PLAN MAESTRO DE VALIDACION XYZ

LINEAMIENTOS GENERALES

1. INTRODUCCION

Consciente de la importancia de las validaciones dentro de las Buenas Prcticas de Manufactura Vigentes, XYZ ha decidido implementar un Programa de Validaciones y conforme a las indicaciones dadas por el Informe 32 de la OMS (documento 823, captulo 5) genera su Plan Maestro de Validaciones como gua para el desarrollo de ste, en el cual se describen las directrices para la implementacin y ejecucin de las mismas, de acuerdo a la normatividad nacional vigente.

En este Plan se contemplan los siguientes aspectos: Polticas de la compaa frente a su programa de validaciones. Conformacin y estructura del Area de Validaciones Definicin y funciones del Comit de Validaciones Definicin del tipo de validaciones que se llevarn a cabo. Establecimiento de la documentacin necesaria para soportar las validaciones como evidencia de la calidad de sus procesos. Definicin y lineamientos generales de los programas de Calificaciones, Calibraciones, Control Estadstico en Proceso, Control de Cambios en Equipos y Procesos. Metodologas generales de validacin de los diferentes productos. Establecimiento de las responsabilidades de cada una de las reas tcnicas de la empresa dentro del programa de validaciones.

Con la ejecucin del programa de Validaciones descrito en este Plan, XYZ pretende garantizar a sus consumidores la calidad de sus productos, generando la evidencia documentada de la reproducibilidad y el grado de estandarizacin de sus procesos mediante la optimizacin de los mismos.

Igualmente, uno de los objetivos principales de la implementacin de las validaciones en XYZ es la disminucin de los costos variables en sus productos causados por los reanlisis, rechazos y reprocesos generados por procesos no validados.

2. ALCANCE:

Este Plan Maestro cubrir todos los procesos productivos de XYZ y los aspectos comprendidos como el entorno de los mismos, a saber:

2.1 Equipos 2.2 Instalaciones (Areas) Sistemas de Apoyo crtico 2.3 Mtodos Analticos 2.4 Limpieza y Sanitizacin 2.5 Materiales 2.6 Proveedores 2.7 Personal 2.8 Documentacin 2.9 Sistemas de manejo automatizado

3. POLITICAS GENERALES:

3.1 XYZ crea un Area de Validaciones independiente y con personal y recursos propios para la implementacin del programa descrito en el presente Plan. 3.2 El Plan Maestro de Validaciones ser el documento gua para la ejecucin del programa. 3.3 Como soporte para el Area de Validaciones y entendiendo que esta labor requiere la participacin de todas las reas tcnicas de la empresa, se ha creado el Comit de Validaciones que estar constituido por el personal que tenga relacin directa o indirecta con la calidad de los productos. 3.4 Los lineamientos establecidos dentro del Plan Maestro de Validaciones de XYZ cumplen con los requerimientos de validacin establecidos en el Manual de Calidad. 3.5 Las validaciones que se lleven a cabo en XYZ tendrn que seguir los parmetros establecidos dentro de este Plan Maestro. 3.6 XYZ establecer las prioridades de validacin de sus procesos. Esta priorizacin se tendr en cuenta para la validacin de los aspectos comprendidos como el entorno de los procesos.

CONTINUA: POLITICAS GENERALES

4. ORGANIZACIN:

4.1 Estructura Organizacional del Area de Validaciones:

XYZ contar con un rea de validaciones que tendr los recursos econmicos, humanos y tecnolgicos requeridos para la ejecucin del Plan Maestro de Validaciones y depender directamente de la Gerencia de Aseguramiento de Calidad.

El rea de validaciones estar a cargo de un Coordinador que ser el responsable de dirigir el programa de Validaciones. Contar con dos personas a su cargo que soportarn la implementacin y ejecucin de las validaciones.

Adicionalmente, esta rea contar con el apoyo directo del Comit de Validaciones que dar apoyo logstico y coordinar el apoyo operativo de las diferentes reas que pertenecen a l y que es necesario para adelantar el proyecto.

