamos las mltiples oportunidades que surgen.

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TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO COMPARAR Y COMBINAR DOCUMENTOS 1.1 SECCIONES 1.2 TIPOS DE SALTOS DE SECCIN QUE SE PUEDEN INSERTAR 1.3 COMPARAR DOCUMENTOS 1.4 COLABORAR EN DOCUMENTOS 1.5 COMPARAR DOCUMENTOS EN PARALELO 1.6 UTILIZAR COMANDOS DE COMBINACIN PARA ESPECIFICAR EL DOCUMENTO DE BASE 1.7 COMBINAR 1.8 COMBINAR EN EL DOCUMENTO ACTUAL 1.9 COMBINAR EN EL NUEVO DOCUMENTO 1.10 COMPARAR CON LA OPCIN ESTILO JURDICO CAPITULO 2 SEGURIDAD Y PRIVACIDAD 2.1 PROTEGER DOCUMENTOS CON CONTRASEAS, PERMISOS Y OTRAS RESTRICCIONES 2.2 PROTEGER DOCUMENTOS DE WORD 2010 2.3 RESTRINGIR CAMBIOS EN ARCHIVOS DE WORD 2.4 RESTRINGIR CAMBIOS EN WORD 2010 2.5 RESTRINGIR O PERMITIR CAMBIOS DE FORMATO 2.6 RESTRINGIR LA APLICACIN DE FORMATOS 2.7 PERMITIR LA APLICACIN DE FORMATOS 2.8 PERMITIR CAMBIOS EN PARTES DE UN DOCUMENTO PROTEGIDO 2.9 AGREGAR PROTECCIN A UN DOCUMENTO Y MARCAR LAS PARTES QUE SE PUEDEN CAMBIAR 2.10 DESBLOQUEAR UN DOCUMENTO PROTEGIDO 2.11 REALIZAR CAMBIOS EN UN DOCUMENTO RESTRINGIDO 2.12 INSPECCIN DE DOCUMENTOS 2.13 TIPOS DE DATOS OCULTOS E INFORMACIN PERSONAL CAPITULO 3 COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA 3.1 CONCEPTOS BSICOS 3.2 PASOS PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA 3.2.1 ESCRIBIR UNA LISTA NUEVA 3.3 LA BARRA COMBINAR CORRESPONDENCIA 3.4 INSERTAR CAMPOS COMBINADOS 3.5 VER DATOS COMBINADOS 3.6 DESPLAZARSE POR LOS REGISTROS 3.7 BUSCAR UN REGISTRO 3.8 DESTINATARIOS A COMBINAR
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3.9 FILTRAR DESTINATARIOS 3.10 ORDENAR DESTINATARIOS 3.11 ASIGNAR CAMPOS 3.12 COMBINAR E IMPRIMIR CAPITULO 4 TABLAS DE CONTENIDO Y REFERENCIAS 4.1 TABLAS DE CONTENIDO 4.2 MARCAR ELEMENTOS PARA UNA TABLA DE CONTENIDO 4.3 MARCAR ELEMENTOS UTILIZANDO LOS ESTILOS DE TTULO INTEGRADOS 4.4 CREAR UNA TABLA DE CONTENIDO DESDE LA GALERA 4.5 CREAR UNA TABLA DE CONTENIDO PERSONALIZADA 4.6 ACTUALIZAR LA TABLA DE CONTENIDO 4.7 ELIMINAR UNA TABLA DE CONTENIDO 4.8 CREAR UNA BIBLIOGRAFA 4.9 AGREGAR UNA NUEVA CITA Y UNA FUENTE DE INFORMACIN A UN DOCUMENTO 4.10 BUSCAR UNA FUENTE DE INFORMACIN 4.11 MODIFICAR UN MARCADOR DE POSICIN DE CITA 4.12 CREAR UNA BIBLIOGRAFA CAPITULO 5 ELEMENTOS RPIDOS 5.1 ELEMENTOS RPIDOS 5.2 AUTOTEXTO 5.3 PROPIEDAD DEL DOCUMENTO 5.4 CAMPO 5.5 ORGANIZADOR DE BLOQUES DE CREACIN 5.6 GUARDAR SELECCIN EN UNA GALERA DE ELEMENTOS RPIDOS 5.7 AGREGAR TEXTO ALTERNATIVO A FORMAS, IMGENES, GRFICOS, TABLAS, ELEMENTOS GRFICOS SMARTART U OTROS OBJETOS 5.8 USAR BLOQUES DE CREACIN (ELEMENTOS RPIDOS) EN UNA PLANTILLA 5.9 INSTRUCCIONES PARA CREAR Y GUARDAR BLOQUES DE CREACIN: 5.10 PROCEDIMIENTOS PARA GUARDAR BLOQUES DE CREACIN EN LA GALERA DE ELEMENTOS RPIDOS 5.11 COPIAR ESTILOS DE UNA PLANTILLA A UN DOCUMENTO 5.12 TIPOS DE PROPIEDADES DE DOCUMENTOS 5.13 VER Y CAMBIAR LAS PROPIEDADES DEL DOCUMENTO ACTUAL 5.14 VER O CREAR PROPIEDADES PERSONALIZADAS PARA UN DOCUMENTO 5.15 VER LAS PROPIEDADES DEL DOCUMENTO AL ABRIR O GUARDAR UN ARCHIVO CAPITULO 6 CONTROLES, ARCHIVOS XML Y PGINAS WEB 6.1 FORMATOS OPEN XML Y EXTENSIONES DE NOMBRES DE ARCHIVO 6.2 CULES SON LAS VENTAJAS DE LOS FORMATOS OPEN XML?
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6.3 CULES SON LAS EXTENSIONES DE NOMBRES DE ARCHIVO XML? 6.4 PUEDEN COMPARTIR DIFERENTES VERSIONES DE OFFICE LOS MISMOS ARCHIVOS? 6.5 CONTROLES DE CONTENIDO 6.6 PROTEGER FORMULARIOS CAPITULO 7 MACROS 7.1 HABILITAR MACROS EN LA VISTA BACKSTAGE 7.2 HABILITAR MACROS PARA UNA SESIN CUANDO APARECE LA ADVERTENCIA DE SEGURIDAD 7.3 CAMBIAR LA CONFIGURACIN DE LAS MACROS EN EL CENTRO DE CONFIANZA 7.4 EXPLICACIN DE LA CONFIGURACIN DE MACROS EVALUACIN FINAL DEL CURSO

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CAPITULO 1
COMPARAR Y COMBINAR DOCUMENTOS
El participante aprender a crear secciones a un documento de Microsoft Word 2010 El participante combinar dos documentos para verificar los cambios realizados El participante comparar dos documentos con la opcin Estilo Jurdico

1.1 Secciones Puede utilizar secciones para variar el diseo de un documento dentro de una pgina o entre pginas.

Seccin con formato de una columna Seccin con formato de dos columnas Slo tiene que insertar saltos de seccin para dividir el documento en secciones y despus aplicar a cada seccin el formato que desee. Por ejemplo, puede utilizar formato de una columna para la seccin de presentacin de un informe y despus utilizar formato de dos columnas para el texto independiente del informe en la siguiente seccin.

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1.2 Tipos de saltos de seccin que se pueden insertar En los siguientes ejemplos se muestran los tipos de saltos de seccin que se pueden insertar. En cada ilustracin, la lnea punteada doble representa un salto de seccin. Pgina siguiente inserta un salto de seccin e inicia la nueva seccin en la pgina siguiente.

Continuo inserta un salto de seccin y empieza la siguiente seccin en la misma pgina.

Pgina impar o Pgina par inserta un salto de seccin y empieza la siguiente seccin en la siguiente pgina impar o par.

Tipos de formatos que se pueden establecer para las secciones

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Puede cambiar los siguientes formatos de seccin:


Mrgenes Tamao u orientacin del papel Fuente del papel para una impresora Bordes de pgina Alineacin vertical Encabezados y pies de pgina Columnas Numeracin de pgina Numeracin de lnea Notas al pie y notas al final Recuerde que un salto de seccin controla el formato de la seccin de texto que precede al salto. Por ejemplo, si elimina un salto de seccin, el texto que le precede pasa a formar parte de la siguiente seccin y adopta el formato de sta. Tenga en cuenta que la ltima marca de prrafo del documento controla el formato de la ltima seccin del documento o de todo el documento si ste no tiene secciones.

1.3 Comparar documentos Cuando se utiliza la caracterstica Comparar y combinar para comparar dos documentos, Microsoft Word muestra las diferencias entre ellos como cambios realizados.

Los globos muestran lo que se ha insertado o eliminado, los cambios de formato y los comentarios.

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1.4 Colaborar en documentos Si varios revisores devuelven cambios y comentarios en copias distintas del documento original, puede combinar todos los cambios en un nico documento y despus, a partir de ste, revisar cada cambio. Despus de enviar un documento para su revisin, puede seguir trabajando en l, ya que Word mostrar lo nuevo que agregue junto con los cambios del revisor. Aunque se recomienda que los revisores trabajen con la opcin Control de cambios (men Herramientas) habilitada, Word detectar y mostrar los cambios de todos modos.

1.5 Comparar documentos en paralelo En ocasiones, ver los cambios efectuados por varios usuarios puede resultar muy incmodo. Sin embargo, ahora le ofrecemos una nueva manera de llevar a cabo la comparacin de documentos. Comparar documentos en paralelo permite determinar las diferencias entre dos documentos sin tener que combinar los cambios de varios usuarios en un nico documento. Puede desplazarse por ambos documentos simultneamente para identificar las diferencias entre ellos.

1.6 Utilizar comandos de combinacin para especificar el documento de base Cuando seleccione un documento para compararlo con otro que est abierto, utilice uno de los tres comandos de combinacin para especificar cul de ellos va a utilizar como base para la comparacin. Las diferencias entre los documentos se muestran como cambios realizados en el documento de base.

1.7 Combinar

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Los cambios del documento abierto (rojo) se muestran como cambios realizados en el documento que haya seleccionado en el cuadro de dilogo Comparar y combinar documentos.

1.8 Combinar en el documento actual

Los cambios realizados en el documento seleccionado en el cuadro de dilogo Comparar y combinar documentos (azul) se muestran como cambios realizados en el documento abierto.

1.9 Combinar en el nuevo documento

Los cambios de ambos documentos se combinan en un tercer documento, nuevo, en el que las diferencias se mostrarn como cambios realizados.

