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Distribucin del documento: debe conocer este documento el personal del ICTE, empresas auditoras homologadas, entidades tursticas adheridas y certificadas del sector. El presente documento se distribuye como copia no controlada. Puede consultar su revisin en la pgina web www.calidadturistica.org en la pestaa de documentacin para los perfiles autorizados.
RESPONSABLES: Sello Elabor rea: Tcnica Fecha: abr-10 Firma: Revis rea: Tcnica Fecha: abr-10 Firma: Autoriz rea: Direccin General Fecha: abr-10 Firma:
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UTILIZACIN DEL CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIN Estructura del cuestionario La Norma UNE 183001:2009 Alojamientos Rurales. Requisitos para la prestacin del servicio se encuentra estructurada de la siguiente forma:
3.-
5.-
INFRAESTRUCTURAS Y EQUIPAMIENTO
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Cada unidad se compone de subunidades. A continuacin dispone de una tabla para su consulta, donde se incluye adems el factor de ponderacin para cada una de las unidades identificadas. Tenga en cuenta que la numeracin de los requisitos en este documento se ha realizado en funcin de la numeracin de la Norma de Calidad correspondiente, por lo que el primer apartado se enumera con el 3, por ser el primer punto evaluable de la Norma de Calidad (los puntos 1 y 2 corresponden al OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN y TRMINOS Y DEFINICIONES de la Norma respectivamente).
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UNIDADES DE SERVICIOS Generalidades 3.- DIRECCIN Proceso de planificacin Proceso de organizacin Sistema de gestin de la calidad Gestin ambiental Accesibilidad universal Gestin de la seguridad Proceso de gestin de recursos Proceso de comercializacin Proceso de control y mejora continua Reservas 4.-PRESTACIN DEL SERVICIO Acogida, estancia y salida Restauracin Limpieza y mantenimiento Aprovisionamiento y almacenamiento Capacidad del alojamiento 5.- INFRAESTRUCTURAS Y EQUIPAMIENTO Dimensiones Servicios sanitarios Distribucin de las estancias Equipamiento bsico Otras instalaciones y equipamientos Mobiliario de jardn y terrazas Zonas de recreo infantil Accesos Aparcamiento SERVICIOS
FACTOR DE PONDERACIN
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40
30
Todos los servicios tienen una puntuacin mxima de referencia, que sumada a las de los restantes servicios de una misma unidad (y calculada la media y ponderada por el
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factor de ponderacin correspondiente) dan la puntuacin mxima que puede obtener una organizacin en cada una de las unidades de servicio. Nota: En algunos casos, determinados requisitos han quedado reflejados en varios apartados de la Norma de Calidad. En este sentido, se ha intentado en la autoevaluacin/check list eliminar duplicidades a la hora de puntuar si bien, por tratarse ste de un sistema de gestin que afecta a todos los procesos de prestacin de servicio de la entidad turstica, los requisitos se encuentran frecuentemente interrelacionados entre s y es difcil delimitar el alcance de cada uno de stos.
