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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

NOMBRE: PILAR GALAT CARGO: JEFE DE COMPRAS Y SUMINISTROS FECHA: 17/06/2013

NOMBRE: SARA TERESA SANDOVAL G. CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD FECHA: 17/06/2013

NOMBRE: ERIC DE WASSEIGE CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO FECHA: 17/06/2013

ELABORO

REVISO

APROBO

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

1.

1.
1.1

GENERALIDADES
INTRODUCCION El departamento de compras tiene como funcin principal atender las necesidades de la comunidad universitaria, por medio de un proceso competitivo, justo e imparcial. OBJETIVO DEL MANUAL Establecer y definir los procesos y procedimientos que realiza el departamento de compras para la adquisicin de bienes y/o servicios requeridos por las diferentes unidades acadmicas y administrativas de la Universidad, de manera, gil, oportuna y eficaz. Esto con el fin de proporcionar un apoyo administrativo a la Institucin en el cumplimiento de su misin social. ALCANCE DEL MANUAL: Los procesos y procedimientos que se encuentran a continuacin para la adquisicin de bienes y servicios aplican para la ciudad de Bogot.

1.2

1.3

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

2.
2.1

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS

CUANTAS PARA APROBACIN DE COMPRAS: La Universidad Gran Colombia para agilizar sus procesos ha determinado unos montos establecidos directamente por la consiliatura en el acuerdo N 006 de Agosto 02 de 2011 y sus directos responsables: VALOR Y/O CUANTIA
Hasta 10 SMLV Superior 30 SMLV Hasta 100 SMLV Superior a 100 SMLV

AUTORIZADOR
Director Financiero o Secretario General Estudiadas por el comit de compras-concepto rector Rector Consiliatura

2.1.1

COMPRAS DE CAJA MENOR: Todas aquellas compras ocasionales hasta $ 70.000 se tramitan a travs de la secretaria del departamento de Compras y suministros. Los criterios para realizar esta compra son los siguientes: No es obligatorio que el proveedor este registrado en el listado de proveedores. Las facturas deben tener los requisitos mnimos legales exigidos. Debe ser consultada y autorizada por el Jefe de Compras y Suministros.

2.1.2

FLUJOGRAMA:

PROCESO SOLICITANTE
INICIO

COMPRAS

SOLICITUD EN FORMATO DE CAJA MENOR AUTORIZADO POR EL RESPONSABLE DEL PROCESO

RECEPCION DE RECIBO DE CAJA MENOR

NO

AUTORIZACION

SI RECEPCION DE DINERO Y ENTREGA DE FACTURA DE SOPORTE

ENTREGA DE DINERO

ARCHIVO DE RECIBO DE CAJA MENOR Y SUS SOPORTES

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS 2.2 GESTION DE COMPRAS: 2.2.1 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION DE COMPRAS EN GENERAL: 2.2.1.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES No. RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1 USUARIO

ALMACEN SECRETARIA DPTO DE COMPRAS PROVEEDOR SECRETARIA DPTO DE COMPRAS JEFE DPTO DE COMPRAS ASISTENTE DE COMPRAS SECRETARIA DPTO DE COMPRAS PROVEEDOR PERSONAL DEL ALMACEN AUXILIAR DE ALMACEN USUARIO