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1.10 Comparar con la opcin Estilo jurdico Cuando se utiliza la opcin Estilo jurdico, Word muestra un tercer documento nuevo en el que los cambios realizados en el documento de base se aceptan y los cambios del documento seleccionado se muestran como cambios realizados. Los documentos que se comparan no se modifican. Si desea comparar los cambios de varios revisores, no seleccione esta opcin. En su lugar, utilice uno de los comandos de combinacin.

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CAPITULO 2
SEGURIDAD Y PRIVACIDAD

El participante aprender a proteger un documento mediante una contrasea y restringir su formato El participante inspeccionar un documento para localizar datos ocultos

2.1 Proteger documentos con contraseas, permisos y otras restricciones En Microsoft Office 2010, puede usar contraseas para impedir que otras personas abran o modifiquen los documentos, libros y presentaciones. Es importante saber que si no recuerda su contrasea Microsoft no puede recuperar sus contraseas olvidadas.

2.2 Proteger documentos de Word 2010 Para proteger los documentos de Word 2010, use las siguientes opciones. 1. En un documento abierto, haga clic en la pestaa Archivo. Se abrir la vista Backstage. 2. En la vista Backstage, haga clic en Informacin. 3. En Permisos, haga clic en Proteger documento. Aparecen las siguientes opciones: La imagen siguiente es un ejemplo de las opciones de Proteger documento.

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Marcar como final Haga que el documento sea de solo lectura. Cuando un documento est marcado como final, los comandos de edicin y escritura y las marcas de revisin estn deshabilitados o desactivados, y el documento es de solo lectura. El comando Marcar como final ayuda a transmitir que est compartiendo una versin finalizada de un documento. Tambin impide que los lectores o revisores modifiquen el documento sin darse cuenta. Cifrar con contrasea. Cuando seleccione Cifrar con contrasea, aparece el cuadro dilogo Cifrar documento. En el cuadro Contrasea, escriba una contrasea. Importante: Microsoft no puede recuperar contraseas olvidadas o perdidas, as que mantenga una lista de las contraseas y nombres de archivo correspondientes en un lugar seguro. Restringir edicin Controle qu tipos de cambios pueden realizarse en el documento. Cuando seleccione Restringir edicin, aparecen tres opciones: Restricciones de formato: esto reduce las opciones de formato y preserva una apariencia. Haga clic en Configuracin para seleccionar qu estilos se permiten. Restricciones de edicin: el usuario controla el modo en que puede editarse el archivo o puede deshabilitar la edicin. Haga clic en Excepciones o Ms usuarios para controlar quines pueden realizar la edicin. Comenzar a aplicar: Haga clic en S, aplicar la proteccin para seleccionar la proteccin con contrasea o autenticacin del usuario. Adems, puede hacer clic en Restringir permiso para agregar o quitar los editores que tendrn permisos restringidos. Restringir permisos por personas Use una cuenta de Windows Live ID para restringir permisos. Use una cuenta de Windows Live ID o una cuenta de Microsoft Windows para restringir los permisos. Puede aplicar permisos a travs de una plantilla que usa su organizacin, o puede agregar permisos haciendo clic en Restringir acceso.

Agregar una firma digital Agregue una firma digital invisible o visible. Las firmas digitales autentican informacin digital, como documentos, mensajes de correo electrnico y macros usando criptografa informtica. Las firmas digitales se crean escribiendo una firma o mediante una imagen de una firma para establecer la autenticidad, integridad y ausencia de renuncia.
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Consulte el vnculo al final de este tema para obtener ms informacin acerca de las firmas digitales.

2.3 Restringir cambios en archivos de Word Si no desea que los revisores de contenido cambien accidentalmente un documento de Microsoft Word 2010 o una hoja de clculo de Excel 2010, puede establecer restricciones de edicin y formato.

2.4 Restringir cambios en Word 2010 1. En la ficha Revisar, en el grupo Proteger, haga clic en Restringir edicin. 2. Aparece el panel Restringir formato y edicin. 3. En Restricciones de formato, Restricciones de edicin y Comenzar a aplicar, puede realizar selecciones que cumplan con las necesidades de edicin y formato.

2.5 Restringir o permitir cambios de formato Cuando distribuye un documento a otros usuarios para que puedan editarlo y no desea que cambien la apariencia del documento, puede restringir todos o algunos de los temas y estilos que de otro modo podran cambiarse o aplicarse. Tambin puede permitir que los revisores cambien algunos temas y estilos.

2.6 Restringir la aplicacin de formatos De manera predeterminada, todos los estilos estn disponibles y otros usuarios pueden modificarlos. Puede limitar la posibilidad de que otras personas cambien el formato o los estilos de todo el documento o parte del mismo. 1. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Iniciador de cuadro de dilogo Estilos.

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2. En el panel de tareas Estilos, haga clic en Administrar estilos la pestaa Restringir.

y, a continuacin, haga clic en

3. En la lista Criterio de ordenacin, seleccione el criterio de ordenacin que desea usar para ver los estilos. 4. Haga clic en cada uno de los estilos que desea restringir o seleccione grupos de estilos haciendo clic en una de las siguientes opciones.

Seleccionar visibles Haga clic en esta opcin para seleccionar los estilos que aparecen de manera predeterminada en la lista recomendada. Para ver la lista de estilos recomendados, haga clic en la pestaa Recomendar. Para agregar estilos a esta lista, en la ficha Recomendar, seleccione los estilos que desea agregar y, a continuacin, haga clic en Mostrar.

Seleccionar integrados

Haga clic en esta opcin para seleccionar todos los estilos

incluidos en Microsoft Word sin aquellos estilos personalizados que haya creado.

Seleccionar todo

Haga clic en esta opcin para seleccionar todos los estilos incluidos en

Word as como aquellos estilos personalizados que haya creado. 5. Active las casillas de verificacin situadas junto a una o varias de las siguientes opciones:

Limitar el formato a los estilos admitidos Seleccione esta opcin para que los revisores puedan cambiar el formato nicamente con los estilos permitidos. Los revisores no podrn dar formato al texto directamente ni usar los estilos restringidos. Permitir que Autoformato invalide las restricciones de formato Seleccione esta opcin para permitir que los revisores usen los estilos restringidos cuando dan formato a texto automticamente, como hipervnculos o vietas automticas. Por ejemplo, si activa esta casilla de verificacin, Word dar formato automtico a los hipervnculos, incluso si el estilo Hipervnculo est bloqueado. Esta opcin est disponible nicamente si est seleccionado Limitar el formato a los estilos admitidos.

Bloquear el cambio de esquema o tema

Seleccione esta opcin para evitar que los

revisores cambien los temas usados en el documento.

Bloquear el cambio del conjunto de estilos rpidos que los revisores cambien el conjunto de estilos actual.

Seleccione esta opcin para impedir

6. Haga clic en Restringir. Aparece un icono de bloqueo junto a los estilos que estn restringidos.
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7. Haga clic en Aceptar. 8. Puede que se le solicite que cree una contrasea adicional. Para asignar una contrasea a un documento con el fin de que slo los usuarios que la conozcan puedan quitar la restriccin, escriba una contrasea en el cuadro Escriba la nueva contrasea (opcional) y confrmela.

2.7 Permitir la aplicacin de formatos Una vez que haya restringido estilos especficos, puede eliminar la restriccin para que otros usuarios puedan usar esos estilos en el documento. 1. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Iniciador de cuadro de dilogo Estilos.

2. En el panel de tareas Estilos, haga clic en Administrar estilos la pestaa Restringir.

y, a continuacin, haga clic en

3. En el cuadro de dilogo Administrar estilos, seleccione el criterio de ordenacin que desea usar para ver los estilos. 4. Haga clic en cada uno de los estilos que desea permitir o seleccione grupos de estilos haciendo clic en una de las siguientes opciones.

Seleccionar visibles Haga clic en esta opcin para seleccionar los estilos que aparecen de manera predeterminada en la lista recomendada. Para ver la lista de estilos recomendados, haga clic en la pestaa Recomendar. Para agregar estilos a esta lista, en la ficha Recomendar, seleccione los estilos que desea agregar y, a continuacin, haga clic en Mostrar.

Seleccionar integrados

Haga clic en esta opcin para seleccionar todos los estilos

incluidos en Microsoft Word sin aquellos estilos personalizados que haya creado.

Seleccionar todo

Haga clic en esta opcin para seleccionar todos los estilos incluidos en

Word as como aquellos estilos personalizados que haya creado. 5. Haga clic en Permitir.

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6. Si la restriccin de estilos est protegida mediante contrasea, escriba la contrasea para desbloquear los estilos.

2.8 Permitir cambios en partes de un documento protegido Cuando desee permitir cambios slo en determinadas partes de un documento, puede marcar el documento como de slo lectura y, a continuacin, seleccionar las partes del documento en que desea permitir los cambios. Puede hacer que estas partes no restringidas estn disponibles para cualquier usuario que abra el documento, o puede conceder permiso a usuarios especficos para que slo stos puedan cambiar las partes no restringidas del documento.

2.9 Agregar proteccin a un documento y marcar las partes que se pueden cambiar 1. En el grupo Proteger de la ficha Revisar, haga clic en Restringir edicin.

2. En el rea Restricciones de edicin, active la casilla de verificacin Admitir slo este tipo de edicin en el documento. 3. En la lista de restricciones de edicin, haga clic en Sin cambios (slo lectura). 4. Seleccione la parte del documento en que desea permitir los cambios. Por ejemplo, seleccione un bloque de prrafos, un encabezado, una frase o una palabra. Para seleccionar ms de una parte del documento al mismo tiempo, seleccione la parte que desee, presione CTRL y seleccione ms partes mientras mantiene presionada la tecla CTRL. 5. En Excepciones, realice una de las siguientes acciones:

Para permitir que cualquier usuario que abra el documento pueda modificar la parte seleccionada, active la casilla de verificacin Todos de la lista Grupos. Para permitir que slo usuarios concretos modifiquen la parte seleccionada, haga clic en Ms usuarios y, a continuacin, escriba los nombres.
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Incluya su nombre si desea poder modificar esa parte del documento. Separe los nombres con un punto y coma. Si va a proteger el documento con autenticacin de usuario en lugar de con proteccin con contrasea, asegrese de escribir direcciones de correo electrnico, no cuentas de usuario de Microsoft Windows o Windows Vista, como nombres de usuario.

