Instituto Nacional de Fomento Cooperativo Proceso Desarrollo Estratgico

Gestin del Conocimiento Una exploracin de los principales planteamientos tericos

Lisbeth Araya Jimnez Juan Carlos Cspedes Oreamuno

Tabla de Contenidos

I. Presentacin .................................................................................................................. 3 II. Economa Basada en el Conocimiento y el Aprendizaje EBCA ................................. 3 III. La Sociedad de la Informacin................................................................................... 5 IV. Generacin de Conocimiento Organizacional............................................................ 6 V. Gestin Estratgica del Conocimiento......................................................................... 9 VI. Metodologa de la aplicacin de la Gestin del Conocimiento................................ 12 VII. Consideraciones Finales.......................................................................................... 20 VIII. Recomendaciones .................................................................................................. 21 IX. Referencias: .............................................................................................................. 22

I. Presentacin

El concepto de Gestin del Conocimiento se ha incorporado recientemente a las Teoras de Gerencia y Economa. El origen de esta disciplina se debe a la bsqueda constante de soluciones para la gestin de las organizaciones, orientada a la creacin de valor y a la competitividad sostenida en un entorno de constante cambio. La sociedad experimenta un nuevo modelo econmico basado en el conocimiento, en el que ste tiene un claro valor diferenciador aportando ventajas competitivas a travs de su gestin. En los pases econmicamente ms fuertes, la relacin entre conocimiento y recursos ha cambiado hasta tal punto que el conocimiento se ha transformado en un factor determinante de la produccin, ms que los factores tradicionales como la tierra, las mquinas o el trabajo. Las actuales economas desarrolladas, muy avanzadas tecnolgicamente, estn en realidad basadas en el conocimiento.

II. Economa Basada en el Conocimiento y el Aprendizaje

Las ciencias econmicas han reconocido tradicionalmente dos factores principales de produccin: el trabajo y el capital; sin embargo, desde hace algunos aos, el conocimiento se ha considerado como un factor ms en la generacin de riqueza en las economas. Aunque el conocimiento siempre ha estado implcito en la produccin, posibilitando el desarrollo econmico, no es hasta hace poco que cobr real importancia desde una perspectiva estratgica. El uso de las Tecnologas de Informacin y de la Comunicacin (TIC) provoc un cambio de los paradigmas en los que se basan las economas modernas. Las denominaciones aparecidas para designar los cambios acontecidos, se relacionan con los trminos de economa post-industrial para referirse a la discontinuidad con la anterior economa industrial, o economa post-fordista para evidenciar el fin del paradigma organizativo basado en la especializacin y en la parcelacin de los procesos productivos. En esta nueva economa el recurso por excelencia ya no es el factor econmico tradicional sino el conocimiento; un activo que a pesar de no figurar en la contabilidad, contribuye de forma notable a los resultados de la empresa o la organizacin. Los activos intangibles son una serie de recursos que pertenecen a la organizacin, pero que no estn valorados desde un punto de vista contable. Tambin son activos intangibles las capacidades que se generan en la organizacin cuando los recursos empiezan a trabajar en grupo. A raz de esto, el conocimiento asociado a una organizacin y a una serie de capacidades organizativas se convierte en Capital Intelectual. 3

El concepto ms aceptado es el de Economa basada en el Conocimiento y Aprendizaje (EBCA) conocida como la economa basada en la produccin, distribucin y uso del conocimiento y de la informacin. Las EBCA se centran en la capacidad de innovar y crear valor ms rpido en base al conocimiento y a su expedita actualizacin por medio del aprendizaje. Son sistemas en los que el motor de creacin de valor es el conocimiento y la capacidad para construirlo (CEPAL, 2002). En este contexto, como lo menciona Senge (1998), la capacidad de las empresas de aprender con mayor rapidez que los competidores puede ser la nica ventaja competitiva sostenible. De esta manera, entendemos que los principales detonantes de este paradigma son los siguientes: 1. 2. 3. 4. Cambios en los modelos empresariales Consolidacin de los mercados internacionales de capitales Innovacin en las tecnologas de la informacin y las comunicaciones Formacin de nuevas reas de integracin econmica

Particularmente importante es el tema de los cambios en los modelos empresariales; por ejemplo, la economa fordista se ha conocido como el modelo en el que las empresas cuentan con una organizacin de la produccin por lnea de montaje en la cual las tareas se hallan divididas rgidamente; caracterizado adems por la verticalidad en los procesos de toma de decisin. Este modelo entr en crisis por los cambios del entorno econmico caracterizados por un incremento de la competencia, mayor influencia de los clientes, ciclos de vida de los productos ms cortos y cambios tecnolgicos continuos y acelerados (PricewaterhouseCoopers, 2000). Los cambios en los modelos empresariales se pueden resumir en los siguientes trminos: Mayor capacidad para introducir variaciones en el diseo de productos y procesos. Mayor flexibilidad en los procesos productivos. Especializacin de los equipos de trabajo, permitiendo modificaciones ms rpidas en los planes de produccin. Nuevos esquemas organizativos tendientes a una red integrada de los procesos con nfasis en las conexiones y en los sistemas de interaccin. Nuevo planteamiento en la gestin de los Recursos Humanos. Estas transformaciones han girado el sistema de produccin de los pases, que con la ayuda de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin (TIC) generan dinmicas internacionales inconcebibles en los modelos econmicos anteriores. Hoy da, las empresas venden servicios a otras en el extranjero: en Costa Rica por ejemplo, se venden servicios de anlisis financieros a algunos pases centroamericanos, la informacin se recibe y se enva electrnicamente, abaratando los costos de las empresas contratantes. En Estados Unidos, los exmenes de laboratorio se envan por mensajera express a pases donde los servicios profesionales son ms baratos, y estos envan los resultados de los anlisis va internet (Rodrguez, 2005). Bajo esta lgica, las empresas ms competitivas se caracterizan por la incorporacin y uso eficiente del conocimiento en sus procesos productivos. 4

