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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD E INOCUIDAD PROCEDIMIENTO PARA EL RETIRO DE PRODUCTO

Cdigo: PR SGCI-01 Versin: 0

RETIRO DE PRODUCTO

Este documento es confidencial y no puede ser reproducido total o parcialmente sin autorizacin de SBB S.A.

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD E INOCUIDAD PROCEDIMIENTO PARA EL RETIRO DE PRODUCTO


1. OBJETIVO

Cdigo: PR SGCI-01 Versin: 0

El objetivo de este Procedimiento es la recuperacin oportuna y eficaz de productos envasados, desde cualquier punto al que hayan sido despachados. La finalidad es evitar el consumo o uso de dichos productos que podran estar errneamente elaborados, y que podran causar dao, enfermedad o muerte al consumidor. Tambin se aplica en caso de haber entregado productos con problemas de legalidad, al cliente y/o consumidor.

2. ALCANCE Este Procedimiento se aplica a todos los productos producidos, procesados, envasados, etiquetados, almacenados, despachados y puestos en destino final por Sun Belle Berries S.A. SBB S.A. 3. RESPONSABILIDADES Equipo de retiro de productos 3.1 Gerente Negocios: Como Representante Legal de la Empresa, preside el Comit para Manejo de Incidentes de Seguridad que impacten a la Empresa, Responsable de decidir el retiro de un producto y su destino. Autoriza al Gerente de Operaciones a dar entrevistas a medios de comunicacin.

3.2 Gerente de Operaciones: Coordinador del Equipo de Retiros, responsable de organizar el anlisis del incidente, la logstica del retiro de producto y los ensayos de trazabilidad y retiro de producto. Es, adems, quien recibe los reclamos de parte de los clientes y quien se contacta tanto con los integrantes del equipo de retiro, como con el cliente y de manera ocasional con los medios de comunicacin si es que se requiere. 3.3 Jefe Control de Calidad: Debe ser quien coordine la recuperacin de la informacin asociada a los lotes afectados y elabore el informe que posteriormente entregara, al cliente, el Gerente de negocios y/o Gerente de Operaciones 3.4 Responsable Inocuidad y BPA-SBB: Es quien mantiene actualizado el Procedimiento con apoyo controles y archivos efectuados en proceso. de

4.

DOCUMENTOS APLICABLES 4.1 N/A

5. TERMINOLOGA 5.1 Reclamo de Calidad del Producto: Tipo de reclamo acerca de aspectos de calidad del producto en cuanto a: Producto fuera de norma fsico-organolptica o presencia de Materia Vegetal (MV) o Materia Vegetal Extraa (MVE) Cajas deterioradas o en mal estado, sin afectar al producto en aspectos de Seguridad, Higiene y Legalidad. Errores en la documentacin de exportacin, que no afecten la trazabilidad del producto. Palletizado fuera de estndar. Colores de Cajas, etiquetas, etc. fuera de rango del pantn aprobado.
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Este tipo de incidente no afectar a la salud del consumidor. Si este producto No Conforme es hallado en destino final, no procede retiro.

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5.2

Incidente de Higiene y/o Fitosanitario en el Producto: Este tipo de reclamo no afecta a la salud del consumidor, pero puede provocar rechazo por parte del mismo. Estos pueden ser: Presencia de Pelos. Insectos Astillas de Madera y cualquier tipo de Materia Extraa (ME)

5.3

Incidente de Seguridad del Producto: Tipo de reclamo por problemas en que se vea afectada a la Seguridad del consumidor. Este incidente es un reclamo porque el producto provoco dao, enfermedad o muerte al consumidor, y por lo tanto implica una operacin rpida para el retiro del producto del mercado a travs de los canales establecidos, adems de gestionar las acciones pertinentes para evitar el consumo del mismo en caso de que el producto ya est en el mercado. Estos pueden ser: Presencia de organismos patgenos Intoxicacin por pesticidas o exceso de qumicos. Dao por ingerir astillas de vidrio. Falla en la trazabilidad para retiro de producto por falla en el codificado y/o etiquetado de las cajas, etc.

Para este tipo de incidentes se aplica el presente Procedimiento

5.4 Incidente de Legalidad del Producto: Tipo de reclamo en que se vea afectado el cumplimiento legal de los requisitos del producto Peso Neto Menor al establecido legalmente y por el cliente Falta de algn envase con producto en caja master. Embalaje equivocado de acuerdo a lo pedido por el recibidor Ausencia de etiquetas en embalaje Etiquetado Errneo Para este tipo de reclamo se aplica el presente Procedimiento.

6.0 EQUIPOS Y HERRAMIENTAS No Aplica

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7.0 ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO 7.1 Recepcin de Reclamo

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Los reclamos de clientes, ya sean incidentes de Calidad, Seguridad, Higiene y/o Legalidad, son recibidos por el Gerente de Negocios, Gerente de Operaciones o cualquier persona que tenga contacto con el cliente. Los reclamos recibidos son informados al, Jefe de Calidad, Gerente de Negocios y/o Gerente de Operaciones, quienes tendrn que decidir rpidamente la clasificacin de este en Reclamos de Calidad e Higiene o en Incidentes de Seguridad y Legalidad para as canalizarlos para su tratamiento de acuerdo al Procedimiento de Retiro de Producto. Cualquier persona que reciba un reclamo, debe estar consciente de las definiciones de incidentes dadas en el presente procedimiento, para que as la gestin de los mismos sea lo ms rpido y eficaz posible. Si un trabajador de rango menor se informa sobre un incidente con el producto debe informar inmediatamente a su Jefe directo.