El organigrama del rea de validaciones es el siguiente:

GERENTE DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD

COORDINADOR VALIDACIONES COMIT DE VALIDACIONES

AUXILIAR I

AUXILIAR II

Las funciones dentro del rea son las siguientes:

4.1.1 Coordinador de Validaciones: Manejar administrativa y operativamente el rea, llevando a cabo las disposiciones sealadas en el presente Plan Maestro. Dirigir y priorizar el trabajo de las personas a su cargo.

CONTINUA: FUNCIONES DE CADA UNO DE LOS MIEMBROS

4.2 COMIT DE VALIDACIONES:

El trabajo en validaciones es una labor multidisciplinaria donde se debe involucrar a todas las reas de la empresa que se relacionen con la calidad de los procesos y sus productos de forma directa e indirecta, por lo que XYZ S.A. conformar un comit de validaciones el cual estar integrado de la siguiente forma:

4.2.1 Integrantes Directos del Comit:

Gerente de Aseguramiento Gerente de Planta Jefe de Mantenimiento Asistente de Gerencia Coordinador de Validaciones

4.2.2 Integrantes Indirectos del Comit:

Gerente General Jefe de Compras Representante del Area de Sistemas Jefes del Area Productiva Jefe de Almacenes Personal de Aseguramiento de Calidad Cualquier otra persona que sea necesario involucrar de acuerdo a los temas a tratar.

4.3 MISION DEL COMIT:

Dar todo el apoyo al rea de validaciones de XYZ S.A., de forma que se genere un programa de validaciones de sus procesos productivos y su entorno, que garantice la calidad de sus productos, la reduccin de los costos asociados a estos y el cumplimiento de las regulaciones vigentes.

4.3.1 Funciones del Comit:

Establecer las prioridades de los procesos a ser validados, as como los tipos de validacin asociados a cada uno de estos. Aportar soluciones e ideas para el desarrollo del programa de validaciones.

CONTINUA: FUNCIONES DEL COMIT DE VALIDACIONES

4.3.2 Responsabilidades de los Integrantes Indirectos del Comit:

Gerente General: Aprobar y facilitar la consecucin de los recursos necesarios para implementar el programa de validaciones.

Jefe de Compras: Colaborar con el desarrollo e implementacin del programa de Certificacin de Proveedores.

CONTINUA: RESPONSABILIDADES DE LOS INTEGRANTES INDIRECTOS

5. DEFINICIN DE LOS PROCESOS QUE SE DESARROLLAN EN XYZ:

Para definir los diferentes tipos de procesos que se desarrollan en la planta se procedi a agrupar la totalidad de los productos que se manejan en las reas productivas, de acuerdo a las operaciones similares que involucran, pudiendo establecer de esta forma que, los procesos que se manejan en la planta son:

5.1 Slidos no estriles 5.1.1 Cpsulas 5.1.2 Tabletas 5.1.3 Grageas 5.1.4 Polvos para reconstituir

5.2 Lquidos no estriles: 5.2.1 Suspensiones 5.2.2 Jarabes

5.3 Lquidos Estriles 5.3.1 Soluciones estriles bebibles 5.3.2 Gotas

5.4 Semislidos No estriles: 5.4.1 Cremas

Los productos que se relacionan con estos procesos se presentan en el Apndice #5.

5.5. OPERACIONES QUE SE RELACIONAN CON LOS PROCESOS QUE SE DESARROLLAN EN XYZ:

Como base para el desarrollo de las metodologas generales de validacin, se muestra a continuacin los diagramas de flujo correspondientes a los procesos de fabricacin de las formas farmacuticas mencionadas en los numerales 5.1, 5.2, 5.3 y 5.4.

Para validar cualquiera de los productos que maneja XYZ se debe hacer una adaptacin de dichas metodologas a los procesos especficos, plasmarlas en un Protocolo de validacin, para finalmente desarrollar el protocolo y culminar la validacin con el respectivo informe.

5.5.1. Formas farmacuticas Slidas:

Los diagramas de flujo de tipo general, que describen los procesos de manufactura que desarrolla XYZ para este tipo de productos, se encuentran a continuacin.

Cualquier otro producto que trabaje XYZ en un futuro deber ser relacionado en la seccin de apndices del presente programa - Apndice # 1, y su proceso de manufactura y entorno, debern ser sometidos a todas las consideraciones indicadas en el presente Plan Maestro, dentro de las cuales se deber desarrollar para cada proceso el respectivo diagrama de flujo y metodologa general de validacin.