Todo este marco, plagado de transformaciones es el caldo de cultivo donde surgen las nuevas economas basadas en el conocimiento y aprendizaje (EBCA) las que segn el Banco Mundial, deben estar sustentadas en cuatro pilares (CEPAL, 2002): 1. Un rgimen econmico e institucional que incentive el uso eficiente del conocimiento. 2. Una infraestructura dinmica de la informacin que facilite la comunicacin efectiva y el procesamiento de la informacin. 3. Una poblacin educada y competente. 4. Un sistema eficiente de innovacin. Adems las EBCA se fundamentan en la importancia que otorgan al conocimiento como factor de crecimiento y progreso, convirtindolo en un bien pblico que fortalece la capacidad de generar procesos de aprendizaje social, donde este conocimiento se genera y gestiona estratgicamente con miras a crear procesos de desarrollo sustentable.

III. La Sociedad de la Informacin

Los orgenes de la Sociedad de la Informacin coinciden con lo descrito para el caso de las EBCA; situndose en la dcada de 1970, cuando comenz a percibirse que la sociedad industrial empezaba a evolucionar hacia un modelo de sociedad distinta, en la que el control y la optimizacin de los procesos industriales, fue reemplazndose por el procesamiento y manejo de la informacin. La Sociedad de la Informacin es una fase de desarrollo social caracterizada por la capacidad de sus miembros (ciudadanos, empresas y administracin pblica) para obtener y compartir cualquier informacin, instantneamente, desde cualquier lugar y en la forma que se prefiera (Trejo, 2001). El factor diferencial que introduce la Sociedad de la Informacin es que cada persona u organizacin, no solo dispone de sus propios almacenes de conocimiento, sino que tiene tambin una capacidad casi ilimitada para acceder a la informacin generada por los dems y el potencial para convertirse a s misma en generadora de informacin para otros. Lo peculiar de la Sociedad de la Informacin es precisamente el carcter general e ilimitado que en ella tiene el acceso a la informacin. Es por ella que la expresin Sociedad de la Informacin designa una forma nueva de organizacin de la economa y la sociedad. Este fenmeno va muy ligado a otro denominado globalizacin o mundializacin. El punto de enlace entre ambos es la capacidad de las potencias econmicas y culturales de difundir informacin ilimitadamente a todo el mundo, a travs de una lgica de concentracin de la salida de informacin desde el centro hacia la periferia.

As los medios de comunicacin se han convertido en el espacio de interaccin social por excelencia, lo cual implica mayores facilidades para el intercambio de ideas y preocupaciones pero, tambin, una riesgosa supeditacin a los consorcios que tienen mayor influencia, particularmente en los medios de difusin abierta. El empleo de los nuevos medios requiere destrezas que van ms all de la habilidad para abrir un programa o poner en marcha un equipo de cmputo. Se necesitan aprendizajes especficos para elegir entre aquello que nos resulta til y lo mucho que no lo es. Una de las consecuencias apreciables de la globalizacin, es la capacidad de esas industrias mediticas para uniformar, al menos en algunos casos, los gustos culturales de sociedades muy diversas. Pero no es prudente ahora profundizar en el tema de la globalizacin, pues aunque debe mencionarse en el momento que se habla de Sociedad de la Informacin, pero su desarrollo es materia para un tratado aparte. Lo que ms nos interesa destacar es que en este contexto de globalizacin, la generacin de conocimiento en las organizaciones y empresas y la capacidad de discriminar entre la informacin til y la no til, es una temtica que ha hecho surgir estrategias de manejo del conocimiento.

IV. Generacin de Conocimiento Organizacional

La aparicin de la economa basada en el conocimiento supone que la capacidad de una empresa de crear valor ya no depende exclusivamente de su capacidad financiera y de produccin. Se viene constatando desde hace algunos aos que la informacin y el conocimiento son una fuente primordial para la creacin de riqueza. El conocimiento se adquiere por medio del aprendizaje, de ah que la capacidad de aumentar el conocimiento almacenado depende de la capacidad que tenga la organizacin de aprender. El Aprendizaje Organizacional es la adquisicin de conocimientos y su aplicacin que promueven el desarrollo de la organizacin (CEPAL, 2002). Puede darse en diferentes momentos, descifrando cmo otras personas realizan determinadas tareas, mediante trabajo en equipos en la solucin de problemas o simplemente leyendo informes. En los centros de investigacin y desarrollo de las empresas se construye un conocimiento cientfico y tcnico que va a circular en los otros sistemas; pero tambin se produce conocimiento en los procesos de trabajo de los diversos mbitos de una sociedad; a raz de esto se produce la necesidad de administrar la generacin de ese conocimiento nuevo. De esto se deriva una mxima: no solo hay que desarrollar alta tecnologa, sino tambin aumentar la capacidad de las personas e instituciones en la adquisicin, generacin, difusin y uso del conocimiento ms efectivamente para producir desarrollo social y crecimiento econmico (CEPAL, 2002). 6

