OBJETIVOS DE LA AUDITORIA La auditoria de ingresos puede hacerse: Con el propsito de desarrollar una opinin competente en relacin a la razon abilidad

d y coherencia de la presentacin de los estados financieros del cliente y de permitir certificar dichos estados Con el propsito de ayudar a la direccin en el control de operacin del negoc io o en las funciones implicadas. Con ambos propsitos en la verificacin de los estados financieros, el prog rama de auditoria debe orientarse hacia la determinacin de que: Los ingresos se registran e informan en las cuentas de resultados apropi adas sobre bases coherentes. Los ingresos se registran e informan en la cantidad correcta Los ingresos se registran cuando se han ganado Los ingresos se registran e informan en periodos fiscal ajustado. correspondie

Los ingresos se registran apropiadamente en las cuentas ntes del balance de situaciones. recho.

Se han recibido y registrados todos Los ingresos que el negocio tiene de

Los procedimientos de control son los adecuados para tener la seguridad de que los ingresos se registran e informan apropiadamente. Adicionalmente a fin de ayudar a la direccin, el programa debe establecer la det erminacin de que: negocio. Los controles sobre ingresos- produccin operativa son los adecuados para prevenir prdidas por errores, fraudes o falta de atencin, y para que se siga los p rocedimientos de control. Las operaciones de ingresos- produccin se conducen legalmente y no expon en al negocio a un pasivo significativo, prdida o menoscabo de su reputacin. Las operaciones ingreso - produccin se conducen eficaz y econmicamente. Los ingresos se maximizan dentro del sistema de objetivos y polticas del

Los ingresos se analizan, clasifican y se informa de ellos a la direccin adecuadamente y con todo su significado. PRINCIPIOS GENERALES DE CONTROL El control interno comprende el plan de organizacin y todos los mtodos coordinado s y medidas adoptadas dentro de un negocio para salvaguardar sus activos, verifi car lo adecuado y fiable de su informacin contable, promover la eficacia operativ a y alentar la adhesin a las polticas preestablecidas por la direccin, determinand o que los procedimientos estn establecidos para asegurar que todos los ingresos se reciban y registren. Cuestionario de control interno de los ingresos

existen polticas y procedimientos escritos para las ventas?

Se han establecido proyecciones, presupuestos, cuotas individuales y otr os controles? Se informa regularmente a la direccin del rendimiento real de las ventas comparado con el proyectado? Esta disponible una lista de precios?

Aprueban los ejecutivos responsables cualquier cambio en los precios est ablecidos Aprueba el departamento de crdito todos los pedidos? Es el departamento de crdito independiente de el de venta? Se efectan todos los envos por medio de comprobantes de envos prenumerados secuencialmente?

Estn todos los envos contabilizados a travs de las facturas de ventas, carg os de proveedores, pedidos de compra, de reparaciones y de otros documentos? Estn las facturas de venta numeradas secuencialmente y se contabilizan to dos los nmeros? Se verifican peridicamente los precios, condiciones, operaciones aritmtica s y registro de las facturas? Existe un procedimiento escrito para devoluciones?.

Verificacin Interna Muchas empresas establecen rutinas para verificar las transacciones de ingresos, ya sea basndose en pruebas o si el riego de perdida de una transaccin individual es alto, basndose en el examen de la totalidad. Estos procedimientos, que puede n implicar alguna duplicacin del trabajo, proporcionan una salvaguarda continua e n contra de errores, fraudes y negligencias, aun cuando se asigne a los auditore s internos para realizar estas post-auditorias o verificaciones sobre bases regu lares a travs del ejercicio, este trabajo es parte del sistema contable y no debe confundirse con las auditorias peridicas generales realizadas bajo normas de au ditoria profesionales, ya sea por auditoria externas o internas. PRESUPUESTOS Los presupuestos peridicos de los ingresos debe ser una parte del plan de organiz acin del negocio, los directamente responsables de la realizacin de los presupuest os deben tomar parte activa de su preparacin y debe informarse a la direccin de la s estimaciones sobre las que se basan en dichos presupuestos. SISTEMAS CONTABLE Y DE INFORMACIN Los sistemas contables y de informacin deben disearse para informar a la direccin, tanto general, como financiera de los resultados de las actividades de los ingre sos y de las productivas, y para alertarla ante las desviaciones inusuales. Los sistemas deben incluir normas para el registro, clasificacin y resumen de los in gresos y su informe peridico a la direccin. PROCEDIMIENTOS GENERALES DE AUDITORIA Los procedimientos y tcnicas especficos de auditoria son diseados o pueden desarrol larse para los distintos tipos de organizaciones y actividades ingreso - product

ivas la mayora de estos enfoques especficos son adaptaciones, modificaciones, expa nsiones o variaciones sobre los diferentes procedimientos generales de auditoria : Examen De Los Controles