5.5.1.1 Formas Slidas por Va Hmeda.

Mezcla Seca
Adicin del Aglutinante

Granulacin Hmeda

Secado Tamizacin

Mezcla Final (Lubricar)

Adicionar Lubricacin Encapsulado

TABLETAS CAPSULAS Compresin

GRAGEAS Recubrimiento

Brillado

CONTINUAN: DIAGRAMAS DE FLUJO PARA LOS DIFERENTES PROCESOS

6. PRIORIZACION DE LOS PROCESOS A VALIDAR:

En XYZ la prioridad de validacin de sus procesos estar dada por la criticidad de los mismos. De la misma manera, los procesos a validar darn la prioridad para la validacin del entorno. Los criterios a tener en cuenta para establecer la criticidad de los procesos sern los siguientes, en el mismo orden:

1. Productos Estriles Inyectables 2. Productos Estriles oftlmicos 3. Productos de Alta potencia y baja dosis 4. Productos con Problemas de disolucin 5. Productos con Problemas de uniformidad de contenido 6. Productos con Problemas de estabilidad 7. Productos con Problemas de formulacin 8. Productos con Problemas a nivel del proceso productivo 9. Productos con Alto grado de importancia comercial 10. Productos con Alto costo por lote 11. Productos con Altos volmenes de productividad 12. Productos con Problemas de limpieza 13. Productos con Problemas de caractersticas organolpticas 14. Productos con Otros tipos de problemas

Para iniciar el desarrollo del programa de validaciones y teniendo en cuenta los parmetros anteriores, el Comit de Validaciones de XYZ elaborar un listado de 15 productos a validar considerndolos como los ms crticos, y para los cuales el tipo de validacin ser concurrente. Las fechas estimadas para la realizacin de las validaciones, se sealan en el cronograma de validaciones del Programa de calificaciones.

Para hacer la priorizacin con los dems productos que se manejan en XYZ se debern tener en cuenta los parmetros citados anteriormente y se podr emplear el modelo establecido en el Apndice #2 del presente Plan Maestro, en el cual se dan pautas generales para manejar un sistema de ponderacin de variables, que facilite la toma de decisiones.

CONTINUAN CONSIDERACIONES PARA LA PRIORIZACION DE PROCESOS A VALIDAR

7. DEFINICIN DE TIPOS DE VALIDACIN A DESARROLLAR:

Para tomar la decisin de qu tipo de validacin (prospectiva, retrospectiva, revalidacin o concurrente) se debe aplicar en cada caso especfico, se deben tener en cuenta los aspectos de criticidad, operaciones que involucran y si se encuentran comercializados o no.

A continuacin se mencionan los tipos de validacin y su aplicacin prctica.

7.1. VALIDACIN PROSPECTIVA:

Este tipo de validacin aplica para aquellos productos que no han salido an al mercado. XYZ realizara este tipo de validaciones para aquellos procesos nuevos que la empresa determine como crticos y se realizar empezando los estudios de validacin desde el mismo momento de la fase de desarrollo.

Las etapas que se desarrollaran dentro de este tipo de validacin se presentan en el esquema a continuacin:

DIAGRAMA DE FLUJO DE LA VALIDACION PROSPECTIVA: DESARROLLO DEL PRODUCTO

Preformulacin Definicin Frmula

OPTIMIZACION

ESTANDARIZACION

Calificacin Equipos Calificacin Instalaciones Calibracin Instrumentos Validacin Mtodos Analticos Certificacin de Proveedores Validacin Materiales Calificacin Personal Validacin Mtodos de Limpieza y Sanitizacin

CONTROL DE CAMBIOS (EQUIPOS Y PROCESO)

VALIDACION

Elaboracin Protocolo de Validacin Redaccin Informe de Validacin

CONTROL ESTADISTICO DE L PROCESO

Para la realizacin de las validaciones prospectivas se seguirn los siguientes pasos de acuerdo al esquema:

a- Desarrollo del producto: incluye la realizacin de los estudios de preformulacin y definicin de la formula a trabajar. Este paso no se considera como etapa propia del proceso de validacin pero se debern documentar los ensayos realizados ya que esta informacin resulta de gran valor en las etapas de optimizacin del proceso.

b- Optimizacin del proceso: Una vez definida la formula a trabajar se proceder a hacer su optimizacin definiendo las mejores condiciones para el proceso. Por lo que en esta etapa se proceder a realizar las calificaciones de los equipos e instalaciones involucradas en el proceso as como la calibracin de la instrumentacin que interviene en su monitoreo y control.