Lo que distingue a una empresa de xito es su capacidad de disear nuevas estrategias que cambien las reglas del juego competitivo en su sector. La innovacin estratgica es considerada el medio por el cual una empresa puede superar sus desventajas, descubriendo nuevas formas de combinar los recursos. De esta manera, segn los tericos de estos nuevos enfoques, la rentabilidad de una empresa no viene determinada por el sector en el que opera sino por las estrategias que aplica. Las empresas deben ser capaces de renovarse y competir con las ms jvenes y dinmicas a travs de la innovacin. Sin embargo, la innovacin no es un tangible susceptible de ser diseado, creado o comprado. La innovacin surge cuando confluyen una serie de conocimientos, ideas y experiencias en las circunstancias y condiciones favorables (PricewaterhouseCoopers, 2000). Puesto que la innovacin tiene su origen en el conocimiento, el proceso debe partir de la consideracin de todas sus formas. Segn lo expone la CEPAL, existen tres tipos de conocimiento: Conocimiento externo explcito: constituye, por ejemplo, los informes de consultores, documentos de centros de investigacin, u otras fuentes. Conocimiento interno explcito: consiste en los informes, materiales de presentacin de proyectos, manuales, creados dentro de la organizacin o empresa. Conocimiento interno tcito: experiencias, ideas, habilidades, propias de las personas que trabajan en la organizacin.

La disciplina de la gestin del conocimiento parte de un supuesto fundamental que reconoce que la capacidad de innovar y generar conocimiento est contenida en cada persona, porque todas las personas tienen maneras especficas de realizar sus labores. Cada quien busca la mejor manera de cumplir con sus metas, y en ese esfuerzo se genera conocimiento que de lograr ser almacenado y transmitido a los dems se convierte en un recurso de gran valor para la organizacin. Ese conocimiento producto de la experiencia es denominado conocimiento tcito y comprende los modelos mentales, pautas, habilidades, percepciones, creencias y valores que una persona o una comunidad poseen en su mente o en su cultura, que les permite acceder a otros conocimientos ms complejos o resolver problemas. Este conocimiento es difcil de articular pues un lenguaje cotidiano no permite transmitir, por ejemplo, la experiencia de un trabajador; por esta razn se puede comunicar pero no se puede transferir, puesto que no se puede asegurar que las otras personas lo comprendern y se apropiarn de l. Para ello es necesario crear cdigos que faciliten su transmisin y hagan ese conocimiento comprensible para el resto de personas dentro de una organizacin. Este conocimiento surge de la reflexin personal y de las respuestas que cada persona encuentra a sus necesidades. 7

Por otra parte, y complementariamente, existe lo que se conoce como conocimiento explcito que comprende las frmulas, ecuaciones, reglas, soluciones, productos, libros, bases de datos, textos, procedimientos, polticas y diseos que produce la organizacin o la empresa. Este conocimiento se transmite por medio de cualquier expresin escrita y se puede conceptuar. Su transmisin es mucho ms fcil que la el conocimiento tcito. El conocimiento organizacional, por lo tanto, se crea a travs de un proceso de interaccin continua y dinmica entre el conocimiento tcito y explcito. Sin embargo, el conocimiento necesita de un contexto compartido y un lenguaje compartido que sirva de medio para crear significados. La Gestin del Conocimiento se origin por la necesidad de administrar eficientemente el conocimiento tcito y de transformarlo en conocimiento explcito. Si el conocimiento no se gestiona de alguna forma, ya sea almacenndolo o hacindolo circular, se corre el riesgo de perder el principal factor diferenciador que promueve la sinergia en la innovacin o en el cambio (CEPAL, 2002). La innovacin y el Aprendizaje organizacional se convierten, a la vez, en procesos que incrementan el capital intelectual, pero tambin tenemos que destacar el valor de la gestin de la informacin y de las personas que forman parte de la organizacin que permite que el conocimiento fluya a travs de toda la organizacin. En el desarrollo del conocimiento de las personas, intervienen factores tales como la capacitacin tradicional, entendida como el entrenamiento y formacin necesarios para desempear una funcin o tarea determinada, el aprendizaje, entendido como la capacitacin necesaria para afrontar los retos futuros; y, por ltimo, el crecimiento humano, resultante de la suma de factores tales como creatividad, innovacin y liderazgo personal. Para una organizacin, es tan importante la formacin intelectual de sus empleados como la disponibilidad de stos a mostrar una postura abierta y positiva ante los nuevos retos a los que se enfrente dentro de la empresa, a saber rectificar y reconocer errores, y en definitiva, a huir de razonamientos inmovilistas y defensivos que bloqueen el aprendizaje y limiten las posibilidades de crecimiento de la empresa y del trabajador o trabajadora. Actualmente, el xito de las organizaciones depende, en gran medida, de su capacidad para potenciar el capital intelectual del que disponen. Este capital, est formado por los activos intangibles que tienen su origen en los conocimientos, habilidades, valores y actitudes de las personas. Las organizaciones y empresas en las que el conocimiento es relevante y visto como un recurso estratgico, se caracterizan por una mayor sensibilidad al entorno, mejor adaptabilidad a los cambios, mejor distribucin y rendimiento del personal, mayor capacidad creativa, mejor uso de sus activos existentes y por un rendimiento y competitividad mayor que las organizaciones no abiertas al aprendizaje. 8

