Workshop ECM

Jos Faria / Outubro - 2011

Workshop ECM

NDICE
I) II) Conceitos Instalao / Administrao

III) Gesto de Documentos

IV) Workflow/BPM V) Integrao e Customizao

TOTVS | ECM
Outubro/2011

Voc Sabia?

70% das empresas demoram

mais de uma semana para levantar documentos

45% do tempo dos executivos

so gastos buscando informao, e muitas vezes, no encontrando

72% das empresas afirmam

que dificil encontrar informaes dentro da empresa

Fontes:
4

Perdas na Organizao

Uma empresa perde anualmente US$

5,2

mil por funcionrio com a

busca ineficaz de documentos

Fonte:
5

O Desafio

20%

80%
6

Desafios em Todos os Segmentos

Manufatura
Pedidos Cadastro de Itens Gerenciamento de Qualidade

Agroindstria
Laudos Normas e Regulamentos Licenas Ambientais

Varejo
Inadimplncia Cadastro de Itens Anlise de Crdito

Distribuio e Logstica
Atendimento Gerenciar Campanha Contratos com Fornecedores

Conceito

O que o Enterprise Content Management (ECM)?

Conceito

Enterprise Content Management (ECM) so

estratgias, mtodos e ferramentas usados para

capturar, gerenciar, armazenar, preservar e entregar contedos

relacionados aos principais processos de negcio.

Gesto de Contedo TOTVS | ECM

Formulrios
Documentos

Busca

Processos

TOTVS | ECM

Gesto de Contedo TOTVS | ECM

Formulrios
Documentos

Busca

Processos

Gesto de Contedo

a tecnologia que prov um meio de facilmente armazenar, localizar e recuperar informaes existentes em documentos e dados eletrnicos, durante todo o seu Ciclo de Vida.
Gartner Group

13

Capture seu Contedo

Liberdade de Fontes de Informao

Locais Documentos Microsoft Office, Open Office, Imagens, Vdeos, CADs

ECM

Outlook 2007 Publicao direta de e-mails

Divulgao

Imaging Digitalizao de documentos fsicos. Comunicao direta de Multifuncionais

14

Visualizador de Documentos

Proteo e Praticidade para visualizar documentos

Editor de Contedo

Criao no Prprio ECM

Contedo Diverso

17

Contedo Diverso

18

Contedo Social
Possibilidade de compartilhar um documento Possibilidade de comentar um documento

Possibilidade de recomendar um documento

19

Mobilidade

20

Mobilidade

21

Gesto da Qualidade

Funes: Cpia Controlada Lista mestre Aprovao Controle de verses

Templates Disponveis: Registro de No Conformidade (RNC) Plano de Ao Notificao de Auditoria

Auditoria
Normas

Processos

22

Gesto de Contedo TOTVS | ECM

Formulrios
Documentos

Busca

Processos

Busca de Contedo

Procure dentro dos documentos

ECM
Extrator Todo o contedo

ndice Busca

24

Busca de Contedo
Extrator

Mais de 40 tipos de arquivos suportados

XML

25

Busca de Contedo
ndice

26

Gesto de Contedo TOTVS | ECM

Formulrios
Documentos

Busca

Processos

Fim dos formulrios em papel

Formulrios Digitais

Gesto de Contedo TOTVS | ECM

Formulrios
Documentos

Busca

Processos

Processos de Negcios

Workflow a tecnologia que possibilita automatizar processos, racionalizando-os e potencializando-os por meio de dois componentes implcitos: organizao e tecnologia.
Prof. Tadeu Cruz

31

Processos de Negcios

Alinhando a cadeia do processo

No Estruturad o

Estruturad o

W O R K F L O W / B P M

Processos Negcio

Processos de Negcios

Editor Grfico

33

Central de Tarefas

34

Central de Anlise de Processos

Indicadores
Volume de processos Atividades atrasadas

Esforo por atividades

35

Plataforma TOTVS | ECM

TOTVS|ECM

Tecnologia

Sistema Operacional

Banco de Dados

Navegadores
WebServices OCR/ICR (parceiros) Portlets (JSR 286) BPMN JavaScript Relatrios Certificao Digital
37

