E.P.S. La Rbida Introduccin a la Gestin de Empresas I.T.

Informtica de Sistemas Universidad de Huelva __________________________________________________________________________________________

TEMA 3: LA EMPRESA COMO SISTEMA

1. El concepto de sistema y la teora de sistemas 2. La empresa como sistema 3. Subsistema de Direccin y Gestin 4. Subsistema comercial 5. El subsistema de operaciones 6. El Subsistema de Inversin y Financiacin 7. El subsistema de recursos humanos 8. El subsistema de informacin Bibliografa

E.P.S. La Rbida Administracin de Empresas I.T. Informtica de Gestin Universidad de Huelva __________________________________________________________________________________________ 1. El concepto de sistema y la teora de sistemas Para efectuar un anlisis amplio de las relaciones empresariales tanto internas como externas, contamos con una poderosa herramienta conceptual que nos ayuda a estudiar las situaciones complejas en toda su profundidad, de forma que se puedan tomar las decisiones adecuadas. Esa herramienta es la teora de sistemas. La teora de sistemas no es un modelo explicativo de la empresa, sino un instrumento que nos va a permitir analizarla ms detenidamente. No es un instrumento exclusivo de la Economa de la empresa, sino que se aplica a numerosas ramas del saber. Existen muchas definiciones de sistema, pero nos decantaremos por la de Ortigueira Bouzada, que consideramos se ajusta mejor a los componentes especificados en la nocin de sistema:

1. Un conjunto de elementos. 2. La existencia de relaciones entre ellos 3. El carcter de totalidad del conjunto dado
La definicin de sistema nos muestra la idea de subsistema (el conjunto de elementos), y adems nos adelanta una caracterstica (existencia de relaciones entre los elementos). El creador de la Teora General de Sistemas ha sido el bilogo creador L. Von Bertalanffy (1954), que utiliz para la descripcin matemtica de los sistemas de la naturaleza. Segn el enfoque sistmico, se deben contemplar los elementos y procesos puestos en interaccin dinmica y no perder de vista que la conducta de los elementos es diferente cuando actan aisladamente y forman parte de un todo: no ser la suma de las partes sino algo diferente a ellas. Podemos decir, que la importancia de la Teora General de Sistemas en el estudio de las empresas se justifica por las siguientes razones: El enfoque de sistemas soluciona las deficiencias del enfoque analtico: la empresa vista bajo la visin de sistemas como un sistema complejo supera el enfoque analtico en el que se estudian de forma detallada y minuciosa las partes en un reducido mbito de realidad, perdindose la visin de conjunto. Bajo el enfoque de sistemas se elaboran modelos que se utilizan en las decisiones empresariales para hacer manejables los sistemas, digamos que permiten simplificar los sistemas a dimensiones operativas. Visin totalista para la toma de decisiones. Visin de la empresa como un todo, de forma global. Factor integrador Evidencia terica: La mayora de los estudiosos de la materia reconocen las bondades de su aplicacin en el estudio de la empresa.

E.P.S. La Rbida Administracin de Empresas I.T. Informtica de Gestin Universidad de Huelva __________________________________________________________________________________________ 2. La empresa como sistema La empresa como sistema est relacionada con su entorno, del cual recibe entradas (INPUTS) en forma de recursos humanos, financieros, materiales, ect., que mediante la adecuada transformacin permiten obtener unos resultados en forma de productos y/o servicios como salidas del sistemas (OUTPUTS).

Aplicando la Teora General de Sistemas podemos considerar a la empresa como un sistema abierto y complejo, en el que los distintos subsistemas y elementos estn convenientemente interrelacionados y organizados, formando un todo unitario y desarrollando una serie de funciones que pretenden la consecucin de los objetivos globales de la firma. Toda esa actividad se lleva a cabo en permanente interaccin con el entorno con el que intercambia materia, energa e informacin, que son utilizados para el mantenimiento de su organizacin contra la degradacin que ejerce el tiempo.

3.

Subsistema de Direccin y Gestin Es el subsistema cerebro de la empresa, las principales actividades que lleva a cabo este subsistema

son: 1. 2. Formulacin de objetivos( rentabilidad, crecimiento, productividad) Identificacin de las restricciones externas e internas.

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SUBSISTEMA DE DIRECCIN Y GESTIN

Informacin
Revisin si no se encuentran E(i) adecuadas Revisin si no hay coherencia Ed(i)

Subsistema

Formulacin de objetivos a largo plazo

Evoluciones deseadas, Ed(i)

Comercial
Restricciones externas (entorno) e internas

Medida de la divergencia, Ed(i) - Re(i)

Informacin

Resultados esperados de actividad normal Re(i)

Diagnstico de la situacin actual

Subsistema de Operaciones

E N T O R N O

Informacin

Estudio de las acciones correctoras si es necesario

Dinero

Medida de la divergencia, O(i) - R(i)

Planificacin y programacin. Comunicacin de objetivos Puesta a punto de un adecuado sistema de control Adaptacin de estructuras, del sistema de informacin, etc.

