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GOBIERNO REGIONAL CUSCO

ARCHIVO REGIONAL CUSCO

PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL


AO 2012

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PRESENTACIN

El Plan Operativo Institucional permite conocer y alcanzar los objetivos y metas trazadas por la Institucin en el presente periodo fiscal 2012, las mismas que debern ser evaluadas, para as demostrar mediante indicadores si efectivamente se ha cumplido con la proyeccin. El Archivo Regional Cusco alcanza este documento como instrumento de medicin de las funciones que le compete para lograr sus metas en coordinacin con jefes y trabajadores de las distintas reas de esta Institucin con quienes se ha consensuado alcances, opiniones y sugerencias para elaborar el presente Plan Operativo Institucional.

Nuestra intencin es servir, no solo al pblico a quienes denominamos usuarios, quienes solicitan atencin del rea del Archivo Intermedio, Archivo Histrico, sino tambin con las funciones que debe cumplir como ente del Sistema Regional de Archivos con las dems instituciones del mbito regional mediante procesos de capacitaciones, supervisiones, asesoramientos, como parte de la tarea de proteccin al Patrimonio Documental.

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INDICE

I.

II.

III.

GENERALIDADES 1.1.- Visin - Misin 1.2.- Denominacin, Naturaleza Jurdica y Dependencia, jurisdiccin y fines 1.2.1.- Denominacin. 1.2.2- Naturaleza, Jurdica y Dependencia 1.2.3- Jurisdiccin. 1.2.4- Fines. 1.3.- Funciones Generales 1.4.- Base Legal 1.5.- Estructura Orgnica DIAGNSTICO SITUACIONAL 2.1.- Anlisis de la Demanda. 2.1.1.- Nmero Servicios que ofrece el Archivo Intermedio 2.1.2.- Nmero de Servicios que ofrece el Archivo Histrico 2.1.3.- Caracterstica de los Investigadores 2.1.4.- Captacin de Ingresos por servicios del ARC 2.2.- Anlisis de la Oferta. 2.2.1 Fondo Documental del Archivo Regional del Cusco. 2.2.2 Servicios Ofrecidos. 2.2.2.1 Servicios que brinda el Archivo Intermedio del ARC 2.2.2.2 Servicios que brinda el Archivo Histrico del ARC 2.2.2.3 Documentos que se reguarda en el local de la Ex Mutual 2.2.2.4 Fondo Documental Transferidos al ARC 2.2.2.5 Documentos por transferir al ARC Total de Documentos en Archivo Regional del Cusco. 2.2.3 Procesos Tcnicos Archivsticos 2.2.3.1 Organizacin 2.2.3.2 Descripcin 2.2.3.3 Seleccin 2.2.3.4 Conservacin 2.2.3.5 Servicio 2.2.4 Recurso Humano 2.2.5 Infraestructura y Equipamiento 2.3.- Identificacin de Problemas ARTICULACION DE OBJETIVOS 3.1 Objetivos Generales de la Institucin 2012 3.2 Objetivos Generales del POI 2012 3.3 Objetivo Especfico del POI 2012

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I.- GENERALIDADES. 1.1.- Misin y Visin MISION.-EI Archivo Regional Cusco, Ente Rector del Sistema Regional de Archivos, ha logrado posicionarse en el mbito regional favorablemente, sea a nivel pblico como privado, en la labor de proteccin al Patrimonio Documental de la Regin, siendo tarea imprescindible la de servir al usuario a travs de la capacitacin, orientacin e innovacin a corde con la tecnologa.

VISIN.-EI Archivo Regional Cusco, Institucin Rectora del Sistema Regional de Archivos se desempea como fuente de informacin confiable y eficiente, por albergar fondos documentales valiossimos de nuestra Historia Regional y Nacional, cumpliendo su labor, que es la de recuperar, organizar, conservar, incrementar y poner en valor el Patrimonio Documental de la Regin. Asimismo contribuir en el desarrollo de la Educacin, Cultura y la modernizacin de la gestin pblica y privada.

1.2 Denominacin, Naturaleza Jurdica y Dependencia, Jurisdiccin y fines 1.2.1 Denominacin: Archivo Regional Cusco 1.2.2 Naturaleza Jurdica y Dependencia: El Archivo Regional del Cusco, es un rgano desconcentrado del Gobierno Regional del Cusco, del que depende administrativa y presupuestamente. En el aspecto Tcnico Normativo depende del Archivo General de la Nacin, rgano Rector y Central del Sistema Nacional de Archivos.

1.2.3 Jurisdiccin: El Archivo Regional de Cusco, tiene como jurisdiccin al mbito territorial del Departamento de Cusco. 1.2.4 Fines: La Defensa, Conservacin, Incremento, Organizacin,

Administracin y Servicios de la documentacin producida y recibida desde la poca colonial hasta nuestros das.

1.3 Funciones Generales. Son Funciones Generales del Archivo Regional del Cusco:

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1. Velar por la defensa y conservacin del Patrimonio Documental de la Nacin en el mbito de la Regin.

2. Planificar, dirigir, conducir y evaluar las actividades archivsticas en la jurisdiccin.

3. Recepcionar la transferencia de documentacin acatando la legislacin correspondiente del Sector Pblico y Notaras del mbito que le compete.

4. Calificar y normalizar el Patrimonio Documental de la Nacin que salvaguarda. 5. Aplicar y adecuar las normas que el rgano Rector del Sistema Nacional de Archivos emite a nivel del mbito Regional.

6. Supervisar y asesorar la organizacin y funcionamiento de los Archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos dentro de la jurisdiccin. 7. Garantizar y supervisar el Patrimonio Documental puesta al servicio de la ciudadana en el mbito de la regin, exceptuando aquella documentacin que comprometa la seguridad nacional, cumpliendo la Ley de Transparencia y Acceso a la informacin.