4 5 6

8 9

10

11 12

SOLICITUD DE PEDIDO: Realiza la solicitud de pedido a travs del mdulo de suministros con las especificaciones tcnicas del producto si lo requiere y luego procede a radicarlo en el almacn REVISIN DE SOLICITUD: Revisa que la solicitud contengan todas las especificaciones completas y claras, luego la aprueba para generar una requisicin de compra y la enva para cotizar COMUNICACIN DE REQUISICIN A LOS PROVEEDORES: Enva por correo a los proveedores el nmero de la requisicin o referencia que debe ser consultada a travs del portal de compras as como la fecha lmite para cotizar TRAMITE DE COTIZACIN: Los proveedores interesados, verifican la requisicin en el portal de compras y tramitan la respectiva cotizacin con el proceso de Compras y Suministros de acuerdo a los parmetros establecidos en el portal de compras. CUADRO DE ADJUDICACIN: Confirma las cotizaciones de acuerdo a la fecha lmite y procede a realizar el cuadro de adjudicacin APROBACIN DE CUADRO DE ADJUDICACIN: Revisa y aprueba el cuadro de adjudicacin, verificando las cotizaciones a travs de los reportes y colocando su firma de revisado. Luego lo lleva para el respectivo visto bueno del autorizador de gasto de acuerdo al literal 2.1 GENERACIN ORDEN DE COMPRA: Genera la orden de compra con las cotizaciones y/o el cuadro de adjudicacin debidamente aprobado por el autorizador de gasto. COMUNICACIN ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR: Informa al proveedor a travs del correo electrnico el nmero de orden de compra que le ha sido asignada, a fin de que la pueda consultar a travs del portal de compras ENTREGA DE ELEMENTOS AL ALMACN: Entrega los elementos en el almacn, con (1) copia de la orden de compra, Factura original y (2) copias RECEPCIN DE ELEMENTOS: Reciben los elementos confrontando fsicamente la orden de compra y la factura. Si est conforme procede a ingresar al sistema de informacin, relacionando la orden de compra y el nmero de factura. Luego enva el documento de entrada y la factura ingresada a la oficina de compras para el respectivo trmite de pago. ENTREGA Y SALIDA DE PRODUCTOS: Entrega el producto y realiza la respectiva salida de almacn a cada centro de costo. En caso de que el producto no cumpla con las especificaciones requeridas se har el proceso establecido para producto no conforme RECIBO DE PRODUDCTOS SOLICITADOS: Recibe los productos solicitados.

2.2.1.2 FLUJOGRAMA

USUARIO

INICIO

SOLICITUD DE PEDIDO

COMPRAS Y SUMINISTROS

REVISIN DE SOLICITUD

COMUNICACIN DE REQUISICIN A LOS PROVEEDORES

CUADRO DE ADJUDICACIN

APROBACIN DE CUADRO DE ADJUDICACIN

GENERACIN ORDEN DE COMPRA

COMUNICACIN ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR

RECEPCIN DE ELEMENTOS

ENTREGA Y SALIDA DE PRODUCTOS

PROVEEDOR

TRAMITE DE COTIZACIN

ENTREGA DE ELEMENTOS AL ALMACN

RECIBO DE PRODUDCTOS SOLICITADOS

FIN

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2.2.2 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION DE SERVICIOS EN GENERAL: 2.2.2.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES No. RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1 2 SOLICITUD DE PEDIDO: Realiza la solicitud del pedido a travs del mdulo de suministros. REVISIN DE SOLICITUD: PERSONAL DE Revisa que las solicitudes contengan todas las especificaciones completas y claras, luego la aprueba para generar una ALMACEN requisicin de compra y la enva al Dpto de Compras para cotizar. COMUNICACIN DE REQUISICIN A LOS PROVEEDORES: SECRETARIA DPTO Enva por correo a los proveedores el nmero de la requisicin o referencia que debe ser consultada a travs del DE COMPRAS portal de compras as como la fecha lmite para cotizar TRAMITE DE COTIZACIN: PROVEEDOR Realiza la cotizacin dentro de los tiempos establecidos a travs del portal de compras SECRETARIA DPTO CUADRO DE ADJUDICACIN: DE COMPRAS Confirma las cotizaciones de acuerdo a la fecha lmite y procede a realizar el cuadro de adjudicacin APROBACIN DE CUADRO DE ADJUDICACIN: JEFE DE COMPRAS Revisa y aprueba la adjudicacin , luego lo lleva para el respectivo visto bueno del autorizador de gasto de acuerdo al literal 2.1 GENERACIN ORDEN DE SERVICIO: ASISTENTE DE Genera la orden de servicio, con las cotizaciones y/o el cuadro de adjudicacin debidamente aprobado por el COMPRAS autorizador de gasto COMUNICACIN ORDEN DE SERVICIO AL PROVEEDOR: SECRETARIA DPTO Informa al proveedor a travs del correo electrnico el nmero de orden de servicio que le ha sido asignada, a fin de DE COMPRAS que la pueda consultar a travs del portal de compras. ENTREGA ORDEN DE SERVICIO: ASISTENTE DE Entrega orden de servicio con las cotizaciones y/o el cuadro de adjudicacin debidamente aprobado por el COMPRAS autorizador al almacenista. RECIBO A SATISFACCIN: USUARIO Recibe el servicio y le coloca firma y sello de la dependencia RECEPCIN DE DOCUMENTOS: ALMACENISTA Recibe la factura con el recibido a satisfaccin USUARIO