Haga clic en Aceptar y, a continuacin, active las casillas de verificacin situadas junto a los nombres de los usuarios a los que va a permitir modificar la parte seleccionada. Si selecciona ms de un usuario, los dems usuarios se agregan como elemento en el cuadro Grupos para que pueda seleccionarlos de nuevo con rapidez.

6. Contine seleccionando partes del documento y asignando permisos a los usuarios para modificarlas. 7. En la seccin Comenzar a aplicar, haga clic en S, aplicar la proteccin. 8. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para asignar una contrasea al documento de modo que los usuarios que la conozcan puedan quitar la proteccin, escriba una contrasea en el cuadro Escriba la nueva contrasea (opcional) y despus confrmela. Debe usar esta opcin si va a exponer el documento para co-autora. Utilice contraseas seguras que combinen letras en maysculas y minsculas, nmeros y smbolos. Las contraseas no seguras son aquellas que no combinan estos elementos. Un ejemplo de contrasea segura sera Y6dh!et5 y de contrasea no segura, Casa27. Las contraseas deben tener 8 o ms caracteres. Una frase con 14 o ms caracteres es todava mejor. Para obtener ms informacin, vea Ayudar a proteger la informacin personal con contraseas seguras. Es fundamental que recuerde la contrasea. Si la olvida, Microsoft no puede recuperarla. Guarde las contraseas que anote en un lugar seguro, lejos de la informacin que ayudan a proteger.

Para cifrar el documento de modo que slo los propietarios autenticados del mismo puedan quitar la proteccin, haga clic en Autenticacin de usuario. El cifrado del documento impide la co-autora.

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2.10 Desbloquear un documento protegido Para quitar toda la proteccin de un documento, es posible que necesite conocer la contrasea que se aplic al documento, o quizs tenga que aparecer en la lista de propietarios autenticados para el documento. Si es un propietario autenticado del documento, o si conoce la contrasea para quitar la proteccin del documento, haga lo siguiente:

En el grupo Proteger de la ficha Revisar, haga clic en Restringir edicin.

En el panel de tareas Restringir formato y edicin, haga clic en Suspender la proteccin. Si se le pide que proporcione una contrasea, escriba la contrasea. 2.11 Realizar cambios en un documento restringido Al abrir un documento protegido, Microsoft Word 2010 restringe lo que puede cambiar segn si el propietario del documento le concedi permiso para realizar cambios en una parte especfica del documento. El panel de tareas Restringir formato y edicin incluye botones para desplazarse a las reas del documento que tiene permiso de cambiar. Si no tiene permiso para modificar ninguna parte del documento, Office Word 2007 restringe la edicin y muestra el mensaje "Word ha terminado de buscar en el documento" al hacer clic en los botones del panel de tareas Restringir formato y edicin.

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ABRIR EL PANEL DE TAREAS RESTRINGIR FORMATO Y EDICIN Si cierra el panel de tareas y, a continuacin, intenta realizar cambios donde no tiene permiso, Word 2007 muestra el mensaje siguiente en la barra de estado: No se admite esta modificacin porque la seleccin est bloqueada. Para volver al panel de tareas y buscar un rea en que tenga permiso para editar, haga lo siguiente: 1. En el grupo Proteger de la ficha Revisar, haga clic en Restringir edicin.

2. Haga clic en Encontrar la siguiente rea que puedo editar o Mostrar todas las reas que puedo editar.

2.12 Inspeccin de documentos

Puede usar el Inspector de documento para buscar y quitar los datos ocultos y la informacin personal de los documentos de Word creados en Microsoft Word 2010 y en versiones anteriores. Se recomienda usar el Inspector de documento antes de compartir una copia electrnica del documento de Word, como los datos adjuntos de un mensaje de correo electrnico. 1. Abra el documento de Word en el que desee buscar datos ocultos o informacin personal. 2. Haga clic en la pestaa Archivo, luego en Guardar como y a continuacin escriba un nombre en el cuadro Nombre de archivo para guardar una copia del documento original. Se recomienda usar el Inspector de documento en una copia del documento original, puesto que no siempre se pueden restaurar los datos que quita este inspector. 3. En la copia del documento original, haga clic en la pestaa Archivo y a continuacin haga clic en Informacin.

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4. En Preparar para compartir, haga clic en Comprobar si hay problemas y, a continuacin, haga clic en Inspeccionar documento. 5. En el cuadro de dilogo Inspector de documento, active las casillas de verificacin para elegir los tipos de contenido oculto que desee que se inspeccionen. Para obtener ms informacin sobre Inspectores individuales, vea Informacin que busca y quita el Inspector de documento. 6. Haga clic en Inspeccionar. 7. Revise los resultados de la inspeccin en el cuadro de dilogo Inspector de documento. 8. Haga clic en la opcin Quitar todo situada junto a los resultados de la inspeccin de los tipos de contenido oculto que desee quitar del documento.

Si quita el contenido oculto del documento, quiz no pueda restaurarlo si hace clic en el comando Deshacer. Si desea eliminar datos ocultos e informacin personal de los documentos que guard con el formato Texto de OpenDocument (.odt), debe ejecutar el Inspector de documento cada vez que guarde el documento en este formato. formato.

2.13 Tipos de datos ocultos e informacin personal

Se pueden guardar varios tipos de datos ocultos e informacin personal en un documento de Word. Puede que esta informacin no se vea inmediatamente al ver el documento en Word pero es posible que otras personas la vean o recuperen. La informacin oculta puede incluir los datos que Word agrega a un documento para que pueda colaborar en su creacin y edicin con otras personas. Adems, puede incluir informacin que designe deliberadamente como oculta. Los documentos de Word pueden contener los siguientes tipos de datos ocultos e informacin personal:

Comentarios, marcas de revisin de los cambios realizados, versiones y anotaciones con lpiz Si colabora con otras personas al crear el documento, ste puede que contenga elementos como marcas de revisin de los cambios realizados, comentarios, anotaciones con lpiz o versiones. Este tipo de informacin puede permitir que otros usuarios vean los nombres de las personas que trabajaron en el documento, los comentarios de los revisores y los cambios efectuados en el mismo. Propiedades del documento e informacin personal Las propiedades del documento, tambin denominadas metadatos, incluyen detalles sobre el documento como el autor, el tema y el ttulo. Adems, incluyen informacin que mantienen automticamente los programas de Office, como el nombre de la persona que guard por ltima vez el documento y la fecha de creacin del mismo. Si us caractersticas especiales, el documento tambin puede contener tipos adicionales de informacin de identificacin personal (PII), como

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encabezados de correo electrnico, informacin de envo para revisin, listas de distribucin y nombres de plantillas. Encabezados, pies de pgina y marcas de agua Los documentos de Word pueden contener informacin en los encabezados y los pies de pgina. Adems, puede que haya agregado una marca de agua al documento de Word. Texto oculto Los documentos de Word pueden contener texto al que se le ha aplicado formato de texto oculto. Si no sabe si el documento contiene texto con formato de texto oculto, puede usar el Inspector de documento para buscarlo. Propiedades del servidor de documentos Si el documento se guard en una ubicacin del servidor de administracin de documentos, como un sitio del rea de documentos o una biblioteca basada en Microsoft SharePoint Foundation 2010, puede que el documento contenga propiedades adicionales o informacin relacionada con esta ubicacin del servidor. Datos XML personalizados Los documentos pueden contener datos XML personalizados que no se ven en el propio documento. El Inspector de documento puede buscar y quitar estos datos XML.

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CAPITULO 3
COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA

El participante conocer qu es una carta modelo El participante conocer los usos y ventajas de la herramienta combinacin de correspondencia

Mediante la opcin Combinar correspondencia Word nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los datos. Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de etiquetas, la impresin de sobres, generar recibos, etc.

Origen de Datos

Documento Combinado
Documento Principal

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3.1 Conceptos bsicos Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos. Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos. Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de MS Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar. En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente a un cliente, y los campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.

3.2 Pasos para combinar correspondencia 1. Crear el documento

principal Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo. Dar clic en la ficha Correspondencia y dirigirse al grupo Iniciar combinacin de correspondencia. Dar clic en el comando Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Se mostrar a la derecha un panel con los pasos a seguir. 2. En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrnico, sobres, etc..)

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Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.

3. Seleccionar el documento inicial. En este caso elegir: Utilizar el documento actual. En caso que ya se tengo el archivo se elegir Empezar a partir de un documento existente; y si se desea usar una plantilla entonces seleccione Empezar a partir de una plantilla.

4. Como siguiente paso seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc...), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.

Si seleccionamos la opcin Utilizar una lista existente aparece la opcin Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos. Si seleccionamos la opcin Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece la opcin Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta. Si seleccionamos la opcin Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opcin Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista.

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3.2.1 Escribir una lista nueva

1. Una vez seleccionado Crear se mostrar el recuadro con los campos requeridos para posteriormente registrar los destinatarios:

2. Si no desea utilizar todos los campos presione sobre el botn <Personalizar columnas. 3. Elija los campos necesarios para el documento. El campo que no desee seleccinelo y presione <Eliminar> y si requiere alguno que no est enlistado presione <Agregar>. Al finalizar presione el botn <Aceptar>.

4. Registre a todos los destinatarios. Presione el botn <Aceptar>. 5. Posteriormente le pedir guardar la lista de datos, elija la carpeta y nombre para guardar el archivo.

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6. Posteriormente mostrar un recuadro donde se vern los datos que se combinarn y aadirn. 7. Haga clic en Aceptar para pasar al paso 4 del asistente... 8. En este paso se redacta en el documento abierto el texto fijo de la carta (si no estaba escrito ya) y se aaden los campos de combinacin. Para ello debe posicionar el cursor en la donde quiera que aparezca el campo de combinacin y a continuacin haga clic en el panel de tareas sobre el elemento que desea insertar. 9. Se puede insertar un Bloque de direcciones..., una Lnea de saludo..., Franqueo electrnico o Ms elementos.... En la opcin Ms elementos... aparecer la lista de todos los campos del origen de datos y se podr elegir de la lista el campo a insertar. 10. Cuando haya completado el documento haga clic en Siguiente para pasar al paso 5 del asistente. 11. En el siguiente paso examine las cartas tal como se escribirn con los valores concretos del origen de datos. Puede utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, puede Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algn error detectado. Para terminar haga clic en Siguiente.

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12. Complete la combinacin. Presione imprimir si as lo desea o edite las cartas individuales.

