Software Integrado de Gestin 2012 - I Prctica 1

Nombre: Lima, 17 de Enero de 2012.

1. Mdulos de SAP (10 puntos) 1.1 En qu reas principales se divide SAP? Seale la funcin que cumple cada rea (2 puntos) Logstica: trata una serie de procesos de la empresa, entre los que destacan: el procesamiento de rdenes, la gestin de materiales, la programacin general de la produccin, la preparacin de envos y la verificacin de facturas. Contabilidad: aparte de manejar las cuentas contables de la empresa, este grupo de mdulos gestiona los activos fijos de la empresa, y proporciona reportes sobre el desempeo financiero del negocio, para soportar la toma de decisiones en base a objetivos, utilizando informacin actualizada. Recursos Humanos: integra los procesos planeamiento de personal, reclutamiento, administracin de salarios y desarrollo de personal. 1.2 Qu significa SD y cul es la funcin de dicho mdulo? (1 punto) El mdulo SD (Sales and Distribution) es un sistema del rea de logstica, que se encarga de los procesos de ventas, envos y facturacin, y provee soporte a las ventas, y herramientas para gestionar oportunidades de ventas y actividades de competidores, y provee informaciones y advertencias sobre las tendencias del mercado. 1.3 Qu significa PP y cul es la funcin de dicho mdulo? (1 punto) El mdulo PP (Production Planning) ) es un sistema del rea de logstica, que soporta las funciones de los gerentes y operadores, que intervienen en todo el proceso de planeamiento de la produccin. PP provee informacin necesaria para la programacin, el control y la documentacin de la produccin. PP crea rdenes de produccin, que contienen informacin de costos, materiales, mtodos, calidad y programacin. 1.4 Qu significa FI y cul es la funcin de dicho mdulo? (1 punto) El mdulo FI (Financial Accounting) es un sistema del rea de contabilidad, que soporta todas la herramientas de contabilidad general: balances y estados de ganacias y prdidas. Estas herramientas se adecuan a las necesidades de las subsidiarias, soportan mltiples idiomas, y se ajustan a las regulaciones de cada pas. FI tambin se encarga de la gestin de activos fijos, incluyendo la historia de los activos y su depreciacin. Adems provee herramientas de simulacin de la posicin financiera para soportar planes de inversin y apoyar a la toma de decisiones.

1.5 Explique el proceso de negocios de SAP expuesto en clases: promocin de marketing de un modelo de zapatillas. Indique en que consiste el proceso, que mdulos de SAP participan, que funcin cumple cada mdulo, que registros y documentos se generan. Elabore un flujograma que grafique el proceso mencionado. (4 puntos)