8. Fomentar y desarrollar toda investigacin archivstica en el mbito del departamento

9. Proponer, adecuar y ejecutar la poltica archivstica en los archivos de la Jurisdiccin.

10. Supervisar, registrar y exhortar el funcionamiento de los archivos privados que se suman al Sistema Nacional de Archivos que resguardan documentacin con valor histrico.

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11.Calificar y recomendar el uso de la tecnologa moderna en todos los archivos integrantes del Sistema Archivstico de la Regin.

12.Cumplir y hacer cumplir las normas de Administracin documentaria de los archivos de la regin.

13.Las dems que le corresponde de acuerdo a ley.

1.4 Base Legal.

La Base Legal que sustenta el Reglamento de Organizacin y Funciones del Archivo Regional Cusco:

a) b)

Art. 21 De la Constitucin Poltica del Per de 1993. Ley 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin, de fecha 17 de Julio del 2002.

c)

Ley 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales y su modificatoria Ley 27902 fecha 30 de Diciembre del 2002.

d)

Ley N 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General, de fecha 10 de Abril del 2001.

e)

Ley N 27806. Ley de Transparencia y Acceso a la informacin Pblica. Ley N 27658 Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado, de fecha 29 de Enero del 2002

g)

Ley N 28296 Ley General del Patrimonio Cultural de la Nacin, de fecha 21 de Junio del 2004.

h)

Decreto Ley N 19414 Ley de Defensa, Conservacin e Incremento del patrimonio Documental y Cultural de la Nacin, de fecha 16 de Mayo de 1972.

i) j)

D.S. N 022-75-ED Reglamento del Decreto Ley N19414 Resolucin Jefatura! N073-85/AGN-J Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos

k)

Ley N 25323 Ley del sistema Nacional de Archivos, de fecha 10 de Junio de 1993

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2.1

I) D.S N 008-92/JUS REGLAMENTO DE LA Ley 25323 de fecha 26 de Junio de 1992. m) D.S. N 005-93-JUS Modificacin del D.S.N 008-92-JUS (17 de Marzo de 1993) n) Directiva N 002-2009-AGN/DNDNAAI Normas de Atencin de servicios brindados por los archivos Notariales y Judiciales (02 de Setiembre del 1009) o) Directiva N 006-2008-AGN/DNDAAI. Proceso de Regularizacin Administrativa de Escrituras Pblicas y Actas Notariales protocolares Irregulares que se conservan en el Archivo General de la Nacin y Archivos Regionales (27 de Noviembre del 2008) p) Resolucin Jefatural N 076-2008/AGN-J. Reglamento de Aplicacin de Sanciones Administrativas y por Infraccin en contra del Patrimonio Documental Archivstico y Cultural de la Nacin.

1.5 Estructura Orgnica. El Archivo Regional del Cusco, cuenta con la Estructura Orgnica siguiente: 01.- rgano de Direccin. 1.1.-Direccin Regional 2.- rgano Consultivo: 2.1.- Comisin Tcnica Regional de Archivos. 3.- rganos de Lnea: 3.1.- Direccin de Archivo Intermedio 3.2.- Direccin de Archivo Histrico. II. DIAGNSTICO SITUACIONAL. 2.1. ANLISIS DE LA DEMANDA. Usuarios: Personas naturales y personas jurdicas, Dependencias Pblicas de la Regin, quienes solicitan atencin del Archivo Intermedio Investigadores: Solicitan atencin del Archivo Histrico (nacionales, extranjeros y estudiantes)

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Estudiantes: Institucin. Solicitan realizar Prcticas Pre-Profesionales en la

2.1.1. Servicios que ofrece el Archivo Intermedio El Archivo Intermedio del Archivo Regional del Cusco, presta servicio a usuarios que acuden a solicitar los siguientes servicios:

1) Expedicin de Copias Certificadas 2) Anotacin Marginal por mandato Judicial 3) Anotacin en la marginal de la inscripcin en los Registros Pblicos 4) Transcripcin de Documentos Notariales (Digitado) 5) Expedicin de Copias Simples 6) Expedicin de Testimonios de Escritura Pblica fotocopiado. 7) Expedicin de Testimonio de Escritura Pblica digitado 8) Regularizacin de Escritura Pblica 9) Peritaje por mandato Judicial 10)Exhibicin de Documentos 11)Expedicin de Copia de Registro Civil 12)Toma fotogrfica de Documentos 13)Asistencia Tcnica Archivstica Servicios que ofrece el Archivo Intermedio para con las

Instituciones pblicas del mbito Regional 14)Eliminacin de Documentos 15)Asistencia Tcnica Archivstica 16)Supervisiones

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ARCHIVO REGIONAL CUSCO DEMANDA EFECTIVA DE SERVICIOS - ARCHIVO INTERMEDIO 2007 2008 2009 2010 2011 Meses Usuarios Usuarios Usuarios Usuarios Usuarios Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre TOTAL 88 77 84 69 78 73 64 87 84 82 69 51 906 90 57 80 139 117 114 148 150 166 128 144 127 1460 137 132 161 131 118 102 171 201 207 145 164 124 1793 164 156 169 131 143 114 166 138 137 152 136 124 1730 128 127 150 103 121 122 98 207 194 125 159 1534

2.1.2 Servicios del Archivo Histrico O Expedicin de Carn de lector: Para ciudadano Peruano y Extranjero. O Transcripcin de documentos histricos de los siglos XVI, XVII, XVIII y XIX (digitado). O Expedicin de Testimonio de Escritura Pblica de los siglos XVI,XVII, XVIII y XIX fotocopiado O Expedicin de Testimonio de Escritura Pblica de los siglos XVI, XVII, XVIII y XIX digitado. O Expedicin de copia de documento histrico O Fondo Documental de 1545 a 1900, al servicio de investigadores nacionales, extranjeros, estudiantes y pblico en general. O Fotografa de documentos.