Integrao Mais Tecnologias

Clientes TOTVS | ECM

38

Diferenciais do TOTVS | ECM

Menor custo de propriedade do mercado Instalao tpica em apenas 5 minutos Modelos para acelerar a implantao Editor grfico para modelagem de processos Indicadores para acompanhamento Visualizador de documentos Integrao simples com outros sistemas Suporte a mais de 40 tipos de documentos Alta escalabilidade
39

TOTVS | ECM

QUESTES
ecm@totvs.com.br

40

Workshop ECM

NDICE
I) II) Conceitos Instalao / Administrao

III) Gesto de Documentos

IV) Workflow/BPM V) Integrao e Customizao

41

Workshop ECM

Conceitos Gerais - ECM

Gesto de contedo empresarial (ECM) so as estratgias, mtodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e oferecer contedo e documentos relacionados com processos organizacionais. ECM so ferramentas e estratgias que permitem a gesto de uma organizao da informao no estruturada.

Fonte: Association for Information and Image Management (www.aiim.org)

Workshop ECM

AIIM - Association for Information and Image Management

Workshop ECM

Formulrios

Busca Gesto de Contedo

Workflow

Workshop ECM

Tecnologias

Java; JavaScript; Flex; Portlets; Relatrios BIRT; JBOSS.

Workshop ECM

Conceitos Gerais - FLEX

Tecnologia que suporta o desenvolvimento de aplicaes ricas para a Internet.

Workshop ECM

Conceitos Gerais - JBOSS

Servidor de aplicao; Robusto, Escalvel; Multi-Plataforma.

Workshop ECM

Conceitos Gerais - Portlets

Servidor de portal; Componentes Independentes; JSR 286 - especificao.

Workshop ECM

NDICE
I) II) Conceitos Instalao / Administrao

III) Gesto de Documentos

IV) Workflow/BPM V) Integrao e Customizao

49

Arquitetura Bsica

Rede da empresa

Cliente

Servidor de Aplicao

Servidor de BD

Servidor de Arquivos

Servidor de E-mail
50

Workshop ECM

Requisitos

Servidor Instalao e Configurao do Banco de Dados;

Estao Cliente Java Runtime, Flash Player e Office;

51

Arquitetura Avanada

Internet
Cliente Rede da empresa
Firewall Servidor de Aplicao

Servidor de Proxy

DMZ

Servidor de BD

Servidor de Arquivos

Servidor de E-mail
52

Workshop ECM

Instalador

Instalao do ByYou ECM pela Mdia

http://suporte.totvs.com.br

53

Workshop ECM

Documentao

No Instalador

No TDN
http://tdn.totvs.com/kbm#30671

54

Workshop ECM

Documentao

Ambientes Homologados
https://tdn.totvs.com/kbm#30691

Workshop ECM

Tipos de Instalao
Tpica Instalao mais rpida; Inclui Banco de Dados; Ir configurar servios nas portas padres; At 5 usurios simultneos; J cria dados de exemplo no banco.
Avanada Instalao completa; Solicitar ao usurio todas as configuraes; Precisa iniciar do zero as atividades no ECM.

56

Workshop ECM

Licenciamento
LS License Server Atual sistema ; Licena por processador; Licena por usurio concorrente; Mesmo padro dos produtos TOTVS; Utiliza hardlock.
LM License Manager Licenciamento para o legado; Limitado a licena por usurio concorrente; Limitado a Windows 32 bits; Licena atrelada ao hardware e login do servidor; No usado para novos clientes.

57

Workshop ECM

DEMONSTRAO
Instalao

58

Workshop ECM

Viso Geral - Atualizao

Utiliza-se o instalador para atualizar uma instncia j executando

59

Workshop ECM

Viso Geral - Administrao

Pastas da instalao Iniciando o servidor de aplicao (console e servio) Tela de Administrao e Parametrizao; Tela de Login; Segurana do Menu; Preferncias do Usurio; Navegao/Menu Principal;

Definir o Volume Fsico do Colaborador

60

Workshop ECM

DEMONSTRAO
Navegao Bsica

61

Workshop ECM

Viso Geral Painel de Controle

Usurios; Parmetros Gerais; Grupos; Papeis;

62

Workshop ECM

DEMONSTRAO
Cadastros Bsicos

63

Workshop ECM

NDICE
I) II) Conceitos Instalao / Administrao

III) Gesto de Documentos

IV) Workflow/BPM V) Integrao e Customizao

64

Treinamento ByYou ECM

Viso Geral - GED

Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED) uma tecnologia que prov um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informaes existentes em documentos. Os sistemas GED permitem aos usurios acessar os documentos de forma gil e segura sendo uma ferramenta indispensvel para a Gesto do Conhecimento.