Los controles contables y de procedimientos diseados para asegurar el registro ap ropiado de las transacciones de ingresos y la adecuada disposicin del efectivo re sultante deben revisarse y comprobarse su eficacia Anlisis Comparativo De Los Ingresos

El anlisis de la comparacin de los ingresos actuales con los de periodos anterior es y con los presupuestos puede dar fluctuaciones significativas. La relacin entre los ingresos y los costos expresada como el ratio del margen bru to, tiende a no variar marcadamente de un periodo a otro, o entre empresas de un a misma industria. Los ratios de ciertos gastos, como comisiones de ventas, se puede esperar que ta mbin permanezca bastante de estable de un periodo a otro. Las variaciones inusual es pueden indicar errores en la clasificacin o registro de los ingresos, deficien cias en los procedimientos e irregularidad es en el tratamiento de los cobros, c omo tambin en los cambios de las actividades fundamentales ingresos - produccin, ( por ejemplo cambios de precios, introduccin de nuevos productos o iniciacin de nue vos mtodos de distribucin). Las comparaciones son ms efectivas si se clasifican ms adecuadamente por tipos de ingresos, productos, departamento, fuente, rea geogrfica u otro grupo significativ o. Las comparaciones pueden hacerse por meses, semanas o das para detectar las de sviaciones significativas dentro de periodo de auditoria, como tambin las fluctua ciones de los resultados de periodos fiscales anteriores. Examen De Registro De Las Transacciones.

Los ingresos reflejados en los estados financieros deben verificarse a travs del anlisis de las cuentas del mayor general, en que los ingresos se registran, y med iante el examen de los registros fundamentales de las transacciones individuales . Normalmente, son aplicables los procedimientos generales siguientes: Extractar y analizar las cuentas del mayor general en la que se registr aron los ingresos Obtener los documentos que justifican los asientos de Diario seleccionad os para su revisin (por ejemplo, facturas, tiques de ventas o cintas registradora s de efectivo) y examinar su: o o o o o Calculo adecuado Correccin del resumen y clasificacin Propiedad Autorizacin, y Registro en el periodo correcto.

Verificar la contabilizacin de bloques seleccionados numerados consecutiv amente, referenciandolos a los asientos de Diario y al mayor para determinar que todas las transacciones documentadas se registran en los libros.

 Verificar la disposicin de los ingresos, comparando los asientos en las c uentas de ingresos con los correspondientes en las cuentas del balance de situac in (por ejemplo, efectivo, cuentas a cobrar, otros deudores o ingresos diferidos) . Esta parte del examen puede realizarse al mismo tiempo que el anlisis, revisin y verificacin de las cuentas del balance de situacin. Estos procedimientos pueden suplementarse por otros dirigidos hacia la maximiz acin y optimacin de los ingresos. Revisin Analtica De Las Ventas

Esta revisin se basa en la comparacin de las ventas del periodo actual con las an teriores comparables y con el presupuesto. Estas comparaciones pueden depurarse con la amplitud con que las ventas puedan segregarse por lneas de departamentos, productos, reas geogrficas u otras clasificaciones. El anlisis comparativo de ventas de esta naturaleza se prepara regularmente por l a organizacin del cliente para su uso e informacin de la direccin. Sin embargo en n egocios pequeos, tales anlisis estndar posiblemente no estn disponibles aunque pueda n ser necesarios para ir desde el mayor hasta las cuentas auxiliares. Como mnimo se preparan u obtienen generalmente los siguientes tipos de anlisis de ventas: Ventas anuales en total Ventas anuales por producto o departamento Ventas mensuales en total y Ventas mensuales por producto departamento.

