Asignatura: Fundamentos de administracin Unidad: Evidencia 2 3.

Las reas funcionales en una organizacin Definir las reas funcionales de una empresa

A lo largo de esta asignatura conociste el fundamento administrativo en una organizacin. En la unidad 1, creaste tu propia empresa, posteriormente le diste base y estructura. Ahora, con base en la informacin de las actividades mencionadas, es tiempo de definir las reas funcionales de tu empresa. Por cada rea funcional que exista en la empresa que creaste, menciona: 1. El nombre de los puestos y el nmero de empleados de cada una. 2. La descripcin de las principales funciones por rea.

FUNCIONES DIRECCIN Planear, organizar, establecer, dirigir y evaluar las actividades de la empresa, de acuerdo con los objetivos, leyes, normas, reglamentos y manuales establecidos. Adems de realizar, ante los

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organismos o autoridades correspondientes, las gestiones convenientes a la Agencia y evaluar permanentemente los distintos departamentos. GERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Es el responsable mximo de las reas de finanzas, administracin y contabilidad de la empresa. Supervisa normalmente las funciones de contabilidad, control presupuestario, tesorera, anlisis financiero, las auditoras y, en muchos casos, los sistemas de proceso de datos. Se responsabiliza, directamente o a travs de su personal, de la veracidad de las cuentas de la empresa en sus partidas de activo, pasivo y resultados. Elabora, directa o indirectamente, la documentacin contable requerida por los organismos oficiales y prepara los datos para la liquidacin de los impuestos. Es el encargado de la elaboracin de presupuestos que muestren la situacin econmica y financiera de la empresa, as como los resultados y beneficios a alcanzarse. Negociacin con proveedores, para trminos de compras, descuentos especiales, formas de pago y crditos. Negociacin con clientes, en temas relacionas con crdito y pago de proyectos Manejo del inventario Encargado de todos los temas administrativos relacionados con recursos humanos, nmina, prstamos, descuentos, vacaciones, etc. GERENTE DE VENTAS Preparar planes y presupuestos de ventas, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos planes. Establecer metas y objetivos. Es importante aclarar que las metas son a largo plazo y los objetivos son a plazos ms cortos. Calcular la demanda y pronosticar las ventas. Determinar el tamao y la estructura de la fuerza de ventas y a estructurar el departamento. Reclutamiento, seleccin y capacitacin de los vendedores. (Rec. Humanos, reclute y selecciona previamente, despus le presenta al gerente) solo los mejores candidatos sern incorporados a la empresa. Delimitar el territorio, establecer las cuotas de ventas y definir los estndares de desempeo. Compensar, motivar y guiar las fuerzas de venta. Conducir el anlisis de costo de ventas. Evaluacin del desempeo de la fuerza de ventas. Monitorear el departamento, velar porque todo el procedimiento de ventas, se est llevando cabo de la forma idnea. GERENTE DE MERCADOTECNIA Seguimiento de la evolucin del mercado, producto, precio y competencia para sacar conclusiones y optimizar el desarrollo de negocio; Crear todas las herramientas de marketing que faciliten el incremento de ventas y la rentabilidad; Identificar nuevas oportunidades de negocio y desarrollar estrategias de atraccin de nuevos clientes; Coordinar campaas de publicidad y promocin; Disear y lanzar propuestas para maximizar los objetivos fijados; Comprender la estructura econmica del sector industrial Identificar los segmentos existentes en el mercado Identificar la estrategia de marketing que mejor se adapta a la compaa Identificar el mercado objetivo

