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MEDIDAS BASICAS DE SEGURIDAD

FISICA PARA LAS OFICINAS DE LAS

ENTIDADES BANCARIAS EN

PARAGUAY

PROLOGO La seguridad de las entidades financieras es un tema complejo, novedoso y de alta responsabilidad, por cuanto comprende velar por la integridad fsica de los clientes y funcionarios bancarios, as como salvaguardar el patrimonio de la entidad correspondiente. Sin embargo esta labor se torna difcil ante la ausencia de una legislacin ue tipifi ue, de manera adecuada, la gama de ilcitos de tipo econmico a la cual se encuentran e!puestas las instituciones financieras, por el giro de su actividad "asaltos, estafas y secuestros, entre otros#, y ante la ausencia de un marco ue oriente, a dic$as entidades, en materia de reduccin del riesgo, a lo interno de sus instalaciones. %l presente manual de seguridad establecida trata de prevenir los diferentes riesgos ue se plantean, en un grupo complejo y de elevado volumen de actividad, en las diferentes &onas de Paraguay donde est'n ubicado las oficinas, adoptando las adecuadas medidas de seguridad ue propicien garanti&ar la seguridad de procesos, instalaciones y, lo ue es m's importante, de personas, tanto empleados como clientes. %n lnea con lo anterior, la (sociacin )ancaria Paraguaya, procurando coadyuvar en el desarrollo del sistema financiero, y canali&ando la profunda preocupacin de sus agremiados por el tema de la seguridad bancaria, y principalmente la de sus clientes, $a recopilado las siguientes sanas pr'cticas en materia de seguridad bancaria, las cuales constituyen recomendaciones para ue las instituciones financieras las tomen en consideracin y procuren, $asta donde les sea posible y ra&onable, de acuerdo a la naturale&a y condiciones de cada entidad, ponerla en pr'ctica, en sus funciones de seguridad. *ado ue se tratan de recomendaciones, las mismas no pueden ser consideradas mandatos imperativos cuyo cumplimiento pueda ser e!igido sino ue, por el contrario son sugerencias derivadas de las e!periencias de los funcionarios encargados de la funcin de seguridad, tanto a nivel nacional como internacional, con la intencin de ue las mismas puedan ser utili&adas en forma generali&ada por las instituciones, como un insumo t+cnico dentro de su 'mbito de auto organi&acin.
CAPITULO UNO

DEL DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD Recomendacin 1. Misin del Depar amen o de Se!"ridad. Por la importancia de la materia de seguridad bancaria en las instituciones financieras, se recomienda ue el *epartamento de Seguridad dependa directamente de la Gerencia General, ya ue es el pilar fundamental de las informaciones y el buen funcionamiento de cual uier sistema ,inanciero, Gubernamental, etc. La misin del *epartamento de Seguridad es el control y minimi&acin de los riesgos de seguridad en todas sus 'reas. -omo mnimo, se considera ue dic$o departamento debe procurar proveer los medios y determinar los procedimientos, en coordinacin con otros sectores de la entidad, para proteger fsica y electrnicamente los bienes de la entidad financiera, el personal y los clientes, a fin de evitar $ec$os delictivos y siniestros o bien minimi&ar los da.os en caso de ocurrencia, entendiendo como bienes el dinero, los c$e ues, los ttulos, los bonos y, en general, la documentacin, as como los bienes muebles e inmuebles. Se reconoce ue la responsabilidad del *epartamento de Seguridad, en cuanto al personal de la institucin financiera, est' limitada a resguardar su integridad en caso de delitos y siniestros ocurridos en las instalaciones de la misma, partiendo de la premisa de ue la funcin principal es la seguridad de los ,uncionarios, -lientes y los bienes de la %ntidad )ancaria. Recomendacin #. $"nciones del Depar amen o de Se!"ridad. *e acuerdo con las Sanas Pr'cticas en materia de seguridad, se considera ue para poder cumplir eficientemente la misin ue le compete al *epartamento de Seguridad, las funciones ue +ste debera cumplir son, al menos, las siguientes/ Generales a. (doptar las medidas tendientes al cumplimiento de la normativa de seguridad bancaria y de otras relacionadas con la seguridad, impuestas en las legislaciones e!istentes, las polticas internas, y los compromisos asumidos en los seguros contratados por la entidad financiera. b. Proponer normas, t+cnicas y procedimientos, para su incorporacin al 0anual de Polticas y Procedimientos de Seguridad de la entidad, de conformidad a la normativa de este manual.