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2.1.3. Caracterstica de los Investigadores.

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El Archivo Histrico del Archivo Regional del Cusco, est constituido por investigadores que por su origen pueden ser Nacionales y Extranjeros. Por lo general son investigadores calificados; estudiantes de nivel superior o investigadores espordicos y particulares, en busca de informacin de carcter privado.

Meses

DEMANDA EFECTIVA DE SERVICIOS - ARCHIVO HISTRICO 2007 2008 2009 2010 INVESTIGADORES INVESTIGADORES INVESTIGADORES INVESTIGADORES

2011 INVESTIGADORES Per 66 74 68 64 64 106 142 167 99 94 1 0 1 4 1 6 0 0 0 1 Total 67 74 69 68 65 106 142 167 99 95

Per E F M A M J J A S 0 N 38 41 51 40 4 7 6 8 53 8 46

Ext. 0 3 4 3 3 3 0 0 3 0 0

Total 38 44 55 43 7 10 6 8 56 8 46

Per 35 39 43 9 9 7 14 9 14 6 8 0 0 0 2 2 2 8 3 0 2 0

Total 35 39 43 11 11 9 22 12 14 8 8

Per 39 73 62 37 42 56 55 66 74 56 39

Total 43 78 67 38 47 69 64 76 76 57 40 21 676

Per 34 37 33 35 51 55 60 52 38 34 12 46 487

Total 36 38 36 35 53 59 65 52 42 36 13 48 513

4 5 5 1 5 13 9 10 2 1 1 2 58

2 1 3 0 2 4 5 0 4 2 1 2 26

D 25 0 25 2 0 2 19 TOTAL 327 19 346 195 19 214 618 Fuente: Archivo Regional Cusco A. Histrico

944

14

952

2.1.4. Captacin de ingresos por servicios del Archivo Regional Cusco. A partir de Agosto del 2011, se increment los ingresos por atencin a usuarios en la Institucin, esto por la aplicacin correcta del Tarifario de servicios del Archivo Regional Cusco, aprobado en Noviembre del 2010, como se detalla en el cuadro.

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MESES Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre TOTAL

CAPTACIN DEL ARCHIVO REGIONAL DEL CUSCO 2008 2009 2010 2007 3,372.80 2,814.30 5,274.50 5,589.70 5,618.50 5,450.60 2,511.00 1,936.90 2,693.70 2,687.20 7,051.30 6,038.40 2,100.60 6,351.60 8,161.70 4,434.00 2,876.30 5,308.40 4,421.40 8,334.90 2,540.50 3,874.30 6,462.50 3,859.30 2,402.50 8,029.60 6,299.20 8,527.10 2,975.40 8,277.80 7,625.20 5,315.60 3,500.00 6,158.50 7,657.70 5,466.00 2,864.10 8,811.00 5,224.90 5,629.30 4,245.50 9,505.00 6,181.80 10,814.00 2,229.50 7,582.80 4,687.80 4,628.80 4,311,90 71,337.40 74,666.50 74,087.70

2011 5,487.70 4,406.10 4,521.70 3,339.30 3,944.40 4,321.60 3,241.80 10,751.80 8,599.90 10,371.90 8,599.90 67,586.10

2.2.- ANLISIS DE LA OFERTA. 2.2.1 Fondo Documental del Archivo Regional Cusco. El Archivo Regional del Cusco, actualmente se encuentra en condicin de alojado en un ambiente perteneciente a la UNSAAC, Exactamente en el segundo nivel de la biblioteca central y el Stano de la Ex Mutual que queda en la Av. De la Cultura, conforma recintos improvisados para el funcionamiento de: Oficinas de Direccin, Secretaria, Administracin, depsitos, salas de archivos con estantes con reducido espacio para movilizarse; lo cual es una limitante para una buena atencin y servicio al pblico e investigadores. El fondo documental del Archivo Regional Cusco labora en un espacio de 1587.15 Metros.

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FONDO DOCUMENTAL SEGN RGANOS DE LNEA


Documentos del Archivo Histrico (fondo documental) Documentos del Archivo Intermedio (fondo documental)

CANTIDAD

525.75 Metros Lineales Aprox. 1,061.40 Metros Lineales Aprox.

FONDOS DOCUMENTALES - ARCHIVO HISTRICO Fondos Documentales Procesados Descripcin Cantidad (Metros Lineales) %

Fondos Documentales Organizados Instituciones Coloniales

Protocolos Notariales Cabildos; Corregimientos; Intendencia; Real Audiencia

162.00 72.00

31 14

Corte Superior de Justicia; Administracin del 144.00 27 Tesoro Pblico y Prefectura Documentos del Tesoro Fiscal del Cusco 38.40 7 INSTITUCIONES Documentos de la Beneficencia del Cusco 80.00 15 REPUBLICANAS Documentos de la Municipalidad del Cusco 5.10 1 Documentos del Colegio Nacional de Ciencias 9.35 2 Documentos de la UNSAAC 5.90 1 Documentos de Juicios Orales 9.00 2 TOTAL 525.75 100 Fuente: Area Desarrollo y Fortalecimiento Institucional ARC (2007 2010)

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FONDO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO INTERMEDIO FONDO DOCUMENTAL ARCHIVO INTERMEDIO FONDO DOCUMENTAL FONDO NOTARIALES Y OTROS (Notarios Cusco y la Regin)
Fondo Documental de Registro Civil Ex_Mutual Cusco Plan Copesco Industria de Fertilizantes Cachimayo Emadi Emturin Instituto Penitenciario

UBICACION Biblioteca UNSAAC

CANTIDAD mil 515.4m1

Local del GRC Av. De la Cultura Stano de la Ex_Mutual

546 ml

TOTAL

1061.40 ml

2.2.2 Servicios Ofrecidos.


Los servicios que brinda el Archivo Regional del Cusco, se realiza a travs de las reas del Archivo Intermedio e Histrico: a) El Archivo Intermedio.- Aqu se salvaguarda, Fondos Documentales de Registro Civil (Matrimonio, Nacimiento y Defuncin), Documentos Notariales y Judiciales. b) El Archivo Histrico.- En el se custodia documentos valiossimos de la poca del Coloniaje y Republicana de nuestro pas.