65

Workshop ECM

ECM

Publicao de Pastas e Documentos

Exemplos: Polticas e Procedimentos, Manuais Tcnicos, Documentos Administrativos, etc...

Workshop ECM

Viso Geral - GED

Navegao de Pastas; Documentos; Segurana de Pastas e Documentos; Aprovao de Pastas e Documentos; Check-in / Check-out; Busca de Documentos; Notificaes via E-mail; Central de Tarefas;

67

Workshop ECM

DEMONSTRAO
GED Bsico

68

Workshop ECM

Viso Geral - GED

Documento Externo; Aplicativo; Publicao mltipla (.zip para publicao de diretrios); Documento espelho;

69

Workshop ECM

DEMONSTRAO
GED Publicaes
(uso de exemplo 1)

70

Workshop ECM

Viso Geral - GED

Mover; Copiar; Eliminar; Lixeira; Prioridade; Renovar; Imprimir;

71

Workshop ECM

DEMONSTRAO
GED Operaes

72

Workshop ECM

Viso Geral - GED

Fichrios/Fichas; Relatrios - Basico;

73

Workshop ECM

DEMONSTRAO
GED Formulrios Relatrios
(uso do exemplo 2)
74

Workshop ECM

Viso Geral - GED

Lista Mestra; Cpia Controlada;

75

Workshop ECM

DEMONSTRAO
GED Qualidade

76

Workshop ECM

Funcionalidades 2010 - GED

Visualizador interno; Metadados customizados; Herana de aprovadores; Paginao; Novo Contedo; Editor Visual de Formulrios;

77

Workshop ECM

Funcionalidades 2011 - GED

Pagina incial; Opinio sobre documento: recomendar e comentrios; Upload rpido; rea de Transferncia de Arquivo Drag & Drop; Log de acesso; CEC; Anotaes;

78

Workshop ECM

NDICE
I) II) Conceitos Instalao / Administrao

III) Gesto de Documentos

IV) Workflow/BPM V) Integrao e Customizao

79

Workshop ECM

WORKFLOW

Workflow a tecnologia que possibilita automatizar processos, racionalizando-os e potencializando-os por meio de dois componentes implcitos: organizao e tecnologia. Ele transforma radicalmente a maneira de toda empresa executar processos, atividades, tarefas, polticas e procedimentos.

Fonte: Workflow Management Coalition (wfmc.org)

80

Workshop ECM

BPM - Business Process Management um termo genrico que inclui tcnicas, mtodos estruturados e meios para simplificar operaes e melhorar a eficincia; Tcnicas e mtodos BPM permitem a identificao e modificao de processos existentes para alinhar eles para um estado futuro (melhor);

Fonte: AIIM
81

Workshop ECM

WORKFLOW

Exemplos:

Exemplos: Help-Desk, Solicitao de Viagens, Programao de Frias, Processo de Compras, Etc...

82

Workshop ECM

ByYou ECM WORKFLOW

83

Workshop ECM

ByYou ECM WORKFLOW

Elemento Regras Definem quais informaes devem transitar pelo fluxo de trabalho e sob quais condies. Exemplo: Um documento deve ser preenchido e aprovado por um grupo de pessoas, dentro de um tempo predeterminado e rgido. As aprovaes seguem regras especficas.

84

Workshop ECM

ByYou ECM WORKFLOW

Elemento Rotas Controle de movimentao exercido sobre os processos. Alguns Tipos:

85

Workshop ECM

ByYou ECM WORKFLOW

Elemento Papel Como numa pea de teatro, o papel de cada um. Quem-faz-oqu (Organograma).