Espec%&icas

a. 1nstrumentar normas, t+cnicas y procedimientos ue posibiliten el cumplimiento de las prescripciones de seguridad dispuestas en las Leyes, los reglamentos, las -irculares y -omunicaciones del )anco -entral de Paraguay y de los rganos supervisores nacionales, as como por lo dispuesto por la propia (dministracin de la entidad. b. %levar las proposiciones a la instancia jer'r uica correspondiente, incluyendo las medidas necesarias para cumplir los compromisos emanados de los seguros contratados.

c. -apacitar al personal de la entidad financiera en las normas, t+cnicas y procedimientos de seguridad relacionados con sus funciones, seg2n sea pertinente, y supervisar el nivel de adiestramiento del personal de seguridad e!terno e interno. d. %laborar los planes para estudiar las condiciones de seguridad contra robo, asalto e incendio de todos los bienes, muebles e inmuebles, de la entidad financiera "con particular atencin a los -entros de -mputo, los lugares donde se deposita el dinero y los recintos de cajas, las bvedas y los cofres de seguridad, entre otros#, e instrumentar las medidas de proteccin ue correspondan.

e. (sesorar, en lo relativo a la ad uisicin de sistemas, e uipos y dispositivos de seguridad "nuevas y mejores tecnologas#, as como dictar normas de empleo y funcionamiento de estos e uipos a todo el personal usuario, y controlar su adecuado mantenimiento. (simismo, preservar o arc$ivar toda la informacin sobre ello, de acuerdo con las polticas internas. f. -oordinar la investigacin administrativa de los $ec$os delictivos, tanto internos como e!ternos, en los ue fuese afectado el patrimonio de la entidad financiera, a trav+s de un cuerpo administrativo interno especiali&ado en el campo.

g. -oordinar con las autoridades nacionales la investigacin judicial, relativa a cual uier acto delictivo ocurrido en la %ntidad )ancaria. $. Supervisar el servicio ue le presten, a la entidad financiera, empresas relacionadas con el 'rea de seguridad en materia de/ 3 4igilancia Privada. 3 (larmas radioel+ctricas. 3 -ircuito -errado de 5elevisin. 3 0antenimiento y reparacin de instalaciones y e uipos de seguridad "bvedas, e uipamientos de recintos, cajeros autom'ticos, cerraduras, etc.

3 5ransportadoras de valores y 3 0onitoreo de (larmas. i. %laborar los procedimientos de seguridad y redactar las funciones ue debe cumplir el personal de vigilancia, privada y propia, para el correcto desempe.o en cada una de los puestos asignados. *ifundir dic$os procedimientos y funciones entre el personal y los funcionarios de la entidad financiera. j. Reali&ar un seguimiento y control de los contratos de las empresas ue brindan servicios relacionados con Seguridad6 anali&ar el desempe.o de las mismas y su costo y proponer la renovacin o finali&acin de los servicios.