El propsito principal de esta revisin es proporcionar al auditor un amplio conocim iento sobre los estados financieros. GENERALIDADES Bsicamente el ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos y servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los client es, el embarque de los productos terminados, el uso por los clientes de los serv icios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de estos el efectivo. En virtud de que el ciclo de ingresos es el cic lo en que el control fsico y el derecho de propiedad sobre los recursos se venden , la determinacin del costo de ventas es una funcin contable que puede identificar se con el ciclo de ingresos. Adems las funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc. del ciclo de ingresos que se describen ms adelante, son aqullas que podran co nsiderarse como tpicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas debern servir tan solo como una gua general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisin del control interno, ya que la identificacin y determinacin de estas funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes , etc., se debern efectuar para cada caso en particular. FUNCIONES TPICAS Es necesario sealar las Funciones Tpicas de un ciclo de Ingresos y podran ser las s iguientes:

Otorgamiento de crdito Toma de pedidos Entrega o embarque de mercanca y/o prestacin del servicio Facturacin Contabilizacin de comisiones Contabilizacin de garantas Cuentas por cobrar Cobranza Ingreso del efectivo Aguste a Facturas y/o notas de crdito Determinacin del costo de ventas

MOVIMIENTOS CONTABLES COMUNES Dentro del ciclo de ingresos podramos distinguir los siguientes asientos contable s ms comunes: Ventas Costo de ventas Ingresos de caja Devoluciones y rebajas sobre ventas Descuentos por pronto pago Provisiones para cuentas de cobro dudoso Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables Gastos de comisiones Creacin de pasivos por el impuesto a las ventas Provisiones para gastos de garanta

FORMAS Y DOCUMENTOS IMPORTANTES Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de ingresos podran ser: Pedidos de clientes Ordenes de venta y embarque Conocimientos de embarque Facturas de venta Notas de crdito por devoluciones y rebajas sobre ventas

Avisos de remesas de clientes

Formas especiales para llevar a cabo ajustes a cuentas de clientes PROCESO DEL ESTUDIO Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE NEGOCIOS Recepcin del dinero

La recepcin de dinero como fase inicial del ciclo de ingresos, puede ser definida de diferentes formas; como mnimo, cubre la primera recepcin a caja desde cualquie r parte de la organizacin. Consecuentemente est relacionada con el manejo de caja y la forma como se recibe y se mueve internamente dentro de un control centraliz ado; este procedimiento puede estar sujeto a inevitables traslapes, razn por la c ual se requiere considerar a los ingresos dentro del panorama total del proceso de caja. Para el efecto ser de utilidad describir los principios fundamentales de control aplicables parcial o completamente a las recepciones de caja. Estos con troles se pueden enfocar desde dos puntos de vista: a) desde un punto de vista e xterno, para asegurarse que el dinero que se recibi realmente es el que debi haber se recibido, y b) desde el punto de vista del empleado, para asegurarse que el i ngreso que est recibiendo no lo est desviando hacia otros fines. La contabilizacin Debe Efectuarse lo ms Rpido Posible.

Entre ms rpido se contabilice el ingreso, mayor ser el control. Esto se puede cumpl ir estableciendo el mejor tipo posible de registro contable inicial; un ejemplo comn puede ser la emisin numerada de recibos de caja que contengan una copia para el interesado; otro ejemplo se tiene en el uso de cajas registradoras; o bien ci erta clase de volantes o boletos numerados seriadamente canjeables por los ingre sos de caja. Los Registros Contables Deben Estar Orientados, lo ms Prctico Posible, hac ia los Ingresos de Caja. Idealmente los ingresos a caja, que establecen contabilizacin inicial, deben esta r ligados a los registros intermedios contables, por ejemplo, los auxiliares de cuentas por cobrar; otra ilustracin puede ser la venta de mercanca efectuada con d escargo a los registros de inventarios perpetuos. Un empleado o empleados de la organizacin debern estar encargados del control y registro de las contrapartidas c ontables de ingresos de caja. Se Deben Instituir Controles para Asegurar que se Cobren los Servicios.

El primer requerimiento es que el cliente pague por el bien o servicio que recib i. En algunos casos el control puede ser la tira de la mquina sumadora, una remisin sellada de pagado, un boleto o ticket, etc. sin el cual el cliente no puede rec ibir la mercanca o servicio. Esto se puede complementar con la proteccin fsica sobr e la mercanca o restringir el acceso a las reas donde el servicio es rendido, como por ejemplo las entradas a los cines. Internamente el control puede requerir la asignacin de responsabilidades; por ejemplo, la persona que vende los boletos y la persona que los recibe. Se debe Utilizar, hasta Donde sea Posible, un Control Adicional.

