PROCEDIMIENTO PARA TOMA FISICA DE INVENTARIOS OBJETIVO: Asegurar y verificar que el material disponible registrado como inventario, segn

el sistema de informacin, corresponde al que se encuentra fsico en nuestras bodegas, y as concluir que la informacin en los E/F es veraz y que el control y manejo al inventario se realiza en debida forma.

Con el fin de llevar a cabo un exitoso inventario se requiere cumplir con el procedimiento que describiremos a continuacin:

a) Procedimientos Antes de La Toma Fsica

ALISTAMIENTO DE BODEGAS: Las bodegas o almacenes, debern contar con las condiciones mnimas de organizacin, adecuacin de espacios fsicos que permitan el conteo y la debida marcacin de la mercanca, la cual debe estar ubicada y separada por lnea de producto y referencia, esto har que el conteo se realice de forma gil y oportuna. Esta labor ser responsabilidad de la persona encargada del control fsico de estos inventarios. Se deber efectuar una inspeccin a las bodegas antes del inicio, con el fin de observar el debido alistamiento de bodegas. Es importante que esta tarea se realice con anticipacin y no justo un da antes del inventario, pues ser imposible tener el ciento por ciento de organizacin. Se aconseja separar la mercanca que presente imperfecciones, daos, etc para que pueda ser identificad en la toma.

CORTE DE OPERACIONES Y DOCUMENTOS: La operacin de ingreso (entrada) y retiro (salida) de mercancas de almacn deber ser suspendida antes del inicio de la toma, con el fin de realizar el corte de documentos manejados por la bodega, (recepciones, notas de entrega, y dems documentos soporte), de los cuales se requiere el listado de corte emitido por el sistema de informacin, esto con el fin de asegurar que el 100% de la operacin de recepcin y entrega se encuentre culminado. Es importante tener claro que no podr existir ningn pedido pendiente de facturar, despachar, remisionar etc., pues lo anterior entorpece la labor de la toma fsica del inventario y desvirta la informacin del sistema, frente al conteo fsico.

De la misma manera se deber suspender todo movimiento del almacn, tales como transferencias, prestamos etc. ENVIO DE MERCANCIA A LOS CLIENTES: Es importante que la Gerencia en conjunto con sus Asesores programen el inventario de la Ca. con sus clientes, de tal manera que

los despachos se realicen oportunamente antes de la fecha del mismo, esto garantiza organizacin y control de la operacin para la toma fsica.

CIERRE DE RECEPCION DE MATERIAL: El rea de Compras, deber asegurar al rea de Logstica la llegada de material a bodega, con la debida antelacin posible, para la cual se ha acordado una fecha mxima de recepcin por parte de nuestros proveedores ,esto con el fin de evitar que a ultima hora llegue mercanca. Por tanto ser responsabilidad de los Analistas de compras programar con sus proveedores las entregas de mercanca en esta semana.

ALISTAMIENTO DE INFORMACIN: El rea responsable de la toma ser la encargada de tener toda la informacin que se requiere, para la toma fsica, por ende deber imprimir todos los listados emitidos por el sistema de informacin, por lnea y referencia (sin cantidades), tenerlos debidamente grapados, organizados y listos para ser entregados al Coordinador de cada grupo de conteo. Adems ser responsabilidad del rea tener listo el sistema de informacin para que el mismo sea alimentado con los resultados de la toma fsica del inventario.

HORA DE INICIO DEL INVENTARIO: Es importante cumplir con la hora de inicio del inventario, segn programacin, por lo tanto una determinada hora se dar inicio a la entrega de material necesario para la toma fsica. (Lpices, listados de referencias de inventario, borradores, marcadores, resaltadores, calculadoras, guantes, tablas soporte de documentos etc.)

GRUPOS DE CONTEO: Ser responsabilidad, del rea a cargo, definir y estructurar los grupos de conteo y un Coordinador del mismo, el cual asuma la responsabilidad. Los grupos de conteos debern ser conformados por 2 personas independientes del rea de almacn y sern responsabilidad del Coordinador del grupo de conteo. Una vez terminado el conteo, el Coordinador deber colocar en la parte inferior del listado su nombre, fecha y hora de realizacin del mismo y los nombres de los integrantes del grupo. Hasta tanto no se tenga el Visto Bueno de las mesas de control no podrn ausentarse del inventario los grupos de conteo. El personal de almacn debe actuar como soporte de los grupos de conteo por si se presentan inquietudes a la hora de hacer el conteo. SUPERVISORES: Se debern establecer supervisores, las cuales deben estar integradas por personal administrativo, la funcin principal de las mesas de control, es ingresar la informacin de los conteos fsicos al sistema de informacin. Una vez el Coordinador del grupo de conteo entregue el listado del primer conteo fsico realizado e ingresada la informacin, ser entregado al Coordinador de otro grupo diferente la realizacin del segundo conteo fsico. Una vez terminado el segundo conteo se volver al procedimiento anterior de ingreso de informacin y se establecern las diferencias entre primer y segundo conteo, para que en donde los dos conteos no sean coincidentes, se realice un

tercer

conteo

con

supervisin

del

personal

de

almacn.