7. 4erificar la e!istencia de los seguros contratados por la entidad financiera, si los $ubiera, en cuanto a pli&as de responsabilidad civil, robo, asalto, fidelidad u otras, si fuera necesario. l. 0antener el enlace y las buenas relaciones con los funcionarios del 0inisterio de Seguridad P2blica, el Organismo de 1nvestigacin 8udicial, el 0inisterio P2blico y otras autoridades, as como con los 8efes de Seguridad de otras entidades financieras.

m. Planificar, a mediano y largo pla&o, la renovacin de los medios de seguridad y la ad uisicin de nuevas tecnologas, y elevarlos a la instancia correspondiente. n. Llevar el control de la asignacin de combinaciones, claves y llaves de los edificios, locales e instalaciones de la entidad financiera y establecer polticas de ingreso con control cru&ado.

o. 1nstrumentar un Plan de %mergencias "contingencias, siniestros, evacuaciones y otros#, el cual incluya el correspondiente adiestramiento del personal "brigadas de emergencias#. p. Planificar y llevar a cabo auditoras de seguridad, evaluar sus resultados y confeccionar y distribuir los informes de las inspecciones, al menos cada seis meses.

. 1nvestigar al personal ue ingresar' a la entidad financiera, de acuerdo con lo dispuesto en la poltica de cada %ntidad. r. -olaborar en la revisin de los programas de $igiene y seguridad ocupacional.

s. -olaborar, con otras 'reas de la entidad financiera, en la supervisin de los servicios internos y e!ternos, siempre ue no interfiera con la misin prioritaria de Seguridad. t. -ontar con padrones actuali&ados de identificacin del personal de mantenimiento, seguridad contratada, mensajera, transporte de valores, aplicaciones en contratos e!ternos, etc9, resguardando +stos por un pla&o mnimo de un a.o posterior a ue alguno de los funcionarios sea cesado de sus funciones.

u. Llevar un programa de digitali&acin de edificios, en donde se contemplen las estructuras, divisiones, mecanismos de seguridad, etc9, el cual permita, para casos especiales, su inmediato acceso6 asimismo, llevar un control del personal designado en cada edificio. v. *ictar las polticas y procedimientos correspondientes y vigilar ue el personal de seguridad no sea utili&ado en otras funciones diferentes a a uellas para las ue se le contrat.

:. %laborar un 0anual de Polticas y Procedimientos de Seguridad, y vigilar por su adecuado cumplimiento.

-(P15;LO *OS Recomendacin '. Procedimien os ( Pol% icas Generales.

%n lnea con la recomendacin anterior, resulta aconsejable ue la institucin asigne al *epartamento de Seguridad la creacin y control de los procedimientos especficos relacionados con los siguientes aspectos, sin ue se limite a +stos/ a. La apertura y cierre de instalaciones. b. %l ingreso y permanencia de funcionarios, proveedores, y clientes, al interior de las mismas. c. %l manejo de armas. d. %l transporte de valores. e. Las investigaciones. f. %l Plan de %mergencias. g. %l riesgo civil. $. %l Programa de Seguridad. i. Las situaciones de crisis. j. %l plan de contingencias 7. La poltica de 'reas restringidas. l. %l programa de capacitacin anual del personal de seguridad y administrativo, en materia de seguridad. m. La poltica de prevencin de acciones delictivas internas o e!ternas. n. La recoleccin de billetes dudosos. o. Los casos de robo y asalto. p. La Poltica del manejo de las bvedas de seguridad.

Recomendacin ). Con ra os E* ernos. %n lo ue se refiere a las contrataciones e!ternas, se recomienda ue el *epartamento de Seguridad sea el encargado de crear y vigilar el cumplimiento de los procedimientos especficos, en el campo de la seguridad, relacionados con la contratacin e!terna de servicios para otras 'reas y para el propio *epartamento, tales como/

a. b. c. d. e. f. g.

-ontratacin de asesores t+cnicos. -ontratacin de servicios de seguridad fsica. -ontratacin de monitoreo de alarmas. -ontratacin de monitoreo de --54. -ontratacin de servicios de apoyo y respuesta armada. -ontratacin de servicios de mantenimiento. -ontratacin de capacitacin.