2.2.2.1. Servicios que brinda el Archivo Regional Cusco (rea Archivo Intermedio)
O Expedicin de Copias Certificadas O Anotacin Marginal por mandato Judicial O Anotacin en la marginal de la inscripcin en los Registros Pblicos O Transcripcin de Documentos Notariales (Digitado) O Expedicin de Copias Simples O Expedicin de Testimonios de Escritura Pblica fotocopiado. O Expedicin de Testimonio de Escritura Pblica digitado O Regularizacin de Escritura Pblica

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O Peritaje por mandato Judicial O Exhibicin de Documentos O Expedicin de Copia de Registro Civil O Toma fotogrfica de Documentos O Asistencia Tcnica Archivstica (Conservacin, Restauracin y Encuadernacin) 4 Eliminacin de Documentos (A Instituciones) O Supervisiones (A Instituciones)

2.2.2.2. Servicios que brinda el archivo Regional Cusco (rea Archivo Histrico)

O Transcripcin de documentos histricos de los siglos XVI, XVII, XVIII y XIX (digitado). O Expedicin de Carn de lector: Para ciudadano Peruano y Extranjero. O Expedicin de Testimonio de Escritura Pblica de los siglos XVI,XVII, XVIII y XIX fotocopiado O Expedicin de Testimonio de Escritura Pblica de los siglos XVI, XVII, XVIII y XIX digitado. O Expedicin de copia de documento histrico O Fondo Documental de 1545 a 1900, al servicio de investigadores nacionales, extranjeros, estudiantes y pblico en general. O Fotografa de documentos.

2.2.2.3. Documento en la Ex Mutual.Los ambientes, son hmedos y estn ubicados en el stano de la Ex Mutual, Ubicado en la Av. de la Cultura, que no son adecuados para el acopio, restauracin, conservacin y cuidado de los documentos. Es as que en Diciembre del 2011, gran parte del fondo documental de Registro Civil del Cusco y provincias se han daado por problemas de inundacin al parecer por rotura de tuberas en la instalacin del primer piso. Asimismo, aqu se resguarda documentos pertenecientes a la Ex Mutual; Industria de

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Provincias del Cusco, existe 546 ml.

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Fertilizantes Cachimayo; Emturn; Coopesco; Emadi; Registro Civil de

FONDO DOCUMENTAL EN EL LOCAL DE LA EX MUTUAL Local Fondo Documental Cantidad ( Metros Lineales)

Registro Civil de Provincias Ex Mutual Copesco 114 m2 Industrias de Fertilizantes Cachimayo Emadi Emturin TOTAL

546 ml

546

2.2.2.4 Fondos Documentales Transferidos al Archivo Regional del Cusco.


En el rea del Archivo Intermedio se resguarda documentos pertenecientes a 26 Notarios de la ciudad del Cusco y 61 Notarios de las diferentes provincias y distritos de la Regin, dichos fondo notariales se encuentran al servicio del pblico, quienes a diario visitan sta institucin. El Archivo Regional Cusco, los ltimos fondos notariales transferidos al Archivo Regional Cusco corresponden a 02 Ex Notarios: Gualberto Paucar Vitorino y Rufo Gaona Cisneros y ahora se encuentran a disposicin del pblico usuario, quienes nos visitan con frecuencia de las zonas alto andinas de Espinar, Urcos, Quispicanchis, entre otros.

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N 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51

