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- INTRODUCCIN
Debido a la divisin del trabajo y la resultante especializacin de funciones, las necesidades primordiales de recursos humanos para la organizacin, sea en cantidad o en calidad, se establecen mediante una representacin de descripcin y determinacin de cargos. La descripcin del cargo seala los quehaceres, los deberes y las responsabilidades del cargo, en tanto que las determinaciones del cargo se ocupan de los requisitos que el ocupante necesita ejercer. Por tanto los cargos se abastecen de acuerdo con estas delineaciones y esas especificaciones.
2.- DEFINICION
Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar informacin variable, el cual tendr diferente utilizacin segn el rea funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse tambin como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar informacin para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime informacin constante y que tiene una serie de espacios para asentar informacin variable. Es todo papel que contenga informacin, texto, epgrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente
Ajuste, decidir el tamao del papel que se va a utilizar empleando medidas estndar y realizando los ajustes necesarios para que encaje en el mismo. Trazado, dibujar todas las lneas que crucen completamente el impreso de arriba abajo. Completar la red dibujando todas las reglas incompletas, tanto verticales como horizontales. Letras, introducir a mano todo el texto de datos fijos, incluyendo las instrucciones a un tamao aproximado al real. Instrucciones, una vez realizado el diseo, se debe hacer o preparar las instrucciones de impresin. Si es necesario, dar especificaciones adicionales para el impresor. Lista de comprobacin del diseo: El formulario debe responder afirmativamente a alas siguientes preguntas, para poder pasar a la prxima fase: Se debe prestar mucha atencin al formulario y comprobar que no aparezca el nombre de la empresa en un formulario usado por personas ajenas externas a la misma, al igual que el nombre del departamento de origen no debe aparecer en un impreso externo. Fase del Post-diseo: Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo, peso y color del papel, color de la tinta, papel carbn total o parcial, perforaciones, para el archivo, tipos de impresin por una o ambas caras; de ser el caso, direccin de datos, mrgenes, numeracin, nmero de ejemplares, fecha de entrega e impresin continua.
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Los trminos utilizados en la redaccin de un formulario deben ser claros y de una sola interpretacin, tanto para quien lo disea como para los que lo utilizaran. Ej.:En un pagar, en vez de escribir simplemente fecha, se debe escribir fecha de emisin o fecha de vencimiento en un recibo de cobranza, en vez de escribir direccin se debe escribir direccin particular o direccin comercial; en una ficha de control de stock, en vez de escribir cantidad, se debe escribir cantidad de entrada, cantidad de salida FACILITAR LA INFORMACIN: Las preguntas formuladas deben ser simples, de modo que las respuestas sean breves y fciles. Ejemplo: Nombre y apellidos: _____________________________________ Nacionalidad: ___________________________________________ Fecha de nacimiento: _____________________________________ Lugar de nacimiento: _____________________________________ Estado civil: _____________________________________________ ACEPTACIN DE LOS USUARIOS El texto debe ser redactado de manera a no crear oposicin de las personas que debern utilizar el formulario. COLOCACIN DEL NOMBRE, DIRECCIN Y LOGOTIPO EMBLEMA DE LA EMPRESA. Todo formulario debe tener el nombre, la direccin y el logotipo o emblema de la empresa en la que ser utilizado. Adems, debe tenerse en cuenta lo dispuesto por las normas reglamentarias de la Sub Secretaria de Tributacin del Ministerio de Hacienda, por lo cual se establecen normas para la emisin de la documentacin relativa los Impuestos al Valor Agregado(IVA), Renta y Tributo nico . NUMERACIN INDIVIDUAL Y CORRELATIVA Todas las copias de un mismo formulario deben llevar una numeracin individual, en la parte superior derecha, con el fin de poder diferenciar entre dos o ms ejemplares del mismo Para todos los comprobantes de ventas existe disposicin legal para la numeracin individual, de los formularios. As la Resolucin N 42/92 de la Subsecretaria de Tributacin del Ministerio de Hacienda establece la
Elaboracin y Control de Formularios Page 3
obligatoriedad de la numeracin correlativa desde el nmero uno, en forma ininterrumpida y sin repeticin alguna, hasta el final. La numeracin individual y correlativa es muy til para llevar un adecuado control de la utilizacin de los formularios. Ejemplo: en un momento dado se puede determinar con facilidad y precisin, que cantidad de formularios se ha utilizado y que cantidad queda en stock. TITULO ADECUADO Todo formulario debe tener un ttulo que permita su fcil identificacin. El ttulo del formulario debe ser lo ms descriptivo posible a los efectos de definir con claridad y precisin la funcin del mismo y evitar que sea confundido con otro formulario. La Resolucin N 42/92 de la Subsecretara de Tributacin establece la especificacin del comprobante con la denominacin segn corresponda .Por ejemplo: Nota de Dbito, Nota de Crdito, Nota de Remisin, Factura y otros. NUMERACIN GENRICA O CDIGO. Todos los formularios deben llevar una numeracin genrica o cdigo o sea de identificacin, en la parte inferior izquierda del mismo. Mediante esta numeracin o cdigo se pueden distinguir entre dos tipos diferentes formularios. REGISTRO DE LA SERIE Y DE LA FECHA DE IMPRESIN. Es muy importante la colocacin del nmero de serie y de la fecha de impresin, estos pueden llevarlos en la parte inferior derecha del formulario. Esas indicaciones resultan de mucha utilidad para el analista de organizacin y Procesos Empresariales(o& M0 durante la realizacin de un estudio, pues le permite conocer en un determinado momento el ritmo de consumo y otros datos indispensables para racionalizar el uso de formularios.
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3.8.- EL FORMATO
El tamao o las medidas de un formulario dependen del texto o contenido del mismo as como de los medios empleados para su impresin y/o procesamiento como, impresora lser, tamao del escner, etc. Adems es importante considerar la durabilidad, economa del papel y facilidad de archivo. Existen medidas estndar reconocidas universalmente, como la serie de formatos DIN (Deutsche Industrie Normen) y otros.
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IMPORTANCIA
Los formularios son instrumentos esenciales para el desarrollo, procedimientos y trmites administrativos, constituyndose en el sistema nervioso de cualquier tipo de organizacin.
Anexos:
Titulo adecuado
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Formularios de remisin
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1.- Cul es el objetivo de los formularios? El objetivo es mejorar u optimizar la gestin administrativa mediante la estandarizacin de los registros, transmisin, recepcin y anlisis de los datos e informaciones de cualquier proceso o procedimiento administrativo. 2.- Cul es la finalidad de que los formularios tengan ttulo? La finalidad es: Fcil identificacin, definir con claridad y precisin la funcin del mismo. 3.- Cmo debe ser el control de los formularios? El control de los formularios debe ser planificado, sistematizado y sujeto a una poltica empresarial u organizacional. 4.- Por qu los formularios se adecuan a los procedimientos? Porque Cada formulario se elabora con un objetivo especfico por lo que se constituye en un instrumento esencial para el proceso o procedimiento para el cual fue diseado.
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