3.3 La barra Combinar Correspondencia

Configuracin del documento principal. Permite cambiar el tipo del documento principal (carta, correo electrnico, sobres, etc...) Abrir origen de datos. Permite cambiar el origen de los datos, al hacer clic se abre el cuadro de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos visto con el asistente. Destinatarios de combinar correspondencia. Permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes. Insertar bloque de direcciones. Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el asistente. Insertar lnea de saludo. Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos tal como vimos con el asistente. Insertar campos combinados. Permite insertar en la posicin del cursor un campo del origen de datos. Permite insertar campos especiales de Word. Ver datos combinados. Permite ver los datos combinados. Resaltar campos de combinacin. Permite resaltar los campos combinados si la opcin est activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es ms fcil localizarlos dentro del documento. Asignar campos. Permite asignar campos, esta opcin la detallamos ms adelante. Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas, esta opcin est disponible con un documento de tipo etiquetas.

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Barra de desplazamiento de registros. Los siguientes iconos permiten desplazarnos por las cartas combinadas como veremos ms adelante. Buscar entrada. Permite buscar la carta correspondiente a un registro concreto. Revisar errores. Permite revisar si se produce algn error a la hora de combinar el documento, tambin permite indicar a Word qu hacer en caso de producirse algn error. Combinar en documento nuevo. Esta opcin la vimos con el asistente. Combinar al imprimir. Permite combinar en impresora, enva las cartas a la impresora, esta opcin la vimos con el asistente. Combinar en correo electrnico. Enva tantos mensajes como destinatarios tenga el origen de datos. Combinar en fax. Esta opcin slo est disponible si tenemos la utilidad instalada.

3.4 Insertar campos combinados Para incluir un campo de combinacin, hacer clic en el icono de la barra Combinar correspondencia y se abrir el cuadro Insertar campo de combinacin con la lista de todos los campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botn Insertar. Podemos insertar as todos los campos que queramos. El campo aparecer en el documento principal entre '<<' y '>>' esto nos indica que ah va un campo que ser sustituido por un valor cuando se ejecute la accin de combinar.

3.5 Ver datos combinados Si queremos ver el aspecto que tendr el documento combinado, hacer clic en el icono .

Este icono permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien con los datos.

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Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado localizar los campos de son del origen de datos, una forma fcil de solucionar este problema es hacer clic sobre el icono , los campos del origen de datos aparecern resaltados.

3.6 Desplazarse por los registros

El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios), al combinar, se generarn tantos documentos como registros tenga el origen. Pues los siguientes botones permiten desplazarse por las filas del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los esperados. Permite ver los datos del primer registro del origen. Permite visualizar el registro anterior.. Este cuadro permite saber qu registro se est visualizando, y tambin permite ir directamente a un registro determinado escribiendo el n del registro. Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se visualizar el documento con los datos del cuarto cliente. Permite visualizar el registro siguiente. Permite visualizar el ltimo registro.

3.7 Buscar un registro Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso buscar un registro concreto pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos casos se utiliza la opcin Buscar entrada . Permite ir a un registro concreto indicando el valor que buscamos y en qu campo lo tiene que buscar. Al hacer clic en el icono aparece el cuadro de dilogo Buscar campos en uso .

En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar.

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En Campos en uso: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor. Hacer clic en el botn Buscar siguiente. Si no encuentra ningn registro de las caractersticas buscadas, nos lo indica mediante un mensaje.

3.8 Destinatarios a combinar

Aunque tengamos los datos en un origen que no es Word, podemos ir desde Word a modificar los datos almacenados en ese origen, indicar algn tipo de ordenacin para que mis cartas salgan ordenadas por algn campo de combinacin e incluso podemos introducir condiciones de filtro para que slo se combinen ciertos registros del origen de datos en vez de todos. Haciendo clic en el icono se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia donde podremos hacer todo esto.

En este cuadro aparece una rejilla con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos que se combinarn con el documento principal). Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generar una carta (o mensaje de correo electrnico, o etiqueta, etc...). La primera columna que no tiene nombre y contiene casillas de verificacin sirve para indicar los destinatarios que se combinarn, normalmente estarn todas las casillas marcadas, si queremos que un destinatario no aparezca en el documento combinado slo tenemos que desmarcar la casilla haciendo clic sobre ella.

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3.9 Filtrar destinatarios

Si queremos filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un campo de combinacin (por ejemplo queremos los clientes de Barcelona), primero tenemos que situarnos en el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, por ejemplo con el icono de la barra de herramientas, a continuacin hacemos clic en la flecha que est en el encabezado del campo Poblacin y se despliega una lista con varias opciones:

(Todos) se seleccionan todos los valores de poblacin. (Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no tienen poblacin. (Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el campo poblacin. Los valores que aparecen sin parntesis son los distintos valores que aparecen en la poblacin del origen de datos (en este caso tenemos clientes de Barcelona, Valencia, Madrid y Alicante). Si seleccionamos uno de estos valores, seleccionar del origen de datos los destinatarios que tengan ese valor en la poblacin y los dems no se combinarn. (Avanzado...) abre el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar que veremos a continuacin: En la pestaa Filtrar registros vamos poniendo la condicin que debern cumplir los registros del origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condicin o varias. En la primera lnea se va formando la primera condicin. En campo: seleccionamos el campo que va a formar parte de la condicin. En comparacin: seleccionamos el tipo de comparacin que vamos a utilizar. Los tipos de operaciones son los conocidos (igual, distinto, menor que, mayor que, etc) . Vaco indica que el campo no tiene valor. Por ejemplo si no queremos que salgan combinados los clientes que no tengan direccin, seleccionamos campo: direccin y Comparacin: No vaco, en comparado con: no pondremos nada.

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En Comparado con: se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la comparacin es Vaco o No vaco. Podemos utilizar varias condiciones unindolas por el operador Y u O para formar condiciones compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y direccin No vaco, sacara los clientes de nombre Juan que tuviesen algo en el campo direccin. Para quitar las condiciones hacemos clic en el botn Borrar todo. Una vez formulada la condicin salimos haciendo clic en Aceptar. Cuando el campo interviene en el filtro su flecha aparece de otro color.

3.10 Ordenar destinatarios Hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenarn por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna los destinatarios pasarn a ordenarse en orden inverso. Tambin podemos ordenar por varios campos por ejemplo queremos ordenar las cartas por provincia y dentro de la misma provincia por poblacin y dentro de la misma poblacin por apellidos. En este caso tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de dilogo Opciones de consulta. Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que queremos ordenar, seleccionar de la lista que aparece la opcin (avanzado...), aparecer el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar, a continuacin hacer clic sobre la pestaa Ordenar registros. Slo tenemos que seleccionar en ordenar por el campo por el cual queremos ordenar los registros, y si queremos ordenacin ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a menor). Para ordenar por ms campos rellenar Luego por. Una vez formulada la condicin salimos del recuadro.

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3.11 Asignar campos Ya hemos visto que podemos indicar a Word que inserte un bloque de direcciones, una lnea de saludo, etc..., para poder hacerlo Word tiene definido unos campos estndares para referirse al nombre del destinatario, su direccin, poblacin, etc.... Estos nombres no tienen porque coincidir con los nombres que tiene nuestro origen de datos, pero esto no es problema ya que tenemos la utilidad de Asignar campos, esta utilidad me permite decirle a Word cmo se llama el campo estndar en mi origen de datos para que Word pueda luego realizar la asociacin necesaria. El icono abre el cuadro de dilogo Asignar campos donde definimos estas asociaciones, este cuadro de dilogo tambin se puede abrir siempre que veamos en pantalla un botn Asignar campos....

3.12 Combinar e imprimir El icono permite enviar a la impresora el resultado de la combinacin. Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo de la derecha. Podemos imprimir Todos los registros (todos los destinatarios despus de aplicar los filtros), el Registro actual (el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de registros (Desde: ... Hasta: ...).

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En Desde: ponemos el nmero de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica desde el primero. En Hasta: ponemos el nmero de orden del ltimo registro a combinar, dejarlo en blanco indica hasta el ltimo. Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo (Desde: 2 Hasta: en blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).

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CAPITULO 4
TABLAS DE CONTENIDO Y REFERENCIAS

El participante aprender a crear tablas de contenido El participante aprender a crear bibliografas y citas en un documento

4.1 Tablas de contenido Las tablas de contenido se crean aplicando estilos de ttulo, como por ejemplo Ttulo 1, Ttulo 2 y Ttulo 3, al texto que se desea incluir en las mismas. Microsoft Word busca estos ttulos y, a continuacin, inserta la tabla de contenido en el documento. Cuando se crea una tabla de contenido de esta forma, puede actualizarse automticamente si se realizan cambios en el documento. Microsoft Word 2010 ofrece una galera con estilos de tablas de contenido automticos. Marque las entradas de la tabla de contenido y, a continuacin, haga clic en el estilo de tabla de contenido que desee en la galera de opciones. Tambin puede crear una tabla de contenido personalizada con las opciones que elija y los estilos personalizados que haya aplicado usando el cuadro de dilogo Tabla de contenido.

4.2 Marcar elementos para una tabla de contenido La manera ms sencilla de crear una tabla de contenido es usar los estilos de ttulo integrados. Tambin se puede crear tablas de contenido basadas en los estilos personalizados que haya aplicado. O bien, se puede asignar niveles de tabla de contenido a elementos de texto especficos.

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4.3 Marcar elementos utilizando los estilos de ttulo integrados 1. Seleccione el texto que desea que aparezca en la tabla de contenido. 2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en el estilo que desee.

Por ejemplo, si seleccion texto al que desea aplicar un estilo de ttulo principal, haga clic en el estilo denominado Ttulo 1 en la galera de estilos rpidos.

Si no encuentra el estilo apropiado, haga clic en la flecha para expandir la galera de estilos rpidos. Si el estilo que desea no aparece en la galera de estilos rpidos, presione CTRL+MAYS+W para abrir el panel de tareas Aplicar estilos. Bajo Nombre de estilo, haga clic en el estilo que desea usar.

4.4 Crear una tabla de contenido desde la galera Una vez marcados los elementos de la tabla de contenido, puede generarla. 1. Haga clic en el lugar donde desee insertar la tabla de contenido, normalmente al principio del documento. 2. En el grupo Tabla de contenido de la ficha Referencias, haga clic en Tabla de contenido y, a continuacin, en el estilo de la tabla de contenido que desee.

Si desea especificar ms opciones, por ejemplo cuntos niveles de ttulos mostrar, haga clic en Insertar tabla de contenido para abrir el cuadro de dilogo Tabla de

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contenido. Para obtener ms informacin sobre las distintas opciones, vea el tema sobre cmo aplicar formato a la tabla de contenido.