RELACION DE NOTARIOS DEL CUSCO Y LA REGION DESCRIPCION CUSCO/PROV. AOS EXTREMOS ALOSILLA, JOSE CUSCO 1902 - 1937 ALOSILLA JUSTINO CUSCO 1018 - 1920 ALOSILLA, TORIBIO CUSCO 1901 - 1921 ARAGON BONIFACIO CUSCO 1901 - 1908 BANDA G. FRANCISCO CUSCO 1989 - 1994 BELTRAN C. CLAUDIO CUSCO 1942 -1945 BELTRAN JORGE CUSCO 1953 - 1959 BOZA, VALENTIN CUSCO 1901 - 1906 CACERES HERMILIO CUSCO 1948 -1987 CEVALLOS BASILIO CUSCO 1912 - 1936 DELGADO C. ANDRES I CUSCO 1945 - 1980 DELGADO L. JORGE I CUSCO 1973 - 1987 DELGADO L. JUAN CUSCO 1945 - 1972 FERNANDEZ CELSO L. CUSCO 1977 - 2004 FERNANDEZ BACA, AMADEO CUSCO 1938 - 1985 GALINDO G. HILARIO CUSCO 1959 - 1971 GUILLEN ,DANIEL H. CUSCO 1957 -1967 IZQUIERDO Q. JOSE A. CUSCO 1923 -1959 LOAYZA J. JUAN CUSCO 1938 -1941 MUIZ J. EMILIO CUSCO 1916 -1973 PUENTE DE LA V. NESTOR CUSCO 1919 - 1932 ROZAS, JOSE ULISES CUSCO 1915 -1941 ROZAS, JUAN ANTONIO CUSCO 1907 -1912 TAPIA, ANDRES CUSCO 1933 -1964 VEGA C. JOSE ROMUALDO CUSCO 1901 - 1916 ZAMBRANO C. OSCAR CUSCO 1942 - 1979 NAHUAMEL O. SAMUEL ACOMAYO 1978 -1995 RICALDE C. ALEJANDRO ACOMAYO 1965 -1976 TUPAYACHI JOSE LUIS ACOMAYO 1921 - 1966 HINOJOSA, LEONCIO ANTA 1919 - 1932 LUNA L. GERMAN ANTA 1962 -1964 PACHECO, HUMBERTO ANTA 1958 -1960 JOSE G. PAREJA ANTA 1937 -1957 CORNEJO, MARIO CALCA 1958 GOMEZ F. VICTOR CALCA 1921 - 1962 PAUCAR, ALBERTO CALCA 1976 SALINAS S. GERMAN CALCA 1963 -1982 SALINAS N. ERNESTO CALCA 1977 -1993 SANCHEZ, SIMON CALCA 1962 -1976 VASQUEZ, CEFERINO CALCA 1963 - 1975 CHOQUE E. DOMINGO QUILLABAMBA 1946 - 1956 HALINDO G HILARIO QUILLABAMBA 1954 - 1959 MAYORGA R. WASHINTON QUILLABAMBA 1965 -1966 MENDOZA V. CLAUDIO QUILLABAMBA 1960 -1962 PEREZ R. JORGE QUILLABAMBA 1961 - 1987 QUISPE C. BONIFACIO QUILLABAMBA 1960 ZAMBRANO Z. ALBERTO QUILLABAMBA 1963 -1964 CARREO C. FIDEL SICUANI 1913 -19 41 CARREO, NICANOR SICUANI 1901 - 1912 DELGADO C. PABLO R. SICUANI 1929 -1962 DEL CARPIO J. DOMINGO SICUANI 1907 -1923


52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 FERNANDEZ, CELSO L. GAONA C. RUFFO LUNA L. GERMAN MACEDO M. FEDERICO MACEDO V. CARLOS MERCADO A. SANTIAGO MUIZ C. GILBERTO RECHARTE R. HILARIO TAPIA, ANDRES CARBAJAL Z. EFRAIN DELGADO C. , P . RAMN ELORRIETA, LUIS OCHOA G. MARIANO PANTIGOSO, MARIANO SLAS T. ARTURO UGARTE, MATIAS AVENDAO, NESTOR CONTRERAS, ABEL CONTRERAS, ELEUTERIO CCORIMANYA HUAMAN, MATEO MACEDO , FEDERICO PAUCAR V. UBALDO PAUCAR V. GUALBERTO E. VALDEIGLESIAS N. RAUL ALVAREZ A. TORIBIO CACERES HERMILIO CHOQUE E. DOMINGO DELGADO C. ANDRES I. FERNANDEZ, EDMUNDO FORTON, ALFREDO P. RECHARTE, HILARIO TAPIA, ANDRES PUMA, TEOFILO Q. HERMOZA, HEMERENCIANO MUIZ, EMILIO TACUSI, DAMASO SICUANI SICUANI SICUANI SICUANI SICUANI SICUANI SICUANI SICUANI SICUANI SANTO TOMAS URUBAMBA URUBAMBA URUBAMBA URUBAMBA URUBAMBA URUBAMBA URCOS URCOS URCOS URCOS URCOS URCOS URCOS URCOS YAURI YAURI YAURI YAURI YAURI YAURI YAURI YAURI YAURI YANAOCA YANAOCA YANAOCA 1954 1976 1954 - 1974 1964 -1998 1924 1937 1941 1948 1901 1922 1962 1963 1941 1965 1926 1970 -1971 1929 1918 - 1921 1921 - 1962 1904 1925 1930 1975 1901 - 1907 1950 1953 1925 1968 1909 - 1920 1977 - 2000 1923 - 1924 1969 - 1976 1977 - 2007 1953 - 1975 1954 -1991 1947 1950 1952 1941 1945 1917 1934 1963 1978 1936 1941 1921 1922 1946 - 1948 1940 1944 1916 - 1920 1963 - 1978

o
/2

Fuente: Archivo Regional Cusco

2.2.2.5 DOCUMENTOS POR TRANSFERIR AL ARCHIVO REGIONAL CUSCO Documentos pertenecientes a Instituciones que han sido supervisadas el ao 2009 siendo 7,740 Metros Lineales de documentos que se encuentran a la espera de ser transferidas al Archivo Regional del Cusco para ser custodiados, previa coordinacin del Archivo Regional Cusco y la Comisin Tcnica Regional de Archivo. La limitante de efectuar esta transferencia es la falta de espacio para organizar dichos documentos.

io Cm( 12,5

DOCUMENTOS A TRANSFERIR AL ARCHIVO REGIONAL CUSCO

Na 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36

DESCRIPCIN (Nombre de la Institucin) Municipalidad Provincial de Espinar Municipalidad Provincial de Canas Programa Nacional de Asistencia Alimentaria (PRONAA) Sociedad de Beneficencia Pblica Cusco FONCODES Empresa Nacional de Coca. (ENACO) Direccin Regional de Agricultura COFOPRI - CUSCO Electro Sur Este S.A. Municipalidad Provincial de Anta Municipalidad Provincial de Calca Municipalidad Distrital de San Sebastin Municipalidad Distrital de Santiago Municipalidad Distrital de San Gernimo Municipalidad de Pucyura - Anta Municipalidad Distrital de Pisaq - Calca Municipalidad Distrital de Lamay - Calca SEDA - CUSCO S.A. Instituto Nacional de Cultura (INC) Direccin Regional de Transportes y Comunicaciones Red de Servicios de Salud (La Convencin) ENACO S.A. Sucursal de Quillabamba Agencia Agraria La Convencin Municipalidad Provincial La Convencin Municipalidad Provincial del Cusco Hospital Regional del Cusco Hospital Antonio Lorena del Cusco Direccin Regional de Comercio Exterior y Turismo COPESCO Direccin Regional de Salud Poder Judicial (Corte Superior de Justicia) Direccin Regional de Educacin Universidad Nacional San Antonio Abad del Cusco (UNSAAC) Direccin Regional de Vivienda y Construccin Gobierno Regional Cusco Plan Meriss TOTAL