1.6 Cmo sera el proceso sin un ERP? Sustente su posicin. (1 punto) El proceso de manera no integrada sera ineficiente, encarecera los costos, dificultara la atencin de la venta y ocasionara que la empresa sea menos competitiva. Al no estar integrada la informacin, cada rea sera responsable de su informacin de manera aislada, causando que la informacin no necesariamente sea consistente y generando duplicidad de funciones dentro de la organizacin. En el primer proceso no se mantendra un maestro de clientes comn, siendo necesario el reingresar informacin del cliente (ste podra incomodarse, y podran generarse inconsistencias y errores). Adems, se podra perder informacin relevante para una posterior atencin. El no tener la informacin integrada tambin dificultara el proceso de aprobacin de la orden de venta, ya que en un ERP se manejan niveles de aprobacin, ya sea por monto o cuentas, centro de costos, etc. y se maneja informacin importante para el aprobador como el historial de transacciones del cliente o del producto. Toda esta funcionalidad no se aprovechara si existieran slo mdulos independientes o simples hojas de clculo. Mucho ms perjudicado se vera el proceso logstico, donde se maneja la gestin de materiales o planificacin de la produccin, ya que es muy importante tener la informacin en lnea para determinar los stocks del producto solicitado, para tener conocimiento de cunto se debe o no fabricar. De ser mdulos independientes, podran no cumplir con las fechas prometidas o invertir tiempo innecesario haciendo ms costosa la fabricacin por las horas hombre generadas en manejar la informacin de manera independiente. En este caso, slo se tiene en stock 1,000 pares del producto solicitado, teniendo que fabricar el resto y de no asegurarse de reservar ese inventario para el pedido o generar a tiempo los pedidos de compra necesarios para la fabricacin, se puede alargar los tiempos estimados. Otro problema importante que puede originarse es el desconocimiento de la llegada de los insumos necesarios para la fabricacin, pues al no ingresar de manera oportuna o no contar con los elementos necesarios para validar las rdenes de compra respectivas, puede ocurrir una recepcin inadecuada o no contar con la actualizacin de inventarios que podra perjudicar a otros pedidos. Para una empresa manufacturera es importante poder planificar la produccin: qu, cundo y cunto producir y comprar, horas hombre y maquinaria necesarias, etc. Si este mdulo no estuviera relacionado con otros mdulos donde obtendra la informacin en lnea y enviara la misma para otros procesos, se vera dificultada la puesta en marcha de la fabricacin de las zapatillas faltantes para cumplir con el pedido del cliente. Siendo parte importante la planificacin de la operatividad de las mquinas, sta se vera dificultada de no contar con mdulos que permitan planificarla correctamente, como el mantenimiento de los equipos. Con un ERP, se tendran avisos y se podran prever posibles fallas de las mquinas de produccin, as como contar con un adecuado control de la capacidad de las mismas.

La gestin de la calidad como parte del proceso para lograr un producto que satisfaga las expectativas del cliente, es necesario considerarla de manera integral durante todo el proceso, no solo en la produccin sino en la atencin y entrega del producto con los documentos necesarios. De no contar con un ERP que soporte el mismo, se encarecen los procesos por la duplicidad de funciones y aumento de costos. Otra dificultad que puede originar la no interrelacin de los procesos de manera automatizada, es el manejo de los proveedores, ya que al no actualizarse los mdulos financieros no se tendra el control de fechas y formas de pago, pudiendo no cumplir con lo acordado. Esto originara una futura desatencin a otros pedidos. Existira tambin la dificultad para la gerencia de no tener la informacin financiera oportunamente para la toma de decisiones. Sin un ERP, la informacin a contabilidad y finanzas llegara de manera tarda y habra ms inversin de tiempo para el ingreso de la misma. En cambio, con un sistema integrado, la informacin fluye de manera natural, ya que cada transaccin tiene un efecto contable. Otra ventaja que se perdera es la navegacin por todos los procesos que se puede obtener en un ERP, ya que, por ejemplo, en una orden de compra se puede visualizar la informacin relacionada, recepcin de productos, ingreso de facturas, stocks actualizados, programacin de caja para pagos a proveedores, conocer la programacin de cobros, entre otros.

2. Sustento de implementacin de un ERP (5 puntos) Sitese en un contexto conocido por Ud. y sustente, en los siguientes puntos, la necesidad de implementar un ERP. Esta respuesta depende del contexto desarrollado por el alumno, se requiere que mencionen 2 o 3 ejemplos claros. 2.1 Mencione los beneficios principales de implementar un ERP. Mencione primero el beneficio general y luego detalle el beneficio especfico. (2 puntos) Ejemplos de posibles mejoras son (ojo, no se requiere que nombren todas): Mejor control de las operaciones Por ejemplo: Mejor control de inventarios (reduccin de inventarios) Mejor control de mermas (reduccin de prdidas) Mejor control de tiempos de los recursos productivos (mejor utilizacin de RRHH) Mejores procesos Por ejemplo: Procesos ms rpidos (mayor utilizacin de RRHH, reduccin del registro de pedidos, ms ventas, etc.) Procesos productivos ms rpidos. Buena planificacin de las compras y de la produccin (pedidos puntuales).