La empresa que aprende hace al trabajador o trabajadora partcipe de sus metas y objetivos, es capaz de crear e identificar futuros lderes y de contribuir al enriquecimiento del grupo facilitando el flujo de conocimientos y alimentando la autoestima, el compromiso y la responsabilidad de los que lo comparten. Adems, capacita al trabajador para la toma de decisiones fundamentadas. Estas empresas son, en definitiva, sistemas basados en las personas y en la participacin y gestin de las propias competencias.

V. Gestin Estratgica del Conocimiento

En este nuevo contexto, se hace evidente que gestionar bien los procesos que incentiven la creacin, uso y difusin del conocimiento se convierte en tarea primordial para cualquier economa, organizacin y empresa inmersa en un mundo en constante modificacin. Surge as el concepto de la Gestin del Conocimiento entendida como el proceso que continuamente asegura el desarrollo y aplicacin de todo tipo de conocimientos pertinentes en una organizacin, con el objeto de mejorar su capacidad de resolucin de problemas y as contribuir a la sostenibilidad de sus ventajas competitivas. Siendo el capital intelectual la principal fuente de riqueza de las organizaciones es totalmente lgico que la direccin de las mismas preste una atencin especial a la gestin eficaz del mismo. La Gestin del Conocimiento (GC) se erige como el enfoque fundamental que una organizacin o empresa debe adoptar para lograr el acceso generalizado al conocimiento. Entre sus principales tareas se encuentran las de localizar y comunicar entre s a los integrantes de una organizacin, establecer sistemas de gestin documental eficaces y accesibles a todos los miembros de la empresa u organizacin y trabajar en un entorno de red ptimo para el intercambio de informacin interna y externa. Como se mencion anteriormente, el conocimiento ha llegado a ser un factor preponderante en los modelos econmicos actuales, sin embargo es un recurso que difiere de las premisas de las que parten los otros; algunas particularidades del conocimiento como recurso son: No tiene rendimientos decrecientes como los bienes fsicos, sino que por el contrario crece con su uso. Con respecto a su propiedad funciona de forma absolutamente diferente a los bienes fsicos ya que cuando se da, no se pierde sino que todava se posee. Teniendo en cuenta las dos afirmaciones anteriores vemos que la forma de explotar el conocimiento es precisamente compartindolo.

Este disciplina tiene por objetivo generar, compartir y utilizar el conocimiento y propiciar los aprendizajes organizacionales como mecanismo para sustentar los planes estratgicos de desarrollo a mediano y largo plazo (CEPAL, 2002). Una organizacin necesita reconocer el conocimiento disperso entre su personal, sintetizarlo e incorporarlo en las actividades organizacionales para impulsar un proceso continuo de innovacin. Segn lo expone la CEPAL, en la definicin de la disciplina de la Gestin del Conocimiento se reconoce que las organizaciones poseen tres mbitos o sistemas de funcin: Legal / burocrtico Organizacional / logstico mbito de innovacin

A partir de esto, La Gestin del Conocimiento procura mantener un equilibrio en las relaciones de estos tres mbitos; de manera que no haya mucha influencia vertical (control) que anule la capacidad de innovacin de los sectores ms dinmicos, ni que haya tan poca influencia que el mbito de innovacin se suma en la entropa. Existen diferentes enfoques que explican el papel del conocimiento dentro de las organizaciones. La visin del Conocimiento como Objeto (CEPAL, 2002), sostiene que los conocimientos son objetos que se pueden almacenar y manipular, y que la clave de la gestin del conocimiento se encuentra en aumentar el stock de conocimiento a travs de su codificacin y almacenamiento. La visin del Conocimiento como Acto afirma que este no es, bajo ninguna circunstancia, un objeto y que por lo tanto no se puede almacenar o reutilizar, y por supuesto no se puede gestionar. Lo que se almacena y reutiliza es informacin y lo que se gestiona es la seleccin y distribucin de informacin relevante, pero el acto de conocer exige la presencia de un conocedor que irremediablemente formar parte de un contexto determinado que influir en dicho conocimiento y en su utilizacin (Arbonies, 2004). Diversos autores reconocen que factores como el individualismo y las visiones de corto plazo dentro de la organizacin, dificultan la puesta en prctica de estrategias de gestin del conocimiento. Es indispensable que exista dentro de la organizacin una cultura orientada al conocimiento, la cual implica capacidad de trabajo en equipo, visin clara de las ventajas de incorporar el conocimiento a las actividades y existencia de canales efectivos de comunicacin. La presencia de un lenguaje organizacional que permita la transmisin de conocimientos entre individuos que presentan diferencias sustanciales en cultura, profesiones y experiencias, es tambin fundamental en el xito de estas estrategias. En este punto, surge el concepto de navegabilidad del conocimiento, el cual se entiende como una operacin organizacional que permite la distribucin eficiente del conocimiento para crear nuevas ideas y conocimiento (CEPAL, 2002) 10