En algunas situaciones la presencia del cliente puede servir para checar la accin del empleado; por ejemplo, asegurarse el cliente que sean correctas las cifras introducidas a la caja registradora por la cajera. Conciliar los Ingresos a Caja

Desde un punto de vista de control, el ms efectivo ser la conciliacin de los ingres

os a caja desde los diversos ngulos de la operacin. Adems, la conciliacin de los ing resos hace posible la separacin de responsabilidades entre las diferentes persona s que intervienen en la actividad. Obviamente estos beneficios deben juzgarse a la luz de los servicios a clientes y a otras partes involucradas. Los Ingresos de Caja Deben Separase de los Egresos

Frecuentemente existe la presin de utilizar parte de los ingresos recibidos para cubrir los gastos normales. Bajo circunstancias normales se debe evitar estas prc ticas lo ms posible. Un control efectivo y una clara contabilizacin se hacen posib les si el proceso de ingreso a caja y el proceso de egresos se maneja completame nte por separado; cuando cada uno es controlado por diferentes mecanismos o pers onas. . Los Ingresos a Caja Deben Permanecer Intactos y Depositarse de Inmediato

ntimamente relacionado al principio anterior est el de depositar, o transferir, el ingreso intacto por el da o periodo especfico, y lo ms pronto posible; por ejemplo , las recepciones del da deben depositarse ntegramente al cierre de las operacione s del da, o en la maana del da siguiente cuando las condiciones bancarias as lo haga n posible. Esto es muy importante por varias razones; la primera de todas es que un retraso en depsito es un gran riesgo y motivo de tentaciones; segundo, la rev isin es buena en el momento y no despus de trascurrido el tiempo; tercero, es impo rtante estar en condiciones de identificar un depsito particular por un periodo d ado de tiempo; y finalmente, un ingreso no depositado es un activo que no est con tribuyendo a la mejor utilizacin posible de los recursos de la organizacin. Deben Contabilizarse Adecuadamente Todas las Contrapartidas.

Desde que se fij la contabilizacin de los ingresos debe hacerse con una continuida d extrema, es importante que se contabilice oportuna y adecuadamente tambin aquel los rubros que se presenten contrapartidas, como es el caso de cuentas por cobra r o cuentas por pagar. Los Registros Contables Deben Ser Operados de manera Independiente.

Los registros que se establezcan para contabilizar los ingresos a caja deben ser mantenidos por personas independientes de la responsabilidad de los libros cont ables principales. Estas ltimas personas no deben tener acceso a los registros au xiliares de tal forma que puedan relevar de sus responsabilidades a quienes mane jan stos. Es conveniente que exista rotacin de las personas que elaboran cheques p ara asegurar que el efectivo es manejado y contabilizado correctamente. Proceso de cuentas por cobrar Naturaleza del proceso de cuentas por cobrar

El proceso de cuentas por cobrar cubre cualquier tipo de accin de la organizacin g enerado por reclamaciones contra individuos o personas morales. Estos reclamos u sualmente son contra partes externas de la organizacin; aun cuando en ocasiones p ueden involucrar tambin a empleados y funcionarios. Las reclamaciones surgen como consecuencia de la fase intermedia o el supuesto para cobrar una cuenta o algn o tro tipo de consideracin. Mientras estas reclamaciones se pueden originar por una gran variedad de formas, la principal y de primordial categora est relacionada co n la venta de productos manufacturados o servicios por la organizacin. El proceso de cuentas por cobrar relativo a las ventas tiene un nmero importante de relaciones (La primera es la inmediata necesidad de polticas que cubran el oto rgamiento de crdito y la subsecuente administracin) (Quin debe dar el crdito?, Por qu

antidades?, Qu tan agresiva debe ser la organizacin para presionar en la subsecuent e recuperacin?)(Un segundo tipo de consideracin tiene que ver con estas actividade s de cuentas por cobrar relacionadas con la satisfaccin del cliente y una continu a buena relacin, ya que la organizacin inevitablemente esta interesada en cmo los c lientes reaccionan a las autorizaciones de crdito, facturacin y cobranza, por otro lado, la organizacin est interesada tambin en lo que pueda aprender a travs de sus relaciones de cuentas por cobrar al ver como los clientes reaccionan hacia sus p roductos y polticas. Y, finalmente, la organizacin tiene un inters especfico sobre l a eficiencia de las actividades de cuentas por cobrar y la efectividad de su con trol.) El proceso relativo al grupo de cuentas por cobrar cae asimismo dentro de tres f ases: La primera, tiene que ver con las condiciones que originan la existencia de una cuenta por cobrar.