7.2 Decisin de Retiro La decisin de retirar un producto del mercado o de destino es tomada por el Gerente General en coordinacin con el recibidor. El retiro de producto se debe realizar dentro de un plazo mximo de 48 hrs. Esta decisin se basa en los siguientes eventos: Quejas formales e informales de clientes, las que pueden ser recibidas por distintos medios llamadas telefnicas, correo, e-mail, fax desde los consumidores o clientes acerca de un producto con problemas de fallas con respecto a temas de legalidad o seguridad del alimento. Frente a alguna amenaza de contaminacin que pudiese producirse dentro o fuera de la empresa. Producto deficiente que ya haya sido despachado, el cual pueda conducir a problemas de seguridad de los alimentos Errores durante los etiquetados, los que pudiesen causar algn problema de fraude econmico

7.3 Retiro de Producto El Gerente General y/o el Gerente de Negocios son quienes deciden el retiro de un producto y si es o no oportuno dar entrevistas en caso de que se vean involucrados los medios de comunicacin. Para un Retiro de Producto, se debe seguir el siguiente Procedimiento: El Gerente de Negocios informa al Gerente de Operaciones sobre el reclamo, este ltimo debe reunir al Equipo de Retiros, les informa el problema, y asigna las tareas segn las capacidades y competencias del personal que compone el equipo. Se debe recolectar todos los datos de produccin, embarques y despachos de acuerdo a las fechas en que se proces el producto a retirar. Se determina el o los lotes de producto que deben ser retirados. Esto de acuerdo a los datos y registros de empaque y despacho, apoyados por sistema computacional de cdigos del producto. (SAP) De estar realizndose algn embarque o haya alguno programado deben ser pospuestos hasta verificar cuidadosamente que no presenten problemas.
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En caso de producto embarcado, se debe lograr la comunicacin con la compaa naviera, para que se de aviso en puerto de destino que no se puede despachar el producto una vez descargado el buque. Las operaciones se deben detener durante el anlisis de causa y solucin al problema. Todos los lotes que quepa sospecha de problema deben ser detenidos, identificados y separados para evitar su distribucin. El Gerente de Operaciones, o la persona que l asigne de su equipo, mantendr informado al o los clientes de manera oportuna sobre problema que podra presentar el producto que han adquirido, mediante comunicados telefnicos o e-mail. El recibidor, ser el nexo entre el consumidor final y SBB S.A. y mediante este se establecer la reparacin de los posibles daos causados a los consumidores finales. Todas las acciones (reuniones, recopilacin de datos, decisiones ya sean retiro de productos u otras y conclusiones) deben quedar registradas con fecha y firmas de responsables.

7.3 Ejercicio Recall Una vez cada temporada, el responsable debe hacer uno dos simulacros de retiro de producto para distintos mercados de destino, y as ver si el procedimiento es operativo en la prctica y se debe archivar los resultados en una carpeta y presentar un informe final de Resultados Retiro de Producto. ANEXO N 1 DE LAS RECLAMACIONES DE CALIDAD. Para todos los reclamos, presentados a SBB S.A. cuya causal se relacione con la Calidad y Condicin de los Productos, incluido Registro de Residuos de Plaguicidas sobre el Limite Aceptado, el Recibidor contactar al Jefe de Control de Calidad, quien deber informar de manera inmediata al Responsable Zonal y este a su vez con el Productor involucrado en el reclamo para solicitar la documentacin necesaria que proporcione la informacin para dar pronta respuesta al cliente.

RED DE CONTACTOS ORGANISMO CERTIFICADOR


NOMBRE
Pedro Aguirre Paola Tepper

CARGO
Gerente Cmi Operaciones

ZONA
Santiago Santiago

E-MAIL
paguirre@nsf.org Ptepper@nsf.org

TELEFONO
96193915 02-2209634

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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD E INOCUIDAD PROCEDIMIENTO PARA EL RETIRO DE PRODUCTO RED DE CONTACTOS EN DESTINO RECIBIDOR
NOMBRE
Janice Honigberg Maru Braemer Mariella Marrero James Walls Jaime Gonzalez

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CARGO
Director General Operaciones Gerente General Gerente General Control de Calidad

ZONA
Chicago Chicago Miami Washington Miami

E-MAIL
janice@sun-belle.com maru@sun-belle.com mariella@sunbelle.com james@sun-belle.com jaime@sun-belle.com

TELEFONO
01-709-3434545 01-709-3434545 01-305-5920005 01-202-8323900 01-305-5920005

RED DE CONTACTOS POR ZONA - CHILE


Julio Giddings Manuel Urmeneta Sebastin Ravinet Michel Pichuantte Nicols Sotomayor Loreto Manzano Gabriela Carrasco Esteban Chacn Luis Rojas Francisco Drner Manuel Navarrete Ingrid Neumann Lilian Raddatz Gerente General Gerente Negocios Gerente de Finanzas Gerente Operaciones Jefe Control de Calidad Agrnomo Zonal Agrnomo Zonal Gerente Zonal Agrnomo Terreno Agrnomo Terreno Agrnomo Zonal Agrnomo Zonal Agrnomo Zonal Santiago Santiago Santiago Santiago Santiago Zona Norte Zona CentroNorte Talca Linares Chillan Linares Chillan Los ngeles Temuco Osorno jgiddings@sun-belle.cl murmeneta@sun-belle.cl sebastian.ravinet @sun-belle.cl mpichuantte@sun-belle.cl nsotomayor@sun-belle.cl lmanzano@sun-belle.cl gcarrasco@sun-belle.cl esteban.chacon@sun-belle.cl lrojas@sun-belle.cl francisco.dorner@sun-belle.cl mnavarrete@sun-belle.cl Ineumann@|sun belle.cl lraddatz@sun-belle.cl 94519066 92567040 92516380 89023308 94078696 93307836 71251943 92781263 92517174 92781306 92355568 92781147

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