Total de Documentos (M.L)

Documentos a Transferir (M.L) 8,00 2,00 240,00 30,00 38,67 250,00 28,00 15,00 30,00 9,00 6,00 28,00 16,00 40,00 6,60 3,00 2,50 128,00 300,00 10,00 22,00 15,00 12,00 24,00 230,00 500,00 400,00 3,70 23,96 49,50 3000,00 250,00 350,00 22,80 1250,00 97,00 7,440.73

Fechas extremas
1895 - 2009 1976 - 2009 1990 - 2009 1926 - 2009 1981 - 2008 1965 - 2009 1972 - 2004 1970 - 2009 1961 - 2009 1950 - 2006 1883 - 2008 1955 - 2006 1955 - 2006 1951 - 2007 1986-2009 1981 - 2008 1957 2009 1989.2009 1940 - 2009
-

80,00 10% 20,00 10% 1000,00 300,00 386,70 1200,00 280,00 150,00 300,00 90,00 60,00 280,00 160,00 400,00 66,00 30,00 25,00 600,00 900,00 24% 10% 10% 21% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 10% 21% 33%

100,00 10% 220,00 150,00 120,00 240,00 1800,00 2960,00 1680,00 10% 10% 10% 10% 13% 17% 23%

1950 - 2009 1984 - 2009 1979 - 2009 1960 - 2009 1979- 2009 1964 - 2009 1946 - 2009 1947 - 2007 1975 - 2009 1947-2009 1800 - 2009 1963 - 2009 1890 - 2009 1958- 2009 1960 - 2009 1980 - 2009

37,00 10% 239,63 10% 495,00 10% 5922,13 51% 1270,00 20% 3230,40 11% 228,00 10% 4385,60 28% 202,00 48% 29,607.46

*s

n (12 4
ro

2.2.3. Procesos Tcnicos Archivsticos

1.-ORGANIZACIN

2. DESCRIPCIN
-

PROCESO TCNICO ARCIIIINSTICO

5.-SERVICIO

S.-SELECCIN

4.-CONSERVACIN

2.2.3.1. Organizacin
> Consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar,

ordenar, y signar los documentos.


> En el proceso de organizacin de documentos es indispensable tomar en cuenta los principios archivsticos (principios de procedencia y de orden original). > Previamente debemos de realizar el cuadro de clasificacin y saber qu series documentales se encuentran.

4. CLASIFICAR.-

Es considerar la Estructura Orgnica de la

Municipalidad (identificar de que oficina proviene los documentos), sus funciones o acciones especificas que cumple, y que series documentales genera.

4 ORDENAR.- Consiste en establecer la procedencia, el tiempo y en el


espacio para lo cual se toma en cuenta el ordenamiento cronolgico, alfabtico y numrico.

" P 123
411. SIGNAR.- Consiste en asignar smbolos de codificacin para su identificacin (por unidades orgnicas, por series documentales pueden ser letras o nmeros o combinacin de ambos).

2.2.3.2. Descripcin Consiste en identificar y explicar el contexto y contenido del material de archivo para determinar el contenido de la informacin que representa ese documento mediante elementos de descripcin (Inventario general de Fondos Documentales, inventario de eliminacin de documentos y otros)

2.2.3.3. Seleccin Consiste en predeterminar serie por serie el periodo de retencin de los documentos para lo cual utilizaremos nuestra tabla de retencin en ella nos indica si las series documentales son temporales o permanentes.

2.2.3.3. Conservacin Los archivos custodian los testimonios invalorables de la historia de la institucin que gener. En consecuencia merece mantener la integridad fsica del soporte y del texto de los documentos a travs de la implementacin de medidas de preservacin, restauracin y prevencin del deterioro sustancial (plagas, microorganismos, inundaciones, incendios) por ello cada Archivo debe contar con un plan de prevencin y recuperacin de siniestros en archivos.

p
2.2.3.4. Servicio

22

Consiste en poner a disposicin de los usuarios internos o externos, la informacin contenida en los documentos que solamente un archivo ordenado lo har con calidad y eficiencia
2.2.4. Recursos Humanos El Archivo Regional del Cusco, actualmente cuenta con 12 trabajadores: 9 de

los cuales son nombrados y 3 contratadas.

PERSONAL DEL ARCHIVO REGIONAL CUSCO 2012


N APELLIDOS Y NOMBRES ENRIQUEZ CARRIC/N, Katya Tatiana Directora 2 3 4 OLIVERA OLIVERA, Jorge Archivo Intermedio CRUZ AUCAPURI, Wilfredo. Administrador CACERES OLIVERA, Sabino Roberto Archivo Histrico 5 LEON TORRES, Juan Francisco CORDOVA MARTINEZ, Maria Elena JARA ARIZA, Francisca RIOS ARZUBIALDE, Martha. VALENCIA GUILLEN, Efran Personal de Servicio LOZANO HUANCA, Eddy Secretaria Auxiliar Administrativo Des. Fort. Institucional Asistente Archivo Histrico Contratada Contratada Contratada Tcnico Profesion al Tcnico (CAS) (CAS) (CAS) 0,00 0,00 0,00 1,040.00 1,040,00 1,040.00 1,200,00 1,200,00 1200.00 Nombrado Auxiliar SA-C 1,328,00 561,19 1,889,19 Tcnico en Archivo Intermedio Tcnico en Administracin Tcnico en Archivo Intermedio Tcnico en Administracin Nombrado Nombrado Nombrado Designado CARGO CONDICI CLASIFIC N ACIN Profesion al Profesion al Profesion al Profesion al NIVE L