Normas generales de cumplimentacin y valoraciones a. La respuesta a las cuestiones planteadas debe reflejar una visin realista de la situacin actual de la entidad turstica, es decir, debe plasmarse la situacin tal como es, no como debiera ser o cmo est previsto que sea en el futuro. b. Salvo indicacin expresa en la norma, todos los requisitos de una norma son obligatorios. En este sentido, consulte en la norma si la entidad debe cumplir con una determinada variable (obligacin de cumplimiento) o debera (recomendacin de cumplimiento). c. No podrn ser excluidos del alcance de la evaluacin (o auditora en su caso) los requisitos con los que la entidad turstica deba cumplir o los servicios de los que deba disponer. d. En aquellas preguntas en las que se haga referencia a servicios/requisitos que la norma no exige obligatoriamente, existirn dos situaciones: o La entidad turstica no los presta: en estos casos, se puntuar la casilla correspondiente con x (no aplica) y no repercutir en el resultado de
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la autoevaluacin (o auditora en su caso), sino que la puntuacin del requisito/servicio se repartir entre los requisitos/servicios en cada caso. o La entidad turstica los presta: en estos casos se debe evaluar el requisito (o servicio, o lo que corresponda), que debe cumplir con el mnimo exigido por la Norma, independientemente de que el requisito no sea obligatorio. e. Por regla general y salvo que se indique lo contrario, los requisitos se puntuarn atendiendo al nivel de definicin e implantacin, a partir de la siguiente escala de valoracin:
Situacin de servicio deficiente Situacin de servicio insuficiente Situacin de servicio suficiente Situacin de servicio satisfactoria Situacin de servicio excelente
No cumple con lo establecido en la Norma en ms de un 25% No cumple con lo establecido en la Norma en hasta un 25% Cumple con lo establecido en la Norma Cumple con lo establecido en la Norma y lo supera hasta en un 25% Cumple con lo establecido en la Norma y lo supera en ms de un 25%
La tabla anterior es extrapolable a las unidades, los servicios y global, para su interpretacin. f. En el caso de existir varios requisitos bajo un mismo servicio, la puntuacin del servicio ser la media de la obtenida en los requisitos.
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g. En el caso de existir varios servicios bajo una misma unidad, la puntuacin de la unidad ser la media obtenida en los servicios, si bien se tendr en cuenta la puntuacin ponderada de cada unidad para obtener el global de la entidad turstica. h. La puntuacin mnima a obtener en cada requisito, servicio, unidad y global es de un 60% sobre el total. La puntuacin por debajo de seis puntos de un requisito implicar la existencia de una no conformidad. i. Se debe obtener una puntuacin mnima de un 60% en una unidad para que el resultado de sta sea satisfactorio. Se debe por tanto obtener una puntuacin mnima de un 60% en el global de la autoevaluacin (auditora) para que el resultado de sta sea satisfactorio. No obstante, se deber atender, en su caso, a las indicaciones especficas de la autoevaluacin (o check list). La obtencin de puntuaciones con valores inferiores a lo exigido, proporcionar la identificacin de los puntos dbiles o reas de mejora.
Criticidad de requisitos Los requisitos se encuentran clasificados en funcin de su criticidad: (***) Requisitos crticos, de obligado cumplimiento. El no cumplimiento de estas variables en el momento de la auditora en su valor mnimo implicar el incumplimiento de las condiciones necesarias para la obtencin de la Certificacin de la Marca de Calidad y podr suponer la denegacin del certificado. Por regla general, sern requisitos crticos (***) aquellos relativos a aspectos legales, seguridad de las instalaciones e higiene alimentaria (en las normas que contemplan estas cuestiones). Vase apartado Acuerdos, en el MCE-REG-01-CER-07 Reglamento General para la Certificacin de Servicios Tursticos. (**) Requisitos de obligado cumplimiento a corto plazo. El no cumplimiento de estas variables en el momento de la auditora en su valor mnimo requerir que, en caso de
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concesin de la Marca de Calidad, estas variables deban alcanzar el valor mnimo definido en un plazo no superior a tres meses o, en su defecto, en el plazo que en cada caso establezca el Comit de Certificacin Sectorial. Se recomienda consultar a este respecto el MCE-REG-01-CER-07 Reglamento General para la Certificacin de Servicios Tursticos y el MCE-GUI-48-CER-07 Directrices para la Elaboracin de un Plan de Acciones Correctivas. Tenga en cuenta que en las auditoras de seguimiento sern auditados nicamente los requisitos (***) y aquellos puntos relativos a las no conformidades detectadas en la auditora previa.