3 4 5 6

9 10 11

2.2.2.2 FLUJOGRAMA

USUARIO

INICIO

SOLICITUD DE PEDIDO

RECIBO A SATISFACCIN

COMPRAS Y SUMINISTROS

REVISIN DE SOLICITUD

COMUNICACIN DE REQUISICIN A LOS PROVEEDORES

CUADRO DE ADJUDICACIN

APROBACIN DE CUADRO DE ADJUDICACIN

GENERACIN ORDEN DE SERVICIO

COMUNICACIN ORDEN DE SERVICIO AL PROVEEDOR

ENTREGA ORDEN DE SERVICIO

RECEPCIN DE DOCUMENTOS

FIN

PROVEEDOR

TRAMITE DE COTIZACIN

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2.2.3 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA ELEMENTOS SOLICITADOS POR BIBLIOTECA: 2.2.3.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES No. RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1 2 3 SOLICITUD DE COMPRA: Realiza la solicitud de compra a travs del sistema bibliogrfico KOHA al Dpto. de Biblioteca. SELECCIN MATERIAL BIBLIOGRFICO: BIBLIOTECA Manual de procesos y procedimientos de Biblioteca Numeral 2.1.2 actividades de la 1-5. ELABORACIN ORDEN DE COMPRA: ASISTENTE DE Elabora la orden de compra de acuerdo a la informacin reportada en el sistema y con el respectivo visto bueno del COMPRAS autorizador de gasto de acuerdo al literal 2.1. COMUNICACIN DE ORDENES DE COMPRA: SECRETARIA DPTO Enva por correo a Biblioteca y al proveedor el nmero de las rdenes de compra y / o servicio que deben consultar DE COMPRAS a travs del iceberg y del portal de compras segn corresponda. RECEPCIN DE MATERIAL BIBLIOGRFICO: BIBLIOTECA Y Reciben los productos confrontando fsicamente con la copia de la orden de compra y/o servicio, la factura y/o ALMACENISTA remisin del proveedor. Si est conforme y se ha cerrado el total de entrega procede a entregar la factura al Almacn para el respectivo tramite, con el sello de recibido de conformidad. RECEPCIN DE FACTURA: ALMACENISTA Recibe la factura verificando el sello de conformidad. SOCIALIZACIN A LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA: USUARIO Recibe la informacin de las nuevas adquisiciones y revisa a travs de su cuenta adems de consultarlos fsica o virtualmente en la Biblioteca USUARIO

6 7

2.2.3.2 FLUJOGRAMA

USUARIO

INICIO

SOLICITUD DE COMPRA

SOCIALIZACIN A LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA

BIBLIOTECA

SELECCIN MATERIAL BIBLIOGRFICO

RECEPCIN DE MATERIAL BIBLIOGRFICO

COMPRAS Y SUMINISTROS

ELABORACIN ORDEN DE COMPRA

ELABORACIN ORDEN DE COMPRA

COMUNICACI N DE ORDENES DE COMPRA

RECEPCIN DE FACTURA

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS 2.2.4 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA OBRA CIVIL Y MOBILIARIO: 2.2.4.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES No. RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1 2 3 4 5 6 7