O papel sempre o mesmo, as responsabilidades so sempre as mesmas para cada personagem existente no texto, o que muda so os atores.
Papel-usurio: pessoal e intransfervel. Papel-funo: a atividade desempenhar dentro da cadeia de valores.
86

Workshop ECM

Viso Geral - Workflow

Configurao de Processos; Inicializao de Processos; Consulta de Processos; Central de Tarefas; Cancelamento/Eliminao de Processos;

87

Workshop ECM

DEMONSTRAO
Workflow Bsico

88

Treinamento ByYou ECM

Viso Geral Configurao de Processos

Informaes Gerais; Workflow Graphical Designer; Atividades; Atividades Automticas; Atividades Paralelas; Sub-processo; Swimlane; Comentrios; Arquivos; Mecanismos de Atribuio; Modelos de Processos Templates;
89

Workshop ECM

DEMONSTRAO
Workflow Desenho

90

Workshop ECM

Funcionalidades 2010 - Workflow

Assinatura digital no Workflow (confirmao de senha); Movimentao em bloco; CAP Central de Anlise de Processos; Relatrio CAP;

91

Workshop ECM

NDICE
I) II) Conceitos Instalao / Administrao

III) Gesto de Documentos

IV) Workflow/BPM V) Integrao e Customizao

92

Customizaes

Viso Geral

O ByYou ECM permite utilizar informaes de vrias fontes de dados em Processos Workflow e Formulrios. Dependendo da necessidade, seja necessrio apresentar informaes referentes ao prprio ByYou ECM, como usurios, grupos, papis, tarefas, etc, dados criados pelo usurio, porm gerenciados pelo produto (dados das fichas), dados externos (como entidades de um ERP) ou ainda valores fixos (como uma lista de estados ou unidades de medida).

93

Customizaes

Customizaes

O ByYou ECM permite customizar fichrios e alterar o comportamento de processos ao longo de sua execuo atravs de eventos; Pode-se utilizar ainda os Datasets e WebServices.

94

Customizaes - Dataset

Datasets Conceito Geral

Componente que permite padronizar o acesso s informaes. Um Dataset uma fonte de dados que permite navegar sobre o seu contedo, como consultar quais so as colunas disponveis, quantas linhas existem ou o valor de cada campo, em cada coluna.

95

Customizaes - Dataset

Visualizao

96

Customizaes - Dataset

Tipos de Dataset

Built-In Datasets Permite navegar em dados das entidades do prprio produto, como colaboradores, grupos, processos, tarefas, etc. Esses datasets so pr-definidos no produto e no podem ser alterados. Datasets padres: colleague, document, group, colleagueGroup, destinationArea, processTask, processHistory, advancedProcessProperties, workflowRole, topic, workflowColleagueRole, workflowProcess, processAttachment, processDefinitionVersion, processState.
97

Customizaes - Dataset

Tipos de Dataset

CardIndex Datasets Permite navegar nos dados existentes nas fichas de um determinado fichrio. Para que um fichrio seja disponibilizado como dataset, preciso preencher o campo Nome do Servio de Dados.

Customized Dataset Permite que seja definido manualmente quais as colunas de um dataset e os valores de cada um dos registros, atravs da linguagem Javascript.
98

Customizaes
Criar Dataset
Efetuar login com um usurio administrador. Acessar a categoria Painel de Controle e escolher a opo Dataset e adicionar um novo Dataset. function createDataset(fields, constraints, sortFields) { // Transfere os dados para o dataset var newDataset = DatasetBuilder.newDataset(); // Cria as colunas newDataset.addColumn("ID"); newDataset.addColumn("Nome"); newDataset.addRow(new Array("SP", "So Paulo")); newDataset.addRow(new Array("SC", "Santa Catarina")); return newDataset; }

99

Customizaes

Dataset em campo Select Da forma apresentada abaixo, possvel incluir um campo no formato Select, no HTML do fichrio, utilizando DataSets. <select name=estados" id=estados" dataset="estados" datasetkey="ID" datasetvalue="Nome"></select>

100

Customizaes

Utilizar Dataset em Fichrio

function displayFields(form,customHTML){ var dataset = DatasetFactory.getDataset("estados", null, null, null); var sigla = ""; var estado = ""; for(i = 0; i < dataset.rowsCount; i++) { sigla = sigla + dataset.getValue(i, "ID") + " - "; estado = estado + dataset.getValue(i, "Nome") + " - "; } form.setValue('sigla', sigla); form.setValue('estado', estado); }