Incentivo
s Laborales

Remunerad n

Total

F-5
SP-C

2,103,00 1,415,00 1,415,00

1101,68 592,84 670,33

3,204,68 2,007,84 2,085,33

SP-C

SP-C

1,415,00

844,08

2,259,08

Nombrado

Tcnico

ST -A

1,328,00

602,29

1,930,29

6 7 8 9 10 11

Nombrado Nombrado Nombrado

Tcnico Tcnico Tcnico

ST-B ST -B

1,328,00 1,328,00 1$28,00

622,84 592,64 584,84

1$50,84 1,920,64 1,912,84

ST-C

QUISPE CAPCHA,Nancy QUINTANILLA GONGORA, 12 Gloria Fortunata

TOTAL

12,988.00

9,292.73

22,760.73

121 9
2.2.5. Infraestructura y Equipamiento. El Archivo Regional Cusco, actualmente enfrenta un problema que no permite cumplir sus funciones a cabalidad como ente Rector del sistema Regional de Archivos, el de no contar con un local propio, tal es as que se aloj en diferentes locales para su funcionamiento. Se apertura un espacio en el Paraninfo Universitario, con motivo del II Congreso Indigenista Interamericano que se llev a cabo en la ciudad del Cusco, posterior a ello se traslad a una casa alquilada en la la Av. de la Cultura, por tercera vez es trasladado a la casa del Inca Garcilaso de la vega, luego a la Av. Tullumayu N 440 donde permaneci hasta el ao 1992, posteriormente se traslad al Local de la Biblioteca Central de la UNSAAC, donde actualmente funciona en situacin de alojado desde 1993, ocupando un espacio de 341.10 m2 y alberga aproximadamente 1041.15.39 Metros Lineales de documentos; con recintos improvisados para que funcione: Oficinas de Direccin, Secretaria, Administracin, depsitos, salas de archivos con estantes sin espacio para caminar; lo cual dificulta brindar una buena atencin y servicios al pblico e investigadores.
INFRAESTRUCTURA
1. rea: 341.10 m2 2. Ambientes: oficinas de la Direccin, Secretara, Administracin (servicios higinicos que se han adecuado como oficinas), Depsito, rea del Archivo Intermedio, rea del Archivo Histrico, sala de Investigacin improvisados y hacinados. 3. Espacio reducido, no permite transitar dentro y entre las oficinas. 4. No contamos con servicios higinicos. 5. Alta peligrosidad para casos de incendio, por las divisiones y techo de triplay. 6. Inseguro en casos de sismo, espacios reducidos entre estantera y pasadizos. 7. Improvisada sala de atencin a usuarios.

EQUIPAMIENTO
1. Estantera metlica en ambas reas (Histrico e Intermedio). 2. Gran parte de los equipos de cmputo, fotocopiadoras, impresoras son antiguas. 3. Escritorios antiguos en las diferentes oficinas.

pi

[120

CARACTERSTICAS DEL LOCAL DEL STANO DE LA EX_MUTUAL DE LA AV. DE LA CULTURA Equipamiento Infraestructura ESTANTERIAS: 1. rea: 150 m2 1. En Ambiente N01 con 06 estantes x 2. Nmero de ambientes: 07 2 cuerpos y 4 divisiones (estantes de 3. Ambientes hmedos con peligro con constantes inundaciones en madera) poca de lluvia, habiendo ya sufrido 2. Ambiente N02 con 02 estantes x 3 inundacin por rotura de instalacin cuerpos (Ao 2011; falta comprar parantes y baldas delgadas de agua metlicas). 3. Ambiente N03 con 01 estantes x 3 cuerpos y 7 divisiones (metlicas). 4. Ambiente N04 con 03 estantes x 3 cuerpos y 7 divisiones (metlicas) 5. Ambiente N05 con 10 estantes x 4 cuerpos y 7 divisiones (metlicas) EQUIPO DE COMPUTO E IMPRESORAS: 1. 02 PCs nuevos. 2. 01 Impresora Epson LX-300, 3. 01 Impresora "EPSON" EPL-5900 ESCRITORIO: 01 Metlico x 4 gavetas MESAS: 01 Mesa de madera de 1 m. x 0.60cm. 01 Mesa larga adecuada con baldas metlica x 4 unidades y 02 divisiones. 01 Silla tapiz negro del ARC. MAQUINA DE ESCRIBIR 01 Mquina de escribir

'119 Parte del fondo documental del Archivo Regional Cusco, se encuentra ubicada
-4 "11

en el stano del local del Gobierno Regional Cusco de la Av. La Cultura, conocido como la ex Mutual, acervo documental que tiene un aproximado de 546 Metros Lineales. La falta de local impide que en la actualidad se pueda recibir mayor documentacin de los archivos pblicos, para su debida custodia.

2.3. IDENTIFICACIN DE PROBLEMAS A.- Problemas de la Demanda 1.-Desconocimiento de servicios que ofrece el Archivo Regional Cusco ofrece por parte de la poblacin en general del departamento del Cusco de los servicios archivsticos del ARC.

2.-Escasa importancia del manejo archivstico por parte de muchas autoridades y funcionarios pblicos en sus respectivas instituciones, incumpliendo Procesos Tcnicos Archivsticos normados, debido al desconocimiento legal respectivo.