9 10 11 12 13 14 15

16

SOLICITUD DE CITACIN A PROVEEDORES: Enva correo electrnico a compras@ugc.edu.co, solicitando citacin a proveedores; especificando lugar, fecha, hora, objetivo y quien atiende la visita. SECRETARIA DPTO CITACIN A PROVEEDORES: DE COMPRAS Enva correo a los proveedores realizando la correspondiente citacin de proveedores. REUNIN CON PROVEEDORES: PROVEEDOR Firma listado de asistencia y procede a realizar el recorrido con el encargado del Dpto. que solicito la citacin. ENTREGA DE REQUISITOS E INSTRUCCIONES: PLANTA FISICA Da las instrucciones al proveedor y as se define y consolida el producto a cotizar de acuerdo a las sugerencias del proveedor. Se establece la fecha lmite para que enven los diseos al correo del Dpto. de Planta Fsica. REALIZACIN DE DISEOS: PROVEEDOR Enva diseos al correo del Dpto. de Planta Fsica. REVISIN Y SELECCIN DE DISEOS: PLANTA FISICA Revisan los diseos y seleccionan el que cumple con todas las especificaciones requeridas, con el fin de enviarlo por correo a todos los proveedores que enviaron diseo. ENTREGA DE DISEO APROBADO: PROVEEDOR Enva cotizacin a compras con copia al Dpto. de Planta Fsica de acuerdo al diseo enviado previamente. CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES: Realiza cuadro comparativo de las cotizaciones que cumplieron con las especificaciones y luego procede a llevarlo PLANTA FISICA a la seccin de presupuesto junto con las respectivas cotizaciones, con el fin de conocer la partida presupuestal que se tiene para llevar a cabo dicho proyecto. VALIDACIN DE PRESUPUESTO: PRESUPUESTO Realiza trmite correspondiente y devuelve el respectivo cuadro y sus cotizaciones con el sello donde se indica el presupuesto ENTREGA DE VALIDACIN PRESUPUESTAL: PLANTA FISICA Entrega al Dpto de Compras el cuadro comparativo con la correspondiente partida presupuestal. APROBACIN DEL GASTO: JEFE DPTO DE Solicita V B del autorizador de gasto de acuerdo al literal 2.1 y luego se sube a los archivos compartidos o se COMPRAS enva por correo al Dpto de Planta. REALIZACIN ORDEN DE TRABAJO: PLANTA FISICA Realiza la orden de trabajo y luego procede a realizar la solicitud de pedido RECEPCIN DE DOCUMENTOS PARA INICIO DE ORDEN DE TRABAJO: ASISTENTE DE Recibe documentos para ANTICIPO: Memorando, Solicitud de pedido y Orden de trabajo COMPRAS PAGO 100%: Memorando, Solicitud de pedido, Orden de trabajo, factura y acta de entrega EJECUCIN DE OBRA: PROVEEDOR Realiza el trabajo o entrega del producto bajo la interventora del Director del Dpto de Planta Fsica. RECEPCIN DE OBRA: PLANTA FISICA Recibe el trabajo o producto a satisfaccin a travs de un acta final de entrega, luego proceden a enviarlo al dpto. de compras para el respectivo trmite de pago ENTRADA DE ACTIVOS: ALMACENISTA Realiza la entrada y salida de almacn con los respectivos soportes y enva al dpto. de compras los soportes para pago o legalizacin segn corresponda. PLANTA FISICA

2.2.4.2 FLUJOGRAMA
PLANTA FSICA

INICIO

SOLICITUD DE CITACIN A PROVEEDORES

ENTREGA DE REQUISITOS E INSTRUCCIONES

REVISIN Y SELECCIN DE DISEOS

ENTREGA DE VALIDACIN PRESUPUESTAL

REALIZACIN ORDEN DE TRABAJO

RECEPCIN DE OBRA

PROVEEDOR

REUNIN CON PROVEEDORES

REALIZACIN DE DISEOS

ENTREGA DE DISEO APROBADO

EJECUCIN DE OBRA

PRESUPUESTO

VALIDACIN DE PRESUPUESTO

COMPRAS Y SUMINISTROS

CITACIN A PROVEEDORES

CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES

APROBACIN DEL GASTO

RECEPCIN DE DOCUMENTOS PARA INICIO DE ORDEN DE TRABAJO

ENTRADA DE ACTIVOS

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS 2.2.5 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION DE PUBLICIDAD IMPRESA: 2.2.5.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES No. RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1 2 3 4 5 6 7
USUARIO COMUNICACIONES, MERCADEO Y PUBLICACIONES SECRETARIA DPTO DE COMPRAS PROVEEDOR SECRETARIA DPTO DE COMPRAS JEFE DPTO DE COMPRAS ASISTENTE DE COMPRAS SECRETARIA DPTO DE COMPRAS PROVEEDOR COMUNICACIONES, MERCADEO Y PUBLICACIONES PROVEEDOR