Cuando se implementa formalmente la Gestin del Conocimiento, los sistemas se vuelven cada vez ms interconectados y eficientes, en el caso del sector pblico, de acuerdo con lo expuesto por CEPAL se da un cambio en la relacin Estado- Ciudadano que hace que los procesos se tornen ms visibles, dinmicos, adems de que el contacto entre ambos aumenta en intensidad y calidad (CEPAL, 2002). No obstante, segn la misma fuente, las estrategias de Gestin del Conocimiento en el sector pblico es casi exclusiva de los pases desarrollados; para el caso de Latinoamrica, son muy pocas las experiencias existentes. Existe una coincidencia entre las fuentes revisadas que sostienen que la Gestin del Conocimiento como estrategia dentro de una organizacin pasa por un proceso en el que se consolidan las acciones propias de la disciplina, en dicho proceso se diferencian etapas como las descritas a continuacin: Primera etapa: Constituye el diagnstico inicial de la Gestin del Conocimiento con la intencin de determinar el estado en que se encuentra el sistema en cuanto a tecnologa, procesos, personas y valores. Segunda etapa: corresponde al momento de la definicin de los objetivos del conocimiento, es decir, aquellos que proporcionan la direccin a la Gestin del Conocimiento como estrategia. Tercera etapa: consiste en la produccin de conocimiento organizacional el cual es la base de sustentacin de los procesos de aprendizaje, permitiendo el desarrollo de las capacidades de adaptacin que requieren las organizaciones frente a los cambios del entorno. Cuarta etapa: esta es la etapa de almacenaje y actualizacin del conocimiento y consiste en el almacenamiento de los conocimientos previamente codificados en repositorios a los que los usuarios pueden tener fcil acceso. Esta fase, requiere de las labores de codificacin, catalogacin y depuracin. Quinta etapa: la etapa de circulacin y utilizacin de conocimientos se relaciona con la creacin de espacios de conversacin e intercambio adecuados para la circulacin del conocimiento en la organizacin. Sexta etapa: la medicin del desempeo constituye la ltima etapa cuyo objetivo es determinar en qu manera de Gestin del Conocimiento est generando impactos en la organizacin en trminos de eficiencia y efectividad de los procesos principales de la Gestin del Conocimiento que son la Generar, compartir y utilizar el conocimiento.

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VI. Metodologa de la aplicacin de la Gestin del Conocimiento

Para llevar a cabo los procesos de la Gestin del Conocimiento, existen diversas herramientas tiles en las diferentes etapas de la estrategia. Sin embargo, un sistema de Gestin del Conocimiento debe tener como base una plataforma tecnolgica que permita la implementacin de dichas herramientas, debido principalmente al hecho de que en este punto, el papel de las TIC se vuelve trascendental en la instauracin de estos sistemas. Obviamente el papel de los Estados en este tema es de gran importancia tambin en cuanto al aseguramiento de una infraestructura tecnolgica que permita a las empresas y organizaciones desarrollar estos recursos en sus propias sedes. Por otra parte, la creacin de cdigos que permitan procesos de comunicacin, circulacin y difusin del conocimiento es un esfuerzo paralelo en la aplicacin de una estrategia de Gestin del Conocimiento, con esto nos referimos a la existencia de un lenguaje comn entre los miembros de la organizacin. Por otra parte, hay un detalle de gran relevancia para la implementacin de sistemas de GC, que consiste en la existencia de lo que los autores llaman cultura de compartir. Para que los trabajadores de una organizacin o empresa compartan los conocimientos que han adquirido a lo largo de su carrera y de los diversos procesos de formacin, es necesario que exista en el contexto un conjunto de motivaciones que propicien el intercambio de conocimientos entre los trabajadores. Una vez que se cuente con estos factores facilitadores para la incorporacin de estrategias de Gestin del Conocimiento, se pueden aplicar diversas tcnicas y metodologas para apoyar los procesos de generacin almacenamiento y circulacin del conocimiento. En este punto, los subsistemas de recursos humanos, informtica y planeacin estratgica deben integrarse y ubicar las TIC, la capacitacin y el planeamiento en una dinmica de mayor conectividad para propiciar una exitosa estrategia de GC. Podemos mencionar algunas de las tcnicas existentes en materia de GC, pero aclarando que no solo existe gran cantidad de ellas, sino que su utilizacin depende en mucho del contexto y de la dinmica de la organizacin donde se apliquen. Asimismo, la creacin o modificacin de herramientas que faciliten los procesos de la GC, es siempre una alternativa en dichos procesos. As por ejemplo, un modelo bsico de GC se centra en maximizar recursos, basndose en la gestin por competencias (identificacin de competencias, focalizacin de capacitacin y administracin de competencias) y en la gestin de las TIC. A partir de esto, se les proporciona a los usuarios del conocimiento organizacional acceder rpidamente a este, disminuyendo los tiempos de bsqueda, gracias a la instauracin de lenguajes y mapas conceptuales. 12

El mapeo del conocimiento es una herramienta cuyas principales tcnicas son: Mapeo histrico Mapeo Bibliomtrico Mapeo cognoscitivo Mapeo de conceptos Mapas geogrficos del conocimiento.