CONTINUAN CONSIDERACIONES ACERCA DE LOS CRITERIOS PARA DECIDIR EL TIPO DE VALIDACION (Incluye validacin concurrente y retrospectiva)

7.4. REVALIDACION:

Es la repeticin de un proceso de validacin o una parte del mismo. Esta se desarrollar en los casos en los cuales:

- Se haya vencido el plazo dado como vigencia a las validaciones de determinados procesos.

- Dentro del programa de control de cambios en equipos o procesos se detecten variaciones a nivel de estos, que puedan llevar a que el proceso salga de control o

a que se deba considerar como un proceso diferente al validado debido a sus nuevas caractersticas.

- Los controles estadsticos en proceso seales que el proceso esta fuera de control y se presenten unidades rechazadas de forma continua.

En los casos en los cuales se deban desarrollar revalidaciones estas podrn ser de tipo:

- PROSPECTIVO: en el caso en el cual se tengan procesos validados que hayan presentado cambios cuyas nuevas caractersticas lo constituyan como un proceso diferente.

- CONCURRENTE: en los casos en los cuales la revalidacin se deba hacer debido a que la fecha de vigencia de la validacin haya vencido y el tipo de proceso se considere como critico (ej: esterilizacin) y no se pueda por ello desarrollar una validacin de tipo retrospectivo basados en los datos del control estadstico en proceso.

- RETROSPECTIVA: En los casos en los que los procesos que no se consideren crticos hayan sido validados e implementado en ellos programas de control estadstico en proceso que demuestren que estos se han encontrado bajo control en el tiempo.

8. ESTABLECIMIENTO DE LOS SUB PROGRAMAS QUE INVOLUCRA EL PLAN MAESTRO:

Dentro del programa global de validaciones se involucraran cinco subprogramas que son la base para el desarrollo de las validaciones de cualquier proceso, estos son:

1- Programa de Aseguramiento Metrolgico 2- Programa de Calificaciones 3- Programa de Control estadstico en proceso 4- Programa de control de cambios en procesos 5- Programa de control de cambios en equipos

Adicionalmente se involucrar de forma indirecta el programa de Mantenimiento preventivo de la empresa el cual es uno de los mayores soportes de un programa de validacin debido a que es una herramienta para evitar que debido a fallas en los equipos o instalaciones los resultados de una validacin pierdan vigencia y lleven a tener que hacer recalificaciones y/o revalidaciones.

9. ESTABLECIMIENTO DE LA DOCUMENTACIN REQUERIDA

Todas las actividades que se generen del programa de validaciones, debern ser documentadas siguiendo las pautas establecidas en los diferentes programas del Plan Maestro, y en el caso especifico de las calificaciones y validaciones se debern seguir las pautas que se presentan a continuacin para la presentacin de los respectivos protocolos e informes.

9.1 PROTOCOLO DE VALIDACIN O CALIFICACIN:

El objetivo de este documento es hacer una descripcin del sistema en estudio (proceso, equipo, etc.) indicando cuales son sus puntos crticos, sus

especificaciones, las metodolgicas a utilizar para evaluarlos, y la aprobacin de dicho protocolo por parte del Comit de Validaciones, con el fin de que las actividades que en l se plasman puedan ser llevadas a cabo.

El formato base que se deber llevar en XYZ para este documento es el que se indica a continuacin, aunque se deber tener en cuenta que procesos especficos pueden implicar pequeas modificaciones:

a. TITULO b. PGINA DE PRESENTACIN Y APROBACIN (ver modelo apndice #3) c. TABLA DE CONTENIDO d. JUSTIFICACIN e. OBJETIVOS f. ALCANCE

g. RESPONSABILIDADES En este tem se deben mencionar los responsables de plantear la metodologa del estudio, de realizar los muestreos o pruebas requeridas, de realizar los anlisis requeridos en el desarrollo de la metodologa (fsico-qumicos-microbiologicos), de realizar el anlisis de datos e informe y de aprobar el protocolo.