8 9 10 11

12

PERSONAL DEL ALMACEN

13 14

AUXILIAR DE ALMACEN USUARIO

SOLICITUD DE PEDIDO: Realiza la solicitud a travs del formato que maneja el Dpto. de Comunicaciones, Mercadeo y Publicaciones. TRAMITE DE SOLICITUD DE PEDIDO: Recibe la solicitud de las dependencias luego procede a realizar el pedido travs del mdulo de suministros con las especificaciones tcnicas del producto y posteriormente procede a radicarlo en el Dpto. de Compras y Suministros PUBLICACIN DE REQUISICIN: Recibe la solicitud, aprueba la requisicin y enva por correo electrnico a los proveedores el N de requisicin y/o referencia que deben consultar a travs del portal de compras, as como la fecha lmite para cotizar. TRAMITE DE COTIZACIN: Realiza la cotizacin dentro de los tiempos establecidos a travs del portal de compras CUADRO DE ADJUDICACIN: Confirma las cotizaciones de acuerdo a la fecha lmite y procede a realizar el cuadro de adjudicacin APROBACIN DE CUADRO DE ADJUDICACIN: Revisa y aprueba el cuadro de adjudicacin, verificando las cotizaciones a travs de los reportes y colocando su firma de revisado. Luego lo lleva para el respectivo visto bueno del autorizador de gasto de acuerdo al literal 2.1 GENERACIN ORDEN DE COMPRA: Genera la orden de compra con las cotizaciones y/o el cuadro de adjudicacin debidamente aprobado por el autorizador de gasto. COMUNICACIN ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR: Informa al proveedor a travs del correo electrnico el nmero de orden de compra que le ha sido asignada, a fin de que la pueda consultar a travs del portal de compras. Adicional se les indica que deben comunicarse con el Dpto. de comunicaciones, mercadeo y publicaciones para que les entreguen el arte y as definir los criterios de impresin ENTREGA DE MATERIAL: Entrega los elementos en el Dpto de comunicaciones, mercadeo y publicaciones con remisin. APROBACIN DE MATERIAL: Recibe el producto, lo revisa y lo aprueba; colocando el sello de recibido a conformidad en la remisin para que el proveedor la radique con la factura en el almacn RADICACIN DE FACTURA: Radica la factura en el almacn con (1) copia de la orden de compra, la factura original y (2) copias VERIFICACIN DE FACTURA Y DOCUMENTOS SOPORTE: Recibe la factura, junto con la remisin verificando que tenga el sello de recibido a conformidad, luego procede a ingresarla al sistema de informacin, relacionando la orden de compra y el nmero de factura. Luego enva para el proceso de pago al Dpto de compras la factura, la orden de compra, la entrada de almacn y el cuadro de aprobacin y al Dpto de Contabilidad una copia con los mismos documentos. SALIDA DE ALMACN: Realiza la respectiva salida de almacn a cada centro de costo. En caso de que el producto no cumpla con las especificaciones requeridas se har el proceso establecido para producto no conforme RECIBO A SATISFACCIN: Recibe los productos comprados que son directamente entregados por el Dpto de publicaciones

2.2.5.2 FLUJOGRAMA
USUARIO

INICIO

SOLICITUD DE PEDIDO

RECIBO A SATISFACCIN

COMUNICACIONES, MERCADEO Y PUBLICACIONES

TRAMITE DE SOLICITUD DE PEDIDO

APROBACIN DE MATERIAL

COMPRAS Y SUMINISTROS

PUBLICACIN DE REQUISICIN

CUADRO DE ADJUDICACIN

APROBACIN DE CUADRO DE ADJUDICACIN

GENERACIN ORDEN DE COMPRA

COMUNICACIN ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR

VERIFICACIN DE FACTURA Y DOCUMENTOS SOPORTE

SALIDA DE ALMACN

FIN

PROVEEDOR

TRAMITE DE COTIZACIN

ENTREGA DE MATERIAL

RADICACIN DE FACTURA

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS 2.2.6 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION UNIVERSITARIO: 2.2.6.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES No. RESPONSABLE
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
BIENESTAR UNIVERSITARIO SECRETARIA DPTO DE COMPRAS PROVEEDOR BIENESTAR UNIVERSITARIO BIENESTAR UNIVERSITARIO ALMACEN SECRETARIA DPTO DE COMPRAS PROVEEDOR SECRETARIA DPTO DE COMPRAS JEFE DPTO DE COMPRAS ASISTENTE DE COMPRAS SECRETARIA DPTO DE COMPRAS PROVEEDOR BIENESTAR UNIVERSITARIO / PERSONAL DEL ALMACEN AUXILIAR DE ALMACEN BIENESTAR UNIVERSITARIO