101

Customizaes

Validao do Formulrio
Incluir o cdigo abaixo na tela de Eventos, na opo de Metadados do fichrio. Isto faz com que o campo Sigla seja obrigatrio. Esta validao tambm ir ocorrer quando uma ficha publicada via WebServices. function validateForm(form){ if ( form.getValue('sigla') == null || form.getValue('sigla') == ''){ throw "A sigla do Estado deve ser preenchida!"; } }

102

Customizaes

Eventos disponveis no fichrio

Para utilizar customizaes no fichrio, esto disponveis os seguintes eventos: AfterProcessing AfterSaveNew BeforeProcessing DisplayFields EnableFields InputFields SetEnable ValidateForm

Manual: Guia de Referncia Customizao de Fichrios.pdf

103

Eventos Fichrio Criao Ficha

Evento Leitura Evento Gravao

beforeProcessing displayFields enableFields

beforeProcessing inputFields validateForm afterProcessing afterSaveNew

104

Eventos Fichrio Alterar Ficha

Evento Leitura Evento Gravao

beforeProcessing displayFields

beforeProcessing inputFields validateForm afterProcessing afterSaveNew

105

Eventos Fichrio Visualizar Ficha

Evento Leitura Evento Gravao

beforeProcessing displayFields

106

Customizaes

107

Eventos Workflow

AfterReleaseVersion

108

Eventos Workflow - Salvar Nova Solicitao

validateAvailableStates

beforeStateEntry beforeTaskCreate afterTaskCreate afterStateEntry setProcess validateAvailableStates beforeTaskSave afterTaskSave afterProcessCreate

109

Eventos Workflow - Criar Nova Solicitao

validateAvailableStates

beforeStateEntry beforeTaskCreate afterTaskCreate afterStateEntry setProcess validateAvailableStates beforeTaskSave afterTaskSave beforeTaskComplete afterTaskComplete beforeStateLeave afterStateLeave beforeStateEntry beforeTaskCreate afterTaskCreate afterStateEntry afterProcessCreate
110

Eventos Workflow Salvar Solicitao

setProcess validateAvailableStates

setProcess validateAvailableStates beforeTaskSave afterTaskSave

111

Eventos Workflow Movimentar Solicitao

setProcess validateAvailableStates

setProcess validateAvailableStates beforeTaskSave afterTaskSave beforeTaskComplete afterTaskComplete beforeStateLeave afterStateLeave beforeStateEntry beforeTaskCreate afterTaskCreate afterStateEntry
112

Eventos Workflow Finalizar Solicitao

setProcess validateAvailableStates

setProcess validateAvailableStates beforeTaskSave afterTaskSave beforeTaskComplete afterTaskComplete beforeStateLeave afterStateLeave beforeStateEntry afterStateEntry afterProcessFinish

113

Eventos Workflow Cancelar Solicitao

setProcess

setProcess beforeCancelProcess afterCancelProcess

114

Customizaes

Customizaes

Atributos Internos ECM

Existem variveis globais internas que podem ser utilizadas para recuperar valores pr-definidos:
WKNumProces Nmero da Solicitao; WKNumState Nmero da Atividade; WKDef Cdigo do Processo; WKVersDef Verso do Processo; WKUser Usurio Corrente;

WKCompany Cdigo da Empresa.

116

Customizaes - WebService

WebServices - Conceito

Um Web Service um mecanismo para suportar interoperabilidade em interaes entre mquinas atravs de uma rede; Possui uma linguagem (WSDL) baseada em XML usada para descrever os WebServices onde especifica como acess-lo e quais as operaes ou mtodos disponveis; Lista de Web Services do ECM: http://localhost:8080/webdesk/services

Customizaes - WebService

WebServices

possvel chamar um WebService que esteja disponvel em outro sistema para busca de dados, para que possam ser utilizados no ECM.

118

Customizaes - WebService

WebServices

119

Customizaes - WebService

WebServices

120

Customizaes - WebService

Integrao Protheus
Microsiga Protheus
A P I

ByYou ECM

MTODOS CDIGOS CUSTOMIZ ADOS PONTOS DE ENTRADA ECM

Webservices

G E N R I USER C FUNCTION A

Webservices

S E R V I O S

DATASETS CDIGOS CUSTOMIZ ADOS

EVENTOS

CADASTRO DE USURIOS
121

Workshop ECM

QUESTES
Jos Carlos Faria Tecnologia e Inovao

jose.faria@totvs.com.br

122