Una vez definido el conteo fsico definitivo, se efectuar comparacin con el terico en donde resultaran las diferencias que deben ser explicadas (Sobrantes o Faltantes) CAPACITACIN: Es aconsejable establecer una capacitacin para el personal que manejar las mesas de control, con el fin de garantizar que la labor de ingreso de informacin, impresin de listados y dems procesos, sea de su conocimiento antes del inventario, a fin de minimizar errores que entorpecen el conteo de inventario fsico y el resultado del mismo. REFRIGERIOS Y ALMUERZO: Se deber contemplar el tiempo de refrigerios y almuerzo b) Procedimientos Durante La Toma Fsica

ENTREGA DE ELEMENTOS: La Coordinacin del inventario deber entregar a los grupos de conteo todos los elementos necesarios para la toma fsica (Listados de inventarios, Esferos, Tablas, Stickers), informar de los horarios de los descansos e indagar si existen dudas de cmo se deben diligenciar las planillas y como se debe efectuar los conteos) STICKERS INDICADORES DE CONTEO Es aconsejable suministrar a los grupos de conteo stickers de colores que indiquen que a una determinada mercanca se efectu determinado conteo. Ejemplo: Sticker Sticker Sticker Rojo = Mercanca a Amarillo = Mercanca a Azul = Mercanca a la la la cual cual cual se se se realiz primer realiz segundo realiz Tercer conteo conteo conteo

Al final como mnimo toda referencia deber contar con un sticker rojo y uno amarillo. CONTEOS Los conteos los debern realizar los grupos de manera ordenada, organizados en sentidos o direcciones en que no se vayan a estorbar unos con otros. Los conteos deben ser efectuados a la totalidad de las existencias. De exisistir mercanca en cajas, u otros medios de embalaje, estas se deben abrir para constatar las cantidades. El diligenciamiento de las planillas deber realizarse en esfero sin enmendaduras ni tachones, de presentarse alguna equivocacin, deber ser autorizada y corregida con el Vo. Bo del Coordinador del grupo de conteo.

De no encontrase fsicamente algn tem que aparece en el listado, se deber constar con el personal de almacn Una vez diligenciadamente la planilla de conteo se deber entregar a la correspondiente mesa de control para su digitacin en donde reclamaran otro listado para efectuar otros conteos Un mismo grupo no podr realizar primer y segundo conteo a un mismo grupo de producto. MESAS DE CONTROL

Las mesas de control asignaran a cada grupo los listados de primer conteo que realizaran cada uno de ellos, estos listados debern explcitamente indicar que se trata del primer conteo Una vez reciban los listados del Coordinador de conteo, debern constatar que los estos se encuentren debidamente diligenciados y completos e ingresarlos al sistema como primer conteo. Una vez los primeros conteos se hayan terminados, se deber entregar a un grupo distinto al que realiz el primer conteo un listado de segundo conteo. Estos listados debern explcitamente indicar que se trata del segundo conteo De igual manera debern ingresar al sistema los segundos conteos.

Una vez se tenga los primeros y segundos conteos, se deber comparar y determinar las diferencias entre estos. De existir diferencias se realizara un tercer conteo. Una vez se terminen los terceros conteos a que halla lugar , se actualizar la informacin con la cantidad fsica definitiva, la cual se comparara con la existencia terica o del sistema TERMINACIN DEL INVENTARIO: El inventario se entender culminado una vez las mesas de control terminen el ingreso de conteos fsicos y determinen el valor final de cantidades de cada referencia, emitan listados de inventario definitivo y se realice el acta de toma fsica de inventarios, la cual deber estar acompaada del kardex de inventario definitivo para la Ca. y firmada por las personas responsables del inventario c) Procedimientos Despus La Toma Fsica Con el listado definitivo de los conteos y la comparacin con las cantidades tericas se empieza el proceso de anlisis de las diferencias encontradas (Sobrantes o Faltantes). Es responsabilidad del rea de almacn o bodega explicar y justificar tales diferencias.

Se aconseja definir un monto o cantidad de diferencia susceptible de explicacin, es decir diferencias superiores a $ o en cantidades debern se soportadas y explicadas Una vez terminado el anterior proceso se deber realizar el respectivo ajuste a los inventarios y en los registros contables, calculando el efecto econmico del mismo ANEXOS GRUPOS DE CONTEO Grupo 1RESPONSABLE: | Grupo 2RESPONSABLE: | Grupo 3RESPONSABLE: | MESAS Mesa Mesa AUDITORIA | Coordinacin General: XXXXX DE 1 2 CONTROL | |

Sobrantes de Inventario.Determinar su origen, principalmente por las siguientes causas : a) Documento fuente no registrados en el kardex fsico. b) Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el respectivo comprobante de salida. c) Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante.
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Cuando los sobrantes tengan su origen en la entrega de un bien similar en lugar del sobrante, implica que la misma cantidad del bien sobrante debe figurar como faltante en bien similar entregado. En este caso se proceder a realizar el ajuste correspondiente el mismo que ser verificado por el jefe de inventario. Faltantes de inventario.En este caso se determinar lo siguiente : a) Faltantes por merma : Tratndose de bienes slidos o lquidos que por su naturaleza se volatilizan, ser aceptada siempre y cuando est dentro de la tolerancia establecida. b) Faltantes por negligencia o sustraccin : El almacenero o servidor a cargo de la custodia son responsables tanto pecuniaria como administrativamente de la prdida. c) Faltantes por volumen de movimiento : En estos casos se determinar los que corresponden a instrumentos de medida y/o en cantidad dentro de mrgenes aceptables.