PARA

ELEMENTOS

SOLICITADOS

POR

BIENESTAR

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

15 16

SOLICITUD DE CITACIN A PROVEEDORES: Enva correo electrnico a compras@ugc.edu.co, solicitando citacin a proveedores ; especificando lugar, fecha, hora, objetivo y quien atiende la visita CITACIN A PROVEEDORES: Enva correo a los proveedores realizando la correspondiente citacin de proveedores. REUNIN CON PROVEEDORES: Firma listado de asistencia y procede a realizar el recorrido con el encargado del Dpto. que solicito la citacin. ENTREGA DE REQUISITOS E INSTRUCCIONES: Da las instrucciones al proveedor y as se define y consolida el producto a cotizar de acuerdo a las sugerencias del proveedor. SOLICITUD DE PEDIDO: Realiza la solicitud de pedido a travs del mdulo de suministros, con las especificaciones tcnicas del producto tomadas del consolidado de la citacin de proveedores y luego procede a radicarlo en el almacn. REQUISICIN DE COMPRA: Revisa que las solicitudes contengan todas las especificaciones completas y claras, luego la aprueba para generar una requisicin de compra y la enva para cotizar. COMUNICACIN DE REQUISICIN: Enva por correo a los proveedores el nmero de la requisicin o referencia que debe ser consultada a travs del portal de compras as como la fecha lmite para cotizar TRAMITE DE COTIZACIN: Realiza la cotizacin dentro de los tiempos establecidos a travs del portal de compras. ELABORACIN CUADRO DE ADJUDICACIN: Confirma las cotizaciones de acuerdo a la fecha lmite y procede a realizar el cuadro de adjudicacin APROBACIN CUADRO DE ADJUDICACIN: Revisa y aprueba el cuadro de adjudicacin, verificando las cotizaciones a travs de los reportes y colocando su firma de revisado. Luego lo lleva para el respectivo visto bueno del autorizador de gasto de acuerdo al literal 2.1 GENERACIN ORDEN DE COMPRA: Genera la orden de compra, con las cotizaciones y/o el cuadro comparativo de adjudicacion debidamente aprobado por el autorizador de gasto. COMUNICACIN ORDEN DE COMPRA: Informa al proveedor a travs del correo electrnico el nmero de orden de compra que le ha sido asignada, a fin de que la pueda consultar a travs del portal de compras ENTREGA DE ELEMENTOS: Entrega los elementos en el almacn, con (1) copia de la orden de compra, Factura original y (2) copias VALIDACIN Y RECEPCIN DE ELEMENTOS: Recibe los elementos en compaa de personal de Bienestar Universitario, confrontando fsicamente la orden de compra y la factura. Si est conforme procede a ingresar al sistema de informacin, relacionando la orden de compra y el nmero de factura. Luego enva el documento de entrada y la factura ingresada a la oficina de compras para el respectivo trmite de pago. SALIDA DE ALMACN: Entrega el producto y realiza la respectiva salida de almacn a cada centro de costo. En caso de que el producto no cumpla con las especificaciones requeridas se har el proceso establecido para producto no conforme RECIBO A SATISFACCIN: Recibe los productos solicitados.