Recomendacin +. Man"al de Normas ( Procedimien os en Se!"ridad. Se recomienda ue las instituciones financieras desarrollen un 0anual de <ormas y Procedimientos de Seguridad en el ue se estable&can las funciones, los deberes y los procedimientos ue deben cumplir los Oficiales de Seguridad, en general, y los encargados del *epartamento, en particular, de conformidad con el puesto y el lugar donde ejecutan su labor. *ic$o 0anual podra incluir aspectos relacionados con los siguientes temas/ a. b. c. d. e. =tica profesional. 0anejo de armas. *efinicin de puestos. *isponibilidad. Procedimientos para el manejo de situaciones crticas, los cuales no deben ser distintos a los utili&ados por las fuer&as policiales en cuanto a principios y objetivos generales. f. -ontrol a implementar para el acceso de p2blico y de ve$culos y g. -omportamiento ante desastres naturales y eventos delictivos, entre otros. Para tales efectos, se recomienda, previo a la emisin del 0anual, llevar a cabo un estudio de seguridad reali&ado por personal especiali&ado.

-(P15;LO 5R%S Recomendacin ,. Per&il del Geren e de Se!"ridad. La recomendacin m-s impor an e es ."e el mismo es e /a0o la Direccin de la Gerencia General1 re."isi o indispensa/le para el c"mplimien o de la misin ( en a encin a las &"nciones ( responsa/ilidades ."e le compe en al encar!ado del

depar amen o de se!"ridad1 se considera con2enien e ."e 3s e re4na1 al menos1 los si!"ien es re."isi os5 a. -ontar con un grado acad+mico de licenciatura en una carrera afn, o contar con un c2mulo de capacitacin y e!periencia ue lo $aga apto para el puesto. b. -ontar con un mnimo de > a.os de e!periencia en el 'rea. c. -ontar con un amplio conocimiento de la actividad bancaria, y de todo lo concerniente al campo de la seguridad. d. 5ener capacidad para planear, organi&ar, dirigir y controlar sistemas, procedimientos y programas relacionados con los temas de seguridad, fraudes y otros, tanto en oficinas centrales como regionales. e. -ontar con facilidad para elaborar planes de trabajo y anteproyectos de presupuesto. f. 5ener capacidad para elaborar reglamentos, disposiciones y procedimientos administrativos en el 'mbito de la seguridad institucional. g. -ontar con capacidad para ejercer la revisin y an'lisis de los sistemas operativos de la institucin en sus transacciones monetarias, as como del funcionamiento de e uipos electromec'nicos a fin de garanti&ar la seguridad preventiva del delito y ordenar los cambios en funcin de la seguridad de institucin, funcionarios y clientes. $. -ontar con e!celentes referencias Policiales y 8udiciales. i. -ontar con capacidad para trabajar bajo presin en medio de crisis. j. ?abilidad para trabajar en e uipo con las autoridades administrativas y comerciales de la 1nstitucin, con sus propios funcionarios, con funcionarios de otras entidades nacionales o internacionales afines a la seguridad, con miembros del 0inisterio de Seguridad P2blica, y del Organismo de 1nvestigacin 8udicial y del 0inisterio P2blico. Recomendacin 6. $"nciones del Geren e de Se!"ridad. Se considera aconsejable ue las funciones mnimas ue deben corresponder al encargado del *epartamento de Seguridad sean/ a. La organi&acin, direccin e inspeccin del personal y servicios de seguridad, propia o privada.

b. %l an'lisis de situaciones de riesgo, la planificacin y programacin de las actuaciones precisas para ue la materia de seguridad bancaria se realice de acuerdo con lo ue aconsejan las mejores pr'cticas. c. La propuesta de los servicios de seguridad ue resulten pertinentes, as como la supervisin de su utili&acin, funcionamiento y conservacin. d. %l control de la formacin permanente de seguridad ue de ellos dependa, proponiendo a la (dministracin del banco, la adopcin de las medidas o iniciativas adecuadas para el cumplimiento de dic$a finalidad. e. La coordinacin de los distintos servicios de seguridad ue de ellos dependen "investigaciones, seguridad fsica, seguridad electrnica, proteccin civil, etc.#. f. La coordinacin con los diferentes entes policiales del Pas. g. -oordinar con el 0inisterio de Seguridad P2blica, y el 0inisterio P2blico, la capacitacin referida a situaciones de crisis "asaltos, secuestros, toma de re$enes, moneda falsa, delitos electrnicos, etc.#. $. %n general, velar por la observancia de la regulacin de seguridad aplicable a las entidades.