Ventajas competitivas (puntualidad y confiabilidad en la produccin, menores lead times, productos segmentados). Mejor informacin Mejor proceso de toma de decisiones. Ms ventas, menos errores, ahorro de costos, etc. 2.2 Cuantifique dichos beneficios: fundamente los supuestos de sus clculos. (2 puntos) Ejemplos (ojo solo se requiere un caso, he puesto 2 para facilitar su entendimiento): A. El beneficio principal es que debido al control de inventarios, ser posible reducirlos en 30%. Si asumimos que el inventario promedio es de USD 500,000 y que en ese rubro los costos anuales de inventarios es del orden del 25% de su valor nominal, entonces la reduccin de inventarios ser del orden de los USD 30% x USD 500,000 = USD 150,000 y el costo de ese inventario ahorrado, ser del orden del 25% x USD 150,000 = USD 37,500 al ao. B. El beneficio de tener una mejor gestin de almacenes de productos terminados genera que se incremente la disponibilidad de 65% a 90% (disponibilidad es el porcentaje de las oportunidades de venta que se concretan porque hay stock). Esos 15% de incremento significan subir las ventas en esa proporcin. Si las ventas, antes del ERP, eran de USD 20000,000 al ao, ahora seran del orden del USD 90/65x20000,000 = USD 27692,000. Si asumimos que la Utilidad Neta de la empresa es del orden del 10% de las ventas, eso equivale a un incremento de la UN = 27.692 Mio 20.000 Mio = 7.692 Mio., y ese incremento generara un incremento de utilidades de 10% x 7.692 Mio. = USD 769,200 al ao. 2.3 Suponiendo que los costos de licenciamiento, implementacin, hardware, capacitacin, soporte y mantenimiento (por 3 aos) ascienden a un total de USD 100,000.En cuanto tiempo se recuperar la inversin? (1 punto) Para el caso A: ROI = 37,500/100,000 = 37.5%, que significa que la inversin se recupera en 100/37.5 aos = 2.67 aos, que son 32 meses. Para el caso B: ROI = 769,200/100,00 = 769.2%, que significa que la inversin se recupera ms de 7 veces en un ao, o en 100/769.2 aos = 0.13 aos = 12 x 0.13 meses = 1.56 meses. 3. Metodologa de Implementacin de un ERP (5 puntos) 3.1 Qu es ASAP y en qu consiste? (1 punto) ASAP es una metodologa de implementacin de ERPs de SAP, que permite acelerar los proyectos de implantacin y reducir sus riesgos. ASAP optimiza tiempo, calidad y permite la utilizacin eficiente de los recursos, focalizndose en los elementos que hacen una implantacin exitosa.

3.2 Nombre los pasos de la metodologa ASAP. (2 puntos) Preparacin del Proyecto Business Blueprint Realizacin Preparacin Final Puesta en Marcha y Soporte Mejora Continua 3.3 Explique en qu consiste cada paso. (2 puntos) Preparacin del Proyecto Evaluacin de necesidades, expectativas, el alcance del proyecto y sus recursos. Revisin de metas, presupuestos y tiempos Business Blueprint Presentacin de las prcticas y parmetros empresariales del preconfigurado SAP. Entendimiento de las metas y estructura del negocio especfico. Adecuacin de las prcticas especficas del negocio a los modelos y procesos preconfigurados. Documentacin de los procesos comerciales adecuados, el cual ser un plano del estado futuro del negocio despus de implementar mySAP. Realizacin Instalacin de la Solucin Acelerada. Proceso de Configuracin del Sistema SAP para cumplir con los requisitos especficos del negocio. Pruebas unitarias con los usuarios clave. Preparacin Final Capacitacin a usuarios finales Pruebas de volumen y de estrs Pruebas de Integracin Estrategia de arranque de produccin y plan de conversin de datos Instalacin de un servicio de Help Desk Puesta en Marcha y Soporte Establecimiento de procedimientos y maneras de medir y revisar los beneficios de su inversin en SAP. Apoyo y servicio para asegurar que el sistema continuar operando con eficiencia. Diagnsticos proactivos al sistema, para reconocer problemas potenciales y darles solucin. Mejora Continua Modificaciones para mejorar el sistema. Modificaciones para adecuarse a las nuevas necesidades: SUNAT, nuevos requerimientos del negocio.