4.5 Crear una tabla de contenido personalizada 1. En el grupo Tabla de contenido de la ficha Referencias, haga clic en Tabla de contenido y, a continuacin, en Insertar tabla de contenido.

2. En el cuadro de dilogo Tabla de contenido, siga uno de estos procedimientos: Para cambiar cuntos niveles de encabezado se muestran en la tabla de contenido, escriba el nmero que desee en el cuadro situado junto a Mostrar niveles, en General. Para cambiar la apariencia general de la tabla de contenido, haga clic en un formato diferente de la lista de Formatos. Puede ver qu aspecto tendr la tabla con su eleccin en las reas de Vista previa de impresin y Vista previa de Web. Para cambiar el tipo de lnea que aparece entre el texto de entrada y el nmero de pgina, haga clic en una opcin en la lista de Carcter de relleno. Para cambiar la forma en que se muestran los niveles de encabezado en la tabla de contenido, haga clic en Modificar. En el cuadro de dilogo Estilo, haga clic en el nivel que desea modificar y, a continuacin, en Modificar. En el cuadro de dilogo Modificar estilo, puede cambiar la fuente, el tamao y la cantidad de sangra. 3. Para usar estilos personalizados en la tabla de contenido, haga clic en Opciones y, a continuacin, siga uno de estos procedimientos: 1. En Estilos disponibles, busque el estilo que haya aplicado a los ttulos del documento. 2. En Nivel de TDC, junto al nombre del estilo, escriba un nmero del 1 al 9 para indicar el nivel que desea que represente ese estilo de ttulo. Si slo desea utilizar estilos personalizados, elimine los nmeros de nivel de TDC de los estilos integrados, como por ejemplo, Ttulo 1. 3. Repita los pasos 1 y 2 para cada estilo de ttulo que desee incluir en la tabla de contenido. 4. Haga clic en Aceptar. 4. Elija una tabla de contenido adecuada al tipo de documento:

Documento impreso Si va a crear un documento que se leer en formato impreso, cree una tabla de contenido en la que cada uno de sus elementos incluya tanto el ttulo como el
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nmero de la pgina en la que aparece dicho ttulo. Los lectores pueden ir a la pgina que desean. Documento en pantalla Si el documento se va a leer en pantalla en Word, puede aplicar formato de hipervnculo a los elementos de la tabla de contenido, de manera que los lectores puedan ir al ttulo correspondiente haciendo clic en l en la tabla de contenido.

4.6 Actualizar la tabla de contenido Si agreg o quit ttulos u otros elementos de tabla de contenido en el documento, puede actualizar rpidamente la tabla de contenido. 1. En el grupo Tabla de contenido de la ficha Referencias, haga clic en Actualizar tabla.

2. Haga clic en Actualizar slo los nmeros de pgina o en Actualizar toda la tabla.

4.7 Eliminar una tabla de contenido 1. En la ficha Referencias, en el grupo Tabla de contenido, haga clic en Tabla de contenido.

2. Haga clic en Quitar tabla de contenido.

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4.8 Crear una bibliografa Una bibliografa es una lista de fuentes de informacin consultadas o citadas durante la creacin de los documentos y que normalmente se incluye al final de stos. En Microsoft Word 2010, se pueden generar bibliografas automticamente tomando como base la informacin de origen proporcionada para el documento. Cada vez que cree una nueva fuente de informacin, sta se guarda en el equipo para que pueda buscar y utilizar cualquier fuente de informacin que haya creado. Puede elegir el estilo bibliogrfico que desee y puede agregar nuevos estilos de bibliografa.

4.9 Agregar una nueva cita y una fuente de informacin a un documento Cuando se agrega una nueva cita a un documento, tambin se crea una nueva fuente de informacin que aparecer en la bibliografa. 1. En la ficha Referencias, en el grupo Citas y bibliografa, haga clic en la flecha situada junto a la lista Estilo.

2. Haga clic en el estilo que desea usar para la cita y la fuente de informacin. 3. Por ejemplo, los documentos acerca de las ciencias sociales suelen usar los estilos MLA o APA para las citas y las fuentes de informacin. 4. Haga clic al final de la frase o el fragmento de texto que desea citar. 5. En el grupo Citas y bibliografa de la ficha Referencias, haga clic en Insertar cita.

6. Siga uno de estos procedimientos:


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Para agregar la informacin de origen, haga clic en Agregar nueva fuente. Para agregar un marcador de posicin, de manera que pueda crear una cita y rellenar ms adelante la informacin de origen, haga clic en Agregar nuevo marcador de posicin. Aparece un signo de interrogacin junto a fuentes de marcador de posicin en el Administrador de fuentes.

7. Comience por rellenar la informacin de origen haciendo clic en la flecha que aparece junto a Tipo de fuente bibliogrfica. Por ejemplo, la fuente de informacin podra ser un libro, un informe o un sitio Web. 8. Rellene la informacin bibliogrfica referente a la fuente de informacin. Para agregar ms informacin acerca de una fuente de informacin, active la casilla de verificacin Mostrar todos los campos bibliogrficos.

Si elige un estilo GOST o ISO 690 para sus fuentes y una cita no es nica, anexa un carcter alfabtico al ao. Por ejemplo, una cita aparecera como [Pasteur, 1848a]. Si elige ISO 690 - Referencia numrica y las citas siguen sin aparecer de forma consecutiva, debe volver a hacer clic en el estilo ISO 690 y, a continuacin, presione ENTRAR para ordenar correctamente las citas.

4.10 Buscar una fuente de informacin La lista de fuentes de informacin que puede consultar o citar puede llegar a ser bastante larga. En ciertas ocasiones, podra buscar una fuente de informacin citada en otro documento usando el comando Administrar fuentes. 1. En el grupo Citas y bibliografa de la ficha Referencias, haga clic en Administrar fuentes.

Si abre un documento que todava no contiene citas, bajo Lista general aparecen todas las fuentes de informacin usadas en documentos anteriores.

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Si abre un documento que incluye citas, las fuentes de dichas citas aparecen bajo Lista actual y todas las fuentes citadas, bien en documentos anteriores o en el documento actual, aparecen bajo Lista general. 2. Para buscar una fuente de informacin especfica, siga uno de estos procedimientos:

En el cuadro de ordenacin, ordene por autor, ttulo, nombre de etiqueta de cita o ao, y a continuacin busque en la lista resultante la fuente de informacin que desea usar. En el cuadro Buscar, escriba el ttulo o el autor de la fuente de informacin que desea buscar. La lista se acotar dinmicamente para coincidir con el trmino de bsqueda. Puede hacer clic en el botn Examinar del Administrador de fuentes para seleccionar otra lista general desde la que puede importar nuevas fuentes de informacin en el documento. Por ejemplo, podra conectar con un archivo almacenado en un servidor compartido, en el equipo o el servidor de un compaero de investigacin o en un sitio web de una universidad o una institucin de investigacin.

4.11 Modificar un marcador de posicin de cita En ciertos casos, puede que desee crear un marcador de posicin de cita y despus esperar hasta ms tarde para rellenar la toda la informacin de las fuentes de informacin bibliogrfica. Los cambios que realice en una fuente de informacin se reflejan automticamente en la bibliografa, si ya hubiese creado una. Aparece un signo de interrogacin junto a fuentes de marcador de posicin en el Administrador de fuentes. 1. En el grupo Citas y bibliografa de la ficha Referencias, haga clic en Administrar fuentes.

2. Bajo Lista actual, haga clic en el marcador de posicin que desea modificar. Las fuentes de marcadores de posicin se alfabetizan en el Administrador de fuentes, junto con todas las dems fuentes, segn el nombre de etiqueta del marcador de posicin. Los nombres de etiqueta de marcador de posicin son nmeros de forma predeterminada, pero puede personalizar el nombre de etiqueta de marcador de posicin con cualquier etiqueta que desee. 3. Haga clic en Editar.
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4. Comience por rellenar la informacin de origen haciendo clic en la flecha que aparece junto a Tipo de fuente bibliogrfica. Por ejemplo, la fuente de informacin podra ser un libro, un informe o un sitio Web. 5. Rellene la informacin bibliogrfica referente a la fuente de informacin. Utilice el botn Editar para rellenar los campos en vez de tener que escribir los campos con el formato adecuado. Para agregar ms informacin acerca de una fuente de informacin, active la casilla de verificacin Mostrar todos los campos bibliogrficos.

4.12 Crear una bibliografa Puede crear una bibliografa en cualquier momento despus de insertar una o ms fuentes en un documento. Si no dispone de toda la informacin necesaria sobre una fuente de informacin para crear una cita completa, puede utilizar un marcador de posicin de cita y, ms adelante, completar la informacin relativa a la fuente de informacin. En la bibliografa no se incluyen los marcadores de posicin de citas. 1. Haga clic en el lugar donde desee insertar la bibliografa, normalmente al final del documento. 2. En el grupo Citas y bibliografa de la ficha Referencias, haga clic en Bibliografa.

3. Haga clic en un formato bibliogrfico prediseado para insertar la bibliografa en el documento.

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CAPITULO 5
ELEMENTOS RPIDOS

El participante aprender a insertar un elemento rpido a un documento El participante conocer las propiedades de un documento El participante guardar un grfico en la galera de elementos rpidos

5.1 Elementos rpidos La galera de elementos rpidos es una galera donde se pueden crear, almacenar y buscar partes de contenido reutilizables, incluyendo autotexto, propiedades del documento como ttulo y autor, y campos.

5.2 Autotexto Autotexto es contenido reutilizable que se puede almacenar y al que se puede obtener acceso una y otra vez. Haga clic en Autotexto para obtener acceso a la galera de autotexto. Para guardar autotexto en la galera de autotexto, seleccione el texto que desea reutilizar haciendo clic en Autotexto y, a continuacin, en Guardar seleccin en galera de autotexto. Al rellenar la informacin del nuevo bloque de creacin se almacena el contenido, el cual se podr volver a usar una y otra vez.

5.3 Propiedad del documento Haga clic en Propiedad del documento para elegir en una lista las propiedades que se pueden insertar en el documento. Rellene el cuadro de propiedades del documento para crear propiedades que acompaarn al documento.

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5.4 Campo Use cdigos de campo para insertar campos que pueden proporcionar informacin actualizada automticamente, como hora, ttulo, nmeros de pgina, etc.