Bsqueda de posibles soluciones: Estrategias, E(i)

Informacin Subsistema de Recursos Humanos

Subsistema Subsistema Financiero Financiero Informacin

Objetivos a corto y medio plazo, O(i) Resultados, R(i) Ejecucin

Anlisis y evaluacin de las estrategias

Personal

Eleccin
Revisin si falta coherencia

3. 4. 5. 6. 7. 8.

Definir las evoluciones deseadas para cada uno de los objetivos a largo plazo, Ed(i). Determinar los resultados esperados Re(i). Detectar posibles divergencias, Ed(i)- Re(i). Diagnostico de la situacin actual identificando fuerzas y debilidades. Bsqueda de soluciones estratgicas Anlisis y evaluacin de las distintas estrategias posibles teniendo en cuenta: Reacciones de la competencia Consecuencias para la organizacin en los aspectos financiero, de producto y de operaciones.

9.

Eleccin de la estrategia que se considere ms adecuada: Concretando los objetivos a mediano y corto plazo, O(i), es decir, la alta direccin se inserta a nivel tctico y operativo y ms concretamente: Se realiza una planificacin y programacin que permita la ejecucin de la estrategia elegida. Se comunican los objetivos a medio y corto plazo a las personas implicadas as como las normas, plazos etc., que servirn de base al control de los resultados. Se realiza una adaptacin de las estructuras, sistemas de informacin etc.

10. Se entra en la fase de ejecucin que arrojar unos resultados, R(i). 11. El sistema de control diseado permitir medir la divergencia entre los objetivos planteados y los resultados obtenidos O(i)-R(i). 12. De la informacin anterior debern tomarse las medidas correctoras oportunas que tendrn incidencia en:

E.P.S. La Rbida Administracin de Empresas I.T. Informtica de Gestin Universidad de Huelva __________________________________________________________________________________________ Diagnstico de la situacin actual. Planificacin y programacin En un momento dado replantear la formulacin de objetivos, cerrando de esta forma, el bucle que comenz en la primera etapa. 4. Subsistema comercial La actividad del subsistema comercial se desarrolla en dos vertientes principales: la investigacin comercial y el marketing-mix.

SUBSISTEMA COMERCIAL
Subsistema financiero
Dinero

Investigacin comercial

Subsistema de recursos humanos

Personal

Planificacin comercial Subsistema de direccin y gestin

E N T O R N O

Producto Marketing Mix Precio Promocin Distribucin Determinacin de la respuesta del mercado

Bienes y servicios

Subsistema de operaciones
Bienes y servicios

Respuestas

En la investigacin comercial se llevan a cabo las siguientes actividades: Se detectan las necesidades de los consumidores Se deciden que bienes deben satisfacerlas Se cuantifica la estimacin de ventas correspondiente. El marketing-mix es el conjunto de acciones que ejerce la firma para provocar el acto de compra por parte de los consumidores. Las variables sobre las que acta son: El producto El precio Promocin La distribucin.

E.P.S. La Rbida Administracin de Empresas I.T. Informtica de Gestin Universidad de Huelva __________________________________________________________________________________________ 5. El subsistema de operaciones

Su misin es obtener bienes y servicios de acuerdo con las necesidades detectadas por el subsistema comercial y/o de investigacin y desarrollo. Las principales actividades que lleva a cabo son:

SUBSISTEMA DE OPERACIONES
NIVEL ESTRATGICO

Re

os curs

DISEO DEL SUBSISTEMA PRODUCTIVO

OBJETIVOS LARGO PLAZO

Informacin

SUBSISTEMA FINANCIERO

PLANIFICACIN Y CONTROL DE INVENTARIOS

NIVELES TCTICO Y OPERATIVO

E N T O R N O

Recursos
CONTROL PLANIFICACIN DE PRODUCCIN Y CAPACIDAD MEDIO PLAZO

Informacin

Informacin

SUBSISTEMA DE RECURSOS HUMANOS

PROGRAMACIN DE PRODUCCIN Y CAPACIDAD

CORTO PLAZO

Personal

in

SUBSISTEMA COMERCIAL

Inf o

Bienes y Servicios

EJECUCIN

MUY CORTO PLAZO

SUBSISTEMA DE DIRECCIN Y Informacin GESTIN

rm

ac

INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS

INVENTARIOS DE FABRICACIN

Bienes y Servicios

1.

Se definen los objetivos a largo plazo acordes con los objetivos globales de la empresa y diseando estrategias coherentes con los mismos. Diseo del subsistema en el cual se definen las inversiones en estructura teniendo gran importancia los criterios tecnolgicos, econmico-financieros, as como otros menos cuantificables.

2.

3.