Podemos mostrar otras herramientas que ayudan a generar, compartir y utilizar los conocimientos que producen las personas en el entorno de trabajo, segn el rea de accin de ellas: Herramientas para diagnosticar las prcticas de Gestin del Conocimiento: Cuestionarios de preguntas sobre la forma en que se gestiona el componente humano, el soporte tecnolgico y los procedimientos de captura, almacenamiento, distribucin y circulacin del conocimiento. Conversaciones, entrevistas, grupos focales orientados a explorar sobre el valor que se asigna dentro de la organizacin al conocimiento y a la prctica de la GC. Recuento de la informacin, datos y cualquier tipo de conocimiento codificado existente en la organizacin. Herramientas para almacenaje, circulacin y utilizacin de conocimientos: Bancos de contenidos (administradores de contenidos, sistemas de almacenamiento web, bases de datos, etc). Motores de bsqueda (productos software diseados para proporcionar informacin a los usuarios mediante medios electrnicos) Acceso a conocimiento experto (productos software que permiten el contacto con personas expertas en diversos temas) Espacios de aprendizaje (desarrollo de actividades en ambientes reales o virtuales en la lgica de enseanza - aprendizaje) Espacios de conversacin (grupos de discusin que permitan la interaccin entre los individuos)

Para la etapa de diagnstico o puede emplearse diversos tipos de herramientas como lo son: mapas de conocimiento organizacional diagnstico de practicas habituales evaluacin de las capacidades de la organizacin

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No obstante, es claro que en muchas organizaciones y empresas, las actividades de capacitacin son las ms frecuentes como formas de GC. Ciertamente los procesos de capacitacin y formacin para los funcionarios y funcionarias son una manera eficiente de generar conocimiento; sin embargo, la manera en que se aprovechan estas dinmicas y los controles que se tenga sobre ellos son lo que en realidad hacen referencia a estrategias de Gestin del Conocimiento. Es responsabilidad de los directivos o de los estrategas del conocimiento, fijar los objetivos que se buscan con la actividad de formacin o capacitacin que se programe. Adems, durante el curso o entrenamiento, debe haber dinmicas que le permitan a los directivos evaluar el progreso y la adquisicin de conocimientos producto de la capacitacin. Los resultados de los procesos de formacin y capacitacin pueden maximizarse a travs de estas actividades, en el contexto de una estrategia de GC: Dar recompensas e incentivos a los empleados para que utilicen las destrezas y habilidades conseguidas en la formacin. Dar refuerzo positivo y animar a los empleados en sus esfuerzos por utilizar las nuevas aptitudes y destrezas en el trabajo. Proporcionar informacin puntual sobre su rendimiento. Eliminar obstculos a la transferencia, identificados en las conversaciones con los empleados y otros actos de evaluacin. Hacer los cambios necesarios en el sistema para facilitar la transferencia. Establecer un proceso de trabajo bien definido. Facilitar los equipos, herramientas y materiales necesarios. Mejorar las condiciones en que se realiza el trabajo. Organizar reuniones con los empleados y el formador para analizar el uso de los nuevos conocimientos y aptitudes en el trabajo.

Por medio de estas actividades el directivo dispone de herramientas que le permiten evaluar tanto las actividades de formacin como a los participantes en ellas, facilitndole informacin de retorno y permitindole la realizacin de cambios oportunos. Complementariamente, podemos mostrar ejemplos de modelos de GC propuestos por diferentes organizaciones o tericos, en los que se puede visualizar las herramientas utilizadas, de acuerdo a la etapa del ciclo de la Gestin del Conocimiento.

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Modelo de Gestin del Conocimiento de KPMG Consulting (Red internacional de firmas de servicios profesionales pertenecientes a KPMG International, Suiza)

El modelo parte de la siguiente pregunta: qu factores condicionan el aprendizaje de una organizacin y qu resultados produce dicho aprendizaje?. Una de las caractersticas esenciales del modelo es la interaccin de todos sus elementos, que se presentan como un sistema complejo en el que las influencias se producen en todos los sentidos. La estructura organizativa, la cultura, el liderazgo, los mecanismos de aprendizaje, las actitudes de las personas, la capacidad de trabajo en equipo, etc., no son independientes, sino que estn conectados entre s. Factores condicionantes del aprendizaje 1.- Compromiso firme y consciente de toda la empresa, en especial de sus lderes, con el aprendizaje generativo, continuo, consciente y a todos los niveles. El primer requisito para el xito de una iniciativa de gestin del conocimiento es reconocer explcitamente que el aprendizaje es un proceso que debe ser gestionado y comprometerse con todo tipo de recursos. 2.- Comportamientos y mecanismos de aprendizaje a todos los niveles. La organizacin como ente no humano slo puede aprender en la medida en que las personas y equipos que la conforman sean capaces de aprender y deseen hacerlo. Disponer de personas y equipos preparados es condicin necesaria pero no suficiente para tener una organizacin capaz de generar y utilizar el conocimiento mejor que las dems. Para lograr que la organizacin aprenda es necesario desarrollar mecanismos de creacin, captacin, almacenamiento, transmisin e interpretacin del conocimiento, permitiendo el aprovechamiento y utilizacin del aprendizaje que se da en el nivel de las personas y equipos. Los comportamientos, actitudes, habilidades, herramientas, mecanismos y sistemas de aprendizaje que el modelo considera son: La responsabilidad personal sobre el futuro (proactividad de las personas). La habilidad de cuestionar los supuestos (modelos mentales). La visin sistmica (ser capaz de analizar las interrelaciones existentes dentro del sistema, entender los problemas de forma no lineal y ver las relaciones causa-efecto a lo largo del tiempo). La capacidad de trabajo en equipo. Los procesos de elaboracin de visiones compartidas. La capacidad de aprender de la experiencia. El desarrollo de la creatividad. La generacin de una memoria organizacional. 15