5.5 Organizador de bloques de creacin Haga clic en Organizador de bloques de creacin para ver una vista previa de todos los bloques de creacin disponibles en Word. Tambin puede editar propiedades y eliminar e insertar bloques de creacin.

5.6 Guardar seleccin en una galera de elementos rpidos Seleccione una frase, oracin u otra parte del documento. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Elementos rpidos y, a continuacin, en Guardar seleccin en una galera de elementos rpidos. Para volver a usar la seleccin despus de guardarla en la galera de elementos rpidos, haga clic en Elementos rpidos y elija la seleccin en la galera.

5.7 Agregar texto alternativo a formas, imgenes, grficos, tablas, elementos grficos SmartArt u otros objetos Es posible crear texto alternativo para formas, imgenes, grficos, tablas, elementos grficos SmartArt u otros objetos de un documento de Office. El texto alternativo ayuda a los usuarios que usan lectores de pantalla a entender el contenido de las imgenes. Cuando se usa un lector de pantalla para ver un documento o para guardarlo con un formato de archivo como HTML o DAISY (siglas en ingls de Sistema digital de informacin accesible), el texto alternativo aparece al mover el puntero sobre una imagen en la mayora de los exploradores. En este artculo se describe cmo agregar texto alternativo a una forma, imagen, grfico, tabla, elemento grfico SmartArt u otro objeto y se muestra cmo hacer para que el comando Texto alternativo est siempre disponible. 1. Siga uno de estos procedimientos:

En el caso de formas, imgenes, grficos, elementos grficos SmartArt u otros objetos, haga clic en ellos con el botn secundario, haga clic en Formato de objeto y, a continuacin, haga clic en el panel Texto alternativo.

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Para agregar texto alternativo a todo el grfico o elemento grfico SmartArt, haga clic en el borde del grfico o elemento grfico SmartArt y no en una forma o parte especfica.

En el caso de una tabla, haga clic con el botn secundario en ella, haga clic en Propiedades de tabla y, a continuacin, haga clic en la pestaa Texto alternativo.

2. En el cuadro Descripcin, escriba una explicacin de la forma, imagen, grfico, tabla, elemento grfico SmartArt u otro objeto. Este cuadro siempre debe rellenarse. 3. Si lo desea, en el cuadro Ttulo, escriba un breve resumen. Este cuadro slo debe rellenarse si va a escribir una explicacin larga o detallada en el cuadro Descripcin. A menos que tenga un grfico o tabla complejos, normalmente desear escribir texto nicamente en el cuadro Descripcin. Cuando tiene contenido complejo para describir, es til rellenar el campo Ttulo para que no sea necesario leer toda la descripcin a menos que lo desee.

5.8 Usar bloques de creacin (elementos rpidos) en una plantilla Los bloques de creacin, tambin llamados elementos rpidos, se usan como trozos de contenido con formato previo que puede agregar a la galera de elementos rpidos en la ficha Insertar. De ese modo, en lugar de agregar informacin manualmente a una plantilla, los clientes pueden hacer clic en un elemento rpido e insertar rpidamente elementos de diseo, contenido o contenido de marcador de posicin, especialmente contenido que quieran usar ms de una vez, en una plantilla. Los bloques de creacin pueden ser tiles, por ejemplo, para ayudar a los clientes a agregar instancias adicionales de educacin o experiencia a un currculum vtae, agregar tipos diferentes de preguntas de opcin mltiple a una prueba o agregar recibos adicionales a una plantilla de recibos. Al crear y guardar bloques de creacin dentro de una plantilla, tambin puede ahorrarse tiempo y ayudar a garantizar la existencia de coherencia en las plantillas donde necesite realizar lo siguiente:

Volver a utilizar un elemento de diseo, como texto de marcador de posicin o muestra con formato especfico, un borde, un color de fondo o una imagen para una porcin de la plantilla, o un marcador de posicin de imagen, entre otros ejemplos. Usar texto, imgenes o formas en una serie de plantillas que comparten un diseo o elementos de diseo como el mismo pie de pgina, logotipo de la compaa y lema en un conjunto de plantillas comerciales que incluye cartas, facturas, prospectos, tarjetas de presentacin y boletines. Si crea bloques de creacin, le recomendamos que los agregue a la galera de elementos rpidos. De esta manera, los bloques de creacin aparecern en el men Elementos rpidos para que los clientes puedan encontrarlos e insertarlos con ms facilidad. Si crea bloques de
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creacin para las galeras que se usan con frecuencia en Word 2010, como encabezados o pies de pgina, asegrese de agregar tambin los bloques de creacin personalizados a la galera predeterminada correspondiente. De este modo los clientes pueden encontrar el contenido con ms facilidad cuando usan el Organizador de bloques de creacin. Para que los bloques de creacin estn disponibles en la versin publicada de su plantilla, debe guardar cada uno de ellos en el archivo de plantilla. No guarde los bloques de creacin en las plantillas de bloques de creacin predeterminadas de Word 2010 (Building Blocks.DOTX), de lo contrario, no estarn disponibles con la plantilla cuando la enve para su publicacin en lnea o como una plantilla de comunidad.

5.9 Instrucciones para crear y guardar bloques de creacin:


En general, cree bloques de creacin para marcadores de posicin de contenido o elementos de diseo que los clientes probablemente usen ms de una vez en una plantilla. Asegrese de que los bloques de creacin estn listos para el tema, como todo el resto del contenido de la plantilla de Word 2010. Para obtener ms informacin sobre cmo hacer que las plantillas estn listas para el tema, consulte Procedimientos para crear una plantilla previamente en este documento. Si guarda bloques de creacin en la galera de elementos rpidos, agrupe elementos relacionados para ayudar a evitar problemas con la disposicin en capas y para garantizar que los clientes puedan identificar y seleccionar con ms facilidad el contenido sin tener que desplazarse por una inmensa cantidad de opciones cuando usan el men Elementos rpidos. Si agrupa elementos, aplique formato al grupo de inmediato antes de guardarlo en la galera de elementos rpidos (o cualquier otra galera). El formato que se aplica antes de agrupar dos o ms elementos se quita automticamente al agruparlos. Para el contenido que se encuentra dentro de bloques de creacin, asegrese de seguir todas las instrucciones para la aplicacin de formato a imgenes, texto, tablas, formas y dems objetos proporcionados en este documento. Por ejemplo, asegrese de aplicar formato a los grupos de elementos de diseo con relacin a la pgina y determine si cada grupo debe encontrarse delante o detrs del texto. Esto ayuda a evitar que se presenten problemas con la alineacin y la disposicin en capas cuando los clientes insertan los bloques de creacin en un documento. Si guarda un bloque de creacin en la galera de elementos rpidos, aparecer en el men Elementos rpidos as como en el Organizador de bloques de creacin. No obstante, segn cul sea el contenido y la posicin en la pgina, el bloque de creacin probablemente no muestre una vista previa en el men Elementos rpidos. Para ayudar a los clientes a que seleccionen los bloques de creacin con ms facilidad, asegrese de que los nombres de dichos bloques permitan identificar claramente el contenido y la funcin, especialmente en relacin con otros bloques de creacin que ponga a disposicin en la plantilla. Si los bloques de creacin no pertenecen a una de las galeras de bloques de creacin predeterminadas de Word 2010 (como encabezados, pies de pgina y nmeros de pgina) y cre ms de un tipo de bloque de creacin, cree nuevas categoras y organice sus bloques de creacin de forma apropiada dentro de dichas categoras. Asegrese de que los nombres de las categoras indiquen con claridad el tipo de bloques de creacin que contienen, por ejemplo, ''Bordes de pgina". Tambin asegrese de agrupar
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bloques de creacin relacionados, como todas las variaciones de borde de pgina, dentro de la categora apropiada y cree nuevas categoras para otros grupos de bloques de creacin, por ejemplo, ''Imgenes de fondo''.

5.10 Procedimientos para guardar bloques de creacin en la galera de elementos rpidos No guarde los bloques de creacin en la plantilla de bloques de creacin predeterminada de Word 2010 (Building Blocks.DOTX). Para asegurarse de que los bloques de creacin estn disponibles en la versin publicada de una plantilla, debe guardarlos en el archivo de plantilla en s. Asegrese de guardar la plantilla y no cambie el nombre de archivo despus de agregar bloques de creacin a la galera de elementos rpidos. Debido a que se comparten en todos los documentos abiertos de Word 2010, no puede probar los bloques de creacin con tan solo mirar el men Elementos rpidos o el Organizador de bloques de creacinen otro documento que est abierto al crear una plantilla. Para probar si un bloque de creacin se agreg satisfactoriamente a una plantilla: 1. Cierre Word 2010 y cualquier documento abierto, y, a continuacin, vuelva a abrir el archivo de plantilla haciendo clic con el botn secundario en el nombre del archivo y despus en Abrir. As se abrir la plantilla (archivo DOTX) en lugar de un documento (archivo DOCX) que se base en la plantilla. 2. Compruebe el men Elementos rpidos y el Organizador de bloques de creacin para ver si el bloque de creacin se muestra en la ubicacin correcta. 3. Si los bloques de creacin parecen estar guardados correctamente en la plantilla, cierre el archivo de plantilla y, a continuacin, abra un documento (archivo DOCX) basado en la plantilla. 4. Inserte cada bloque de creacin en el documento de prueba para ver si funciona correctamente. Asegrese de probar tambin los bloques de creacin cambiando el texto o las imgenes que contienen si su intencin es que los clientes puedan modificarlos, y asegurndose de que el documento se imprima correctamente despus de haber agregado bloques de creacin, incluso cualquier combinacin de bloques de creacin que los clientes puedan usar. 5. Si necesita realizar cambios a un bloque de creacin, cierre el documento de prueba y luego vuelva a abrir el archivo de plantilla. Repita estos pasos de prueba funcional cada vez que modifique los bloques de creacin dentro de una plantilla.

5.11 Copiar estilos de una plantilla a un documento

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Puede adjuntar otra plantilla que tenga los elementos que desea y reemplazar la plantilla adjunta actual. Puede realizar esto si, por ejemplo, en un principio bas el documento en la plantilla Normal, pero ahora desea utilizar una plantilla con estilos, macros u otros valores personalizado, para realizarlo siga los pasos que se indican a continuacin: 1. Seleccione Archivo>Opciones y de un clic en Complementos.

2. En la parte Administrar elija Plantillas y presione el botn Ir. 3. Se mostrar el recuadro de Plantillas y complementos.