La segunda fase cubre la administracin de las cuentas por cobrar y la for ma como fueron creadas. la tercera fase consiste en los mecanismos que hacen que la cuenta sea f inalmente recuperada. El objetivo en cada caso ser comprender el rango general de los asuntos i nvolucrados y la identificacin de los principales problemas de control. Creacin de las cuentas por cobrar

En virtud de que las cuentas normalmente se originan por la venta de los product os de la organizacin o el rendimiento de determinada clase de servicio, el primer inters estar enfocado haca el establecimiento de una lnea directa con esas buenas b ases de origen; as el objetivo se enfocar hacia el elemento originador de la cuent a por cobrar y el correspondiente soporte del embarque del producto o la ejecucin del servicio; al mismo tiempo es menester asegurarse que todas las cuentas por cobrar han sido correctamente registradas. Ambos objetivos pueden ser satisfecho s cuando la creacin de la cuenta por cobrar est ligada directamente con la condicin de un inventario o con el registro de un servicio. Consecuentemente, se debe es tablecer esta liga en un sentido especfico de procedimiento. Como previamente ya se ha hecho, mencin tambin, la generacin de la cuenta por cobra r involucra inmediatamente la cuestin de si la organizacin desea expedir un crdito requerido por el cliente para poder cubrir su operacin. Esta determinacin generalm ente puede quedar ubicada dentro de una poltica general de crdito expedida por la organizacin, y ahora esta poltica general debe ser aplicada a un cliente particula r a la luz de la situacin crediticia del cliente y a la propia experiencia con l. Cuando esa aceptacin de crdito ha sido determinada, se inicia la venta regular y e l proceso de facturacin, y como parte de ese procedimiento se prepara una factura que es cargada en la cuenta del cliente. LAS PRINCIPALES CONSIDERACIONES DE CONTROL APLICABLES A LA CREACIN DE LA CUENTA P OR COBRAR Revisin Independiente y Aprobacin de Crdito:

Cuando se recibe un pedido se debe obtener la aprobacin de crdito. Esta aprobacin p uede ser proporcionada por un departamento o persona independiente dentro del ma rco de referencia establecido por las polticas de la organizacin apoyada en inform acin adecuada acerca del cliente particular. Esta ltima informacin cubre la posicin financiera del cliente y su capacidad para adecuarse; incluye tambin la experienc ia de la organizacin con el cliente y su actual posicin de cartera. La aprobacin mi sma es hecha por individuos propiamente autorizados, dependiendo del monto invol

ucrado en la operacin. Determinacin de la Disponibilidad del Producto:

Todas las partidas ordenadas por el cliente pueden no estar disponibles para emb arques en ese momento, y consecuentemente no deben ser incluidas en la factura. Las mercancas disponibles deben ser identificadas y empacadas adecuadamente. Otra s partidas que no estn disponibles deben ser cubiertas por procedimientos denomin ados back order (pendientes de envo), para un posterior empaque. Autorizacin de Precios y Trminos:

Los precios y trminos de la operacin deben estar estandarizados completamente para todos los clientes. Sin embargo, en algunos casos estos pueden variar dependien do de los grupos de clientes y las diferentes cantidades que se puedan vender a ellos. Para efectos de facturacin, los precios y trminos aplicables deben ser prop orcionados con base a las polticas establecidas por la organizacin. La interpretac in de desviaciones especiales deben ser adicionalmente aprobadas por personas deb idamente facultadas. Papelera Multicopia para Propsitos Especficos:

Las facturas necesitan ser preparadas con suficiente nmero de copias que contenga n informacin idntica para ser usadas en otros propsitos operacionales. De esta mane ra, una de las copias autoriza el embarque, otra va al cliente, otra es usada pa ra la recopilacin de estadstica de ventas y otra ms es enviada al departamento de c uentas por cobrar para su registro. Se deben establecer controles que, cubran el total de las facturas por un periodo de tiempo dado, usualmente por un da de act ividades. Administracin de las Cuentas por Cobrar

La fase de administracin del proceso de cuentas por cobrar empieza desde la gener acin de la cuenta, para su manejo y control propio, y concluye en el momento que es pagada o liquidada. Las principales consideraciones de control durante esta n ueva fase incluyen: Control Independiente de los Registros de Cuentas por Cobrar:

Los registros actuales de cuentas por cobrar en algunos casos pueden ser manteni dos manualmente; en grandes instalaciones sern manejadas por un computador. Los p rincipios fundamentales en todos los casos son que estos registros sean mantenid os en forma independiente y no sujetos al acceso de terceras partes, especialmen te por aquellos que puedan tener acceso a la caja o a los clientes mismos. En to dos los casos tambin debern tenerse cuentas de control, y, en lo posible, cuentas de subcontrol, que estn soportadas por cuentas individuales perfectamente detalla das. Registro y Control:

Cualquier cargo a bancos u otra cuenta miscelnea que ocasione una contrapartida c rediticia a las cuentas por cobrar debe ser registrado sobre base diaria con obj eto de contar con informacin actualizada disponible para servir a las diversas ne cesidades operacionales de la organizacin. Simultneamente, se debe tener la certez a de que estas cuentas por cobrar estn correctas mediante las conciliaciones perid icas entre estos registros auxiliares contra las cuentas mayor control. Oportuno y Adecuado Sistema de Reporte:

Adicionalmente a la informacin que se debe suministrar sobre base diaria, debe ha

ber un sistema peridico que reporte los saldos corrientes con su correspondiente anlisis de detalle. Este anlisis mostrar las porciones o partidas de la cuenta por cobrar que no han sido pagadas en diversos periodos de tiempo; por ejemplo saldo actual, vencido un mes, vencido dos meses, vencido tres meses, vencido ms de tre s meses, etc. Este anlisis es una importante base para administrar el esfuerzo de la recuperacin de cartera. Envo de Estados de Cuenta de Clientes en Forma Directa e Independiente:

Un elemento bsico, desde un punto de vista de control, consiste en enviar estados de cuenta a los clientes; este envo deber ser directo e independiente; es decir s in que haya alguna oportunidad de alteracin o modificacin o extravo por algn element o de la organizacin. Este procedimiento hace posible un chequeo cruzado con el pr incipal involucrado en la cuenta, o sea el cliente, adems es un importante mecani smo que sirve para acelerar cobros retrasados. Disponibilidad de las Cuentas por Cobrar

Las cuentas por cobrar representan un activo reclamable a las partes involucrada s; consecuentemente, es muy importante que esta recuperacin no pueda ser revelada si no es mediante un procedimiento autorizado. PROCEDIMIENTOS PARA ACREDITAR UNA CUENTA POR COBRAR Se refieren junto con las principales consideraciones de control: Cobranza:

La cobranza que se recibe de los clientes sirve para liquidar una cuenta por cob rar previamente generada. Las cuentas de control (cuentas de mayor) reciben las concentraciones para efectuar los correspondientes registros sumariados. Aqu se p resenta el problema previamente discutido de lograr un adecuado control sobre lo s ingresos a caja, en el que se debe contemplar tambin las rebajas y descuentos o torgados. Devolucin de Mercanca:

Cuando los productos vendidos son regresados por diversas razones, se tiene que revertir la operacin original de venta. El segundo, consiste en que la recepcin fsi ca se haga efectiva y la mercanca se reciba en buenas condiciones. Finalmente, es menester asegurarse que el importe a acreditar sea por una cantidad correcta. E stos tres pasos cuando estn adecuadamente documentados proveen las bases para acr editar una devolucin de mercanca Ajustes y Descuentos:

El esfuerzo de control se debe apuntar con mayor eficacia cuando existen polticas especiales de descuentos o cierto tipo de acreditamiento a algn cliente particul ar, esto puede presentarse en ventas por volumen, por la venta de un tipo partic ular de productos al consumidor o por ajustes ocasionados por deficiencias en lo s productos. Cuando los descuentos estn emanados de algn modo especfico el control se centrar en la confirmacin de las bases de este arreglo; sin embargo, en muchos casos, la autenticidad del crdito est apoyada en factores de juicio que son evalua dos por el ejecutivo que aprob el crdito, dentro de los lmites de su propia autorid ad. Cancelacin de Cuentas Malas:

Con cierta frecuencia es normal que haya clientes que fallen en el cumplimiento de sus obligaciones ya que aunque se aplique todo esfuerzo de cobro puede haber situaciones de quiebra, desaparicin del deudor, u otras causas que no dejen ms alt

ernativa que la cancelacin de la cuenta. Usualmente se deben hacer provisiones de tipo contable que sirvan para la creacin de una reserva para cuentas malas o inc obrables contra la que se pueda cargar cualquier cancelacin de esta naturaleza. E l inters especfico de control en este punto, es que cualquier cancelacin debe ser p ropiamente autorizada por un funcionamiento de alto nivel de la organizacin. El s iguiente inters consiste en mantener un control sobre esas cuentas canceladas par a evitar que stas sean cobradas y no reportarlas a la organizacin, o bien estar at entos a cualquier probabilidad de recuperacin. POLTICAS ADMINISTRATIVAS DE LAS CUENTAS POR COBRAR Habiendo considerado el marco de referencia operacional del proceso de cuentas p or cobrar, se requiere ahora analizar cuidadosamente varias polticas clave relaci onadas con el manejo de las mismas cuentas por cobrar. Otorgamiento de Lneas o Niveles de Crdito:

Una cuestin de poltica es qu tan liberal debe ser una organizacin para otorgar crdito . Es claro que en situaciones de crditos restringidos disminuye la posibilidad de prdidas por cuentas malas. Pero el juicio de cules sern las polticas de crdito que s irvan mejor a los intereses de la organizacin no se determinen ah, ya que las vent as causadas por polticas de crdito ms liberales dan origen a ventas adicionales que de otra manera no se hubiera efectuado; y estas ventas puedan dar origen a util idades extras, y pudiera ser que esta situacin sea ms beneficiosa y de provecho pa ra la organizacin en virtud de que gran volumen de ventas puede generar reduccin d e costos de produccin en lo referente a la absorcin de costos fijos. En resumen to da situacin deber ser examinada en gran detalle antes de llegar a una decisin final . Cobrar: Impacto de las Relaciones con los Clientes en el Proceso de Cuentas por

Un aspecto muy importante es el proceso de las cuentas por cobrar inevitablement e involucra relaciones con los clientes. Por lo anterior, se necesita manejar estas relaciones entre los clientes de la m ejor manera para evitar cualquier sntoma de irritacin y tendiendo a construir una relacin positiva con ellos. Ejemplos de estos contactos pueden ser la aplicacin de las lneas de crdito, claridad en las facturaciones, procesamiento de acreditamien to de ajustes, y los diversos aspectos de cobranza. Una eficiencia interna y la cortesa y razonable cooperacin hacia el cliente. Con mucha frecuencia los clientes estn insatisfechos debido a muchas y variadas c ausas (que en ocasiones son completamente independientes al proceso de cuentas p or cobrar), mismas que se pueden pulir a travs de los contactos de cuentas por co brar, ya que este personal tiene la oportunidad de ser un canal de solucin de los problemas que el cliente tenga con otro personal de la entidad. PROCESO DE OTRAS CUENTAS POR COBRAR Aun cuando las actividades regulares de ventas de la organizacin proveen las prin cipales fuentes de cuentas por cobrar, existen otras actividades, que originan c iertos tipos especiales de cobranza. Ilustrativo de estas son las siguientes: Anticipos a Empleados:

La venta de productos o servicios que presta la organizacin normalmente deben ser incluidos en las cuentas por cobrar a clientes; adems, existe cierta clase de an ticipos u otros de naturaleza similar, como son anticipos para gastos de viaje, anticipos para fines especiales de negocios o prstamos a ttulo personal a los empl eados. Este ltimo tipo de cobranza est garantizada por los sueldos y salarios de l os que reciben el anticipo y sobre lo que se deber ejercer un estricto control, e

stos anticipos debern estar regulados por polticas perfectamente definidas y aquel los casos especiales tendrn que ser autorizados directamente por funcionarios de alto nivel en la organizacin. Depsitos con Terceros:

En muchas ocasiones se requiere efectuar depsitos con terceros para garantizar un servicio u otras razones. Estos depsitos deben ser de naturaleza temporal, o pue den ser tan permanentes como el servicio a prestar lo requiera. En este punto es muy importante que su registro controle la poca de recuperacin del depsito. Reclamaciones:

En las relaciones con los proveedores, transportistas o cualquier otro grupo de servicio se pueden originar reclamaciones que deben de ser registradas y pasadas a un control que est al pendiente de su reembolso. Las reclamaciones por concept o de seguros son otras cuentas de naturaleza similar a este grupo. En ocasiones se plantea la alternativa de si registrar o no estas reclamaciones; definitivame nte el mejor control se encontrar en el registro de estas cuentas por cobrar. Acumulacin de Ingresos: ingresos se capi un sentido operaci correspondan con de operacin. Tpico d

Un tipo muy especial de cuenta por cobrar se origina cuando los talizan antes de que puedan ser cobrables. El objetivo aqu, en onal, es reconocer los ingresos en los periodos a que realmente objeto de tener objetividad en la evaluacin de los resultados e este caso son las cuentas por cobrar por ventas en abonos. PROCESO DE DOCUMENTOS POR COBRAR