h. DESCRIPCIN DEL SISTEMA Para el caso de Validacin de procesos se debe tener en cuenta: Materiales (especificaciones, mtodos analticos, condiciones de almacenamiento,

precauciones de manejo, forma de muestreo), formulacin, instrucciones de fabricacin, equipos e instalaciones involucrados, diagrama de flujo (partir el

proceso en operaciones individuales y validarlas por separado), identificacin de operaciones y puntos crticos del proceso, muestreo y anlisis en proceso y producto terminado, mtodos de anlisis. En el caso de calificacin operacional equipos, este punto debe incluir: descripcin, identificacin de Componentes del sistema, principio de Operacin, referenciar calificacin de instalacin, identificacin de puntos crticos de operacin del equipo, referenciar procedimientos operativos estandard de monte y desmonte, operacin, mantenimiento preventivo, limpieza.

i.

MATERIALES REQUERIDOS:

La descripcin de los materiales necesarios debe incluir: equipos requeridos para el desarrollo de las pruebas, instrumentos requeridos para el desarrollo de las pruebas, reactivos y/o materiales (materias primas/material de empaque) requeridos para la realizacin de las pruebas.

j. INSTRUCCIONES DE SEGURIDAD: Las medidas de seguridad necesarias para el desarrollo de las pruebas y manejo de los materiales requeridos.

k.

ESTABLECIMIENTO

DE

NECESIDADES

DE

VALIDACIN

Y/O

CALIFICACIN En este tem se deben incluir las necesidades del entorno del proceso, prerequisito para la realizacin de la validacin

l. ESPECIFICACIONES Y CRITERIOS DE ACEPTACIN Para el caso de validacin de procesos se debern dar los lmites dados para producto intermedio y producto terminado. Igualmente se deber citar origen de las especificaciones.

m. METODOLOGIAS DE ENSAYO:

Este punto comprende: Diseo experimental que indique la forma de evaluar los puntos crticos de los equipos o procesos y la forma de desafiarlos Documentacin que soporte la necesidad de realizar las pruebas y la forma de hacerlas si aplica Descripcin detallada de las pruebas a realizar y numero de rplicas para cada prueba (indicar en el caso de validacin de procesos cuantos lotes evaluar) Plan de muestreo: cantidad de muestra, puntos de muestreo, numero de muestras, propsito de tomarla muestra, anlisis a aplicar a cada muestra Anlisis en proceso y en producto terminado (en el caso de validacin de procesos) Formatos para la toma de datos Pruebas de estabilidad (en caso de que se requieran)

n. DOCUMENTOS DE RESPALDO (Bibliografa) El formato en que se deben presentar los protocolos de validacin o calificacin se encuentra reportado en el Anexo No. 3.

CONTINUAN CONSIDERACIONES ACERCA DEL PROTOCOLO DE VALIDACION

9.2 INFORME DE VALIDACIN O CALIFICACIN:

El formato base que se deber llevar en XYZ para este documento es el que se indica a continuacin, aunque se deber tener en cuenta que procesos especficos pueden implicar pequeas modificaciones:

A. PROTOCOLO DE VALIDACIN O CALIFICACIN B. TITULO

C. TABLA DE CONTENIDO D. NECESIDADES DE VALIDACION O CALIFICACION PREVIAS: E. DATOS ORIGINALES: F. ANLISIS DE RESULTADOS: G. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. H. PAGINA DE APROBACION I. BIBLIOGRAFIA

El formato en que se debe presentar el informe de validacin o calificacin se encuentra reportado a continuacin.

Este Informe de validacin o calificacin siempre se deber presentar incluyendo el protocolo.

10.

PROCEDIMIENTOS

PARA

EVALUAR

LA

FUNCIONALIDAD

DESARROLLO DEL PLAN MAESTRO

XYZ determinar una serie de indicadores de desempeo los cuales se aplicarn para la evaluacin de dicho programa y que le servirn como un mecanismo de retroalimentacin, pudiendo determinar con ellos las acciones correctivas que pueda requerir el programa con el fin de que este permita cumplir con los objetivos corporativos para las cuales fue diseado y que se han establecido dentro del Plan Maestro de validacin.