4. Presione el botn Adjuntar para localizar la plantilla o documento de donde se extraern los estilos.
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5. Active La casilla Actualizar los estilos automticamente 6. Presione el botn Aceptar

5.12 Tipos de propiedades de documentos Existen cuatro tipos de propiedades de documentos:

Propiedades estndar De forma predeterminada, los documentos de Microsoft Office estn asociados con un conjunto de propiedades estndar, tales como el autor, el ttulo y el asunto. Puede especificar valores de texto propios para estas propiedades con el fin de facilitar la organizacin e identificacin de los documentos. Por ejemplo, en Word, puede usar la propiedad Palabras clave para agregar la palabra clave clientes a los archivos de ventas. Despus podr buscar todos los archivos de ventas con esa palabra clave. Propiedades de actualizacin automtica Estas propiedades incluyen tanto propiedades del sistema de archivos (por ejemplo, el tamao de archivo o las fechas cuando se cre o se modific por ltima vez) como estadsticas que los programas de Office mantienen para usted (por ejemplo, el nmero de palabras o de caracteres de un documento). No es posible especificar ni modificar las propiedades de actualizacin automtica. Puede utilizar las propiedades de actualizacin automtica para identificar o buscar documentos. Por ejemplo, puede buscar todos los archivos creados despus del 3 de agosto de 2005 o todos los archivos que se modificaron ayer por ltima vez.

Propiedades personalizadas Puede definir propiedades personalizadas adicionales para los documentos de Office. Puede asignar un textos, horas o valores numricos a las propiedades personalizadas y tambin asignarles los valores s o no. Puede elegir en una lista de nombres sugeridos o definir los suyos propios. Propiedades para la organizacin Si la organizacin personaliz el Panel de informacin del documento, las propiedades del documento asociadas al documento pueden ser especficas de la organizacin. Propiedades de biblioteca de documentos Se trata de las propiedades asociadas con los documentos de una biblioteca de documentos de un sitio web o de una carpeta pblica. Cuando cree una nueva biblioteca de documentos, puede definir una o varias propiedades de la biblioteca de documentos y establecer reglas para sus valores. Cuando agregue documentos a la biblioteca de documentos, se le pedir que incluya los valores para cualquier propiedad requerida o para actualizar cualquier propiedad que sea incorrecta. Por ejemplo, en una biblioteca de documentos que recopila ideas sobre productos se pueden solicitar al usuario propiedades como Enviado por, Fecha, Categora y Descripcin. Cuando abra un documento de una biblioteca de documentos en Office Word 2007, Office Excel 2007 o Office PowerPoint 2007, puede editar y actualizar estas propiedades de la biblioteca de documentos en el panel de informacin del documento.

5.13 Ver y cambiar las propiedades del documento actual 1. Haga clic en la pestaa Archivo.
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2. Haga clic en Informacin para ver las propiedades del documento. 3. Para agregar o cambiar las propiedades, coloque el puntero sobre la propiedad que desea actualizar y escriba la informacin. 4. Haga clic en la pestaa Archivo nuevamente para volver al documento. Los cambios realizados se guardarn automticamente.

Para ver ms propiedades, haga clic en Mostrar todas las propiedades. Para ver menos propiedades, haga clic en Mostrar menos propiedades. Para ver las propiedades de un panel dentro de un libro, haga clic en Propiedades y seleccione Mostrar el panel de documentos. Para ver propiedades personalizadas, haga clic en Propiedades y seleccione Propiedades avanzadas. Para obtener ms informacin sobre las propiedades avanzadas, vea el tema sobre cmo ver o crear propiedades personalizadas para un archivo. Si la organizacin personaliz el panel de informacin del documento o si el documento cuyas propiedades desea ver est guardado en una biblioteca de documentos o en un servidor de administracin de documentos, es posible que haya disponibles vistas adicionales de las propiedades del documento.

5.14 Ver o crear propiedades personalizadas para un documento

Las propiedades personalizadas son propiedades que el usuario define para un documento de Office. Puede asignar un texto, una hora o un valor numrico a las propiedades personalizadas y tambin les puede asignar los valores s o no. Puede elegir de una lista de nombres sugeridos o definir los propios.

1. Haga clic en la pestaa Archivo. 2. Haga clic en Informacin. 3. Haga clic en Propiedades y, a continuacin, seleccione Propiedades avanzadas. 4. Haga clic en la pestaa Personalizar.

En el cuadro Nombre, escriba un nombre para las propiedades personalizadas o seleccione un nombre de la lista. En la lista Tipo, seleccione el tipo de datos de la propiedad que desee agregar. En el cuadro Valor, escriba un valor para la propiedad. El valor que escriba debe coincidir con la seleccin realizada en la lista Tipo. Por ejemplo, si ha hecho clic en Nmero en la lista Tipo, debe escribir un nmero en el cuadro Valor. Los valores que no coincidan con el tipo de propiedad se guardan como texto.

5. Haga clic en la pestaa Archivo nuevamente para volver al documento.

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5.15 Ver las propiedades del documento al abrir o guardar un archivo Puede ver las propiedades de documento de un archivo en el cuadro de dilogo Abrir o en el cuadro de dilogo Guardar como. 1. En el cuadro de dilogo Abrir o en el cuadro de dilogo Guardar como, seleccione el documento cuyas propiedades desee ver. 2. Haga clic en la flecha junto a Vistas y, a continuacin, siga el procedimiento siguiente:

Para ver propiedades tales como el tamao del archivo y la fecha de la ltima modificacin, haga clic en Detalles. Para ver todas las propiedades del documento, haga clic en Propiedades.

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CAPITULO 6
CONTROLES, ARCHIVOS XML Y PGINAS WEB

El participante conocer las ventajas de un archivo XML El participante conocer los controles de contenido y Active X que se incluyen en Word 2010

6.1 Formatos Open XML y extensiones de nombres de archivo Microsoft Office 2010 contina usando los formatos de archivo basados en XML, como .docx, .xlsx y .pptx, introducidos en 2007 Microsoft Office System. Estos formatos y las extensiones de los nombres de archivo se aplican a Microsoft Word 2010, Microsoft Excel 2010 y Microsoft PowerPoint 2010. Este artculo describe los principales beneficios del formato, as como las extensiones de los nombres de archivo, y explica cmo compartir archivos de Office 2010 con personas que usan versiones anteriores de Office.

6.2 Cules son las ventajas de los formatos Open XML? Los formatos Open XML presentan varias ventajas no solo para los programadores y las soluciones que stos desarrollan, sino tambin para los usuarios individuales y las organizaciones de cualquier tamao:

Archivos compactos Los archivos se comprimen automticamente y pueden llegar a ser un 75 por ciento ms pequeos en algunos casos. El formato Open XML usa tecnologa de compresin zip para almacenar los documentos, lo que ofrece un ahorro potencial de costos puesto que reduce el espacio de disco necesario para almacenar los archivos, as como el ancho de banda necesario para enviarlos por correo electrnico, a travs de redes y por Internet. Cuando se abre un archivo, se descomprime automticamente. Cuando se guarda un archivo, vuelve a comprimirse automticamente. No es necesario instalar ninguna utilidad de compresin en especial para abrir y cerrar archivos de Office 2010. Mejoras en la recuperacin de archivos daados Los archivos se estructuran de una forma modular que mantiene los diferentes componentes de datos del archivo independientes entre s. Esto permite abrir los archivos aunque algn componente del archivo (un grfico o una tabla, por ejemplo) est daado o alterado.

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Mayor privacidad y ms control de la informacin personal Los documentos se pueden compartir confidencialmente, ya que la informacin de carcter personal y la informacin profesional confidencial, como por ejemplo nombres de autor, comentarios, marcas de revisin y rutas de acceso a archivos, pueden identificarse y quitarse fcilmente con el Inspector de documento. Para obtener informacin detallada, vea el tema sobre cmo quitar datos ocultos e informacin personal de los documentos de Office. Mejor integracin e interoperabilidad de los datos profesionales El uso de formatos Open XML como marco de trabajo de interoperabilidad de datos para el conjunto de productos de Office 2010 significa que los documentos, hojas de clculo, presentaciones y formularios pueden guardarse en un formato de archivo XML que est a libre disposicin de cualquier persona para su uso y licencia, libre de derechos de autor. Office tambin admite esquemas XML definidos por el usuario que amplan y mejoran los tipos de documento de Office existentes. Esto significa que los clientes pueden desbloquear fcilmente la informacin de sistemas existentes y actuar sobre ella en los programas de Office de uso habitual. La informacin que se crea dentro de Office puede usarse fcilmente en otras aplicaciones de negocios. Todo lo que necesita para abrir y editar un archivo de Office es una utilidad ZIP y un editor de XML. Mayor facilidad para la deteccin de documentos que contienen macros Los archivos que se guardan con el sufijo predeterminado "x" (tales como . docx, .xlsx y .pptx) no pueden contener macros de Visual Basic para aplicaciones (VBA) ni macros XLM. Solo los archivos cuya extensin de nombre termina con una "m" (tales como .docm, .xlsm y .pptm) pueden contener macros.

Antes de decidir guardar un archivo en un formato binario, lea la seccin Pueden compartir diferentes versiones de Office los mismos archivos?

6.3 Cules son las extensiones de nombres de archivo XML? De forma predeterminada, los documentos, hojas de clculo y presentaciones creados en Office 2010 se guardan con formato XML con extensiones de nombre de archivo que agregan una "x" o una "m" a las extensiones de nombre de archivo que ya conoce. La "x" indica un archivo XML que no tiene macros, mientras que la "m" indica que s contiene macros. Por ejemplo al guardar un documento en Word, el archivo usa ahora la extensin de nombre de archivo .docx de forma predeterminada, en lugar de la extensin de nombre de archivo .doc.