En algunas situaciones suele ser prctico para una organizacin particular el diferi r la recuperacin de la cuenta por cobrar originada por la venta de sus productos o servicios; en tales casos, las operaciones que se realicen debern especificar c laramente las pocas de pago. Habr casos en que stas se garanticen mediante un docum ento por cobrar. Sin embargo, los documentos por cobrar originan tambin problemas de recuperacin cuando se mezclan con las cuentas por cobrar regulares; tambin se presentan circunstancias especiales cuando la cuenta por cobrar regular no es li quidada de acuerdo al plan original, y es aqu cuando la organizacin desea obtener un reconocimiento ms preciso de su cobranza cuando sta se encuentra respaldada por un documento. Debe considerarse tambin la posibilidad de cargar intereses en est os documentos. En todas las situaciones planteadas, las circunstancias ayudarn a definir el mane jo de la cuenta por cobrar; si se documenta o no. Cuando la cuenta se documenta se presenta la necesidad de monitorear esta cobranza en la fecha especfica, inclu yendo los intereses correspondientes, cuando proceden. Los documentos por cobrar tienen el problema adicional relativo a su custodia, ya que cada documento es a utnomo en s mismo. Otro problema se presenta en la circunstancia de que como en oc asiones es poco comn el documentar una cuenta, la costumbre hace que este papel s e maneje en forma similar a una cuenta corriente. Para cubrir todas las eventual idades planteadas, se requiere establecer procedimientos especficos que aseguren la revisin peridica y la estandarizacin de acciones. OBJETIVOS ESPECFICOS DE CONTROL INTERNO DEL CICLO DE INGRESOS OBJETIVOS:

Para efectos del ciclo de ingresos se han identificado 21 objetivos especficos de control interno, los cuales han sido clasificados en cuatro clases como sigue: OBJETIVOS DE AUTORIZACIN

Los objetivos de Autorizacin tratan de todos aquellos controles que deben estable cerse para asegurarse de que estn cumpliendo las polticas y criterios establecidos por la administracin y que stos son adecuados. Estos objetivos para el ciclo de i ngresos son: - Los clientes deben autorizarse de acuerdo con polticas establecidas por la admi nistracin. - El precio y condiciones de las mercancas y servicios que han de proporcionarse a los clientes deben de autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas establecida s por la administracin. - Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los ingresos, costo de ventas, g asto de ventas y cuentas de clientes, deben de autorizarse de acuerdo con poltica s adecuadas establecidas por la administracin. - Los procedimientos del proceso del ciclo de ingresos deben estar de acuerdo co n polticas adecuadas establecidas por la administracin. OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACIN DE TRANSACCIONES.

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para a segurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificacin, registro e in forme de las transacciones ocurridas en una empresa, as como los ajustes a stas. E stos objetivos para el ciclo de ingresos son: Slo deben aprobarse aquellos pedidos de clientes por mercancas o servicios que se ajusten a polticas adecuadas establecidas por la administracin. Debe requerirse de una solicitud o pedido aprobado antes de proporcionar mercancas o servicios. Cada pedido autorizado debe embarcarse correcta y oportunamente

Todos y nicamente los embarques efectuados y los servicios prestados debe n producir facturacin. . Las facturas deben preparase correcta y adecuadamente. Debe controlarse el efectivo cobrado desde su recepcin, hasta su deposito

Las facturas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y op ortunamente. Los costos de las mercancas y servicios vendidos, as como los gastos relat ivos a las ventas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oport unamente. La informacin del efectivo debe clasificarse, concentrarse e informarse c orrecta y oportunamente. Los ajustes a los ingresos, costos de ventas, gastos de ventas y cuentas de clientes deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportuname nte Las facturas, cobros y los ajustes relativos deben aplicarse con exactit ud a las cuentas apropiadas de cada cliente. En cada periodo contable deben prepararse asientos contables para factur

aciones, costos de mercancas y servicios vendidos, gastos relativos a las ventas, efectivo recibido y ajustes relativos. Los asientos contables del ciclo de ingresos deben resumir y clasificar las transacciones de acuerdo con las polticas establecidas por la gerencia. La informacin para determinar bases de impuestos derivada de las activida des de ingreso debe producirse correcta y oportunamente. OBJETIVOS DE VERIFICACIN Y EVALUACIN.

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos a la verificacin y evaluac in peridica de los saldos que se informan, as como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Este objetivo para el ciclo de ingresos es: Deben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldos de cuentas por cobrar y las transacciones relativas. OBJETIVOS DE SALVAGUARDA FSICA.

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. E stos objetivos para el ciclo de ingresos son: El acceso al efectivo recibido debe permitirse nicamente de acuerdo con c ontroles adecuados establecidos por la gerencia hasta que se transfiera dicho co ntrol al ciclo de tesorera. El acceso a los registros de embarque, facturacin, cobranza y cuentas por cobrar, as como las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse nicamente de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la gerenc ia.

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