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Realizar investigacin de mercado para desarrollar perfiles (demogrfico, psicogrfico y comportamental) del conjunto de tus clientes Comprender a tus competidores y sus productos Desarrollar nuevos productos Establecer mecanismos de control del entorno para detectar amenazas y oportunidades Comprender las fortalezas y debilidades de tu compaa Auditar la experiencia de los clientes acerca del conjunto de la marca Desarrollar estrategias de marketing para cada uno de los productos utilizando las variables del marketing mix: producto, precio, distribucin y publicidad Crear una ventaja competitiva duradera Comprender dnde deben estar en el futuro las marcas de la compaa y redactar planes de marketing de forma regular para ayudar a conseguirlo Establecer sistemas de retroalimentacin (sistemas de informacin para la direccin) para ayudar a determinar los cambios necesarios para optimizar los procesos de mercadeo y generacin de productos medios y terminales. GERENTE DE RECURSOS HUMANOS Elaborar e implantar la poltica de personal, para conseguir que el equipo humano de la organizacin sea el adecuado, motivado y comprometido con los objetivos establecidos, profesionalizado y contribuir individualmente y como en equipo a los resultados generales. Disear las polticas a seguir en el reclutamiento, seleccin, formacin, desarrollo, promocin y desvinculacin, del personal. Determinar una poltica de retribuciones que sea coherente, equiparativa, competitiva y que motive al personal. Colaborar en la definicin de la cultura empresarial, controlando las comunicaciones a nivel interno y facilitando la creacin de valores apropiados en cada momento. Coordinar las relaciones laborales en representacin de la empresa. Supervisar la administracin de personal. Administracin de sueldos, prestaciones y beneficios. Procurar que en la empresa exista una comunicacin clara, adecuada y eficaz. Controlar y evaluar constantemente el desempeo de los trabajadores, as como su compenetracin con el puesto y con la empresa. SECRETARIAS EJECTUVIVAS 4 una por cada gerencia Comunicacin constante con las diversas gerencias y departamentos de su competencia. Responsable del recepcionar, registrar y distribuir la correspondencia de gerencia. Emisin de correspondencia bajo numeracin correlativa y codificada, de acuerdo al departamento que le ordene, y su remisin inmediata. Mantenimiento de archivos de contratos suscritos por la empresa con terceros. Atencin diaria de las agendas de la Gerencia. Atencin a las entrevistas personales. Recepcin de mensajes telefnicos de gerencia. Control del fondo fijo (Caja chica), de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos para tal funcin. Cumplir y hacer cumplir las polticas, normas y procedimientos de la empresa. Mantener actualizados archivos fsicos y en base de datos, sobre las facturas generadas y facturas anuladas, clasificndolas ordenadamente por tipo de transaccin y nmero correlativo. Elaborar y presentar peridicamente y a solicitud de las instancias superiores, los reportes adecuados sobre las facturas generadas y en qu estado se encuentran. Elaboracin de documentos para licitaciones.

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JEFES DE DEPARTAMENTO, CUENTAS Y ARTE Desarrollar sus reas conforme a los objetivos de la misma, al plan, programas y estrategias, as como a las leyes, normas, reglamentos y disposiciones vigentes. Colaborar con la gerencia en la observancia de las disposiciones que se dicten para cumplir con las tareas del personal para el buen funcionamiento de la empresa. Planear tcnicamente sus estrategias de acuerdo al rea a que pertenezca, propiciando la iniciativa de su personal para que, junto a la adquisicin de conocimientos, desarrollen sus capacidades, hbitos y aptitudes. Integrar los registros e informes necesarios para informar acerca del desarrollo y de la conducta del personal a la gerencia. CONTABILIDAD (Contador y un Auxiliar Contable) Elaborar la informacin financiera que refleja el resultado de la gestin. Examinar y evaluar los resultados de la gestin, con la finalidad de expresar una opinin objetiva sobre los estados financieros y la gestin que los gener apegados a una tica del ejercicio profesional. Disear sistemas de informacin (contable y gerencial) mejorndolos y documentndolos. Analizar los resultados econmicos, detectando reas crticas y sealando cursos de accin que permitan lograr mejoras. Llevar a cabo estudios de los problemas econmicos y financieros que aquejen las empresas y las instituciones. Asesorar a la gerencia en planes econmicos y financieros, tales como presupuestos. Asesorar en aspectos fiscales y de financiamientos sanos a la gerencia. Crear un banco de informacin bsica que haga posible darle seguimiento econmico actualizado a las instituciones, sus planes y cumplimiento de metas. DEPARTAMENTO DE CREDITO Y COBRANZA 2 personas Ser el responsable de liquidar las cuentas por cobrar de los clientes, es decir de recuperar el importe total de las ventas al crdito que la Empresa realiza. Una persona efectuara funciones como: * Cobrador de campo * Cobrador telefnico * Encargado de archivo, administrando facturas y expedientes Adems del rea de Crditos y cobros, donde se planificara las tareas de cobro y autorizacin de nuevos crditos, as como de tratar los casos crticos de cobro DEPARTAMENTO DE DISEO GRAFICO 3 personas Elaborar los artes finales (dibujo y armado). Retocar fotografas, letras y corregir textos. Mantener los estndares de calidad de la produccin final. Efectuar los ajustes indicados por el Jefe de Arte. Sugerir tcnicas para mejorar la calidad de los artes finales. Realizar artes de calidad, segn lo solicitado por el cliente. DEPARTAMENTO DE MULTIMEDIA Y PROGRAMACION WEB 2 personas Generar y actualizar los cdigos para el funcionamiento de las aplicaciones multimedia tales como pginas web, bases de datos, etc. Planificacin, diseo e implementacin de un sitio web. La unin de un buen diseo con una jerarqua bien elaborada de contenidos, aumenta la eficiencia de la web como canal de comunicacin e intercambio de datos y asignarle una presentacin para diferentes dispositivos de salida.