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Al guardar un archivo como una plantilla, ver el mismo tipo de cambio. La extensin de plantilla usada en versiones anteriores sigue existiendo, pero ahora incluye una "x" o una "m" al final. Si el archivo contiene cdigo o macros, deber guardarlo usando el nuevo formato de archivo XML con macros, que agrega la letra "m" de macro a la extensin del archivo. La siguiente tabla enumera todas las extensiones de nombres de archivo predeterminadas de Word 2010: TIPO DE ARCHIVO XML Documento Documento habilitado para macros Plantilla Plantilla habilitada para macros EXTENSIN .docx .docm .dotx .dotm

6.4 Pueden compartir diferentes versiones de Office los mismos archivos? Office 2010 permite guardar archivos en los formatos Open XML y en el formato de archivo binario de versiones anteriores de Office, e incluye comprobadores de compatibilidad y convertidores de archivos que permiten compartir archivos entre diferentes versiones de Office. Abrir archivos existentes en Office 2010 Puede abrir y trabajar en un archivo creado en una versin anterior de Office y, a continuacin, guardarlo en el formato existente. Dado que es posible que est trabajando en un documento con una persona que usa una versin anterior de Office, Office 2010 usa un comprobador de compatibilidad que comprueba que no haya introducido una caracterstica que no sea compatible con una versin anterior de Office. Cuando guarde el archivo, el comprobador de compatibilidad le informar de esas caractersticas y le permitir quitarlas antes de continuar con el proceso de guardado. Abrir archivos de Office 2010 en versiones anteriores de Office Puede abrir y modificar un archivo de Office 2010 en Microsoft Word, Excel o PowerPoint 2003 descargando los convertidores de archivo necesarios. Con el equipo que usa una versin anterior de Office, vaya al Centro de descarga y descargue el Paquete de compatibilidad de Microsoft Office para formatos de archivo de Office Word, Excel y PowerPoint 2007

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6.5 Controles de contenido Los controles Texto enriquecido y Texto permiten introducir un cuadro de texto que el usuario podr rellenar. La diferencia entre ambos es que slo el control Texto enriquecido permite usar y guardar textos con formato. Las propiedades especiales de estos controles son:

Permitir retornos de carro, slo disponible en el control de Texto (sin formato) permite o no, que se puedan crear varios prrafos al pulsar la tecla INTRO. Si marcamos Quitar control de contenido cuando se modifique, al introducir el texto, este se crear como texto normal y el control desaparecer.

El control Imagen

, permite que el usuario pueda aadir una imagen pulsando sobre l.

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Los controles Cuadro de lista y Cuadro combinado permiten al usuario elegir entre una serie de elementos disponibles. La diferencia entre ambos es que el cuadro combinado aparece plegado en un principio y permite al usuario escribir, mientras que el cuadro de lista aparece ya desplegado y slo permite elegir una opcin entre las existentes. Para introducir los valores del desplegable, debemos hacerlos desde las Propiedades del control.

El botn Agregar... nos permite aadir un nuevo valor. Podemos modificar o eliminar uno existente, con los botones Modificar... y Quitar respectivamente. Tambin podemos establecer el orden en que se mostrarn con los botones Subir y Bajar. El Selector de fecha , despliega un calendario donde el usuario marcar una fecha.

En las propiedades de este control, tenemos todas las opciones para especificar con qu formato queremos que aparezca la fecha.

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6.6 Proteger formularios Para crear un formulario, debemos disear el documento como un formulario normal, aplicando estilos y formatos, y aadiendo los controles correspondientes en el lugar donde el usuario debe introducir la informacin. Pero ahora nos queda un ltimo paso, si dejramos el documento tal cual, el usuario podra editar y eliminar lo que quisiese. Para limitar a que nicamente pueda rellenar el formulario, debemos proteger el documento de la siguiente forma:

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Primero, debemos marcar la opcin Restringir edicin.

Abrimos as el panel Restringir

formato y edicin. La opcin que nos interesa la elegimos en la seccin Restricciones de edicin, activando la casilla y seleccionando la opcin Rellenando formularios. Para que la proteccin tenga efecto, pulsamos el botn S, aplicar la proteccin. Se muestra un dilogo en el que podemos elegir una contrasea. Slo podrn deshabilitar la proteccin aquellos usuarios que conozcan la contrasea. De cara a utilizar el formulario con varios usuarios, a la hora de guardarlo, si lo hacemos como una plantilla, los usuarios podrn rellenar el formulario partiendo de la plantilla que hemos creado, y guardar lo que rellenen como un documento normal.

Microsoft dispone de un programa llamado Expression Web que est especialmente diseado para crear pginas web, pero su utilizacin requiere un cierto nivel de especializacin en el campo. Dado que una pgina web, en el fondo, no es ms que texto, Word incorpora un editor de pginas Web bsico para aquellos usuarios que necesiten publicar contenido en internet de una forma sencilla. Esto nos permite transformar un documento de Word en una pgina en lenguaje HTML sin conocimientos previos de programacin o diseo. Para crear una pgina Web, genere un nuevo documento e inserte todos los objetos y escriba el contenido que incluir, finalmente para guardarla con extensin HTML y pueda ser visto desde el navegador Web realice los siguientes pasos: 1. Seleccione Archivo>Guardar como

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2. Coloque el nombre del archivo y en la lista que se muestra en Tipo elija Pgina

Web.

3. Adicionalmente se pueden insertar algunas etiquetas tales como: Autor, ao,

ttulo etc. como se muestra en la imagen:

4. Presione Guardar

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CAPITULO 7
MACROS

El participante conocer qu es una macro y sus ventajas El participante aprender a crear macros en Word 2010

Las macros automatizan tareas usadas frecuentemente para ahorrar tiempo de pulsaciones de tecla y acciones del mouse. Muchas se crearon con Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) y son diseadas por programadores de software. Sin embargo, algunas macros pueden implicar un posible riesgo de seguridad. Una persona malintencionada, tambin conocida como pirata informtico, puede introducir una macro destructiva en un archivo que puede propagar un virus en su equipo o en la red de su organizacin.

7.1 Habilitar macros en la vista Backstage Otro mtodo para habilitar macros en un archivo es mediante la vista Backstage de Microsoft Office cuando aparece la barra de mensajes amarilla. 1. Haga clic en la pestaa Archivo. Aparecer la vista Backstage. 2. En el rea Advertencia de seguridad, en el botn Habilitar contenido, haga clic en la flecha abajo. 3. En Habilitar todo el contenido, seleccione Habilita siempre el contenido activo del documento. 4. El archivo se convierte en un documento confiable. La imagen siguiente es un ejemplo de Habilita siempre el contenido activo del documento y de Opciones avanzadas.

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La imagen siguiente es un ejemplo ms extenso de las opciones de Habilitar contenido.

7.2 Habilitar macros para una sesin cuando aparece la advertencia de seguridad Utilice las siguientes instrucciones para habilitar macros mientras el archivo est abierto. Cuando cierre el archivo y, a continuacin, vuelva a abrirlo, la advertencia aparecer de nuevo. 1. Haga clic en la pestaa Archivo. Aparecer la vista Backstage. 2. En el rea Advertencia de seguridad, en el botn Habilitar contenido, haga clic en la flecha abajo. 3. Seleccione Opciones avanzadas. 4. En el cuadro de dilogo Opciones de seguridad de Microsoft Office, seleccione Habilitar contenido para esta sesin para cada macro. 5. Haga clic en Aceptar. La imagen siguiente es un ejemplo del cuadro de dilogo Opciones de seguridad para una macro.

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7.3 Cambiar la configuracin de las macros en el Centro de confianza La configuracin de las macros se encuentra en el Centro de confianza. Sin embargo, si trabaja en una organizacin, es posible que el administrador del sistema haya cambiado la configuracin predeterminada para que nadie pueda modificarla. Al cambiar la configuracin de las macros en el Centro de confianza, solo cambia la configuracin del programa de Office que est usando. La configuracin de la macro no cambia para todos los programas de Office 2010. 1. 2. 3. 4. 5. Haga clic en la pestaa Archivo. Se abrir la vista de Backstage. En Ayuda, haga clic en Opciones; aparecer el cuadro de dilogo Opciones. Haga clic en Centro de confianza y luego en Configuracin del Centro de confianza. En Centro de confianza, haga clic en Configuracin de macros. Realice las selecciones oportunas y haga clic en Aceptar. La imagen siguiente es el rea Configuracin de macros del Centro de confianza.

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Utilice la informacin en la siguiente seccin para obtener ms informacin acerca de la configuracin de las macros.

7.4 Explicacin de la configuracin de macros


Deshabilitar todas las macros sin notificacin Las macros y las alertas de seguridad sobre las macros estn deshabilitadas. Deshabilitar todas las macros con notificacin Las macros estn deshabilitadas, pero se mostrarn alertas de seguridad si hay macros presentes. Habilite las macros de una en una. Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente Las macros estn deshabilitadas, pero se mostrarn alertas de seguridad en caso de que haya macros. Sin embargo, si la macro cuenta con una firma digital emitida por un editor de confianza, se ejecutar la macro si ha especificado su confianza en el editor. De lo contrario, se le pedir que habilite la macro firmada y que determine su confianza en el editor. Habilitar todas las macros (no se recomienda, se podra ejecutar cdigo peligroso) Se ejecutan todas las macros. Esta configuracin hace que su equipo sea vulnerable a posibles cdigos perjudiciales. Confiar en el acceso al modelo de objeto de proyectos de VBA Permita o deshabilite el acceso programtico al modelo de objeto de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) de un cliente de automatizacin. Esta opcin de seguridad sirve para que un cdigo escrito automatice un programa de Office y manipule el entorno y modelo de objeto de VBA. sta es una configuracin que se adapta al usuario y a la aplicacin, y no permite el acceso de forma predeterminada, de modo que no permite que programas no autorizados creen fcilmente un cdigo perjudicial que se autorreplique. Para que los clientes de automatizacin puedan obtener acceso al modelo de objeto de VBA, el usuario que ejecute el cdigo debe otorgar dicho acceso. Para habilitar el acceso, active la casilla de verificacin. Microsoft Publisher y Access no tienen la opcin Confiar en el acceso al modelo de objeto de proyectos de VBA.
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EVALUACIN FINAL DEL CURSO


Realice un informe de resultados y aplique las siguientes herramientas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Estilos de titulo Genere la tabla de contenido Agregue elementos rpidos y tablas ilustrativas Agregue leyendas descriptivas como texto alternativo a las tablas comparativas Grabe una macro para aplicar los estilos y otra para cambiar la topografa en subttulos Agregue como pie de pgina la propiedad del ttulo del documento Genere una especie de formulario con los controles adecuados para que el usuario enve comentarios y/o sugerencias. Divida el documento en 5 secciones. Utilice un espaciado expandido de 3 puntos Guarde el archivo como plantilla para usar los estilos posteriormente. Guarde el archivo como documento habilitado para macros y restrinja su edicin, solo permita rellenar formularios, aplique la proteccin usando la contrasea 123456 Guarde el archivo como pgina Web para que sea publicado

12.

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Av. 31 oriente 618 2do piso Col. Ladrillera de Bentez Puebla Pue. C.P. 72530 Tel: (222) 237 94 92

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