Desarrollo de mecanismos de aprendizaje de los errores. Mecanismos de captacin de conocimiento exterior. Desarrollo de mecanismos de transmisin y difusin del conocimiento.

Si se consigue que las personas aprendan, pero no convierten ese conocimiento en activo til para la organizacin, no se puede hablar de aprendizaje organizacional. La empresa inteligente practica la comunicacin a travs de diversos mecanismos, tales como reuniones, informes, programas de formacin internos, visitas, programas de rotacin de puestos, creacin de equipos multidisciplinarios 3.- Desarrollo de las infraestructuras que condicionan el funcionamiento de la empresa y el comportamiento de las personas y grupos que la integran, para favorecer el aprendizaje y el cambio permanente sin embargo, algunas condiciones organizativas pueden actuar como obstculos al aprendizaje organizacional, bloqueando las posibilidades de desarrollo personal, de comunicacin, de relacin con el entorno, de creacin, etc. Las caractersticas de las organizaciones tradicionales que dificultan el aprendizaje: Estructuras burocrticas. Liderazgo autoritario y/o paternalista. Aislamiento del entorno. Autocomplacencia. Cultura de ocultacin de errores. Bsqueda de homogeneidad. Orientacin a corto plazo. Planificacin rgida y continuista. Individualismo.

Los resultados del aprendizaje. Una vez analizados los factores que condicionan el aprendizaje, el modelo refleja los resultados que debera producir ese aprendizaje. La capacidad de la empresa para aprender se debe traducir en: La posibilidad de evolucionar permanentemente (flexibilidad). Una mejora en la calidad de sus resultados. La empresa se hace ms consciente de su integracin en sistemas ms amplios y produce una implicacin mayor con su entorno y desarrollo. El desarrollo de las personas que participan en el futuro de la empresa.

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Modelo de Gestin del Conocimiento KMAT de Arthur Andersen (Empresa auditora Multinacional) Se reconoce la necesidad de acelerar el flujo de la informacin que tiene valor, desde los individuos a la organizacin y de vuelta a los individuos, de modo que ellos puedan usarla para crear valor para los clientes. Segn este modelo la Gestin del Conocimiento cuenta con dos lneas de responsabilidad: Desde la perspectiva individual, la responsabilidad personal de compartir y hacer explcito el conocimiento para la organizacin. Desde la perspectiva organizacional, la responsabilidad de crear la infraestructura de soporte para que la perspectiva individual sea efectiva, creando los procesos, la cultura, la tecnologa y los sistemas que permitan capturar, analizar, sintetizar, aplicar, valorar y distribuir el conocimiento.

El modelo consta de dos sistemas necesarios para el uso estratgico del conocimiento: 1.- Sharing Networks (redes para compartir) Acceso a personas con un propsito comn a una comunidad de prctica. Estas comunidades son foros virtuales sobre los temas de mayor inters de un determinado servicio o industria. Existen ms de 80 comunidades de prcticas. Ambiente de aprendizaje compartido o Virtuales: escenarios en lnea, bases de discusiones, etc. o Reales: talleres, proyectos, etc.

2.- Conocimiento empaquetado Metodologas y herramientas. Biblioteca de propuestas e informes.

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Proceso de Creacin del Conocimiento Segn Takeuchi y Nonaka El proceso de creacin del conocimiento para Nonaka y Takeuchi es a travs de un modelo de generacin de conocimiento mediante dos espirales de contenido epistemolgico y ontolgico. Es un proceso de interaccin entre conocimiento tcito y explcito que tiene naturaleza dinmica y continua. Se constituye en una espiral permanente de transformacin ontolgica interna de conocimiento, desarrollada siguiendo 4 fases que podemos ver de forma grfica en la siguiente figura:

La Socializacin, es el proceso de adquirir conocimiento tcito a travs de compartir experiencias por medio de exposiciones orales, documentos, manuales y tradiciones y que aade el conocimiento novedoso a la base colectiva que posee la organizacin; La Exteriorizacin, es el proceso de convertir conocimiento tcito en conceptos explcitos que supone hacer tangible mediante el uso de metforas conocimiento de por s difcil de comunicar, integrndolo en la cultura de la organizacin; es la actividad esencial en la creacin del conocimiento;

Modelo propuesto por Nonaka, I., Takeouchi, H. (1995): The knowledge-creating company, Oxford University Press, New York