Procedimientos, instrucciones y sistemticas: A efectos de interpretacin de requisitos y de cara a homogeneizar los criterios a tomar en consideracin en auditoras bajo diferentes normas no necesariamente elaboradas en un mismo Comit Tcnico de Normalizacin, el ICTE considerar que Procedimientos e Instrucciones son siempre DOCUMENTADOS y las sistemticas NO NECESARIAMENTE DOCUMENTADAS.
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3. PROCESOS DE LA DIRECCIN 3.1 Generalidades Se dispone de un listado con la legislacin aplicable al establecimiento. Se conserva una copia de los documentos que justifican el cumplimiento de la legislacin segn le aplique (homologacin de parques infantiles, altas de piscinas, revisin de calderas, inspeccin de ascensores, inspeccin de instalaciones elctricas.) As mismo, el alojamiento rural tiene suscrito un seguro de responsabilidad civil y riesgos combinados. *** Puntuacin Total 3.1 Puntuacin
3.2 Proceso de planificacin Se cumple con los siguientes puntos: (Asigne 1,25 puntos por cada tem contemplado. En caso de no cumplir con alguno de stos y aunque la puntuacin global sea superior a 6, deber levantarse una no conformidad por aquellos tems no contemplados). a. Se encuentra definida y documentada la poltica de gestin del alojamiento b. Se han definido y documentado los objetivos generales y especficos. Son medibles, realistas y temporales c. Se han identificado las acciones y/o recursos para la consecucin de los mismos d. La carta de servicios que ofrece el establecimiento est puesta a disposicin de los clientes (se incluye el servicio de restauracin, si se presta, room service, etc.). Estos servicios se contemplan en el directorio de las habitaciones e. Se encuentran definidos y documentados los indicadores para las principales unidades de servicio del alojamiento
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f. El personal conoce los resultados de los indicadores que le afectan g. Se encuentran definidas las plantillas (punto 3.9.2.1) h. Se han comunicado a los empleados las partes de la norma aplicables para cada uno de los procesos o unidades de servicio *** Puntuacin Total 3.2 Puntuacin
3.3 Proceso de organizacin Se dispone de un organigrama funcional de competencias y responsabilidades, indicando las relaciones entre el personal, responsabilidades en ausencia de la direccin y sistemas de coordinacin. Se han definido documentalmente las responsabilidades y funciones conforme a lo estipulado en la norma (incluidas las propias del coordinador de calidad) y los perfiles para cada puesto, incluidos los idiomas necesarios, en su caso.
** Puntuacin
3.4 Sistema de gestin de la calidad El sistema de gestin de la calidad (documentado y actualizado) incluye/contempla: (Asigne 2 puntos por cada tem contemplado. En caso de no cumplir con alguno de stos y aunque la puntuacin global sea superior a 6, deber levantarse una no conformidad por aquellos tems no contemplados). a. La norma de Alojamientos Rurales UNE 183001, as como la documentacin que se exige y que es de aplicacin
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b. Manual de la calidad y procedimientos o instrucciones de trabajo requeridos en la norma c. Registros d. Procedimiento de control documental (elaboracin, revisin, aprobacin, tiempo de archivo, en su caso, codificacin, destruccin, control de documentos obsoletos). Relacin de la documentacin con la edicin vigente y las personas o departamentos a los que se distribuye e. Los documentos son legibles y se accede fcilmente a ellos
** Puntuacin
3.5 Gestin ambiental Se encuentran definidas y documentadas unas buenas prcticas ambientales que son comunicadas al cliente cuando stas pueden repercutir en el servicio ofrecido. Entre estas buenas prcticas se encuentran: (Asigne 1,25 puntos por cada tem contemplado. En caso de no cumplir con alguno de stos y aunque la puntuacin global sea superior a 6, deber levantarse una no conformidad por aquellos tems no contemplados). a. Medidas para reducir consumos: consumo de agua, de luz, de papel, etc. b. Segregacin de residuos (pilas, orgnicos, plsticos, vidrio, etc.) c. Las basuras se almacenan en lugar no visible y cerrado hasta su recogida d. Se utilizan detergentes con bajo contenido en fosfatos e. Se utilizan productos de limpieza biodegradables f. No se detecta acumulacin de desechos y/o de restos vegetales o animales en zonas pertenecientes a las instalaciones del alojamiento g. Las buenas prcticas definidas por la organizacin se encuentran documentadas y
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son conocidas por los empleados h. Se comunican a los clientes mediante folleto informativo o cartelera las buenas prcticas ambientales implantadas en el alojamiento
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3.6 Accesibilidad universal Se evidencia que el personal de atencin al cliente conoce el grado de accesibilidad fsica y sensorial de las diferentes instalaciones. Esta informacin est a disposicin de aquellos clientes que la solicitan y los soportes promocionales (folletos, web, etc.) que utilizan en su comercializacin.