2.2.6.2 FLUJOGRAMA
BIENESTAR UNIVERSITARIO

INICIO

SOLICITUD DE CITACIN A PROVEEDORES

ENTREGA DE REQUISITOS E INSTRUCCIONES

SOLICITUD DE PEDIDO

VALIDACIN Y RECEPCIN DE ELEMENTOS

RECIBO A SATISFACCIN

PROVEEDOR

REUNIN CON PROVEEDORES

TRAMITE DE COTIZACIN

ENTREGA DE ELEMENTOS

COMPRAS Y SUMINISTROS

CITACIN A PROVEEDORES

REQUISICIN DE COMPRA

COMUNICACIN DE REQUISICIN

ELABORACIN CUADRO DE ADJUDICACIN

APROBACIN CUADRO DE ADJUDICACIN

GENERACIN ORDEN DE COMPRA

COMUNICACIN ORDEN DE COMPRA

VALIDACIN Y RECEPCIN DE ELEMENTOS

SALIDA DE ALMACN

FIN

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2.2.7 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA ELEMENTOS SOLICITADOS POR CEMAV: 2.2.7.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES: No. RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1 2 3 4 CEMAV SECRETARIA DPTO DE COMPRAS PROVEEDOR CEMAV SOLICITUD DE CITACIN A PROVEEDORES: Enva correo electrnico a compras@ugc.edu.co, solicitando citacin a proveedores; especificando lugar, fecha, hora, objetivo y quien atiende la visita. CITACIN A PROVEEDORES: Enva correo a los proveedores realizando la correspondiente citacin de proveedores. REUNIN CON PROVEEDORES: Firma listado de asistencia y procede a realizar el recorrido con el encargado del Dpto que solicito la citacin. ENTREGA DE REQUISITOS E INSTRUCCIONES: Da las instrucciones al proveedor y as se define y consolida el producto y/o servicio a cotizar de acuerdo a las sugerencias del proveedor. SOLICITUD DE PEDIDO: Realiza la solicitud de pedido a travs del mdulo de suministros, con las especificaciones tcnicas del producto tomadas del consolidado de la citacin de proveedores y luego procede a radicarlo en el almacn. REQUISICIN DE COMPRA: Revisa que las solicitudes contengan todas las especificaciones completas y claras, luego la aprueba para generar una requisicin de compra y la enva para cotizar COMUNICACIN DE REQUISICIN: Enva por correo a los proveedores el nmero de la requisicin o referencia que debe ser consultada a travs del portal de compras as como la fecha lmite para cotizar TRAMITE DE COTIZACIN: Realiza la cotizacin dentro de los tiempos establecidos a travs del portal de compras. ELABORACIN CUADRO DE ADJUDICACIN: Confirma las cotizaciones de acuerdo a la fecha lmite y procede a realizar el cuadro de adjudicacin APORBACIN CUADRO DE ADJUDICACIN: Revisa y aprueba el cuadro de adjudicacin, verificando las cotizaciones a travs de los reportes y colocando su firma de revisado. Luego lo lleva para el respectivo visto bueno del autorizador de gasto de acuerdo al literal 2.1 GENERACIN ORDEN DE COMPRA: Genera la orden de compra y/o servicio con las cotizaciones y/o el cuadro de adjudicacin debidamente aprobado por el autorizador de gasto. COMUNICACIN ORDEN DE COMPRA: Informa al proveedor a travs del correo electrnico el nmero de orden de compra que le ha sido asignada, a fin de que la pueda consultar a travs del portal de compras ENTREGA DE ELEMENTOS: Entrega los elementos en CEMAV en compaa de personal del almacn con (1) copia de la orden de compra y/o servicio, Factura original y (2) copias. VALIDACIN Y RECEPCIN DE ELEMENTOS: Hace firmar la factura a satisfaccin de CEMAV y luego procede a colocarle el sello para darle el recibido al proveedor. Si est conforme procede a ingresar al sistema de informacin, relacionando la orden de compra y el nmero de factura. Luego enva el documento de entrada y la factura ingresada a la oficina de compras para el respectivo trmite de pago. SALIDA DE ALMACN: Realiza la respectiva salida de almacn a cada centro de costo. En caso de que el producto no cumpla con las especificaciones requeridas se har el proceso establecido para producto no conforme. RECIBO A SATISFACCIN: Recibe los productos solicitados a travs de CEMAV.

CEMAV

ALMACEN SECRETARIA DPTO DE COMPRAS PROVEEDOR SECRETARIA DPTO DE COMPRAS JEFE DPTO DE COMPRAS ASISTENTE DE COMPRAS SECRETARIA DPTO DE COMPRAS PROVEEDOR

7 8 9 10

11

12

13

14

PERSONAL DEL ALMACEN AUXILIAR DE ALMACEN USUARIO

15 16

2.2.7.2 FLUJOGRAMA

CEMAV

INICIO

SOLICITUD DE CITACIN A PROVEEDORES

ENTREGA DE REQUISITOS E INSTRUCCIONES

SOLICITUD DE PEDIDO

VALIDACIN Y RECEPCIN DE ELEMENTOS

RECIBO A SATISFACCIN

PROVEEDOR

REUNIN CON PROVEEDORES

TRAMITE DE COTIZACIN

ENTREGA DE ELEMENTOS

COMPRAS Y SUMINISTROS

CITACIN A PROVEEDORES

REQUISICIN DE COMPRA

COMUNICACIN DE REQUISICIN

ELABORACIN CUADRO DE ADJUDICACIN

APROBACIN CUADRO DE ADJUDICACIN

GENERACIN ORDEN DE COMPRA

COMUNICACIN ORDEN DE COMPRA

VALIDACIN Y RECEPCIN DE ELEMENTOS

SALIDA DE ALMACN

FIN

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS 2.3

ENCUESTA SATISFACCION La encuesta de satisfaccin se realiza para ver la percepcin que tiene la gestin de compras y saber si fueron alcanzadas las expectativas en relacin al producto o servicio entregado a las areas seleccionadas para su aplicacin LISTADO DE AREAS DE LA UGC BIENESTAR UNIVERSITARIO ADMISIONES PLANTA FISICA CENTRO DE MEDIOS AUDIOVISUALES INFORMATICA Y SISTEMAS BIBLIOTECA FACULTADES Las Dependencias que componen la lista, se clasificaron teniendo en cuenta que son las reas por las cuales las dems de la universidad solicitad cualquier producto o servicio, exceptuando la papelera, y son a ellas a quien finalmente el Departamento de Compras entrega.