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Diseo visual de la informacin que se desea editar. En esta etapa se trabaja distribuyendo el texto, los grficos, los vnculos a otros documentos y otros objetos multimedia que se consideren pertinentes, El posicionamiento en buscadores o SEO. CORRECION DE ESTILO 1 persona Corrige, en los impresos o en las publicaciones digitales, el estilo gramatical y sintctico de stas, la ortografa y a la correcta digitacin de los textos, la correcta construccin de las frases, de tal suerte que el sentido global del texto sea coherente y agradable para el lector. DEPARTAMENTO DE CUENTAS 3 ejecutivos Responsable de estudiar el mercado y las necesidades de sus clientes para desarrollar estrategias efectivas. ofrece servicio de publicidad y mercadeo a las cuentas asignadas. "El ejecutivo de cuentas debe producir una atmosfera agradable, honesta y beneficiosa dentro del personal del servicio de la cuenta, de forma que proporcione efectos saludables a la agencia, al cliente, al director de la cuenta y a l mismo". DEBERES DEL PUESTO: Dar seguimiento a los trabajos solicitados por el cliente. Desarrollar estrategias que sirvan de gua a todos los departamentos. Presentar al cliente las recomendaciones de la agencia de publicidad. Describir detalladamente los costos y planes; adems de conocer los planes a corto y largo plazo del cliente. Conocer el negocio de la cuenta que tiene a su cargo. Enviar y dar seguimiento de estimados de produccin y medios. Controlar el tiempo y evaluar el trabajo. Enviar y realizar "status reports" al cliente. Asistir a reuniones solicitadas por el cliente o la agencia y redactar luego de estas los reportes. Mantener al cliente informado sobre suplementos, especiales y actividades propias para su producto o servicio. Enviar control de presupuesto al cliente y al departamento de contabilidad. Enviar al cliente estados de cuenta y dar seguimiento al pago de facturas. Durante todo el ao confirmar con contabilidad el presupuesto real. Hacer presentaciones anuales, contemplando un anlisis se situacin del mercado, disciplina publicitaria y toda las recomendaciones de la agencia que ayuden a lograr el objetivo publicitario. AREA DE SOPORTE TECNICO 1 persona Gestionar el manejo de usuarios, plataforma virtual y mensajera instantnea. Administrar la red telefnica institucional. Ejecutar polticas en el servicio de Internet tanto inalmbrico como de red de datos. Apoyar a usuarios en operaciones de implementacin o adecuacin de servicios informticos. Deteccin y eliminacin de virus y/o programas espas. Instalacin y mantenimiento de software propio o programas comerciales. Instalacin y configuracin de componentes internos o externos. Recuperacin de datos eliminados o destruidos. Elaboracin de manuales y guas de funcionamiento. Realizacin y control de copias de seguridad de la informacin sensible de la empresa. Inventario y control de Hardware y software. Control de la red. Desarrollo de polticas de uso de Equipos informticos. Formacin de los usuarios. Desarrollo de planes de mantenimiento. Establecer criterios de seguridad.

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AREA DE MENSAJERIA 2 personas como tarea principal entregar y recoger documentos y paquetes en lugares diversos. verificar que la documentacin est completa, que cumpla con los requisitos de identificacin necesarios tanto del destinatario como del remitente, as como que haya sido envuelta o empaquetada convenientemente, realizar cobranza, correo directo, pago de servicios, firma de contratos, almacenamiento. Y dems funciones que le sean asignadas RECEPCION 1 persona Encargada de establecer la comunicacin entre los usuarios y los empleados, recibir y entregar la correspondencia que pueda llegar, contestar e-mails, faxes, llamadas registrarlas y distribuirlas (transferirlas) a quien corresponda. Establecer una comunicacin eficaz y eficiente todos los que interacta, realizar una atencin de excelente nivel con el fin de intentar solucionar un problema en primera instancia, evitando en lo posible que el problema avance o llegue al resto del personal, siempre de buen humor y excelente presentacin. Realizar el seguimiento de funciones tales como: respuestas, puestas en espera, envo de mensajes, recepcin de informacin, seguimiento y captura de estos, adems de la atencin a clientes y proveedores si es el caso. La recepcionista debe siempre estar al da de todos los problemas generales que pudieran ocurrir con el fin de proporcionar una buena informacin y atencin al cliente o proveedor.

INTENDENTES 2 personas Proporcionar los servicios de intendencia, aseo, mantenimiento, vigilancia, mensajera, custodia, correspondencia y dems comisiones que le sean asignadas por la Direccin General.

La descripcin de las principales funciones por rea.

En la parte administrativa se empleara a 1 director general, 4 gerentes, 2 jefes de departamento, 4 secretarias 1 contador, 1 auxiliar contable, 2 personas en crdito y cobranza, 3 diseadores, 2 programadores multimedia y web, 1 corrector de estilo, 3 ejecutivos de cuenta,1 asistente de soporte tcnico, 2 mensajeros, 1 recepcionista, 2 personas para intendencia y 2 vigilantes. Por lo que el total del personal que se desea emplear es de 32 personas.

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