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La combinacin, es el proceso de crear conocimiento explcito al reunir conocimiento explcito proveniente de cierto nmero de fuentes, mediante el intercambio de conversaciones telefnicas, reuniones, correos, etc., y se puede categorizar, confrontar y clasificar para formas bases de datos para producir conocimiento explcito. La Interiorizacin, es un proceso de incorporacin de conocimiento explcito en conocimiento tcito, que analiza las experiencias adquiridas en la puesta en prctica de los nuevos conocimientos y que se incorpora en las bases de conocimiento tcito de los miembros de la organizacin en la forma de modelos mentales compartidos o prcticas de trabajo

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VII. Consideraciones Finales

Algunos aspectos que deben tomarse en cuenta a la hora de leer este tratado, sobre todo dentro de la ptica del INFOCOOP, se relacionan con el hecho de que la disciplina de Gestin del Conocimiento, surgi y se desarrolla como parte del rea de las ciencias econmicas, particularmente desde enfoques de Gerencia y la Administracin y que su aplicacin en el sector pblico, muestra algunas diferencias. El tema de la innovacin, por ejemplo, est muy marcado por la nocin de la competencia dentro del contexto de las economas de escala; no se puede pretender aplicar los mismos modelos de Gestin del Conocimiento propios de las empresas a organizaciones con proyeccin social. Dentro de la perspectiva empresarial, la GC ayuda a las empresas a mantener niveles altos de competitividad. Mientras que en el sector pblico, la intencin de aplicar este tipo de estrategias se orienta al aprovechamiento de los recursos y a la mejor atencin de las demandas sociales. Posiblemente, la mezcla de competencias entre los sistemas descritos anteriormente (legal, organizacional y mbito de innovacin) no permite que se aproveche el conocimiento generado dentro de las especificidades de una labor. Si un funcionario realiza labores que no corresponden a su rea, y que bien podran llevarse a cabo por otro funcionario ms apto, tiene menos oportunidad de procesar el conocimiento que ha generado a partir de su experiencia que al dedicarse de lleno a su funcin. Principalmente en los sistemas de innovacin, las personas no deberan exceder sus competencias, para que no haya ni entropa ni perdida de conocimientos por no haber tenido tiempo para procesarlos. Sin embargo, no debe confundirse eso con la tcnica de rotacin de puestos, que consiste en alternar las funciones de los empleados para evitar la concentracin del conocimiento en pocas personas y en lugar propiciar el flujo del mismo dentro de la organizacin.

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VIII. Recomendaciones

Por constituir este estudio solamente un acercamiento al tema de la Gestin del Conocimiento, procedemos a recomendar algunos esfuerzos pertinentes para profundizar en el tema y llevarlo a un nivel prctico dentro del INFOCOOP. Primero, es conveniente buscar sobre experiencias de prctica de modelos de Gestin del Conocimiento en organizaciones costarricenses, de manera que se pueda crear una nocin de qu tipo de esfuerzos se realizan en esta misma lgica. Adems, realizar un estudio de esos para determinar sus caractersticas principales. Por otra parte, es de gran inters identificar las actividades realizadas en el INFOCOOP que constituyan prcticas propias de los modelos de Gestin del Conocimiento. Para ello, puede ser de utilidad la referencia a las herramientas de GC mencionadas anteriormente. Proponer metodologas para el diagnstico de estrategias de Gestin del Conocimiento aplicables en el INFOCOOP. Igualmente, se recomienda elaborar un mapeo del conocimiento por Procesos y registrarlo en una base de datos con la descripcin de las competencias de cada una de estas dependencias. Finalmente es recomendable evaluar el nivel de cultura del conocimiento existente en la institucin, para conocer la aptitud de los y las funcionarias hacia lo que es compartir conocimientos.

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IX. Referencias

Alpizar, Adriana; Gmez, Karoline. Estrategia para la Administracin del Conocimiento en el Instituto Interamericano de Cooperacin Agrcola Mediante el uso de las Tecnologas de Informacin. Proyecto Final de Graduacin, UNA 2004 Arbonies, ngel. Trasformar la Organizacin para crear Conocimiento. Centro de Investigacin en Gestin. Mondragn Corporacin Cooperativa. Espaa, 2004. http://www.mcc.es/esp/index.asp CEPAL. Introduccin a la gestin del conocimiento y su aplicacin al sector pblico. Serie Manuales No. 22. Santiago de Chile, 2002 Modelos de Gestin del Conocimiento http://www.gestiondelconocimiento.com/modelos_kpmg.htm PricewaterhouseCoopers La gestin del Conocimiento: Tercer Factor Knowledge Managment, Espaa, 2000 http://www.pwcglobal.com/es/esp/ins-sol/spec-int/El_tercer_factor.PDF Rodrguez, Patricia. El uso de las Tecnologas de la Informacin y el Conocimiento en el sector productivo costarricense y la sociedad de la informacin y el conocimiento. Conferencia impartida en el marco de la VI Jornada de reflexin y Formacin del PROSIC, UCR, San Pedro. Setiembre 2005 Senge, Peter. La Quinta Disciplina. Ediciones Grnica. Mxico, 1998 Trejo, Ral. Vivir en la Sociedad de la Informacin Orden global y dimensiones locales en el universo digital. Monografa. Revista Iberoamericana de Ciencia , Tecnologa, Sociedad e Innovacin. Mxico. 2001

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