3.-Carencia de polticas pblicas tanto a nivel del Gobierno Regional Cusco y de los gobiernos locales sobre gestin del Patrimonio Documental.

4.-Falta de conocimiento de adecuadas Tcnicas Archivsticas para la gestin documentaria en muchas instituciones privadas que generan documentacin propia (empresas, cooperativas, ONGs, Iglesia catlica y otros).

B.-Problemas de la Oferta 1.-No se dispone de un inventario detallado de los fondos documentales.

2.-No se cuenta con un catlogo descriptivo de todos los fondos documentales del ARC para atencin al usuario e instituciones, debido a su carcter de institucin pblica de servicio.

3.-El Archivo Regional Cusco no cuenta con local propio y poder desarrollar a cabalidad sus funciones

P 1' 1 1 8
4.-El actual local que ocupa en la UNSAAC y en el stano del local del GRC Av. Cultura 732 no son apropiados para un brindar un buen servicio, con recintos improvisados, inexistencia de servicios higinicos, los cielos rasos del local en la UNSAAC son de material altamente inflamable (triplay) y reducido espacio para movilizarse. El mobiliario (estantera, pupitres, sillas, etc), del ARC, de ambos locales, no son los adecuados y son antiguos.

5.-El ARC no proyecta en su totalidad a la sociedad e instituciones pblicas que la funcin archivstica contribuye con sus tcnicas y procesos a una gestin pblica eficaz. (Puede ayudar a prevenir/minimizar las prcticas de corrupcin valindose de asumir, decidir y aplicar las normas archivsticas por parte de autoridades y funcionarios pblicos).

6.-El ARC no se da a conocer ampliamente ante las instituciones privadas (empresas, cooperativas, ONGs, Iglesia catlica y otros) para poder brindar servicios de asistencia tcnica archivstica.

7.-No se tiene acuerdos interinstitucionales con direcciones sectoriales de envergadura en su intervencin pblica.

8.-El nmero de usuarios atendidos durante los ltimos 05 aos por el ARC es bajo en comparacin con la poblacin total

C.- Priorizacin de Problemas. 1.-Insuficiente conocimiento de la poblacin en general del departamento del Cusco de los servicios archivsticos del ARC.

2.-Bajo nivel de internalizacin de la estrategia institucional (Visin y Misin).

3.-Escasa importancia del manejo archivstico por parte de muchas autoridades y funcionarios pblicos en sus respectivas instituciones, incumpliendo procesos tcnicos archivsticos normados debido al desconocimiento legal respectivo. 4. El ARC no cuenta con local propio.

9
III. ARTICULACION DE OBJETIVOS

r 117

3.1.- Objetivo General de la Institucin 2012


Brindar informacin confiable para el usuario (personas naturales y jurdicas), mediante procesos eficientes, cumplimiento de la Normatividad Archivstica y disponibilidad tecnolgica.

3.2.- Objetivo General del POI 2012


Prestar el servicio gil, oportuno y eficaz para el usuario a travs de Organizar, Conservar, Recuperar, Incrementar y poner en valor el patrimonio documental de la regin

3.3.- Objetivos Especficos del POI 2012


Administrar adecuadamente el patrimonio documental de la Regin del Cusco. Brindar el servicio gil, oportuno y eficaz al usuario Posicionar ante la poblacin del departamento de Cusco los servicios que brinda el ARC mediante: - Difusin de Servicios del ARC en Eventos masivos. - Supervisin, Asesoramiento e Implementacin de RJ 076-AEN/I Aplicacin de Sanciones, dirigido a Instituciones pblicas -VI Reunin regional de Archiveros - Difusin de Servicios del ARC en medios de comunicacin Promover Capacitar a autoridades y funcionarios del ARC en conocer y practicar la estrategia institucional y a autoridades y funcionarios pblicos sobre normatividad archivstica.

_. I .pr.C116
3.4. ARTICULACIN DE OBJETIVOS ESPECFICOS E INDICADORES

OBJETIVOS ESPECFICOS
Defender, conservar e incrementar el

INDICADORES

Nmero y/o Porcentaje del Patrimonio Documental de la Nacin en la jurisdiccin de la Regin del Cusco Organizar y mejorar facilitando el su Patrimonio modernidad Nmero y/o Porcentaje de Servicios Incrementados para su accesibilidad y servicio. Promover, normatividad difundir del y fortalecer Nacional la de Nmero de Capacitaciones Incremento Patrimonial

Documental,

Sistema

Archivos y aplicar sistemticamente las normas y procedimientos archivsticos en la administracin pblica. Promover y difundir la investigacin de los aspectos histricos, sociales, econmicos,

culturales, polticos, legales, y otros de su competencia.

Nmero de Investigaciones.

FORMULACION DE ACTIVIDADES - TAREAS ASOCIADAS 2012


PROGRAMA SUB PROGRAMA PROYECTO/ACTIVIDAD COMPONENTE META SIAF ACTIVIDADES A DESARROLLAR
as loados

9002 ASIGNACION PRESUPUESTAL ou REStu. 'l'A EN L N PRODUCTOS EGISTROS PBLICOS ;1000405 VIGILANCIA Y OONSERVACION r E_ocumENTms RCHIVO REGIONAL DEL CU 5CC 0050 PROGRA AC 01' ANUAL MFiA S ONOGH lime - e de ao , itla " - R 1 c'TRM RI N

TAREAS ASOCIADAS

Clasif icacion y Ordenamiento

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OBSEV.AC' .,0E5,

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Descrptores

Conservecion

Servicios Arch visticos Internos

Servicios Archivisticos Externos Des. Caao Apoyo Administrativo

Gestin Institucional

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Recias' cactos *e expediente lb at lo Mis so otarial si glo X 1- ..\ I

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