** Puntuacin
3.7 Gestin de la seguridad Se cumple con los siguientes puntos: (Vanse tambin los apartados 3.1 y 4.2.3) (Asigne 1 punto por cada tem contemplado. En caso de no cumplir con alguno de stos y aunque la puntuacin global sea superior a 6, deber levantarse una no conformidad por aquellos tems no contemplados). a. El alojamiento rural dispone de las fichas de datos de seguridad (del fabricante) de los productos txicos y peligrosos e instrucciones de uso b. Se informa a los usuarios mediante paneles informativos (en los idiomas oficiales y
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en los ms demandados por los clientes) sobre las medidas de seguridad del alojamiento (vas de evacuacin, actuacin en caso de incendio, zonas de riesgo en las inmediaciones, etc.) c. Los ficheros de datos de los clientes y personal se encuentran registrados en la AEPD y se informa a los mismos de sus derechos sobre cancelacin, modificacin o rectificacin de datos d. Se dispone de un listado con los datos de contacto de servicios mdicos y centros asistenciales ms cercanos e. Los enchufes que se encuentran a la altura de los nios se encuentran protegidos f. Los utensilios de cocina peligrosos se encuentran fuera del alcance de los nios g. El botiqun y los productos de limpieza se encuentran identificados y no estn accesibles para los nios h. Se sealiza cualquier zona que pueda representar un peligro. De existir, stas cuentan con medios fsicos para prevenir posibles accidentes: barreras, vallas, alambradas, seales de informacin, etc. i. j. Se dispone de un contrato vigente con empresa mantenedora de equipos y sistemas contra incendios Se guarda registro de la revisin de los equipos contra incendios (extintores, bies, luces de emergencia, etc.) *** Puntuacin
3.8 Proceso de gestin de los recursos Se cumple con los siguientes puntos: (Asigne 1,43 puntos por cada tem contemplado. En caso de no cumplir con alguno de stos y aunque la puntuacin global sea superior a 6, deber levantarse una no conformidad por aquellos tems no contemplados).
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a. Se encuentran documentadas las acciones formativas anuales para el personal, que incluyen cuestiones relativas a prestacin de servicio y atencin al cliente b. Existe un sistema definido para que los empleados aporten sugerencias para la mejora c. Existe un inventario documentado de recursos materiales en el establecimiento (vanse tambin los apartados 4.5.3, 4.4.1.4 y tabla 6) d. Se encuentra definida la sistemtica para la gestin de compras y las caractersticas de los productos que se compran e. Se ha realizado un listado con los proveedores homologados, identificando los productos que entregan, condiciones y formas de pago establecidas f. Se evala a los proveedores anualmente y queda registro de las acciones correctivas emprendidas para subsanar incidencias g. Se cuenta con el nmero de Registro Sanitario vigente de los proveedores de productos alimenticios
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3.9 Proceso de comercializacin La direccin realiza un seguimiento de la informacin que aparece del establecimiento en guas comerciales, pginas web, medios de comunicacin, etc. La informacin de comercializacin de instalaciones, equipamiento, servicios y entorno es veraz. ** Puntuacin
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