CAPITULO CUATRO PROCEDIMIENTOS BASICAS DE SEGURIDAD FISICA EN LAS ENTIDADES BANCARIAS PROCEDIMIENTOS DE RUTINA

Recomendacin 7. Aper "ra de la O&icina. %s obligatorio ue el Responsable de la apertura de la Sucursal, este acompa.ado del personal de Seguridad, el personal de seguridad reali&ara cobertura al ,uncionario ue realice la apertura. ;na ve& dentro el Personal de Seguridad supervisara la puerta de entrada a la sucursal, para permitir el ingreso de los ,uncionarios a medida ue vayan llegando, no permitiendo la entrada de ninguna persona ue no pertene&ca a la plantilla $asta la apertura de la Sucursal. Clave de acceso Coaccionado o Forzoso/ %sta clave se utili&ara si el ,uncionario encargado de la apertura, lo reali&a bajo amena&a Recomendacin 8. Con roles de acceso Se recomienda como sana practica, contar con puertas esclusa o giratorias con detector de metal en las Sucursales de (lto riesgo. 5odos los sistemas de controles de acceso, e uipos de apoyo "botones de p'nicos, e uipos de comunicacin, armas#, est+n en perfecto estado de funcionamiento al inicio de la jornada. Recomendacin 19. Enca0es a" ori:ados;e&ec i2o;dinero Se recomienda ue las entidades financieras procuren disminuir tanto el efectivo del cajero autom'tico, en el cajn del cajero, en la caja intermedia@bu&n del cajero como en la bveda. ;na sana recomendacin es reglamentar los encajes autori&ados. Recomendacin 11. Procedimien o del personal d"ran e la aper "ra al P4/lico %s el momento en ue el personal de Seguridad pondr' todo su conocimiento y atencin, para evitar cual uier tipo de situacin ue pueda poner en peligro a los ,uncionarios, -lientes y bienes de la %ntidad. (dem's es imprescindible tener en perfecto estado de funcionamiento los e uipos de comunicacin, botones de p'nico, armas, etc. Recomendacin 1#. Cierre de la O&icina al P4/lico 0inutos antes del cierre al P2blico, el personal de seguridad verificara el 'rea interna y e!terna en busca de persona@as o ve$culos sospec$osos. ;na ve& ue se cierre al P2blico, el guardia verificara todos los recintos donde pudiera uedar Personas dentro del recinto. Recomendacin 1'. Cierre de la O&icina (ntes del cierre de la oficina, se proceder' a depositar todos los valores en los e uipos de custodia y monitoreo, cerrar ventanas y puertas. (l momento del cierre el Personal de Seguridad reali&ara la cobertura necesaria al ,uncionario Responsable del cierre, el ,uncionario reali&ara la activacin del sistema de alarma y el cierre total de la Sucursal.