2.3.1

DESARROLLO DE ACTIVIDADES. No
1

RESPONSABLE
Secretara de Compras

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
PREPARACION DE LA ENCUESTA Semestralmente, enva el formato a las reas correspondientes. Este proceso es revisado y aprobado por el jefe del pto.. de compras RECEPCION Revisa que los documentos estn debidamente diligenciados y con la firma del responsable del rea y actualiza el indicador de encuesta. Se aplica nuevamente la encuesta en los siguientes casos 1. Que en el bimestre siguiente el rea encuestada no responda, y 2. Que el puntaje obtenido no sea satisfactorio para el departamento de compras RESULTADO Analiza el resultado y procede a tomar las correctivas del caso.

Secretara de Compras Jefe Departamento

2.4

DEFINICIONES: - ORDEN DE COMPRA: es el documento que emite el comprador para pedir mercancas al vendedor indicando cantidad, detalle, precio y lugar de entrega. - ORDENADOR DE GASTO: persona facultada para aprobar una compra de un bien o servicio. - PROVEEDOR: personas naturales o jurdicas que habiendo cumplido los requisitos mnimos establecidos por la Universidad La Gran Colombia pueden ser tenidos en cuenta para proveer bienes y suministros, servicios, obra civil y consultora. - COMPRAS OCASIONALES DE MENOR CUANTA: corresponden a aquellas que no se generan por el procedimiento de compras y suministros por el sistema y que no requieren un Vo.Bo. del ordenador de gasto; por ser rublos de caja menor. - SUMINISTRO-PEDIDO: es el documento que se usa para solicitar un producto o servicio.

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CODIGO: P-07-04CS

EMISION 01/07/2010 REVISION 17/06/2013

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS

DOCUMENTOS RELACIONADOS:
Acuerdo N 006 de Agosto 02 de 2011 Acuerdo 004 del 04 de julio de 2010

REGISTROS:
Registro devoluciones de productos Registro Producto no conforme

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CONTROL DE CAMBIOS:
No REV FECHA
01/07/2010 1 22/11/2010

DESCRIPCION
Emisin inicial 1. Se incluy metodologa para medir la satisfaccin de los usuarios del departamento de compras y suministros. 2. Se incluy metodologa para las compras de biblioteca y publicaciones debido a su necesidad de conocimiento de la compra. Se incluy al manual de procesos los procedimientos de adquisiciones Planta Fsica, igualmente se disgreg en dos procedimientos las adquisiciones del material bibliogrfico y la adquisicin de publicidad. Se actualiza el manual en los literales 2.2.2 por cambio en la inscripcin de proveedores y literal 2.7 por inclusin de nuevas lneas de proveedores. Actualizamos publicaciones Cambios los criterios de la evaluacin de proveedores Literal 2.1.1 Las compras hasta ($70.000) setenta mil pesos m/cte clasificadas como urgentes se diligenciaran directamente por la Secretara del proceso de Compras y suministros Literal 2.2.1 Nota: No ser necesario realizar el procedimiento de inscripcin y seleccin para aquellos proveedores que se les haga compras ocasionales. Entindase por ocasional aquellas compras en las que se genera hasta dos (2) rdenes de compra. A estos proveedores se les exige nicamente Rut y/o cmara de comercio y certificacin bancaria. Mejora al procedimiento de adquisicin de publicidad. Literal 2.6. Literal 2.1 Se actualiz el nombre CUANTAS PARA APROBACIN DE COMPRAS Literal 2.1.1 COMPRAS DE CAJA MENOR: Todas aquellas compras ocasionales hasta $ 70.000 se tramitan a travs de la secretaria del departamento de Compras y suministros. Los criterios para realizar esta compra son los siguientes: - No es obligatorio que el proveedor este registrado en el listado de proveedores. - Las facturas deben tener los requisitos mnimos legales exigidos. - Debe ser consultada y autorizada por el Jefe de Compras y Suministros. Literal 2.1.3 2.1.4 se eliminaron porque se cre un documento para realizar la inscripcin, seleccin, evaluacin y certificacin de proveedores.

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01/09/2011 24/01/2012 01/03/2012

22/10/2012

17/06/2013 Literal 2.3 Se actualiz el literal separando cada metodologa de acuerdo a bien o servicio que se compre: Adquisicin de compras en general Adquisicin de servicios en general Adquisicin para biblioteca Adquisicin de obra civil e inmobiliario Adquisicin publicidad impresa Adquisicin elementos para bienestar universitario Adquisicin para centro de medios audiovisuales Literal 2.6 Se elimin la evaluacin de proveedores porque se cre un documento para realizar la inscripcin, seleccin, evaluacin y certificacin de proveedores.