Se desciende a horizontes de mediano y corto plazo a travs de distintas actividades relacionadas: Concretando los objetivos. Planificacin: determinando cantidad de productos y servicios a elaborar, as como los diferentes momentos de tiempo. Programacin de produccin: decidiendo que subconjuntos y componentes hay que producir o adquirir y en qu fechas para satisfacer lo estipulado durante la planificacin. Programacin a muy corto plazo: Viendo qu actividades debern desarrollar las distintas unidades productivas y en qu momento, para cumplir con la fase anterior. Consideracin en todos los niveles de la problemtica de capacidad. Consideracin de las necesidades de materiales, tanto de productos terminados para clientes como de componentes de material primas para fabricacin.

4.

Ejecucin y desarrollo de los controles necesarios, los cuales facilitarn la deteccin y correccin de posibles desviaciones respecto a los objetivos marcados.

E.P.S. La Rbida Administracin de Empresas I.T. Informtica de Gestin Universidad de Huelva __________________________________________________________________________________________ 6. El Subsistema de Inversin y Financiacin Las actividades anteriormente mencionadas requieren una serie de inversiones tanto en activo fijo (terrenos, instalaciones, maquinara etc.) como en activos circulantes (caja, existencia, derechos de cobro etc.).

SUBSISTEMA FINANCIERO
Objetivos Financieros Estrategia Financiera
Informacin Subsistema de Recursos Humanos Personal Recursos Programacin de Inversiones Control Valoracin de Activos Financieros Racionamiento de Capital

Evaluacin y Seleccin

Planificacin Financiera
Informacin

Ejecucin
Informacin Subsistema de Operaciones

INVERSIN Inversin en Activo Fijo Inversin en Activo Circulante

Recursos

D i n e r o

FINANCIACIN Financiacin externa: propia y ajena

Recursos Valores Demanda de crditos Dividendos

Mercados Financieros

Subsistema Comercial

Informacin

Autofinanciacin

Recursos

Impuestos

Subsistema Informacin de Direccin y Gestin Recursos

Amortizacin

Reservas

Costes

Beneficio

Ingresos

Intereses Gastos

La seleccin de inversiones de acuerdo con los objetivos constituye una de las vertientes del subsistema y generar la estructura del activo. Dichas inversiones implican una necesidad de recursos financieros, que constituyen la otra vertiente de este subsistema. Dichos recursos provienen de la autofinanciacin empresarial y de la financiacin externa y constituyen la estructura financiera de la empresa. La inversin y la financiacin estn estrechamente relacionados y, a su vez, dependen de la informacin suministrada por los dems subsistemas. 7. El subsistema de recursos humanos La misin de este subsistema la podemos concretar en dos aspectos: Procurar los recursos humanos que necesita la empresa Incidir en la conducta de las personas orientndolos hacia la consecucin de los objetivos de la firma.

Rasgos diferenciadores del subsistema: Extensin: presentes en toda la organizacin Tipo de recurso: las personas tienen diferente capacidad de innovacin, creatividad y polivalencia.

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SUBSISTEMA DE RECURSOS HUMANOS

PROCESOS DE GESTIN DE RECURSOS HUMANOS Integracin Bsicos

Subsistema Comercial

Desarrollo Evaluacin Compensacin

Subsistema de Operaciones
Motivacin

Individuos
UT S IN P

OUTPUTS
Personal

Estilos de Direccin

Diseo de puestos

Diseo de grupos

Subsistema de Direccin y Gestin

Personal

ENTORNO

Subsistema Financiero

Para intervenir en este subsistema se utilizan procesos de gestin de recursos humanos que actan sobre inputs y los procesos de transformacin que en l se producen, de forma que se alcancen los outputs o conductas deseadas. Distinguimos entre: Procesos bsicos: Anlisis de puestos de trabajo y planificacin del personal Procesos de integracin: Comprende el reclutamiento, seleccin y socializacin del personal). Procesos de desarrollo: promocin y formacin. Proceso de evaluacin. Procesos de compensacin: valoracin de puestos y sistema de retribuciones. Otras variables importantes que inciden en las actitudes de las personas son: La motivacin. Los estilos de direccin Los grupos de trabajo.

E.P.S. La Rbida Administracin de Empresas I.T. Informtica de Gestin Universidad de Huelva __________________________________________________________________________________________ 8. El subsistema de informacin El funcionamiento de este subsistema podra resumirse en: Percepcin y recogida de datos internos y externos Registro y almacenamiento de los mismos Recuperacin de los datos almacenados Procesamiento o transformacin de aquellos en funcin de las necesidades. Transmisin de los flujos de informacin en el seno de la empresa y hacia el exterior. Presentacin de la informacin requerida.

BIBLIOGRAFA

DOMNGUEZ MACHUCA, J.A.; LVARES GIL, M.J.; DOMNGUEZ MACHUCA, M.A.; GARCA GONZLEZ, S Y RUIZ JIMNEZ, A.: Direccin de Operaciones. Aspectos Estratgicos en la Produccin y los Servicios, McGraw Hill, Madrid, 1995

GARCA DEL JUNCO, J.: Fundamentos de Gestin Empresarial, Ediciones Pirmide, M