CAPITULO CINCO PROCEDIMIENTOS DE EMERGENCIA Son situaciones que no forman parte de la rutina diaria, en las que normalmente esta en peligro la vida de personas, utilizar todos los medios a su alcance para evitar o mitigar el evento. Como primera medida es importante el uso del botn de pnico o emergencia. Recomendacin 14. Incendio-F e!o" Utilizar extintores solo en caso que el incendio sea pequeo. Comunicar a todos los Departamentos o sistemas de seguridad ublico !"esponsable de seguridad, Centro de gestin de monitoreo, olic#a $acional, %omberos, etc.&. Cuidado no quedarse atrapado, ruta de salida siempre accesible. Si 'a( barrera de 'umo denso, agac'arse ( taparse con un pauelo nariz ( boca. Si se prende la ropa tirarse al suelo ( ruede sobre s# mismo. Recomendacin 1#. Com$o%&amien&o an&e A&%aco Cuando un individuo)s ingrese a la oficina ( nos amenacen debemos* +ctuar con naturalidad procurando conservar la calma. $o 'ablar, salvo para contestar las preguntas que 'aga el atracador. ,xplicar que se carece de acceso inmediato al dinero, por bloqueo de los sistemas de retardo, e intentar mostrarle a los atracadores la Carteler#a que existe en el local que advierte esto. -bedecer las rdenes de los agresores, no intentando 'acerles frente. .i/arse en los rasgos0caracter#sticas del atracador que puedan a(udar a la polic#a ( en el ve'#culo de 'u#da !modelo, matr#cula, etc.&. +ctivar la alarma slo en el momento que no revista ning1n peligro. $o perseguir nunca a delincuentes, observar la 'u#da desde el interior.

+ntes de realizar cualquier tipo de denuncia, consultar la metodolog#a con el 2rea de Seguridad.

CAPITULO SEIS Como sana practica de seguridad se recomienda contar con los siguientes sistemas y equipos para una mayor garanta de Seguridad Recomendacin 1'. Si(&ema( de a)a%ma(" ,l sistema de alarma debe ser monitoreada, con equipos propio o contratado, con servicio de acuda. 3os sistemas de alarmas deben contar con dos v#as de comunicacin, l#nea ba/a ( una de respaldo (a sea 4 "S o radio. Recomendacin 1*. Si(&ema de CCT+ ,ci%c i&o ce%%ado de &e)e-i(in. Como sana practica de seguridad se recomienda contar con monitoreo del sistema de cmaras (a sea propia o contratada. Se recomienda contar con grabadores digitales, que graben en tiempo real5 cmaras con buena definicin da()nig't. Recomendacin 1/. Co0%e1Ca2a 0 e%&e o $ e%&a 3-eda 3as mismas deben ser resistentes contra todo tipo forzamientos, ignifugas ( contar con cerraduras con retardo. Recomendacin 45. Ca%&e)e( indicado%e( Utilizar carteles indicadores, en las puertas de entrada a la sucursal, en los +678s ( ventanas de los ca/eros. 9ndicadores que diga que los .uncionarios no tienen acceso inmediato al dinero, protegidos por retardo, ( monitoreo en forma remota. Recomendacin 41. Se! %idad $a%a )o( ATM6S a& De ser posible abastecerse desde el interior de la Sucursal b& Contar con sistemas de grabacin de imgenes c& Contar con un programa de mantenimiento continuo a las puertas de acceso a dic'os ca/eros automticos, ( d& Contar con dispositivos ( procedimientos que permitan identificar al usuario ( a la operacin que se realice a trav:s de los ca/eros automticos. Recomendacin 44. Medida( F7(ica( Cofre de seguridad con ;< min. de resistencia al ataque f#sico

"eforzamiento en bisagras, estructura de facias eso m#nimo vac#o de =<> lbs o su equivalente en ?ilogramos +ncla/e al piso del cofre de seguridad 6eclado antivandlico, antalla con filtro de privacidad ( antivandalismo Cerradura electrnica con seal de amago Deteccin de ob/etos extraos en dispensador de efectivo Detectores de puerta abierta Detectores de temperatura ( vibracin en el cofre Detector de desprendimiento

Recomendacin 48. Medida( E)ec&%nica( revencin contra retencin forzada de tar/eta !+nti0libaness loop & Sensores de bloqueo de puerta de efectivo, de entrega de efectivo +larmas de falla al servidor central)Central de seguridad

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