CONTINUAN CONSIDERACIONES ACERCA DE LOS RESPONSABLES DE LA EVALUACION, LOS INDICADORES DE DESEMPEO, LA PERIODICIDAD Y EL INFORME DE EVALUACION

Anexo No.1
LISTADO DE NUEVOS PRODUCTOS XYZ

FECHA

PRODUCTO

TIPO DE VALIDACION PROPUESTO

FECHA APROXIMADA DE VALIDACION

Anexo No. 2 METODO DE PONDERACION DE VARIABLES CRITICAS PARA SER UTILIZADO EN LA PRIORIZACIN DE PROCESOS A VALIDAR:

Este mtodo puede ser utilizado por XYZ para el establecimiento de las prioridades de validacin y como herramienta para establecer la criticidad de sus procesos.

1. Metodologa General:

a. Establecer las variables tcnicas y subjetivas ms importantes involucradas en el proceso a priorizar en cuanto a su necesidad de validacin. b. Establecer un valor entre 1 y 5 para cada una de las variables tcnicas dependiendo del grado de criticada y/o impacto que pueda influir negativamente en la calidad del producto, siendo 1 lo menos critico y 5 lo mas crtico.
VARIABLES TCNICAS INVOLUCRADAS EN EL PROCESO
VALOR SUGERIDO

Producto estril Inyectable Producto estril oftlmico Alta potencia y baja dosis Problemas de disolucin Problemas de uniformidad de contenido Problemas de estabilidad CONTINUAN VARIABLES

5 5 5 5 3 5

Otros tipos de problemas

c. Establecer un valor entre 1 y 5 para cada una de las variables subjetivas dependiendo del grado de criticidad y/o impacto que pueda influir negativamente en la actividad comercial de la empresa, siendo 1 lo menos crtico y 5 lo mas crtico.

VARIABLES SUBJETIVAS INVOLUCRADAS EN EL PROCESO Alto grado de importancia comercial Alto costo por lote Altos volmenes de productividad Otras Variables

VALOR SUGERIDO

Estos valores se debern establecer individualmente para cada producto, basados en el conocimiento del negocio por parte de los funcionarios de XYZ. La anterior apreciacin es de tipo subjetivo y en ella se evaluar para cada producto el grado de impacto sobre la actividad comercial que pudiera tener cada una de esas variables. Estas variables subjetivas se evaluaran en su totalidad para cada producto.

d. Obtener el valor acumulado de las variables subjetivas y multiplicarlo por el valor de la sumatora obtenida de las variables tcnicas, para obtener una respuesta por cada producto.

f. Desarrollar un listado de los productos involucrando las diferentes variables descritas anteriormente que pueda tener.

g. Asignar el valor global estimado para cada una de las variables involucradas, y obtener una calificacin individual para cada producto.

h. A mayor calificacin dada a un producto ser mayor su necesidad de validacin.

2. Ejemplo:

CONTINUA EJEMPLO

Anexo No.3 - FORMATOS 1. PAGINA DE PRESENTACION DE LOS PROTOCOLOS DE VALIDACION O CALIFICACION:

XYZ
PROTOCOLO DE VALIDACION No.
TITULO DEL PROTOCOLO:

NOMBRE DEL PRODUCTO: POTENCIA: TAMAO DEL LOTE: FECHA DE ELABORACION DEL PROTOCOLO: FECHA DE REVISION: FECHA DE APROBACION:

ELABORO: (Nombre y Cargo) REVISARON: (Nombre y Cargo) (Nombre y Cargo)

(Nombre y Cargo) APROBARON:

(Nombre y Cargo)

(Nombre y Cargo)

(Nombre y Cargo)

(Nombre y Cargo)

(Nombre y Cargo)

ANEXO No. 4. FORMATO INVENTARIO DE EVALUACIONES DEL PROGRAMA DE VALIDACION

INVENTARIO DE EVALUACIONES DEL PROGRAMA DE VALIDACIN

FECHA TOPICO DE EVALUACIN NUMERO DE EVALUACIN (CONSECUTIVO) ARCHIVADO EN: RESPONSABLE

Anexo No. 5. LISTADO DE PRODUCTOS DE XYZ DE ACUERDO CON LA FORMA FARMACEUTICA